Ein Mitarbeiter des Kundensupports eskalierte letzte Woche ein technisches Problem, das drei verschiedene Mitglieder des Teams vor eine Herausforderung gestellt hatte. Unterdessen war in einem GitHub-Kommentar von vor einigen Monaten die Dokumentation eines Ingenieurs für die genaue Lösung verborgen.
Das Wissen war vorhanden, die Lösung lag auf der Hand. Aber um diese Punkte miteinander in Verbindung zu setzen, musste sich jemand an eine Unterhaltung erinnern, die Monate zuvor in einem völlig anderen Zusammenhang stattgefunden hatte.
KI verändert dies, indem sie Ihr gesamtes Wissensökosystem als vernetztes Web und nicht als isolierte Silos behandelt.
In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, wie Sie KI für das Wissensmanagement mit ClickUp einsetzen können, um den gesamten Prozess zu optimieren.
⭐ Featured Vorlage
Die ClickUp-Wissensdatenbank-Vorlage bietet die strukturierte Grundlage, die Ihr Team benötigt, um Dokumentationen wie Wissensartikel, FAQs und Ressourcen effektiv zu organisieren. Sobald Ihre Inhalte in diesem Wissensmanagement-Tool organisiert sind, können Sie KI-gestützte intelligente Such- und Abrufverfahren anwenden.
Was ist KI-gestütztes Wissensmanagement?
KI-gestütztes Wissensmanagement umfasst den Einsatz künstlicher Intelligenz, um Informationen aus Ihren vorhandenen Dokumenten automatisch zu organisieren, zu kategorisieren und abzurufen.
Wenn jemand beispielsweise nach „Eskalation von Kundenbeschwerden” sucht, gibt Ihr Wissensmanagementsystem alles zu diesem Stichwort aus. Dazu gehören Ihr Eskalations-Ablaufdiagramm, die Fallstudie zu schwierigen Clients aus dem letzten Quartal und der Chat-Thread, in dem Ihr Support-Leiter beschrieben hat, wie man mit verärgerten Kunden umgeht.
KI-Systeme erkennen, dass diese drei Informationen dasselbe zugrunde liegende Problem behandeln, obwohl sie in verschiedenen traditionellen Wissensmanagementsystemen gespeichert sind und unterschiedliche Sprachen verwenden.
Mit Suchfunktionen und maschinellem Lernen wird Ihre zuvor verstreute interne Wissensbasis miteinander vernetzt und durchsuchbar.
🔍 Wussten Sie schon? Die Verarbeitung natürlicher Sprache kann Sarkasmus, Ironie oder Frustration in Kundenabfragen erkennen. Dies hilft Wissensdatenbanken dabei, „dringende” Probleme genauer zu kennzeichnen.
Warum KI für das Wissensmanagement einsetzen?
KI im Wissensmanagement beseitigt viele der üblichen Reibungspunkte traditioneller Wissensdatenbanken:
- Semantische Suche: Versteht die Absicht hinter einer Abfrage und liefert relevante Suchergebnisse. Wenn jemand beispielsweise nach „Projekt-Zeitleiste” sucht, werden möglicherweise Dokumente mit den Titeln „Lieferplan” oder „Meilenstein-Tracker” angezeigt
- Beziehung-Karte: Verbindet einen Fehlerbericht automatisch mit seiner Lösung, verwandten Diskussionen und ähnlichen Problemen in einer Beziehung
- Wartungsfreie Kategorisierung: Organisiert Inhalte, ohne dass sich jemand Taxonomieregeln oder Ablagesysteme merken muss
- Mustererkennung: Erkennt, wenn Teams wiederholt dieselben Fragen stellen, und zeigt relevantes Wissen an
- Intelligente Version: Findet die aktuellsten Informationen, wenn mehrere Versionen auf verschiedenen Plattformen vorhanden sind
🧠 Wissenswertes: Wissensmanagement reicht 5.000 Jahre zurück bis zu den Sumerern, den Pyramiden von Gizeh (2560 v. Chr.) und sogar der Bibliothek von Alexandria (die über 500.000 handgeschriebene Arbeiten umfasste).
Schritt-für-Schritt-Workflow zur Nutzung von KI für das Wissensmanagement
ClickUp ist die Alles-App für die Arbeit , die Projektmanagement, Dokumente und Teamkommunikation auf einer einzigen Plattform vereint – unterstützt durch KI-Automatisierung und -Suche der nächsten Generation.
Hier finden Sie einen praktischen Workflow mit umsetzbaren Ratschlägen und Beispielen aus der Praxis für KI-gestütztes Wissensmanagement mit ein wenig Hilfe von ClickUp.
Schritt 1: Überprüfen Sie das aktuelle Wissensökosystem und identifizieren Sie Schwachstellen
Bevor Sie Verbesserungen vornehmen können, müssen Sie die aktuelle Phase des Wissens in Ihrem Unternehmen verstehen:
- *schattenwissen-Karte: Überprüfen Sie Chat-Threads, E-Mails und Haftnotizen auf den Schreibtischen Ihrer Mitarbeiter, um die tatsächlichen „How-to”-Info aufzudecken
- Fragen Sie: „Wer weiß das? Wo findet man diese Informationen?“ Kurze Interviews oder Umfragen zeigen, welches Wissen tatsächlich genutzt wird und welches ignoriert wird
- Strukturelle Engpässe erkennen: Suchen Sie nach doppelten Dokumenten, Zugriffsbeschränkungen, veralteten Dateien und langen Genehmigungsketten, die das Freigeben von Wissen verlangsamen
Wie ClickUp hilft
ClickUp AI Knowledge Management kann Ihnen dabei helfen, indem es Duplikate hervorhebt und verwandte Dateien miteinander verknüpft.
Mit der KI-Wissensmanagement-Software können Sie Dokumente aus anderen tools von Drittanbietern importieren, die Ihr Team bereits nutzt, wie beispielsweise Google Drive, Confluence oder Notion.
Der Vorgang ist ganz einfach: Sie wählen die Quelle aus, konfigurieren den Importer und übertragen die Dateien in ClickUp, ohne dass ihre Struktur verloren geht. Das bedeutet, dass Ihre bestehende Arbeit unverändert bleibt, nun aber Teil eines zentralisierten Systems ist, auf das jeder zugreifen kann.
Wissensdatenbank-Vorlage von ClickUp
Erstellen Sie dann mit der ClickUp-Wissensdatenbank-Vorlage eine Struktur rund um diesen Inhalt. Diese Vorlage bietet Ihnen ein vorgefertigtes Framework mit Abschnitten für Onboarding, Richtlinien, Produktdokumentation und Schulungsmaterialien.
Angenommen, Ihr HR-Team bereitet Ressourcen für neue Mitarbeiter vor. Es greift auf die alte Onboarding-Checkliste aus Google Docs und Schulungsmaterialien aus PowerPoint zurück. Innerhalb dieser Wissensdatenbank-Vorlage kann es Kategorien wie „Leistungen“, „IT-Setup“ und „Zeitplan für die erste Woche“ erstellen, um einen reibungslosen Einstieg zu gewährleisten.
📮 ClickUp Insight: Arbeit sollte kein Ratespiel sein – aber allzu oft ist sie genau das. Unsere Umfrage zum Wissensmanagement ergab, dass Mitarbeiter oft Zeit damit verschwenden, interne Dokumente (31 %), Wissensdatenbanken des Unternehmens (26 %) oder sogar persönliche Notizen und Screenshots (17 %) zu durchsuchen, nur um das zu finden, was sie brauchen. Mit der vernetzten Suche von ClickUp sind alle Dateien, Dokumente und Unterhaltungen sofort von Ihrer Startseite aus zugänglich – so finden Sie Antworten in Sekundenschnelle statt in Minuten.
💫 Echte Ergebnisse: Teams können mit ClickUp jede Woche mehr als 5 Stunden Zeit einsparen – das sind über 250 Stunden pro Person und Jahr –, indem sie veraltete Wissensmanagementprozesse eliminieren. Stellen Sie sich vor, was Ihr Team mit einer zusätzlichen Woche Produktivität pro Quartal erreichen könnte!
⚡ Vorlagenarchiv: Mit der ClickUp-Vorlage für die Customer Journey Map können Sie jede Phase der Kundenerfahrung visualisieren und optimieren. Diese Vorlage für die Customer Journey zentralisiert relevante Daten aus den Bereichen Vertrieb, Marketing und Support-Team, um sicherzustellen, dass implizites Wissen dokumentiert bleibt.
Schritt 2: Ziele festlegen und Eigentümerschaft zuweisen
Klare Ziele und Eigentümerschaft führen zu weniger Chaos und einer schnelleren Umsetzung. Setzen Sie sich SMART-Ziele, indem Sie eine vage Formulierung wie „Suche verbessern” durch „Durch KI-gestütztes Tagging bis zum zweiten Quartal die durchschnittliche Suchzeit um 40 % reduzieren” ersetzen
Außerdem müssen Sie einen technischen Eigentümer (für Integrationen) und einen Wissensvermittler (für die Bedürfnisse der Benutzer) benennen. Diese doppelte Eigentümerschaft fördert die Akzeptanz.
Wie ClickUp hilft
Mit ClickUp Goals können Sie hochgesteckte Ziele festlegen und diese in kleinere, messbare Teilziele unterteilen.
Angenommen, Ihr Ziel ist es, die Effizienz der Wissensabfrage zu verbessern. In ClickUp können Sie ein Ziel mit dem Titel „Verbesserung der Effizienz der Wissensabfrage um 40 % im 2. Quartal” erstellen. Legen Sie unter diesem Ziel spezifische Vorgaben fest, wie zum Beispiel:
- Implementieren Sie bis zum Ende des ersten Quartals KI-gestütztes Tagging für 80 % aller Dokumente
- Reduzieren Sie die durchschnittliche Suchzeit um 40 % mithilfe von KI-gestütztem Tag bis zum zweiten Quartal
- Erreichen Sie mit der neuen Such-Funktion bis zum zweiten Quartal eine Benutzerzufriedenheit von 90 %
Jedes Einzelziel ist messbar und zeitgebunden und entspricht den SMART-Kriterien. Weisen Sie diese Einzelziele den entsprechenden Mitgliedern zu und verfolgen Sie den Fortschritt über ClickUp-Dashboards.
🚀 Vorteil von ClickUp: ClickUp-Dokumente sind lebendige Arbeitsbereiche, in denen Sie Kommentare hinterlassen, Routineaufgaben zuweisen und Wissensbestände spontan aktualisieren können.
Nehmen wir an, Ihr Produktteam stellt fest, dass Kunden Schwierigkeiten mit einem Einrichtungsschritt haben. Anstatt auf die vierteljährliche Aktualisierung des Handbuchs zu warten, öffnen Sie das Onboarding-Dokument und passen die Schritte an. Außerdem erwähnen Sie das Support-Team, damit es den Schritt überprüft und direkt mit dem Schulungsprojekt in Verbindung bringt.
Jetzt spiegelt Ihre KI-Wissensdatenbank die Realität wider.
Schritt 3: Identifizieren und priorisieren Sie Anwendungsfälle für KI
Konzentrieren Sie sich darauf, wo KI schnell die größte Wirkung erzielen kann. Hier eine Übersicht:
- Beginnen Sie mit risikoarmen, wirkungsvollen Aufgaben wie der Automatisierung von Tagging, der Abfrage von Vorschlägen für verwandte Dokumente und der Beantwortung von FAQs
- Pilotprojekt mit wesentlichen Inhalt, Testen der KI anhand von Wissen, das sich direkt auf den Workflow auswirkt
- Rangfolge der Anwendungsfälle unter Verwendung einer Matrix mit Bewertungen zu Machbarkeit, Auswirkungen und Dringlichkeit, die von verschiedenen Interessengruppen vergeben wurden
Fragen Sie sich: Welche Aufgaben sind langsam, mit vielen Fehlern oder repetitiv? Wählen Sie zwei aus, die Sie für die vernetzte KI-Unterstützung priorisieren möchten.
Wie ClickUp hilft
Sobald Sie Ihre Schwerpunktbereiche ausgewählt haben, hilft Ihnen ClickUp Brain, der integrierte KI-Assistent der Plattform, diese Prioritäten in umsetzbare Workflows umzuwandeln. Der KI-Projektmanager analysiert automatisch Ihren Arbeitsbereich, schlägt nächste Schritte vor und erstellt sogar Aufgaben oder weist Eigentümer zu, basierend auf Ihren Zielen.
Angenommen, Sie beschließen, KI einzusetzen, um Fragen zu beantworten, die das Team häufig stellt. ClickUp Brain kann dank seines Zugriffs auf Ihren Arbeitsbereich der allgegenwärtige KI-Assistent sein, der solche Abfragen beantwortet.
Ein Vertriebsleiter, der vor einem Client-Gespräch die Preisstrategie für die Beschaffung benötigt, kann zum Beispiel einfach ClickUp Brain fragen und erhält sofort den genauen Abschnitt, wodurch er wertvolle Zeit spart.
✅ Probieren Sie diese Eingabeaufforderung aus: Wie sehen unsere Preis-Plans für die Beschaffungsstrategie aus?
🚀 Vorteil von ClickUp: Richtlinien ändern sich, Prozesse entwickeln sich weiter und Inhalte müssen regelmäßig überprüft werden. Richten Sie ClickUp-Automatisierungen ein, um diesen Zyklus zu bewältigen.
Sie könnten beispielsweise eine Automatisierung erstellen, die ein Compliance-Dokument alle sechs Monate zur Überprüfung tagt, es dem richtigen Eigentümer zuweist und das Team benachrichtigt, wenn Aktualisierungen fällig sind. Das System kümmert sich um Erinnerungen und sorgt so dafür, dass Ihre KI-gestützte Wissensdatenbank zuverlässig bleibt.
Schritt 4: Wählen Sie das richtige tool aus und führen Sie einen Pilotversuch durch
Die richtige Auswahl und Erprobung von KI vermeidet spätere Frustrationen. Suchen Sie nach API-fähigen tools, die sich leichter in Ihr bestehendes Wiki, Intranet oder Ihre Kollaborationsplattform integrieren lassen, als wenn Sie bei Null anfangen. Danach können Sie mit tatsächlichen Dokumenten (bei Bedarf anonymisiert) einen Pilotversuch durchführen, um authentische Ergebnisse zu erhalten.
Hier ist ein kurzer Fragebogen, den Sie bitte beantworten:
- Lässt es sich in meine bestehenden Wissensplattformen (z. B. Wiki, Intranet) integrieren?
- Kann es mit den von uns verwendeten Inhaltstypen (Dokumente, PDFs, Code-Kommentare, Chat-Protokolle) umgehen?
- Wie anpassbar sind die KI-Vorschläge oder Tagging-Regeln?
- Kann es Sicherheit- und Zugriffskontrollen für sensible Inhalte durchsetzen?
- Bietet es Analysen oder Feedback zur Nutzung und Genauigkeit der KI?
- Wie einfach ist die Anwendung für nicht-technische Benutzer?
- Kann das tool mit wachsendem Wissen und Team-Größe skaliert werden?
Thomas Clifford, Produktmanager bei TravelLocal, hat Folgendes zu freigeben:
Wir verwenden ClickUp für unser gesamtes Projekt- und Aufgabenmanagement sowie als Wissensdatenbank. Es wird auch für die Überwachung und Aktualisierung unseres OKR-Frameworks und für verschiedene andere Anwendungsfälle eingesetzt, darunter Flussdiagramme, Urlaubsantragsformulare und Workflows. Es ist großartig, all dies in einem einzigen Produkt unterbringen zu können, da sich die einzelnen Elemente sehr einfach miteinander verknüpfen lassen.
Wir verwenden ClickUp für unser gesamtes Projekt- und Aufgabenmanagement sowie als Wissensdatenbank. Es wird auch für die Überwachung und Aktualisierung unseres OKR-Frameworks und für verschiedene andere Anwendungsfälle eingesetzt, darunter Flussdiagramme, Urlaubsantragsformulare und Workflows. Es ist großartig, all dies in einem einzigen Produkt unterbringen zu können, da sich die einzelnen Elemente sehr einfach miteinander verknüpfen lassen.
📖 Lesen Sie auch: Die besten Beispiele für Wissensmanagementsysteme
Schritt 5: Testen, Feedback sammeln, verfeinern, erweitern
Wenn Sie schnell iterieren, lernen Sie besser. Vergessen Sie nicht:
- Planen Sie regelmäßige Feedback-Runden ein, z. B. in Form von Mini-Umfragen oder kurzen Besuchen, um umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen
- Beziehen Sie Ausreißer wie Superuser und Skeptiker mit ein, um blinde Flecken aufzudecken
- Iterieren Sie in Mikro-Phasen, z. B. durch die Einführung von Wissensmanagement nach Abteilung oder Funktion, um schnell Anpassungen vornehmen und Risiken reduzieren zu können
🚀 Vorteil von ClickUp: KI funktioniert am besten, wenn sie immer zur Stelle ist und Ihnen hilft, ohne dass Sie darüber nachdenken müssen. Das ist die Rolle von ClickUp Brain MAX. Stellen Sie es sich als einen Desktop-Assistenten vor, der immer verfügbar ist.
Angenommen, Sie haben gerade ein Projektbesprechungsgespräch beendet. Mit Brain MAX müssen Sie nicht zwischen verschiedenen Registerkarten wechseln. Klicken Sie auf die schwebende Leiste, sprechen Sie Ihre Zusammenfassung, und Brain MAX transkribiert Ihre Stimme, überarbeitet den Text und lässt Sie ihn direkt in ClickUp Docs oder als neue Aufgabe einfügen.
Das bedeutet, dass alle Erkenntnisse, Entscheidungen und Aktionselemente aus Ihren Meetings in der Wissensmanagement-Software dokumentiert werden können, noch bevor Sie Ihren Schreibtisch verlassen.
🤩 Bonus-Schritt: Halten Sie Ihr Wissen aktuell und leicht auffindbar
Eine Wissensdatenbank funktioniert nur, wenn die Menschen ihr vertrauen.
Das bedeutet zweierlei: Die Inhalte müssen aktuell bleiben und die richtige Version muss leicht zu finden sein. Veraltete Dokumente sorgen für Verwirrung, und schlechte Suchtools zwingen die Mitarbeiter dazu, Kollegen zu fragen, anstatt selbst nach Antworten zu suchen.
KI hilft in beiden Bereichen, indem sie veraltete Inhalte kennzeichnet und Menschen zu den zuverlässigsten Quellen weiterleitet.
Wie ClickUp hilft
ClickUp AI Enterprise Search unterstützt dies: Es durchsucht Ihren Arbeitsbereich und verbundene Apps wie Google Drive, Slack und Gmail. Das Tool versteht den Kontext Ihrer Arbeit und leitet Sie direkt zu dem Abschnitt, der für Sie relevant ist.
Was dieses System so leistungsstark macht, ist die Art und Weise, wie es sich in den größeren Kreislauf einfügt:
- Dokumente werden in Echtzeit aktualisiert, wenn Teams die Bearbeitung von Richtlinien oder Leitfäden vornehmen
- ClickUp Brain sorgt dafür, dass diese Aktualisierungen während der täglichen Arbeit in schnellen Antworten erscheinen
- Enterprise Search garantiert, dass die neueste Version immer leicht zu finden ist, selbst wenn sich das Original-Dokument tief in einem Ordner befindet
KI-Anweisungen für das Wissensmanagement
Hier finden Sie bewährte KI-Prompt-Vorlagen, mit denen Sie das kollektive Wissen Ihres Teams organisieren, abrufen und optimieren können. 🧑💻
Dokumentenanalyse und -organisation
- Sehen Sie sich diese 50 Projekt-Rückblicke an und identifizieren Sie die 10 häufigsten Probleme, die in mehreren Projekten auftreten. Zeigen Sie mir für jedes Problem, welche Teams davon betroffen waren und welche Lösungen gearbeitet haben
- Sehen Sie sich unsere Einführungsunterlagen an und vergleichen Sie sie mit den Fragen, die neue Mitarbeiter in den letzten sechs Monaten beim Chatten gestellt haben. Wo gehen unsere Unterlagen nicht auf die tatsächlichen Anliegen ein?
- Analysieren Sie unsere Vorlagen für die Client-Kommunikation und identifizieren Sie, welche Sprachmuster mit erfolgreichen Projekt-Ergebnissen korrelieren und welche mit problematischen Beziehungen
🚀 Vorteil von ClickUp: Dokumente in ClickUp können in Wikis umgewandelt werden, sodass Sie über eine einzige zuverlässige Quelle verfügen, die übersichtlich und benutzerfreundlich ist. Sie können Kategorien für Richtlinien, Schulungen oder Produktwissen erstellen und diese in Echtzeit aktualisieren, wenn sich etwas ändert.
📖 Lesen Sie auch: Die beste Helpdesk-Software für IT-Teams
Fortgeschrittene Informationsgewinnung
- Finden Sie alle Entscheidungen, die im letzten Jahr in Bezug auf [bestimmtes Feature] getroffen wurden. Berücksichtigen Sie dabei Meeting-Notizen, Textdiskussionen, E-Mail-Verläufe und Spezifikationsdokumente. Zeigen Sie mir, ob Entscheidungen später rückgängig gemacht oder geändert wurden
- Wenn Teams in ihren Berichten von „Integrationsproblemen” erwähnen, welche konkreten technischen Probleme meinen sie damit? Gruppieren Sie ähnliche Probleme und zeigen Sie mir die Lösungsmuster
- Extrahieren Sie alle, die Budgetprobleme, Zeitleiste-Verschiebungen und Ressourcenengpässe erwähnen, aus der Projektdokumentation. Zeigen Sie mir, welche Faktoren unsere Projekte am häufigsten zum Scheitern bringen
🚀 ClickUp-Vorteil: Teams verschwenden Zeit damit, immer wieder dieselben Fragen im Chatten zu beantworten. Der Auto-Answers Agent löst dieses Problem, indem er direkt in Ihren Kanälen antwortet, wenn jemand eine Frage stellt.
Wenn beispielsweise ein Teammitglied „Wer ist für das Projekt-Start verantwortlich?“ eingibt, antwortet der vorgefertigte Autopilot-Agent von ClickUp innerhalb von Sekunden mit dem Namen des Projektleiters und zitiert das Dokument. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter sofort Antworten erhalten und Ihre Experten nicht immer wieder dieselben Anfragen beantworten müssen.
Wissenssynthese und Erstellung
- Erstellen Sie einen Leitfaden zur Fehlerbehebung, indem Sie Support-Tickets, Fehlerberichte und Lösungsdiskussionen analysieren. Ordnen Sie diese nach Symptomen statt nach technischen Kategorien, damit auch nicht-technische Benutzer sich darin zurechtfinden
- Erstellen Sie eine Matrix für die Lieferantenauswahl, indem Sie Kriterien, Kompromisse und Ergebnisse aus unseren bisherigen Beschaffungsprozessen und Lieferantenbewertungen extrahieren
- Erstellen Sie eine Vorlage für die Risikobewertung auf der Grundlage von Problemen, die bei unseren fertiggestellten Projekten aufgetreten sind. Berücksichtigen Sie dabei sowohl die von uns vorhergesehenen Risiken als auch diejenigen, die uns überrascht haben
🌟 Bonus: Benutzerdefinierte Felder und KI-Felder in ClickUp verändern die Art und Weise, wie Ihr Team Wissen erfasst und nutzt. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie wichtige Details wie Kampagnentyp, Aufgabenbesitzer oder Kundenfeedback direkt in Ihrem Workflow nachverfolgen. KI-Felder erweitern dies, indem sie automatisch Erkenntnisse und Zusammenfassungen generieren, sodass Ihre Wissensdatenbank immer auf dem neuesten Stand ist.
Wenn Ihr Marketingteam beispielsweise eine Kampagne abgeschlossen hat, erstellt das Summary AI Field sofort eine klare, prägnante Zusammenfassung der Kampagnenergebnisse, sodass Sie sich die manuelle Erstellung von Berichten sparen können.
Gleichzeitig scannt das Action Items AI Field die Details und Kommentare der Aufgabe und generiert dann eine Liste mit den nächsten Schritten oder Folgemaßnahmen für das Team. Durch die Arbeit von KI und benutzerdefinierten Feldern stellen Sie sicher, dass jedes Projekt dokumentiert, umsetzbar und leicht nachzuschlagen ist – so bleibt das Wissen Ihres Unternehmens sowohl strukturiert als auch dynamisch.
In diesem Video erfahren Sie mehr über KI-Felder:
Lückenanalyse und Verbesserung
- Vergleichen Sie die Fragen, die während unserer Meetings gestellt wurden, mit den Themen, die in unserem internen Wiki behandelt werden. Welche Wissenslücken führen zu wiederholter Verwirrung?
- Untersuchen Sie Post-Mortem-Analysen gescheiterter Projekte und Fallstudien von Erfolg projekte. Welche Informationen dokumentieren erfolgreiche Teams, die von Teams mit Schwierigkeiten übersehen werden?
- Verfolgen Sie, welche internen Prozesse die meisten Klarstellungsanfragen und Support-Tickets generieren. Wo sind unsere Verfahren nicht detailliert genug?
🧠 Wissenswertes: Peter Drucker wird oft als „Vater des modernen Managements” bezeichnet. Er prägte in den 1960er Jahren den Begriff „Wissensarbeiter”, wodurch Wissensmanagement zu einem formalen Konzept wurde.
Team-übergreifende Wissensgewinnung
- Identifizieren Sie Lösungen, die ein Team entwickelt hat, die aber von anderen Teams immer wieder von Grund auf neu entwickelt werden. Wo doppeln wir aufgrund von Wissenssilos unseren Aufwand?
- Finden Sie Instanzen, bei denen Kundenfeedback zu internen Prozessänderungen geführt hat. Wie können wir diesen Feedback-Kreislauf systematisieren?
- Karten Sie das Fachwissen teamübergreifend zu, indem Sie analysieren, wer Lösungen für verschiedene Arten von Problemen beiträgt. Mit wem sollten wir uns für den Wissenstransfer in Verbindung setzen?
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Leistungs- und ROI-Nachverfolgung
- Messen Sie den Erfolg der Wissensbeschaffung, indem Sie die Nachverfolgung durchführen, wie oft Personen relevante Informationen bei ihrer ersten Suche finden, im Vergleich zu mehreren Versuchen oder der Befragung von Kollegen
- Identifizieren Sie, welche Dokumentationen am häufigsten herangezogen werden und welche ungenutzt bleiben. Welche Muster zeichnen wertvolle Wissensressourcen aus?
🔍 Wussten Sie schon? In den 1990er Jahren wurde KM dank Denkern wie Tom Stewart zum Mainstream. Er betonte, dass Wissen der Schlüssel für Wettbewerbsvorteile sei. Der Visionär argumentierte, dass Investitionen in intellektuelles Kapital einen sich selbst verstärkenden Zyklus aus Innovation und Wert schafft.
Best Practices für den Einsatz von KI im Wissensmanagement
Hier sind einige Best Practices, die Sie beachten sollten, wenn Sie KI für das Wissensmanagement einsetzen möchten:
- Richten Sie eine Wissensverwaltung ein, mit klaren Richtlinien für Datenhoheit, Validierung des Inhalts und Aktualisierungshäufigkeit
- Stellen Sie einen einfachen Mechanismus bereit, mit dem Benutzer die Qualität der von KI generierten Antworten einer Bewertung unterziehen können. So lassen sich Bereiche identifizieren, in denen die KI verbessert werden muss
- Lassen Sie KMU in einem regelmäßigen Zeitraum die Genauigkeit der von KI generierten Antworten oder Zusammenfassungen zu kritischen Themen überprüfen und verifizieren
- Überwachen Sie die Nutzungsanalysen zur Nachverfolgung, welche Ressourcen genutzt, aktualisiert oder ignoriert werden – nutzen Sie KI, um Wissenslücken zu erkennen
- Schaffen Sie einen klaren Prozess für den Fall, dass die KI eine Abfrage nicht beantworten kann. Sie sollte in der Lage sein, die Frage an einen menschlichen Experten weiterzuleiten. Die Antwort des Experten sollte dann zur Aktualisierung der Wissensdatenbank verwendet werden
- Stellen Sie sicher, dass die KI alle aktuellen Berechtigungen und Zugriffskontrollen in Ihrem Wissensmanagementsystem respektiert. Strenge Protokolle zum Datenschutz und zur Datensicherheit sind von entscheidender Bedeutung
- Trainieren Sie KI-Modelle regelmäßig neu, wenn neue Daten, Produkte oder Prozesse hinzukommen, um veraltete Erkenntnisse zu vermeiden
🔍 Wussten Sie schon? In den 1950er Jahren waren Computer noch so neu, dass die NASA oft auf menschliche „Computer” zurückgriff. Dabei handelte es sich um ’brillante Teams von Frauen, die manuell die Flugbahnen von Raketen berechneten.
Setzen Sie Ihr Know-how mit ClickUp in die Tat um
Wissen ist nur dann nützlich, wenn Menschen es finden, ihm vertrauen und es reibungslos anwenden können. KI-Wissensmanagement-Tools machen dies möglich, indem sie Informationen organisieren, auf dem neuesten Stand halten und jederzeit verfügbar machen.
ClickUp vereint alle Teile Ihres Wissensmanagement-Workflows in einem Hub.
Sie können eine Wissensdatenbank mit gebrauchsfertigen Vorlagen erstellen, Dokumente gemeinsam mit Ihrem Team weiterentwickeln und sich darauf verlassen, dass ClickUp Brain sofort Antworten liefert, wenn Fragen auftauchen. Brain MAX steht Ihnen den ganzen Tag über zur Seite, während Enterprise Search und Automatisierung für Genauigkeit sorgen, ohne dass Sie sich ständig um Routineaufgaben kümmern müssen.
Worauf warten Sie noch? Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an! ✅