Sie können hervorragende Ergebnisse für Ihre Clients erzielen, aber Ihre Kundenbeziehungen werden nicht von Dauer sein, wenn Sie nicht mit ihnen kommunizieren können.
Aus diesem Grund verzichten immer mehr Teams auf unübersichtliche Workflows und setzen stattdessen auf Plattformen für die Zusammenarbeit mit Clients, die Sichtbarkeit, Struktur und Kommunikation an einem Ort vereinen.
Anstatt zwischen 25 verschiedenen Tools zu wechseln, um die Nachverfolgung von Updates durchzuführen, Dateien zu verwalten und Aufgaben zuzuweisen, können Sie mit einer KI-gestützten Plattform für die Zusammenarbeit mit Clients alles an einem Ort zusammenfassen.
Eine Studie von Zoom bestätigt, dass Mitarbeiter, die mehr als 10 Apps verwenden, in 54 % der Fälle mit Problemen bei der Kommunikation zu kämpfen haben und möglicherweise Schwierigkeiten mit der Berichterstellung haben, während dies bei Mitarbeitern, die weniger als fünf Apps verwenden, nur in 34 % der Fälle der Fall ist.
Lassen Sie uns einige effektive Möglichkeiten erkunden, mit denen wir eine starke Zusammenarbeit und Beziehungen zu Clients aufbauen können.
Was ist Client-Kooperation in Echtzeit?
Kundenkooperation ist genau das, wonach es klingt: der Prozess, in dem ein Team und ein Kunde aktiv zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.
In der Regel erfordert dies eine konsistente Kommunikation, Echtzeit-Updates und gemeinsame Entscheidungsfindung während des gesamten Lebenszyklus des Projekts. Hier sind jedoch einige weitere Details, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie effektiv mit Ihren Clients zusammenarbeiten möchten:
- ✅ Kommunizieren Sie offen und häufig, um Updates freizugeben, Bedenken anzusprechen und Fragen zu beantworten.
- ✅ Definieren Sie frühzeitig gemeinsame Ziele, um das Team und den Client hinsichtlich der Ziele, Zeitleisten und Ergebnisse aufeinander abzustimmen.
- ✅ Erstellen Sie Feedbackschleifen für Echtzeit-Rückmeldungen zum Projektfortschritt, zu Dokumenten oder zu Designentscheidungen.
- ✅ Treffen Sie gemeinsam Entscheidungen, um sicherzustellen, dass der Client in jede Phase des Projekts eingebunden ist.
- ✅ Sorgen Sie für Transparenz, indem Sie Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit nutzen, um Aufgaben zu verfolgen, Dateien freizugeben, Erwartungen zu verwalten und eine ordnungsgemäße Dokumentation sicherzustellen.
Sie können auch Tools wie ClickUp und CCH Axcess Client Collaboration verwenden, um Ihre Anforderungen an die Zusammenarbeit und Kommunikation mit Clients zu verwalten.
⭐️ Empfohlene Vorlage
Die Vorlage „Client Success Collaboration“ von ClickUp bietet einen klaren Weg und stimmt Ihre Vertriebs- und Kundensupport-Teams aufeinander ab, um ein großartiges Kundenerlebnis zu gewährleisten.
💡 Profi-Tipp: Sind Sie es leid, Kundendaten auf Haftnotizen und verstreuten Tabellen zu verwalten? In „So behalten Sie den Überblick über Ihre Clients“ erfahren Sie, wie Sie Alles an einem Ort organisieren können, damit nichts übersehen wird.
Warum die Zusammenarbeit mit Clients wichtig ist
Hier finden Sie einen kurzen Überblick über die Branche, der die Bedeutung der Zusammenarbeit mit Clients verdeutlicht.
Als Microsoft seine Kommunikationsplattform Microsoft Teams erweiterte, arbeitete das Unternehmen zunächst mit großen Clients wie Accenture und EY zusammen, um zu testen, wie deren Echtzeit-Messaging, Dateifreigabesoftware und nahtlose Integrationsfunktionen für sie funktionierten.
Diese Erkenntnisse halfen Microsoft dabei, Microsoft Teams für die groß angelegte, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu optimieren, was zu einer breiteren Akzeptanz im Unternehmen führte.
Das ist der wahre Wert der Zusammenarbeit. Einfach ausgedrückt, hilft die Zusammenarbeit mit Clients dabei:
- Legen Sie von Anfang an klare Erwartungen fest, um Verwirrung zu vermeiden.
- Fördern Sie einen offenen Dialog, um sicherzustellen, dass sowohl das Team als auch die Clients schnell auf Bedenken reagieren können.
- Schaffen Sie Vertrauen, indem Sie Clients das Gefühl geben, in die Entscheidungsfindung eingebunden zu sein, und ihnen Vertrauen in die Fachkompetenz Ihres Unternehmens vermitteln.
- Richten Sie den Aufwand Ihres Teams an den Zielen Ihrer Clients aus und ermöglichen Sie so flexible Workflows.
- Fördern Sie langfristige Beziehungen mit Clients durch proaktive Kommunikation, gemeinsame Problemlösung und gegenseitigen Respekt.
So arbeiten Sie effektiv mit Clients zusammen
Wie Amazon-Gründer Jeff Bezos einmal sagte:
Wir betrachten unsere Kunden als geladene Gäste einer Party, und wir sind die Gastgeber. Es ist unsere Aufgabe, das Kundenerlebnis ein wenig besser zu machen.
Wir betrachten unsere Kunden als geladene Gäste einer Party, und wir sind die Gastgeber. Es ist unsere Aufgabe, das Kundenerlebnis ein wenig besser zu machen.
Diese Denkweise lässt sich genauso gut auf die Zusammenarbeit mit Clients anwenden. Hier sind einige bewährte Strategien, mit denen Sie einen echten Wert schaffen können, der über Threads und vereinzelte Meetings hinausgeht.
1. Definieren Sie klare Ziele der Clients
Allzu oft verlassen sich Teams auf vertragsrechtliche Fachbegriffe oder einmalige Kickoff-Gespräche, um Projektziele zu skizzieren. Verwirrung, Scope Creep und die gefürchtete „Das haben wir so nicht besprochen”-Unterhaltung kurz vor Ablauf der Frist auf jedem Gerät wären dann die unvermeidliche Folge.
Deshalb ist Klarheit der erste Schritt zu einer effektiven Zusammenarbeit mit Clients. Definieren Sie, wie Erfolg aussieht, welche Aufgaben abgeschlossen werden müssen und welche Dokumente oder Ressourcen in jeder Phase des Projekts erforderlich sind, um den Gewinn zu maximieren.
Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf Verträge, um dies zu kommunizieren – wenn Sie die Meilensteine des Projekts visuell darstellen, ist es für alle einfacher, auf dem gleichen Stand zu bleiben.
💜 So hilft Ihnen ClickUp dabei:
Mit ClickUp Goals können Benutzer:
- Weisen Sie bestimmten Aufgaben oder Projekten Ziele zu.
- Setzen Sie klare numerische, monetäre oder Ja/Nein-Einzelziele
- Gruppieren Sie mehrere verwandte Ziele in Ordnern für die Nachverfolgung von Projekten.
- Fügen Sie Beschreibungen und Fristen hinzu, um Kontext zu schaffen und die Nachverfolgung der Verantwortlichkeiten durchzuführen.
- Teilen Sie Ziele mit Clients mithilfe benutzerdefinierter Berechtigungen, damit diese genau das sehen, was sie sehen sollen, und nichts darüber hinaus.
Anstelle von zu vielen unzusammenhängenden Tools oder hin und her gehenden E-Mails können Teams ihren Clients einen transparenten Überblick darüber bieten, was bereits fertiggestellt wurde, was in Bearbeitung ist und was als Nächstes ansteht. Wenn Sie Hilfe bei der Verwaltung von KPIs in ClickUp benötigen, finden Sie hier ein umfassendes Video:
Bei der Projektzusammenarbeit geht es jedoch nicht nur um Kommunikation, sondern auch um gemeinsame Verantwortung. Und wenn Clients ihre Ziele buchstäblich in Echtzeit verfolgen können, wird der gesamte Workflow produktiver.
✨ Wissenswertes: Selbst Honigbienen nutzen Zusammenarbeit, um Gruppenentscheidungen zu treffen. Tatsächlich „stimmen“ Spurbienen durch einen Tanz über potenzielle Standorte für den Bienenstock ab – ein überraschend effektives System kollektiver Intelligenz.
2. Erstellen Sie einen gemeinsamen Hub für die Zusammenarbeit und laden Sie Clients ganz einfach ein
Wir alle kennen das: Ein neuer Client kommt hinzu, und plötzlich müssen Sie eine Vielzahl von Google Drive-Ordnern, Slack-Nachrichten und E-Mail-Threads verwalten, nur um Updates und Ressourcen freizugeben.
Es gibt jedoch keine einfache Möglichkeit für eine eindeutige Nachverfolgung des Gesichts, das sie gesehen haben, oder für Echtzeit-Feedback zum Fortschritt des Projekts.
Genau deshalb ist die Einrichtung eines gemeinsamen Hubs für die Zusammenarbeit mit Clients eine kluge Entscheidung – sie zentralisiert Kommunikation, Dateien und Wissen an einem Ort.
💜 So hilft Ihnen ClickUp dabei
Mit ClickUp müssen Sie beispielsweise keine Dateien von internen in externe Ordner verschieben, sondern lediglich den Status der Aufgabe aktualisieren oder interne Genehmigungen abschließen und dann Clients mit benutzerdefinierten Berechtigungen einladen.
So funktioniert es:
- Freigeben Sie bestimmte Dokumente, Aufgaben oder Ansichten, ohne vollständigen Zugriff auf den Workspace zu gewähren.
- Kontrollieren Sie die Sichtbarkeit mit Berechtigungen – zeigen Sie nur Dateien, Zeitleisten oder Übersichten zum Fortschritt an.
- Verwenden Sie öffentliche Links für Clients ohne Konto, um auf Roadmaps oder Anfrageformulare zuzugreifen.
- Aktivieren Sie die Nur-Kommentar-Ansicht für schnelles Feedback, ohne die Details der Aufgabe zu ändern.
- Zentralisieren Sie die gesamte Kommunikation und alle Updates auf einer Plattform.
Ihr Team kann weiterhin privat arbeiten, und sobald die Aufgabe fertig ist oder das Ergebnis vorliegt, können Sie Ihren Clients mit einem einzigen Klick den erforderlichen Zugriff gewähren.
📖 Lesen Sie auch: Strategien zur Kundenbindung für langfristigen Erfolg im Business
3. Legen Sie den Umfang des Projekts fest
Missverständnisse in Bezug auf die zu erbringenden Leistungen sind oft auf ein Problem zurückzuführen: undokumentierte Erwartungen.
Wenn es keine eindeutigen Nachweise für die Arbeit oder Prüfpfade gibt, kann selbst die beste Zusammenarbeit mit Clients zu gegenseitigen Schuldzuweisungen führen. Hier hilft die Dokumentation von Informationen.
💜 So hilft Ihnen ClickUp dabei
Mit ClickUp Docs können Sie in Echtzeit mit Ihren Clients zusammenarbeiten, um alles von Auftragsschreiben bis hin zu Dokumenten zum Projektumfang zu entwerfen und zu verfeinern – sogar Checklisten für die Verwaltung eines komplexen Steuererklärungsprozesses.
Im Gegensatz zu statischen Dokumenten, die über Laufwerke und E-Mails verstreut sind, sind ClickUp-Dokumente interaktiv und haben eine enge Verbindung zu Ihren Workflows.
So funktioniert es:
- Führen Sie die Bearbeitung gemeinsam in Echtzeit mit Ihrem Team und Ihren Clients durch.
- Taggen Sie Clients oder Teamkollegen direkt im Dokument, um Aufgaben zuzuweisen und Verantwortlichkeiten zu klären.
- Wandeln Sie Text in Aktionspunkte um, damit nichts von dem Besprochenen verloren geht.
- Fügen Sie Dokumente zu Aufgaben oder komplexen Projekten hinzu, um den Kontext und die Kommunikation auf einer Plattform zu behalten.
- Verfolgen Sie Dokumentversionen, Zugriffsverläufe und führen Sie ein detailliertes Änderungsprotokoll, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.
📮 ClickUp Insight: 22 % unserer Befragten zögern noch, KI bei der Arbeit einzusetzen. Die Hälfte von ihnen hat Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes, während die andere Hälfte nicht vollständig von der Genauigkeit der KI überzeugt ist.
ClickUp geht beide Probleme direkt an, mit starken Protokollen für Sicherheit und KI-Antworten, die verknüpfte Quellen und zugehörige Aufgaben enthalten. So können selbst die vorsichtigsten Teams KI vertrauensvoll einsetzen, da sie wissen, dass ihre Daten sicher sind und ihre Ergebnisse überprüfbar sind.
4. Nutzen Sie Kommentare und das Chatten, um einen offenen Dialog zu fördern
Es ist riskant, bis zur letzten Phase eines Projekts zu warten, um Clients um Feedback zu bitten. Dann kann es bereits zu spät sein, um Kurskorrekturen vorzunehmen, und Clients, die sich bisher zurückgehalten haben, könnten wichtige Informationen preisgeben, die zu einem früheren Zeitpunkt weitaus hilfreicher gewesen wären.
Aber nicht jeder Kunde wird von sich aus Feedback geben. Daher müssen Sie in jeder Phase des Projekts ausreichend Gelegenheit für Feedback bieten.
💜 So hilft Ihnen ClickUp dabei
Die Features „ClickUp Assign Comments” und „ClickUp Chat” sorgen für eine kontextbezogene und umsetzbare Kommunikation:
- Hinterlassen Sie Kommentare direkt zu Aufgaben, um Clients einfach zu taggen, Details zu klären oder Input anzufordern.
- Wandeln Sie Kommentare in zugewiesene Aktionselemente um, damit nichts übersehen wird.
- Nutzen Sie ClickUp Chat für schnelle Team-Updates und Diskussionen in Echtzeit, ohne die Plattform wechseln zu müssen.
- Verknüpfen Sie Nachrichten mit Aufgaben, Dokumenten und Updates, damit jede Unterhaltung im Kontext bleibt.
- Nutzen Sie KI-gestützte Features, um Threads zusammenzufassen, Antworten vorzuschlagen und Aufgaben automatisch zu erstellen.
💡 Profi-Tipp: Sie wissen nicht, wie Sie richtig um Feedback bitten sollen? Keine Sorge, das kennen wir alle – setzen Sie Erkenntnisse in die Tat um mit unserem Beitrag „Wie Sie um Feedback und Bewertungen bitten, um Ihre Fähigkeiten zu verbessern“.
5. Weisen Sie Aufgaben zu und führen Sie die Nachverfolgung der Ergebnisse transparent durch
Je länger Feedback in einem E-Mail-Thread verborgen bleibt, desto wahrscheinlicher ist es, dass es an Relevanz verliert und schlimmer noch, dass sich Ihr Client nicht gehört fühlt.
Um Vertrauen aufzubauen und Projekte voranzutreiben, muss Client-Feedback schnell in umsetzbare nächste Schritte umgesetzt werden.
💜 So hilft Ihnen ClickUp dabei
Hier kommt ClickUp Aufgaben ins Spiel. Sie können Kundenkommentare direkt in ClickUp Dokumente oder ClickUp Chat in nachverfolgbare Aktionspunkte umwandeln, sie den richtigen Team-Mitgliedern zuweisen und mit Fristen verknüpfen.
Fortschrittsberichte erfolgen in Echtzeit, und Clients können den Status von Aufgaben einsehen, Kommentare hinzufügen oder Anhänge hinzufügen – alles auf einer einzigen sicheren Plattform.
ClickUp hilft uns in vielerlei Hinsicht, angefangen bei der Erstellung von Aufgaben bis hin zur Nachverfolgung jeder einzelnen Aufgabe.
ClickUp hilft uns in vielerlei Hinsicht, angefangen bei der Erstellung von Aufgaben bis hin zur Nachverfolgung jeder einzelnen Aufgabe.
6. Automatisieren Sie Client-Freigaben und Statusaktualisierungen
Der Sinn eines Systems besteht darin, manuelle Arbeit zu vermeiden, und die Zusammenarbeit mit Clients bildet da keine Ausnahme.
Wenn Client-Freigaben, einschließlich Rechnungsstellung und Updates, manuell bearbeitet werden, riskieren Sie Verzögerungen, versäumte Nachrichten und falsch ausgerichtete Erwartungen. Durch die Automatisierung von Freigaben werden diese Risiken beseitigt.
💜 So hilft Ihnen ClickUp dabei
Mit ClickUp Automatisierungen können Sie Auslöser festlegen, um Clients zu benachrichtigen, wenn Ergebnisse vorliegen, eine Freigabe anzufordern oder den Status des Projekts automatisch zu aktualisieren – so stellen Sie sicher, dass nichts übersehen wird und Termine eingehalten werden.
Statusaktualisierungen erfolgen ebenfalls in Echtzeit. Sobald eine Aufgabe genehmigt oder fertiggestellt ist, kann ClickUp sie in die nächste Phase verschieben, das Team benachrichtigen und sogar Auslöser für Folgeaufgaben auslösen, sodass Sie Termine ohne Verzögerungen oder Engpässe einhalten können.
💡 Profi-Tipp: Verlassen Sie sich immer noch auf Ihr Gedächtnis oder unordentliche Ordner, um sich an Client-Daten zu erinnern? Lesen Sie „So speichern und organisieren Sie Client-Daten für einfachen Zugriff und Sicherheit“, um Ihre Unterlagen zu vereinfachen und sensible Daten mühelos zu schützen.
6. Schnelle Client-Updates aufzeichnen
Es gibt kaum jemanden, der endlose Meetings wirklich mag. Und wie sich herausstellt, hindern 70 % aller Meetings die Mitarbeiter daran, sinnvolle Arbeit zu leisten! Aber es gibt eine einfache Möglichkeit, dies zu reduzieren. Die Wahrheit ist: Die meisten Status-Check-ins können durch ein kurzes, klares Update ersetzt werden.
💜 So hilft Ihnen ClickUp dabei
Anstatt noch ein weiteres Meeting zu vereinbaren, nutzen Sie ClickUp Clips, um kurze Bildschirm-Walkthroughs und Updates zum Projekt aufzuzeichnen.
Clienten können sich diese Videos nach Belieben ansehen, was den Hin- und Her-Verkehr reduziert, Probleme mit Zeitzonen beseitigt und ihnen hilft, auf dem Laufenden zu bleiben, ohne sich nach Ihrem Kalender richten zu müssen.
Außerdem transkribiert ClickUp das Video mithilfe von KI, sodass Updates durchsuchbar, teilbar und sofort umsetzbar sind. Sie können diese Updates über andere ClickUp-Tools wie ClickUp Docs und ClickUp Chat freigeben.
✨ Wissenswertes: Slack wurde ursprünglich als internes Tool für ein gescheitertes Video-Spiel entwickelt. Die Ersteller erkannten, dass das Kollaborationstool nützlicher war als das Spiel, und änderten ihre Strategie.
7. Verwenden Sie KI-gestützte Notizen für Zusammenfassungen von Meetings
Bei Meetings, die nicht ausfallen können, werden die Protokolle oft erst im Nachhinein erstellt – oder schlimmer noch, sie sorgen für Verwirrung.
Die Dokumentation von Besprechungen ist jedoch unverzichtbar für die Nachverfolgung von Verpflichtungen. Wenn Teams wichtige Erkenntnisse nicht festhalten, können Aktionspunkte leicht übersehen und Entscheidungen undokumentiert bleiben.
💜 So hilft Ihnen ClickUp dabei
Der KI-Notizblock von ClickUp AI nimmt Ihnen diese Last ab, indem er jedes Meeting sofort umsetzbar macht:
- Transkribiert automatisch Meetings in Zoom, Google Meet und Teams.
- Erstellt Echtzeit-Zusammenfassungen und hebt Schlüssel-Entscheidungen hervor.
- Wandelt Aktionspunkte in ClickUp-Aufgaben um, ohne dass eine manuelle Nachverfolgung erforderlich ist.
- Speichert Notizen in sicheren, durchsuchbaren Dokumenten, die mit Ihren Projekten verbunden sind.
- Veröffentlichen Sie Updates im Chat, um das gesamte Team auf dem Laufenden zu halten.
Anstatt sich zu fragen, was gesagt wurde oder wer für was verantwortlich war, gehen Clients und Teammitglieder jedes Mal mit klaren, gemeinsam nutzbaren Informationen und dokumentierten nächsten Schritten auseinander.
💡 Profi-Tipp: Sie sind sich nicht sicher, ob Sie sie als Kunden oder Klienten bezeichnen sollen? Lesen Sie „Kunde vs. Klient: Wesentliche Unterschiede und Beispiele”, um klar zu verstehen, wen Sie bedienen – und wie dies Ihre Geschäftsstrategie beeinflusst.
9. Verwenden Sie Software für die Zusammenarbeit mit Clients, um den Fortschritt des Projekts über Dashboards freizugeben.
Keine E-Mail-Threads mehr mit der Frage „Gibt es Neuigkeiten zur Kampagne?“ Dank eines gemeinsamen Dashboards müssen Clients nicht mehr nach Informationen suchen – sie sehen das Wesentliche, wenn es wichtig ist.
Ganz gleich, ob Sie bezahlte Werbekampagnen durchführen, die Leistung Ihrer Website überwachen oder ein mehrphasiges Projekt verwalten – Echtzeit-Sichtbarkeit schafft Vertrauen.
💜 So hilft Ihnen ClickUp dabei
Mit ClickUp Dashboards können Sie eine maßgeschneiderte Übersicht über alle wichtigen Metriken des Projekts erstellen:
- Verfolgen Sie Budget, Fristen, fertiggestellte Aufgaben und Ressourcenzuweisungen an einem Ort.
- Visualisieren Sie die Leistung bezahlter Anzeigen, Website-Analysen oder Social-Media-Interaktionen mithilfe anpassbarer Widgets.
- Erstellen Sie clientenspezifische Ansichten, um ihnen das zu bieten, was sie benötigen, ohne interne Abläufe offenzulegen.
- Freigeben Sie Live-Dashboards als Teil Ihres Hubs für die Zusammenarbeit mit Clients, damit alle auf dem Laufenden bleiben, ohne eine einzige E-Mail senden zu müssen.
- Nutzen Sie Echtzeit-Updates, um Hindernisse, Fortschritte beim Projekt oder KPIs hervorzuheben, die Aufmerksamkeit erfordern.
Durch den sofortigen Zugriff auf wichtige Informationen fühlen sich Clients gestärkt und in Verbindung mit dem Unternehmen, ohne Dateien durchsuchen oder auf wöchentliche Berichte warten zu müssen.
✨ Wissenswertes: Im kreativen Prozess von Pixar durchläuft jeder Film mehrere Feedback-Sitzungen. Das Unternehmen führt seine nahezu makellose Erfolgsquote auf die offene Zusammenarbeit (auch abteilungsübergreifend) zurück.
10. Standardisieren Sie die Übergabe mit Vorlagen
Nichts zerstört Vertrauen schneller als eine verpfuschte Übergabe. In einem Moment unterzeichnet Ihr Client den Vertrag, und im nächsten Moment bemüht sich Ihr Team, Erwartungen zu erfüllen, die nie dokumentiert wurden. Das Problem ist kein Kommunikationsproblem, sondern ein Prozessproblem. Und die Lösung ist einfach: Verwenden Sie eine standardisierte Übergabevorlage.
Mit einer einheitlichen Struktur können Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Informationen – Ziele, Zeitleisten, Dateien und Sonderwünsche – erfasst werden und für eine nahtlose Umsetzung vom Verkauf bis zur Lieferung bereitstehen.
💜 So hilft Ihnen ClickUp dabei
Sie benötigen die Vorlage „Client Success Collaboration“ von ClickUp. Mit einer einheitlichen Struktur können Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Informationen – Ziele, Zeitleisten, Dateien und Sonderwünsche – erfasst werden und für eine nahtlose Umsetzung vom Verkauf bis zur Lieferung bereitstehen.
Die Vorlage hilft Teams dabei, den Übergang vom Verkauf über die Einarbeitung bis hin zur Projektabwicklung zu meistern. So können Sie Ihre Vertriebs- und Produktionsteams auf einen gemeinsamen Workflow abstimmen und so Transparenz, Verantwortlichkeit und eine reibungslosere Kundenerfahrung fördern.
Mit dieser Vorlage für das Kundenmanagement können Sie:
- Legen Sie die Erwartungen der Clients, den Umfang und die Meilensteine fest.
- Fügen Sie wichtige Dateien wie das Auftragsschreiben oder die Liste der angeforderten Dokumente hinzu.
- Weisen Sie Aufgaben automatisch den Onboarding -Teams oder Projektleitern zu.
- Verfolgen Sie die Verantwortlichkeiten mithilfe von Status-Updates und Kommentaren.
📖 Lesen Sie auch: Tipps für die Kundenausrichtung
11. Erstellen Sie automatisch Erinnerungen und Follow-ups
Der letzte Schritt des Client-Managements ist oft der Punkt, an dem viele scheitern: die Nachverfolgung.
Rechtzeitige Nachfassaktionen zeigen, dass Sie sich über die anfängliche Lieferung hinaus engagieren. Sie unterstreichen Ihr Engagement und helfen Ihnen dabei:
- Verstärken Sie Projektziele und Zeitleisten
- Bringen Sie Bedenken zur Sprache, bevor sie sich auf die Zufriedenheit der Clients auswirken.
- Stärken Sie das Vertrauen und reduzieren Sie das Risiko von Terminüberschreitungen oder verspäteten Eingaben.
Aber alles manuell zu erledigen? Das ist der Punkt, an dem es schiefgeht.
💜 So hilft Ihnen ClickUp dabei
Mit ClickUp Reminders können Sie Follow-ups in jeder Phase automatisieren – egal, ob es sich um eine Erinnerung zum Hochladen von Steuerunterlagen, zum Fertigstellen einer Steuererklärung, zum Überprüfen eines Auftragsschreibens oder zum Genehmigen eines Meilensteins handelt.
Richten Sie wiederkehrende Erinnerungen ein, lösen Sie Benachrichtigungen basierend auf dem Status der Aufgabe aus und halten Sie sowohl Clients als auch Ihr internes Team auf dem Laufenden, ohne ständig hinterherlaufen zu müssen.
Kunden erhalten zeitnahe Erinnerungen. Ihr Team behält die Dynamik bei. Und das Projekt schreitet voran.
Tipps für den Umgang mit schwierigen Kundenbeziehungen
Letztendlich sind Clients auch nur Menschen. Und manchmal kann menschliches Verhalten schwer zu interpretieren sein.
Mit guter Vorbereitung und etwas Übung können wir jedoch jede noch so heikle Unterhaltung meistern.
Herausforderung 1: Der Client ist verärgert, aber Sie wissen nicht, welcher Auslöser dafür verantwortlich ist.
✅ Lösung: Gehen Sie mit echter Neugier an die Situation heran. Lassen Sie Ihre Kunden ihre Bedenken ohne Unterbrechung äußern – oft reicht es schon, ihnen zuzuhören, um die Spannung zu lösen.
Herausforderung 2: Es gibt unausgesprochene Spannungen, die den Workflow beeinträchtigen.
✅ Lösung: Sprechen Sie das Problem respektvoll an. Eine Aussage wie „Wir scheinen vom Kurs abgekommen zu sein“ schafft Raum für eine ehrliche Unterhaltung, ohne Schuldzuweisungen zu machen.
Herausforderung 3: Der Client ändert seine Erwartungen während des Projekts ständig
✅ Lösung: Halten Sie inne und starten Sie neu. Legen Sie die Grenzen des Projekts neu fest, dokumentieren Sie den Umfang klar und stellen Sie sicher, dass beide Seiten den aktualisierten Bedingungen zustimmen.
Herausforderung 4: Der Client erwartet Ergebnisse, die über den Umfang oder das Budget hinausgehen
✅ Lösung: Setzen Sie realistische Erwartungen. Erläutern Sie klar, was erreichbar ist, und bieten Sie intelligente Alternativen an, die dennoch mit den Zielen des Kunden übereinstimmen.
Herausforderung 5: Die Beziehung ist eher stressig als produktiv
✅ Lösung: Wissen, wann man sich zurückziehen muss. Sich von einem Client zu trennen, der nicht zu Ihnen passt, kann Ihrem Team Zeit, Energie und langfristigen Erfolg sichern.
💡 Profi-Tipp: Haben Sie Schwierigkeiten, alle Teammitglieder bei Projekten auf einen Nenner zu bringen? In „Wie Sie die Zusammenarbeit in Teams verbessern können” erfahren Sie, wie Sie unterschiedliche Arbeitsstile erkennen, respektieren und für eine reibungslosere und effektivere Zusammenarbeit synchronisieren können.
Optimieren Sie Ihre Zusammenarbeit mit Clients mit ClickUp
50 % der leistungsstarken Unternehmen haben mehr als 60 % ihrer Clients mit langfristigen Verträgen.
Wenn man darüber nachdenkt, besteht eine große Abhängigkeit Ihres Umsatzes von ausgezeichneten langfristigen Kundenbeziehungen. Die Zusammenarbeit mit Kunden ist also keine Nebensache.
Mit ClickUp haben Sie alles, was Sie brauchen, um dieses Versprechen einzulösen – von Echtzeit-Updates und gemeinsamen Dashboards bis hin zu KI-gestützten Notizen zu Meetings, automatisierten Follow-ups und anpassbaren Kollaborations-Hubs.
Es ist die einzige Plattform, auf der Kundenservice, Projektdurchführung und Teamkoordination zusammenkommen.
Melden Sie sich jetzt bei ClickUp an und machen Sie die Kommunikation mit Ihren Clients zu einem langfristigen Erfolg.