Cuando se ejecuta un pequeña empresa no suele tener problemas con gestión de contenidos -tienes un volumen estable, tal vez un par de empleados, y menos aros que saltar para preparar y publicar tu contenido.
A medida que la empresa crece, las cosas empiezan a complicarse. Empiezas a preguntarte cuál es el proceso de aprobación adecuado, la distribución de la carga de trabajo y la publicación, directrices de marca y muchos otros factores que afectan al intento correcto de su contenido. Las estrategias que utilizaba cuando su empresa era más pequeña ya no son viables: las ha superado. Es hora de conseguir zapatos más grandes para mantenerse cómodo y caminar el camino. 🚶
Estos zapatos se llaman gobernanza de contenidos. Con ellos, defines reglas para los sistemas de gestión de contenidos y garantizas la coherencia y la claridad en todos los ámbitos.
En este artículo, vamos a discutir el meollo de la gobernanza de contenido y ofrecer pasos para la creación e implementación de reglas y maximizar el intento correcto usando ClickUp o definir múltiples aspectos de la gestión de contenidos.
Cualquiera que sea su enfoque, establecer un proceso de producción de contenidos es fundamental marco de gobernanza puede mejorar la calidad de su contenido, garantizar que todos los miembros del equipo sepan lo que están haciendo y, en última instancia, aumentar la satisfacción del cliente.
Gobernanza de contenidos frente a estrategia de contenidos
Aunque similares en algunos aspectos, la gestión de contenidos y la estrategia de contenidos no son lo mismo.
Una estrategia de contenidos se ocupa de cómo aprovechará el contenido producido para alcanzar sus metas y responder a la intención de búsqueda de sus clientes. Al crear la estrategia de contenidos de su empresa, usted define su público objetivo y determina las formas de atraerlo.
Por otro lado, la gestión de contenidos se centra más en el panorama general. Abarca todo el recorrido del contenido y garantiza la coherencia en toda la empresa
La gestión de contenidos y la estrategia van de la mano y son necesarias para el éxito de un sistema de gestión de contenidos. ☯️
Seguimiento del ciclo de vida de todos sus contenidos en una Lista de ClickUp
Ventajas de la gestión de contenidos
Subirse al tren de la gobernanza de contenidos puede parecer laborioso y complicado. 🚂
No vamos a mentir: a veces, puede ser un reto, pero el esfuerzo merece la pena porque disfrutará de un montón de beneficios. Veamos los más importantes.
Coherencia del contenido
Imagine un equipo de 10 gestores de contenidos. Cada uno tiene un estilo de redacción, un tono y unas preferencias únicas en cuanto al proceso de creación de contenidos. Ahora, imagine que todos ellos trabajan en la misma campaña de medios sociales. Acabará con una preciosa mezcla de caos e incoherencia.
La gobernanza de contenidos evita esto. Al definir las normas para la creación de contenidos, te aseguras de que todo el mundo tenga una estrella guía que seguir en términos de estilo, tono y requisitos técnicos. ⭐
De este modo, minimizará el riesgo de incoherencias y se asegurará de que su empresa sea percibida como fiable y digna de confianza.
Mejora de la colaboración y la comunicación en equipo
Los equipos sin roles y responsabilidades claramente definidos probablemente se encontrarán con un problema que no gestionarán adecuadamente porque no tienen ni idea de quién está haciendo qué y cómo.
Una de las áreas que aborda la gobernanza de contenidos es determinar el rol de cada persona implicada en la creación, edición, gestión y supervisión de contenidos. Cuando todo el mundo conoce sus responsabilidades, el riesgo de que las tareas se escapen o se solapen es mínimo.
En consecuencia, colaboración en equipo puede alcanzar nuevas cotas porque cada uno entiende lo que aporta a la tabla. Hay menos cuellos de botella y retrasos en la creación y gestión de contenidos.
Dado que la creación y aplicación de un modelo de gobernanza de contenidos es un esfuerzo de equipo, su personal podrá contribuir activamente y ofrecer sus puntos de vista para que el modelo sea lo más funcional posible. Esto refuerza el vínculo entre los miembros del equipo y hace que se sientan valorados, lo que aumenta su motivación.
Mayor calidad
La gobernanza de contenidos define todos los aspectos de creación de contenidos desde las reglas gramaticales hasta los requisitos y preferencias específicos de cada cliente. Al basarse en estas detalladas directrices editoriales y de marca, usted y su equipo pueden ofrecer contenidos de primera clase que den en el clavo con sus clientes.
**Por tanto, si juega bien sus cartas y crea un marco de gobernanza funcional, podrá ofrecer contenidos de alta calidad una y otra vez 😍
Mejora de la planificación y la toma de decisiones
La gobernanza de contenidos suele implicar la definición de criterios para supervisar y medir el rendimiento de tus contenidos. Esta valiosa información le servirá de base para planificar sus contenidos y tomar las decisiones adecuadas en el futuro, maximizando la disponibilidad y el potencial de su equipo.
Cómo crear un modelo de gobierno de contenidos con ClickUp: 5 pasos
Existen múltiples formas de crear un modelo funcional de gobierno de contenidos. A continuación, le mostraremos cómo aprovechar el poder de ClickUp, una solución todo en uno para la gestión de contenidos plataforma de productividad para crear procesos de contenido para su empresa.
Antes de adentrarnos en el proceso, debemos reafirmar que la gestión de contenidos no es una solución de talla única. Se crea en función de factores como los de su empresa:
- Tamaño
- Sector
- Metas
- Requisitos del cliente
Los pasos que comentamos a continuación sirven como instrucciones generales que puede utilizar como base de su modelo de gobernanza de contenidos. Ajústelos para crear un marco que funcione a su favor, no en su contra. 💪
Paso 1: Determine sus metas
Este no es un paso en sí, pero es un valioso punto de partida para su modelo de gobierno de contenidos. Si no identificas tus metas, corres el riesgo de perder información crucial y alimentar la incoherencia dentro de tu equipo.
**Debe preguntarse por qué está creando este marco en primer lugar Metas de ClickUp una función única para el ajuste y seguimiento de objetivos.
Cree Metas y organice sus Objetivos en carpetas de fácil navegación para seguir su progreso y centralizar la información.
Personalice quién puede acceder a sus Metas: invite a sus gestores de contenidos, redactores y editores a ver y editar los objetivos y asegúrese de que todos corren hacia la misma meta.
Paso 2: Definir los roles dentro del equipo de marketing de contenidos
Gestionar y crear contenidos es un deporte de equipo. Además de redactores, es posible que necesite editores, gestores de SEO, estrategas de contenidos, analistas, diseñadores, aprobadores y encargados de cargar los contenidos.
Cada miembro del equipo es una pieza del engranaje de la producción y gestión de contenidos. Si un engranaje funciona mal, toda la rueda se rompe. Para evitarlo, hay que definir los roles y responsabilidades de los miembros del equipo. ⚙️
No hay un libro de reglas: desarrolle la estructura que mejor se adapte a su equipo y a sus puntos fuertes.
**ClickUp tiene la herramienta perfecta para ello Pizarras ClickUp . Piense en ella como un lienzo digital en el que usted y su equipo pueden hacer una lluvia de ideas y elaborar un plan ideal de división de roles.
ClickUp Pizarras es su hub visual centralizado para convertir de forma colaborativa las ideas del equipo en acciones coordinadas
Las Pizarras tienen una interfaz de arrastrar y soltar, por lo que no es necesario ser un genio artístico para expresar sus ideas. Añada miembros del equipo a una Pizarra y empiece a intercambiar ideas en tiempo real 🧠
Deja notas y comentarios, conecta tus ideas y crea una visión general de los roles del equipo.
Una vez establecidas las responsabilidades de cada persona, es hora de ponerlo por escrito utilizando Documentos de ClickUp editor de texto colaborativo que permite crear, editar, compartir y almacenar documentos.
Colabore en la estrategia de contenidos de su organización con ClickUp Docs
Puede crear un documento independiente para cada rol y definir las responsabilidades con viñetas. Si lo desea, puede proporcionar información adicional sobre cada responsabilidad, lo que resultará muy útil para la formación de nuevos empleados.
Añade a tu equipo al documento correspondiente y permíteles volver a consultarlo siempre que sea necesario. Puedes editar los documentos cuando sea necesario para reflejar los últimos cambios.
Los documentos ClickUp son ideales para la colaboración: cada persona de un documento tiene un cursor con su nombre encima. De esta forma, varias personas pueden editar el mismo documento con el mínimo riesgo de confusión. Todo se actualiza en tiempo real, para que tú y tu equipo podáis trabajar juntos sin problemas, independientemente de vuestra ubicación.
Paso 3: Definir los flujos de trabajo de contenido
Ya has definido a los jugadores, ahora toca definir el juego. 🏐
En este paso, esbozas cada fase por la que pasa tu contenido para ser publicado. Estas fases pueden incluir la ideación, la producción de contenidos, la edición, el refinamiento, la aprobación, la publicación, la distribución, la revisión, etc.
Este paso es crucial para crear cronogramas, elaborar planes y estrategias de contenido realistas y minimizar el riesgo de errores u omisiones
ClickUp dispone de múltiples opciones que puede aprovechar para definir los flujos de trabajo de contenidos con la máxima precisión:
- Pizarras de ClickUp: Visualice todo el flujo de trabajo de contenidos y conecte las distintas fases con un simple arrastrar y soltar
- Plantillas de flujo de trabajo de ClickUp : No tiene que crear sus flujos de trabajo desde cero. Las secciones prefabricadas le guiarán en la dirección correcta
- Más de 15 vistas de ClickUp: Defina sus flujos de trabajo y resuma cada detalle. Utilice un clásico como el Vista Lista para esquematizar todas las actividades. ClickUp ofrece una función llamada Campos personalizados. Con él, usted puede proporcionar detalles para cada tarea para lograr datos organizados y detalles
Crear un calendario editorial compartido en ClickUp
Por ejemplo, puede utilizar el campo personalizado Archivo para adjuntar archivos a sus tareas para centralizar la información o el campo personalizado Personas para etiquetar a miembros específicos del equipo en diferentes tareas.
Apreciará el campo personalizado Relaciones. Con él, puede personalizar qué tarea o actividad debe completarse en primer lugar y garantizar un orden adecuado para dar compatibilidad a sus flujos de trabajo.
Paso 4: Crear directrices y procedimientos editoriales
Este es el núcleo de su modelo de gobernanza de contenidos, donde define cada tarea y actividad relacionada con el contenido en sus flujos de trabajo y la describe en detalle
Digamos que su meta es convertirse en una fuente autorizada de jardinería. Conseguirá esta meta publicando cinco artículos iniciales sobre el tema. Explicará diferentes procesos y ofrecerá guías paso a paso sobre cómo planificar, cultivar y mantener jardines.
En esta fase, definirás:
- El tono y el estilo de redacción deseados
- Las reglas de puntuación y uso de mayúsculas
- Arquitectura de contenidos
- Directrices visuales
También definirá en qué deben centrarse los editores al revisar el contenido y qué KPI observará para hacer un seguimiento del rendimiento del contenido.
Una vez esbozadas todas las normas, directrices y procedimientos relacionados con sus flujos de trabajo de contenidos, deberá documentarlos y compartirlos con los miembros pertinentes del equipo. Para ello, utilizará una opción de ClickUp que ya hemos mencionado: ClickUp Docs.
De lo que no hemos hablado es de una función adicional que se incluye en ClickUp Docs ClickUp AI (Inteligencia Artificial) . Este Asistente de escritura con IA te ayuda a aportar ideas, editar y dar formato a tus documentos. Le ahorra tiempo y minimiza el riesgo de errores o incoherencias al redactar POE completos, resumir notas de reuniones y generar elementos de acción.
Utilice el asistente de escritura IA de ClickUp para generar entradas de blog, aportar ideas, redactar correos electrónicos, etc
Lo más destacable de ClickUp Docs es que puede conectarlos a tareas. De este modo, puede crear y mantener un flujo de información constante y asegurarse de que los miembros de su equipo saben qué hacer en diferentes situaciones.
Además de añadir a los miembros relevantes del equipo a los ClickUp Docs que contienen información sobre normas y procedimientos, sería una buena idea revisarlos. Puede hacerlo en cualquiera de las dos formas siguientes:
- Una reunión cara a cara
- Una reunión en línea utilizandoIntegración de Zoom en ClickUp **Esto le permitirá guiar a su equipo a través del modelo de gestión de contenidos y asegurarse de que todo el mundo lo entiende
Por último, si necesita orientación para establecer normas y procedimientos o desea ahorrar tiempo tomando un atajo, navegue por la vasta biblioteca de ClickUp con más de 1.000 plantillas para diversos fines.
Asegúrese de consultar Plantillas POE para empezar a elaborar sus procedimientos de gestión de contenidos. Todas las plantillas de ClickUp son personalizables, por lo que puede adaptarlas a sus flujos de trabajo. 🥳
Paso 5: Seguimiento del rendimiento del proceso de control de contenidos
Ya ha creado un modelo de control de contenidos y puede sentarse y relajarse. Pero no tan rápido
Tiene que hacer un seguimiento del rendimiento de su modelo para ver si necesita actualizaciones. Paneles de ClickUp son perfectos para ello: utilice más de 50 tarjetas para crear un centro de control personalizado y visualizar el intento correcto.
Los paneles de ClickUp 3.0 ofrecen a los gestores de proyectos ágiles una vista rápida de las tareas y prioridades restantes del equipo para la semana, así como gráficos detallados de burnup y burndown
Además de observar los datos, una forma excelente de comprobar si su modelo de gobernanza de contenidos cumple su propósito es hablar con su equipo. Al fin y al cabo, ellos son los que trabajan según el modelo y pueden decirle si algunas áreas requieren revisiones y mejoras.
ClickUp ofrece múltiples formas de comunicarse con su equipo:
- Vista del chat te permite enviar mensajes a tu equipo junto con tu trabajo. Utilice @menciones para dirigirse a determinados miembros del equipo, dar formato a sus mensajes y asegurarse de que su comunicación es correcta
- Comentarios de ClickUp son contenidoherramientas de gobernanza perfectas para recabar comentarios rápidos y pedir la opinión de su equipo antes de publicar contenidos
- Formularios ClickUp le ayuda a formular las preguntas adecuadas para conocer la opinión de los miembros de su equipo sobre el modelo actual. Permítales expresar sus opiniones dejando una casilla para ideas sobre cómo mejorar el modelo y aumentar su rendimiento
Arrastre y suelte Campos personalizados en la vista Formulario para elaborar encuestas completas o recoger opiniones en ClickUp 3.0
Los Formularios de ClickUp tienen un diseño de arrastrar y soltar para que pueda crear un Formulario en un abrir y cerrar de ojos. Utilice Tareas y Campos personalizados como bloques de construcción para su Formulario.
Lo mejor de los Formularios de ClickUp es que puede convertir las respuestas en tareas Por ejemplo, si varios miembros del equipo afirman que les gustaría que se reestructuraran los roles para dar cabida a un volumen de trabajo cada vez mayor y a nuevos empleados, puede convertir esta respuesta en una tarea concreta. A continuación, añada una persona asignada e indíquele que estudie cómo pueden reestructurarse los roles para garantizar cargas de trabajo justas y óptimas.
Dominar la gestión de contenidos con ClickUp
¡Tome el control de sus modelos de gobierno de contenidos con ClickUp! El sólido conjunto de funciones de la plataforma le permite crear, gestionar, supervisar y actualizar las normas y procedimientos que rigen su contenido para garantizar que se ajuste a sus metas. Registrarse en ClickUp ¡para unificar tu equipo y estar a la última en contenidos! 🥇