Smartsheet vs. Jira: ¿Qué herramienta de gestión de proyectos es mejor?

¿Es hora de que tu equipo deje de realizar el seguimiento de las tareas en papel o en notas adhesivas? Hay una gran variedad de herramientas de gestión de proyectos entre las que elegir, pero Smartsheet y Jira son algunas de las aplicaciones más populares para equipos grandes.

Ambas soluciones optimizan la planificación de proyectos y la gestión de proyectos, pero su configuración y funcionalidades no son exactamente iguales.

Entonces, ¿qué opción, Smartsheet o Jira, se adapta mejor al trabajo de tu equipo?

En esta guía, analizaremos lo que ofrece cada opción de software de gestión de proyectos, sus funciones más atractivas y cómo se comparan entre sí. También compartiremos una herramienta no tan secreta para optimizar las tareas, los proyectos, los chats y las plantillas de tu equipo en un solo lugar. ✨

¿Qué es Smartsheet?

Smartsheet es una herramienta de gestión de proyectos versátil que combina la familiaridad de Excel con la potencia de una plataforma de gestión de proyectos (PM) SaaS. Puede parecer una solución de base de datos u hoja de cálculo, pero en realidad es una plataforma de gestión de proyectos de nivel empresarial diseñada para escalar.

Este software de gestión de proyectos cuenta con compatibilidad para la colaboración en tiempo real y cuenta con una impresionante variedad de paneles, diagramas de Gantt, funciones de automatización y software de seguimiento de incidencias para realizar el seguimiento de las tareas.

Funciones de Smartsheet

Smartsheet se centra mucho en los datos, por lo que es ideal para equipos que gestionan una gran cantidad de datos. Pero incluso si ese no es tu caso, hay mucho que te gustará de esta herramienta de gestión de proyectos basada en la nube.

1. Vistas, flujos de trabajo y paneles: ¡vaya!

Smartsheet incluye potentes herramientas y plantillas para gestionar personas, proyectos, recursos y grandes ideas en un solo lugar. Tus proyectos se muestran en vista de cuadrícula de forma predeterminada, pero puedes cambiar a vistas de diagrama de Gantt, gráfico o Calendario para verlos desde otro ángulo.

Smartsheet incluye formularios personalizados para la recopilación de datos que se introducen en tus hojas en tiempo real, lo que es perfecto si eres un gestor de proyectos centrado en los datos.

Además, el software de gestión de proyectos permite la colaboración interna o externa, por lo que es ideal para trabajar codo con codo con clientes, contratistas o socios externos. El sistema también incluye herramientas de revisión que facilitan las revisiones creativas e informes de control de tiempo para la facturación o para gestionar mejor los recursos a nivel interno (o externo).

2. Gestión de proyectos y carteras (PPM)

La configuración PPM de Smartsheet admite la planificación, la alineación, la implementación y el escalado. Utiliza datos en tiempo real para detectar ineficiencias en el flujo de trabajo y los proyectos de tu equipo, de modo que puedas reducir el trabajo manual y dedicar tu energía a cosas que realmente marcan la diferencia.

No solo eso, sino que Smartsheet PPM te ayuda a estandarizar y mejorar los procesos mediante la clasificación de datos en tiempo real, por lo que, si te obsesiona la eficiencia, esta función de gestión de recursos es imprescindible. Además, Smartsheet también incluye automatizaciones de flujos de trabajo basadas en plantillas y personalizables listas para usar.

3. Integraciones

Incluso si ahora mismo estás haciendo el seguimiento de los proyectos en papel, es muy probable que tu equipo ya utilice varias herramientas. Pero no hay necesidad de tirar el grano con la paja: solo tienes que configurar una integración de Smartsheet con las herramientas que tu equipo ya está utilizando.

Las soluciones de gestión de proyectos de Smartsheet se integran con muchas otras aplicaciones, entre las que se incluyen:

Si tu equipo está siempre en movimiento, Smartsheet también tiene una aplicación móvil para iOS y Android.

Ah, y si necesitas algo más personalizado, Smartsheet te permite crear una aplicación totalmente personalizada sin necesidad de escribir código. 📱

4. Aprobaciones y almacenamiento de activos

Smartsheet puede parecer una plataforma centrada en los datos (y sin duda lo es), pero también cuenta con funciones diseñadas para equipos creativos y de marketing. Desarrolle su estrategia en Smartsheet y alinéela con métricas cuantificadas a partir de sus indicadores clave de rendimiento (KPI) para ver sus grandes metas y su rendimiento en tiempo real de un solo vistazo.

Los presupuestos hacen que el marketing funcione, así que utilice Smartsheet para realizar la previsión de calendarios, recursos y mucho más con datos en tiempo real.

Tampoco es necesario cambiar entre el software de gestión de proyectos y la aplicación de almacenamiento en la nube. Smartsheet almacena grandes activos en varios formatos, incluyendo renderizados 3D y vídeos 8K.

La facilidad de uso de Smartsheet simplifica la carga, el uso compartido y la colaboración en archivos con tu equipo. La herramienta de revisión de Smartsheet realiza el seguimiento de la ubicación de tus activos y de si ya han sido aprobados, por lo que ya no tendrás que esperar en el limbo del diseño gráfico.

5. Transformación estratégica

¿Necesitas hacer cambios importantes? Smartsheet te respalda. Su configuración de transformación estratégica admite revisiones completas de la empresa, desde la gestión de procesos y flujos de trabajo inteligentes hasta conectores de datos y estrategias operativas.

Precios de Smartsheet:

¿Qué es Jira?

El gigante del software Atlassian es propietario de Jira, una de las mayores herramientas de gestión de proyectos para el desarrollo de software y equipos ágiles. A diferencia de Smartsheet, que se adapta a casi cualquier tipo de trabajo, Jira está diseñado desde cero para el desarrollo de software.

Si diriges un equipo creativo, probablemente no tenga sentido utilizar el software Jira, pero si estás a cargo de un equipo técnico de DevOps, este es el claro ganador en el enfrentamiento entre Smartsheet y Jira.

Jira puede ser más especializado, pero también forma parte del ecosistema Atlassian. Si necesitas funcionalidades o funciones adicionales, puedes añadir fácilmente otros complementos según sea necesario, como Confluence u Open DevOps.

Funciones de Jira

Jira es una apuesta segura para los equipos de desarrollo gracias a su configuración ágil, sus plantillas, sus herramientas de automatización de arrastrar y soltar, y mucho más.

1. Planifica, realiza el seguimiento, lanza y realiza la elaboración de informes en un solo lugar.

Introduce tus grandes y audaces metas para crear historias de usuario, realizar el seguimiento de los problemas y asignar tareas a tu equipo. Visualiza tus proyectos en forma de cronograma, tablero o vista Gantt para obtener una visibilidad completa del proyecto.

Si estás realizando un seguimiento de diferentes versiones de software, Jira registra todas las versiones por fecha de inicio, fecha de lanzamiento y descripción. Esto es muy útil si gestionas varios lanzamientos a la vez y necesitas una vista general del estado de cada proyecto.

¿Quieres un poco más de información? Echa un vistazo a las visualizaciones de datos en tiempo real de Jira en la vista de Cronograma o tablero Kanban. Jira incluye informes técnicos como informes de sprints, gráficos de burndown y gráficos de control. Incluso puedes generar informes por usuario y versión de software para ver la eficiencia con la que trabaja tu equipo.

Pero bueno, si necesitas algo más personalizado, Jira lo tiene. Te permite crear un panel personalizado que solo muestra los datos más importantes en un solo lugar. 📊

2. Integraciones

Jira tiene tantas integraciones que ni siquiera podemos enumerarlas todas aquí. Esto se debe a que las integraciones provienen del impresionante y vasto mercado de Atlassian. Encuentre integraciones de categorías como gestión de relaciones con los clientes, macros, correo electrónico, supervisión y mucho más.

Entre las integraciones más populares se incluyen Miro, Figma y GitLab, por lo que si necesitas establecer una conexión entre tu solución de gestión de proyectos y tus herramientas técnicas, Jira es una opción ideal.

3. Automatización

La automatización de Jira se encarga de muchas tareas minuciosas por ti, como enviar notificaciones o iniciar flujos de trabajo.

No se necesita código: elige entre los desencadenantes de automatización predefinidos de Jira o personaliza uno propio. Si no estás seguro de por dónde empezar, Jira te recomendará desencadenantes basados en la configuración y el historial de tu cuenta.

Sus automatizaciones son ideales para crear informes de carga de trabajo de los usuarios y mejorar la gestión de los recursos, lo que te permite asignar o delegar tareas automáticamente entre los miembros del equipo. La eficiencia de la planificación de tus proyectos mejorará sin duda cuando automatices los flujos de trabajo con sus soluciones de gestión de proyectos.

4. Plantillas

Jira viene cargado con plantillas diseñadas para poner en marcha tus proyectos. La mayoría de sus plantillas son para la gestión del trabajo, pero Jira también ofrece plantillas para la gestión de servicios, el desarrollo de software e incluso el marketing y el diseño.

No es necesario diseñar un proyecto desde cero. Utiliza una plantilla para configurar rápidamente proyectos en formato de tablero Kanban o un tablero Scrum para el seguimiento de problemas de DevOps: el mundo está a tus pies.

Precios de Jira

Smartsheet vs. Jira: comparación de funciones

Smartsheet y Jira tienen la capacidad necesaria para gestionar proyectos tanto para corporaciones como para pequeñas empresas. Sin embargo, hay muchas diferencias entre estas dos plataformas, y la decisión sobre cuál es la opción adecuada depende en última instancia de las necesidades de tu empresa.

1. Caso de uso

Smartsheet afirma que puede funcionar bien para los equipos de TI, pero no fue diseñado para el desarrollo o la TI como lo fue Jira. Jira puede funcionar para equipos no técnicos, pero realmente no le sacará partido a su inversión (y probablemente confundirá a la gente de marketing con soluciones de gestión de proyectos innecesariamente complicadas).

Sin embargo, Smartsheet funciona bien para una mayor variedad de casos de uso. Si planeas cambiar toda tu organización a una única solución de gestión de proyectos, Smartsheet es más versátil y tiene una curva de aprendizaje más corta.

Ganador: Smartsheet por su versatilidad; Jira por sus equipos de software.

2. Plantillas

¿Necesitas ahorrar tiempo? Tanto Jira como Smartsheet ofrecen plantillas. Jira ofrece alrededor de 40 plantillas que se centran principalmente en el formato de proyectos. Smartsheet, por otro lado, ofrece plantillas en varios idiomas y tiene más de 190 plantillas en inglés para todo, desde cuestionarios sorpresa hasta hojas de ruta de productos y campañas de correo electrónico. Es la mejor opción si quieres plantillas para diversos usos.

Ganador: Smartsheet

3. Automatización e IA

Tanto Jira como Smartsheet incluyen herramientas de automatización de flujos de trabajo con función de arrastrar y soltar. Pero en el enfrentamiento entre Jira y Smartsheet, aún está por ver cuál de los dos se impone en lo que respecta a la IA.

Smartsheet está actualmente realizando pruebas beta de IA para la creación de fórmulas, la creación de gráficos y un asistente de IA en vivo. Por ahora no está disponible para todo el mundo, aunque tienen planificado lanzarlo pronto.

En este momento, Jira ofrece IA en forma de agentes virtuales para aliviar la carga de los miembros del equipo que trabajan en funciones de soporte al cliente. Pero hay más: inscríbete en la lista de espera para ser uno de los primeros en probar su IA Atlassian Intelligence, que promete generar contenido, encargarse de las notas y resúmenes de las reuniones y responder a todas tus preguntas sobre un proyecto.

Ganador: Demasiado pronto para decirlo

4. Gestión de activos digitales

La gestión de activos digitales (DAM) es imprescindible para mantener los archivos de tu organización en un espacio digital ordenado y organizado. Por desgracia, Jira no ofrece DAM, por lo que tendrás que adquirir otro producto de Atlassian, Brandfolder, para ello.

Smartsheet ofrece DAM, lo que facilita la organización, la seguridad y el uso compartido de documentos, ya sea internamente o con socios externos. No te preocupes, también incluye sólidas funciones de permisos para mantener tu información bajo llave.

Ganador: Smartsheet

5. Precios

Jira y Smartsheet no difieren mucho en cuanto a precios. Jira cuesta 1,15 $ más por usuario (para 10 usuarios) en su plan estándar. Sin embargo, Jira es más barato, con un precio de 16 $ por usuario para el plan Premium, mientras que Smartsheet cobra 25 $ por usuario para su nivel Business.

Afortunadamente, tanto Smartsheet como Jira ofrecen versiones gratuitas, por lo que puedes probarlas antes de comprarlas.

Ganador: Jira por sus funciones básicas; Smartsheet por sus cuentas de nivel superior.

Jira contra Smartsheet en Reddit

Como puede ver, no hay un ganador claro en el debate entre Smartsheet y Jira. Hemos consultado a la comunidad de Reddit para evaluar qué herramienta de gestión de proyectos es mejor para diferentes aplicaciones.

Algunos usuarios son fanáticos acérrimos de Jira: «Como alguien que ha utilizado Asana, Trello, MS Project y Smartsheet, no puedo imaginar ser tan productivo sin la simplicidad y la responsabilidad que asocio con Jira», dijo uno de ellos.

Sin embargo, otros usuarios consideraron que Jira no se ajustaba del todo a sus necesidades. Un usuario dijo: «Ha pasado bastante tiempo desde que buscamos una herramienta, pero creo recordar que decidimos que Jira era como un mazo para matar moscas. Simplemente no era lo que necesitábamos. Probamos un montón de herramientas. Ahora, Smartsheet + Teams ha supuesto un cambio radical».

Otro usuario dijo que la implementación de Jira era demasiado compleja y que «herramientas como Trello y Smartsheet son más versátiles y se adaptan mejor a equipos más pequeños que necesitan moverse con rapidez».

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Smartsheet y Jira tienen sus pros y sus contras. Uno es mejor para los desarrolladores, mientras que el otro es más genérico. Pero, ¿quién dice que hay que elegir entre una plataforma hiperespecializada y otra súper genérica? 👀

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ClickUp: gestión ágil de proyectos fácil de usar para usuarios

Mira, no hay un ganador claro en el tira y afloja entre Jira y Smartsheet. Cada uno tiene sus pros y sus contras. Todo depende de tu flujo de trabajo y tus necesidades.

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