Cuando se gestiona una pequeña empresa, normalmente no hay problemas con la gestión de contenidos: el volumen es constante, quizá haya un par de empleados y hay menos obstáculos que superar para preparar y publicar el contenido.
Las cosas se complican un poco a medida que tu empresa crece. Empiezas a plantearte cuál es el proceso de aprobación adecuado, la distribución de la carga de trabajo, la publicación, las directrices de marca y muchos otros factores que afectan al éxito de tu contenido. Las estrategias que utilizabas cuando tu empresa era más pequeña ya no son viables: las has superado. Es hora de ponerse unos zapatos más grandes para ir cómodo y seguir adelante. 🚶
Estos zapatos se llaman «gestión de contenidos». Con ellos, defines las reglas para los sistemas de gestión de contenidos y garantizas la coherencia y la claridad en todos los ámbitos.
En este artículo, analizaremos los aspectos fundamentales de la gobernanza de contenido y ofreceremos pasos para crear e implementar reglas y maximizar el éxito utilizando ClickUp.
¿Qué es la gobernanza de contenidos?
La gobernanza de contenidos es un conjunto de directrices y normas editoriales que rigen tu contenido. Describe en profundidad todas las actividades y procesos relacionados con el contenido para garantizar que todas las personas de tu equipo de contenido sepan cómo hacer su trabajo con un riesgo mínimo de errores e incoherencias.
No hay normas ni leyes específicas que determinen cómo debe ser su modelo de gobernanza de contenidos. Usted es el responsable de su creación y actualización en función del tamaño, el sector de actividad y las metas de su empresa.
Por ejemplo, su gobernanza de contenidos puede centrarse en el estilo de redacción de las publicaciones en redes sociales. O bien, podría describir las herramientas que utiliza en el proceso de producción de contenidos o definir múltiples aspectos de la gestión de contenidos.
Sea cual sea su objetivo, establecer un marco de gobernanza de contenidos puede mejorar la calidad de sus contenidos, garantizar que todos los miembros del equipo sepan lo que están haciendo y, en última instancia, aumentar la satisfacción de los clientes.
Gobernanza de contenidos frente a estrategia de contenidos
Aunque son similares en algunos aspectos, la gobernanza de contenidos y la estrategia de contenidos no son lo mismo.
Una estrategia de contenido se ocupa de cómo aprovechar el contenido producido para alcanzar sus metas y responder a las intenciones de búsqueda de sus clientes. Al crear la estrategia de contenido de su empresa, usted define su público objetivo y determina las formas de atraerlo.
Por otro lado, la gobernanza de contenidos se centra más en el panorama general. Abarca todo el recorrido de su contenido y garantiza la coherencia en toda la empresa.
La gobernanza y la estrategia de contenidos van de la mano y son necesarias para que un sistema de gestión de contenidos tenga éxito. ☯️
Ventajas de la gobernanza de contenidos
Subirse al tren de la gobernanza de contenidos puede parecer una tarea complicada y que requiere mucho tiempo. 🚂
No vamos a mentir: a veces puede resultar complicado, pero el esfuerzo merece la pena, ya que obtendrá numerosas ventajas. Veamos las más importantes.
Coherencia del contenido
Imagina un equipo de 10 gestores de contenido. Cada uno tiene un estilo de redacción, un tono y unas preferencias únicos en lo que respecta al proceso de creación de contenido. Ahora, imagina que todos ellos trabajan en la misma campaña de redes sociales. El resultado será una encantadora mezcla de caos e incoherencia.
La gobernanza de contenidos evita esto. Al definir reglas para la creación de contenidos, te aseguras de que todo el mundo tenga una guía a seguir en cuanto a estilo, tono y requisitos técnicos. ⭐
De esta manera, minimizará el riesgo de inconsistencias y garantizará que su empresa sea percibida como fiable y digna de confianza.
Mejora de la colaboración y la comunicación en el equipo
Los equipos que no tienen roles y responsabilidades claramente definidos probablemente se encontrarán con un problema que no sabrán manejar adecuadamente, ya que no tienen idea de quién hace qué y cómo.
Una de las áreas que aborda la gobernanza de contenidos es la determinación del rol de cada persona involucrada en la creación, edición, gestión y supervisión de contenidos. Cuando todos conocen sus responsabilidades, el riesgo de que las tareas se descuiden o se solapen es mínimo.
Como resultado, la colaboración del equipo puede alcanzar nuevas cotas, ya que todos comprenden cuál es su aportación. Se reducen los cuellos de botella y los retrasos en la creación y gestión de contenidos.
Dado que la creación e implementación de un modelo de gobernanza de contenidos es un esfuerzo de equipo, su personal podrá contribuir activamente y ofrecer sus ideas para que el modelo sea lo más funcional posible. Esto fortalece el vínculo entre los miembros del equipo y les hace sentir valorados, lo que aumenta su motivación.
Calidad mejorada
La gobernanza de contenidos define todos los aspectos de la creación de contenidos, desde las reglas gramaticales hasta los requisitos y preferencias específicos de cada cliente. Al basarse en estas detalladas directrices editoriales y de marca, usted y su equipo pueden ofrecer contenidos de primera clase que den en la nota con sus clientes.
La gobernanza de contenidos tiene que ver con la coherencia. Por lo tanto, si juega bien sus tarjetas y crea un marco de gobernanza funcional, podrá ofrecer contenidos de alta calidad una y otra vez. 😍
Mejora de la planificación y la toma de decisiones
La gobernanza de contenidos suele implicar la definición de criterios para supervisar y medir el rendimiento de tus contenidos. Utilizarás esta valiosa información como base para planificar tus contenidos y tomar las decisiones adecuadas en el futuro, maximizando la disponibilidad y el potencial de tu equipo.
Cómo crear un modelo de gobernanza de contenidos con ClickUp: 5 pasos
Hay múltiples formas de crear un modelo funcional de gobernanza de contenidos. Aquí te mostraremos cómo aprovechar el poder de ClickUp, una plataforma de productividad todo en uno, para crear procesos de contenido para tu empresa.
Antes de profundizar en el proceso, debemos reiterar que la gobernanza de contenidos no es una solución de tamaño único para todos. Debe crearla en función de factores como los siguientes de su empresa:
- Tamaño
- Sector
- Metas
- Requisitos del cliente
Los pasos que describimos a continuación sirven como instrucciones generales que puede utilizar como base para su modelo de gobernanza de contenidos. Adáptelos para crear un marco que le resulte útil, no perjudicial. 💪
Paso 1: Determina tus metas
No se trata de un paso en sí, sino de un valioso punto de partida para su modelo de gobernanza de contenidos. Si no identifica sus metas, corre el riesgo de perder información crucial y alimentar la inconsistencia dentro de su equipo.
Debes preguntarte por qué estás creando este marco en primer lugar. Documenta tus respuestas utilizando ClickUp Metas, una función única para establecer y realizar el seguimiento de las metas.
Crea objetivos y organiza tus metas en carpetas fáciles de navegar para realizar el seguimiento de tu progreso y centralizar la información.
Personaliza quién puede acceder a tus metas: invita a tus gestores de contenido, redactores y editores a ver y editar las metas y asegúrate de que todos trabajen con el mismo fin.
Paso 2: Define los roles dentro del equipo de marketing de contenido.
La gestión y la creación de contenido es un trabajo en equipo. Además de redactores, es posible que necesite editores, gestores de SEO, estrategas de contenido, analistas, diseñadores, revisores y encargados de subir el contenido.
Cada miembro del equipo es un engranaje en la rueda de la producción y gestión de contenidos. Si un engranaje falla, toda la rueda se estropea. Para evitar esta situación, es necesario definir los roles y responsabilidades de los miembros del equipo. ⚙️
No hay un manual de instrucciones para ello: desarrolla una estructura que se adapte mejor a tu equipo y a sus puntos fuertes.
A la hora de definir los roles, es buena idea pedir opiniones a tu equipo. ClickUp tiene la herramienta perfecta para ello: ClickUp Whiteboards. Piensa en ella como una pizarra digital en la que tú y tu equipo podéis intercambiar ideas y elaborar un plan de división de roles ideal.
Las pizarras blancas tienen una interfaz de arrastrar y soltar, por lo que no es necesario ser un genio artístico para expresar tus ideas. Añade a los miembros relevantes del equipo a una pizarra blanca y empieza a intercambiar ideas en tiempo real. 🧠
Deja notas y comentarios, conecta tus ideas y crea una panorámica de los roles del equipo.
Una vez que hayas establecido las responsabilidades de cada persona, es hora de ponerlo por escrito utilizando ClickUp Docs, un editor de texto colaborativo que te permite crear, editar, realizar el uso compartido y almacenar documentos.
Puede crear un documento independiente para cada rol y definir las responsabilidades con viñetas. Si lo desea, puede proporcionar información adicional sobre cada responsabilidad, lo que resultará útil para formar a los nuevos empleados.
Añade a tu equipo al documento adecuado y permíteles volver a consultarlo siempre que sea necesario. Puedes realizar la edición de los documentos cuando sea necesario para reflejar los últimos cambios.
ClickUp Docs es ideal para la colaboración: cada persona que participa en un documento tiene un cursor con su nombre encima. De esta forma, varias personas pueden realizar la edición del mismo documento con un riesgo mínimo de confusión. Todo se actualiza en tiempo real, por lo que tú y tu equipo podéis trabajar juntos sin problemas, independientemente de vuestra ubicación.
Paso 3: Defina los flujos de trabajo de contenido
Ya ha definido los jugadores, ahora es el momento de definir el juego. 🏐
En este paso, describa todas las fases por las que pasa su contenido hasta su publicación. Estas fases pueden incluir la ideación, la producción de contenido, la edición, el perfeccionamiento, la aprobación, la publicación, la distribución, la revisión, etc.
Este paso es crucial para crear cronogramas, elaborar planes y estrategias de contenido realistas y minimizar el riesgo de errores u omisiones.
ClickUp ofrece múltiples opciones que puedes aprovechar para definir flujos de trabajo de contenido con la máxima precisión:
- Pizarras de ClickUp: visualice todo el flujo de trabajo del contenido y realice la conexión entre las diferentes fases con solo arrastrar y soltar.
- Plantillas de flujo de trabajo de ClickUp: no tienes que crear tus flujos de trabajo desde cero. Las secciones predefinidas te guiarán en la dirección correcta.
- Más de 15 vistas de ClickUp: define tus flujos de trabajo y esboza cada detalle. Utiliza una vista clásica como la vista Lista para esbozar todas las actividades. ClickUp ofrece una función llamada Campos personalizados. Con ella, puedes proporcionar detalles de cada tarea para conseguir datos y detalles organizados.
Por ejemplo, puede utilizar el campo personalizado Archivo para adjuntar archivos a sus tareas y centralizar la información, o el campo personalizado Personas para etiquetar a miembros específicos del equipo en diferentes tareas.
Apreciará el campo personalizado Relaciones. Con él, puede personalizar qué tarea o actividad debe completarse primero y garantizar el orden adecuado para respaldar sus flujos de trabajo.
Paso 4: Crear directrices y procedimientos editoriales
Este es el núcleo de su modelo de gobernanza de contenidos, donde se definen todas las tareas y actividades relacionadas con el contenido en sus flujos de trabajo y se describen en detalle.
Supongamos que tu meta es convertirte en una fuente autorizada en materia de jardinería. Alcanzarás esta meta publicando cinco artículos iniciales sobre el tema. Explicarás diferentes procesos y ofrecerás guías paso a paso sobre la planificación, el cultivo y el mantenimiento de jardines.
En esta fase, definirás:
- El tono y el estilo de redacción deseados
- Reglas de puntuación y uso de mayúsculas
- Arquitectura de contenidos
- Directrices visuales
También definirá en qué deben centrarse los editores al revisar el contenido y qué KPI observará para realizar el seguimiento del rendimiento del contenido.
Una vez que hayas esbozado todas las reglas, directrices y procedimientos relacionados con tus flujos de trabajo de contenido, debes documentarlos y compartirlos con los miembros relevantes del equipo. Para ello, utilizarás una opción de ClickUp que ya hemos mencionado: ClickUp Docs.
Lo que aún no hemos comentado es una función adicional que incluye ClickUp Docs: ClickUp AI. Este asistente de redacción basado en IA te ayuda a generar ideas, realizar edición y dar formato a tus documentos. Te ahorra tiempo y minimiza el riesgo de errores o incoherencias al redactar POE completos, resumir notas de reuniones y generar elementos pendientes.
Lo más destacable de ClickUp Docs es que puedes conectarlos a tareas. De esta forma, puedes crear y mantener un flujo de información constante y asegurarte de que los miembros de tu equipo sepan qué hacer en diferentes situaciones.
Además de añadir a los miembros relevantes del equipo a ClickUp Docs, que contiene información sobre normas y procedimientos, sería una buena idea revisarlos. Puedes hacerlo de dos maneras:
- Una reunión cara a cara
- Una reunión en línea utilizando la integración de Zoom de ClickUp.
Esto le permitirá guiar a su equipo a través del modelo de gobernanza de contenidos y asegurarse de que todos lo entienden.
Por último, si necesita orientación para establecer normas y procedimientos o desea ahorrar tiempo tomando un atajo, explore la amplia biblioteca de ClickUp con más de 1000 plantillas para diversos fines.
Asegúrate de consultar las plantillas de POE para adelantarte en la elaboración de tus procedimientos de gobernanza de contenidos. Todas las plantillas de ClickUp son personalizables, por lo que puedes ajustarlas para que se adapten a tus flujos de trabajo. 🥳
Paso 5: Realice el seguimiento del rendimiento del proceso de gobernanza de contenidos.
Ha creado un modelo de gobernanza de contenidos y ahora puede sentarse y relajarse. ¡No tan rápido!
Necesitas realizar el seguimiento del rendimiento de tu modelo para ver si requiere actualizaciones. Los paneles de ClickUp son perfectos para eso: utiliza más de 50 tarjetas para crear un centro de control personalizado y visualizar el éxito.
Además de analizar los datos, una forma excelente de comprobar si su modelo de gobernanza de contenidos cumple su propósito es hablar con su equipo. Al fin y al cabo, son ellos los que trabajan con el modelo y pueden decirle si hay algún aspecto que requiera revisiones y mejoras.
ClickUp ofrece múltiples formas de comunicarse con su equipo:
- La vista de chat te permite enviar mensajes a tu equipo mientras realizas el trabajo. Utiliza @menciones para dirigirte a miembros concretos del equipo, dar formato a tus mensajes y asegurarte de que tu comunicación sea precisa.
- Los comentarios de ClickUp son herramientas de gobernanza de contenidos perfectas para recopilar opiniones rápidas y pedir la opinión de tu equipo antes de publicar contenido.
- ClickUp Forms te ayuda a formular todas las preguntas adecuadas para comprender cómo les gusta a los miembros de tu equipo el modelo actual. Permíteles expresar sus opiniones dejando un espacio para ideas sobre cómo mejorar el modelo y aumentar su rendimiento.
Los formularios de ClickUp tienen un diseño de arrastrar y soltar para que puedas crear un formulario en un santiamén. Usa los campos de tareas y personalizados como bloques de construcción para tu formulario.
¡Lo mejor de ClickUp Forms es que puedes convertir las respuestas en tareas! Por ejemplo, si varios miembros del equipo han indicado que les gustaría que se reestructuraran los roles para adaptarse al aumento del volumen de trabajo y a los nuevos empleados, puedes convertir esta respuesta en una tarea concreta. A continuación, añade una persona asignada y pídele que estudie cómo se pueden reestructurar los roles para garantizar una distribución justa y óptima de la carga de trabajo.
Domina la gobernanza de contenidos con ClickUp.
¡Toma el control de tus modelos de gobernanza de contenidos con ClickUp! El sólido conjunto de funciones de la plataforma te permite crear, gestionar, supervisar y actualizar las normas y procedimientos que rigen tus contenidos para garantizar que se ajusten a tus metas.
Regístrate en ClickUp para unificar a tu equipo y mantenerte a la vanguardia en materia de contenido. 🥇