Los proyectos son de varios tipos, cada uno con sus propias necesidades. Cada proyecto, como un proyecto de desarrollo de software por ejemplo, empieza con una idea. Pero una idea por sí sola no basta para que el proyecto tenga un intento correcto.
Para convertir la idea en una solución que funcione, hay que comprender sus metas, los resultados esperados, las normas de entrega, las medidas de éxito, etc. Una buena plantilla de formulario de solicitud de proyecto recogerá todo esto y mucho más.
¿Qué es una plantilla de formulario de solicitud de proyecto?
Un formulario de solicitud de proyecto es una lista de preguntas que los equipos de la empresa deben responder cuando solicitan que se termine un trabajo. Es un proceso formal para que los equipos de proyecto recopilen todos los detalles necesarios antes de empezar.
Una plantilla de formulario de solicitud de proyecto es una lista básica de preguntas ya ajustadas y listas para añadir a su flujo de trabajo. Por ejemplo, si el equipo de finanzas necesita una interfaz digital interactiva para recoger las facturas de los proveedores, la plantilla de formulario de solicitud de proyecto tendrá preguntas como las siguientes:
- ¿A quién va dirigido este proyecto? Por ejemplo, proveedores, contratistas o autónomos
- ¿En qué plataforma lo utilizarían? Por ejemplo, Web, Android
- ¿Cuál es la meta? Por ejemplo, reducir el tiempo de procesamiento, automatizar la entrada en el ERP
- ¿Cuántos usuarios tendrá? Por ejemplo, unos 200 al mes
- ¿Qué funciones necesita? P. ej., crear una cuenta de usuario, guardar los datos del usuario, cargar PDF, extraer automáticamente la información al ERP
Como equipo que ejecuta el proyecto, puede capturar cualquier detalle que necesite en este formulario.
¿Qué hace que un formulario de solicitud de proyecto sea una buena plantilla?
Una buena plantilla de formulario de solicitud de proyecto aporta claridad y contexto al solicitante y al equipo del proyecto. Permite al solicitante:
- Aclarar su idea y reflexionar sobre ella
- Construir un caso de negocio para el proyecto
- Establecer metas y métricas
Capacita al equipo del proyecto para:
- Comprender claramente las necesidades
- Estimar el tiempo y los recursos necesarios
- Priorizar y programar el proyecto
- Minimizar los riesgos de la gestión de proyectos
Componentes de una buena plantilla de formulario de solicitud de proyecto
El objetivo de una buena plantilla de formulario de solicitud de proyecto es presentar un panorama general claro y, al mismo tiempo, hacer zoom en los detalles. Metas y objetivos : ¿Por qué es necesario este proyecto? ¿Cómo lo utilizará la gente? ¿Qué valor añadirá a la empresa?
Flujo de trabajo del proyecto: ¿Qué proceso debe seguir el proyecto?
Plazos previstos: ¿Cuándo tiene que estar completado este proyecto? ¿Por qué es importante el plazo elegido?
Partes interesadas: ¿Quiénes son las partes interesadas del proyecto? ¿Quién tomará las decisiones? ¿Quién dará las aprobaciones?
Especificaciones: ¿Debe seguir las directrices de la marca? ¿O cumplir alguna normativa?
Debe ser muy diferente de un proyecto de diseño publicitario. Por lo tanto, es posible que una plantilla no satisfaga todas sus necesidades.
No se preocupe. Hemos creado diseños personalizados.
10 Best Project Request Form Templates To Help You Get Started On Any Project You Need.
1. Plantilla de solicitud y aprobación de proyectos ClickUp
Esta plantilla simplifica la comunicación entre departamentos y garantiza que todas las solicitudes reciban la atención adecuada
Solicite, revise, apruebe e inicie proyectos con una sencilla plantilla.
Para el solicitante, la plantilla Plantilla de solicitud y aprobación de proyectos ClickUp incluye un formulario en el que pueden introducir el nombre del proyecto, su descripción, establecer la prioridad, incluir los cronogramas y cargar los recursos adicionales de que dispongan.
Una vez enviado, ClickUp crea automáticamente una "tarea de solicitud" programada para su revisión y aprobación. Como gestor del proyecto, puede ver todas las tareas solicitadas en forma de lista y de tablero (una vista Kanban).
Cuando se apruebe la tarea, se añadirá a la lista de "tareas aprobadas", lista para que su equipo tome medidas. Puede configurar notificaciones para mantenerse al día sobre el progreso. También puede editar, actualizar o retirar su solicitud con esta plantilla.
Esta plantilla es el paso cero de su proceso de gestión de proyectos, una forma de recopilar y consolidar todas las solicitudes de toda la organización.
2. Plantilla de Formulario de Solicitud Creativa ClickUp
reúna a equipos multidisciplinares para que envíen informes creativos en ClickUp_
Los equipos de diseño reciben numerosas solicitudes de marketing, productos, eventos, etc. En Plantilla de solicitud creativa de ClickUp ayuda a agilizar el flujo de trabajo.
Con esta plantilla, cualquiera puede enviar un encargo creativo de la forma que mejor funcione para el equipo de diseño. Pueden rellenar el formulario con un nombre, una descripción y el tipo de resultado creativo. También pueden fijar una fecha límite.
Cuando reciba la solicitud, puede asignar nuevas solicitudes a personas/equipos o establecer estados como parte de su flujo de trabajo. También puede utilizar los Campos personalizados para añadir opciones al desplegable de salida creativa cuando se amplíen sus ofertas.
Con la vista Lista, puede hacer un seguimiento de todas las tareas pendientes. Con la vista de canalización, puede realizar un seguimiento de los estados y las escaladas, si las hubiera. Puede utilizar la vista de tareas para colaborar con el equipo, cargar creatividades, recopilar comentarios y obtener aprobaciones.
3. Plantilla ClickUp de solicitud de recursos
establezca procesos infalibles para capturar solicitudes de recursos en ClickUp_
Los proyectos evolucionan rápidamente en los entornos acelerados de hoy en día. Para seguir el ritmo, los gestores de proyectos suelen necesitar recursos adicionales. Cada vez que un gestor de proyectos solicita compatibilidad adicional, la situación puede complicarse con el tiempo.
Para racionalizar su gestión de operaciones utilice el Plantilla de solicitud de recursos ClickUp . Esta completa plantilla incluye campos para:
- Detalles del proyecto, como nombre, ID, alcance y cliente
- Datos del solicitante: nombre, ID de correo electrónico, prioridad, tipo y departamento
- Detalles de los recursos, como los recursos necesarios, los requisitos de formación y la propuesta de presupuesto
- Cualquier otro activo que desee cargar
Una vez enviada la solicitud, los gestores de recursos pueden utilizar la vista Tablero de revisión para obtener una visión general de todas sus solicitudes de proyectos agrupadas por estado.
En esta vista, haga clic en una tarjeta de tarea específica para ampliar sus detalles y arrástrela por el tablero para cambiar su estado.
Utilice campos personalizados para estimar costes, obtener aprobaciones, asignar recursos y supervisar el progreso.
Utilice esta plantilla para integrar las solicitudes de recursos en su flujo de trabajo de gestión de proyectos. Solicite, asigne y gestione recursos de proyectos sin esfuerzo.
4. Plantilla de solicitud de trabajo ClickUp
plantilla de solicitud de trabajo gratuita de ClickUp para equipos de gestión de proyectos_
A diferencia de un proyecto con metas específicas en el que intervienen varias personas, se siguen varios pasos y se prolonga en el tiempo, un "trabajo" o tarea suele ser mucho más sencillo. Por ejemplo, podría ser una solicitud de un nuevo identificador de correo electrónico por parte de marketing o el aprovisionamiento de espacio adicional en la nube por parte de ingeniería.
Para gestionarlos eficazmente sin que nada se escape, necesitas un proceso. El sitio Plantilla de solicitud de trabajo de ClickUp ofrece que.
Esta plantilla permite al usuario plantear una solicitud, describir el trabajo que necesita terminado, establecer la prioridad/los plazos e introducir otros detalles, si los hubiera.
Como gestor de proyectos, puede
- Aprobar tareas
- Programarlas para que se completen
- Automatizar el envío de notificaciones cuando se produzca un cambio de estado o una actualización en los comentarios
- Ver las tareas por estado en la vista Tablero
- Ver el trabajo programado en la vista del calendario
5. Plantilla de solicitudes de equipos ClickUp
gestione las solicitudes de los equipos internos en un solo lugar, directamente desde su herramienta de gestión de proyectos
Tanto si se trata de productos de marca como de suministros de papelería, necesita una forma de capturar, seguir y gestionar las solicitudes de los equipos. En Plantilla de solicitudes de equipo de ClickUp está aquí para ayudar.
Esta plantilla permite a los equipos de administradores capturar la naturaleza de todas las solicitudes internas. Puede recopilar los datos del solicitante, la naturaleza de la solicitud y las fechas límite. Ajuste también campos personalizados para categorías y recuentos.
Por ejemplo, puede personalizar el desplegable de categorías para incluir bolígrafos, lápices y blocs de notas. Si también gestiona mercancías y suscripciones a revistas para su empresa, puede estructurarlo de la siguiente manera.
Categorías principales (desplegables) Subcategorías (desplegables) **Subcategorías (desplegables) | ------------------------------- | ------------------------------ | | Papelería Bolígrafos | Lápices | Blocs de notas | Ropa Sudaderas con capucha | Camisetas | Suscripciones a revistas New Yorker | Autocar
De esta forma, podrá organizar el tipo de solicitudes que recibe. Utilice la vista Tablero de "tipos de solicitudes" para controlar las solicitudes de cada categoría. Averigüe si le faltan existencias y haga los pedidos en consecuencia.
6. Plantilla de solicitud de servicio ClickUp
Implemente procesos ITIL con la plantilla de solicitud de servicio de ClickUp
Tanto si vende un coche como un programa informático, los clientes se enfrentarán a retos y querrán compatibilidad. Ofrezca a sus clientes una forma sencilla de plantear sus solicitudes y gestionarlas sin problemas con la plantilla de solicitud de servicio de ClickUp Plantilla de solicitud de servicio ClickUp .
Con el formulario de solicitud de servicio incluido en la plantilla, los clientes pueden describir el problema y cargar capturas de pantalla para ayudar a recrear el error.
Especialmente diseñada para equipos de TI, esta plantilla categoriza automáticamente las solicitudes entrantes de acceso a aplicaciones, licencias de software, restablecimiento de contraseñas o nuevo hardware como solicitudes de servicio.
Vea las solicitudes de servicio de la forma que desee, como una lista general o categorizada según el tipo o la prioridad.
¿Tiene alguna idiosincrasia organizativa? No hay problema. Personalice el menú desplegable, las personas o la carga de archivos como mejor le parezca, ¡y empiece!
7. Plantilla de solicitud de cambio ClickUp
Invite a las partes interesadas a considerar sus solicitudes de cambio y captúrelas sin esfuerzo con ClickUp
Una solicitud de cambio es similar a una solicitud de trabajo, excepto que se aplica a un cambio específico de una función existente. Por ejemplo, si usted es arquitecto, un cliente podría solicitar modificaciones en el diseño, como tintar las ventanas de cristal o elegir un color diferente para los tiempos del baño.
Para simplificar la gestión tanto para usted como para el cliente, utilice la función Plantilla de solicitud de cambio de ClickUp . Recopile información sobre lo que desea cambiar y por qué, cómo afecta al alcance, presupuesto y cronograma del proyecto, etc.
Utilice esta plantilla para animar al solicitante a pensar en el contexto de su solicitud, incluido su impacto en las actividades previas y posteriores. Esto le ayudará a determinar si el cambio es esencial.
Utilice la vista "Lista de solicitudes" para revisar todas las solicitudes entrantes clasificadas por proyecto y discutirlas con el solicitante. Utilice la vista 'tabla de solicitudes' para hacer un seguimiento por prioridades. Haga un seguimiento del progreso con la vista de estado. Si tiene proyectos en varias ubicaciones, utilice la vista Mapa para visualizar las tareas.
8. Plantilla de solicitud de información ClickUp
formulario sencillo para solicitar información a cualquier persona de la organización
Desde una pregunta tan sencilla como "Oye, ¿cómo va el proyecto?" hasta otras complejas en torno al desglose del gasto presupuestario, solicitudes de información (RFI) pueden presentarse de muchos formularios. Pueden llegar por correo electrónico, Slack, llamada telefónica o mensaje de texto. Responder a todas estas solicitudes a tiempo puede convertirse en todo un reto.
El sitio Plantilla de solicitud de información (RFI) de ClickUp resuelve precisamente ese problema. Ayuda a los equipos a recopilar las RFI en un solo lugar, asignando a los miembros del equipo la responsabilidad de responder en el plazo acordado.
Utilice esta plantilla para capturar detalles sobre la solicitud, el solicitante y otros recursos, si los hubiera. Personalice esta plantilla para adaptarla a sus necesidades. Por ejemplo, añada otro campo de formulario para el formato en el que se necesita la respuesta o la finalidad de la información.
Esta plantilla incluye tres vistas diferentes. Utilice la vista de registro de RFI para ver todas las solicitudes en forma de lista. Utilice la vista Tablero del proyecto para clasificar por nombre de proyecto. Utilice la vista del alcance de la solicitud de información para clasificarla según el alcance de la solicitud.
Elija entre las más de 15 vistas de ClickUp para ordenar la información como desee.
9. Plantilla de solicitud de asistencia técnica de Template.net
Documento de plantilla de solicitud de asistencia de template.net
Si está registrando sus solicitudes en un documento sencillo como Microsoft Word, Documentos de Google o Apple Pages, esta plantilla de template.net le resultará muy útil.
Esta plantilla de solicitud del servicio de asistencia crea un formulario que captura los detalles de la solicitud, como el nombre, la organización, la dirección de correo electrónico, el tipo de problema y la categoría. Personalice los campos en función de las necesidades y los procesos de su organización.
Esta plantilla es un documento sencillo y cómodo de rellenar para cualquier persona. Sin embargo, mantener varias solicitudes de este tipo y recibirlas como adjuntos de correo electrónico puede resultar tedioso.
Además, el equipo del servicio de asistencia tendrá que crear tareas manualmente en sus herramienta de gestión de proyectos basada en estos formularios de solicitud.
10. Plantilla de Formulario de Solicitud de Proyecto by Slideshare
Los proyectos pueden ser complejos, con múltiples factores que influyen incluso en las decisiones de menor importancia. Para asegurarse de que ha captado todos los detalles, necesita una plantilla completa de formulario de solicitud de proyecto como la siguiente éste de Slideshare .
Con siete páginas de extensión, esta plantilla recoge los requisitos, la justificación, los objetivos, las hipótesis, el presupuesto, los cronogramas y otros aspectos del proyecto. Diseñada para proyectos informáticos, también plantea preguntas sobre el comportamiento de uso, la seguridad, las interfaces, las relaciones con los clientes, la integración del portal y la infraestructura técnica.
Incluye secciones para el impacto del riesgo, evaluaciones de vulnerabilidad y factores financieros. Con esta plantilla, puede estar seguro de haber recopilado suficiente información para sacar adelante el proyecto.
Al igual que la plantilla anterior, también se trata de un documento que suele cumplimentarse fuera de línea y enviarse por correo electrónico. Por lo tanto, requiere un trabajo manual adicional para introducir estos detalles en la plantilla software de gestión de proyectos .
Cómo utilizar eficazmente plantillas de formularios de solicitud de proyectos
Utilizar cualquiera de las plantillas de ClickUp anteriores es tan fácil como hacer clic en el botón "obtener solución gratuita", añadirla a su entorno de trabajo de ClickUp y capturar las solicitudes. Aunque estas plantillas son excelentes puntos de partida, puede adaptarlas a sus necesidades.
Personalizarlas: Mire todos los formularios de solicitud de proyectos de la lista anterior y personalícelos según su sector, organización y flujo de trabajo. Incluya los datos que necesite en los desplegables.
Automatización: Notificaciones, creación de tareas, asignación de usuarios, cambio de estado, y mucho más se puede automatizar con Automatizaciones de ClickUp . Una vez que tengas el proceso transparente, automatízalo.
Utilice las vistas: Cualquier cosa que necesite ver, ClickUp tiene una vista para ello.
Explore ClickUp para gestionar sus proyectos con la potencia de la IA, más de 15 vistas y automatizaciones de tareas
- ¿Necesita ver los cronogramas? Vista Calendario
- ¿Necesita ver la carga de trabajo del equipo? Vista Carga de trabajo
- ¿Necesita tareas clasificadas por proyecto/prioridad? Vista Tablero
- ¿Quieres hacer un seguimiento del progreso del proyecto? Vista Gantt
- Con más de 15 vistas, ClickUp le permite ver su proyecto de la forma que desee
**Mejorar En función de cómo le funcionen las plantillas, haga que mejoras del proceso . Añadir o eliminar campos. Ampliar su alcance. Recoger comentarios sobre las plantillas e incorporarlos en versiones posteriores.
Agilice el proceso de solicitud de proyectos con las plantillas de ClickUp
Una buena gestión de proyectos comienza antes de que el inicio del proyecto -reuniendo los requisitos de forma exhaustiva y clara. Las plantillas de solicitud de proyectos de ClickUp están diseñadas para este fin.
En función de su sector, estructura organizativa, flujo de trabajo de gestión de proyectos y preferencias del equipo, elija la plantilla que más le convenga. Intégrelas en su entorno de trabajo de ClickUp con sólo pulsar un botón y personalícelas según sus necesidades.
ClickUp le permite convertir solicitudes en tareas automáticamente, asignarlas a miembros del equipo, obtener aprobaciones y notificar el progreso a las partes interesadas para que pueda centrarse en completar las tareas de su equipo traspaso de proyectos .
Acceda a docenas de plantillas para diversos fines de gestión de proyectos desde la sección Biblioteca de plantillas ClickUp . Lo mejor de todo es que es gratis, gratuito/a
Pase de la idea a una gran gestión de proyectos con ClickUp hoy mismo.