Oh no, ¡no hay suficientes opciones de comida para los invitados! Han llegado más invitados de los que han confirmado su asistencia. Así que no hay espacio suficiente para todos los asistentes Encima, nos falta personal. 🤦
Como organizador de eventos, estos contratiempos deben formar parte de tu rutina.
Como es lógico, entre la planificación y la ejecución del evento, estar al tanto de todo tiende a resultar abrumador.
¿Y si le dijéramos que hay una forma más fácil de asegurarse de que todo va sobre ruedas y sin sorpresas? Un software de gestión de proyectos para eventos hace todo el trabajo pesado por usted. 🏋️
Tanto si se trata de gestionar los horarios de los eventos, coordinarse con varios equipos y proveedores, como de gestionar los presupuestos y todo lo demás.
Tanto si es un empleado que planifica un evento como parte de su trabajo como si es un gestor de eventos, le ayudaremos a entender qué debe buscar en un software de gestión de eventos software de gestión de eventos las opciones disponibles y, lo que es más importante, las mejores software de planificación de eventos que se adapte a sus necesidades.
¿Qué es un software de gestión de eventos?
Un software de gestión de proyectos de eventos permite a los organizadores planificar, ejecutar y gestionar todos los eventos en un solo lugar. Pueden ir desde conferencias, ferias comerciales, fiestas, eventos deportivos y mucho más.
Usted encontrará la mayoría de software de gestión de eventos se dividen en dos categorías:
- Plataforma de gestión de proyectos de extremo a extremo para equipos de planificación de eventos
- Una plataforma que gestiona elementos individuales de la lista de control de la planificación (por ejemplo, inscripción, organización del evento, presupuesto y análisis posterior al evento)
El software que elija dependerá de sus necesidades. Especialmente después de la pandemia, la tecnología se ha personalizado para diferentes eventos. Por ejemplo, algunos programas son mejores para organizar eventos virtuales, mientras que otros tienen un intervalo más amplio de funciones para eventos físicos e híbridos.
Planifique y organice eventos inolvidables con la mejor herramienta de gestión de eventos
Digamos que para su conferencia de varios días sobre "El futuro del comercio minorista en 2024" se celebran varios eventos simultáneamente, físicos y en línea. En este caso, lo mejor es contar con un sistema integral de gestión de eventos.
Aquí hay algunas funciones que debe evaluar para planificar eventos sin problemas en una plataforma de gestión de eventos. 🧐
¿Qué buscar en un software de planificación de eventos?
Entonces, ¿qué buscar en una herramienta de gestión de eventos? Vamos a simplificar sus opciones.
- Funciones: ¿Dispone la herramienta de las funciones que necesita para planificar, promocionar y ejecutar sus eventos?
- Venta de entradas y registro de eventos personalizados con lista de espera, registro de grupos y entradas anticipadas
- Procesamiento de pagos integrado para que los asistentes puedan comprar entradas en línea a través de su sitio web
- Acceso móvil para planificadores de eventos y Teams en movimiento
- Automatización del seguimiento de gastos para que pueda controlar su presupuesto
- Reputación: Pregunta a tus amigos organizadores de eventos por sus herramientas y comprueba las reseñas en Google, la tienda de aplicaciones y sitios de terceros.
- Seguridad: Es fundamental mantener la privacidad de los datos de los asistentes. Busca herramientas que cumplan con la normativa de tu país, como GDPR.
- Robustez: ¿El software de gestión para organizadores de eventos es estable incluso con un uso intensivo?
- Funciones personalizables: Cada evento es único, así que asegúrate de que tu eventoherramienta de planificación se adapte a sus necesidades. Por ejemplo, ¿ofrece la herramienta una vista de calendario para los próximos plazos o diferentes vistas para ver las próximas tareas?
- Soporte y actualizaciones: Su /ref/ /blog?p=6165 herramienta de gestión de proyectos /%href/ debe ofrecer un soporte al cliente fiable y actualizarse con regularidad.
- Colaboración: La herramienta debe poder integrarse con otros sistemas que pueda utilizar para el evento. Por ejemplo, si el proveedor actualiza el presupuesto en otra herramienta, debería reflejarse en tu herramienta. O si el ponente actualiza notas en Documentos de Google, debería haber una integración con Google Apps para que los cambios estén siempre sincronizados.
- Plantillas: ¿Proporciona el software de planificación de eventos puntos de partida para varios eventos conplantillas en lugar de tener que crearlo todo desde cero?
10 mejores programas de gestión de eventos para usar en 2024
1. ClickUp
Planifique y gestione varios eventos con estados personalizados detallados y una vista de pájaro de todos sus progresos Herramienta gratuita, de gestión de proyectos de ClickUp se adapta a eventos de cualquier tamaño y le permite gestionar toda la planificación del evento, desde la idea hasta el día de la ejecución.
La plataforma de ClickUp es agnóstica, lo que significa que puedes personalizarla para eventos de cualquier tamaño. Tanto si se trata de una cena sorpresa para un ser querido como de una boda con miles de asistentes, la plataforma se adapta a sus preferencias.
Puede crear planes detallados para cada fase del evento, organizar los detalles clave en un solo lugar y hacer un seguimiento de las metas para un evento exitoso con Plantilla de plan estratégico para eventos de ClickUp .
Las mejores funciones de ClickUp
- Añada estados personalizados (como abierto, en curso y completado), categorice y añada atributos (presupuesto, presupuesto restante, presupuesto gastado y estado del pago) y visualice toda la información en un único lugar
- Tanto si estás organizando un evento de trabajo, una conferencia de empresa o una boda,plantillas de gráficos de asientos te permiten planificar y diseñar un plan de asientos para evitar aglomeraciones
- Si va a celebrar una conferencia importante, la planificación incluirá la reserva de hoteles y el alquiler de coches, la planificación de vuelos y horarios de viaje, así como el transporte y el alojamiento, al tiempo que se asegura de que todo ello se ajusta a su presupuesto. Plantillas de itinerarios documentan los detalles de su evento y son plantillas listas para usar que pueden utilizarse para todo tipo de eventos
- Uno de los asistentes de IA para organizadores de eventos,ClickUp AI (IA) resuelve incluso las partes más complicadas del proceso de planificación de eventos, como la redacción de planes, la creación de contenidos y el brainstorming de ideas para eventos corporativos
- Más de 100automatizaciones agilice sus flujos de trabajo de planificación de eventos y automatice las tareas repetitivas para que pueda centrarse en los aspectos críticos del proceso de planificación
Cree metas rastreables, monitorícelas, mida los objetivos y automatice el seguimiento del progreso conMetas de ClickUp
Límites de ClickUp
- Curva de aprendizaje inicial
- ClickUp AI sólo está disponible para usuarios de pago
Precios de ClickUp
- Free Forever: gratis, gratuito/a
- Ilimitado: 7 $/mes por usuario
- Empresa: 12 $/mes por usuario
- Empresa: Precios personalizados
ClickUp Brain: Disponible en todos los planes de pago por 5 $/miembro de ClickUp/mes
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4.7/5 (8900+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (3800+ opiniones)
2. Asana
A través de Asana Ya sea en una gran organización o en un pequeño equipo de planificación de eventos, la herramienta de gestión de proyectos de Asana te permite hacer un seguimiento de todos los detalles relacionados con tu evento en un solo lugar. 🗓️
Asana permite a los usuarios aportar ideas para eventos, asignar tareas a las partes interesadas como coordinadores de lugares, coordinadores de programas, coordinadores de marketing y el equipo de merchandising, personalizar plantillas de gestión de proyectos y realizar un seguimiento de los hitos de los eventos.
Las mejores funciones de Asana
- Organiza tu trabajo en tableros Kanban para reuniones con proveedores, muestra tareas en un formato de lista vertical de tareas pendientes y ve cronogramas en formatos de diagrama de Gantt
- Diferentes grupos pueden trabajar juntos enproyectos y tareas usando los entornos de trabajo de Asana
- Añade campos personalizados para especificar la fase, la prioridad y el coste relacionados con el flujo de trabajo del evento
Límites de Asana
- Es un esfuerzo enlazar tareas jerárquicas, proyectos y sus dependencias
- Asana, carece de hojas de cálculo incrustadas, lo que significa que no pueden ser vistas o modificadas directamente desde Asana
Precios de Asana
- Básico: Gratis/a para siempre
- Premium: 10,99 $ por usuario y mes
- Business: 24,99 $ por usuario y mes
Valoraciones y reseñas de Asana
- G2: 4.3/5 (9400+ opiniones)
- Capterra: 4.5/5 (12.100+ opiniones)
3. Monday.com
vía Monday.com Los planificadores de eventos utilizan Monday para planificar conferencias a gran escala y eventos en línea e híbridos, junto con otros tipos de eventos como fiestas infantiles y eventos privados.
El software se centra en flujos de trabajo centralizados para el registro de eventos, la colaboración entre equipos, la gestión del marketing de eventos y la supervisión en tiempo real a medida que se desarrolla el evento. 💫
Las mejores funciones de Monday.com:
- Plantillas de cronogramas de proyectos permiten a los equipos de eventos incluir detalles específicos de las tareas, como el número de recursos disponibles para un evento, junto con los cronogramas estimados para cada tarea
- Recopile datos de eventos para conocer los cronogramas, la carga de trabajo y el estado de progreso, y visualícelos en los cuadros de mando
- Tableros de alto nivel que muestran todos los eventos en una plataforma centralizada, que puede dividirse a su vez en grupos como categorías de eventos
Límites de Monday.com
- Los usuarios gratuitos no disponen de paneles de control
- La integración con el Calendario podría ser mejor para permitir la previsión
Precios de Monday.com
- Gratis: Free Forever
- Básico: 8 $ por asiento al mes
- Estándar: 10 dólares por asiento al mes
- Pro: 19 $ por asiento al mes
- Empresa: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Monday.com
- G2: 4.7/5 (8600+ opiniones)
- Capterra: 4.6/5 (4200+ reseñas)
4. Trello
A través de Trello Trello es una herramienta más sencilla que otros programas de gestión de proyectos para eventos.
Originalmente una herramienta de colaboración en equipo, muchos equipos utilizan Trello para tareas de planificación de eventos y gestión de proyectos de eventos .
Por ejemplo, si estás planificando la fiesta de cumpleaños de un niño, los Tableros de Trello ayudan a gestionar los flujos de trabajo, compartir ideas, establecer plazos, asignar proyectos y supervisar el progreso. Lo convierte en una experiencia divertida.
Las mejores funciones de Trello
- El espacio de trabajo de Trello cuenta con tarjetas de tareas en las que puedes añadir adjuntos, documentos, imágenes y otros datos para colaborar con otros equipos y proveedores externos
- Automatización sin código de los flujos de trabajo que facilita su uso incluso a personas sin conocimientos técnicos
- El mayordomo de Trello permite crear comandos para automatizar tareas de gestión de eventos, como la gestión de fechas límite
Límites de Trello
- Trello no ofrece chatear en tiempo real
- Teniendo en cuenta que carece de funciones como el correo electrónico incrustado, la posibilidad de asignar comentarios y la compatibilidad 24/7, no es adecuado para eventos a gran escala
Precios de Trello
- Gratuito
- Estándar: 5 $ por usuario y mes
- Premium: 10 $ por usuario y mes
- Empresa: 17,50 $ por usuario y mes
Valoraciones y reseñas de Trello
- G2: 4.4/5 (13390+ opiniones)
- Capterra: 4.6/5 (22800+ opiniones)
5. Basecamp
vía Basecamp Supongamos que estás planeando una conferencia virtual con cumbres de varios días. Le ayudaría disponer de una herramienta de gestión de proyectos como Basecamp para recopilar datos como el índice de compromiso de los asistentes, el número de inscripciones y el índice de asistencia.
Basecamp gestión de tareas permite la colaboración de varios equipos, como planificadores de eventos, responsables de marketing, ejecutivos y proveedores.
La integración del diagrama de Gantt de Basecamp lo convierte en un excelente software de planificación de eventos. Los usuarios pueden arrastrar y soltar aquí sus tareas pendientes, y los gestores pueden ver en qué está trabajando cada miembro del equipo.
En esta fase, puedes valorar si necesitarás más personal a medida que se acerque el evento.
Las mejores funciones de Basecamp
- Panel de una página para todos los proyectos, tareas y calendario
- Chat de grupo en tiempo real integrado para la comunicación con diferentes equipos
- Espacio de trabajo organizado para almacenar documentos y archivos
Límites de Basecamp
- No hay planes gratuitos a menos que seas estudiante
- Basecamp no dispone de grabación de vídeo in-app
Precios de Basecamp
- Personal: 15 $ al mes
- Business: 299 $ al mes
Valoraciones y reseñas sobre Basecamp
- G2: 4.1/5 (5200+ opiniones)
- Capterra: 4.6/5 (14200+ opiniones)
6. Wrike
vía Wrike Si está planeando organizar eventos en línea a menor escala, como seminarios web, le recomendamos el software de gestión de proyectos de Wrike.
Dispone de plantillas para planificar eventos para gestionar fechas límite, organizar calendarios compartidos, hacer un seguimiento del progreso en tableros visuales y controlar el presupuesto.
Las mejores funciones de Wrike
- Plantillas pre-construidas agilizar la planificación de eventos recurrentes
- Tableros Kanban con paneles personalizados, gráficos de Gantt interactivos, y vistas dinámicas de Calendario
- Flujos de trabajo personalizados para supervisar el progreso en tiempo real
Limitaciones de Wrike
- Curva de aprendizaje para los nuevos usuarios
- La vista del (diagrama de) Gantt sólo está disponible para usuarios de pago
Precios de Wrike
- Gratuito
- Equipos: 9,80 $ por usuario y mes
- Empresa: 24,80 $ por usuario y mes
- Empresa: Precios personalizados
- Pinnacle: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Wrike
- G2: 4.2/5 (3400+ opiniones)
- Capterra: 4.3/5 (2400+ opiniones)
7. Notion
vía Notion Si quieres organizar una fiesta de cumpleaños sorpresa para tu pareja, la plataforma de gestión de proyectos de Notion puede ayudarte a mantenerte organizado. Puedes crear esquemas de proyecto con plantillas incorporadas, registrar notas y centralizar costes y actividades en un único hub.
Notion mejores funciones
- Notion IA es un compañero de redacción creativa para aportar ideas y crear contenido para eventos
- Plantillas personalizables para organizar el proceso de planificación
Límites de Notion
- Algunos usuarios dicen que carece de una herramienta integrada de (elaboración de) informes
Precios de Notion
- Gratuito
- **Más 8 $ por usuario y mes
- Empresa: 15 $ por usuario al mes
- Empresa: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Notion
- G2: 4.7/5 (4800+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (1800+ reseñas)
8. Cvent
A través de Cvent Si está organizando una feria comercial, la tecnología de eventos de Cvent le permite crear una experiencia memorable para sus asistentes.
La plataforma de gestión de eventos reduce las tareas administrativas previas al evento para que pueda captar, cualificar y hacer un seguimiento de los clientes potenciales.
Las mejores funciones de Cvent
- Simplifica el proceso de búsqueda de sedes para eventos con la gestión de sedes
- La gestión de expositores agiliza las tareas y comunicaciones de los expositores para reducir la coordinación de idas y venidas
- La plataforma de webinars permite crear atractivos webinars para eventos virtuales
Límites de Cvent
- La plataforma es cara en comparación con otras herramientas de esta lista
- Las funciones pueden resultar abrumadoras para usuarios novatos o sin conocimientos de tecnología
Precios de Cvent
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Cvent
- G2: 4.3/5 (1700+ opiniones)
- Capterra: 4.4/5 (900+ opiniones)
9. Whova
vía Whova En lugar de utilizar distintos programas para gestionar la venta de entradas, la comunicación con los asistentes y la logística, el software de planificación de eventos Whova es una solución integral para los organizadores de eventos.
La plataforma híbrida unificada de eventos de Whova y software de gestión de locales disponen de cabinas digitales para eventos como ferias profesionales, exposiciones y ferias comerciales.
Whova mejores funciones
- Cree folletos de ventilación listos para móviles con la marca de su empresa
- Envíe notificaciones push con anuncios dirigidos a objetivos específicos
- Gestione las entradas de los asistentes y eventos desde la misma plataforma
Limitaciones de Whova
- Integraciones limitadas con plataformas de terceros
Precios de Whova
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Whova
- G2: 4.8/5 (1200+ opiniones)
- Capterra: 4.8/5 (1700+ reseñas)
10. Scoro
vía Scoro Crear presupuestos de proyectos asigne trabajo facturable y no facturable, y gestione reuniones, tareas y facturas con las herramientas de gestión de eventos de Scoro.
El Planificador de Scoro le ofrece una visión general de las cargas de trabajo individuales, las franjas horarias disponibles, los posibles excesos de reservas y los plazos.
Realice un seguimiento de las horas facturables y reales trabajadas en cada proyecto o cliente y transfiéralas a facturas con valoraciones personalizadas en varias monedas. También puede enviar automáticamente recordatorios de facturas atrasadas por saldos impagados y agilizar la gestión de pagos.
Scoro mejores funciones
- Amplias funciones de (elaboración de) informes para analizar y medir el rendimiento del evento
- Cree propuestas y estime los costes de entrega con plantillas predefinidas
- La planificación de recursos garantiza que las tareas se asignen en función de la capacidad de los planificadores de eventos
Límites de Scoro
- Ningún plan gratuito/a
- Algunos usuarios informan de la falta de capacidad de respuesta del soporte al cliente
Precios de Scoro
- Esencial: 26 $ por usuario y mes
- Estándar: 37 $ por usuario y mes
- Pro: 63 $ por usuario al mes
- Último: Precios personalizados
Scoro valoraciones y comentarios
- G2: 4.5/5 (380+ opiniones)
- Capterra: 3.7/5 (1700+ opiniones)
Planifique su evento con un software complejo y personalizable
Con una herramienta de gestión de proyectos de eventos, puede estar seguro de que sus eventos son memorables para los asistentes y todo sale según lo planeado. 🎭
Funciones básicas como plantillas de planificación de eventos, ClickUp AI, integraciones, metas y gestión de tareas de proyectos le permiten lanzar eventos exitosos que sus asistentes recordarán durante mucho tiempo. 🏆
Si estás en camino de organizar tu próximo evento, prueba ClickUp gratis/a .