Ihr Team erstreckt sich über Kontinente, Zeitzonen und Kulturen, dennoch müssen Sie so zusammenarbeiten, als wären Sie alle im selben Raum. Das ist die Realität vieler moderner Arbeitsplätze.
🔎 Wussten Sie schon? 95 % der Beschäftigten im Technologiebereich glauben, dass Remote-Rollen möglich und mit hoher Produktivität verbunden sind. Arbeitgeber weltweit begrüßen diesen Wandel.
Remote-Teams stehen jedoch vor Herausforderungen wie der Aufrechterhaltung der Verbindung und der schnellen Entscheidungsfindung. Online-Meeting-Tools wie Microsoft Teams bieten Videoanrufe, Chatten, Dateifreigabe und Integrationen, um Workflows zu vereinfachen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Microsoft Teams für Meetings nutzen können, von der Planung bis zur Verwaltung der Teilnehmer.
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
- Meetings planen: Planen Sie Meetings über den Microsoft Teams-Kalender oder das Chat-Feature. Nutzen Sie die Optionen für die Wiederholung für regelmäßige Meetings.
- Tipps zur Vorbereitung: Freigeben der Tagesordnung im Voraus, überprüfen Sie die Audio-/Video-Einstellungen und berücksichtigen Sie Zeitzonen.
- Meetings starten: Verwenden Sie „Jetzt treffen“ für spontane Meetings aus dem Kalender, Chat oder Kanälen und passen Sie die Meeting-Einstellungen wie Rollen und Berechtigungen an.
- Effektive Meeting-Features: Nutzen Sie Bildschirmfreigabe, Breakout-Räume, Umfragen und Stummschaltfunktionen für mehr Engagement und Produktivität.
- Anpassungen: Bearbeiten Sie Meeting-Links, passen Sie Hintergründe an und wechseln Sie zwischen verschiedenen Teilnehmeransichten, um ein professionelles Erlebnis zu erzielen.
- Integration mit Outlook: Planen Sie Meetings direkt aus Outlook heraus mit dem Teams-Add-in und führen Sie die Synchronisierung auf beiden Plattformen durch.
- Teilnehmer verwalten: Fügen Sie vor oder während eines Meetings Teilnehmer hinzu, weisen Sie ihnen Rollen zu und legen Sie fest, was die Teilnehmer sehen können.
- Verbesserung der Zusammenarbeit: Integrieren Sie Tools wie ClickUp für die Aufgabenverwaltung, die Vorbereitung vor Meetings und nahtlose Nachfassaktionen.
So starten Sie ein Microsoft Teams-Meeting
Das Erstellen eines neuen Online-Meetings in Microsoft Teams ist schnell und unkompliziert. Sie können dies über die Chat- oder Kalender-Features erledigen. Mit der Chat-Option können Sie ein Meeting direkt innerhalb einer laufenden Unterhaltung planen.
Alternativ bietet die Kalender-Funktion eine umfassendere Ansicht, mit der Sie Videomeetings für Ihr gesamtes Team einfach planen und verwalten können.
Um ein erfolgreiches Online-Meeting in Microsoft Teams zu starten, sind eine gute Vorbereitung und die richtigen Verhaltensregeln für virtuelle Meetings erforderlich.
Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, effektive Meetings in Teams zu organisieren und durchzuführen.
- Erstellen Sie eine klare Tagesordnung und geben Sie diese mindestens 24 bis 48 Stunden vor dem Meeting in der Einladung frei ✅
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Kamera und Ihr Mikrofon ordnungsgemäß funktionieren und dass Ihre virtuellen Hintergründe für eine professionelle Umgebung geeignet sind ✅
- Berücksichtigen Sie Teilnehmer aus verschiedenen Zeitzonen, Arbeitszeiten und Feiertagen und kommunizieren Sie, wie Sie sich deren Teilnahme vorstellen ✅
- Machen Sie es sich zur Priorität, Ihre Meetings pünktlich zu beginnen und zu beenden ✅
- Verwenden Sie die Bildschirmfreigabe, um Ihren Desktop, bestimmte Fenster, PowerPoint-Folien oder ein Whiteboard zu präsentieren ✅
- Wenn Hintergrundgeräusche zu einem Problem werden, schalten Sie einzelne Teilnehmer oder alle Teilnehmer stumm, um ein ruhigeres Meeting zu ermöglichen ✅
- Führen Sie eine Probesitzung durch, um technische Probleme wie Geräte-, Beleuchtungs- oder Netzwerkprobleme zu erkennen ✅
- Binden Sie die Teilnehmer ein, indem Sie während des Meetings Umfragen erstellen, um Feedback in Echtzeit zu sammeln ✅
Klingt nach viel Arbeit? ClickUp, die Alles-App für die Arbeit, vereinfacht die Verwaltung von Checklisten vor Meetings und sorgt so für eine effiziente Vorbereitung.
ClickUp-Aufgaben
Mit ClickUp Aufgaben können Sie spezielle Listen erstellen, um Aufgaben wie das Sammeln von Materialien, die Verteilung von Tagesordnungen und das Zuweisen von Aktionspunkten zu zentralisieren. Weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu, legen Sie Fristen fest und verwenden Sie Benutzerdefinierte Felder, um Prioritäten zu setzen.
Lesen Sie auch: Was ist Teamzusammenarbeit? 10 effektive Strategien für Ihr Team
So starten Sie ein Meeting in Microsoft Teams
In einem physischen Büro entstehen die besten Ideen oft bei spontanen Meetings. Microsoft Teams ahmt dies mit dem Feature „Jetzt besprechen” nach und ermöglicht so sofortige Meetings für eine schnelle und effiziente Zusammenarbeit im Team.
Hier sind die verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie ein sofortiges Meeting in Microsoft Teams starten können:
- Aus dem Kalender: Wählen Sie „Jetzt ein Meeting abhalten“ in der oberen rechten Ecke des Kalenders auf der linken Seite von Teams.
- Aus einem Gruppenchat: Wählen Sie in einem Gruppenchat oben im Chatfenster die Auswahl „Jetzt treffen“ aus.
- Aus einem Kanal: Gehen Sie zur Registerkarte „Beiträge” des Kanals, in dem Sie ein Meeting abhalten möchten, und wählen Sie „Jetzt Meeting abhalten”.
- Aus einem Thread der Unterhaltung: Antworten Sie auf einen Thread der Unterhaltung und wählen Sie „Meet“ unterhalb der Stelle, an der Sie Ihre Antwort eingeben würden.
- Verwendung von Befehlen: Geben Sie /meetnow in die Box der Chat-Unterhaltung ein und drücken Sie dann die Eingabetaste oder die Tabulatortaste, um ein Meeting zu starten.
Sobald das Meeting festgelegt ist, können Sie diese Meeting-Einstellungen benutzerdefiniert anpassen.
- Meeting-Titel bearbeiten: Ändern Sie den Meeting-Titel im Textfeld.
- Einladung freigeben: Tippen Sie auf das Symbol „Personen“ und dann auf die Schaltfläche „Einladung freigeben“, um neue Teilnehmer einzuladen.
- Link kopieren: Klicken Sie auf „Weitere Optionen“ und dann auf „Meeting-Info“. Tippen Sie auf „Teilnahme-Info kopieren“, um den Link in Ihrer Zwischenablage zu speichern.
- Meeting-Optionen ändern: Tippen Sie auf das Symbol „Meeting-Optionen“, um Einstellungen für diejenigen zu konfigurieren, die die Lobby umgehen oder ihren Bildschirm präsentieren können. Tippen Sie nach dem Vornehmen von Änderungen auf „Speichern“.
🔎 Wussten Sie schon? 70 % der Remote-Mitarbeiter empfinden virtuelle Meetings als weniger stressig, und 67 % glauben, dass sie genauso viel Produktivität haben können wie bei persönlichen Meetings.
So planen Sie ein Microsoft Teams-Meeting
Das Planen eines Meetings in Microsoft Teams ist ganz einfach und kann direkt über die App erfolgen.
So planen Sie ein Meeting in Microsoft Teams:
- Öffnen Sie Microsoft Teams und wählen Sie „Kalender“ aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Neues Meeting“.
- Geben Sie einen Titel für Ihr Meeting ein.
- Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus
- Fügen Sie Teilnehmer hinzu, indem Sie deren E-Mail-Adressen eingeben.
- Überprüfen Sie die Details des Meetings und wählen Sie „Speichern“. Das Meeting wird nun in Ihrem Kalender angezeigt.
Sie können ein Meeting auch über den Chat planen, indem Sie:
- Chat öffnen
- Wählen Sie oben im Chatfenster die Auswahl „Weitere Optionen“ aus und benennen Sie das Meeting.
- Klicken Sie direkt im Chat auf „Link zum Freigeben abrufen“ oder „Meeting starten“.
So starten Sie ein wiederkehrendes Microsoft Teams-Meeting
Wiederkehrende Meetings in Microsoft Teams sind praktisch für regelmäßig stattfindende Ereignisse. Die Teilnehmer nehmen jedes Mal über denselben Meeting-Link und mit denselben Details an einem Team-Meeting teil. Sie können tägliche, wöchentliche oder monatliche Wiederholungsoptionen anpassen oder einen benutzerdefinierten Zeitplan erstellen. Darüber hinaus können Meetings in einem Kanal festgelegt werden, sodass alle Kanal-Mitglieder teilnehmen können.
So richten Sie ein wiederkehrendes Meeting in Microsoft Teams ein:
- Melden Sie sich bei Microsoft Teams an
- Wählen Sie das Symbol für den Kalender in der linken Seitenleiste. Klicken Sie oben rechts auf „+ Neues Meeting“.
- Geben Sie den Titel, das Datum, die Startzeit und die Dauer des Meetings ein.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü die gewünschte Wiederholung aus (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich oder benutzerdefiniert).
- Legen Sie das Enddatum für die Wiederholung fest.
- Teilnehmer hinzufügen und Einladungen versenden
- Wählen Sie „Speichern“
So führen Sie die Bearbeitung eines geplanten Teams-Meetings durch
Ganz gleich, ob Sie die Meeting-Optionen anpassen oder einfach nur die Uhrzeit ändern möchten – Teams bietet einen Bereich mit Features, mit denen Sie Ihre Video-Meetings ganz nach Ihren Bedürfnissen benutzerdefiniert gestalten können.
Mit den Meeting-Richtlinien in Microsoft Teams können Sie die Features steuern, die den Teilnehmern zur Verfügung stehen, z. B.:
- Aufzeichnungsberechtigungen
- Lobby-Management
- Steuerelemente zum Freigeben von Inhalten
- Einstellungen für Audio- und Video-Meetings
- Teilnehmer-, Gast- und Zugriffsverwaltung
- Sprach- und Anruf-Einstellungen
Tippen Sie in der Teams-App auf „Kalender“ und wählen Sie ein Meeting aus, um dessen Details anzuzeigen. Wenn Sie der Organisator sind, tippen Sie auf „Bearbeiten“, um Änderungen vorzunehmen.
- Wählen Sie in der Desktop-App oder Web-App das Symbol für den Kalender aus und klicken Sie dann auf das Meeting.
- Wählen Sie „Bearbeiten“ und klicken Sie in der Symbolleiste oder Fußzeile auf „Meeting-Optionen“. Nachdem Sie die Anpassungen vorgenommen haben, wählen Sie „Speichern“.
ClickUp-Kalender und Kalender-Ansicht
ClickUp Calendar ist ein KI-gestütztes Tool, das sich an Ihre Prioritäten anpasst und sich nahtlos in Ihren Workspace integrieren lässt. Es zeigt alle Aufgaben, Ereignisse und Erinnerungen an einem Ort an, blockiert automatisch Aufgaben mit hoher Priorität und lässt sich in externe Kalender wie Google Kalender integrieren.
Sie können auch die ClickUp-Kalenderansicht verwenden, um Ihren Besprechungsplan zu organisieren und zu verwalten. Damit können Sie Meetings planen und deren Nachverfolgung durchführen sowie Ihren Kalender an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen.
Mit der Kalender-Ansicht können Sie:
- Meetings planen: Planen Sie Meetings direkt im Kalender.
- Notizen hinzufügen: Fügen Sie Ihren Meetings Notizen als Anhänge hinzu, um schnell darauf zurückgreifen zu können.
- Meetings filtern: Verwenden Sie Filter, um Meetings nach Kategorie in einer Ansicht anzuzeigen.
- Integration mit externen Tools: Durchführen der Synchronisierung mit Tools wie Google Kalender.
- Referenzkalender erstellen: Erstellen Sie verschiedene Referenzkalender und wechseln Sie zwischen ihnen.
- Benutzerdefinierte Ansichten einrichten: Passen Sie Tages-, Wochen- oder Monatskalender an Ihre individuellen Bedürfnisse an.
👀 Wussten Sie schon? Dank seines virtuellen Formats konnten bei der AAPOS-Jahrestagung 2021 etwa 1.282 Tonnen CO₂-Emissionen eingespart werden, was den jährlichen Emissionen von etwa 264 PKWs entspricht.
So erstellen Sie einen Teams-Meeting-Link
Ganz gleich, ob Sie ein spontanes Meeting organisieren oder einen Einladungslink im Voraus versenden müssen – Microsoft Teams bietet einen einfachen Prozess zum Erstellen und Freigeben des Links mit den Teilnehmern.
So erstellen und freigeben Sie einen Microsoft Teams-Meeting-Link:
- Öffnen Sie Microsoft Teams und wählen Sie „Kalender“ aus.
- Klicken Sie auf „Jetzt Meeting“.
- Wählen Sie „Link zum Freigeben abrufen“ aus.
- Kopieren Sie den Link zum Meeting und geben Sie ihn den Teilnehmern frei.
💡Profi-Tipp: Ein Microsoft Teams-Hack besteht darin, ganz einfach Transkripte von Meetings in Microsoft Teams zu erhalten, indem Sie Ihre Aufzeichnung in Stream hochladen, die Sprache im Video auswählen und dann das Transkript herunterladen.
So planen Sie ein Microsoft Teams-Meeting aus Outlook heraus
Microsoft Teams lässt sich über ein Add-In in Microsoft Outlook integrieren, sodass Sie neue Teams-Meetings direkt aus Outlook heraus erstellen können. Sie können Teams-Meetings in beiden Apps anzeigen, annehmen und daran teilnehmen.
Nach der Planung wird das Meeting automatisch in Ihren Kalendern in Microsoft Teams und Outlook angezeigt, und Sie erhalten Zugriff auf den Link zum Beitreten zum Meeting, die Einwahlnummer und die ID für die Audiokonferenz.
So planen Sie ein Microsoft Teams-Meeting über Outlook:
- Öffnen Sie Outlook im Web oder auf dem Desktop.
- Wählen Sie das Symbol für die Kalender-Ansicht oben links aus.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben „Neue E-Mail“ und dann auf „Ereignis“.
- Geben Sie einen Titel für das Meeting ein und fügen Sie Teilnehmer hinzu, indem Sie deren Namen oder E-Mail-Adressen eingeben.
- Wählen Sie ein Datum, eine Startzeit und eine Endzeit aus.
- Fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu oder erstellen Sie einen Anhang mit Dokumenten.
- Wählen Sie die Auswahl „Speichern“, um das Meeting zu planen und Einladungen per E-Mail an die Teilnehmer zu versenden.
Durch die Integration von ClickUp in Outlook zentralisieren Sie Ihren Workflow, indem Sie Unterhaltungen und Aufgaben an einem Ort zusammenfassen. Sie können E-Mails direkt aus Aufgaben heraus senden und empfangen, sodass die gesamte Kommunikation mit der jeweiligen Arbeit verknüpft bleibt. E-Mail-Antworten werden als separate oder verknüpfte Kommentare angezeigt, sodass Sie Unterhaltungen leicht verfolgen können.
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So gestalten Sie Ihren Microsoft Teams-Hintergrund benutzerdefiniert
Durch benutzerdefiniertes Anpassen des Hintergrunds Ihres Online-Meetings in Microsoft Teams können Sie Ablenkungen reduzieren, indem Sie Unordnung oder visuelle Störungen in Ihrer Umgebung verdecken, sodass die Teilnehmer sich besser konzentrieren können.
Das ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Persönlichkeit zum Ausdruck zu bringen und Ihren einzigartigen Stil während Meetings zu präsentieren.
So ändern Sie Ihre virtuellen Hintergründe in Microsoft Teams:
- An einem Teams-Meeting teilnehmen
- Wählen Sie „Mehr“ in den Steuerelementen für Meetings.
- Klicken Sie auf „Video-Effekte und Einstellungen“.
- Klicken Sie auf Video-Effekte
- Wählen Sie einen voreingestellten Teams-Hintergrund aus und klicken Sie auf „Übernehmen“ oder wählen Sie „Neu hinzufügen“ , um Ihren eigenen Hintergrund hochzuladen.
- Wählen Sie das Bild auf Ihrem Computer aus und klicken Sie auf „Anwenden“.
ClickUp Dokumente
Die Verwendung von ClickUp Docs zum Freigeben bewährter Best Practices für Hintergrundeinstellungen ist eine hervorragende Möglichkeit, alle auf dem gleichen Stand zu halten. Sie können ein Dokument erstellen, das alle wichtigen Punkte abdeckt, z. B. wie Sie Ihre Kamera ausrichten, die besten Beleuchtungstipps, Möglichkeiten zur Geräuschreduzierung und die Auswahl professioneller Hintergründe, um Ablenkungen zu vermeiden.
Darüber hinaus bietet das Feature der Kollaboration die Möglichkeit, Input von anderen einzuholen, um Ihre Ideen zu verfeinern, bevor Sie sie endgültig festlegen.
🧠 Wissenswertes: Town Hall Meetings gibt es schon seit den Kolonialzeiten der USA, als Politiker sich versammelten, um über neue Gesetze zu chatten, Probleme zu diskutieren und vielleicht sogar zu protestieren – ähnlich wie in einem lebhaften Buchclub, nur mit mehr Perücken und weniger Snacks!
So fügen Sie Mitglieder zu Microsoft Teams-Meetings hinzu
Sie sind bereit für ein wichtiges Marketing-Meeting in Microsoft Teams, um Ideen für die nächste große Kampagne zu sammeln. Aber als Sie sich umsehen, stellen Sie fest, dass Ihr Chefdesigner und der Social-Media-Stratege fehlen!
Sie haben die Einladung nicht erhalten, und jetzt bleibt Ihnen nur noch die Hälfte des Teams. Keine Panik! Das Hinzufügen von Mitgliedern zu Ihren MS Teams-Meetings ist ganz einfach.
So laden Sie Personen zu einem Microsoft Teams-Meeting ein:
Vor dem Meeting
- Gehen Sie zu Ihrem Teams-Kalender und wählen Sie „Neue Besprechung“ aus.
- Fügen Sie Teilnehmer in den Feldern „Erforderliche Teilnehmer hinzufügen” oder „Optionale Teilnehmer hinzufügen” hinzu.
- Verwenden Sie den Terminplanungsassistenten, um einen für alle geeigneten Termin zu finden.
📮ClickUp Insight: Fast 35 % der Wissensarbeiter bezeichnen den Montag als den Tag mit der geringsten Produktivität der Woche. Die angesammelten E-Mails, Nachrichten und neuen Prioritäten, die während der Montag-StandUps auftauchen, könnten dazu beitragen.
Aber was wäre, wenn Sie all diese Monday-Updates, Aufgaben, Meetings und E-Mails auf einer einzigen Plattform zusammenführen und mit ClickUp auf einen Schlag erledigen könnten?
Während eines laufenden Meetings
Wenn Sie ein Meeting gestartet haben, ohne einen Teilnehmer hinzuzufügen, oder wenn Sie spontan jemanden hinzufügen möchten, ist auch das zu erledigen.
- Wählen Sie „Jetzt Meeting“
- Klicken Sie auf „Teilnehmer anzeigen“ und suchen Sie die Person in der Box „Teilnehmer einladen“.
Die Verwaltung der Rollen der Teilnehmer in Microsoft Teams-Meetings ist entscheidend, um die Kontrolle über die Dynamik des Online-Meetings zu behalten und eine Umgebung mit hoher Produktivität zu gewährleisten. So verwalten Sie, was die Teilnehmer sehen können:
- Meeting planen
- Auswahl „Optionen“ > „Weitere Optionen“
- Legen Sie im Abschnitt „Rollen“ unter „Wer kann präsentieren?“ die Einstellung „Bestimmte Personen“ fest.
- Aktivieren Sie im Abschnitt „Engagement“ die Option „Verwalten, was Teilnehmer sehen“.
ClickUp-Automatisierungen
ClickUp Automatisierungen vereinfachen die Verwaltung von Einladungen und Nachfassaktionen und sorgen dafür, dass Ihr Team über bevorstehende Ereignisse auf dem Laufenden bleibt.
Mit Automatisierungen können Sie:
- Erstellen Sie Vorlagen für Folge-E-Mails: Teams können Vorlagen verwenden, um E-Mails mit Erinnerung zu erstellen und Antworten effektiv zu verfolgen.
- Automatisierungen einrichten: Sie können benutzerdefinierte Regeln erstellen oder aus einer Bibliothek mit vorgefertigten Automatisierungen eine Auswahl treffen, um Aufgaben wie die Verwaltung von Einladungen und Nachfassaktionen zu automatisieren.
So sehen Sie alle Teilnehmer in Microsoft Teams
Microsoft Teams bietet mehrere Ansichten für Meetings, darunter:
- Galerie: In der Standardansicht werden die Teilnehmer in einem Rasterlayout angezeigt. Sie können die Anzahl der sichtbaren Teilnehmer anpassen, indem Sie „Ansicht“ auswählen und dann „Maximale Galeriegröße auswählen“ ✅
- Große Galerie: Zeigt bis zu 49 Teilnehmer in einem 7×7-Raster an, verfügbar, wenn mindestens 10 Teilnehmer ihre Kameras eingeschaltet haben ✅
- Gemeinsamer Modus: Erzeugt die Illusion, dass alle in einem gemeinsamen virtuellen Space zusammenarbeiten. Erfordert mindestens fünf Teilnehmer ✅
- Sprecheransicht: Hebt den aktiven Sprecher im Video-Meeting hervor ✅
- Konzentrieren Sie sich auf den Inhalt: Reduzieren Sie Ablenkungen, indem Sie die Steuerelemente für Meetings und Chats ausblenden ✅
- Präsentatoransicht: Hebt den aktuellen Redner hervor, um die Beteiligung zu verbessern ✅
ClickUp-Dashboards
ClickUp-Dashboards bieten eine leistungsstarke Möglichkeit, die Teilnahme Ihres Teams an Meetings zu überwachen, indem sie umfassende Tools für die Nachverfolgung und Organisation bereitstellen.
Mit der Vorlage „Meeting Tracker“ können Sie wichtige Details zu Meetings wie Datum, Uhrzeit, Ort, Teilnehmer und besprochene Themen festhalten.
Auswählen, was Sie in einem Teams-Meeting sehen möchten
In Microsoft Teams-Meetings können Sie einen Video-Feed anheften, damit er für Sie sichtbar bleibt, oder einen Video-Feed für alle Teilnehmer hervorheben:
- Videofeed anheften: Mit dieser Option bleibt ein bestimmter Videofeed für Sie in der Ansicht, unabhängig davon, ob die Person gerade spricht. So heften Sie einen Videofeed an: Wählen Sie den gewünschten Videofeed aus. Klicken Sie auf das Menüsymbol mit den drei Punkten auf dem Feed. Wählen Sie „Für mich anheften“ .
- Wählen Sie den gewünschten Video-Feed aus.
- Klicken Sie auf das Menüsymbol mit den drei Punkten im Feed.
- Wählen Sie „Für mich anheften“
- Wählen Sie den gewünschten Video-Feed aus.
- Klicken Sie auf das Menüsymbol mit den drei Punkten im Feed.
- Wählen Sie „Für mich anheften“
- Video-Feed hervorheben: Dieses Feature hebt einen Video-Feed für alle Teilnehmer des Meetings hervor. So heben Sie einen Video-Feed hervor: Wählen Sie den Video-Feed aus, den Sie hervorheben möchten. Klicken Sie auf das Menüsymbol mit den drei Punkten. Wählen Sie „Für alle hervorheben“ und bestätigen Sie mit „Sie heben dieses Video für alle Teilnehmer des Meetings hervor“.
- Wählen Sie den Video-Feed aus, den Sie hervorheben möchten.
- Klicken Sie auf das Menüsymbol mit den drei Punkten.
- Wählen Sie „Spotlight für alle“ und bestätigen Sie mit einer Auswahl „Sie heben dieses Video für alle Teilnehmer des Meetings hervor“.
- Wählen Sie den Video-Feed aus, den Sie hervorheben möchten.
- Klicken Sie auf das Menüsymbol mit den drei Punkten.
- Wählen Sie „Spotlight für alle“ und bestätigen Sie mit einer Auswahl „Sie heben dieses Video für alle Teilnehmer des Meetings hervor“.
Microsoft Teams bietet mehrere benutzerdefinierte Einstellungen, um Ihr Video-Meeting-Erlebnis zu verbessern. Von der Anpassung der Videobilder bis zur Verwaltung der Bandbreite können die Meeting-Einstellungen dazu beitragen, die visuelle Klarheit und die Effizienz des Meetings zu verbessern.
Hier sind einige davon:
- Video neu rahmen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Video und wählen Sie die Auswahl „An Rahmen anpassen“, um die Ansicht des gesamten Videos anzuzeigen. Wählen Sie „Rahmen füllen“, um eine näher herangezoomte, zugeschnittene Ansicht zu erhalten.
- Zwischen Personen und Inhalten umschalten: Klicken Sie auf das Video, das Sie interessiert, um zwischen der Anzeige geteilter Inhalte und der Konzentration auf die Teilnehmer umzuschalten.
- Verwenden Sie kontrastreiche Farben: Aktivieren Sie den Kontrastmodus, um die Sichtbarkeit von Text und Elementen auf Ihrem Bildschirm zu verbessern.
- Bandbreite verwalten: Stellen Sie Ihre Bandbreite für Meetings, die eine Videoqualität der höchsten Qualität erfordern, auf 10 Mbit/s ein.
Steuerelemente während des Meetings und Dinge, die Sie mit Microsoft Teams erledigen können
Manchmal befinden Sie sich mitten in einem lebhaften Microsoft Teams-Meeting und es wird chaotisch. Die Teilnehmer geben ihre Bildschirme frei, chatten in der Seitenleiste und versuchen, ihre Audioeinstellungen zu verwalten, während sie gleichzeitig die Unterhaltung am Laufen halten.
Microsoft Teams bietet einen Bereich mit Steuerungsfunktionen für Meetings, mit denen Sie alles von den Video-Einstellungen bis hin zu den Rollen der Teilnehmer ganz einfach verwalten können. Sie können:
- Bildschirm freigeben: Geben Sie Ihren gesamten Bildschirm, ein bestimmtes Fenster, eine PowerPoint-Datei oder ein Whiteboard für die Zusammenarbeit frei ✅
- Mikrofon stummschalten oder die Stummschaltung aufheben: Verwenden Sie den ausklappbaren Pfeil neben dem Mikrofon-Symbol, um die Einstellungen anzupassen oder sich selbst stummzuschalten/die Stummschaltung aufzuheben ✅
- Meeting-Unterhaltung ein- oder ausblenden: Klicken Sie auf „Chat“, um die Meeting-Unterhaltung aufzurufen und mit den Teilnehmern zu kommunizieren ✅
- Teilnehmer anzeigen oder ausblenden: Wählen Sie „Personen”, um eine Liste der Teilnehmer des Meetings anzuzeigen.
- Kontrolle an einen anderen Benutzer übertragen: Bewegen Sie den Mauszeiger in den oberen Bereich des Meeting-Fensters, klicken Sie auf „Kontrolle übertragen“ und wählen Sie den Teilnehmer aus, dem Sie die Kontrolle übertragen möchten ✅.
- Übernehmen Sie wieder die Kontrolle: Bewegen Sie den Mauszeiger erneut in den oberen Bereich des Fensters für das Meeting und klicken Sie auf „Kontrolle zurücknehmen“, um die Kontrolle wiederzuerlangen ✅
- Steuerung anfordern: Bewegen Sie den Mauszeiger über den freigegebenen Bildschirm, klicken Sie auf „Steuerung anfordern” und warten Sie, bis der Moderator Ihre Anfrage genehmigt hat ✅
- Steuerung beenden: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Steuerung beenden“, um die Steuerung des freigegebenen Bildschirms von Ihrer Seite aus zu widerrufen ✅
Wie erstellt man Breakout-Räume in Microsoft Meetings?
Breakout-Räume in Microsoft Teams ermöglichen es den Teilnehmern, während eines Meetings in kleineren Gruppen zusammenzuarbeiten, und eignen sich daher ideal für Tutorials, Gruppensitzungen oder gemeinsame Aktivitäten.
So verwenden Sie Breakout-Räume in Microsoft Teams:
- Breakout-Räume erstellen: Wählen Sie im Teams-Kalender ein Meeting aus und gehen Sie dann zu „Breakout-Räume“ > „Räume erstellen“. Sie können die Anzahl der Räume festlegen, Teilnehmer automatisch oder manuell zuweisen und ein Zeitlimit festlegen.
- Breakout-Räume starten: Wählen Sie „Breakout-Räume“ aus und klicken Sie auf „Öffnen“, um alle Räume gleichzeitig zu starten. Um Räume einzeln zu öffnen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Raum, wählen Sie „Weitere Optionen“ und dann „Raum öffnen“ aus.
- An einem Breakout-Raum teilnehmen: Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn der Organisator die Räume öffnet. Wählen Sie „Raum beitreten“, um den Raum zu betreten.
- Chatten Sie in einem Breakout-Raum: Jeder Raum verfügt über einen eigenen Chat. Wählen Sie einfach „Chat“ innerhalb des Breakout-Raums aus.
- Breakout-Räume verwalten: Wählen Sie im Meeting-Panel „Räume“ > „Räume verwalten“, um die Kontrolle als Breakout-Raum-Manager zu übernehmen.
- Teilnehmer während des Meetings zuweisen: Klicken Sie auf das Symbol für Breakout-Räume, wählen Sie „Teilnehmer zuweisen“ und wählen Sie die Benutzer aus, die Sie einem bestimmten Raum zuweisen möchten.
Verschwenden unproduktive Meetings Ihre Zeit?
Ein Meeting der Stufe 10 sorgt für fokussierte Diskussionen, stimmt Ihr Team aufeinander ab und fördert die Verantwortlichkeit. Versuchen Sie, ein striktes Limit von 90 Minuten festzulegen und ClickUp-Vorlagen zu verwenden, um die Diskussionen auf Kurs zu halten. Von der Nachverfolgung von KPIs bis zur effizienten Lösung von Teamproblemen – ClickUp hilft Ihnen dabei, Meetings zu führen, die tatsächlich etwas bewirken.
Verbessern Sie die Kommunikation zwischen den Teams mit ClickUp
ClickUp ist die All-in-One-App für die Arbeit, die die Verwaltung von Checklisten vor Meetings vereinfacht und so eine effiziente Vorbereitung der Meetings ermöglicht. Entdecken Sie die Features.
Zusammenarbeiten und organisieren mit ClickUp Docs
ClickUp Docs bietet leistungsstärkere Speicher- und Freigabefunktionen, mit denen Teams Dokumente an einem zentralen Ort erstellen, organisieren und gemeinsam bearbeiten können.
Mit Docs können Sie:
- Speichern Sie Meeting-Dokumente: Laden Sie Meeting-Notizen und relevante Dokumente direkt in ClickUp Docs hoch und erstellen Sie so ein zentralisiertes Repository für alle Teilnehmer.
- Dokumente organisieren: Verwenden Sie Ordner, um Meeting-Unterlagen nach Projekt, Meeting-Typ oder Datum zu kategorisieren, damit Sie leicht darauf zugreifen und sie nachschlagen können.
- Sichere Freigabe: Kontrollieren Sie den Zugriff mit detaillierten Berechtigungen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Aufzeichnungen anzeigen können.
Erfassen Sie Einblicke in Meetings mit ClickUp Brain
ClickUp Brain bietet mühelose Transkriptionsfunktionen, mit denen Sie wichtige Diskussionen während Meetings einfach erfassen und dokumentieren können.
Brain hilft Ihnen bei folgenden Aufgaben:
- Automatische Transkription: Verwenden Sie die KI von ClickUp Brain, um hochgeladene Aufzeichnungen automatisch zu transkribieren.
- Zeitgestempeltes Transkript: Navigieren Sie mit zeitgestempelten Transkripten ganz einfach durch Diskussionen.
- Erhöhte Genauigkeit: Unterstützt mehrere Sprachen und gewährleistet so genaue Transkripte für mehrsprachige Meetings.
- Transkripte mit Anmerkungen versehen: Markieren Sie Schlüsselpunkte, weisen Sie Aufgaben zu oder stellen Sie Fragen direkt im Transkript mithilfe von Kommentaren.
Lernen Sie ClickUp AI Notetaker kennen, Ihren neuen besten Freund für Meetings! Im Gegensatz zu herkömmlichen Notizern, bei denen Sie oft hektisch wichtige Punkte notieren müssen, können Sie sich mit ClickUp ganz auf die Unterhaltung konzentrieren. Es erfasst alles, was wichtig ist – von Aktionspunkten bis hin zu wichtigen Entscheidungen –, sodass Sie sich ganz auf die Unterhaltung konzentrieren können, ohne befürchten zu müssen, etwas zu verpassen.
Nach jedem Anruf erhalten Sie eine klare und strukturierte Zusammenfassung der besprochenen Themen. Was ClickUp AI Notetaker wirklich auszeichnet, ist die nahtlose Integration in Ihre übrigen Arbeitsabläufe in ClickUp. Anstatt nur ein Meeting aufzuzeichnen und die Erkenntnisse dann verstauben zu lassen, erhalten Sie umsetzbare Notizen, mit denen Ihr Team direkt mit der Arbeit beginnen kann.
Machen Sie die Zusammenarbeit mühelos mit ClickUp-Kommentaren
Mit ClickUp Comments können Sie Kommentare bestimmten Aufgaben zuweisen, wodurch es einfacher wird, den Überblick über Unterhaltungen zu behalten und die Verantwortlichkeiten sicherzustellen. Sie können Kommentare auch als gelöst markieren, um anzuzeigen, dass Sie sie bearbeitet haben, und Kommentare bei Bedarf verschiedenen Teammitgliedern neu zuweisen.
Darüber hinaus helfen Ihnen Diskussions-Threads dabei, Unterhaltungen nach dem Meeting zu organisieren, indem Sie Thread-Diskussionen innerhalb von Kommentaren initiieren, was für mehr Klarheit und Zusammenarbeit sorgt.
Verwenden Sie Microsoft Teams mit ClickUp
Stellen Sie sich vor, Sie könnten Aufgaben verwalten und gleichzeitig in Echtzeit mit Ihrem Team chatten – alles an einem Ort!
Sehen wir uns an, wie Sie die Kommunikation in Ihrem Team mithilfe der ClickUp-Integration mit Microsoft Teams verbessern können, damit alle miteinander in Verbindung bleiben und eine hohe Produktivität erreichen.
Hier finden Sie eine Zusammenfassung der Integration von ClickUp und MS Teams:
- Behalten Sie den Überblick über Ihre Unterhaltungen, indem Sie Ihr Microsoft Teams-Konto mit Ihren ClickUp-Workspaces verbinden.
- Verfolgen Sie Aufgaben mühelos, indem Sie mit dem Befehl „Aufgabe erstellen“ Aufgaben aus jedem Teams-Kanal erstellen.
- Halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden, indem Sie über neue Kommentare, Anhänge, Änderungen am Status und Aktualisierungen der Mitarbeiter in Ihrem Microsoft Teams-Kanal benachrichtigt werden.
Obwohl Microsoft Teams über verschiedene Features verfügt, gibt es einige Einschränkungen, wie z. B. eine begrenzte Anzahl von Kanälen, starre Berechtigungseinstellungen und unzuverlässige Benachrichtigungen und Nachrichtenübermittlung.
Führen Sie bessere Meetings mit ClickUp
ClickUp Meetings ist eine Alternative zu Microsoft Teams, die die Zusammenarbeit und Kommunikation Ihres Teams verändern kann. Da alles an einem Ort zentralisiert ist, können Sie mühelos Meetings planen, Tagesordnungen freigeben und Notizen machen. Weisen Sie umsetzbare Aufgaben mit klaren Verantwortlichkeiten und Fristen zu, um die Umsetzung von Entscheidungen zu gewährleisten.
Unser Kunde Marcos Vinícius Costa de Carvalho, Business Analytics Analyst bei ACE, sagt Folgendes über die Nutzung von ClickUp-Meetings.
Wir nutzen es, um unsere täglichen Meetings aus unserem Scrum-Ritual zu unterstützen und zu beschleunigen. Es hilft mir, den Fortschritt meines Sprints und meiner Aufgaben zu verfolgen und einen übersichtlichen Backlog für alle meine Aufgaben zu führen.
Wir nutzen es, um unsere täglichen Meetings aus unserem Scrum-Ritual zu unterstützen und zu beschleunigen. Es hilft mir, den Fortschritt meines Sprints und meiner Aufgaben zu verfolgen und einen organisierten Backlog für alle meine Aufgaben zu führen.
Halten Sie Unterhaltungen mit ClickUp Chat umsetzbar
ClickUp Chat erleichtert die Kommunikation, indem es Team-Unterhaltungen und Aufgaben in einem nahtlosen Workspace integriert. Sie können Nachrichten manuell oder mithilfe von KI in Aufgaben umwandeln und Follow-ups verwenden, um sicherzustellen, dass keine Aktionspunkte übersehen werden.
Chats führen auch eine Synchronisierung von Aufgaben und Aktualisierungen in Echtzeit durch, sodass Sie die Status-Ansicht anzeigen, Aktualisierungen vornehmen und zusammenarbeiten können, ohne den Chat zu verlassen.
Freigeben Sie Ideen ganz einfach mit ClickUp Clips und Vorlagen
ClickUp bietet mit ClickUp Clips eine kostenlose Bildschirmaufzeichnung, mit der Sie Ihren Bildschirm direkt und ohne Apps von Drittanbietern aufzeichnen können. So können Sie Videoanleitungen ganz einfach mit Ihrem Team freigeben.
ClickUp lässt sich mit Slack und Zoom integrieren. Sie können Benachrichtigungen benutzerdefiniert anpassen, Aufgaben aus Slack erstellen und Zoom-Meetings direkt in ClickUp verwalten.
ClickUp-Vorlage für Meeting-Protokolle
Darüber hinaus reduziert die ClickUp-Vorlage für Besprechungsprotokolle den Aufwand und die Zeit für die Erstellung und Verwaltung von Besprechungsprotokollen.
Diese Vorlage enthält Abschnitte für:
- Meeting-Details: Erfassen Sie wichtige Informationen wie Datum, Uhrzeit, Ort und Teilnehmer.
- Tagesordnung für das Meeting : Erstellen Sie eine Liste der Themen, die während des Meetings besprochen werden sollen.
- Maßnahmen: Weisen Sie bestimmten Personen Aufgaben mit klaren Fristen zu.
- Entscheidungen: Dokumentieren Sie alle wichtigen Entscheidungen, die während des Meetings getroffen wurden.
- Diskussionspunkte: Halten Sie Schlüssel-Diskussionspunkte fest, einschließlich etwaiger Meinungsverschiedenheiten oder Konsensbereiche.
Verbessern Sie die Kommunikation in Ihren Projekten mit ClickUp
Microsoft Teams ist eine robuste Plattform für effektive virtuelle Meetings.
Durch die Integration von ClickUp in Microsoft Teams können Sie ganz einfach von Diskussionen während von Meetings zum Aufgabenmanagement übergehen und so sicherstellen, dass Aufgaben effizient erfasst und weiterverfolgt werden.
Sie können Aufgaben direkt aus Teams-Chats heraus erstellen, den Fortschritt verfolgen und organisiert bleiben, ohne die Plattform verlassen zu müssen.
Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an und erleben Sie den Unterschied.