¿Dónde se va el tiempo durante una jornada laboral? Muchos nos hacemos esta pregunta mientras realizamos nuestras tareas. Pero hay una forma de hacer un seguimiento de tu tiempo y aprovecharlo para obtener la máxima productividad.
Se llama gestión de hojas de horas.
Ayuda a hacer un seguimiento del tiempo que usted y su equipo han dedicado a trabajar en proyectos y tareas. Permite hacer un seguimiento de los gastos y de la asistencia, definir las horas facturables y no facturables y aumentar la productividad.
Esta guía explorará los fundamentos de la gestión de hojas de horas, sus ventajas, los retos habituales, los mejores casos de uso en la gestión de proyectos y las estrategias para implantarla en su organización.
¿Qué es la gestión de hojas de horas?
La gestión de hojas de horas es el proceso de seguimiento y gestión del tiempo dedicado a diversas tareas, proyectos o actividades. Implica el uso de hojas de horas, que son documentos o herramientas digitales utilizadas para registrar las horas trabajadas por los empleados.
Según las hojas de horas o software de control de tiempo que utilice, aparte de las entradas de tiempo, la hoja de horas también registra detalles como códigos de proyectos, presupuestos de proyectos, descripciones de tareas, nóminas de empleados y otra información relevante.
Antes se utilizaban hojas de horas manuales para el seguimiento del tiempo. Sin embargo, con el avance de la tecnología, se han creado hojas de horas listas para usar plantillas de hojas de horas las plantillas de hojas de horas, las hojas de cálculo y el software de hojas de horas son más comunes. A menudo, el software de gestión de proyectos también incluye una app, hoja de horas.
Los programas de hojas de horas tienen muchas ventajas. Le permiten realizar el seguimiento y aprobar las hojas de horas de los miembros de su equipo, le ayudan a gestionar el proceso de pago de nóminas e incluso le ofrecen información para mejorar la productividad.
Ventajas del uso de hojas de horas para la gestión de empleados
Como se mencionó anteriormente, hay muchos beneficios en el uso de hojas de horas para administrar a sus empleados. Exploremos.
Exacto control de tiempo
A diferencia de los métodos manuales de control de tiempo, que son muy susceptibles de cometer errores, las hojas de horas digitales permiten un control de tiempo preciso. Proporcionan una forma sistemática de registrar el tiempo empleado en diferentes tareas o proyectos.
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Previsión y asignación de recursos
Si desea prever las necesidades de recursos, ¿qué mejor que los datos históricos para hacerlo? Puede analizar los datos de las hojas de horas para identificar patrones, tendencias y fluctuaciones en la utilización del tiempo de los recursos a lo largo del tiempo.
Analice los datos de proyectos anteriores similares para identificar periodos de máxima carga de trabajo, variaciones estacionales y qué habilidades o conocimientos están muy solicitados. En base a esto, puede prever las necesidades de recursos para los próximos proyectos y determinar los niveles de dotación de personal y los requisitos de habilidades.
Los datos de la hoja de horas también ayudan a identificar las tareas que requieren experiencia específica y si tiene el talento necesario disponible para satisfacer esas necesidades. De este modo, puede trabajar para cubrir la falta de personal cualificado contratando o formando a personas.
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Utilice la plantilla de asignación de recursos de ClickUp para llevar un seguimiento de los materiales, la mano de obra y demás recursos de la organización para cada proyecto.
Con esta plantilla, usted puede:
- Visualizar la disponibilidad de recursos en tiempo real
- Optimizar la utilización de personas y materiales
- Asignar eficazmente recursos a proyectos y tareas
La plantilla ayuda a mejorar las decisiones de asignación de recursos y agiliza la toma de decisiones. Puede utilizar diversas vistas para dividir la información por proyectos, clientes, etc.
Mejorar la productividad y el ahorro
¿Tiene problemas de productividad en su empresa? Las hojas de horas pueden ser la solución.
Las hojas de horas no sólo sirven para hacer un seguimiento de las horas, sino también para optimizar al máximo cada minuto del tiempo de su equipo. He aquí cómo:
- Las hojas de horas proporcionan visibilidad del tiempo de los empleados y ayudan a identificar dónde se pueden realizar mejoras
- Las entradas de tiempo etiquetadas le ayudan a analizar cuánto tiempo de su equipo se dedica a trabajo y actividades no facturables
- Puede identificar qué actividades están llevando más tiempo del previsto o dónde se están infrautilizando los recursos
Basándose en esta información, puede tomar pasos para ahorrar tiempo. Por ejemplo, si observa que su equipo pasa mucho tiempo en reuniones, puede indicar que necesita replantearse sus estrategias de reuniones. Comprueba qué reuniones son realmente necesarias y cuáles pueden convertirse fácilmente en un correo electrónico.
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¿Cómo implantar un sistema de gestión de hojas de horas?
¿Está convencido de que su empresa necesita su propio sistema de gestión de hojas de horas? ¡Está en el buen camino!
Aquí le mostramos cómo puede implementar una sólida herramienta de gestión de hojas de horas y llevar su productividad al siguiente nivel:
Evaluar los requisitos
¿Qué es lo primero que comprueba cuando implanta un nuevo proceso o sistema? Sus requisitos Lo mismo ocurre con el sistema de gestión de hojas de horas. El primer paso es evaluar sus requisitos.
Considere factores como:
- El número de empleados, los tipos de proyectos, los métodos de facturación, los requisitos de cumplimiento y la integración con otro sistema.
- Hasta qué punto desea realizar un seguimiento de su tiempo. No quiere que parezca que está microgestionando a sus empleados, pero tampoco quiere que los resultados sean demasiado vagos.
Por lo tanto, si sólo necesita información sobre el tiempo que dedica a proyectos concretos, considere la posibilidad de realizar un control de tiempo a nivel de proyecto. Sin embargo, para conocer el tiempo dedicado a cada entregable o tarea, considere el control de tiempo a nivel de tarea.
Seleccione un sistema
Ahora que conoce sus requisitos, es el momento de seleccionar un sistema. Investigue y evalúe las opciones de software de hoja de horas que se ajusten a su presupuesto y necesidades. Sin embargo, hay algunas funciones que su software debe tener. Estas incluyen hojas de horas personalizables, capacidades de (elaboración de) informes, accesibilidad móvil e integración con otros sistemas necesarios. Hojas de horas ClickUp tienen todas estas funciones y más. Le permiten ver, controlar y revisar las tareas con seguimiento de tiempo.
visualice, realice el seguimiento y revise el tiempo con ClickUp Timesheets_
ClickUp también ofrece algunas funciones interesantes para los miembros individuales de un equipo. Le permite anclar sus hojas de horas a la barra lateral para un acceso rápido. Puede añadir su capacidad de trabajo diaria y semanal.
Además, puede filtrar la hoja de horas en función de las etiquetas, la facturación y el tiempo de seguimiento. Incluso puede ver el tiempo de seguimiento sobre su capacidad para un día específico.
Los gerentes pueden utilizar la pestaña Todas las hojas de horas para ver el tiempo de todos los miembros de su equipo y filtrarlo en función de la facturación y las etiquetas. También puede ver las hojas de horas de miembros específicos del equipo.
Consejo profesional:_ Si acaba de empezar con las hojas de horas, le recomendamos que utilice la pestaña Plantilla de hoja de horas de servicios .
Utilice la plantilla de hoja de horas de Servicios para el seguimiento de las horas de trabajo
Esta plantilla le permitirá realizar un seguimiento semanal de las horas de trabajo. Puede medir el uso de recursos en varios proyectos y utilizar gráficos para visualizar su progreso. Incluso puede utilizarla para el seguimiento de costes y el cobro de pagos
La plantilla viene con campos personalizados y estados, para que pueda personalizarla según sus necesidades. ¿Quieres más? Utilice la plantilla para generar automáticamente facturas para clientes mediante la Automatización de ClickUp.
Comunicarse con los empleados
Mantener informados a los miembros de su equipo es esencial para el intento correcto del nuevo sistema de gestión de hojas de horas. El control de tiempo puede hacer que rápidamente se sienta como si estuviera tratando de controlar a sus empleados. Por lo tanto, comunique claramente la meta de la implantación de las hojas de horas. Es crucial abordar cualquier duda o preocupación antes de que se conviertan en malentendidos.
Explíqueles las numerosas ventajas de las hojas de horas. Explíqueles cómo puede ayudar a realizar un seguimiento de los costes, estimar las necesidades, ayudar a equilibrar las cargas de trabajo y permitir un mejor procesamiento de las nóminas.
Además, forme a sus empleados para que utilicen el sistema con eficacia. Defina políticas claras de envío, flujos de trabajo de aprobación, directrices de control de tiempo y cumplimiento de la legislación laboral.
Supervisar y evaluar
Una vez que el sistema esté en marcha y funcionando, supervise continuamente su uso y eficacia. Puede realizar un seguimiento de métricas como las tasas de envío de hojas de horas, la precisión del control de tiempo, el cumplimiento de las políticas y la satisfacción general de los usuarios.
Estos datos le ayudarán a identificar áreas de optimización y mejora. También puede obtener comentarios de los empleados y revisar sus requisitos y necesidades cambiantes para optimizar el sistema.
Aprovechar el poder de las hojas de horas para el intento correcto
Desde el seguimiento de las horas hasta la optimización de los flujos de trabajo, las hojas de horas juegan un rol crucial en la mejora de la productividad y el ahorro de tiempo. El derecho plantillas de hojas de horas y las herramientas de control de tiempo son algo más que un simple medio de seguimiento del tiempo; ayudan a estimar los costes y las necesidades de recursos, automatizan los procesos de facturación y permiten una gestión de proyectos más fluida.
Gracias a la visibilidad de la asignación del tiempo, la responsabilidad de la productividad y la información para la mejora continua, las hojas de horas le permiten trabajar de forma más inteligente, no más dura.
ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos con excelentes funciones de seguimiento del tiempo que le proporcionan un control total de su tiempo y le permiten a usted y a su equipo ser más productivos y eficientes. Regístrate gratis, gratuito/a ¡hoy mismo!