So planen Sie ein effektives Meeting in Microsoft Teams

Ihr Team erstreckt sich über Kontinente, Zeitzonen und Kulturen hinweg, und dennoch müssen Sie so zusammenarbeiten, als wären Sie alle im selben Raum. Dies ist die Realität vieler moderner Arbeitsplätze.

Teams, die an verschiedenen Standorten arbeiten, stehen jedoch vor Herausforderungen wie der Aufrechterhaltung der Verbindung und dem Treffen schneller Entscheidungen. Online-Meetings wie Microsoft Teams bieten Videoanrufe, chatten, Dateien freigeben und Integrationen, um Workflows zu vereinfachen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Microsoft Teams für Meetings nutzen können, von der Planung bis zur Verwaltung der Teilnehmer.

So starten Sie ein Meeting in Microsoft Teams

Das Erstellen eines neuen Online-Meetings in Microsoft Teams ist schnell und unkompliziert. Zu erledigen ist dies über die Features "Chat" oder "Kalender". Mit der Option "Chat" können Sie ein Meeting direkt in einer laufenden Unterhaltung planen.

Alternativ bietet das Feature "Kalender" eine umfassendere Ansicht, mit der Sie Meetings mit Video für Ihr gesamtes Team einfach planen und verwalten können.

Der Erfolg eines Online-Meetings in Microsoft Teams hängt von einer guten Vorbereitung und der Einhaltung der Regeln für virtuelle Meetings ab.

Klingt nach viel Arbeit? ClickUp, die App für alles, was mit der Arbeit zu tun hat, vereinfacht die Verwaltung von Checklisten vor Meetings und sorgt so für eine effiziente Vorbereitung von Meetings.

ClickUp Aufgaben

Mit ClickUp Aufgaben können Sie dedizierte Listen erstellen, um Aufgaben wie das Sammeln von Materialien, die Verteilung von Tagesordnungen und die Zuweisung von Aktionselementen zu zentralisieren. Weisen Sie Mitgliedern Aufgaben zu, legen Sie Fristen fest und verwenden Sie Benutzerdefinierte Felder, um Prioritäten zu setzen.

So führen Sie jetzt ein Meeting in Microsoft Teams durch

In einem physischen Büro entstehen bei spontanen Meetings oft die besten Ideen. Microsoft Teams bildet dies mit dem Feature "Meet Now" nach, das sofortige Meetings für eine schnelle und effiziente Zusammenarbeit im Team ermöglicht.

Hier sind die verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie ein sofortiges Meeting in Microsoft Teams starten können:

Sobald das Meeting festgelegt ist, können Sie diese Einstellungen benutzerdefiniert anpassen.

So planen Sie ein Meeting in Microsoft Teams

Die Planung eines Meetings in Microsoft Teams ist einfach und kann direkt über die App erledigt werden.

So planen Sie ein Meeting in Microsoft Teams:

Sie können ein Meeting auch planen, indem Sie chatten:

So starten Sie ein wiederkehrendes Meeting in Microsoft Teams

Wiederkehrende Meetings in Microsoft Teams sind praktisch für regelmäßig stattfindende Ereignisse. Die Teilnehmer nehmen jedes Mal über denselben Link und dieselben Details an einem Team-Meeting teil. Sie können die Optionen für tägliche, wöchentliche oder monatliche Wiederholungen anpassen oder einen benutzerdefinierten Zeitplan erstellen. Darüber hinaus können Meetings in einem Kanal festgelegt werden, sodass alle Mitglieder des Kanals teilnehmen können.

So richten Sie ein wiederkehrendes Meeting in Microsoft Teams ein:

Bearbeitung eines geplanten Meetings in Microsoft Teams

Ob Sie die Optionen für Meetings oder einfach nur die Zeit ändern möchten, Teams bietet einen Bereich mit Features, mit denen Sie Ihre Videos benutzerdefiniert anpassen können.

Mit den Richtlinien für Meetings in Microsoft Teams können Sie die für die Teilnehmer verfügbaren Features steuern, z. B.:

Tippen Sie in der App "Teams" auf "Kalender" und wählen Sie ein Meeting aus, um dessen Details anzuzeigen. Wenn Sie der Organisator sind, tippen Sie auf "Bearbeiten", um Änderungen vorzunehmen.

ClickUp Kalender und Ansicht des Kalenders

ClickUp Calendar ist ein KI-gestütztes Tool, das sich an Ihre Prioritäten anpasst und sich nahtlos in Ihren Arbeitsbereich integriert. Es zeigt alle Aufgaben, Ereignisse und Erinnerungen an einem Ort an, blockiert automatisch Aufgaben mit hoher Priorität und lässt sich in externe Kalender wie Google Kalender integrieren.

Sie können auch die Ansicht "Kalender" von ClickUp verwenden, um Ihren Meeting-Zeitplan zu organisieren und zu verwalten. Sie ermöglicht Ihnen die Planung und Nachverfolgung von Meetings und die benutzerdefinierte Anpassung Ihres Kalenders an die Bedürfnisse Ihres Teams.

Mit der Ansicht "Kalender" können Sie:

So erstellen Sie einen Link für ein Meeting in Microsoft Teams

Ganz gleich, ob Sie ein spontanes Meeting organisieren oder im Voraus einen Einladungslink versenden müssen – Microsoft Teams bietet einen einfachen Prozess, um den Link zu erstellen und für die Teilnehmer freizugeben.

So erstellen und geben Sie einen Link zu einem Meeting in Microsoft Teams frei:

So planen Sie ein Meeting in Microsoft Teams über Outlook

Microsoft Teams lässt sich über ein Add-In in Microsoft Outlook integrieren, sodass Sie neue Meetings in Teams direkt aus Outlook erstellen können. Sie können Meetings in Microsoft Teams von beiden Apps aus anzeigen, annehmen und daran teilnehmen.

Sobald das Meeting geplant ist, erscheint es automatisch in Ihren Kalendern in Microsoft Teams und Outlook und Sie haben Zugriff auf den Link zum Beitritt zum Meeting, die Nummer für die Einwahl und die ID für die Audiokonferenz.

So planen Sie ein Meeting in Microsoft Teams über Outlook:

Durch die Integration von ClickUp in Outlook wird Ihr Workflow zentralisiert, da Unterhaltungen und Aufgaben an einem Ort gespeichert werden. Sie können E-Mails direkt aus Aufgaben senden und empfangen, sodass die gesamte Kommunikation mit der relevanten Arbeit in Verbindung bleibt. E-Mail-Antworten werden als separate oder in Threads angeordnete Kommentare angezeigt, sodass Unterhaltungen leicht verfolgt werden können.

So erstellen Sie benutzerdefinierte Hintergründe für Microsoft Teams

Durch die benutzerdefinierte Anpassung des Hintergrunds Ihres Online-Meetings in Microsoft Teams können Sie Ablenkungen reduzieren, indem Sie Unordnung oder visuelle Unterbrechungen in Ihrer Umgebung abdecken, sodass die Teilnehmer konzentriert bleiben können.

Es ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Persönlichkeit zum Ausdruck zu bringen und Ihren einzigartigen Stil in Meetings zu präsentieren.

So ändern Sie Ihre virtuellen Hintergründe in Microsoft Teams:

ClickUp Dokumente

Wenn Sie Best Practices für Einstellungen im Hintergrund in ClickUp Docs freigeben, können alle auf derselben Seite bleiben. Sie können ein Dokument erstellen, das alle wesentlichen Informationen enthält, z. B. wie Sie Ihre Kamera ausrichten, die besten Beleuchtungstipps, Möglichkeiten zur Reduzierung von Rauschen und die Auswahl professioneller Hintergründe, um Ablenkungen zu vermeiden.

Außerdem können Sie mit dem Feature für Zusammenarbeit die Meinung anderer einholen, um Ihre Ideen zu verfeinern, bevor Sie sie finalisieren

Wie man Mitglieder zu Meetings von Microsoft Teams hinzufügt

Sie sind bereit für ein wichtiges Marketing-Meeting in Microsoft Teams, bei dem Sie die nächste große Kampagne planen wollen. Aber als Sie sich umschauen, stellen Sie fest, dass Ihr leitender Designer und der Social-Media-Stratege fehlen!

Sie haben die Einladung nicht erhalten, und jetzt haben Sie nur noch die Hälfte des Teams. Keine Panik! Es ist ganz einfach, Mitglieder zu Ihren MS Teams-Meetings hinzuzufügen.

So laden Sie Personen zu einem Meeting in Microsoft Teams ein:

Vor dem Meeting

Während eines laufenden Meetings

Wenn Sie ein Meeting gestartet haben, ohne einen Teilnehmer hinzuzufügen, oder jemanden spontan einbeziehen müssen, können Sie auch das tun.

Die Verwaltung der Rollen der Teilnehmer in Meetings von Microsoft Teams ist entscheidend, um die Kontrolle über die Dynamik der Online-Meetings zu behalten und eine produktive Umgebung zu gewährleisten. So verwalten Sie, was die Teilnehmer sehen können:

ClickUp Automatisierungen

ClickUp Automatisierungen vereinfachen die Verwaltung von Einladungen und Nachfassaktionen und stellen sicher, dass Ihr Team über bevorstehende Ereignisse informiert bleibt.

Mit Automatisierungen können Sie:

So sehen Sie alle Teilnehmer in Microsoft Teams

Microsoft Teams bietet verschiedene Ansichten für Meetings, darunter:

ClickUp Dashboards

ClickUp Dashboards bieten eine leistungsstarke Möglichkeit, die Teilnahme von Teams an Meetings zu überwachen, indem sie umfassende Nachverfolgungs- und Organisations-Tools bereitstellen.

Mit der Vorlage "Meeting Tracker" können Sie die Schlüsselinformationen zu einem Meeting wie Datum, Uhrzeit, Speicherort, Teilnehmer und besprochene Themen festhalten.

Kostenlose Vorlage erhalten

Auswahl der gewünschten Inhalte für ein Meeting in Teams

In Meetings von Microsoft Teams können Sie ein Video anheften, um es für sich selbst sichtbar zu halten, oder ein Video für alle Teilnehmer hervorheben:

Microsoft Teams bietet mehrere benutzerdefinierte Optionen, um Ihre Erfahrung mit Videokonferenzen zu verbessern. Von der Anpassung der Video-Frames bis hin zur Verwaltung der Bandbreite können die Einstellungen für Meetings dazu beitragen, die visuelle Klarheit und die Effizienz von Meetings zu verbessern.

Hier sind einige davon:

Steuerung während des Meetings und was Sie mit Microsoft Teams tun können

Manchmal befindet man sich mitten in einem lebhaften Meeting in Microsoft Teams und die Dinge werden chaotisch. Die Teilnehmer geben ihre Bildschirme frei, chatten in der Seitenleiste und versuchen, ihre Audioeinstellungen zu verwalten, während sie gleichzeitig die Unterhaltung im Flow halten.

Microsoft Teams bietet einen Bereich mit Steuerelementen für Meetings, mit denen sich alles von den Einstellungen für Videos bis hin zu den Rollen der Teilnehmer ganz einfach verwalten lässt. Sie können:

Wie erstellt man Breakout-Räume in Microsoft Meetings?

Breakout-Räume in Microsoft Teams ermöglichen es den Teilnehmern, während eines Meetings in kleineren Gruppen zusammenzuarbeiten, wodurch sie sich ideal für Tutorials, Sitzungen in Gruppen oder gemeinsame Aktivitäten eignen.

So verwenden Sie Breakout-Räume in Microsoft Teams:

Verbessern Sie die Kommunikation im Team mit ClickUp

ClickUp ist die All-in-One-App für die Arbeit, die die Verwaltung von Checklisten vor Meetings für eine effiziente Vorbereitung von Meetings vereinfacht. Sehen wir uns die Features an.

Zusammenarbeiten und organisieren mit ClickUp Docs

ClickUp Docs bietet leistungsstärkere Funktionen zum Speichern und Freigeben von Dokumenten, sodass Teams Dokumente an einem zentralen Ort erstellen, organisieren und gemeinsam bearbeiten können.

Mit Dokumenten können Sie:

Erfassen Sie Erkenntnisse aus Meetings mit ClickUp Brain

ClickUp Brain bietet mühelose Transkriptionsfunktionen, die das Erfassen und Dokumentieren wichtiger Diskussionen während Meetings erleichtern.

Brain hilft Ihnen bei:

Lernen Sie ClickUp AI Notetaker kennen, Ihren neuen besten Freund für Meetings! Im Gegensatz zu herkömmlichen Notizgeräten, bei denen Sie oft wichtige Punkte notieren müssen, können Sie sich mit ClickUp auf die aktuelle Unterhaltung konzentrieren. Es erfasst alles, was wichtig ist – von Aktionselementen bis hin zu Schlüsselentscheidungen – sodass Sie sich auf das Gespräch konzentrieren können, ohne sich Sorgen machen zu müssen, etwas zu verpassen.

Nach jedem Anruf erhalten Sie eine klare und strukturierte Zusammenfassung der besprochenen Themen. Was ClickUp AI Notetaker wirklich auszeichnet, ist die nahtlose Integration in den Rest Ihrer Arbeit in ClickUp. Anstatt nur ein Meeting aufzuzeichnen und die Erkenntnisse verstauben zu lassen, erhalten Sie umsetzbare Notizen, die es Ihrem Team ermöglichen, direkt in die Aufgaben einzutauchen.

Mühelose Zusammenarbeit mit ClickUp-Kommentaren

Mit ClickUp Comments können Sie Kommentare bestimmten Aufgaben zuweisen, wodurch die Nachverfolgung von Unterhaltungen erleichtert und die Rechenschaftspflicht sichergestellt wird. Sie können Kommentare auch auflösen, um anzuzeigen, dass Sie sie bearbeitet haben, und Kommentare bei Bedarf anderen Mitgliedern des Teams neu zuweisen.

Darüber hinaus helfen Ihnen Diskussions-Threads dabei, Unterhaltungen nach dem Meeting zu organisieren, indem sie Diskussionen in Form von Threads innerhalb von Kommentaren initiieren, was die Klarheit und Zusammenarbeit fördert.

Verwenden Sie Microsoft Teams mit ClickUp

Stellen Sie sich vor, Sie verwalten Aufgaben, während Sie in Echtzeit mit Ihrem Team chatten – alles an einem Ort!

Lassen Sie uns untersuchen, wie Sie die Kommunikation in Ihrem Team mithilfe der Integration von ClickUp in Microsoft Teams verbessern können, um die Verbindung und Produktivität aller Beteiligten zu gewährleisten.

Hier ist eine Zusammenfassung der Integration von ClickUp und MS Teams:

Obwohl Microsoft Teams mit verschiedenen Features aufwartet, gibt es auch einige Einschränkungen, wie z. B. eine begrenzte Anzahl von Kanälen, starre Einstellungen für Berechtigungen und unzuverlässige Benachrichtigungen und Nachrichtenübermittlung.

Bessere Meetings mit ClickUp

ClickUp Meetings ist eine Alternative zu Microsoft Teams, die die Zusammenarbeit und Kommunikation Ihres Teams verändern kann. Da alles an einem Ort zentralisiert ist, können Sie mühelos Meetings planen, Tagesordnungen freigeben und Notizen machen. Weisen Sie umsetzbare Aufgaben mit klarer Eigentümerschaft und Fristen zu, um die Umsetzung von Entscheidungen zu gewährleisten.

Unser Kunde Marcos Vinícius Costa de Carvalho, Business Analytics Analyst, ACE, sagt über die Nutzung von ClickUp-Meetings Folgendes:

Wir nutzen es, um unsere täglichen Meetings aus unserem Scrum-Ritual zu unterstützen und zu beschleunigen. Es hilft mir, den Fortschritt meines Sprints und meiner Aufgaben zu verfolgen und einen organisierten Rückstand für alle meine Besorgungen zu führen.

Mit ClickUp chatten und Unterhaltungen konkret halten

ClickUp Chat erleichtert die Kommunikation, indem es Unterhaltungen und Aufgaben des Teams in einem nahtlosen Workspace zusammenführt. Sie können Nachrichten in Aufgaben umwandeln – manuell oder mit KI – und Follow-Ups verwenden, um sicherzustellen, dass keine Aktionselemente übersehen werden.

Chats ermöglichen auch die Synchronisierung von Aufgaben und Updates in Echtzeit, sodass Sie den Status anzeigen, Aktualisierungen vornehmen und zusammenarbeiten können, ohne den Chat zu verlassen.

Ideen einfach freigeben mit ClickUp Clips und Vorlagen

ClickUp bietet mit ClickUp Clips eine kostenlose Bildschirmaufnahme, mit der Sie Ihren Bildschirm direkt und ohne Apps von Drittanbietern aufzeichnen können. So können Sie ganz einfach Videos mit Anweisungen für Ihr Team freigeben.

ClickUp lässt sich in Slack und Zoom integrieren. Sie können Benachrichtigungen benutzerdefiniert anpassen, Aufgaben aus Slack erstellen und Meetings in Zoom direkt in ClickUp verwalten.

Vorlage für Meeting-Protokolle von ClickUp

Darüber hinaus reduziert die ClickUp-Vorlage für Meeting-Protokolle den Aufwand und die Zeit, die für die Erstellung und Verwaltung von Meeting-Protokollen erforderlich sind.

Kostenlose Vorlage erhalten

Diese Vorlage enthält Abschnitte für:

Verbessern Sie die Kommunikation in Ihren Projekten mit ClickUp

Microsoft Teams ist eine robuste Plattform für effektive virtuelle Meetings.

Durch die Integration von ClickUp in Microsoft Teams können Sie ganz einfach von Besprechungen zur Aufgabenverwaltung übergehen und so sicherstellen, dass Aufgaben effizient erfasst und nachverfolgt werden.

Sie können Aufgaben direkt aus Teams-Chats erstellen, den Fortschritt nachverfolgen und organisiert bleiben, ohne die Plattform zu verlassen.

Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an und erleben Sie den Unterschied.