¿Qué son las dependencias en la gestión de proyectos?
Para empezar, son inevitables.
Algo así como depender de tu contable para las finanzas.
O de tu jefe para las aprobaciones.
En pocas palabras, gestión de proyectos es imposible sin dependencias.
En este artículo, hablaremos de qué son las dependencias, te mostraremos distintos tipos y ejemplos reales de dependencias y cómo gestionarlas fácilmente.
Si te gusta más aprender de forma visual, echa un vistazo a este vlog sobre dependencias en la gestión de proyectos
¿Qué son las dependencias en la gestión de proyectos?
Las dependencias son cualquier tarea, repetición o condición:
- Que depende de que se complete una tarea anterior
- O, de la que depende una tarea sucesora
Ayudan a los gestores de proyectos a entender la relación entre tareas, dándoles una idea clara del orden en que deben llevarlas a cabo.
¿Cree que lo entendería mejor si tuviera un ejemplo?
Por suerte, hay montones de ejemplos de dependencias de proyectos.
Aquí tienes uno sencillo:
Supongamos que eres el director del proyecto y tienes que discutir los objetivos de este mes con tu equipo de proyecto en una reunión.
Esto depende de que antes tengas la reunión, ¿no?
Y eso depende de la preparación de tu reunión.
Ahí hay una dependencia.
4 términos clave relacionados con la dependencia
Entendemos que las dependencias de un proyecto pueden parecer un poco desalentadoras al principio.
Pero no se preocupe, aquí tiene un desglose de algunos términos específicos relacionados con las dependencias en la gestión de proyectos:
- Restricción: las restricciones del proyecto son restriccionesretrasos, barreras o cuellos de botella en un flujo de trabajo.
La más común es la triple restricción (tiempo, coste y tiempo) alcance del proyecto ), pero hay otros factores, como la normativa o los problemas medioambientales, que constituyen todas las limitaciones.
- Trayectoria crítica : Es el conjunto o cadena de tareas esenciales que hay que completar en un proyecto para llegar a la meta
- Retraso: El tiempo de retraso es la duración en la que se retrasa una tarea sucesiva con respecto a la tarea precedente
Por ejemplo, se supone que una determinada tarea B debe comenzar en cinco días, cuando la tarea A se complete. Sin embargo, la tarea predecesora A se eliminó, por lo que la tarea B comenzó en siete días. Como resultado, se considera que la tarea B tiene un retraso de dos días (5+2)
- Plazo: Plazo de entrega es la duración en la que una actividad sucesora puede acelerarse o adelantarse con respecto a la tarea anterior.
Por ejemplo, la tarea B debe comenzar cuando se complete la tarea A, y eso es dentro de ocho días. Sin embargo, si la tarea predecesora A se completa antes y la tarea B comienza en sólo cinco días, se considera que la tarea B tiene una ventaja de tres días (8-5).
Tipos de dependencias y ejemplos a los que se enfrentan los gestores de proyectos
Ya sabe lo que son las dependencias... Pero, ¿cuántos tipos de dependencias existen?
Nota: Esta es una visión detallada de los diferentes tipos de dependencias que puede encontrar al gestionar proyectos. Sin embargo, si desea pasar directamente a aprender cómo gestionar sus dependencias,_ Nota:* _Éste es un análisis detallado de los diferentes tipos de dependencias que puede encontrar al gestionar proyectos
haz clic aquí.
Tipos de dependencia basados en condiciones
Éstas son algunas de las principales dependencias comunes a las que puede enfrentarse.
1. Dependencia lógica
Las dependencias lógicas, también conocidas como dependencias causales, son las que se producen de forma natural en un flujo de trabajo, y no puedes esquivarlas.
No se pueden realizar tareas con dependencias lógicas simultáneamente.
Por ejemplo, cuando estás confeccionando un vestido, lo primero es el diseño y luego puedes empezar a coser. O, cuando estás haciendo un vídeo para las redes sociales el guión y el guión gráfico deben planificarse antes del rodaje.
2. Dependencias de recursos
Las dependencias basadas en recursos se detectan cuando dos o más tareas necesitan los mismos recursos para completarse. Sólo puede haber un límite de número de estos recursos . El recurso puede ser un miembro de un equipo, un componente importado de una máquina, fondos, profesionales cualificados, etc.
Por ejemplo, usted necesita el disco duro que contiene los informes de este mes. Por desgracia, el equipo financiero también lo necesita. Así que uno de los dos tendrá que esperar
3. Dependencias entre equipos
Esto es cuando diferentes miembros de equipos interfuncionales o departamentos dependen unos de otros para completar un proyecto complejo o una actividad de proyecto. Laura Moonan directora de proyectos en Hospital Clínico Cleveland , se encontró con este tipo de dependencia al trabajar con médicos y con el equipo de contenidos.
"Como gestor de proyectos de un hospital, el uso que hace nuestro equipo de los flujos de trabajo y las dependencias es fundamental para la precisión, la comunicación y la coherencia. Para que pudiéramos crear artículos médicamente precisos para el contenido orientado al consumidor, era necesario que los médicos editaran o aprobaran el contenido en sí. Una dependencia con la que nos enfrentábamos era quién iba a revisar el contenido y cuándo
"Antes de utilizar el software de gestión de proyectos, necesitaba un departamento independiente para identificar al médico, y entonces podía enviar mi correo electrónico solicitando sus cambios o su aprobación. En implementar las dependencias de ClickUp el cronograma de mi proyecto era más preciso y todos los implicados sabían en qué fase se encontraba el proyecto: a la espera de revisión, listo para enviar o había un bloqueador"
leer más:**_
más información https://clickup.com/es-ES/blog/24909/gestion-de-proyectos-sanitarios/ guía para la gestión de proyectos sanitarios**_ guía de gestión de proyectos sanitarios
4. Dependencias externas
Siempre hay cosas que los gestores de proyectos no pueden tener en cuenta a la hora de planificar un proyecto plan del proyecto porque están fuera de su control. Son dependencias externas. Erica Tahan directora de proyectos de marketing digital en EN trabaja frecuentemente con dependencias externas: comunicaciones y solicitudes de clientes.
Cuando trabaja en marketing de agencia, comunicación con el cliente es enorme - especialmente cuando un proyecto depende de recursos entregables del cliente (por ejemplo, creatividad, marca, etc.). En incorporar a los clientes a la gestión de proyectos para la comunicación y la rendición de cuentas, pudimos celebrar menos reuniones, reducir la comunicación por correo electrónico y ofrecer una sensación de transparencia a nuestros puntos de contacto.
"Cosas como la asignación de tareas, el ajuste de las notificaciones adecuadas cuando se acercan las fechas límite y la automatización de informes han supuesto un enorme progreso en la mitigación de antiguos problemas de dependencia y han mejorado enormemente las relaciones entre los equipos internos y los puntos de contacto de los clientes."
5. Dependencias internas
Una dependencia interna es lo contrario de una dependencia externa. El control está en manos de los equipos del proyecto, sin dependencia de terceros.
Las empresas tienen muchas dependencias internas. Christa Reed directora de Producto Junior en Buscador de empleo describe cómo su equipo racionalizó las dependencias que conlleva la contratación y la incorporación de nuevos miembros al equipo.
"Una de las mayores dependencias que tenemos en nuestra empresa es la logística de la contratación de nuevos empleados. Por ejemplo, tenemos que trabajar con el departamento informático para que el nuevo empleado tenga el ordenador y el correo electrónico adecuados. También tenemos que pedir los suministros necesarios, como tarjetas de visita o una insignia ID de la empresa. Además, tenemos que recoger y revisar las credenciales del nuevo empleado y asegurarnos de que están actualizadas antes de que pueda empezar a trabajar.
"Para superar este reto, hemos puesto en marcha varias estrategias diferentes para agilizar nuestro proceso de contratación, como la creación de un rol de "coordinador de contratación" en nuestra empresa. Esta persona se encarga de supervisar el proceso de contratación de principio a fin y de asegurarse de que todo va por buen camino, trabajando en todas las funciones y manteniendo a todo el mundo en la misma página.
6. Dependencias preferentes
En pocas palabras, las dependencias preferentes son aquellas que prefieres tener.
Una dependencia preferente no es obligatoria para completar el proyecto. Sin embargo, la quieres porque mejora la calidad de los resultados del proyecto.
Veamos un buen ejemplo.
Un bloguero puede editar su trabajo justo después de completar la redacción. Pero puede que prefiera dejar pasar unas horas antes de la edición para detectar más errores. Se trata de una dependencia preferente que aumenta la calidad del blog.
Pero no hemos terminado!
Otras dependencias habituales son:
- Dependencia directa: cuando la tarea A depende totalmente de la tarea B
- Dependencia transitiva: dependencias que tu tarea necesita sólo porque otra dependencia las necesita
- Dependencia opcional: dependencias que sólo existen si se utiliza una condición o elemento específico en un proyecto
- Dependencia ascendente: condición en la que algo debe ocurrir antes de que el proyecto pueda empezar a trabajar en otra cosa
- Dependencia obligatoria: también conocida como lógica dura. Son tareas dependientes que son esenciales en la naturaleza del trabajo y son legalmente obligatorias
- Enlace bidireccional : Crea una relación entre tareas con una ruta a la página, documento o tarea donde se inserta un enlace de referencia.
Bonus: Aprenda cómo mostrar dependencias en Excel !
Tipos de dependencia basados en relaciones de tareas
Sobre la base de esta clasificación, existen cuatro tipos de relaciones lógicas.
1. De final a inicio
La dependencia lógica más sencilla y común en el mundo real es la dependencia de fin a inicio (FS). Ayuda a visualizar las tareas secuenciales del proyecto.
Aquí, la tarea B (segunda tarea) no puede comenzar a menos que la tarea A (primera tarea) esté completada.
Por ejemplo, si vas a organizar el catering de una boda, no puedes empezar a preparar la comida (tarea B) a menos que hayas decidido el menú (tarea A).
2. De principio a fin
Esta relación lógica no es tan sencilla.
En las dependencias de principio a fin (SF), no se puede completar la tarea sucesora a menos que se hayan iniciado las tareas precedentes.
Por ejemplo, el personal del catering no puede rellenar las bandejas de comida a menos que la gente haya empezado a cenar.
3. Terminar para terminar
En el tipo de dependencia finish to finish (FF) en la gestión de proyectos, la tarea sucesora no puede completarse a menos que la tarea predecesora también esté completada.
Por ejemplo, no se puede pagar al personal del catering a menos que el evento de la boda esté completada.
4. De inicio a inicio
Por último, tenemos la dependencia de inicio a inicio (SS). Aquí, la tarea sucesora sólo puede comenzar después de que la actividad predecesora haya comenzado. Después, ambas tareas pueden ejecutarse simultáneamente.
Por ejemplo, se puede empezar a servir el postre en cuanto empiecen a salir los platos principales. El equipo de camareros puede servir los platos principales mientras el equipo de cocina sirve los postres.
Más consejos de expertos para racionalizar y optimizar sus dependencias
Divida los procesos en pequeños lotes
Debra Hildebrand, Formación y consultoría en gestión de proyectos en Hildebrand Solutions, LLC recomienda modelar las dependencias de los miembros del equipo con el método Juego ágil del centavo .
"Este juego examina cómo cada individuo de un equipo tiene diferentes tiempos de procesamiento que, si bien son productivos, pueden causar ineficiencias que pueden evitarse dividiendo el trabajo en lotes más pequeños y reduciendo las entregas. Cuando las actividades laborales se realizan en lotes más grandes, el sucesor no puede empezar o terminar su trabajo hasta que el predecesor le cede la tarea, lo que a menudo crea un efecto de cuello de botella."
Mantener una línea de comunicación saludable Kimberly Davis gestora de proyectos por cuenta propia y por contrato, se implica en proyectos que requieren una comunicación constante con el cliente.
"Una de las dependencias que inevitablemente conllevan riesgos es la mala gestión de las partes interesadas clave del proyecto. Actualmente, mis clientes son propietarios de pequeñas empresas del sector del control de plagas que me contrataron para ayudarles con su cambio de gestión. Dado que mis clientes son muy comunicativos, confían en mí para que les guíe en la elección de la plataforma de CRM adecuada para satisfacer sus necesidades. Al mismo tiempo, son personas muy ocupadas cuyo tiempo hay que respetar y priorizar.
"Dado que mi flujo de trabajo no puede continuar sin su aprobación para la implementación, mi trabajo consiste en asegurarme de que nuestras reuniones sean rápidas y productivas para todos los implicados. Es importante mantener relaciones sólidas y saludables con todas las partes interesadas, porque su aprobación es clave para el intento correcto del plan"
Bonificación: Software de gestión de proyectos para autónomos !
Pasar de Waterfall a Agile para eliminar cuellos de botella y dependencias Mercy Y. Gituro analista de Business en
KB Logística cuenta su experiencia de cómo la Metodología en cascada creó más cuellos de botella y dependencias y sugiere un método alternativo.
"Cuando trabajé en un proyecto en el que utilizábamos el método tradicional en cascada, no consultábamos con el cliente ni obteníamos su opinión en cada fase. Los inconvenientes empezaron a notarse cuando el proyecto estaba casi en la fase de entrega y nos dimos cuenta de que no habíamos cumplido un requisito y necesitábamos más cambios. Al ver este problema, me dirigí a mi jefe y le pregunté si podíamos plantearnos adoptar el método Metodología ágil . La aprobación de mi jefe para cambiar a una mentalidad ágil ahorró dinero a la empresa, ya que mi equipo recibió feedback de las partes interesadas antes de introducir nuevos cambios o adiciones y, lo que es más importante, antes de la entrega final.
¿Cómo gestionar las dependencias en la gestión de proyectos?
Gestionar las dependencias no es ninguna broma.
Ya se trate de recursos, tiempo, calidad o costes, un gestor de proyectos debe encargarse de todo para garantizar que las actividades del proyecto sigan su curso.
Si no, el proyecto se estrellará.
Sin embargo, los gestores de proyectos siempre pueden facilitar las cosas con un plan adecuado y el software de gestión de proyectos adecuado.
Así que, ¡a gestionar!
1. Identificar dependencias y limitaciones
Lo primero que hay que hacer es comprender las dependencias y limitaciones de las tareas que pueden afectar al proyecto.
Tendrás que hacer una lluvia de ideas para saber dónde están todas las dependencias.
Así que lo mejor es que anotes todas las limitaciones y dependencias del proyecto que identifiques.
Verás algunas de las tareas:
- Dependen de que se completen otras tareas
- Están relacionadas entre sí
- Necesitan completarse para garantizar que el flujo de trabajo no se detenga
Pero, ¿qué sentido tiene sólo anotar estas dependencias en la gestión de proyectos?
Ponlas a trabajar con un software de gestión de proyectos como ClickUp.
Aquí, los gestores de proyectos pueden establecer tres tipos de Dependencias de tareas :
- En espera: Todas las tareas que deben completarse antes de esta tarea
- Bloqueando: Todas las tareas que no pueden comenzar a menos que esta tarea esté completada
- Enlazada a: Todas las tareas relacionadas pero no dependientes entre sí
Todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el menú '...' para abrir el menú de acciones de la tarea y, a continuación, añadir una o más tareas como un tipo de dependencia de su elección.
Como alternativa, puede crear un archivo relación de dependencia entre las tareas que utilizan ClickUp's Relaciones .
Además, la creación de un cronograma de las tareas del proyecto puede facilitar la gestión de las dependencias del proyecto.
¿Cómo?
Bueno, siempre puedes recurrir al viejo Tablero para crear tu diagrama de red. O utilizar complejas herramientas de repositorio de software como Python para crear un gráfico de dependencia .
O... podría Cronograma de ClickUp o vista Gantt para identificar Dependencias.
Puede crear y visualizar sus tareas aquí. Simplemente añada la fecha de inicio, Fecha límite y otros detalles para cada una de ellas, ¡y luego empieza a visualizar tu cronograma!
De esta forma, podrá identificar fácilmente qué tareas dependen unas de otras:
¿Quieres aprender la diferencia entre las dos vistas? Eche un vistazo a nuestro
Gráfico de Gantt vs. cronograma comparación .
2. Añada las dependencias a su carta de proyecto
Lo siguiente que hay que hacer es añadir todas las dependencias a la carta del proyecto
carta del proyecto
.
Si la lista de dependencias es corta, mejor que mejor.
Pero si es larga, añada al plan del proyecto sólo las dependencias esenciales.
Utilice
Documentos de ClickUp
para redactar una carta de proyecto y documentar sus dependencias.
En
edición de texto enriquecido
las posibilidades de Docs son infinitas.
Añada títulos, tiras, listas numéricas, fuentes, tablas, etc.
Incluso puedes
Plantilla
el esquema de su borrador en Docs a
a la hora de crear cartas para futuros proyectos.
Desgraciadamente,
crear una buena carta del proyecto
puede llevar mucho tiempo.
He aquí la solución.
/ref/ https://clickup.com/features/gantt-chart-view El (diagrama de) Gantt de ClickUp /%href/
está diseñado para ajustar rápidamente las dependencias.
Bonus: Team Charters ¿Qué tan rápido?
Sólo tienes que trazar líneas entre las tareas y automáticamente se ajustan las Dependencias.
¿Desea reprogramar?
Active "Reprogramar dependencias" y, a continuación, simplemente arrastre y suelte una tarea con dependencias.
No te preocupes por la otra cadena de tareas.
No se estropearán. En su lugar, las tareas se reprogramarán automáticamente.
No se olvide de añadir el Hitos para llevar un seguimiento de tus increíbles logros.
Y lo más importante, ¡para tomarte una copa y celebrarlo con tus compañeros después del trabajo!
3. Calcular el camino crítico
¿Ha identificado demasiadas dependencias?
Entonces es un buen momento para encontrar el camino crítico.
Encontrar el camino crítico le ayuda a priorizar sus tareas y dependencias para garantizar que todo su proyecto no fracase.
Ahora bien, no vamos a impedir que vuelvas a ese Tablero tuyo para determinar tu ruta crítica.
Pero he aquí una idea.
Puede utilizar la vista Gantt de ClickUp para calcular la ruta crítica también
Y sólo tendrás que hacer clic unas pocas veces.
- Abrir la vista Gantt
- Haga clic en el icono de cálculo de rutas
- Toggl on 'Critical Path' (Activar el camino crítico)
Y ¡bum! Ahí tienes tu camino crítico.
4. Compartir con las partes interesadas
Siempre debe mantener informadas a las partes interesadas .
Cuando conocen las dependencias y limitaciones del proyecto, comprenden mejor tu función.
La carta del proyecto puede comunicar estos detalles a sus accionistas.
Sin embargo, si utiliza ClickUp, no tendrá que enviar ningún documento a sus accionistas.
Sólo tiene que utilizar el Uso compartido público opción para compartir su Listas cronogramas, Mapas mentales, gráfico de Gantt, etc.
Probablemente te preocupe la privacidad, ¿verdad?
Utiliza Permisos avanzados para crear Roles personalizados e incluso establecer ajustes de permisos específicos para Invitados miembros del equipo y administradores.
5. Seguimiento de dependencias
Por último, como buen gestor de proyectos, debe realizar un seguimiento constante y visualizar sus dependencias para completar el proyecto con éxito.
Para ello, debe hacer un seguimiento de las tareas completadas y de los progresos realizados por los distintos equipos.
¿Así que básicamente horas y horas de correos electrónicos, reuniones y llamadas? No.
Necesita un herramienta de gestión de proyectos para realizar un seguimiento de las dependencias del proyecto de forma fácil y precisa.
¿Recuerda las diferentes dependencias que ofrece ClickUp?
Pues bien, el seguimiento de las mismas también resulta súper cómodo gracias a las notificaciones y advertencias de dependencia de tareas.
Así que si estás intentando cerrar una tarea con Dependencias, no habrá ningún lío.
El Advertencia incompleta le notificará si es una tarea dependiente y está inacabada. De este modo, todo el calendario del proyecto y las tareas no se verán alterados.
Y siempre recibirá Notificaciones cuando:
- Se añade o elimina una nueva dependencia del proyecto
- Una tarea o elemento de trabajo se desbloquea y puede comenzar
De este modo, ¡nada se escapa!
Cuando llegue el momento de realizar el seguimiento de estas dependencias, sólo tiene que utilizar el gráfico de Gantt, la vista Cronograma o incluso la vista Vista Tablero si te gusta el Kanban enfoque.
Todas estas vistas mantienen el flujo de trabajo y Estados de las tareas claro como el agua, para que no tengas que andar pidiendo actualizaciones.
Depende de ClickUp para dependencias
Mira, las dependencias están aquí para quedarse.
No hay proyecto sin ellas.
La buena noticia es que las dependencias no son del todo malas.
Sólo hay que gestionarlas de la manera correcta para que la gestión de proyectos tenga éxito.
Y la forma más sencilla de hacerlo es a través de ClickUp.
Olvídese de documentos y software como Python Package Index porque ClickUp es la única herramienta que necesitará.
Desde gestión de tareas y diagramas de) Gantt a Estimaciones de duración y gestión de dependencias, ClickUp puede hacerlo todo.
Es el paquete definitivo y un experto en la gestión de varios proyectos a la vez.
Así que obtener ClickUp gratis/a y gestione las dependencias previstas (e imprevistas) como un profesional.
