Todas las organizaciones trabajan con varios proveedores para una amplia gama de servicios. Estos pueden ser la compra de ordenadores portátiles u otros dispositivos electrónicos, la gestión de nóminas, la realización de cursos de formación o talleres, la seguridad de las oficinas, las auditorías de calidad o la externalización de la gestión de proyectos.
Los estudios demuestran que el número de proveedores externos utilizados por una organización ha aumentado en los últimos dos años. Esta tendencia continuará.
Para gestionar esta red de proveedores en crecimiento de forma eficiente y con seguridad, necesita un sistema de gestión de proveedores robusto. Veamos cómo puede crear un sistema de gestión de proveedores que funcione.
¿Qué es la gestión de proveedores?
La gestión de proveedores es el proceso de mantener relaciones saludables con los proveedores y prestadores de servicios de una organización. Incluye varias actividades, tales como:
- Selección de proveedores
- Negociación de contratos
- Incorporación de proveedores y habilitación del acceso
- Recepción de facturas y realización de pagos
- Evaluación del rendimiento
- Despedida, según sea necesario
Un proceso eficaz de gestión de proveedores es fundamental para realizar el trabajo correctamente. Permite a las organizaciones establecer relaciones estratégicas con los proveedores, garantizando la calidad, la fiabilidad y la rentabilidad de sus productos y servicios. También es crucial para el buen funcionamiento de las operaciones, la mitigación de riesgos y la gestión de la cadena de suministro.
A continuación, se detallan algunas de las ventajas.
Las ventajas de la gestión de proveedores
Una gestión eficaz de los proveedores es tan importante como la gestión de la plantilla o la experiencia de los empleados. Ayuda a la organización a aprovechar su red de proveedores/prestadores de servicios para maximizar los beneficios mutuos. A continuación le explicamos cómo.
Visibilidad granular
La primera y más importante ventaja de una buena gestión de las relaciones con los proveedores es la visibilidad. Ayuda a las organizaciones a comprender:
- ¿Qué proveedor ofrece qué producto o servicio?
- ¿Cuál es el precio de cada producto/servicio?
- ¿Se están cumpliendo todos los acuerdos de nivel de servicio (SLA)?
- ¿Hay alguna factura pendiente?
Con el seguimiento en tiempo real de todas las actividades relacionadas con los proveedores, puede eliminar el desperdicio, reforzar la seguridad y optimizar la eficiencia.
Mayor productividad
Un sistema de gestión de proveedores prepara al proveedor para el éxito. Describe el trabajo pendiente, los criterios de aceptación y los plazos.
Para el proveedor, esta claridad facilita el proceso de entrega del producto o servicio. Para los equipos de compras de la organización, esto agiliza la relación. Con una buena gestión de proveedores, usted puede:
- Realice la automatización de los procesos repetitivos.
- Optimice los flujos de trabajo para lograr una mayor coherencia.
- Céntrate en iniciativas estratégicas en lugar de en tareas administrativas rutinarias.
Mitigación de riesgos
La gestión de proveedores ayuda a establecer un enfoque estratégico para identificar y mitigar los riesgos, ya sean de incumplimiento o de incumplimiento. Un sistema sólido de gestión de proveedores contará con procesos, automatización y listas de control para:
- Evaluación de las capacidades de los proveedores
- Gestión del cumplimiento normativo
- Cumplimiento de las normas y políticas de la empresa.
- Fiabilidad e historial de servicio
Puede utilizar prácticas de gestión de proveedores para realizar comprobaciones de antecedentes, solicitar información financiera y revisar referencias para asegurarse de que un proveedor no supone un riesgo legal u operativo. Al identificar y mitigar estos riesgos por adelantado, puede evitar costosas interrupciones, sanciones legales y daños a su reputación.
Resultados ESG
Las metas medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG) están cobrando una importancia extrema para las organizaciones de todo el mundo. Un buen sistema de gestión de proveedores ayuda a alinear la selección de proveedores con su estrategia ESG, incluyendo prácticas laborales, diversidad y compromiso con la comunidad.
Gestión estratégica
Una herramienta sólida de gestión de proveedores proporciona información valiosa sobre los patrones de gasto, el rendimiento de los proveedores y las tendencias del mercado, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas.
Por ejemplo, si los datos muestran que gasta más en consultores tecnológicos, puede considerar la posibilidad de contratar un equipo interno como alternativa.
Al implementar un sistema que ofrezca ventajas en la gestión de proveedores, es probable que se encuentre con algunos retos.
Retos en la gestión de proveedores y soluciones
Los retos que rodean a los sistemas de gestión de proveedores pueden entenderse en la gestión de contratos y la mitigación de riesgos.
Gestión de contratos
Un contrato es un conjunto completo de términos y condiciones que definen la relación entre el proveedor y la empresa. Esto plantea diversos retos, tales como:
Escala: si debe realizar seis comprobaciones para un proveedor, una red de tan solo diez proveedores le obligará a realizar 60 tareas. Hacer esto manualmente para cada nuevo proveedor o renegociación de contrato puede resultar tedioso.
Complejidad: los contratos pueden tener múltiples cláusulas entrelazadas para el seguimiento de obligaciones, hitos, entregas, pagos, resolución de disputas, etc. Y lo que es más importante, no se puede utilizar el mismo contrato para un proveedor de servicios de software y para un proveedor de café: cuantos más proveedores, más complejos son los términos.
Flexibilidad: los contratos se redactan de forma rígida para que sean ejecutables. Sin embargo, las empresas deben hacerlos lo suficientemente flexibles como para adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio, las actualizaciones normativas o los problemas de rendimiento.
Cumplimiento: en un contrato, ambas partes acuerdan unos términos específicos. Garantizar que se cumplan dichos términos a lo largo de todo el contrato puede suponer un reto considerable.
Gestión del ciclo de vida: gestionar todo el ciclo de vida, incluidas las renovaciones, renegociaciones y rescisiones, puede resultar complicado, especialmente si los contratos son a muy largo plazo.
Visibilidad e integración: mantenga una base de datos centralizada con los registros a la que todos puedan acceder cuando sea necesario. Los sistemas dispares pueden obstaculizar el flujo de información, lo que da lugar a ineficiencias y errores.
Evaluaciones de riesgos
Todos los problemas anteriores relacionados con la gestión de contratos se ven agravados por el riesgo que suponen para las organizaciones. Algunos de los retos más comunes en la gestión de riesgos son:
Estandarización: No se puede realizar la misma evaluación de riesgos para todos los proveedores. Sin embargo, crear una lista de control única para cada proveedor puede resultar tedioso.
Coherencia: Garantizar la coherencia en la evaluación, puntuación y priorización de riesgos en diferentes departamentos o unidades de empresa puede complicar el proceso de gestión de proveedores.
Limitaciones de recursos: realizar evaluaciones exhaustivas requiere importantes recursos en términos de tiempo, experiencia y tecnología.
Ciberseguridad y privacidad de los datos: la rápida digitalización complica la gestión de los riesgos de ciberseguridad y privacidad de los datos asociados a los proveedores.
Para superar estos retos y reforzar su práctica de gestión de proveedores, necesita las herramientas y los procesos adecuados.
¿Cómo crear un sistema de gestión de proveedores?
Crear un sistema eficiente de gestión de proveedores no implica necesariamente desarrollar un nuevo software. Puede elegir un software diseñado para ese fin o adaptar una herramienta de gestión de proyectos sólida para gestionar sus relaciones con los proveedores.
Varias organizaciones utilizan ClickUp para la gestión de las relaciones con los proveedores, estableciendo procesos, tareas, listas de control y recordatorios. Si desea crear un sistema de gestión de proveedores para su organización, aquí le explicamos cómo hacerlo.
1. Defina los requisitos
Comience por definir claramente las metas y requisitos de su sistema de gestión de proveedores. Establecer metas claras le guiará en el desarrollo y la implementación de su sistema.
Algunos de los objetivos empresariales comunes que las organizaciones buscan alcanzar con la estrategia de gestión de proveedores son:
- Ahorro de costes
- Gestión de riesgos
- Seguimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA)
- Evaluaciones de rendimiento
- Gestión financiera
2. Configure el software de gestión de proveedores
Basándose en las necesidades y requisitos que ha identificado anteriormente, configure las siguientes funciones para crear una base sólida.
Solicitud de propuestas
Toda relación con un proveedor comienza con una solicitud de propuesta (RFP). Configure su software de gestión de compras para recopilar información a través de un único formulario estandarizado. Permita que los datos de los proveedores se puedan ver en forma de lista o clasificados por etiquetas específicas, de modo que pueda preseleccionar y comparar fácilmente las entidades.
Los formularios de ClickUp son un lugar ideal para configurar esto como parte de su práctica de gestión de proveedores. Utilice la plantilla de solicitud de propuesta (RFP) de ClickUp para empezar a trabajar de inmediato.
Evalúa el riesgo de los proveedores
Establezca auditorías de riesgo estandarizadas que evalúen a los proveedores en múltiples dimensiones, como la salud financiera, la estabilidad operativa, el cumplimiento normativo y las prácticas de ciberseguridad.
Puede recopilar estos datos utilizando los formularios de ClickUp. También puede configurar tareas con listas de control reutilizables para ayudar a los equipos de compras a acelerar el proceso.
Integración
Conecte su software de gestión de proveedores/contratistas a diversas herramientas empresariales, como ERP, facturación, gestión de pagos, etc. Esto garantiza un flujo de datos y unos procesos fluidos entre los distintos sistemas, lo que mejora la eficiencia operativa y minimiza los errores.
ClickUp se integra con más de 1000 herramientas, entre las que se incluyen Zendesk, Dropbox, Google Suite, etc.
Personalizar
Adapta tu software de gestión de proveedores a tus necesidades específicas. Las más de 15 potentes vistas, las más de 35 ClickApps, las numerosas plantillas y las integraciones de ClickUp te permiten crear un software exactamente como tú quieres.
Implemente políticas
Documente las políticas y los procedimientos que deben seguir los proveedores y póngalos a disposición de cualquiera que los necesite. Por ejemplo, si necesita que sus proveedores carguen las facturas en formato PDF en su sistema ERP, redacte un procedimiento operativo estándar (POE) con compatibilidad para la resolución de problemas.
ClickUp Docs ofrece una interfaz moderna, dinámica y fácil de usar para redactar POE. Con ClickUp Brain, también puede hacer preguntas y obtener respuestas en lugar de perder tiempo buscando.
Asegúrese de que estas políticas se ajusten a las metas de su organización y a las normas reglamentarias. Utilice las plantillas de contratos.
Automatización
Utilice el sistema de gestión de proveedores para centralizar y automatizar los procesos. En lugar de recibir presupuestos por correo electrónico y consolidarlos manualmente, configure plantillas de solicitud de presupuesto (RFQ) que faciliten la recopilación de datos.
ClickUp Automations también le permite realizar trabajos rutinarios de forma automática. Algunas de las automatizaciones más valiosas en la gestión de proveedores son:
- Asigne una tarea al departamento jurídico/de cumplimiento normativo cuando se reciban todos los documentos del proveedor.
- Realice recordatorios a los usuarios sobre las tareas pendientes.
- Pase a una lista separada de «proveedores preseleccionados» cuando se produzca un cambio de estado en ellos.
- Aplica la plantilla de la lista de control cuando el estado cambie a «evaluación de proveedores».
Una vez configurado el software de gestión de proveedores, es el momento de gestionar sus relaciones.
3. Gestionar las relaciones con los proveedores
Incorporación
Cree un proceso estructurado de incorporación de proveedores para garantizar que todos los nuevos proveedores cumplan con los estándares y requisitos de su organización.
- Utilice la lista de control para asegurarse de que ha recopilado toda la información necesaria.
- Cree usuarios proveedores en ClickUp como invitados o usuarios completos para que puedan acceder a toda la información que necesitan.
- Asigna tareas y pasa sin esfuerzo a la gestión de proyectos. También puedes utilizar ClickUp como software de gestión de pedidos para proveedores.
- Establece objetivos en ClickUp Goals y capacita a tus proveedores para que realicen el seguimiento del progreso.
Comuníquese
Establezca reuniones periódicas de control y revisión con sus proveedores. Invíteles a comentar las tareas y subtareas para que puedan aclarar cualquier duda en contexto y en tiempo real.
Utilice la vista de chat de ClickUp para consolidar las conversaciones con los proveedores y responder de manera eficiente.
Evaluar
Defina métricas de rendimiento claras y establezca procesos regulares de supervisión y evaluación.
- Utilice plantillas de listas de proveedores para llevar a cabo el seguimiento de todos sus proveedores en un solo lugar.
- Utilice el panel de ClickUp para analizar métricas como los plazos de entrega, los estándares de calidad, la rentabilidad y el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA).
- Utilice estas métricas para evaluar el rendimiento de los proveedores e identificar áreas de mejora.
- Configure recordatorios para renovaciones de contratos, auditorías de cumplimiento, renegociaciones, etc.
Si eres nuevo en la creación de sistemas de gestión de proveedores, no te preocupes. La plantilla de lista de control para la gestión de proveedores de ClickUp es un punto de partida ideal. Se trata de una solución integral para la gestión de proveedores, desde las comprobaciones iniciales hasta la evaluación del rendimiento.
4. Optimice sobre la marcha
Con el tiempo, recibirá más información sobre sus procesos de gestión de proveedores, lo que le permitirá optimizar también sus herramientas. Por ejemplo, si la facturación es propensa a errores, puede utilizar ClickUp Clips para obtener un tutorial sobre el proceso de captura de pantalla.
Si tiene proveedores de diferentes zonas geográficas, puede configurar un campo personalizado para la moneda. Puede configurar advertencias de dependencia si tiene dos proveedores trabajando en el mismo proceso.
Aprenda de sus relaciones con los proveedores e invierta en la mejora continua.
Fortalezca su proceso de gestión de proveedores con ClickUp.
El objetivo principal de recurrir a un proveedor es reducir la carga de trabajo de los equipos internos. Todo el ejercicio será inútil si la gestión de proveedores genera una carga de trabajo adicional para sus equipos de proyectos o adquisiciones.
Por lo tanto, es fundamental contar con un sistema de gestión de proveedores bien estructurado. El software gratuito de gestión de proyectos ClickUp es flexible y adaptable, lo que lo hace perfecto también para la gestión de proveedores.
Le ayuda a gestionar todo el ciclo de vida, desde la incorporación del proveedor hasta después de su salida. Es flexible, personalizable y está diseñado específicamente para sus necesidades. Optimiza el proceso y realiza la automatización de los flujos de trabajo.
Esto beneficia tanto a usted como al proveedor. ¡Pruebe ClickUp hoy mismo gratis!
Preguntas frecuentes sobre el sistema de gestión de proveedores
1. ¿Qué se entiende por gestión de proveedores?
La gestión de proveedores se refiere a la forma en que las organizaciones gestionan sus relaciones con los proveedores y prestadores de servicios. Implica la selección de proveedores, la negociación de contratos, el control de costes, la gestión de entregas y la evaluación del rendimiento.
2. ¿Cuáles son las cuatro fases de la gestión de proveedores?
Las cuatro fases de la gestión de proveedores son las siguientes.
- Selección de proveedores: identificar proveedores potenciales, evaluar sus capacidades y seleccionar uno en función de criterios de calidad, coste, fiabilidad y servicio.
- Negociación de contratos: definir las condiciones y los precios, según el modelo de negocio de la empresa, los plazos de entrega, los estándares de calidad y los acuerdos de nivel de servicio.
- Supervisión del rendimiento: seguimiento del rendimiento de los proveedores en función de las métricas y los acuerdos de nivel de servicio (SLA) acordados.
- Gestión de relaciones: comunicación regular, resolución de problemas o inquietudes y trabajo colaborativo para mejorar los procesos y los resultados.
3. ¿Quién es responsable de la gestión de proveedores?
La responsabilidad de la gestión de proveedores suele tener un uso compartido entre los equipos de compras, proyectos y finanzas.
- El departamento de compras es responsable de revisar las propuestas, negociar los contratos, incorporar a los proveedores, etc.
- Las partes interesadas en el proyecto tendrán mucho que decir en la elección del proveedor. También trabajarán con el proveedor, evaluarán su rendimiento, le darán su opinión, decidirán sobre las renovaciones, etc.
- Los equipos financieros se encargan de las facturas, los pagos y las multas o sanciones, si las hubiera.
Una buena gestión de las relaciones con los proveedores requiere que estas tres partes trabajen en colaboración.