A medida que el tamaño de su empresa y de sus clientes aumenta, ¿cómo mantiene una estrecha colaboración entre cada equipo y las diferentes herramientas? Ese es precisamente el reto al que se enfrentó DataAutomation en 2020 antes de crear una solución de trabajo todo en uno para aumentar la productividad con ClickUp.
La historia de DataAutomation
Fundada en 2016, DataAutomation es una plataforma SaaS que integra software y realiza automatizaciones de procesos para ayudar a las empresas a optimizar su rendimiento, ahorrar tiempo y eliminar los errores humanos.
Hoy en día, DataAutomation es utilizado por más de 186 empresas en todo el mundo y se ha convertido en líder en el suministro de soluciones de automatización masiva e integración de aplicaciones. Su misión es personalizar y conectar el software para que los clientes puedan centrarse en hacer crecer su negocio de forma más eficiente.
El reto
Las soluciones de DataAutomation requieren una cuidadosa coordinación entre sus equipos de implementación, equipo de ventas y equipo de marketing.
Para satisfacer las necesidades de sus clientes y las de sus equipos en crecimiento, DataAutomation necesitaba una plataforma de trabajo única y de uso compartido que mejorara la colaboración entre departamentos, los procesos de trabajo y la visibilidad de la organización.
La solución
Creemos que sustituir los flujos de trabajo tradicionales por procesos claros y de automatización es la clave para la eficiencia empresarial. Nuestros clientes confían en soluciones sofisticadas que requieren una colaboración cuidadosa entre todos nuestros equipos en DataAutomation. Con ClickUp, por fin podemos trabajar juntos en un solo lugar con un conjunto de herramientas compartidas, lo que mejora los procesos internos e impulsa nuestro negocio. Esta solución no solo une a nuestros equipos, sino que también hemos encontrado un socio fiable que comparte nuestra filosofía de potenciar el trabajo más eficiente.
Creemos que sustituir los flujos de trabajo tradicionales por procesos claros y automatizados es la clave para la eficiencia empresarial. Nuestros clientes confían en soluciones sofisticadas que requieren una colaboración cuidadosa entre todos nuestros equipos en DataAutomation. Con ClickUp, por fin podemos trabajar juntos en un solo lugar con un conjunto de herramientas compartidas, lo que mejora los procesos internos e impulsa nuestro negocio. Esta solución no solo une a nuestros equipos, sino que también nos ha permitido encontrar un socio fiable que comparte nuestra filosofía de potenciar el trabajo más eficiente.
Reunir todo en un solo lugar
Renee se incorporó a DataAutomation en 2020 y de inmediato asumió una tarea monumental: auditar las herramientas y los procesos del equipo de implementación en busca de ineficiencias, y luego crear un sistema para mejorarlos.
La visión de Renee sobre el futuro del trabajo en DataAutomation, lo que ella denomina la «filosofía paraguas», consiste en que cada equipo y su trabajo deben reunirse en un solo lugar donde todos puedan coordinarse, independientemente de su rol o tecnología.
«Los silos de información son un gran obstáculo para el trabajo interfuncional, especialmente en un entorno remoto en el que no es posible conocer de forma casual las iniciativas de otros departamentos mientras se espera a que se prepare el café», afirma Renee.
«Cada vez que abres tus herramientas como esfuerzo para aumentar la visibilidad y la accesibilidad de la información, ahorras tiempo y reduces los costes de oportunidad».
Consolidación de herramientas
Aunque las herramientas de DataAutomation habían sido suficientes en años anteriores, se convirtieron en una carga a medida que los flujos de trabajo desconectados provocaban una pérdida de productividad y más estrés a medida que cada equipo crecía.
En ese momento, los equipos de Data Automation dependían de múltiples plataformas para respaldar las funciones del equipo:
- Trello para la gestión de proyectos
- Tettra para la documentación de procesos (POE)
- Streak para CRM del equipo de ventas
- Documentos de Google para bases de conocimiento
- Formularios de Google para investigaciones de proyectos y formularios de errores.
- Hojas de cálculo de Google para bases de datos
- …y mucho más.
Tras un periodo de investigación y comparación de plataformas de proyectos, Renee, en colaboración con otros, decidió que ClickUp era la única herramienta que cumplía todos los criterios y, al mismo tiempo, ofrecía una interfaz de usuario fácil de usar y personalizable, flexible para las necesidades de todos, desde ingenieros hasta comerciales.
Con ClickUp, los equipos principales de DataAutomation ya no están separados por herramientas dispares. Ahora, todas las tareas pendientes, los flujos de trabajo y las iniciativas de proyectos se gestionan en un único entorno de trabajo de ClickUp.
Creación de una infraestructura para dar soporte a todos los equipos
El primer paso para crear una organización de trabajo eficiente es la infraestructura. Si bien los equipos deben trabajar juntos, también necesitan espacios separados para organizar su trabajo.
DataAutomation lo consigue organizando toda la empresa mediante la jerarquía de ClickUp, que abarca espacios, carpetas, listas y tareas.
Los gestores de proyectos y los jefes de equipo pueden ver por fin cómo todo su trabajo se conecta para contribuir a las metas de toda la empresa.
Esta infraestructura única con uso compartido contribuye a varios logros importantes para DataAutomation:
- Ahora toda la organización está claramente estructurada en espacios, carpetas y listas.
- Los gestores de proyectos ahora tienen una vista general a nivel de empresa, funciones a nivel de equipo y proyectos y tareas específicos a nivel individual.
- Ahora los equipos pueden ver los puntos débiles y los cuellos de botella, el tiempo dedicado a incidencias, actualizaciones y tareas administrativas, el trabajo duplicado, los retrasos en la comunicación, etc., con la ayuda de widgets y paneles.
- Los empleados disfrutan de una nueva sensación de tranquilidad al saber que los elementos de trabajo ya no se pierden y que no es necesario dedicar horas extra cada día a organizar o buscar elementos de trabajo.
Creación de un sistema para organizar tareas y trabajos pendientes
Antes de ClickUp, los equipos de marketing e implementación de DataAutomation utilizaban Trello como base para almacenar todas las tareas (tickets), los trabajos pendientes y la colaboración interfuncional entre equipos.
Aunque los tableros de Trello eran ideales en un momento dado, Renee y Addison Clearwood, su compañera de gestión de proyectos en DataAutomation, se dieron cuenta de que las necesidades de cada equipo habían superado con creces las capacidades de la herramienta:
- Las tareas solían quedarse estancadas o perderse en los procesos de revisión sin una forma clara de hacer un seguimiento.
- La priorización de los trabajos pendientes resultaba difícil debido a los múltiples estados contradictorios utilizados por los diferentes equipos.
- Los estados de marketing e implementación no se alineaban con su CRM, lo que requería trabajo adicional para correlacionar los estados en diferentes herramientas.
- La falta de subtareas impedía dividir y compartir fácilmente los proyectos más grandes entre los miembros del equipo, lo que provocaba ineficiencias y silos de información.
Con ClickUp, los equipos de DataAutomation por fin disponen de un sistema de gestión de proyectos todo en uno que facilita la colaboración en proyectos (tanto grandes como pequeños) entre todos los equipos.
Aunque los tableros Kanban son excelentes para visualizar los flujos de trabajo, hay otras vistas que facilitan la organización de las tareas pendientes y los tickets de los clientes.
«Antes, organizábamos nuestro trabajo pendiente en varios sistemas; primero, a alto nivel, en hojas de cálculo que realizaban el seguimiento del nivel de esfuerzo frente al nivel de impacto, y luego lo trasladábamos a Trello para desglosarlo en acciones más detalladas. Los campos personalizados de ClickUp nos permitieron trasladar el trabajo pendiente a una única ubicación».
«Antes, organizábamos nuestro trabajo pendiente en varios sistemas; primero, a alto nivel, en hojas de cálculo que hacían el seguimiento del nivel de esfuerzo frente al nivel de impacto, y luego los trasladábamos a Trello para desglosarlos en acciones más detalladas. Los campos personalizados de ClickUp nos permitieron trasladar el trabajo pendiente a una única ubicación».
Los equipos de DataAutomation ahora pueden visualizar y organizar los trabajos pendientes con las vistas Lista, Tabla y Calendario de ClickUp.
Cada vista es altamente personalizable y puede mostrar información relevante (como Campos personalizados ) en una sola pantalla, lo que facilita la comprensión y la priorización de cualquier tipo de trabajo pendiente de un solo vistazo.
Creando propiedad y transparencia
Con la función «Personas asignadas múltiples», cada persona de DataAutomation puede reconocer inmediatamente quién es responsable de cada tarea. Y esa tarea se puede compartir con cualquier número de personas utilizando la función «Observadores», que permite a cualquiera recibir notificaciones sobre las tareas.
Los permisos y la visualización granulares permiten a cada equipo organizar el trabajo en carpetas separadas, al tiempo que se garantiza la visibilidad de todos en múltiples lugares, lo que ayuda a crear transparencia en los proyectos de todos los equipos.
Mantener una comunicación fluida entre los equipos
Además, ahora cada proyecto cuenta con una comunicación clara y actualizaciones sobre el progreso gracias a los comentarios y los comentarios asignados.
Cualquiera puede actualizar su progreso añadiendo comentarios (o asignándolos para que no se pierdan) para que las tareas y las conversaciones de trabajo sigan avanzando. Y cuando las tareas avanzan, todos se mantienen sincronizados con el mismo estado dentro de cada nivel de espacio, lo que proporciona a todos una panorámica coherente sin la confusión que generan demasiados estados.
«La filosofía global permite a cada persona ver el flujo de trabajo desde la distancia que le resulte relevante: los administradores solo pueden ver lo que está en marcha en todas las divisiones, mientras que los desarrolladores pueden profundizar en las tareas específicas asociadas a su ámbito y el soporte al cliente puede profundizar aún más y ver solo los informes de incidencias», explica Renee.
«El tamaño adecuado de la información facilita la identificación de patrones y cuellos de botella, o de cuándo determinados equipos están sobrecargados».
Automatización de flujos de trabajo con plantillas y automatizaciones
DataAutomation conoce de primera mano el poder de los procesos automatizados; es una solución que ofrecen a sus clientes y que también es fundamental para su organización. Al ser un equipo pequeño pero muy eficiente que trabaja en muchos flujos de trabajo diferentes, los procesos basados en plantillas son imprescindibles para reducir el trabajo manual y ahorrar tiempo.
Aprovechamiento de plantillas de trabajo para vistas, listas, tareas y documentos
DataAutomation ahora cuenta con plantillas para vistas, listas, tareas y documentos, lo que supone un gran ahorro de tiempo y reduce las inconsistencias y los errores en todos los niveles de su entorno de trabajo.
«Las plantillas para tipos de tareas repetitivas, como las tareas de CRM, han sido muy valiosas para generar y organizar rápidamente los datos relevantes. El hecho de crear plantillas en sí mismo puede ayudar a identificar qué información es realmente esencial y qué es lo que enturbia las aguas», afirma Renee.
Con las plantillas de tareas de ClickUp, Renee y sus equipos disponen de plantillas para proyectos de trabajo repetitivos o similares que pueden crear en cuestión de segundos. Todo, desde las personas asignadas y las descripciones hasta las subtareas y las dependencias, se puede plantillar, lo que reduce el trabajo necesario para registrar un nuevo proyecto.
Cada vez que surge una idea o una necesidad de un cliente, cualquiera puede crear una tarea rastreable en cuestión de segundos.
Ahora, cada equipo puede saber quién trabaja en qué, quién se encarga de la revisión y qué hay que hacer antes de marcar una tarea como completada.
Además, el equipo de Renee ahora también puede utilizar plantillas para Docs, lo que facilita la creación de bases de conocimientos internas y documentos de POE.
Ahorra tiempo para centrarte en lo que importa con las automatizaciones.
Como su nombre indica, DataAutomation aprovecha al máximo las automatizaciones de ClickUp para liberar el máximo tiempo posible a cada empleado.
Ahora, cambiar un estado, una persona asignada o una fecha límite se puede realizar automáticamente en función de cualquier número de desencadenantes en ClickUp.
Seguimiento con paneles y control de tiempo
El seguimiento del progreso del trabajo y del rendimiento del equipo es esencial para el éxito de DataAutomation como empresa.
Antes de ClickUp, era difícil realizar un seguimiento del trabajo porque estaba desconectado entre una gran variedad de herramientas de proyectos diferentes. Ahora que el trabajo de cada equipo se encuentra principalmente en ClickUp, se pueden crear paneles para realizar un seguimiento del progreso de casi cualquier cosa.
Cada equipo tiene su propio panel de control, donde puede revisar el tiempo que llevan abiertos los tickets, las incidencias en estado, los cuellos de botella en el flujo de trabajo y mucho más, todo en un solo lugar.
La gestión de los recursos de tiempo es otra función importante para Renee y cada equipo.
Con el control de tiempo, cada empleado (y contratista) puede realizar un seguimiento automático del tiempo que tarda en completar cualquier tarea, desde cualquier lugar, con el control de tiempo global de ClickUp. Las duraciones estimadas también se utilizan para establecer puntos de referencia para nuevos trabajos, lo que ayuda a fijar expectativas y crear puntos de referencia claros para trabajos similares cuyo tiempo se ha registrado.
Gracias a la implementación de paneles y control de tiempo en los flujos de trabajo diarios, DataAutomation ahora tiene una visibilidad completa del progreso del trabajo en cada momento y la capacidad de gestionar los recursos del equipo mejor que antes.
Resultados y próximos pasos
Al adoptar ClickUp en sus equipos de marketing, implementación y equipo de ventas, DataAutomation ha pasado de depender de herramientas desconectadas entre los diferentes departamentos a una única plataforma en la que los equipos pueden trabajar juntos en un solo lugar.
Desde que a finales de 2020 se inició la adopción gradual de ClickUp en todos los equipos, los equipos de DataAutomation han disfrutado de:
- Tiempos de respuesta más rápidos y mejor comunicación entre equipos.
- Mayor visibilidad de los proyectos interfuncionales y de cómo se relacionan con las metas de toda la empresa.
- Capacidad para identificar rápidamente los cuellos de botella en los flujos de trabajo y optimizarlos.
- Menos estrés y una sensación compartida de tranquilidad.
¿Qué le depara el futuro a DataAutomation?
En tan solo unos meses, Renee y su equipo han ayudado a DataAutomation a pasar de múltiples plataformas desconectadas a una única plataforma de trabajo con uso compartido que ya ha dado grandes resultados en cuanto a colaboración en equipo, productividad y calidad de vida laboral.
«Ahora hemos reunido a todos los equipos en el entorno de trabajo de ClickUp, incluido el equipo de ventas. Hemos creado un CRM dentro de ClickUp que reúne todo el trabajo de los diferentes espacios. Por ahora se encuentra en su primera iteración, pero estamos añadiendo automatizaciones y mejoras a un ritmo razonable», explica Renee.
«Con ClickUp, hemos observado mejoras en la visibilidad y los tiempos de respuesta. Tenemos una clara tendencia a la baja en los indicadores de «tiempo en estado», lo que es un claro indicio de que las tareas son menos propensas a quedar estancadas».
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