10 mejores plantillas de formularios de solicitud de proyectos para equipos

Hay proyectos de muchos tipos, cada uno con sus propias necesidades. Todos los proyectos, como por ejemplo los de desarrollo de software, comienzan con una idea. Pero una idea por sí sola no basta para que el proyecto tenga éxito.

Para convertir la idea en una solución viable, debe comprender sus metas, los resultados esperados, los estándares de entrega, las medidas de éxito, etc. Una buena plantilla de formulario de solicitud de proyecto recopilará todo esto y mucho más.

¿Qué es una plantilla de formulario de solicitud de proyecto?

Un formulario de solicitud de proyecto es una lista de preguntas que los equipos empresariales deben responder al solicitar cualquier trabajo. Se trata de un proceso formal mediante el cual los equipos de proyecto recopilan toda la información necesaria antes de comenzar.

Una plantilla de formulario de solicitud de proyecto es una lista básica de preguntas ya configuradas y listas para añadir a su flujo de trabajo. Por ejemplo, si el equipo financiero necesita una interfaz digital interactiva para recopilar facturas de los proveedores, la plantilla del formulario de solicitud de proyecto incluirá preguntas como:

Como equipo encargado de ejecutar el proyecto, puede recopilar todos los detalles que necesite en este formulario.

¿Qué hace que una plantilla de formulario de solicitud de proyecto sea buena?

Una buena plantilla de formulario de solicitud de proyecto proporciona claridad y contexto al solicitante y al equipo del proyecto. Permite al solicitante:

Permite al equipo del proyecto:

Componentes de una buena plantilla de formulario de solicitud de proyecto

Una buena plantilla de formulario de solicitud de proyecto tiene como objetivo ofrecer una visión general clara y detallada.

Metas y objetivos: ¿Por qué es necesario este proyecto? ¿Cómo lo utilizará la gente? ¿Qué valor añadido aportará a la empresa?

Flujo de trabajo del proyecto: ¿Qué proceso debe seguir el proyecto?

Plazos previstos: ¿Cuándo debe completarse este proyecto? ¿Por qué es relevante el plazo elegido?

Partes interesadas: ¿Quiénes son las partes interesadas del proyecto? ¿Quién tomará las decisiones? ¿Quién dará las aprobaciones?

Especificaciones: ¿Debe seguir las directrices de la marca? ¿O cumplir con alguna normativa?

Debe ser muy diferente de un proyecto de diseño publicitario. Por lo tanto, es posible que una plantilla no satisfaga todas sus necesidades.

No se preocupe. Hemos creado plantillas personalizadas.

Las 10 mejores plantillas de formularios de solicitud de proyectos para ayudarle a poner en marcha cualquier proyecto que necesite.

1. Plantilla de solicitud y aprobación de proyectos de ClickUp

Solicite, revise, apruebe e inicie proyectos con una plantilla sencilla.

Para el solicitante, la plantilla de solicitud y aprobación de proyectos de ClickUp incluye un formulario en el que puede introducir el nombre del proyecto, la descripción, establecer la prioridad, incluir cronogramas y cargar cualquier recurso adicional que tenga.

Una vez enviada, ClickUp crea automáticamente una «tarea de solicitud» programada para su revisión y aprobación. Como gestor de proyectos, puede ver todas las tareas solicitadas en forma de lista y de tablero (vista Kanban).

Cuando se apruebe la tarea, se añadirá a la lista de «tareas aprobadas», lista para que su equipo pase a la acción. Puede configurar notificaciones para mantenerse al día sobre el progreso. También puede realizar la edición, actualización o retirada de su solicitud con esta plantilla.

Esta plantilla es el primer paso de su proceso de gestión de proyectos, una forma de recopilar y consolidar todas las solicitudes de toda la organización.

2. Plantilla de formulario de solicitud creativa de ClickUp

Los equipos de diseño reciben numerosas solicitudes de marketing, productos, eventos y mucho más. La plantilla de solicitudes creativas de ClickUp ayuda a optimizar el flujo de trabajo.

Con esta plantilla, cualquiera puede enviar un briefing creativo de la forma que mejor se adapte al equipo de diseño. Pueden rellenar el formulario con un nombre, una descripción y el tipo de resultado creativo. También pueden establecer una fecha límite.

Cuando reciba la solicitud, podrá asignar nuevas solicitudes a personas/equipos o establecer estados como parte de su flujo de trabajo. También puede utilizar los campos personalizados para añadir opciones al menú desplegable para obtener resultados creativos cuando amplíe su oferta.

Con la vista Lista, puedes realizar el seguimiento de todas las tareas pendientes. Con la vista de canalización, puedes realizar el seguimiento de los estados y las escaladas, si las hay. Puedes utilizar la vista de tareas para colaborar con el equipo, cargar creatividades, recopilar comentarios y obtener aprobaciones.

3. Plantilla de solicitud de recursos de ClickUp

Los proyectos evolucionan rápidamente en los entornos acelerados de hoy en día. Para mantenerse al día, los gestores de proyectos suelen necesitar recursos adicionales. Si cada gestor de proyectos solicita apoyo adicional, con el tiempo la situación puede volverse difícil de manejar.

Para optimizar la gestión de sus operaciones, utilice la plantilla de solicitud de recursos de ClickUp. Esta completa plantilla incluye campos para:

Una vez enviada la solicitud, los gestores de recursos pueden utilizar la vista Tablero para obtener una panorámica de todas sus solicitudes de proyectos agrupadas por estado.

En esta vista, haz clic en una tarjeta de tarea específica para ampliar sus detalles y arrástrala por el tablero para cambiar su estado.

Utilice campos personalizados para estimar costes, obtener aprobaciones, asignar recursos y supervisar el progreso.

Utilice esta plantilla para integrar las solicitudes de recursos en su flujo de trabajo de gestión de proyectos. Solicite, asigne y gestione los recursos del proyecto sin esfuerzo.

4. Plantilla de solicitud de trabajo de ClickUp

A diferencia de un proyecto con metas específicas en el que participan varias personas, se siguen diversos pasos y se prolonga en el tiempo, un «trabajo» o tarea suele ser mucho más sencillo. Por ejemplo, podría tratarse de una solicitud de una nueva dirección de correo electrónico por parte del departamento de marketing o de la provisión de espacio adicional en la nube por parte del departamento de ingeniería.

Para gestionarlos de forma eficaz sin que se te escape nada, necesitas un proceso. La plantilla de solicitud de trabajo de ClickUp te lo ofrece.

Esta plantilla permite al usuario realizar una solicitud, describir el trabajo que necesita que se realice, establecer prioridades/cronogramas e introducir otros detalles, si los hay.

Como gestor de proyectos, usted puede

5. Plantilla de solicitudes del equipo ClickUp

Ya se trate de artículos promocionales o material de oficina, necesitas una forma de registrar, realizar el seguimiento y gestionar las solicitudes del equipo. La plantilla de solicitudes del equipo de ClickUp está aquí para ayudarte.

Esta plantilla permite a los equipos administrativos registrar la naturaleza de todas las solicitudes internas. Puede recopilar los datos del solicitante, la naturaleza de la solicitud y las fechas límite. También puede configurar campos personalizados para categorías y recuentos.

Por ejemplo, puede personalizar el menú desplegable de categorías para incluir bolígrafos, lápices y Blocs de notas. Si también gestiona productos y suscripciones a revistas para su empresa, puede estructurarlo de la siguiente manera.

De esta manera, podrás organizar el tipo de solicitudes que recibes. Utiliza la vista Tablero «tipos de solicitudes» para supervisar las solicitudes de cada categoría. Averigua si te falta stock y haz los pedidos correspondientes.

6. Plantilla de solicitud de servicio de ClickUp

Tanto si vendes coches como software informático, los clientes se enfrentarán a retos y necesitarán soporte. Ofrece a tus clientes una forma sencilla de plantear sus solicitudes y gestionarlas sin problemas con la plantilla de solicitud de servicio de ClickUp.

Con el formulario de ticket de servicio incluido en la plantilla, los clientes pueden describir el problema y subir capturas de pantalla para ayudar a recrear el error.

Diseñada especialmente para equipos de TI, esta plantilla clasifica automáticamente las solicitudes entrantes de acceso a aplicaciones, licencias de software, restablecimiento de contraseñas o nuevo hardware como solicitudes de servicio.

Visualice las solicitudes de servicio como prefiera, en forma de lista general o categorizada por tipo o prioridad.

¿Tiene alguna peculiaridad organizativa? No hay problema. Personalice el menú desplegable, las personas o la carga de archivos de manera personalizada y ¡póngase manos a la obra!

7. Plantilla de solicitud de cambio de ClickUp

Una solicitud de cambio es similar a una solicitud de trabajo, excepto que se aplica a un cambio específico en una función existente. Por ejemplo, si usted es arquitecto, un cliente podría solicitar modificaciones en el diseño, como tintar las ventanas de cristal o elegir un color diferente para los azulejos del baño.

Para facilitar la gestión tanto para usted como para el cliente, utilice la plantilla de solicitud de cambio de ClickUp. Recopile información sobre lo que quieren cambiar y por qué, cómo afecta al alcance, el presupuesto o el cronograma del proyecto, y mucho más.

Utilice esta plantilla para animar al solicitante a pensar en el contexto de su solicitud, incluyendo su impacto en las actividades anteriores y posteriores. Esto le ayudará a determinar si este cambio es realmente necesario.

Utilice la vista «lista de solicitudes» para revisar todas las solicitudes entrantes clasificadas por proyecto y discutirlas con el solicitante. Utilice la vista «tabla de solicitudes» para supervisarlas por prioridad. Realice un seguimiento del progreso con la vista de estado. Si tiene proyectos en varias ubicaciones, utilice la vista Mapa para visualizar las tareas.

8. Plantilla de solicitud de información de ClickUp

Desde una pregunta tan simple como «Hola, ¿cómo va el proyecto?» hasta otras más complejas relacionadas con el desglose del gasto presupuestario, las solicitudes de información (RFI) pueden adoptar muchas formas. Pueden llegar por correo electrónico, Slack, llamada telefónica o mensaje de texto. Responder a todas estas solicitudes a tiempo puede resultar complicado.

La plantilla de solicitud de información (RFI) de ClickUp resuelve precisamente ese problema. Ayuda a los equipos a recopilar las RFI en un solo lugar, asignando a los miembros del equipo la responsabilidad de responder dentro del plazo acordado.

Utilice esta plantilla para recopilar detalles sobre la solicitud, el solicitante y otros recursos, si los hubiera. Personalice esta plantilla para adaptarla a sus necesidades. Por ejemplo, añada otro campo al formulario para indicar el formato en el que se necesita la respuesta o la finalidad de la información.

Esta plantilla incluye tres vistas diferentes. Utilice la vista de registro de RFI para ver todas las solicitudes en forma de lista. Utilice la vista Tablero de proyectos para clasificar por nombre de proyecto. Utilice la vista de alcance de RFI para ordenar en función del alcance de la solicitud.

Elige entre cualquiera de las más de 15 vistas de ClickUp para ordenar tu información de la forma que desees.

9. Plantilla de solicitud de asistencia técnica de Template.net

Si estás registrando tus solicitudes en un documento sencillo, como Microsoft Word, Documentos de Google o Apple Pages, esta plantilla de template.net te resultará muy útil.

Esta plantilla de solicitud de asistencia técnica crea un formulario que recopila los detalles de la solicitud, como el nombre, la organización, la dirección de correo electrónico, el tipo de problema y la categoría. Personalice los campos según las necesidades y los procesos de su organización.

Esta plantilla es un documento sencillo y fácil de rellenar para cualquier persona. Sin embargo, gestionar múltiples solicitudes de este tipo y recibirlas como adjuntos de correo electrónico puede resultar tedioso.

Además, el equipo de asistencia técnica deberá crear tareas manualmente en su herramienta de gestión de proyectos basándose en estos formularios de solicitud.

10. Plantilla de formulario de solicitud de proyecto de Slideshare

Los proyectos pueden ser complejos, con múltiples factores que influyen incluso en las decisiones más insignificantes. Para asegurarte de que has captado todos los detalles, necesitas una plantilla de formulario de solicitud de proyecto completa como esta de Slideshare.

Con siete páginas, esta plantilla recoge los requisitos del proyecto, la justificación, los objetivos, las hipótesis, el presupuesto, los cronogramas y mucho más. Diseñada para proyectos de TI, también incluye preguntas sobre el comportamiento de uso, la seguridad, las interfaces, las relaciones con los clientes, la integración de portales y la infraestructura técnica.

Incluye secciones sobre el impacto de los riesgos, la evaluación de vulnerabilidades y los factores financieros. Con esta plantilla, podrá estar seguro de haber recopilado suficiente información para sacar adelante el proyecto.

Al igual que la plantilla anterior, esta también es un documento que normalmente se rellena fuera de línea y se envía por correo electrónico. Por lo tanto, requiere un trabajo manual adicional para introducir estos datos en el software de gestión de proyectos.

Cómo utilizar eficazmente las plantillas de formularios de solicitud de proyectos

Usar cualquiera de las plantillas de ClickUp anteriores es tan fácil como hacer clic en el botón «Obtener solución gratuita», añadirla a tu entorno de trabajo de ClickUp y capturar las solicitudes. Aunque estas plantillas son un excelente punto de partida, puedes adaptarlas para que se ajusten mejor a tus necesidades.

Personaliza: revisa todos los formularios de solicitud de proyectos que se enumeran en la lista arriba y personalízalos según tu sector, organización y flujo de trabajo. Incluye los datos que necesites en los menús desplegables.

Automatice: las notificaciones, la creación de tareas, la asignación de usuarios, el cambio de estado y mucho más se pueden automatizar con ClickUp Automatizaciones. Una vez que tenga el proceso transparente, automatícelo.

Utiliza las vistas: sea lo que sea lo que necesites ver, ClickUp tiene una vista para ello.

Mejora: en función de cómo te funcionen las plantillas, realiza mejoras en los procesos. Añade o elimina campos. Amplía su alcance. Recopila comentarios sobre las plantillas e incorpóralos en versiones posteriores.

Optimice el proceso de solicitud de proyectos con las plantillas de ClickUp.

Una buena gestión de proyectos comienza antes del inicio del proyecto, recopilando los requisitos de forma exhaustiva y clara. Las plantillas de solicitud de proyectos de ClickUp están diseñadas para este fin.

Dependiendo de su sector, estructura organizativa, flujo de trabajo de gestión de proyectos y preferencias del equipo, elija la plantilla que mejor se adapte a sus necesidades. Intégrelas en su entorno de trabajo de ClickUp con solo hacer clic en un botón y personalícelas según sus necesidades.

ClickUp te permite convertir las solicitudes en tareas automáticamente, asignarlas a los miembros del equipo, obtener aprobaciones y notificar a las partes interesadas sobre el progreso, para que puedas centrarte en completar las tareas para la entrega de tu proyecto.

Acceda a docenas de plantillas para diversos fines de gestión de proyectos desde la biblioteca de plantillas de ClickUp. ¡Y lo mejor de todo es que es totalmente gratuito!

Pasa hoy mismo de la idea a una excelente gestión de proyectos con ClickUp.