¿Quiere saber cuál es la regla número uno para ahorrar tiempo en su jornada laboral? No reinvente la rueda. Traducción: no haga la misma tarea dos veces, aunque la segunda ronda sea completada por otra persona.
Cuando los proyectos se transfieren entre dos o más personas (por no hablar de dos o más departamentos), siempre existe el riesgo de que se dupliquen las tareas. Y la duplicación de la carga de trabajo no aporta ningún beneficio.
En cambio, ambas partes se frustran porque su tiempo, talento y energía podrían haberse utilizado en otras tareas. Y el equipo o el gestor del proyecto se pierden en un frenesí de trabajo duplicado.
Entonces, ¿cómo se puede evitar?
Es muy sencillo: usted elabora el traspaso de proyectos perfecto entre las partes, asegurándose de que quienes trabajen en un proyecto en el futuro sepan exactamente qué fue completado en el pasado. Para hacer todo lo anterior, necesita una plantilla de traspaso de proyectos.
¿Qué es una plantilla de traspaso de proyectos?
Una plantilla de traspaso de proyectos describe todos los detalles de un proyecto o rol para que pueda transferirse fácilmente (como su nombre indica) de una parte a otra.
Una plantilla de traspaso de proyectos describe el alcance del proyecto, los resultados esperados, los plazos, los procesos y procedimientos, y otras instrucciones de una manera fácil de entender. La meta de una lista de control para el traspaso de proyectos es doble:
- Evitan la duplicación de trabajo y describen todos los detalles del proyecto que aún quedan pendientes o que ya están terminados para alcanzar la finalización del proyecto.
- Ahorra tiempo y recursos a la empresa (y a su gestor de proyectos) con un documento de traspaso de proyectos sólido. En lugar de tener que programar innumerables reuniones para discutir el proceso de traspaso del proyecto, las partes interesadas clave pueden simplemente consultar las notas de traspaso del proyecto.
Los mejores documentos de traspaso de proyectos son concisos, precisos y colaborativos, lo que permite una transición fluida. Todas las notas de traspaso deben describir todos los detalles del proyecto, evitando así confusiones entre las partes y la duplicación de cargas de trabajo.
Según una encuesta realizada por Zippia, un sitio web que informa a los solicitantes de empleo sobre la cultura empresarial, el 50 % de los empleados tiene entre una y tres horas de reuniones a la semana, y el 20 % cree que esas reuniones son una pérdida de tiempo. Al seleccionar la plantilla de traspaso de proyectos adecuada, con toda la información, las tareas y las prioridades necesarias para un proyecto, se reduce la necesidad de reuniones innecesarias.
Plantillas gratuitas para la transferencia de proyectos que facilitan la transición
La plantilla adecuada para el traspaso de proyectos evita obstáculos, establece prioridades y crea un plan de contingencia para los miembros nuevos o existentes del equipo. A continuación, encontrará siete plantillas imprescindibles para el traspaso de proyectos en su organización.
1. Plantilla de traspaso de proyectos de ClickUp
¿Va a transferir un proyecto de un departamento a otro? Asegúrese de no perder ninguna oportunidad utilizando la plantilla de transferencia de proyectos de ClickUp.
Esta plantilla de informe de traspaso de proyectos se puede personalizar con la marca de su empresa, ya que incluye espacio para el nombre, el logotipo, el eslogan y la información de contacto de su empresa en la parte superior. Para empezar, escriba el nombre del proyecto y el autor (es decir, la persona que rellena el informe), seguido de una breve descripción del proyecto.
A partir de ahí, la plantilla profundiza en todos los aspectos del proyecto, evitando confusiones entre los distintos departamentos. La sección «Participantes en el traspaso» ofrece espacio para una foto, el nombre y la descripción del rol de cada colaborador del proyecto.
La sección «Requisitos» ofrece un cronograma especialmente útil, en el que se enumeran todas las tareas, el departamento responsable de cada una de ellas y la fecha límite asociada a todas las acciones necesarias antes de que se pueda llevar a cabo la transición. Por último, la sección «Tareas de transición» permite a los miembros del equipo o al gestor del proyecto registrar todas las actividades completadas para el proyecto, evitando así la duplicación del trabajo.
2. Plantilla de POE para el traspaso de proyectos de ClickUp
Afrontemos los hechos: las personas asignadas a un proyecto no siempre serán las mismas. La rotación de personal es simplemente parte del funcionamiento de una empresa. Cuando se incorporan nuevos miembros al equipo, lo que se desea es que se integren y se pongan al día lo antes posible.
El uso de una plantilla de procedimiento operativo estándar (SOP) garantiza que los nuevos empleados comprendan qué hacer y cómo hacerlo, dentro de cualquier rol determinado. La plantilla SOP de traspaso de proyectos de ClickUp proporciona directrices claras y coherentes para que todos los empleados sigan un enfoque estandarizado para completar las tareas, reduciendo así el riesgo de errores.
Para ayudar a los nuevos empleados a comprender su rol y sus responsabilidades, rellene la sección «Ámbito» con los distintos aspectos de las tareas que se les han asignado. A continuación, describa los procesos estandarizados en la sección «Procedimiento», con pasos numerados e imágenes (si resulta útil para el equipo del proyecto).
Por último, proporcione a sus compañeros las herramientas que necesitan para tener éxito enlazando los recursos necesarios (como carpetas, tareas y/o archivos) y rellenando una sección de preguntas frecuentes (FAQ).
Bonus Watch: Compruebe cómo ClickUp puede ayudarle a gestionar documentos y archivos importantes del proyecto con sus capacidades de gestión del conocimiento.
3. Plantilla de informe de cambio de turno de ClickUp
Si gestionas un grupo de empleados que trabajan por turnos, una plantilla de documento de traspaso podría ahorrarte innumerables horas a la semana. Para evitar una caída en la productividad cuando termina un turno y comienza otro, aprovecha la plantilla de informe de cambio de turno de ClickUp.
Un plan de traspaso de proyectos por cambio de turno proporciona un informe detallado de lo que ocurrió durante el turno anterior y describe las prioridades para el turno siguiente. Esta plantilla de traspaso puede resultar muy valiosa para prácticamente cualquier empresa que trabaje por horas, desde hospitales y residencias de ancianos hasta cafeterías y servicios de lavado de coches.
El informe de cambio de turno debe utilizarse a diario —perdón, varias veces al día— y debe incluir la fecha, la hora de inicio y finalización del turno, la ubicación y el nombre del supervisor en la parte superior. Si es necesario, se puede rellenar la sección «Información del empleado» para que cada miembro del equipo proporcione su propio informe.
A partir de ahí, la sección «Cambios en las funciones y responsabilidades» ofrece una descripción detallada de todas las tareas, subtareas, responsabilidades de los empleados y el estado de cada tarea, para que cada compañero sepa cuáles son sus principales prioridades al llegar al trabajo. Por último, utilice la sección «Retos y recomendaciones» para comentar cualquier obstáculo que pueda surgir en las tareas del día.
4. Plantilla de plan de gestión del cambio de ClickUp
Un buen gestor hace que toda la organización funcione de manera más eficiente: asignando tareas, delegando responsabilidades y estableciendo prioridades para el resto del equipo. Los supervisores de la empresa supervisan todos los aspectos de la gestión del cambio: la adaptación a las prioridades cambiantes, la transición de proyectos e incluso la rotación de empleados.
Prepare a los gerentes para el éxito con la plantilla de plan de gestión del cambio de ClickUp. La plantilla lista para usar divide las transiciones del proyecto en tres fases (aunque esto se puede ampliar para adaptarse a su organización o equipo de proyecto específico).
En la fase 1, los gerentes identifican los cambios necesarios para preparar la transición del proyecto. En la fase 2, los gerentes trasladan el proyecto de un departamento a otro, identificando un plan de comunicación, los eventos importantes y un plan de gestión de la resistencia. Por último, en la fase 3 se recopilan los comentarios de las partes interesadas, se celebran los éxitos y se identifican las deficiencias para futuras transiciones.
Con más de 100 automatizaciones predefinidas entre las que elegir, esta plantilla de gestión de cambios ayuda a asignar tareas, publicar comentarios y cambiar estados de forma automática, lo que permite ahorrar un tiempo muy valioso durante la semana laboral.
Además, la plantilla permite a los gestores mantener cada proyecto al día con un sistema codificado por colores fácil de entender, una vista Tabla con columnas para toda la información relevante y barras de progreso para los distintos pasos.
5. Plantilla de incorporación de empleados de ClickUp
Al contratar a un nuevo empleado, lo que se desea es que esa persona contribuya a los proyectos de la empresa lo antes posible. Lamentablemente, la falta de planificación puede retrasar el proceso de incorporación durante semanas (si no meses).
Para acortar el proceso de incorporación y aumentar la productividad de los nuevos empleados, aprovecha la plantilla de incorporación de empleados de ClickUp. Esta plantilla proporciona un flujo de trabajo detallado que comienza con el primer día de trabajo del empleado. La lista detallada desglosa el proceso de incorporación en prioridades semanales, lo que permite a los nuevos miembros del equipo marcar cada tarea a medida que la completan.
Este nuevo informe de progreso de los empleados se puede personalizar fácilmente para adaptarse a su empresa o departamento. Considere la posibilidad de ampliar cada tarea añadiendo subtareas (por ejemplo: la tarea «Rellenar los documentos de RR. HH.» incluye subtareas para prestaciones sanitarias, contribución al plan 401(k) y deducciones fiscales). O añada adjuntos, firmas de supervisores, plazos o notas para que el proceso de incorporación se desarrolle de la forma más fluida posible.
6. Plantilla de diagrama de Gantt para la incorporación de empleados de ClickUp
Un proceso de incorporación exitoso no solo depende de que el nuevo empleado se ponga al día rápidamente. También depende de que todos los miembros del equipo, incluso aquellos que llevan años trabajando en la empresa, trabajen juntos como una unidad productiva.
Realmente se necesita todo un equipo para preparar a un nuevo empleado para el éxito, con empleados de los equipos de RR. HH., jurídico y de seguridad trabajando en conjunto. Por lo tanto, el proceso de traspaso y la transferencia general de conocimientos a un nuevo empleado deben ser supervisados a nivel directivo o ejecutivo, que es precisamente donde entra en juego la plantilla de diagrama de Gantt de incorporación de empleados de ClickUp.
Esta plantilla crea un plan de transición optimizado para los nuevos empleados a nivel organizativo. Con el diagrama de Gantt, cada departamento (es decir, recursos humanos, jurídico, seguridad y formación) tiene su propia carpeta, con tareas delegadas a cada empleado. Cada persona tiene su propia barra de progreso, lo que ofrece una visión general de alto nivel de los resultados completados del proyecto.
Por ejemplo, un director de recursos humanos podría ser responsable de completar las comprobaciones de antecedentes, rellenar un formulario I-9, verificar la identificación oficial de los nuevos empleados y presentar los formularios de prestaciones necesarios. Mientras tanto, alguien del departamento de seguridad o tecnología se encargará de ajustar el inicio de sesión del nuevo empleado, su aplicación de control de tiempo y su tarjeta de acceso.
Con una plantilla tan detallada a su disposición, evitará la duplicación de trabajo y ofrecerá el máximo apoyo a los nuevos miembros del equipo.
Bonus: ¡Plantillas para el traspaso de proyectos de construcción!
Cómo elegir la mejor plantilla de traspaso de proyectos
Una plantilla de traspaso de proyectos eficaz reduce la confusión, la frustración y el desperdicio de recursos en torno a un proyecto determinado.
Para elegir la mejor plantilla de traspaso de proyectos para su organización, hágase las siguientes preguntas:
- ¿Quién utilizará la plantilla? ¿Esta plantilla la utilizará una sola persona, un departamento o el equipo ejecutivo? Comprender a las partes interesadas es clave para elegir el diseño adecuado para el traspaso del proyecto.
- ¿Qué herramientas necesita? ¿Necesita un calendario de entregas, una forma de adjuntar documentos importantes o un medio para realizar un seguimiento visual del progreso? Comprender las herramientas de mapeo de procesos que tiene a su disposición y cómo utilizarlas le ayudará a seleccionar la plantilla adecuada.
- ¿Qué diseño es más fácil de entender? ¿Necesita una lista de control, una tabla, un calendario o un flujo de trabajo? Aunque muchas plantillas ofrecen múltiples vistas personalizables, saber qué diseño sería más útil garantizará la ejecución más eficiente del proyecto.
Evite caídas en la productividad con las plantillas de traspaso de proyectos.
Mantener un proyecto en marcha de manera eficiente requiere múltiples elementos móviles. A medida que terminan los turnos, se incorporan nuevos empleados, otros se van o cambia la dirección, es importante que todo siga funcionando sin interrupciones.
La plantilla de traspaso de proyectos adecuada puede ayudar a aumentar la productividad del equipo en todos los departamentos. Tanto si empiezas con una de las muchas plantillas de traspaso de ClickUp como si creas una desde cero, puedes asignar tareas y subtareas, crear un calendario de plazos, realizar el seguimiento del progreso en tiempo real y realizar un traspaso fluido de documentos importantes.
Con ClickUp, puedes personalizar fácilmente las vistas, los campos, los títulos o el texto para adaptarlos a las necesidades específicas de tu empresa. Y con más de 1000 integraciones a tu disposición, podrás gestionar cada proyecto de forma eficaz.
¿Está listo para ver cómo ClickUp puede hacer que su organización funcione de manera más eficiente? Pruébelo gratis hoy mismo.