A medida que tu empresa y tus clientes crecen en tamaño, ¿cómo mantienes una estrecha colaboración entre cada equipo y las diferentes herramientas? Ese es exactamente el reto al que se enfrentó DataAutomation en 2020 antes de crear una solución de trabajo todo en uno para escalar la productividad con ClickUp
La historia de DataAutomation
Fundada en 2016, DataAutomation es una plataforma SaaS que integra software y automatiza procesos para ayudar a las empresas a optimizar la producción, ahorrar tiempo y eliminar los errores humanos.
Hoy en día, DataAutomation es utilizado por más de 186 empresas en todo el mundo y se ha convertido en líder en el suministro de soluciones de automatización masiva e integración de aplicaciones. Su misión es personalizar y conectar el software para que los clientes puedan centrarse en hacer crecer su negocio de forma más eficiente.
El reto
Las soluciones de DataAutomation requieren una cuidadosa coordinación entre sus equipos de implementación, ventas y marketing.
Para satisfacer las necesidades de sus clientes y de sus equipos en crecimiento, DataAutomation necesitaba una plataforma de trabajo única y compartida que mejorara la colaboración entre departamentos, los procesos de trabajo y la visibilidad de la organización.
La solución
*Creemos que sustituir los flujos de trabajo tradicionales por procesos claros y automatizados es la clave para la eficiencia empresarial. Nuestros clientes confían en soluciones sofisticadas que requieren una colaboración cuidadosa entre todos nuestros equipos en DataAutomation. Con ClickUp, por fin podemos trabajar juntos en un solo lugar con un conjunto de herramientas compartidas, lo que mejora los procesos internos e impulsa nuestro negocio. Esta solución no solo une a nuestros equipos, sino que también hemos encontrado un socio fiable que comparte nuestra filosofía de empoderar para trabajar de forma más eficiente
*Creemos que sustituir los flujos de trabajo tradicionales por procesos claros y automatizados es la clave para la eficiencia empresarial. Nuestros clientes confían en soluciones sofisticadas que requieren una colaboración cuidadosa entre todos nuestros equipos en DataAutomation. Con ClickUp, por fin podemos trabajar juntos en un solo lugar con un conjunto de herramientas compartidas, lo que mejora los procesos internos e impulsa nuestro negocio. Esta solución no solo une a nuestros equipos, sino que también hemos encontrado un socio fiable que comparte nuestra filosofía de empoderar para trabajar de forma más eficiente
Todo en un solo lugar
Renee se incorporó a DataAutomation en 2020 y de inmediato asumió una tarea monumental: auditar las herramientas y los procesos del equipo de implementación en busca de ineficiencias y, a continuación, crear un sistema para mejorarlos.
La visión de Renee sobre el futuro del trabajo en DataAutomation, lo que ella llama la «filosofía paraguas», es que cada equipo y su trabajo deben reunirse en un solo lugar donde todos puedan coordinarse, independientemente de su rol o sus conocimientos tecnológicos.
«Los silos de información son un gran impedimento para el trabajo interfuncional, especialmente en un entorno remoto en el que no se puede conocer de forma casual las iniciativas de otro departamento mientras se espera a que se prepare el café», afirma Renee.
«Cada vez que puedes abrir tus herramientas en un esfuerzo por aumentar la visibilidad y la accesibilidad de la información, estás ahorrando tiempo y mitigando los costes de oportunidad»
Consolidación de herramientas
Aunque las herramientas de DataAutomation habían sido suficientes en los primeros años, se convirtieron en una carga, ya que los flujos de trabajo desconectados provocaban una pérdida de productividad y más estrés a medida que crecía cada equipo.
En ese momento, los equipos de Data Automation dependían de múltiples plataformas para dar soporte a las funciones del equipo:
- Trello para la gestión de proyectos
- Tettra para la documentación de procesos (POE)
- Streak para equipos de ventas CRM
- Documentos de Google para bases de conocimientos
- Formularios de Google para investigaciones de proyectos y formularios de errores
- Hojas de cálculo de Google para bases de datos
- …y mucho más
Tras un periodo de investigación y comparación de plataformas de proyectos, Renee, en colaboración con otros, decidió que ClickUp era la única herramienta que cumplía todos los criterios y, al mismo tiempo, ofrecía una interfaz de usuario fácil de usar y personalizable, flexible para las necesidades de todos, desde ingenieros hasta comerciales.
Con ClickUp, cada uno de los equipos principales de DataAutomation ya no está separado por herramientas dispares. Ahora, todos los trabajos pendientes, flujos de trabajo e iniciativas de proyectos se encuentran en un único entorno de trabajo.
Creación de una infraestructura para dar compatibilidad a todos los equipos
El primer paso para crear una organización del trabajo eficiente es la infraestructura. Aunque los equipos necesitan trabajar juntos, también necesitan espacios separados para organizar su trabajo.
DataAutomation logra esto organizando toda su empresa mediante la jerarquía de ClickUp, que abarca espacios, carpetas, listas y tareas.
Los gestores de proyectos y los jefes de equipo pueden ver por fin cómo todo su trabajo se conecta para contribuir a las metas de toda la empresa.
Esta infraestructura única y compartida contribuye a varios logros importantes para DataAutomation:
- Ahora, toda la organización está claramente estructurada en espacios, carpetas y listas
- Los gestores de proyectos ahora tienen una vista panorámica a nivel de la empresa, las funciones a nivel de equipo y los proyectos y tareas específicos a nivel individual
- Los equipos ahora pueden ver los puntos débiles y los cuellos de botella, el tiempo dedicado a errores, actualizaciones y trabajo administrativo, el trabajo duplicado, los retrasos en la comunicación, etc., con la ayuda de widgets y paneles
- Los empleados disfrutan de una nueva sensación de tranquilidad al saber que los elementos de trabajo ya no se pierden y que no es necesario dedicar horas extra cada día a organizar o buscar elementos de trabajo
Creación de un sistema para organizar tareas y trabajos pendientes
Antes de ClickUp, los equipos de marketing e implementación de DataAutomation dependían de Trello como base para almacenar todas las tareas (tickets), los trabajos pendientes y la colaboración interfuncional entre equipos.
Aunque los tableros de Trello eran ideales en un momento dado, Renee y Addison Clearwood, su compañera de gestión de proyectos en DataAutomation, se dieron cuenta de que las necesidades de cada equipo habían superado con creces las capacidades de la herramienta
- Las tareas solían quedarse atascadas o perderse en los procesos de revisión sin una forma clara de hacer un seguimiento
- La priorización del trabajo pendiente era difícil debido a los múltiples estados conflictivos utilizados por los diferentes equipos
- Los estados de marketing e implementación no se alineaban con su CRM, lo que requería trabajo adicional para correlacionar los estados entre las diferentes herramientas
- La falta de subtareas impedía dividir y compartir fácilmente los proyectos más grandes entre los miembros del equipo, lo que provocaba ineficiencias y silos de información.
Con ClickUp, los equipos de DataAutomation por fin disponen de un sistema de gestión de proyectos todo en uno que facilita la colaboración en proyectos (tanto grandes como pequeños) entre todos los equipos.
Aunque los tableros Kanban son excelentes para visualizar los flujos de trabajo, hay otras vistas que facilitan la organización de las tareas pendientes y los tickets de los clientes.
«Antes, organizábamos nuestro trabajo pendiente en varios sistemas; primero, a alto nivel, en hojas de cálculo que hacían un seguimiento del nivel de esfuerzo frente al nivel de impacto, y luego los trasladábamos a Trello para dividirlos en acciones más detalladas. Los campos personalizados de ClickUp nos permitieron trasladar el trabajo pendiente a una única ubicación».
«Antes, organizábamos nuestro trabajo pendiente en varios sistemas; primero, a alto nivel, en hojas de cálculo que hacían un seguimiento del nivel de esfuerzo frente al nivel de impacto, y luego los trasladábamos a Trello para dividirlos en acciones más detalladas. Los campos personalizados de ClickUp nos permitieron trasladar el trabajo pendiente a una única ubicación».
Los equipos de DataAutomation ahora pueden visualizar y organizar los trabajos pendientes con las vistas Lista, Tabla y Calendario de ClickUp.
Cada vista es altamente personalizable y puede mostrar información relevante (como campos personalizados ) en una sola pantalla, lo que facilita la comprensión y la priorización de cualquier tipo de trabajo pendiente de un solo vistazo.
Creación de propiedad y transparencia
Con la función de asignar varias personas, cada miembro del equipo de DataAutomation puede reconocer inmediatamente quién es responsable de cada tarea. Además, esa tarea se puede compartir con cualquier número de personas mediante los observadores, que permiten a cualquiera recibir notificaciones sobre las tareas.
Los permisos y la vista granulares permiten a cada equipo organizar el trabajo en carpetas separadas, al tiempo que se garantiza la visibilidad de todos en varios lugares, lo que ayuda a crear transparencia en los proyectos de todos los equipos.
Mantener la comunicación fluida entre los equipos
Además, ahora cada proyecto cuenta con una comunicación clara y actualizaciones sobre el progreso con comentarios y comentarios asignados.
Cualquiera puede actualizar su progreso añadiendo comentarios (o asignándolos para que no se pierdan) para que las tareas y las conversaciones sobre el trabajo sigan avanzando. Y cuando las tareas avanzan, todo el mundo se sincroniza con el mismo estado dentro de cada nivel de espacio, lo que ofrece a todos una visión general coherente sin la confusión que generan demasiados estados.
«La filosofía global permite a cada persona ver el flujo de trabajo desde la distancia que le corresponde: los administradores solo ven lo que está en marcha en todas las divisiones, mientras que los desarrolladores pueden profundizar en las tareas específicas asociadas a su ámbito y el soporte al cliente puede profundizar aún más y ver solo los informes de errores», explica Renee.
«El tamaño adecuado de la información facilita la identificación de patrones y cuellos de botella, o de cuándo determinados equipos están sobrecargados»
Automatización de flujos de trabajo con plantillas y automatizaciones
DataAutomation conoce de primera mano el poder de los procesos automatizados; es una solución que ofrecen a sus clientes y que también es el núcleo de su organización. Como equipo pequeño pero muy eficiente que trabaja en muchos flujos de trabajo diferentes, las plantillas de procesos son imprescindibles para reducir el trabajo manual y ahorrar tiempo.
Aprovechamiento de plantillas de trabajo para vistas, listas, tareas y documentos
DataAutomation ahora cuenta con plantillas para vistas, listas, tareas y documentos, lo que supone un gran ahorro de tiempo y reduce las inconsistencias y los errores en todos los niveles de su entorno de trabajo.
«Las plantillas para tareas repetitivas, como las tareas de CRM, han sido muy valiosas para agilizar y organizar rápidamente los datos relevantes. El simple hecho de crear plantillas ayuda a identificar qué información es realmente esencial y qué es lo que enturbia las aguas», afirma Renee.
Con las plantillas de tareas de ClickUp, Renee y sus equipos disponen de plantillas para proyectos de trabajo repetitivos o similares que pueden crear en cuestión de segundos. Todo, desde las personas asignadas y las descripciones hasta las subtareas y las dependencias, se puede crear como plantilla, lo que reduce el trabajo necesario para registrar un nuevo proyecto.
Cada vez que surge una idea o una necesidad de un cliente, cualquiera puede crear una tarea rastreable en cuestión de segundos.
Ahora, cada equipo puede saber quién trabaja en qué, quién se encarga de revisar y qué hay que hacer antes de marcar una tarea como completada.
Además, el equipo de Renee ahora también puede utilizar plantillas para documentos, lo que facilita la creación de bases de conocimientos internos y documentos POE.
Ahorra tiempo para centrarte en lo que importa con Automatizaciones
Como su nombre indica, DataAutomation aprovecha al máximo las automatizaciones de ClickUp para liberar todo el tiempo posible a cada empleado.
Ahora, cambiar un estado, la persona asignada o la fecha límite se puede realizar automáticamente en función de cualquier número de desencadenantes en ClickUp.
Realiza un seguimiento con paneles y control de tiempo
El seguimiento del progreso del trabajo y del rendimiento del equipo es esencial para el intento correcto de DataAutomation como empresa.
Antes de ClickUp, era difícil realizar un seguimiento del trabajo porque estaba desconectado en una gran variedad de herramientas de proyectos diferentes. Ahora que el trabajo de cada equipo se encuentra principalmente en ClickUp, se pueden crear paneles para realizar un seguimiento del progreso de casi cualquier cosa.
Cada equipo tiene su propio panel, donde puede revisar el tiempo que llevan abiertos los tickets, el estado de las incidencias, los cuellos de botella en el flujo de trabajo y mucho más, todo en un solo lugar.
La gestión de los recursos de tiempo es otra función importante para Renee y cada equipo.
Con el control de tiempo, cada empleado (y contratista) puede realizar un seguimiento automático del tiempo que tarda en completar cualquier tarea, desde cualquier lugar con el control de tiempo global de ClickUp. Las duraciones estimadas también se utilizan para establecer puntos de referencia para los nuevos trabajos, lo que ayuda a definir las expectativas y crear puntos de referencia claros para trabajos similares cuyo tiempo se ha controlado.
Con los paneles y el control de tiempo implementados en los flujos de trabajo diarios, DataAutomation ahora tiene una visibilidad completa del progreso del trabajo en cada momento y la capacidad de gestionar los recursos del equipo mejor que antes.
Resultados y próximos pasos
Al adoptar ClickUp en sus equipos de marketing, implementación y ventas, DataAutomation ha pasado de depender de herramientas desconectadas entre diferentes departamentos a una única plataforma en la que los equipos pueden trabajar juntos en un solo lugar.
Desde que comenzaron a adoptar ClickUp por fases en todos los equipos a finales de 2020, los equipos de DataAutomation han disfrutado de:
- Tiempos de respuesta más rápidos y mejor comunicación entre equipos
- Mayor visibilidad de los proyectos interfuncionales y de cómo se relacionan con las metas de toda la empresa
- Capacidad para identificar rápidamente los cuellos de botella en los flujos de trabajo y optimizarlos
- Menos estrés y una sensación compartida de tranquilidad
¿Qué es lo próximo para DataAutomation?
En tan solo unos meses, Renee y su equipo han ayudado a DataAutomation a pasar de múltiples plataformas desconectadas a una única plataforma de trabajo compartida que ya ha generado grandes beneficios en la colaboración del equipo, la productividad y la calidad de la vida laboral.
«Ahora hemos reunido a todos los equipos en el entorno de trabajo de ClickUp, incluido el equipo de ventas. Hemos creado un CRM dentro de ClickUp que reúne todo el trabajo de los diferentes espacios. Por ahora, se encuentra en su primera fase, pero estamos añadiendo automatizaciones y mejoras a un ritmo razonable», explica Renee.
«Con ClickUp, hemos observado mejoras en la visibilidad y los tiempos de respuesta. Tenemos una clara tendencia a la baja en los cronómetros de «tiempo en estado», lo que es un claro indicio de que las tareas son menos propensas a quedarse estancadas»
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