¿Alguna vez se ha encontrado con una situación en la que una tarea se retrasa y, cuando pregunta por qué, el miembro del equipo le responde: «Oh, pero es que estaba esperando algo que necesitaba»?
Las dependencias son una de las principales causas de retrasos en cualquier proyecto. Si no planifica las dependencias de forma eficaz, no solo se retrasará, sino que los miembros del equipo del proyecto se quedarán sin nada que hacer hasta que se complete la tarea anterior.
En la gestión de proyectos, esto puede tener consecuencias financieras, reputacionales y motivacionales.
En esta entrada del blog, exploramos el concepto de retrasos y cómo puede ayudarle a planear mejor los proyectos, evitar demoras, maximizar la utilización de los recursos e impulsar los resultados deseados.
¿Qué es el retraso?
El retraso en la gestión de proyectos se refiere al retraso entre tareas que dependen unas de otras. Es el período de espera antes de que pueda comenzar la actividad sucesora, incluso después de que la actividad predecesora haya sido completada.
Si alguna vez ha participado en una videollamada y alguien ha dicho: «Hay un retraso en esta llamada», ya sabe lo que es el retraso. Es el tiempo que transcurre entre que su compañero dice algo y usted lo recibe para poder responder. En el mejor de los casos, puede frustrar a las personas que participan en la llamada. En el peor, puede hacer que toda la llamada sea improductiva.
Por lo tanto, comprender los retrasos, sus causas y consecuencias es fundamental para una gestión de proyectos exitosa.
Descripción general completa de los retrasos en la gestión de proyectos
En pocas palabras, el retraso es un concepto de programación y planificación que representa un retraso o espera imprevistos entre tareas sucesivas.
¿Cómo se calcula el retraso?
Medimos los retrasos en unidades relevantes para la programación del proyecto, como horas, días o semanas.
Si la tarea A (actividad predecesora) finaliza el primer día y la tarea B (actividad sucesora) solo puede comenzar después de tres días, su retraso es de tres días.
¿Cuáles son las características de los retrasos?
Algunas de las características clave de los retrasos son las siguientes.
Inesperado: los retrasos rara vez se prevén. Se producen sin previo aviso ni advertencia. Por ejemplo, un miembro del equipo que se pone enfermo o una avería en la maquinaria.
Indeseable: El retraso es una «demora» en el flujo del proceso, lo que resulta perjudicial para el proyecto.
A posteriori: dado que los retrasos son imprevistos, no se pueden prever. Por lo tanto, solo se pueden identificar y solucionar a posteriori.
Efectos en cascada: un retraso en cualquier parte de la fase del proyecto tiene efectos en cascada en diversas tareas e hitos. Por ejemplo, en un proyecto de software, si el análisis de calidad se retrasa porque ha caducado la suscripción al software de automatización de pruebas, las tareas de implementación y DevOps también se retrasarán.
¿Cuál es el propósito de los retrasos?
El retraso es una medida de la latencia. Le ayuda a seguir los principios de gestión de proyectos y a mejorar los resultados mediante:
Medición de la eficiencia: el retraso se refiere al nivel de ineficiencia del proceso. Es el primer paso para optimizar el flujo de trabajo.
Identificar las deficiencias: si un paso concreto del proceso provoca retrasos, el retraso pone de manifiesto una deficiencia que es necesario subsanar.
Predicción del tiempo de inactividad: aunque el retraso no es una medida predictiva/preventiva, puede ayudar a identificar posibles cuellos de botella para el siguiente ciclo. Por ejemplo, si una máquina concreta provoca retrasos repetidamente, puede planificar su sustitución/reparación.
Creación de copias de seguridad: A menudo, los retrasos se deben a deficiencias en el proceso. Por ejemplo, si solo hay un desarrollador en el equipo, incluso sus vacaciones pueden provocar un retraso. Comprender esto puede ayudarle a crear copias de seguridad.
¿Cuáles son algunos de los indicadores rezagados más utilizados en la gestión de proyectos?
Los indicadores de retraso son métricas del retraso en los proyectos. Se calculan después del evento, o una vez completado el proyecto, para evaluar el rendimiento.
En la gestión de proyectos, algunos indicadores rezagados de uso común son:
- Retraso: la diferencia entre la fecha planificada y la fecha real de entrega de la tarea.
- Impacto posterior: el retraso causado al proyecto como resultado de un retraso en una tarea concreta.
- Pérdida de productividad: tiempo improductivo dedicado por los miembros del equipo a esperar a que se completara la tarea anterior.
- Pérdida de ingresos: Pérdida potencial de ventas/ingresos o sanciones debido a retrasos.
Los retrasos se confunden a menudo con los plazos de entrega, otro concepto importante en la gestión de proyectos. Veamos en qué se parecen y en qué se diferencian.
Plazo de entrega frente a retrasos
El plazo de entrega es el tiempo total que se tarda en completar un proyecto de principio a fin.
A diferencia de la duración del ciclo, que mide el tiempo que se tarda en crear el producto (como desarrollar una función o preparar un café), el plazo de entrega mide la duración entre el pedido del cliente y la llegada del producto, incluyendo la logística, el servicio al cliente, etc. Hemos tratado más a fondo la duración del ciclo frente al plazo de entrega en una entrada anterior del blog.
La fórmula más básica para calcular el plazo de entrega es: Plazo de entrega = Fecha de finalización del proyecto – Fecha de inicio del proyecto. Sin embargo, al planificar un proyecto, los gestores lo calculan como el tiempo total que se tarda en completar cada tarea del proyecto y el tiempo de espera necesario, si lo hay.
El plazo de entrega ayuda a los gestores de proyectos a planificar las tareas y los recursos. Les ayuda a comprender las dependencias y a programar el trabajo en consecuencia. Veamos un ejemplo sencillo de un proyecto de software.
El plazo de entrega puede ser de dos días: un día para las pruebas y otro para la implementación. Si el proyecto comienza el lunes, los gestores de proyectos pueden asignar tareas a los desarrolladores para el lunes y el martes, a los analistas de calidad para el miércoles y a DevOps para el jueves.
A diferencia del retraso, el plazo de entrega es una herramienta predictiva/de planificación. Las diferencias clave entre ambos son las siguientes.
| Plazo de entrega | Retrasos |
|---|---|
| El plazo de entrega es el tiempo que se tarda en completar el proyecto de principio a fin. | El retraso es el tiempo de espera o latencia entre dos pasos consecutivos. |
| Herramienta predictiva: se utiliza para una programación eficaz. | Herramienta retrospectiva: se utiliza para medir el rendimiento. |
| Previsible e inevitable | Imprevistos y evitables |
Aunque son diferentes, tanto el plazo de entrega como el de retraso son fundamentales para medir el rendimiento de un proyecto. A continuación le explicamos cómo.
Planificación y programación
El plazo de entrega ayuda a los gestores de proyectos a planificar las tareas y las actividades dependientes en función de sus metas de gestión del tiempo. Los retrasos ayudan a crear contingencias.
Por ejemplo, si el plazo de entrega de un proyecto de desarrollo es de 10 días, puede programar las tareas en consecuencia. Si el retraso medio en proyectos anteriores fue de 2 días, puede incluirlo en su calendario y planificar la entrega en 12 días.
Utilización y optimización de recursos
El plazo de entrega ayuda a utilizar los recursos de manera eficaz, mientras que el retraso ayuda a crear una copia de seguridad.
Por ejemplo, puede utilizar el plazo de entrega para asignar tareas en el orden del flujo del proceso. Y utilice el retraso para contratar recursos adicionales o alquilar maquinaria. Esto puede variar en función de si se trata de un proyecto puntual o recurrente.
Gestión del rendimiento
El plazo de entrega se mide en función de los objetivos, mientras que el retraso ideal es cero.
Por ejemplo, si la duración estimada para desarrollar una función es de 16 horas, ese es el plazo objetivo para esa tarea. Si un desarrollador tarda más, su rendimiento no cumple con las expectativas.
Sin embargo, los retrasos se producen cuando se dan de baja por enfermedad o cuando su ordenador falla. Por lo tanto, no se trata de una cuestión de rendimiento y no aparece en sus evaluaciones. Sin embargo, estos retrasos afectan a la entrega del proyecto y deben tenerse en cuenta durante la revisión del sprint/proyecto.
Responsabilidad
El plazo de entrega es una responsabilidad colectiva, y todos los miembros del equipo y los gestores de proyectos son responsables de mantener un buen plazo de entrega. Los retrasos son una ineficiencia del proceso, cuya responsabilidad recae en los directivos.
Factores que afectan al plazo de entrega y retraso en la producción
Hay varios factores que pueden afectar al plazo de entrega y al retraso en la gestión de proyectos, tanto de forma positiva como negativa. Algunos de los factores clave son los siguientes.
Disponibilidad de recursos: si los recursos están fácilmente disponibles, los plazos de entrega serán más cortos y viceversa. Por otro lado, si algunos recursos están disponibles y otros no, puede haber retrasos. Por ejemplo, si tiene desarrolladores pero no suficientes probadores, habrá un retraso entre esas dos fases del desarrollo.
Dependencias: La naturaleza de las dependencias del proyecto influye en los plazos de entrega y retraso. Las dependencias fuertes, en las que una tarea no puede comenzar hasta que se haya completado la anterior, tienden a aumentar los plazos de retraso. Por el contrario, las tareas con dependencias más flexibles pueden permitir reducir los plazos de entrega gracias a la superposición de tareas.
Complejidad del proyecto: los proyectos complejos con múltiples tareas y fases interdependientes probablemente experimentarán retrasos prolongados. Esto se debe a la mayor necesidad de coordinación y control de calidad entre las tareas.
Requisitos de las partes interesadas: Las estrictas medidas de control de calidad o los procesos de aprobación más largos pueden prolongar los plazos de entrega, ya que los proyectos quedan a la espera de la confirmación para continuar.
Políticas de gestión de riesgos: los proyectos con estrategias agresivas de gestión de riesgos probablemente tendrán retrasos más cortos, ya que los gestores habrán abordado de forma preventiva los posibles retrasos y accidentes.
Dependiendo de la razón, el impacto y las consecuencias, los retrasos se pueden medir, gestionar y minimizar para optimizar los flujos de trabajo. A continuación le explicamos cómo.
Cómo gestionar y controlar los retrasos en la gestión de proyectos
Los retrasos pueden suponer un perjuicio considerable para la ejecución eficaz de los proyectos, por lo que es necesario minimizarlos y gestionarlos de forma continua. A continuación, le ofrecemos algunos consejos y estrategias para lograrlo utilizando una herramienta de gestión de proyectos sólida como ClickUp.
Mapeo de dependencias
Incluso los proyectos más sencillos tienen tareas dependientes. Por ejemplo, la facturación depende de la aprobación del proyecto por parte del cliente. Conocer estas dependencias ayuda a planificar mejor.
Cuando configure su proyecto utilizando las tareas de ClickUp, vincule las tareas dependientes y observe su impacto en los plazos de entrega. También puede utilizar el método del camino crítico para estimar con precisión la duración de un proyecto.
Realice el seguimiento del tiempo
Anime a todos los miembros del equipo a realizar el seguimiento del tiempo dedicado a sus tareas. Esto ayuda a los gestores de proyectos a estimar con precisión los plazos de entrega.
El control de tiempo de los proyectos de ClickUp le permite iniciar y detener un cronómetro, añadir un intervalo de tiempo o añadir horas/minutos para cada tarea y subtarea. ClickUp también incluye varias plantillas de gestión del tiempo que le ayudarán a calcular el tiempo de forma eficaz.
Planifique correctamente
Utilice las duraciones estimadas, las dependencias y la ruta crítica para programar su proyecto con plazos de entrega óptimos y retrasos mínimos.
Calendario: establezca plazos para cada tarea y visualice el proyecto utilizando la vista de calendario de ClickUp. Asegúrese de que sean razonables y alcanzables.
Asignar: Asigne tareas a los miembros del equipo en función de sus habilidades y disponibilidad. La vista Carga de trabajo de ClickUp es un lugar ideal para obtener información sobre la programación de recursos. Por ejemplo, si se enfrenta a retrasos en la implementación de una mejora porque no dispone de suficientes recursos de DevOps, utilice la vista Carga de trabajo para reasignar a los miembros del equipo que no estén realizando tareas de mantenimiento críticas.
Aclare: utilice la vista Gantt de ClickUp para ver las dependencias y las tareas superpuestas en el cronograma de su proyecto.
Por ejemplo, la revisión del código depende de la completación de la codificación. Compruebe si está previsto que esta última se complete antes que la primera. De lo contrario, arrastre y suelte los plazos.
Si eres nuevo en la gestión de proyectos complejos con dependencias, las plantillas de proyectos con diagramas de Gantt de ClickUp te serán de gran ayuda.
Mantenga un margen de tiempo: aunque las duraciones estimadas sean precisas, debe prever algunos retrasos. Colocar estratégicamente márgenes de tiempo en los calendarios de los proyectos puede ayudar a gestionar eficazmente los retrasos.
Por ejemplo, añadir un margen entre las fases de integración del sistema y pruebas de aceptación del usuario en un proyecto de desarrollo puede permitir hacer frente a retrasos inesperados sin que ello afecte a la fecha de finalización del proyecto.
Comunicar
Las deficiencias en la comunicación pueden provocar retrasos y demoras innecesarias. Para evitarlo, comuníquese de forma proactiva y regular.
- Los comentarios anidados en las tareas de ClickUp permiten a los equipos hacerse preguntas entre sí y obtener respuestas contextuales, lo que evita retrasos en el uso compartido de conocimientos.
- La vista Chat de ClickUp muestra todas las conversaciones en un solo lugar, para que sus equipos no tengan retrasos en las respuestas.
- Las automatizaciones de ClickUp eliminan el trabajo pesado y evitan retrasos en las tareas administrativas.
- Los recordatorios de ClickUp te ayudan a estar al tanto de los plazos, las responsabilidades y cualquier otra cosa que requiera tu atención.
Y lo más importante, supervise y optimice.
Los retrasos son un síntoma de problemas sistémicos. Los retrasos repetidos indican que algo en algún lugar no funciona correctamente. Para solucionar el proceso, supervise el progreso del proyecto con regularidad.
Los paneles de ClickUp le permiten ver todos los informes que necesita en un solo lugar. Por ejemplo, si desea ver todas las tareas vencidas por índice de retraso, puede configurar un widget para ello en ClickUp.
Utilice estos informes para identificar las causas fundamentales de los retrasos y eliminarlas de forma sistemática.
Optimice los flujos de trabajo para minimizar los retrasos en el calendario del proyecto con ClickUp.
Cada proyecto es un flujo complejo de actividades e información. Los retrasos debidos a que alguien está esperando algo son casi inevitables.
Sin embargo, una buena gestión de proyectos se basa en eliminar esos retrasos. Si desea completar un proyecto según los requisitos, a tiempo y dentro del presupuesto, no puede permitirse retrasos.
El completo software de gestión de proyectos de ClickUp está diseñado para evitarlo. Incluye potentes funciones para optimizar los flujos de trabajo de los proyectos y eliminar retrasos innecesarios. Desde la estimación del tiempo necesario hasta la visualización de informes de progreso en tiempo real, ClickUp tiene todo lo que necesitas para mantener el control de tu proyecto.
Cumpla siempre con los plazos. ¡Pruebe ClickUp gratis hoy mismo!
Preguntas frecuentes sobre los retrasos
1. ¿Cuál es un ejemplo de retraso?
El retraso es la demora inesperada entre un proceso y el siguiente.
En el desarrollo de software, esto podría ser el periodo de espera entre la codificación y la revisión del código debido a que el desarrollador sénior ha sido llamado para otro proyecto.
En el sector manufacturero, un ejemplo de retraso es la demora en la entrega de una pieza de repuesto como resultado de problemas en la cadena de suministro.
2. ¿Cuál es otra palabra para referirse al retraso?
Otra palabra para retraso es «periodo de espera». Este término se refiere al intervalo durante el cual no se produce ninguna actividad de productividad en una tarea específica.
3. ¿Qué son los retrasos y los plazos de entrega?
Ambos son conceptos de programación utilizados en la gestión de proyectos para gestionar la secuencia de tareas en curso.
El retraso es el periodo de espera entre tareas. Suele ser imprevisto y es el resultado de un error o accidente.
El plazo de entrega es el tiempo que transcurre entre el inicio de un proceso y su finalización. Es el tiempo estimado que se tarda en completar todas las tareas de la secuencia.