¿Se ha encontrado alguna vez con que una tarea se retrasa y, al preguntar por qué, el miembro del equipo dice: "Ah, pero estaba esperando algo que necesito"?
Las dependencias son una de las principales causas de retrasos en cualquier proyecto. Si no planifica las dependencias con eficacia, no sólo se retrasará, sino que los miembros del equipo del proyecto se quedarán de brazos cruzados hasta que se complete la tarea anterior.
En la gestión de proyectos, esto puede tener consecuencias financieras, de reputación y de motivación.
En esta entrada del blog, exploramos el concepto de retraso y cómo puede ayudarle a planificar mejor los proyectos, evitar retrasos, maximizar la utilización de los recursos e impulsar los resultados deseados.
¿Qué es el tiempo de retraso?
El tiempo de retraso en la gestión de proyectos se refiere a la demora entre tareas que dependen unas de otras. Es el periodo de espera antes de que pueda comenzar la actividad sucesora, incluso después de que se haya completado la actividad predecesora.
Si alguna vez ha estado en una videoconferencia y alguien le ha dicho: "Hay un retraso en esta llamada", ya sabe lo que es el tiempo de retraso. Es el retraso entre que tu colega dice algo y tú lo recibes para poder responder. En el mejor de los casos, puede frustrar a los participantes. En el peor, puede hacer que toda la llamada sea improductiva.
Por eso, entender el desfase, sus causas y consecuencias es fundamental para el éxito de la gestión de proyectos.
Panorámica general del tiempo de retraso en la gestión de proyectos
En pocas palabras, el tiempo de retraso es un concepto de programación y planificación que representa una demora o espera imprevista entre tareas posteriores.
¿Cómo se calcula el tiempo de retraso?
Medimos el tiempo de retraso en unidades relevantes para la programación del proyecto, como horas, días o semanas.
Si la tarea A (actividad predecesora) termina el primer día y la tarea B (actividad sucesora) no puede empezar hasta pasados tres días, el desfase es de tres días.
¿Cuáles son las características del desfase?
Algunas de las características clave del tiempo de retraso son las siguientes.
Inesperado: Rara vez se espera un desfase. Ocurre sin previo aviso o advertencia. Por ejemplo, la enfermedad de un miembro del equipo o una avería en la maquinaria.
Indeseable: El retraso es una "demora" en el flujo del proceso que perjudica al proyecto.
Post-facto: Como el desfase es inesperado, no puede preverse. Por lo tanto, sólo se puede identificar a posteriori y responder a él.
Efectos descendentes: Un retraso en cualquier parte de la fase del proyecto tiene efectos descendentes en varias tareas e hitos. Por ejemplo, en un proyecto de software, si el análisis de calidad se retrasa porque la suscripción al software de automatización de pruebas ha caducado, la implantación y las tareas de DevOps también se retrasarán.
¿Para qué sirve el retraso?
El tiempo de retraso es una medida de la latencia. Le ayuda a seguir principios de gestión de proyectos y mejorar los resultados:
Medir la eficiencia: El tiempo de retraso se refiere al nivel de ineficacia del proceso. Es el primer paso para optimizar el flujo de trabajo.
Identificación de lagunas: Si un paso concreto del proceso causa retrasos, el tiempo de retraso arroja luz sobre una laguna que hay que colmar.
Predecir el tiempo de inactividad: Aunque el tiempo de retraso no es una medida predictiva/preventiva, puede ayudar a identificar posibles cuellos de botella para el siguiente ciclo. Por ejemplo, si una máquina concreta causa retrasos repetidamente, puede planificar su sustitución o reparación.
Creación de copias de seguridad: A menudo, los retrasos son resultado de deficiencias en el proceso. Por ejemplo, si sólo hay un desarrollador en el equipo, incluso sus vacaciones pueden provocar retrasos. Comprender esto puede ayudarte a crear copias de seguridad.
¿Cuáles son algunos de los indicadores de retraso más utilizados en la gestión de proyectos?
Los indicadores de desfase son métricas de tiempo de retraso en los proyectos. Se calculan después del evento, o de que el proyecto esté completado para evaluar el rendimiento.
En la gestión de proyectos, algunos indicadores de retraso de uso común son:
- Tiempo de retraso: La diferencia entre la fecha prevista y la fecha real de entrega de la tarea
- Impacto descendente: El retraso causado al proyecto como resultado del retraso en una tarea concreta
- Pérdida de productividad: Tiempo improductivo empleado por los miembros del equipo que estaban esperando a que se completara la tarea anterior
- Pérdida de ingresos: Pérdida potencial de ventas/ingresos o penalizaciones debidas al retraso
A menudo se confunde el plazo de ejecución con el plazo de entrega, otro concepto importante en la gestión de proyectos. Veamos en qué se parecen o en qué se diferencian.
Plazo de entrega vs. Plazo de ejecución Plazo de entrega es el tiempo total que se tarda en completar un proyecto de principio a fin.
A diferencia de la duración del ciclo, que mide el tiempo que se tarda en crear el producto -como desarrollar una función o hacer un café-, el plazo de entrega mide la duración entre el pedido del cliente y la entrega del producto, incluyendo la logística, el servicio de atención al cliente, etc. Ya hemos hablado de duración del ciclo vs Plazo de entrega en una entrada anterior del blog.
Lo más básico fórmula del plazo de entrega es Plazo de entrega = Fecha de finalización del proyecto - Fecha de inicio del proyecto. Sin embargo, al planificar un proyecto, los gestores lo calculan como el tiempo total necesario para completar cada tarea del proyecto y el tiempo de espera necesario, si lo hubiera.
El Plazo de entrega ayuda a los gestores de proyectos a programar tareas y recursos. Les ayuda a entender las dependencias y a programar el trabajo en consecuencia. Tomemos un ejemplo sencillo de un proyecto de software.
El plazo de entrega para el desarrollo puede ser de dos días, las pruebas de un día y la implantación de un día. Si el proyecto comienza el lunes, los gestores de proyectos pueden asignar tareas a los desarrolladores para el lunes y el martes, a los analistas de calidad para el miércoles y a DevOps para el jueves.
A diferencia del tiempo de retraso, el plazo de entrega es una herramienta de predicción/planificación. Las diferencias clave entre ambos son las siguientes.
| Tiempo de entrega | Tiempo de desfase |
|---|---|
| Plazo de entrega: es el tiempo que se tarda en completar el proyecto de principio a fin | Plazo de retardo: es el retraso o latencia entre dos pasos subsiguientes |
| Herramienta predictiva: Utilizada para una programación eficaz | Herramienta retrospectiva: Se utiliza para medir el rendimiento |
| Previsible e inevitable | Imprevisible y evitable |
Diferencias entre plazo de entrega y plazo de ejecución
Aunque diferentes, tanto el plazo de entrega como el de ejecución son fundamentales para medir el rendimiento de un proyecto. He aquí cómo.
Planificación y programación
El Plazo de entrega ayuda a los gestores de proyectos a planificar las tareas y actividades dependientes en función de su metas de gestión del tiempo . El tiempo de retraso ayuda a crear imprevistos.
Por ejemplo, si el plazo de entrega de un proyecto de desarrollo es de 10 días, puede programar las tareas en consecuencia. Si el retraso medio en proyectos anteriores fue de 2 días, puede incluirlo en su planificación y planificar la entrega para dentro de 12 días.
Plantilla de Cronograma de ClickUp Gantt
para ver cómo afectan las dependencias a los plazos de entrega y de ejecución_
Utilización y optimización de recursos
Plazo de entrega ayuda a utilizar los recursos de manera eficaz, mientras que el tiempo de retraso ayuda a crear una copia de seguridad.
Por ejemplo, puede utilizar el Plazo de entrega para asignar tareas en el orden del flujo del proceso. Y utilizar el tiempo de retraso para contratar recursos adicionales o alquilar maquinaria. Esto puede cambiar en función de si se trata de un proyecto único o recurrente.
Gestión del rendimiento
El Plazo de entrega se mide en función de objetivos, mientras que el desfase ideal es cero.
Por ejemplo, si el tiempo estimado para desarrollar una función es de 16 horas, ese es el plazo de entrega objetivo para esa tarea. Si un desarrollador tarda más, su rendimiento no responde a las expectativas.
establecimiento de objetivos de plazos de entrega y gestión del rendimiento en ClickUp_
Sin embargo, el tiempo de retraso se produce cuando se cogen una baja por enfermedad o su ordenador funciona mal. Por lo tanto, esto no es una cuestión de su rendimiento y no aparece en sus revisiones. Sin embargo, este retraso afecta a la entrega del proyecto y debe tenerse en cuenta durante la revisión del sprint/proyecto.
Rendición de cuentas
El plazo de entrega es una responsabilidad colectiva, y cada miembro del equipo y gestor del proyecto es responsable de mantener un buen plazo de entrega. El tiempo de retraso es una ineficiencia del proceso, que es responsabilidad de la dirección.
Factores que afectan al Plazo de entrega y al Retraso en la producción
Hay varios factores que pueden afectar al plazo de entrega y al desfase en la gestión de proyectos, tanto positiva como negativamente. Algunos de los factores clave son los siguientes.
Disponibilidad de recursos: Si los recursos están fácilmente disponibles, los plazos serán más cortos y viceversa. Por otro lado, si algunos recursos están disponibles y otros no, puede haber retrasos. Por ejemplo, si se dispone de desarrolladores pero no de suficientes probadores, habrá un desfase entre esas dos fases de desarrollo.
Dependencias: La naturaleza de dependencias del proyecto influyen en los plazos de entrega y de ejecución. Las dependencias fuertes, en las que una tarea no puede empezar hasta que se haya completado la anterior, tienden a aumentar los tiempos de espera. Por el contrario, las tareas con dependencias más laxas pueden reducir los plazos gracias al solapamiento de tareas.
Complejidad del proyecto: Los proyectos complejos con múltiples tareas y fases interdependientes probablemente experimentarán mayores retrasos. Esto se debe a la mayor necesidad de coordinación y garantía de calidad entre tareas.
Exigencias de las partes interesadas: Unas medidas estrictas de control de calidad o unos procesos de aprobación más largos pueden alargar los plazos de entrega y entrega, ya que los proyectos esperan confirmación para seguir adelante.
Políticas de gestión de riesgos: Los proyectos con estrategias agresivas de gestión de riesgos probablemente tendrán plazos más cortos, ya que los gestores se habrán anticipado a posibles retrasos y accidentes.
En función del motivo, el impacto y las consecuencias, los tiempos de retraso pueden medirse, gestionarse y minimizarse para optimizar los flujos de trabajo. He aquí cómo.
Cómo gestionar y controlar los retrasos en la gestión de proyectos
El tiempo de retraso puede suponer un perjuicio considerable para la ejecución eficaz de un proyecto, por lo que es necesario minimizarlo y gestionarlo continuamente. He aquí algunos consejos y estrategias para lograrlo utilizando una sólida herramienta de gestión de proyectos como ClickUp.
Mapa de dependencias
Incluso los proyectos más sencillos tienen tareas dependientes. Por ejemplo, la facturación depende de la aprobación del proyecto por parte del cliente. Conocer estas dependencias ayuda a planificar mejor.
Cuando ajuste su proyecto utilizando Tareas de ClickUp , enlazar las dependientes y ver su impacto en los plazos de entrega. También puede utilizar el método de la ruta crítica para estimar con precisión el tiempo de un proyecto.
Planifique, organice y colabore en cualquier proyecto con una gestión de tareas personalizada
Control de tiempo
Anime a todos los miembros del equipo a realizar un seguimiento del tiempo de sus tareas. Esto ayuda a los gestores de proyectos a estimar con precisión los plazos de entrega. ClickUp control de tiempo del proyecto permite iniciar y detener un cronómetro, añadir un intervalo de tiempo o añadir horas/minutos para cada tarea y subtarea. También existen varias plantillas de gestión del tiempo dentro de ClickUp para ayudarle a estimar la duración estimada de forma eficaz.
Programar bien
Utilice las estimaciones de duración estimada, dependencias y ruta crítica para programar su proyecto con plazos óptimos y retrasos mínimos.
Programar: Ajuste plazos para cada tarea y visualice el proyecto utilizando Vista del Calendario de ClickUp . Asegúrate de que es razonable y alcanzable.
Asignar: Asigne tareas a los miembros del equipo en función de sus habilidades y disponibilidad. La vista Carga de trabajo de ClickUp es un gran lugar para obtener información sobre programación de recursos . Por ejemplo, si se enfrenta a un retraso en el despliegue de un incremento porque no dispone de suficientes recursos DevOps, utilice la vista Carga de trabajo para reasignar miembros del equipo de tareas de mantenimiento no críticas.
Visualice y gestione cualquier proyecto con los (diagramas de) Gantt de ClickUp
Aclarar: Utilice Vista del (diagrama de) Gantt de ClickUp para ver las dependencias y el solapamiento de tareas en el cronograma de su proyecto.
Por ejemplo, la revisión del código depende de que se complete la codificación. Compruebe si está previsto que esta última se complete antes que la primera. Si no, arrastre y suelte los plazos.
Si es la primera vez que gestiona proyectos complejos con dependencias, la herramienta de ClickUp Plantillas de (diagrama de) Gantt para proyectos-gantt-para-proyectos//(ENINGLÉS)) están aquí para ayudarle.
Mantenga un margen de tiempo: Aunque las duraciones estimadas sean exactas, hay que contar con algunos retrasos. Colocar estratégicamente márgenes de tiempo en los calendarios de los proyectos puede ayudar a gestionar eficazmente los retrasos.
Por ejemplo, añadir un margen entre las fases de integración del sistema y las pruebas de aceptación del usuario en un proyecto de desarrollo puede servir para acomodar retrasos inesperados sin afectar a la fecha de finalización del proyecto.
Comunicar
Las lagunas en la comunicación pueden provocar retrasos y demoras innecesarios. Para evitarlo, comuníquese de forma proactiva y periódica.
- Los comentarios anidados en las tareas de ClickUp permiten que los equipos se hagan preguntas entre sí y obtengan respuestas contextualmente, lo que evita retrasos en el uso compartido del conocimiento
- La vista de ClickUp Chat muestra todas las conversaciones en un solo lugar, por lo que sus equipos no tienen retrasos en las respuestas
- Automatizaciones de ClickUp elimine el trabajo ocupado, evitando retrasos en las tareas de administrador
- Recordatorios ClickUp ayudan a estar al tanto de los plazos, las responsabilidades y cualquier otra cosa que requiera atención
Lo más importante, supervisar y optimizar
Los retrasos son un síntoma de problemas sistémicos. Los retrasos repetidos indican que algo falla. Para arreglar el proceso, supervise regularmente el progreso del proyecto. Paneles de ClickUp le permiten ver todos los informes que necesita en un solo lugar. Por ejemplo, si desea ver todas las tareas atrasadas según la tasa de retraso, puede configurar un widget para ello en ClickUp.
Utilice estos informes para identificar las causas principales de los retrasos y eliminarlas sistemáticamente.
Utilice los paneles de ClickUp para visualizar los indicadores clave de rendimiento de toda la organización en tiempo real
Optimice los flujos de trabajo para minimizar los tiempos de retraso en la programación de proyectos con ClickUp
Todo proyecto es un complejo flujo de actividades e información. Los retrasos como resultado de que alguien esté esperando algo son casi inevitables.
Sin embargo, una buena gestión de proyectos se basa en eliminar esos retrasos. Si quiere completar un proyecto según los requisitos, a tiempo y dentro del presupuesto, no puede permitirse retrasos.
El completo software de gestión de proyectos de ClickUp está diseñado para evitarlo. Incluye potentes funciones para optimizar los flujos de trabajo de los proyectos y eliminar los retrasos innecesarios. Desde la estimación del tiempo necesario hasta la visualización de informes de progreso en tiempo real, ClickUp tiene todo lo que necesita para estar al tanto de su proyecto.
Siempre a tiempo. Pruebe ClickUp gratis/a hoy mismo ¡!
Preguntas frecuentes sobre el tiempo de demora
1. ¿Cuál es un ejemplo de tiempo de retraso?
El tiempo de retardo es el retraso inesperado entre un proceso y el siguiente.
En el desarrollo de software, puede ser el periodo de espera entre la codificación y la revisión del código debido a que el desarrollador principal tiene que trabajar en otro proyecto.
En la fabricación, un ejemplo de retraso es la demora en la entrega de una pieza de recambio como resultado de problemas en la cadena de suministro.
2. ¿Qué otra palabra puede significar retraso?
Otra palabra para tiempo de retraso es "periodo de espera" Este término se refiere al intervalo durante el cual no se produce ninguna actividad productiva en una tarea específica.
3. ¿Qué es el tiempo de retraso y el plazo de entrega?
Ambos son conceptos de programación utilizados en la gestión de proyectos para gestionar la secuencia de tareas en curso.
El tiempo de retraso es el periodo de demora o espera entre tareas. Suele ser imprevisto y resultado de un error o accidente.
Plazo de entrega es el tiempo que transcurre entre el inicio de un proceso y su finalización. Es el tiempo estimado que tardan en completarse todas las tareas de la secuencia.