So richten Sie ClickUp für Agenturabläufe ein

Wenn Sie mehrere Projekte für Clients gleichzeitig bearbeiten, können sich kleine Verzögerungen schnell summieren.

Ein Briefing, in dem wichtige Details fehlen, kann den Projektstart verzögern, während verstreute Assets die Überprüfung verlangsamen können. Deshalb sind Tools für Projektmanagement für Agenturen so wichtig.

ClickUp bietet Ihnen einen konvergenten KI-Workspace, den Sie für alle Ihre Agenturaufgaben nutzen können. Sie können die Auftragsannahme, Projektplanung, Lieferung, Kommunikation, Genehmigungen und Berichterstellung über dasselbe System abwickeln, was Ihnen Zeit spart und die Produktivität Ihres Teams steigert.

In diesem Artikel finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie ClickUp für Ihre Agenturabläufe einrichten können.

⭐Empfohlene Vorlage

Mit dem Wachstum Ihrer Agentur wird die Lieferung komplexer. Dann wird es schwieriger, das Agenturmanagement zu standardisieren, selbst wenn Ihre Mitarbeiter hervorragende Arbeit leisten.

Die Agenturmanagement-Vorlage von ClickUp ist ein guter Ausgangspunkt, da sie den gesamten Agenturzyklus abdeckt. Sie umfasst alle Prozesse, von der Vertriebspipeline und Projektplanung bis hin zur Kundengewinnung, Projektabwicklung und Kundenfeedback.

Kostenlose Vorlage erhalten

Was Agenturbetriebe wirklich benötigen (bevor Sie ein tool einrichten)

Der Agenturbetrieb bricht zusammen, wenn Ihre Prozesse nur in den Köpfen der Mitarbeiter existieren. Mit zunehmender Anzahl von Client-Projekten überschneiden sich die Rollen und Zeitleisten. Dann führen versäumte Angaben bei der Auftragserfassung und langsame Genehmigungen zu überfälligen Aufgaben.

Bevor Sie ein Projektmanagement-Tool einrichten, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welche Workflows Ihre Agentur jede Woche unterstützen muss.

✅ Dies sind die Voraussetzungen, die den Agenturbetrieb stabil halten, während die Agentur wächst:

Zuverlässige Erfassung und Umfangsbestimmung

Wenn Anfragen über Chat-Threads und unvollständige E-Mails eingehen, bleibt der Projektumfang unklar. Ihre Projektmanager verschwenden Zeit damit, grundlegende Informationen zu extrahieren. Dann verschiebt sich Ihr Startplan mitten im Prozess, weil die Vorgaben nie wirklich „fertig“ waren.

Sie möchten eine Definition von „fertig“, die für alle Agentur-Projekte einheitlich ist:

Sichtbarkeit, die im realen Leben funktioniert

Sichtbarkeit bedeutet nicht nur, dass Sie Ihre Liste mit Aufgaben einsehen können. Sie benötigen Sichtbarkeit über alle Abläufe Ihrer Agentur hinweg, damit Sie drei Fragen schnell beantworten können:

An dieser Stelle versagen viele Tools für das Projektmanagement in digitalen Agenturen. Sie zeigen zwar Aktivitäten an, aber nicht, was tatsächlich sicher committet werden kann.

Klarheit über Kapazitäten und Workload

Workload-Management ist nichts, was man erst macht, wenn die Woche aus dem Ruder gelaufen ist. Es ist eine Planungsgewohnheit, die Ihnen hilft, die Verfügbarkeit Ihres gesamten Teams frühzeitig zu planen.

Um dies praktisch umzusetzen, legen Sie im Voraus fest, wie Sie die Arbeit einschätzen werden. Viele Agenturen halten es einfach mit:

Ein definierter Genehmigungsweg

Genehmigungen verzögern sich, wenn niemand weiß, was „genehmigt” bedeutet, wo Feedback hingehört oder wer unterschreibt. Idealerweise benötigen Sie einen klaren Genehmigungsweg mit einheitlichen Schritten, damit Ihre Team-Mitglieder mit absoluter Klarheit vorankommen können.

Ein nützlicher Genehmigungsweg ist konkret in Bezug auf:

Messbare Verantwortlichkeit

Agenturarbeit kommt voran, wenn jede Aufgabe Folgendes hat:

Wenn die Eigentümerschaft unklar ist, kommt die Arbeit zum Stillstand. PMI hat berichtet, dass 11,4 % der Investitionen aufgrund schlechter Projektleistung verschwendet werden. Deshalb ist eine messbare Umsetzung auch bei kreativer Arbeit so wichtig.

Wenn Sie sich zunächst auf diese Anforderungen einigen, wird die Implementierung von Betriebstools wie ClickUp viel einfacher. Sie können die Struktur Ihres Workspaces an die tatsächliche Arbeitsweise Ihrer Agenturteams anpassen, anstatt Ihren Prozess an das Tool anzupassen.

So richten Sie ClickUp für Agenturabläufe ein (Schritt für Schritt)

Wenn Sie in einer Agentur arbeiten, verläuft die Projektabwicklung selten nach einem strukturierten Ablauf. Eine Kampagne kann sich nach Kundenfeedback ändern, oder ein Startplan kann sich verschieben, wenn ein Stakeholder spät hinzukommt. Darüber hinaus kümmern sich Ihre Teammitglieder um alles, von Kundenprojekten bis hin zu neuen Geschäften, und unterstützen gleichzeitig Last-Minute-Anfragen.

Diese Mischung ist im Agenturalltag normal, setzt Sie jedoch unter Druck, was das Projektmanagement angeht.

An dieser Stelle beginnt die Ausbreitung der Arbeit, die Lieferung zu beeinträchtigen. Dies zeigt sich, wenn die Projektmanagement-Tools der Agentur auf Aufgaben, Dokumente, Genehmigungen und die Berichterstellung aufgeteilt sind. Dies führt dazu, dass Aktualisierungen übersehen werden und überfällige Aufgaben erst spät in der Woche auftauchen.

Die Verbreitung von KI fügt eine weitere Ebene hinzu. Wenn verschiedene Teams unterschiedliche KI-Tools für Briefings, Zusammenfassungen und Meeting-Notizen verwenden, variieren Ihre Ergebnisse je nach Person und Prozess. Es wird schwieriger zu überprüfen, was sich geändert hat, und schwieriger, das zu wiederholen, was funktioniert hat.

ClickUp löst beide Probleme, indem es als konvergierter KI-Arbeitsbereich für Agenturen fungiert. Es vereint Planung, Ausführung, Zusammenarbeit und KI-Unterstützung in einem einzigen ClickUp-Workspace, sodass Client-Projekte von der Annahme bis zur Lieferung miteinander verbunden bleiben.

✅ Hier sind die 10 Schritte zur Implementierung von ClickUp, die sich an den Abläufen Ihrer Agentur orientieren.

Schritt 1: Entwerfen Sie Ihre Workspace-Architektur

Wenn die Struktur Ihres ClickUp-Workspaces unklar ist, können verschiedene Teams unterschiedliche Regeln erstellen. Dies führt zu einer uneinheitlichen Nachverfolgung der Agenturprojekte und zu Verwirrung darüber, wo Aufgaben zugewiesen werden sollen.

Die ClickUp-Hierarchie bietet Ihnen eine praktische Möglichkeit, die Lieferung zu strukturieren, sodass der Workflow Ihrer Agentur konsistent bleibt, wenn Sie weitere Projekte für Clients hinzufügen. Sie können ClickUp-Spaces, Ordner und Listen als Bausteine für die Strukturierung der Agenturarbeit verwenden.

✅ So hilft ClickUp Hierarchie bei der Einrichtung von Agenturprozessen:

💡 Profi-Tipp: Beschleunigen Sie die Freigaben Ihrer Clients mit ClickUp für Kreativteams.

Verzögerungen bei der Projektfreigabe haben in der Regel eine Ursache: Das Feedback ist an zu vielen Stellen gespeichert, und niemand weiß, welcher Kommentar endgültig ist. Sie können dieses Problem lösen, indem Sie die Unterhaltungen zur Überprüfung dort zentralisieren, wo die Nachverfolgung der Arbeit stattfindet, sodass Ihre Mitglieder des Teams schneller zu einem Ergebnis kommen und die Zeitleisten der Projekte einhalten können.

Der Workflow von ClickUp basiert darauf, angeforderte Änderungen, Genehmigungen und Aufgaben miteinander zu verbinden. So bleibt die Client-Lieferung auch dann strukturiert, wenn die Beteiligten mitten im Prozess die Richtung ändern.

✅ So kann es Ihnen helfen:

• Führen Sie Genehmigungsgespräche in ClickUp Comments und ClickUp Chat, indem Sie Aufgaben verknüpfen und relevante Teammitglieder taggen, damit das Feedback mit dem richtigen Element verknüpft bleibt.
• Optimieren Sie die kreative Überprüfung mit dem Feedback- und Markup-Flow von ClickUp, damit Sie den Hin- und Her-Austausch reduzieren und schneller eine Freigabe erhalten.
• Laden Sie Clients als Gäste ein und legen Sie Berechtigungen fest, damit Stakeholder Inhalte überprüfen und kommentieren können, ohne Zugriff auf interne Arbeitsabläufe zu haben.

Schritt 2: Erstellen Sie standardisierte Aufnahme- und Briefing-Systeme

Sobald die Struktur steht, ist das nächste Ziel die Konsistenz an der Front. Die Aufnahme von Aufträgen ist oft der Punkt, an dem der Agenturbetrieb ins Stocken gerät. Anfragen können mit fehlenden Details eingehen, was tendenziell die Projektplanung schwächt und später zu längeren Zyklen der Überarbeitung führt.

Mit ClickUp-Formularen können Sie im Voraus die richtigen Details erfassen und Anfragen an die richtige Stelle weiterleiten, sodass die Arbeit strukturiert beginnen kann. Sie können ein ClickUp-Formular über die Ansichtsleiste, den Formular-Hub oder innerhalb der ClickUp-Hierarchie erstellen.

✅ Ein übersichtliches Setup für Agentur-Teams sollte im Allgemeinen Folgendes umfassen:

📋 So können Sie ClickUp-Formulare für den Agenturbetrieb einsetzen:

💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Brain , um aus unübersichtlichen Eingaben einen startbereiten Brief zu erstellen.

Die Qualität der eingehenden Daten ist einer der größten Faktoren für Nacharbeiten im Agenturbetrieb. Selbst bei einem soliden Formular können die Übermittlungen noch vage Ziele oder Feedback, das aus E-Mail-Threads eingefügt wurde, enthalten. ClickUp Brain hilft Ihnen dabei, zu standardisieren, was „startklar” bedeutet, ohne dass Ihr Team zusätzliche Verwaltungsaufgaben zu erledigen hat.

Hier sind einige wirkungsvolle Möglichkeiten, wie Agenturen ClickUp Brain in dieser Aufnahmephase einsetzen:

• Wandeln Sie rohe Notizen in einen übersichtlichen Brief um, indem Sie die Anfrage in Ziele, Ergebnisse, Zielgruppe, Kanäle und Akzeptanzkriterien umschreiben.
• Erfassen Sie fehlende Angaben, indem Sie die Übermittlungen scannen und eine kurze Liste mit „zu bestätigenden Fragen” für den Kundenbetreuer erstellen, bevor die Arbeit beginnt.
• Erstellen Sie eine erste Liste mit Aufgaben basierend auf der Art der Anfrage, damit Projektmanager mit einem strukturierten Plan statt mit einer leeren Tafel beginnen können.
• Fassen Sie lange Zusammenhänge in einem kurzen Kickoff-Block zusammen, damit relevante Mitglieder des Teams die Aufgabe in wenigen Minuten verstehen können, anstatt einen ganzen Thread lesen zu müssen.

Schritt 3: Erstellen Sie Ihre Projektvorlagen und wiederkehrenden Workflows

Nachdem die Aufnahme abgeschlossen ist, benötigen Sie eine wiederholbare Ausführung. Ohne Vorlagen wird jeder Start zu einer benutzerdefinierten Neugestaltung, was zu ungleichmäßigen Lieferungen und vermeidbaren überfälligen Aufgaben in allen Agenturprojekten führt.

Mit ClickUp-Vorlagen können Sie Ihren besten Lieferansatz festlegen und ihn für alle Agenturprojekte wiederverwenden. ClickUp unterstützt auch wiederholende Aufgaben, die für routinemäßige Kundenlieferungen nützlich sind.

✅ So richten Sie Vorlagen für das Projektmanagement in Agenturen ein:

💡 Profi-Tipp: Wenn Ihre Agentur jedes Mal von Grund auf neue Workflows für die Client-Lieferung erstellt, führen kleine Unterschiede im Setup zu vermeidbarer Verwirrung.

Die ClickUp-Vorlage für die Agenturverwaltung bietet Ihnen einen strukturierten Ausgangspunkt für die Agenturverwaltung, sodass Sie die Abwicklung von Client-Projekten standardisieren und das System im Laufe der Zeit verbessern können, ohne Ihren Lieferbereich neu gestalten zu müssen.

Kostenlose Vorlage erhalten

🌻 Hier sind die Gründe, warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:

• Standardisieren Sie Ihre Lieferraumstruktur, damit jedes neue Projekt eines Clients organisiert beginnt.
• Sorgen Sie für einheitliche Projektvorlagen, wiederholende Aufgaben und Schritte zur Lieferung an den Client in verschiedenen Teams.
• Verbessern Sie Workflows schneller, indem Sie ein Basissystem aktualisieren, anstatt verstreute Setups zu korrigieren.

Schritt 4: Ressourcen- und Workload-Management einrichten

Sobald die Workflows standardisiert sind, wird die Kapazität zum Druckpunkt. Selbst starke Prozesse brechen zusammen, wenn die Ressourcenzuweisung nicht stimmt, insbesondere bei laufenden Projekten mit voneinander abhängigen Aufgaben.

Die ClickUp-Workload-Ansicht hilft Ihnen bei der Planung der Ressourcenzuweisung, indem sie die Arbeitsbelastung der Teammitglieder visualisiert. Sie können die Arbeitsbelastung anhand der Anzahl der Aufgaben, der Zeitschätzungen, der Sprint-Punkte oder benutzerdefinierter Felder messen und sie nach Tag, Woche oder Monat anzeigen.

✅ So unterstützt die Workload-Ansicht das Workload-Management für Agenturteams:

Schritt 5: Implementieren Sie einen klaren Genehmigungs-Workflow

Sobald Ihre Eingaben und Vorlagen eingerichtet sind, geht die Arbeit schneller voran. Dann werden Genehmigungen zum nächsten Hindernis. Wenn Überprüfungen über verstreute Threads hinweg erfolgen, verbringt Ihr Team mehr Zeit damit, Feedback abzugleichen, als Fortschritte zu erzielen.

Dies gilt insbesondere für Projekte, die sich mit visuellen Elementen befassen, bei denen es in der Regel schwierig ist, detailliertes Feedback zu geben, wie z. B. bei einem Video oder einer Gruppe neuer Designs mit mehreren Elementen.

Mit ClickUp Prüfung können Sie klares Feedback zu Bildern, Videos und PDFs sammeln, indem Sie den Prüfern ermöglichen, Kommentare direkt im Anhang der Datei einzufügen. Sie können auch Kommentare zuweisen, die in nachverfolgbare Aktionspunkte umgewandelt werden können, um die Verantwortlichkeiten während der Überprüfung klar zu halten.

✅ So unterstützt ClickUp Prüfung den Agenturbetrieb während Überprüfungszyklen:

Schritt 6: Organisieren Sie Assets, Dokumente und Leistungen für Clients

Nachdem Sie definiert haben, wie die Arbeit abläuft und wer sie genehmigt, besteht das nächste Risiko im Verlust des Kontexts. Dies gilt insbesondere für Briefings und Ergebnisse, die oft über verschiedene Ordner und tools verteilt sind.

ClickUp Docs bietet Ihnen einen zentralen Speicherort, an dem Sie Briefings, SOPs und Liefernotizen zusammen mit Ihren Agenturprojekten speichern können. Mit Docs Hub können Sie außerdem Dokumente und Wikis von einem zentralen Speicherort aus organisieren, suchen und erstellen.

✅ So unterstützt ClickUp Docs das Agenturmanagement bei der Arbeit mit Clients:

💡 Profi-Tipp: Sobald Ihre Briefings, SOPs und Ergebnisse in ClickUp Docs gespeichert sind, ist die nächste Herausforderung die Geschwindigkeit. Die Mitarbeiter verlieren immer noch Zeit damit, lange Threads erneut zu lesen oder sich zu erinnern, warum eine Entscheidung getroffen wurde. ClickUp Brain MAX hilft Agenturteams dabei, schnell den richtigen Kontext zu finden und ihn dann in den nächsten konkreten Schritt umzusetzen, wobei dieselben Arbeitsbereichsdaten verwendet werden, auf denen die Arbeit Ihres Clients bereits läuft.

So nutzen Agenturen ClickUp in der Regel direkt nach der Einrichtung von ClickUp Docs:

• Erfassen Sie lieferbare Notizen sofort mit Talk to Text und wandeln Sie sie dann in eine übersichtliche Zusammenfassung im Dokument um, damit das Team ohne zusätzliche Eingaben über den aktuellen Kontext informiert ist.
• Stellen Sie Fragen zu Dokumenten und verbundenen Arbeiten mit Enterprise Search, um Entscheidungen, Anforderungen und den Kontext „Warum wir uns dafür entschieden haben“ zu finden, damit neue Teammitglieder schneller einsteigen können und die Übergabe durch den Kundenbetreuer keine Lücken hinterlässt.
• Beziehen Sie kundenbezogene Aktualisierungen aus demselben Dokument, damit die Status-Notizen mit den tatsächlich genehmigten und in Bearbeitung befindlichen Vorgängen übereinstimmen, was den Hin- und Her-Verkehr während der Zyklen der Überprüfung reduziert.
• Nutzen Sie einen zentralen Ort, um auf die besten KI-Modelle (einschließlich ChatGPT, Claude und Gemini) zuzugreifen, damit verschiedene Teams nicht zwischen separaten Tools für Zusammenfassungen, Überarbeitungen und Analysen hin- und herwechseln müssen.

Schritt 7: Richten Sie Dashboards für Projektmanager und Führungskräfte ein

Mit organisierten Eingängen, Workflows, Genehmigungen und Assets können Sie Ihre Arbeit nun in ClickUp lokalisieren. Jetzt benötigen Sie Berichterstellung, die Ihrem Team hilft, schnell Entscheidungen zu treffen, ohne manuell den Status zu verfolgen und ohne jede Woche dieselben Aktualisierungen neu zu erstellen.

Mit ClickUp-Dashboards können Sie Ihre Lieferdaten in rollenbasierte Berichte umwandeln, sodass jede Gruppe die benötigten Informationen sieht, ohne jede Woche dieselbe Ansicht neu erstellen zu müssen.

✅ So richten Sie Dashboards ein, die den Agenturbetrieb unterstützen:

💡 Profi-Tipp: Machen Sie Dashboards mit ClickUp AI Cards bereit für Meetings.

ClickUp-Dashboards bieten Ihnen Sichtbarkeit, aber Agenturbesprechungen verzögern sich immer noch, wenn jemand Diagramme in ein Update übersetzen muss. ClickUp AI Cards helfen Ihnen dabei, indem sie direkt auf Ihren Dashboards und Übersichten eine KI-gestützte Statusebene generieren, die den Kontext der tatsächlichen Arbeit Ihres Teams nutzt.

So nutzen Eigentümer von Agenturen und Projektmanager in der Regel AI Cards:

• Fügen Sie eine KI-Zusammenfassung hinzu, um Schlüssel-Erfolge, nächste Schritte für kreative Abläufe, Risiken und Hindernisse zusammenzufassen, damit die Führungskräfte einen Überblick erhalten, ohne mehrere Karten durchsuchen zu müssen.
• Verwenden Sie eine Karte im Stil von KI-StandUp für wöchentliche PM- oder Liefermeetings, damit Aktualisierungen auf der Grundlage der tatsächlichen Aufgabenaktivitäten erstellt werden und überfällige Aufgaben nicht übersehen werden.
• Erstellen Sie KI-Karten für bestimmte Bereiche des Agenturbetriebs, z. B. eine Dashboard-Ansicht pro Servicelinie oder Kundenbetreuer, damit jede Gruppe ohne zusätzliche manuelle Berichterstellung sieht, was wichtig ist.

Schritt 8: Automatisieren Sie Übergaben, Benachrichtigungen und Routinearbeiten

Sobald Ihr Workflow sichtbar ist, erkennen Sie Muster. Die gleichen Übergaben wiederholen sich immer wieder. Die gleichen Erinnerungen werden übersehen. Hier hilft Automatisierung am meisten, da Sie die Nachverfolgung standardisieren und Aufgaben vorantreiben können, ohne sich darauf verlassen zu müssen, dass Projektmanager jeden Schritt manuell vorantreiben.

ClickUp Automatisierungen helfen Ihnen dabei, Routineaufgaben zu standardisieren, indem sie Auslöser auslösen, wenn sich etwas ändert, z. B. wenn sich der Status einer Aufgabe ändert oder eine Aufgabe erstellt wird.

✅ Hier sind einige wirkungsvolle Automatisierungen für Agentur-Teams:

📽️ Video ansehen: Möchten Sie einen schnellen Überblick darüber erhalten, wie Automatisierung in den Agenturbetrieb passt? Hier finden Sie eine Anleitung, die Sie befolgen und in Ihren eigenen Lieferbereich kopieren können.

💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Super Agents, um Lücken in der Nachverfolgung in Ihrem Team zu reduzieren.

Automatisierungen eignen sich hervorragend für vorhersehbare Schritte, aber Agenturen haben auch mit chaotischen Arbeiten zu tun, bei denen der nächste Schritt vom Kontext abhängt.

ClickUp Super Agents helfen Ihnen, wenn Sie eine strukturierte Nachverfolgung benötigen, die dennoch Nuancen berücksichtigt. Hier sind ihre Funktionen:

• Leiten Sie Aufträge bei Eingang an den richtigen Eigentümer weiter, basierend auf Dienstleistungsbereich, Client oder Priorität.
• Fragen Sie vor Beginn der Arbeit nach fehlenden Details, damit die Bestimmung des Projektumfangs nicht auf Vermutungen basiert.
• Halten Sie Aufgaben am Laufen, indem Sie die Eigentümer benachrichtigen, wenn Fälligkeitsdaten gefährdet sind, ohne dass ein Projektmanager jede Aktualisierung verfolgen muss.
• Standardisieren Sie die Art und Weise, wie Arbeiten abgeschlossen werden, z. B. indem Sie bestätigen, dass Links, Assets und endgültige Genehmigungen als Anhänge beigefügt sind, bevor Sie die Lieferung als fertiggestellt markieren.

Schritt 9: Erstellen Sie kundenfreundliche Ansichten und Protokolle zum Freigeben

Nachdem Sie die internen Abläufe stabilisiert haben, ist die Sichtbarkeit für Clients der nächste Schritt. Sie möchten, dass Ihre Clients auf dem Laufenden bleiben, aber Sie möchten nicht, dass sie in Ihren gesamten Lieferbereich einbezogen werden.

Mit ClickUp können Sie die richtigen Ordner, Listen und Aufgaben freigeben, während Sie mit ClickUp Permissions steuern können, was Clients und Stakeholder innerhalb Ihrer Berechtigungen tun dürfen. So schützen Sie interne Arbeitsabläufe und bieten Ihren Clients dennoch eine klare Ansicht der Lieferungen.

✅ Hier ist ein einfacher Standard zum Freigeben, den Sie für alle Konten anwenden können:

„Durch die effektive Nachverfolgung von Aufgaben und die Bereitstellung von Kontext (über den Beschreibungs- und Kommentarbereich) gibt es weniger Kontextwechsel, was dazu führt, dass nur ein System (ClickUp) anstelle von mehreren (GDrive, E-Mail und Slack) verwendet wird.“

Schritt 10: Kontinuierliche Verbesserung operationalisieren

Sobald das System läuft, ist die Arbeit noch nicht beendet. Der Agenturbetrieb verändert sich, wenn Ihr Dienstleistungsangebot wächst und sich Ihr Lieferansatz weiterentwickelt. In diesem Schritt geht es darum, das, was Sie aus der realen Projektabwicklung gelernt haben, zu nutzen, um Ihr Setup zu verfeinern, damit Ihr Prozess besser wird, ohne wieder unübersichtlich zu werden.

Mit den benutzerdefinierten Feldern von ClickUp können Sie konsistente Liefer signale verfolgen, sodass Sie den Workflow Ihrer Agentur anhand realer Daten verbessern können.

✅ So unterstützen benutzerdefinierte Felder die kontinuierliche Verbesserung:

Best Practices für den Betrieb von Agenturen in ClickUp

Sobald Ihr ClickUp-Setup live ist, sorgt Konsistenz dafür, dass es nützlich bleibt. Das Ziel ist es, einen Lieferraum zu schaffen, den Ihre Agenturteams tatsächlich befolgen können, wenn Clients Projekte mit viel Arbeit haben und mehrere Stakeholder beteiligt sind.

✅ Nutzen Sie diese Best Practices, um den Agenturbetrieb stabil zu halten, während Ihre Agentur wächst:

Weisen Sie klare Workspace-Eigentümer zu, statt „jeder ist dafür verantwortlich“ zu sagen.

Ihr Setup wird ins Leere laufen, wenn niemand für das System verantwortlich ist. Wählen Sie 1–2 Workspace-Eigentümer (oft einen Betriebsleiter und einen Projektmanager), die dafür zuständig sind, Ihren Lieferbereich konsistent zu halten, während die Agenturteams wachsen.

Geben Sie ihnen einen klaren Auftrag:

So verhindern Sie, dass Ihre ClickUp-Implementierung mit jedem neuen Mitglied des Teams zu fünf verschiedenen Interpretationen der „richtigen Vorgehensweise” führt.

Legen Sie Ihre Standards in wiederverwendbaren Status-Vorlagen fest.

Selbst wenn Teams gute Absichten haben, schleichen sich im Laufe der Zeit Statusänderungen ein. Der einfachste Weg, den Status Ihrer Aufgaben über alle Client-Projekte hinweg konsistent zu halten, besteht darin, Ihren Status-Flow als wiederverwendbare Status-Vorlage zu speichern und diese dann bei Bedarf anzuwenden.

Hier sind einige Best Practices, die Agenturen befolgen können:

Behandeln Sie Clients wie Gäste und verwalten Sie den Zugriff gezielt.

Die Zusammenarbeit mit Kunden funktioniert am besten, wenn Sie vor dem Freigeben von Informationen entscheiden, was Kunden sehen und tun sollen. Die Berechtigungen in ClickUp variieren je nach Rolle (Eigentümer/Administrator/Mitglied/Mitglied mit eingeschränkten Rechten/Gast), Speicherort oder Element und Ihren Plan-Einstellungen. Es lohnt sich also, dies bewusst zu planen.

Hier ist ein praktischer Ansatz, den Sie befolgen können:

Erstellen Sie ein internes Agentur-Playbook in ClickUp und halten Sie es auf dem neuesten Stand.

Eine ClickUp-Setup-Einrichtung bleibt nutzbar, wenn Ihre „Arbeitsregeln” an einem Ort gespeichert und leicht zu befolgen sind. Sie sollten Ihr Wissen aktuell halten und mit Ihrer Arbeit verknüpfen, damit es nicht zu einem veralteten Wiki wird.

Das sollte ein schlankes Agentur-Playbook enthalten:

Erstellen Sie einen Schulungsplan für jede Rolle, nicht nur einen allgemeinen Einarbeitungsplan.

Probleme bei der Einführung sehen in der Regel so aus, dass „Leute Schritte vergessen“, aber die eigentliche Ursache ist oft eine Verwirrung der Rollen. Ein PM braucht andere ClickUp-Gewohnheiten als ein Designer oder ein Account Manager.

Nutzen Sie die rollenbasierten Lernpfade der ClickUp University, um neue Mitarbeiter schneller einzuarbeiten und die Nutzung von ClickUp in verschiedenen Teams einheitlich zu gestalten.

Probieren Sie auch diese Best Practices aus:

Profi-Tipp: Sie können in ClickUp einen Super-Agenten erstellen, um rollenspezifische Onboarding-Workflows für Clients und Mitarbeiter einzurichten und autonom auszuführen.

Führen Sie monatlich eine „Systemhygiene“-Routine durch, damit der Workspace schnell bleibt.

Selbst großartige Agenturarbeit sorgt für Unordnung. Ohne eine Routine zur Bereinigung wird Ihre Liste der Clients unübersichtlich, die Suche wird schwieriger und die Menschen verlieren das Vertrauen in das, was sie sehen.

ClickUp unterstützt die Archivierung auf mehreren Ebenen (Aufgaben, Listen, Ordner, Spaces), und archivierte Elemente bleiben durchsuchbar, was ideal für Agenturen ist, die historischen Kontext benötigen, ohne täglich Unordnung zu verursachen.

Hier ist eine einfache monatliche Checkliste, die Sie verwenden können:

Halten Sie Vorlagen und Dokumente auf dem neuesten Stand.

Vorlagen und SOPs sind nur dann hilfreich, wenn sie die tatsächliche Arbeitsweise Ihrer Agentur widerspiegeln. Legen Sie einen Aktualisierungsrhythmus fest und behandeln Sie ihn wie eine Produktveröffentlichung und nicht wie eine Ad-hoc-Korrektur.

Probieren Sie diese Best Practices aus:

Sehen Sie, wie Marketingagenturen mit ClickUp die Produktivität ihres Teams steigern!

Häufige Fehler, die Agenturen bei der Einrichtung von ClickUp machen

Bei der Einrichtung von Agenturabläufen in ClickUp sind die meisten Implementierungsprobleme auf Inkonsistenzen zurückzuführen. Der ClickUp-Workspace wird schwieriger zu verwalten, wenn jedes Team Clients unterschiedlich einrichtet oder wenn die Berichterstellung von manuellen Bereinigungen abhängt.

Hier sind einige häufige Fehler, die Kreativagenturen bei der Einrichtung von ClickUp-Prozessen machen:

Struktur ausweiten lassen, bevor sich Nutzungsmuster etablieren

Wenn Sie frühzeitig viele Spaces, Ordner und Listen erstellen, erreichen Sie damit keine „bessere Organisation“. Sie erhalten fragmentierte Prozesse bei der Berichterstellung und uneinheitliche Arbeitsgewohnheiten in den Teams Ihrer Agentur. Die Anleitung zur Agenturhierarchie von ClickUp basiert darauf, die Struktur einfach und einheitlich zu halten und sie erst dann zu erweitern, wenn Ihr Liefermuster klar ist.

✅ Hier ist, was Sie stattdessen zu erledigen haben:

Berechtigungen als Nebensache behandeln

Agenturen laden oft schnell Kunden und Auftragnehmer ein und verbringen dann Wochen damit, versehentliche Änderungen oder Probleme der Sichtbarkeit zu beheben. Die Berechtigungen in ClickUp unterscheiden sich je nach Rolle, Standort, Elementtyp und Plan, sodass ein lockerer Ansatz beim Freigeben vermeidbare Risiken mit sich bringt.

✅ Hier ist, was Sie stattdessen zu erledigen haben:

Benutzerdefinierte Felder als Ablageort verwenden

Benutzerdefinierte Felder sind nur dann nützlich, wenn sie auch tatsächlich gepflegt werden. Wenn Sie zu viele hinzufügen, werden Aktualisierungen übersprungen und die Berichterstellung ist nicht mehr zuverlässig. Dies ist ein häufiges Problem bei der Einführung von Projekt-Systemen, da Teams die Aktualisierung von Metadaten einstellen, die keinen eindeutigen Einfluss auf Entscheidungen haben.

✅ Hier ist, was Sie stattdessen zu erledigen haben:

Vermeiden Sie Scope Creep durch „Schnellanfragen”

Scope Creep ist ein klassischer Grund für das Scheitern von Projekten, und Agenturen erleben dies ständig durch Änderungswünsche in letzter Minute und Anfragen nach „nur noch einer weiteren Version“.

✅ Hier ist, was Sie stattdessen zu erledigen haben:

Erstellen von Dashboards, bevor die Datenregeln tatsächlich gelten

Dashboards spiegeln nur das wider, was Ihre Teammitglieder aktuell halten. Wenn Aufgabenverantwortliche, Fälligkeitsdaten und Aufgaben-Status-Regeln inkonsistent sind, führt das Dashboard in die Irre, und Projektmanager könnten das Vertrauen in die Berichterstellung verlieren. Der Dashboard-Ansatz von ClickUp geht davon aus, dass Ihre Workspace-Daten gepflegt werden, da die Karten direkt aus diesen Daten abgerufen werden.

✅ Hier ist, was Sie stattdessen zu erledigen haben:

„Mit ClickUp sind wir einen Schritt weiter gegangen und haben Dashboards erstellt, über die unsere Clients in Echtzeit auf die Leistung, Auslastung und Projekte zugreifen und diese überwachen können. So fühlen sich die Clients mit ihren Teams verbunden, insbesondere da diese in verschiedenen Ländern und manchmal sogar auf verschiedenen Kontinenten ansässig sind.“

Automatisierung eines noch nicht stabilen Workflows

Automatisierung kann Zeit sparen, aber auch zu Verwirrung führen, wenn Teams weiterhin Status, Vorlagen oder Weiterleitungsregeln ändern. Dieser Fehler zeigt sich in Projektumgebungen als „übermäßige Abhängigkeit von Tools“ anstelle einer klaren Prozessverantwortung und -überwachung.

✅ Hier ist, was Sie stattdessen zu erledigen haben:

Kundenlieferungen und Agenturabläufe in einem ClickUp-Workspace verwalten

Wenn Sie ClickUp für Agenturen mit einer klaren Struktur einrichten, geben Sie Ihren Teammitgliedern ein System an die Hand, auf das sie sich verlassen können. Es reduziert Verzögerungen bei der Freigabe und sorgt für Ordnung bei Kundenprojekten. Außerdem erleichtern Sie das Projektmanagement bei laufenden Projekten.

Das Beste daran ist, dass das System mit Ihrer Agentur mitwächst. Wenn Ihre Agentur wächst, können Sie neue Dienstleistungsbereiche hinzufügen, neue Mitglieder des Teams schneller einarbeiten und die Verwaltung der Agentur über laufende Projekte hinweg messbar halten.

Wenn Ihr Lieferbereich, Ihre Dokumente, Dashboards und Automatisierungen zusammenarbeiten, wird die Lieferung an Clients einfacher zu wiederholen und im Laufe der Zeit leichter zu verbessern. Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an ✅.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Beginnen Sie damit, in Ihrem ClickUp-Workspace einen Lieferbereich einzurichten, der die gesamte Abwicklung Ihrer Kundenprojekte abdeckt. Standardisieren Sie zunächst die Erfassung, den Status der Aufgaben und die Projektvorlagen und fügen Sie dann Dashboards und Automatisierungen hinzu, sobald Ihr Workflow stabil ist. So bleibt das Projektmanagement auch bei Wachstum Ihrer Agentur konsistent und es gibt weniger überfällige Aufgaben in laufenden Projekten.

Die meisten Digitalagenturen folgen der ClickUp-Hierarchie mit einem Bereich für die Kundenlieferung und verwenden dann Ordner, um die Arbeit nach Kundenordnern oder Dienstleistungsbereichen zu gruppieren. Listen stellen in der Regel Phasen der Lieferung oder wiederkehrende Arbeitsabläufe dar, sodass Projektmanager die Zeitleisten der Projekte verfolgen und Aufgaben konsistent über alle Agenturprojekte hinweg zuweisen können.

Erstellen Sie einen Bereich für den Agenturbetrieb und die Kundenlieferung und erstellen Sie dann Listen, die dem Workflow Ihrer Agentur entsprechen, z. B. Aufnahme, Onboarding, Produktion, Überprüfung und Start. Wenn Sie viele Kundenprojekte verwalten, verwenden Sie Ordner für jeden Kundenordner oder für Dienstleistungsbereiche, damit relevante Teammitglieder Kundenaufgaben schnell finden und den Status der Aufgaben konsistent halten können.

Verwenden Sie ClickUp-Formulare, um Details zum Projektumfang, zu den Beteiligten, zu Fälligkeitsdaten und zu den Anforderungen an die Ergebnisse zu erfassen, und leiten Sie Anfragen dann an die richtige Liste weiter. Wenden Sie eine Projektvorlage an, damit jedes neue Projekt eines Clients mit denselben spezifischen Aufgaben, Eigentümern, Abhängigkeiten und Zeitschätzungen beginnt. Dies unterstützt einen reibungslosen Onboarding-Prozess und reduziert spätere Nacharbeiten.

Verwenden Sie für projektbasierte Arbeiten Projektvorlagen, Fälligkeitsdaten und Aufgabenabhängigkeiten, um die Abfolge auch bei komplexen Projekten übersichtlich zu halten. Verwenden Sie für Retainer wiederholende Aufgaben und Zeiterfassung, damit wiederholende Kundenaufgaben vorhersehbar bleiben und die Ressourcenzuweisung einfacher wird. Dies verschafft Kundenbetreuern und Projektmanagern eine klare Sichtbarkeit auf aktive Arbeiten und potenzielle Risiken.

Beginnen Sie mit der ClickUp-Vorlage für die Agenturverwaltung, um die Agenturverwaltung für alle Kundenprojekte zu standardisieren, einschließlich Aufnahme, Lieferung und Berichterstellung. Erstellen Sie dann Projektvorlagen für Ihre häufigsten Arbeiten, wie z. B. Startpläne, Kampagnenproduktion, Website-Erstellung und monatliche Berichterstellung. Vorlagen helfen den Teammitgliedern, Zeit zu sparen, da Sie nicht mehr für jede Liste dieselbe Konfiguration neu erstellen müssen.