Client-Portale sind wie eine VIP-Lounge für Ihre Kunden – ein eleganter, sicherer und stets verfügbarer Workspace, in dem sie Produkt- und Service-Updates einsehen, Video-Tutorials ansehen, Dokumente über eine Suchleiste finden und Support-Anfragen senden können. Sie geben Ihren Kunden das Gefühl, immer auf dem Laufenden zu sein, und verhindern, dass Ihr Posteingang mit Nachrichten überflutet wird.
72 % der Kunden haben bereits Erfahrungen mit Self-Service-Portalen gemacht.
Und nein, Sie müssen nicht von Grund auf neu entwickeln oder ein Entwicklerteam beauftragen, um Ihren Kunden das Gefühl zu geben, dass sie gut betreut werden. Mit den heutigen No-Code-Tools ist es unglaublich einfach, mit minimalem Aufwand Marken-Kundenportale zu erstellen, die das gesamte Kundenmanagement verbessern.
In diesem Leitfaden erhalten Sie:
- Ein Crashkurs darüber, was ein Kundenselbstbedienungsportal wirklich ist
- Ein Blick auf die besten Beispiele für Self-Service-Kundenportale (und warum sie funktionieren)
- Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aufbau Ihres eigenen Kundenservice-Portals mit der intelligenten Client-Portal-Software von ClickUp
Ihre Clients verdienen Besseres als verstreute E-Mails und unausgereifte Updates von Ihrem Kundensupport-Team. Lassen Sie uns das gemeinsam erreichen!
📖 Lesen Sie auch: Kundenerwartungen managen: Tipps für die Kundenausrichtung
Was ist ein Client-Portal?
Ein Client-Portal ist eine sichere Self-Service-Oberfläche, über die mehrere Clients auf relevante Informationen, Dokumente und Mitteilungen zu Ihren Dienstleistungen oder Projekten zugreifen können. Stellen Sie sich das Portal als digitale Rezeption vor, die rund um die Uhr geöffnet ist.
Zu den wichtigsten Features gehören:
- Onboarding-Workflows: Stellen Sie Formulare, Checklisten oder Willkommenspakete bereit, um die Kundenbindung zu stärken
- Dokumente freigeben: Laden Sie Verträge, Entwürfe, Berichte und Rechnungen strukturiert hoch
- Aufgabenverfolgung: Zeigen Sie Projekt-Zeitleisten, Meilensteine und zugewiesene Aktionen an einem Ort an
- Kommunikationstools: Zentralisieren Sie Chats oder Kommentar-Threads, um den E-Mail-Verkehr zu reduzieren
- Abrechnung und Zahlungen: Rechnungen freigeben, Zahlungsstatus überwachen oder Zahlungsgateways integrieren
Features, die ein großartiges Client-Portal ausmachen
88 % der Kunden geben an, dass sie aufgrund eines guten Kundenservices eher wieder bei einer Marke kaufen würden.
Ihr Self-Service-Portal für Kunden kann hier das größte Unterscheidungsmerkmal sein.
Da alles von der Kommunikation bis zur Dokumentation zentralisiert und transparent ist, verschwendet Ihr Team weniger Zeit mit administrativen Aufgaben. Ihre Kunden fühlen sich sicher und gut betreut. Und wenn Sie Ihre Kunden fragen, werden sie Ihnen bestätigen, dass ein reibungslos funktionierendes, markengerechtes Self-Service-Kundenportal etwas Magisches hat, das sagt: „Wir haben alles im Griff. “
Das zeichnet die besten Portale aus:
- Benutzerdefiniertes Branding: Fügen Sie Ihr Logo, Ihre Farben und Schriftarten hinzu, um einen vertrauten Space zu schaffen, der sich wie eine Erweiterung Ihrer Marke anfühlt
- Benutzerberechtigungen: Gewähren Sie Kunden nur Zugriff auf das, was sie benötigen – nicht mehr und nicht weniger
- Mobile Zugänglichkeit: Rund 80 % der Verbraucher betrachten Geschwindigkeit, Komfort, kompetente Hilfe und freundlichen Service als die wichtigsten Faktoren für eine positive Kundenerfahrung. Ein auf dem Mobiltelefon verfügbares Kundenportal erleichtert all dies. Stellen Sie sicher, dass Kunden unterwegs den Support kontaktieren, Updates überprüfen oder Dateien hochladen können
- Benachrichtigungen und Warnmeldungen: Halten Sie alle mit automatischen Erinnerungen, Statusänderungen und neuen Uploads auf dem Laufenden
- Versionskontrolle: Keine Verwirrung mehr wegen Dateien wie „Final_v3_revised. pdf“. Dank der Versionskontrolle haben Ihre Clients immer Zugriff auf die aktuellste und sauberste Version
- Audit-Trails: Sehen Sie, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat, um für alle Beteiligten Transparenz zu gewährleisten
👀 Wussten Sie schon? Das Konzept des Client-Portals, wie wir es heute kennen, hat seine Wurzeln in der Rechtsbranche. Anwaltskanzleien gehörten zu den ersten, die eine sichere, organisierte und transparente Möglichkeit benötigten, vertrauliche Dokumente freizugeben und den Status von Fällen an ihre Mandanten zu kommunizieren – Anforderungen, die mit herkömmlichen E-Mail- oder papierbasierten Systemen nicht ausreichend erfüllt werden konnten.
Diese Nachfrage führte zur Erstellung früher Client-Portale, die als sichere digitale Spaces für den Austausch von Dokumenten, Fallaktualisierungen und eine optimierte Kommunikation dienten. Sie trugen dazu bei, strenge Vertraulichkeit gemäß den gesetzlichen ethischen Anforderungen zu wahren.
Die besten Beispiele für Client-Portale
Kommen wir nun zum Wesentlichen – einer echten Client-Portal-Software, die diese Self-Service-Portal-Features zum Leben erweckt. Von All-in-One-Work-Hubs bis hin zu hochspezialisierten Kundenmanagement-Tools – so sehen erstklassige Self-Service-Portale für Kunden in der Praxis aus.
Wie wir Software bei ClickUp bewerten
Unser Redaktionsteam folgt einem transparenten, forschungsbasierten und herstellerneutralen Prozess, sodass Sie darauf vertrauen können, dass unsere Empfehlungen auf dem tatsächlichen Wert der Produkte basieren.
Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht darüber , wie wir Software bei ClickUp bewerten.
1. ClickUp – die App, die alles für das Client-Management bietet
Wenn Sie nach einem Kundenportal suchen, das mehr kann als nur Aufgabenlisten anzuzeigen, ist ClickUp , die App für alles, was mit Arbeit zu tun hat, die richtige Lösung für Sie. Es ist nicht nur eine App für das Projektmanagement von Kunden, sondern sowohl ein Kundenportal als auch ein All-in-One-Arbeits-Hub, der Aufgabenverfolgung, Freigabe von Dokumenten, Echtzeit-Chat, Automatisierungen und Kundenkommunikation in einer eleganten Oberfläche vereint.
Was zeichnet ClickUp aus? Seine unübertroffene Flexibilität. Sie können jeden Workspace an die spezifischen Anforderungen Ihrer Kunden und die Arbeitsweise Ihres Teams anpassen. Ob Sie eine Branding-Agentur sind, die kreative Freigaben nachverfolgt, ein SaaS-Team, das neue Kunden einarbeitet, oder eine Anwaltskanzlei, die sichere Dateien freigibt – ClickUp passt sich Ihrem Workflow an.
Sie können Clients Gastzugriff mit detaillierten Berechtigungen gewähren. Freigegebene ClickUp-Ansichten wie Listen, Boards und Dokumente ermöglichen die Zusammenarbeit mit Clients in Echtzeit, während benutzerdefinierte ClickUp-Dashboards KPIs und Fortschritte in einem visuellen, kundenfreundlichen Format anzeigen.
Mit ClickUp sind wir einen Schritt weiter gegangen und haben Dashboards erstellt, in denen unsere Kunden in Echtzeit auf die Leistung, Auslastung und Projekte zugreifen und diese überwachen können. So fühlen sich die Kunden mit ihren Teams verbunden, insbesondere wenn diese in verschiedenen Ländern und manchmal sogar auf verschiedenen Kontinenten ansässig sind.
Mit ClickUp sind wir einen Schritt weiter gegangen und haben Dashboards erstellt, in denen unsere Kunden in Echtzeit auf die Leistung, Auslastung und Projekte zugreifen und diese überwachen können. So fühlen sich die Kunden mit ihren Teams verbunden, insbesondere wenn sie sich in verschiedenen Ländern und manchmal sogar auf verschiedenen Kontinenten befinden.
Müssen Sie Eingaben oder Genehmigungen einholen? ClickUp-Formulare leiten Antworten direkt in umsetzbare Aufgaben weiter, komplett mit Fälligkeitsdaten, Mitarbeitern und Automatisierungen, damit alles reibungslos läuft.
Mit ClickUp Docs können Sie ansprechende Kunden-Wikis, Onboarding-Anleitungen oder Projekt-Roadmaps erstellen und diese direkt mit Aufgaben und Meilensteinen verknüpfen.
Eingebettete Kommentare sorgen dafür, dass der Kontext erhalten bleibt, und die integrierte ClickUp-Chat- oder E-Mail-Integration sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Unterhaltungen mit Kunden.
Für Agenturen, Berater oder Freiberufler, die mehrere Clients betreuen, hilft die Projekthierarchie von ClickUp dabei, Arbeitsabläufe zu trennen und gleichzeitig eine einheitliche Struktur beizubehalten.
Fügen Sie ClickUp Brain für KI-gestützte Zusammenfassungen, Übersichten oder nächste Schritte hinzu, und Ihr Kundenportal wird zu einem nahtlosen Markenerlebnis, das Ihre Kunden lieben werden.
Müssen Sie wiederkehrende Aktualisierungen oder Statusänderungen automatisieren? Mit den Code-freien Automatisierungen von ClickUp können Sie benutzerdefinierte Regeln festlegen, die Arbeiten automatisch ausführen und so Stunden bei der Projektkoordination sparen.
Denken Sie an automatische Nachfassaktionen, Statusänderungen bei fertiggestellten Aufgaben oder die Zuweisung von Eigentümern bei eingereichten Formularen.
Wenn Sie viele Clients verwalten, fungiert ClickUp auch als leichtgewichtiges CRM. Seine robusten benutzerdefinierten Felder helfen dabei, alle Client-Details – Anrufe, Liefertermine, Verlängerungsdaten – in einem einheitlichen Space zu zentralisieren.
📮ClickUp Insight: 30 % der Arbeitnehmer glauben, dass sie durch Automatisierung 1–2 Stunden pro Woche einsparen könnten, während 19 % schätzen, dass sie dadurch 3–5 Stunden für konzentriertes Arbeiten gewinnen würden.
Selbst kleine Zeiteinsparungen summieren sich: Nur zwei Stunden pro Woche bedeuten über 100 Stunden pro Jahr – Zeit, die Sie für Kreativität, strategisches Denken oder Ihre persönliche Weiterentwicklung nutzen können. 💯
Mit den KI-Agenten und ClickUp Brain von ClickUp können Sie Workflows automatisieren, Projekt-Updates generieren und Ihre Meeting-Notizen in umsetzbare nächste Schritte umwandeln – alles auf derselben Plattform. Sie benötigen keine zusätzlichen Tools oder Integrationen – ClickUp bietet Ihnen alles, was Sie zur Automatisierung und Optimierung Ihres Arbeitsalltags benötigen, an einem Ort.
💫 Echte Ergebnisse: RevPartners hat seine SaaS-Kosten um 50 % gesenkt, indem es drei Tools in ClickUp konsolidiert hat – und damit eine einheitliche Plattform mit mehr Features, engerer Zusammenarbeit und einer einzigen Quelle für alle Informationen erhalten hat, die einfacher zu verwalten und zu skalieren ist.
📖 Lesen Sie auch: So erstellen Sie ein Client-Dashboard (+ Beispiele) | ClickUp
2. Notion – ein visuelles Wiki-Portal für kreative Zusammenarbeit
Notion eignet sich perfekt für Designstudios, Content-Teams und einzelne Ersteller und hilft Ihnen dabei, beeindruckend einfache Client-Portale zu erstellen, die wie ein digitales Moodboard aussehen und wie ein Workflow-Hub funktionieren. Ob Sie Fortschritte freigeben, kreatives Feedback organisieren oder wichtige Links hinterlassen möchten – mit Notion ist alles intuitiv.
Dank der Drag-and-Drop-Oberfläche kann jeder ein Portal gestalten – ganz ohne Code und ohne Probleme. Benötigen Sie einen Inhaltskalender, einen Revisions-Tracker und eine Ressourcenbibliothek? Mit der modularen, blockbasierten Struktur können Sie all dies auf einer Seite erstellen, Berechtigungen anpassen und Ihre Clients über einen übersichtlichen Link einladen. Sie müssen sich nicht registrieren und es gibt keine Lernkurve.
Zu den wichtigsten Features von Notion als Client-Portal-Tool gehören:
- Seiten mit Umschaltlisten, Kanban-Boards und Datenbanken freigeben
- Betten Sie Google Docs, Loom-Videos, Figma-Dateien und mehr ein, um den Kontext abzuschließen
- Legen Sie Berechtigungen fest, um zu steuern, was jeder Client sehen kann
- Verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen für Kundenportale, um Onboarding-Flows, Feedback-Formulare und Ressourcen-Hubs zu entwerfen
- Arbeiten Sie in Echtzeit mit Kommentaren und Erwähnungen zusammen
Notion ist ideal, wenn Sie Funktion und Ästhetik vereinen möchten und Ihre Clients beides erwarten.
🧠 Fun Fact: Personalisierung ist ein starker Hebel der Überzeugung, der in der Psychologie begründet ist. In seinem legendären Buch Influence: The Psychology of Persuasion beschreibt Dr. Robert Cialdini Prinzipien wie Sympathie, Commitment und Reziprozität – allesamt Prinzipien, die zum Tragen kommen, wenn Ihr Portal auf Ihre Kunden zugeschnitten ist. Wenn Clients ihren Namen, ihr Logo oder ihren Workflow in einem Space sehen, löst dies ein Gefühl der Eigentümerschaft und des Engagements aus. Diese emotionale Verbindung sorgt für eine reibungslosere Zusammenarbeit, schnelleres Feedback und eine stärkere Kundenbindung.
3. HoneyBook – CRM trifft Client-Portal
Honeybook wurde für Solopreneure, Kreative und Dienstleister wie Veranstaltungsplaner, Fotografen, Life Coaches und Designer entwickelt und bietet Kundenportale, die benutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen sind. Die Plattform kombiniert CRM, Projektnachverfolgung, Rechnungsstellung, Angebote und sogar Terminplanung in einem System, das sich weniger wie eine Software, sondern eher wie ein Concierge anfühlt.
Kunden erhalten übersichtliche Links, über die sie Verträge einsehen, unterzeichnen, Fragebögen beantworten und sogar Zahlungen vornehmen können – ganz ohne Konto. Sie erhalten vollständige Sichtbarkeit darüber, was angesehen oder unterzeichnet wurde, sowie automatisierte Workflows, die den Kunden voranbringen.
HoneyBook optimiert auch die Kommunikation. Sie können Vorlagen mit Ihrem Branding erstellen, automatische Erinnerungen versenden und alles von Ihrem Smartphone aus verwalten.
Zu den wichtigsten Features von Honeybook als Client-Portal-App gehören:
- Erstellen Sie Markenportale mit Angeboten, Rechnungen und Verträgen
- Automatisieren Sie Nachfassaktionen, Aufgaben zur Kundengewinnung und Erinnerungen
- Planen Sie Anrufe, ziehen Sie Zahlungen ein und erfassen Sie Leads nahtlos
- Verwenden Sie Vorlagen wieder, um Zeit zu sparen und Konsistenz zu gewährleisten
- Verwalten Sie Ihren Client-Flow ganz einfach über Mobilgeräte oder Desktop
💡 Profi-Tipp: Erstellen Sie eine Vorlage für Ihren Onboarding-Prozess, damit jeder Client die gleiche erstklassige Erfahrung erhält. In ClickUp können Sie ganze Aufgabenlisten, Zeitleisten, Dokumente und Formulare als wiederverwendbare Vorlagen speichern. Dies gewährleistet Konsistenz, spart Zeit beim Setup und hilft neuen Team-Mitgliedern, sich schnell einzuarbeiten.
Kunden erhalten einen professionellen, nahtlosen Empfang statt verstreuter Checklisten. Betrachten Sie es als Ihre Anlaufstelle für skalierbare Servicebereitstellung.
4. SuiteDash – Full-Service-Plattform für Kundenportale
SuiteDash wurde für dienstleistungsorientierte Unternehmen wie Agenturen, Berater, Anwaltskanzleien und mittelständische Unternehmen entwickelt, die die vollständige Kontrolle über jeden Teil der Customer Journey wünschen – vom Login über die Rechnungsstellung bis hin zum LMS.
Erstellen Sie Dashboards mit Ihrem Branding, benutzerdefinierte Pipelines, geschützte Inhalte, interne Chats, elektronische Signaturen, automatisierte Onboarding-Flows für Kunden und vieles mehr in einem einzigen Tool für das Client-Management.
Und es ist nicht nur ein Projektmanagement-Tool für Ihr Kundenportal. Sie können diesen Business Service Hub als Wissensdatenbank-Software, Kursplattform, CRM und Rechnungsstellungssystem nutzen. Sie können sogar Module pro Client oder Team einschränken. Es ist die Art von Kundensupport-Tool, die Power-User mit völliger Freiheit belohnt, aber einige Vorab-Setups erfordert, um richtig zu funktionieren.
Zu den wichtigsten Features von Suitedash für den Kundensupport gehören:
- Entwerfen Sie Dashboards mit vollständigem Branding und beschränken Sie den Zugriff nach Bedarf
- Erstellen Sie Pipelines und behalten Sie mit dem integrierten CRM den Überblick über die Geschäftsbeziehungen Ihrer Clients
- Verwalten Sie elektronische Signaturen, Rechnungen, Angebote und Aufgaben von Clients
- Starten Sie Kurse oder Onboarding-Prozesse mit dem integrierten LMS
- Senden Sie sichere Nachrichten und erstellen Sie personalisierte Anmeldeerlebnisse
SuiteDash eignet sich am besten für Teams und Power-User, die eine vollständig gebrandete End-to-End-Portal-Erfahrung für eine höhere Kundenzufriedenheit wünschen.
5. Client-Portal – einfaches, WordPress-basiertes Portal
Betreiben Sie bereits eine WordPress-Website und wünschen sich eine pflegeleichte, aber professionelle Lösung? Client Portal ist ein intelligentes, schlankes Plugin, das Ihre Website in einen sicheren Kundenbereich verwandelt. Es ist maßgeschneidert für Freiberufler, kleine Agenturen und Designer, die volle Kontrolle ohne den Schnickschnack von All-in-One-Tools wünschen.
Der Vorteil? Sie müssen Ihren Kunden nicht erklären, wie sie das Portal nutzen können. Senden Sie ihnen einfach ihren privaten Link. Sie gelangen auf eine übersichtliche, benutzerdefinierte Seite, auf der sie Ergebnisse anzeigen, den Fortschritt verfolgen und Dateien herunterladen können. Sie entscheiden, was sie sehen und wann – und da das Portal selbst gehostet wird, haben Sie die vollständige Kontrolle über Ihre Daten und das Design.
Das Setup ist einfach und Sie zahlen nur einmal. Sie finden keine umfangreichen Automatisierungen oder Live-Chat, aber genau das ist der Punkt – es ist auf Minimalismus ausgelegt. Für Kreative, die WordPress bereits lieben, ist es der perfekte Begleiter für ihr Portal.
Zu den wichtigsten Features dieses WordPress-basierten Client-Portals gehören:
- Einfache Installation in Ihre bestehende WordPress-Website
- Individuelle Hubs für Clients anpassen und mit Ihrer Marke versehen
- Legen Sie Zugriffsberechtigungen für die Sichtbarkeit und Aktualisierung von Dateien fest
- Einmalige Zahlung, keine monatlichen SaaS-Kosten
- Halten Sie Ihr Setup schlank, sicher und unter Ihrer Kontrolle
Dieses Tool eignet sich hervorragend für WordPress-basierte Teams, die Einfachheit, Kontrolle und ein Setup ohne Abonnement wünschen.
Nachdem Sie nun die Tools haben, sehen wir uns die Schritte zum Aufbau eines Client-Portals an, das Ihre Kunden zufriedenstellt und Ihr Geschäft florieren lässt.
So erstellen Sie Schritt für Schritt ein Client-Portal
Der Aufbau eines Client-Portals mag wie ein technisch anspruchsvolles Projekt klingen, aber mit Tools wie ClickUp ist es überraschend einfach. Der Schlüssel liegt darin, zu wissen, was Sie mit Ihrem Portal erreichen wollen, und die richtigen Bausteine zu verwenden, um diese Vision zu unterstützen.
Schritt 1: Machen Sie sich zunächst Ihren Anwendungsfall klar
Nehmen Sie neue Clients auf? Geben Sie Live-Updates zu Projekten frei? Verfolgen Sie Serviceanfragen? Je klarer Sie Ihre Anforderungen definieren, desto einfacher ist es, ein Portal zu entwerfen, das Ihre größten Engpässe tatsächlich beseitigt.
Überlegen Sie, womit Ihre Clients am meisten zu kämpfen haben. Ist es die Einhaltung von Zeitleisten? Die Genehmigung von Entwürfen? Das rechtzeitige Senden von Feedback? Ihre Antworten werden die Form Ihres Aufbaus bestimmen.
Schritt 2: Wählen Sie die richtige Plattform
Ein großartiges Portal funktioniert nicht nur für Ihr internes Team, sondern ist auch für Ihre Clients intuitiv zu bedienen. Jeder Klick sollte sie zu mehr Klarheit führen, nicht zu Verwirrung. Streben Sie ein übersichtliches Layout, klare Beschriftungen und genau die richtigen Zugriffsrechte an, damit Ihre Clients unterstützt werden und nicht überfordert sind
Es ist entscheidend, eine Plattform zu wählen, die den Anforderungen Ihres Teams und den Erwartungen Ihrer Kunden entspricht. Wenn Ihr Geschäft viele bewegliche Teile jongliert – Projekte, Dokumente, Genehmigungen, Feedback – ist eine robuste All-in-One-Plattform wie ClickUp ideal.
Mit dem Projektmanagement-Tool ClickUp können Sie Aufgaben, Zeitleisten, Dokumente und Client-Workflows in einem einheitlichen Space auf einer Karte darstellen, wodurch das chaotische Wechseln zwischen verschiedenen Kontexten reduziert und die Transparenz erhöht wird. Von übergeordneten Roadmaps bis hin zu täglichen To-dos haben Teams die vollständige Kontrolle darüber, wie die Arbeit für Clients geplant, nachverfolgt und geliefert wird.
Stefani DiGiovanni, Systemspezialistin bei Micro, sagt:
Ich bin auf ClickUp gestoßen, als ich nach einem Kundenportal gesucht habe. Damals wusste ich noch nicht, dass es unser virtuelles Büro werden würde, weil es so viel mehr kann. Es ersetzt mehrere andere Softwareprogramme und Kosten und lässt sich an die Prozessarten jedes einzelnen Teammitglieds anpassen. Ich nutze es privat und beruflich und habe auch anderen dabei geholfen. ClickUp für immer!
Ich bin auf ClickUp gestoßen, als ich nach einem Kundenportal gesucht habe. Ich hätte nie gedacht, dass es unser virtuelles Büro werden würde, weil es so viel mehr kann. Es hat mehrere andere Softwareprogramme und Kosten ersetzt und lässt sich an die Prozessarten jedes einzelnen Teammitglieds anpassen. Ich nutze es privat und beruflich und habe auch anderen dabei geholfen. ClickUp für immer!
Diese Erfahrungen aus erster Hand zeigen, warum das richtige Tool so wichtig ist. Die besten Client-Portal-Plattformen sorgen für eine reibungslosere Zusammenarbeit und höhere Kundenzufriedenheit.
📮 ClickUp Insight: Der durchschnittliche Berufstätige verbringt täglich mehr als 30 Minuten mit der Suche nach arbeitsbezogenen Informationen – das sind über 120 Stunden pro Jahr, die durch das Durchsuchen von E-Mails, Slack-Threads und verstreuten Dateien verloren gehen. Ein intelligenter KI-Assistent, der in Ihren Workspace integriert ist, kann das ändern. Entdecken Sie ClickUp Brain. Es liefert sofortige Einblicke und Antworten, indem es in Sekundenschnelle die richtigen Dokumente, Unterhaltungen und Aufgabendetails anzeigt – so können Sie mit der Suche aufhören und mit der Arbeit beginnen.
💫 Echte Ergebnisse: Teams wie QubicaAMF haben mit ClickUp mehr als 5 Stunden pro Woche eingespart – das sind über 250 Stunden pro Jahr und Mitarbeiter –, indem sie veraltete Wissensmanagementprozesse eliminiert haben. Stellen Sie sich vor, was Ihr Team mit einer zusätzlichen Woche Produktivität pro Quartal erreichen könnte!
Schritt 3: Erstellen Sie Ihr Portal
So beginnen Sie mit der Erstellung eines Client-Portals in ClickUp:
- *erstellen Sie für jeden Client einen eigenen Ordner, um Projekte, Zeitleisten und aktive Ergebnisse an einem zentralen Speicherort zu speichern
- Organisieren Sie Workflows mithilfe von Listen, die die Arbeit in einzelne Phasen, Dienstleistungen oder Aufgabenkategorien unterteilen und so die Nachverfolgung des Fortschritts erleichtern
- Verwenden Sie ClickUp Docs , um Verträge, Briefings, Meeting-Notizen und Onboarding-Kits zu speichern – alles in Echtzeit zugänglich
- Weisen Sie ClickUp-Aufgaben mit Prioritäten, Fälligkeitsdaten, Mitarbeitern und benutzerdefinierten Feldern zu, um bestimmte Details wie Projektphase, Rechnungsstatus oder Genehmigungsstufe nachzuverfolgen
- Visualisieren Sie den Projektstatus mithilfe von ClickUp Dashboards , indem Sie Karten und Diagramme hinzufügen, die den Status von Aufgaben, die Workload, Client-SLAs und anstehende Termine anzeigen und so sowohl Ihrem Team als auch dem Client Echtzeit-Sichtbarkeit bieten
- Sammeln Sie Input mit ClickUp-Formularen und wandeln Sie Übermittlungen (wie Support-Tickets, Asset-Anfragen oder Feedback) automatisch in umsetzbare Aufgaben um
- Automatisieren Sie routinemäßige Aktualisierungen mit ClickUp-Automatisierungen – lösen Sie Statusänderungen aus, versenden Sie Erinnerungen oder weisen Sie Aufgaben automatisch anhand von Fälligkeitsdaten oder Formularantworten zu
Zusammen verwandeln diese Bausteine Ihren ClickUp-Workspace in ein gut funktionierendes, kundenorientiertes Portal, das ebenso strategisch wie einfach ist.
Davide Mameli, Business Unit Manager bei ICM. S (Teil von Accenture), stimmt dem zu:
Kunden können Tickets zu Projekten erstellen, und unsere Teamleiter können schnell reagieren und Aufgaben delegieren. Das spart viel Zeit beim Hin- und Her-Versenden von E-Mails und sorgt für eine bessere Kundenerfahrung. Die Einarbeitung von Kunden in ClickUp ist einfach, da das Tool sehr benutzerfreundlich ist.
Kunden können Tickets zu Projekten erstellen, und unsere Teamleiter können schnell reagieren und Aufgaben delegieren. Das spart viel Zeit beim Hin- und Her-Versenden von E-Mails und sorgt für eine bessere Kundenerfahrung. Die Einarbeitung von Kunden in ClickUp ist einfach, da das Tool sehr benutzerfreundlich ist.
Schritt 4: Verwenden Sie Vorlagen, um das Setup zu beschleunigen
Fangen Sie nicht jedes Mal bei Null an, wenn Sie einen neuen Client an Bord holen, ein Projekt starten oder ein Update versenden.
Die ClickUp-Vorlage für die Kunden-Onboarding bietet Ihnen einen vorgefertigten Workflow, mit dem Sie die Customer Journey neuer Kunden Schritt für Schritt auf einer Karte abbilden können. Ganz gleich, ob Sie Ergebnisse definieren, Zeitleisten erstellen oder Aufgaben zuweisen – die Vorlage sorgt für Konsistenz und spart Ihnen stundenlange repetitive Setup-Arbeiten.
Verwenden Sie diese Vorlage für folgende Zwecke:
- Onboarding-Prozesse mit benutzerdefinierten Aufgabenlisten auf einer Karte abbilden
- Weisen Sie Ihrem internen Team Verantwortlichkeiten und Fristen zu
- Betten Sie Dokumente, Verträge und Begrüßungsmaterialien von Clients in Aufgaben ein
- Erstellen Sie Formulare, um Client-Informationen oder Feedback an einem Ort zu sammeln
- Passen Sie Status und Ansichten an Ihren individuellen Client-Workflow an
- Verfolgen Sie Fortschritte und zentralisieren Sie die Kommunikation mit Kunden mithilfe von Kommentaren und Tags
Für wiederkehrende Projekte oder Stammkunden ist dieser Ansatz ein echter Game-Changer!
Schritt 5: Zentralisieren Sie Client-Informationen mit einem CRM
70 % der Kundenservice-Führungskräfte verlassen sich auf eine einzige Informationsquelle innerhalb ihres Unternehmens.
Bevor Sie Clients in Ihr Portal einladen, sollten Sie sicherstellen, dass alles, was Sie für die Betreuung benötigen, zentral gespeichert und leicht zugänglich ist. Dazu gehören Kontakte, Servicedaten, Onboarding-Fortschritte und Zeitleisten für Geschäfte.
ClickUp CRM macht dies durch anpassbare Pipelines, Profilansichten und die Integration in Ihren gesamten Workspace ganz einfach.
Nutzen Sie es für:
- Konsolidieren Sie Kundendaten, Notizen und Kommunikationen an einem Ort
- Verfolgen Sie Onboarding, Ergebnisse und Verlängerungen neben den Aufgaben des Projekts
- Verknüpfen Sie CRM-Elemente direkt mit Dokumenten, Kommentaren und Workflows
- Weisen Sie jedem Client Kontoinhaber und Phasen zu
- Machen Sie externe CRM-Tools überflüssig und gewinnen Sie gleichzeitig die volle Kontrolle
Ganz gleich, ob Sie fünf oder fünfzig Clients verwalten, mit ClickUp CRM bleiben Sie auf dem Laufenden und sind jederzeit einsatzbereit.
Schritt 6: Zugriff freigeben und Clients anleiten
Selbst das bestgestaltete Portal kann ein Flop werden, wenn die Clients nicht wissen, wie sie es nutzen sollen. Sobald Ihr Setup live ist, laden Sie sie mit einem Gastzugang ein und führen Sie sie durch die wichtigsten Funktionen.
Wo überprüfen sie Updates? Wo sollen sie Dokumente hochladen oder Feedback hinterlassen? Ein einfacher ClickUp Clip Ihrer auf dem Bildschirm aufgezeichneten Anleitung oder eine kurze Willkommensanleitung kann aus erstmaligen Benutzern selbstbewusste Mitarbeiter machen.
Das Ziel ist es, jede Interaktion reibungslos zu gestalten, damit Ihre Kunden vom ersten Tag an begeistert sind und bleiben.
ClickUp: Wo Clients zu Champions werden
Wenn die Beziehungen zu den Clients reibungslos funktionieren, läuft alles andere schneller – Zeitleisten, Feedback, sogar Zahlungen. Und genau das bietet ein gut aufgebautes Client-Portal.
Von der Darstellung von Zeitleisten in einem einzigen Dashboard bis hin zur Organisation von kundenbezogenen Dokumenten, Formularen und Nachrichten in einem einzigen Workspace – Client-Portale machen die Zusammenarbeit transparent. Apps wie ClickUp bieten Ihnen mehr als nur „Projektmanagement-Tools für Kunden“. Sie bieten Ihnen einen umfassenden Experience Hub, den Ihre Kunden gerne nutzen werden – vom direkten Support bis hin zu Self-Service-Optionen.
Wenn Sie genug von verstreuten Threads und verpassten Follow-ups in Online-Diskussionsforen haben, ist es an der Zeit, alles an einem Ort zusammenzuführen.
Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an und erstellen Sie Client-Portale, die genauso hart arbeiten wie Sie.