Cada organización trabaja con un número de proveedores para un amplio intervalo de cosas. Puede tratarse de la compra de ordenadores portátiles u otros aparatos electrónicos, la gestión de nóminas, la organización de cursos de formación o talleres, la seguridad de las oficinas, las auditorías de calidad o la gestión de los recursos humanos externalización de la gestión de proyectos . Estudios muestran que el número de proveedores externos utilizados por una organización ha aumentado en los dos últimos años. Esta tendencia continuará.
Para gestionar esta creciente red de proveedores de forma eficaz y segura, se necesita un sólido sistema de gestión de proveedores. Veamos cómo crear un sistema de gestión de proveedores que funcione.
¿Qué es la gestión de proveedores?
La gestión de proveedores es el proceso de mantener relaciones sanas con los proveedores de una organización. Incluye varias actividades, como:
- Selección de proveedores
- Negociación de contratos
- Incorporación de proveedores y habilitación del acceso
- Recepción de facturas y realización de pagos
- Evaluación del rendimiento
- Incorporación, si es necesario
Un proceso eficaz de gestión de proveedores es fundamental para que el trabajo esté bien terminado. Permite a las organizaciones establecer relaciones estratégicas con los proveedores, garantizando la calidad, fiabilidad y rentabilidad de sus productos y servicios. También es crucial para la fluidez de las operaciones, la mitigación de riesgos y la gestión de la cadena de suministro.
A continuación se detallan algunas de sus ventajas.
Ventajas de la gestión de proveedores
Una gestión de proveedores satisfactoria es tan esencial como la gestión de la plantilla o la experiencia de los empleados. Ayuda a la organización a aprovechar su red de proveedores/prestadores de servicios para maximizar el beneficio mutuo. He aquí cómo.
Visibilidad granular
La primera y principal ventaja de una buena gestión de las relaciones con los proveedores es la visibilidad. Ayuda a las organizaciones a comprender:
- Quién suministra qué producto/servicio
- Cuál es el precio de cada producto/servicio
- ¿Se están cumpliendo todos los acuerdos de nivel de servicio (SLA)?
- ¿Hay facturas pendientes?
Con el seguimiento en tiempo real de toda la actividad relacionada con los proveedores, puede eliminar el despilfarro, reforzar la seguridad y optimizar la eficiencia.
Plantilla de ClickUp
para el seguimiento de los KPI de gestión de proveedores
Mejora de la productividad
Un sistema de gestión de proveedores prepara al proveedor para el intento correcto. Describe el trabajo que tiene que hacer, sus criterios de aceptación y los plazos.
Para el proveedor, esta claridad facilita el proceso de entrega del producto o servicio. Para los equipos de compras de la organización, esto agiliza la relación. Con una buena gestión de proveedores, puede:
- Automatizar los procesos repetitivos
- Racionalizar los flujos de trabajo para mejorar la coherencia
- Centrarse en iniciativas estratégicas en lugar de en la administración habitual
Mitigación de riesgos
La gestión de proveedores ayuda a establecer un enfoque estratégico para identificar y mitigar los riesgos, ya sean de incumplimiento o de falta de rendimiento. Un buen sistema de gestión de proveedores contará con procesos, automatización y listas de control para:
- Evaluar las capacidades de los proveedores
- Gestión del cumplimiento normativo
- Cumplimiento de las normas y políticas de la empresa
- Fiabilidad e historial de servicio
Puede utilizar las prácticas de gestión de proveedores para realizar comprobaciones de antecedentes, solicitar información financiera y revisar las referencias para asegurarse de que un proveedor no supone un riesgo legal u operativo. Al identificar y mitigar estos riesgos por adelantado, puede evitar costosas interrupciones, sanciones legales y daños a su reputación.
Resultados ESG
Las metas medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG) están adquiriendo una gran importancia para las organizaciones de todo el mundo. Un buen sistema de gestión de proveedores ayuda a alinear la selección de proveedores con su estrategia ASG, incluidas las prácticas laborales, la diversidad y el compromiso con la comunidad.
Gestión estratégica
Una buena herramienta de gestión de proveedores proporciona información valiosa sobre los patrones de gasto, el rendimiento de los proveedores y las tendencias del mercado, lo que compatibiliza la toma de decisiones estratégicas.
Por ejemplo, si los datos muestran que gasta más en consultores tecnológicos, puede plantearse contratar un equipo interno como alternativa.
Al implantar un sistema que ofrezca ventajas en la gestión de proveedores, es probable que se encuentre con algunos retos.
Desafíos en la gestión de proveedores y soluciones
Los retos en torno a los sistemas de gestión de proveedores pueden entenderse en Gestión de contratos y mitigación de riesgos.
Gestión de contratos
Un contrato es un conjunto exhaustivo de términos y condiciones que definen la relación proveedor-empresa. Esto plantea diversos retos, como:
Escala: Si debe realizar seis comprobaciones para un proveedor, entonces una red de diez proveedores necesitará que realice 60 tareas. Hacerlo manualmente para cada nuevo proveedor o renegociación de contrato puede resultar tedioso.
Complejidad: Los contratos pueden tener múltiples cláusulas entrelazadas para el seguimiento de obligaciones, hitos, entregables, pagos, resolución de disputas, etc. Y lo que es más importante, no se puede utilizar el mismo contrato para un proveedor de servicios de software y para el proveedor de café: cuantos más proveedores, más complejas serán las condiciones.
Flexibilidad: Los contratos están hechos para ser rígidos y poder hacerse cumplir. Sin embargo, las empresas deben hacerlos lo suficientemente flexibles como para adaptarse a la evolución de las necesidades del negocio, las actualizaciones normativas o los problemas de rendimiento.
**Cumplimiento: En un contrato, ambas partes acuerdan unas condiciones concretas. Garantizar que cumplen estas condiciones a lo largo de todo el contrato puede suponer un reto considerable.
Gestión del ciclo de vida: Gestionar todo el ciclo de vida, incluidas las renovaciones, renegociaciones y rescisiones, puede ser complicado, sobre todo si los contratos son a muy largo plazo.
Visibilidad e integración: Mantener una base de datos centralizada de los expedientes que sea accesible a todos cuando sea necesario. Los sistemas dispares pueden entorpecer el flujo de información y provocar ineficiencias y errores.
Evaluaciones de riesgos
Todos los problemas anteriores en la gestión de contratos se ven agravados por el riesgo que abren para las organizaciones. Algunos de los retos más comunes de la gestión de riesgos son:
Estandarización: No se puede realizar la misma evaluación de riesgos para todos los proveedores. Sin embargo, crear una lista de control única para cada proveedor puede resultar tedioso.
Coherencia: Garantizar la coherencia a la hora de evaluar, puntuar y priorizar los riesgos en los distintos departamentos o unidades de empresa puede complicar el proceso de gestión de proveedores.
Limitación de recursos: Llevar a cabo evaluaciones exhaustivas requiere importantes recursos de tiempo, experiencia y tecnología.
**Ciberseguridad y privacidad de los datos: La rápida digitalización hace compleja la gestión de los riesgos de ciberseguridad y privacidad de los datos asociados a los proveedores.
Para superar estos retos y reforzar su práctica de gestión de proveedores, necesita las herramientas y los procesos adecuados.
¿Cómo crear un sistema de gestión de proveedores?
Crear un sistema eficaz de gestión de proveedores no tiene por qué implicar desarrollar un nuevo software. Puede elegir un software creado para tal fin o adaptar una sólida herramienta de gestión de proyectos para gestionar sus relaciones con los proveedores.
Varias organizaciones utilizan ClickUp para la gestión de relaciones con proveedores, el ajuste de procesos, tareas, listas de control y recordatorios. Si desea crear un sistema de gestión de proveedores para su organización, aquí le explicamos cómo hacerlo.
1. Defina los requisitos
Empiece por definir claramente las metas y los requisitos de su sistema de gestión de proveedores. El ajuste de unos objetivos claros guiará el desarrollo y la implantación de su sistema.
Algunos de los objetivos empresariales más comunes que las empresas pretenden alcanzar con la estrategia de gestión de proveedores son:
- Ahorro de costes
- Gestión de riesgos
- Seguimiento de SLA
- Revisión del rendimiento
- Gestión financiera
2. Ajuste del software de gestión de proveedores
Basándose en las necesidades y requisitos que ha identificado anteriormente, ajuste las siguientes funciones para crear una base sólida.
Solicitud de propuestas
Toda relación con un proveedor comienza con la solicitud de propuestas (RFP). Ajuste su software de gestión de adquisiciones para recopilar información a través de un único formulario estandarizado. Permita que estos datos de proveedores se vean como una lista/ordenados por etiquetas específicas para que pueda preseleccionar y comparar entidades fácilmente. Formularios ClickUp es un buen lugar para ajustar esto como parte de su práctica de gestión de proveedores. Utilice Solicitud de propuesta (RFP) de ClickUp plantilla para empezar a trabajar de inmediato.
obtenga todos los detalles de los proveedores utilizando la plantilla RFP de ClickUp_
Evaluar el riesgo del proveedor
Establezca auditorías de riesgo estandarizadas que evalúen a los proveedores en múltiples dimensiones, como la salud financiera, la estabilidad operativa, el cumplimiento de la normativa y las prácticas de ciberseguridad.
Puede recopilar estos datos mediante formularios de ClickUp. También puede configurar tareas con listas de control reutilizables para ayudar a los equipos de compras a acelerar el proceso.
Listas de comprobación en las tareas de ClickUp para garantizar el cumplimiento de los proveedores
Integrar
Conecte a su proveedor/ software de gestión de contratistas a varias herramientas de corporación como ERP, facturación, gestión de pagos, etc. Esto garantiza un flujo de datos y procesos sin fisuras entre los sistemas, mejorando la eficiencia operativa y minimizando los errores.
ClickUp se integra con más de 1000 herramientas, como Zendesk, Dropbox, Google Suite, etc.
Personalizar
Haga que su software de gestión de proveedores se adapte a sus necesidades específicas. Las más de 15 vistas de ClickUp, las más de 35 ClickApps las numerosas plantillas e integraciones de ClickApps le permiten crear un software exactamente a su medida.
vista del Calendario de ClickUp para el seguimiento de tareas a lo largo del tiempo_
Implementar políticas
Documente las políticas y los procedimientos que deben seguir los proveedores y póngalos a disposición de quien los necesite. Por ejemplo, si necesita que sus proveedores carguen facturas en formato PDF en su sistema ERP, redacte un procedimiento operativo estándar (POE) con compatibilidad para la resolución de problemas. Documentos de ClickUp ofrece una interfaz moderna, dinámica y fácil de usar para redactar POE. Con ClickUp Brain, también puede preguntar y obtener respuesta en lugar de perder tiempo buscando.
Asegúrese de que estas políticas se ajustan a las metas de su organización y a las normas reglamentarias. Haga uso de la plantillas de contratos .
Automatización
Utilice el sistema de gestión de proveedores para centralizar y automatizar los procesos. En lugar de recibir presupuestos por correo electrónico y consolidarlos manualmente, ajuste Plantillas de solicitud de presupuesto (RFQ) que facilitan la recopilación de datos.
Las automatizaciones de ClickUp también le permiten realizar trabajos rutinarios en piloto automático. Algunas de las automatizaciones más valiosas en la gestión de proveedores son:
- Asignar una tarea a la oficina de cumplimiento/legal cuando se reciban todos los documentos de un proveedor
- Recordatorio a los usuarios de las tareas atrasadas
- Pasar a una lista separada de "proveedores preseleccionados" cuando se produzca un cambio de estado en ellos
- Aplicar una plantilla de lista de control cuando el estado cambie a "evaluación de proveedores"
Con la función software de gestión de proveedores configurado, es hora de gestionar sus relaciones.
3. Gestionar las relaciones con los proveedores
Incorporación
Cree un proceso estructurado de incorporación de proveedores para garantizar que todos los nuevos proveedores cumplen las normas y requisitos de su organización.
- Utilice la lista de control para asegurarse de que ha recopilado toda la información necesaria
- Cree usuarios proveedores en ClickUp como invitado o como usuario completo para que puedan acceder a toda la información que necesitan
- Asigne tareas y pase a la gestión de proyectos sin esfuerzo. Puede utilizar ClickUp comosoftware de gestión de pedidos también para proveedores
- Establezca objetivos en las Metas de ClickUp y permita a sus proveedores hacer un seguimiento de su progreso
Comunicar
Establezca reuniones periódicas de control y revisión con sus proveedores. Invíteles a comentar las tareas y subtareas para que puedan aclarar cualquier cosa en contexto y en tiempo real.
Utilice la ClickUp vista de chat para consolidar las conversaciones de los vendedores y responder con eficacia.
vista de chat de ClickUp para facilitar la colaboración con el proveedor_
Evaluar
Definir métricas de rendimiento claras y establecer procesos regulares de seguimiento y evaluación.
- Utiliceplantillas de listas de proveedores para realizar un seguimiento de todos sus proveedores en un solo lugar
- Utilice el panel de ClickUp para analizar métricas como los plazos de entrega, los estándares de calidad, la rentabilidad y el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA)
- Utilice estas métricas para evaluar el rendimiento de los proveedores e identificar áreas de mejora
- Ajuste recordatorios para renovaciones de contratos, auditorías de cumplimiento, renegociación, etc.
Si no está familiarizado con la creación de sistemas de gestión de proveedores, no se preocupe. En Plantilla de lista de control de gestión de proveedores de ClickUp es un punto de partida ideal. Es una solución integral para la gestión de proveedores, desde las comprobaciones iniciales hasta la evaluación del rendimiento.
gestione a sus proveedores con la plantilla de lista de control de gestión de proveedores de ClickUp
4. Optimice sobre la marcha
Con el tiempo, conocerá mejor sus procesos de gestión de proveedores y, a partir de ahí, también podrá optimizar sus herramientas. Por ejemplo, si la facturación es propensa a errores, puede utilizar ClickUp Clips para realizar una captura de pantalla tutorial del proceso.
Si tiene proveedores de varias zonas geográficas, puede configurar un campo personalizado para la moneda. Puede configurar advertencias de dependencia si tiene dos proveedores trabajando en el mismo proceso.
Aprenda de sus relaciones con los proveedores e invierta en la mejora continua.
Refuerce su proceso de gestión de proveedores con ClickUp
El objetivo principal de acudir a un proveedor es reducir la carga de trabajo de los equipos internos. Todo este ejercicio es inútil si la gestión de proveedores crea una carga de trabajo adicional para sus equipos de proyectos/adquisiciones.
Por ello, es fundamental contar con un sistema de gestión de proveedores bien estructurado. El sistema de ClickUp software gratuito/a de gestión de proyectos es flexible y adaptable, por lo que también es perfecto para la gestión de proveedores.
Le ayuda a gestionar todo el ciclo de vida del proveedor, desde la incorporación hasta la desvinculación. Es flexible, personalizable y está diseñado específicamente para sus necesidades. Agiliza el proceso y automatiza los flujos de trabajo.
Le beneficia tanto a usted como al proveedor. Pruebe ClickUp gratis/a hoy mismo ¡!
Preguntas frecuentes sobre el sistema de gestión de proveedores
1. ¿Qué se entiende por gestión de proveedores?
La gestión de proveedores hace referencia al modo en que las organizaciones gestionan sus relaciones con los proveedores y prestadores de servicios. Incluye la selección de proveedores, la negociación de contratos, el control de costes, la gestión de entregas y la evaluación del rendimiento.
2. ¿Cuáles son las cuatro fases de la gestión de proveedores?
Las cuatro fases de la gestión de proveedores son las siguientes.
- Selección de proveedores: Identificación de posibles proveedores, evaluación de capacidades y selección de uno en función de consideraciones de calidad, coste, fiabilidad y servicio
- Negociación del contrato: Definición de las condiciones, fijación de precios según el modelo de empresa del proveedor, plazos de entrega, normas de calidad y acuerdos de nivel de servicio
- Supervisión del rendimiento: Seguimiento del rendimiento del proveedor con respecto a las métricas y los acuerdos de nivel de servicio acordados
- Gestión de relaciones: Comunicación periódica, resolución de problemas y colaboración para mejorar los procesos y los resultados
3. ¿Quién es responsable de la gestión de proveedores?
La responsabilidad de la gestión de proveedores suele estar compartida entre los equipos de compras, proyectos y finanzas.
- Compras se encarga de revisar las propuestas, negociar los contratos, incorporar a los proveedores, etc.
- Partes interesadas del proyecto tendrán mucho que decir en la elección del proveedor. También trabajarán con el proveedor, evaluarán su rendimiento, darán su opinión, decidirán las renovaciones, etc.
- Los equipos financieros se encargan de las facturas, los pagos, las multas y las sanciones, si las hubiera.
Una buena gestión de las relaciones con los proveedores requiere la colaboración de estas tres partes.