Seien wir ehrlich: Meetings können ein zweischneidiges Schwert sein. Wenn sie richtig durchgeführt werden, bringen sie Projekte voran. Sind sie jedoch unklar oder unorganisiert, verschwenden sie Zeit und Energie. 🪫
Sie sind hier, weil Sie wissen, dass es einen besseren Weg gibt – einen, der die hohen Anforderungen und Nuancen der Beratungsarbeit widerspiegelt.
Bei Meetings zur Beratung geht es nicht nur darum, Neuigkeiten auszutauschen – sie dienen auch dazu, Vertrauen aufzubauen, Erkenntnisse zu gewinnen und Entscheidungen zu treffen, die sich direkt auf die Ergebnisse des Geschäfts auswirken.
Von Erstgesprächen und Interviews mit Stakeholdern bis hin zu Lösungsworkshops und Implementierungsbesprechungen – jedes Meeting hat einen einzigartigen Zweck, und Ihr Ansatz muss darauf abgestimmt sein.
In diesem Blogbeitrag besprechen wir, wie Sie einen Plan erstellen, leiten und nachbereiten können, um die Effizienz zu maximieren und allen Beteiligten Klarheit über die nächsten Schritte zu verschaffen.
Lassen Sie uns Ihre Sitzungen mit Clients neu beleben. 🔌
Was sind Meetings?
Beratungsgespräche sind strukturierte Unterhaltungen, in denen Berater und Clients Ziele abstimmen, Probleme aufdecken, Lösungen bewerten, Ratschläge geben und Ergebnisse des Geschäfts vorantreiben. Im Gegensatz zu internen Team-Meetings umfassen diese Unterhaltungen oft strategische Entscheidungen, das Sammeln von operativen Erkenntnissen und das Stakeholder-Management – und das alles in einem begrenzten Zeitrahmen.
Das sind Gelegenheiten, um Einfluss auf die Ausrichtung zu nehmen, Vertrauen aufzubauen und bei jeder Interaktion Ihren Wert unter Beweis zu stellen.
Diese Meetings helfen dabei:
- Sorgen Sie von Anfang an für eine klare Kommunikation mit Ihren Clients .
- Liefern Sie umsetzbare Erkenntnisse, um Projekte voranzubringen.
- Bauen Sie Vertrauen auf und stärken Sie die Beziehung zwischen Client und Berater.
- Sorgen Sie für eine einheitliche Ausrichtung auf Ziele und Strategien, um die Erwartungen Ihrer Clients besser zu verwalten ( ).
- Sparen Sie Zeit und Ressourcen durch effiziente Planung.
🧠 Wissenswertes: Das Wort „Meeting” stammt aus dem Mittelenglischen und bedeutet „sich versammeln”. Es geht auf das 14. Jahrhundert zurück.
Arten von Meetings zur Beratung
Beratungsmeetings gibt es in verschiedenen Formen, die jeweils auf bestimmte Ergebnisse ausgerichtet sind. Hier finden Sie eine Übersicht über die gängigsten Arten von Beratungsmeetings und wie sie Ihnen helfen, voranzukommen. ⏩
Entdeckungsgespräche
Das Erstgespräch bildet die Grundlage für die gesamte Beratungsbeziehung. Sie stellen gezielte Fragen, um sowohl offensichtliche als auch verborgene Bedürfnisse der Clients aufzudecken.
Als Beispiel können Sie angeben, dass Sie mit einem Fertigungsunternehmen zusammenarbeiten, das mit der Bestandsverwaltung zu kämpfen hat, und dass das eigentliche Problem eher in der Prognose als in der Lagerlogistik liegt.
Während dieses Gesprächs quantifizieren Sie die finanziellen Auswirkungen ihrer Herausforderungen („Ihr derzeitiger Ansatz kostet jährlich etwa 2,3 Millionen Dollar an Überbeständen“) und schlagen konkrete nächste Schritte vor, wie beispielsweise eine Prozesskartierungssitzung, die unabhängig davon, ob sie Sie weiter beauftragen, einen Wert liefert.
Interviews mit Stakeholdern
In Interviews mit Stakeholdern werden wichtige Perspektiven von Personen gewonnen, die Einfluss auf den Erfolg des Projekts haben.
In einem Projekt zur digitalen Transformation treffen Sie sich zu einem Meeting mit dem Betriebsleiter, der Ihnen von früheren gescheiterten Implementierungen berichtet, die nicht das Ergebnis technischer Probleme, sondern des Widerstands der Mitarbeiter an der Basis waren. Sie bauen eine Beziehung auf, indem Sie deren Fachwissen anerkennen und gleichzeitig Informationen über die Dynamik innerhalb der Organisation sammeln.
In diesen Interviews kommen oft wichtige Informationen zum Vorschein, die in offiziellen Dokumenten nicht enthalten sind, wie beispielsweise informelle Genehmigungsprozesse oder ungeschriebene Regeln, die sich auf Ihr Lösungsdesign auswirken.
Workshops zum Lösungsdesign
Der Lösungsdesign-Workshop verwandelt Konzepte aus dem Projektvorschlag durch gemeinsame Erstellung in umsetzbare Pläne.
Bei der Entwicklung eines neuen Kundenservicemodells für ein Finanzinstitut moderieren Sie Übungen, in denen die Mitglieder des Client-Teams ihre ideale Customer Journey entwerfen. Der Workshop schafft Eigentümerschaft, da die Teilnehmer sehen, wie ihre Ideen in Echtzeit umgesetzt werden.
Sie dokumentieren Entscheidungen visuell auf digitalen Whiteboards und weisen den Teilnehmern klare Verantwortlichkeiten zu, bevor diese den Raum verlassen.
🔍 Wussten Sie schon? Selbst Astronauten brauchen Meetings. Sie halten virtuelle Meetings ab, um während ihres Aufenthalts im Space mit der Missionskontrolle in Kontakt zu bleiben.
Implementierungsüberprüfungen
Implementierungsüberprüfungen beseitigen Hindernisse und sorgen gleichzeitig für kontinuierlichen Fortschritt.
Sie überprüfen den Fortschritt anhand von Meilensteinen, identifizieren aufkommende Hindernisse und nehmen in Echtzeit Anpassungen vor, um die Dynamik aufrechtzuerhalten. Strukturierte Kontrollpunkte wie diese tragen dazu bei, dass kleine Probleme nicht zu großen Rückschlägen werden.
Eine Überprüfung der Implementierung von Einzelhandelsanalysen könnte ergeben, dass die Akzeptanz des Dashboards aufgrund von Problemen 40 % unter den Einzelzielen liegt. Das Meeting konzentriert sich dann sofort auf die Priorisierung technischer Korrekturen, die Erstellung von Zwischenberichten und die Anpassung des Schulungsansatzes – alles dokumentiert mit klaren Verantwortlichkeiten und Fristen.
Workshops zum Wissenstransfer
Workshops zum Wissenstransfer fördern die Selbstständigkeit der Clients und gewährleisten die Nachhaltigkeit der Lösungen. Diese strukturierten Sitzungen verwandeln das Fachwissen der Berater durch praktische Übungen und umfassende Dokumentation in organisatorische Fähigkeiten.
Der Workshop verläuft von einer Demonstration über geführte Übungen bis hin zur selbstständigen Umsetzung, wobei die Beteiligung des Beraters nach und nach abnimmt.
In einem Projekt zur Optimierung der Lieferkette üben die Mitglieder des Teams neue Techniken zur Bestandsprognose anhand ihrer tatsächlichen Daten, während Berater in Echtzeit Feedback geben. Die Dokumentation erfasst sowohl die Prozesse als auch die zugrunde liegenden Prinzipien und ermöglicht so die Anpassung an zukünftige Szenarien.
💡 Profi-Tipp: Um das Kundenmanagement zu verbessern, liefern Sie während der gesamten Zusammenarbeit einen konsistenten Wert. Halten Sie regelmäßig Rücksprache mit Ihren Beratungskunden, um sicherzustellen, dass sie zufrieden sind und Fortschritte sehen. Gehen Sie schnell auf alle Bedenken ein und bieten Sie Lösungen an, bevor Probleme eskalieren.
📮ClickUp Insight: Fast 88 % der Teilnehmer unserer Umfrage verlassen sich mittlerweile auf KI-Tools, um persönliche Aufgaben zu vereinfachen und zu beschleunigen. Möchten Sie dieselben Vorteile auch bei der Arbeit nutzen? ClickUp hilft Ihnen dabei! ClickUp Brain, der integrierte KI-Assistent von ClickUp, kann Ihnen dabei helfen, Ihre Produktivität um 30 % zu steigern – mit weniger Meetings, schnellen KI-generierten Zusammenfassungen und automatisierten Aufgaben.
Wichtige Elemente eines erfolgreichen BeratungsMeetings
Ein erfolgreiches Beratungs-Meeting kommt nicht von ungefähr. Es erfordert einen klaren Plan, definierte Ziele und gezielten Aufwand, um sicherzustellen, dass jede Minute zählt.
Hier sind die wesentlichen Elemente, die Meetings produktiv und effektiv machen:
- Klare Tagesordnung, die im Voraus verteilt wird, mit konkreten Themen, Zeitvorgaben und erwarteten Ergebnissen für jeden Abschnitt.
- Vorbereitungsmaterialien für das Meeting mit relevanten Daten, Hintergrundinformationen und gezielten Fragen, die die Teilnehmer berücksichtigen sollten.
- Führen Sie eine strategische Auswahl der Teilnehmer durch – laden Sie Entscheidungsträger und Fachexperten ein und halten Sie die Liste der Einladungen übersichtlich.
- Festgelegte Rollen bei Meetings, die vor Beginn der Diskussion Moderator, Zeitnehmer, Protokollführer und Entscheidungsträger benennen.
- Strukturierte Problemdefinition, die die spezifische Herausforderung definiert, bevor potenzielle Lösungen in Betracht gezogen werden.
- Kollaborative visuelle Tools wie digitale Whiteboards oder gemeinsam freigegebene Dokumente für die Erfassung und Organisation von Ideen in Echtzeit
- Aktive Moderationstechniken, die für Ausgewogenheit sorgen, eine Dominanz durch erfahrene Stimmen verhindern und unterschiedliche Perspektiven hervorbringen.
- Entscheidungsmechanismen werden im Voraus klar definiert (Konsens, Mehrheit, Entscheidung des Leiters), um mehrdeutige Ergebnisse zu vermeiden.
- Handlungsorientierte Zusammenfassung, in der konkrete nächste Schritte, Verantwortliche, Fristen und Kriterien für den Erfolg dokumentiert werden.
- Sofortige Nachverfolgungsdokumentation, die innerhalb von 24 Stunden verteilt wird und Entscheidungen, Begründungen und Verpflichtungen festhält.
- Feedback-Mechanismus zur kontinuierlichen Verbesserung der Effektivität von Meetings und eines beratenden Ansatzes
⚙️ Bonus: Viele Berater verlassen sich auf Beratungsvorlagen, um Clients kostenlos zu gewinnen und einen professionellen, organisierten Ansatz zu gewährleisten.
So bereiten Sie sich auf ein Meeting mit einem Berater vor
Ein produktives Meeting beginnt lange bevor Sie sich mit dem Client zusammensetzen. Sie benötigen eine effektive Tagesordnung, ein effizientes Planungssystem und gut organisierte Recherchen, um sicherzustellen, dass die Diskussion auf Kurs bleibt.
Anstatt mehrere Tools gleichzeitig zu verwenden, finden Sie alles, was Sie brauchen, an einem Ort – mit ClickUp, der Allround-App für die Arbeit.
Von der Strukturierung der Tagesordnungen über die Synchronisierung von Kalendern bis hin zur Organisation von Recherchen – ClickUp Meetings vereinfacht den gesamten Vorbereitungsprozess.
Sehen wir uns an, wie Ihnen die Features dabei helfen, Ihre Meetings vorzubereiten und ihnen einen Wert zu verleihen. 👀
Planen Sie Ihre Besprechung mit einer Tagesordnung
A meeting without a Tagesordnung is a missed opportunity.
Die ClickUp-Agenda-Vorlage „ ” sorgt für einen reibungslosen Ablauf von Beratungsgesprächen, indem sie eine klare Struktur für die Organisation von Diskussionen bietet. Sie enthält wichtige Punkte wie Ziele, Diskussionsthemen und Aktionspunkte, sodass alle Beteiligten wissen, was erwartet wird.
Sie können Meetings per Drag & Drop in verfügbare Zeitfenster verschieben, Vorbereitungszeit rund um wichtige Sitzungen blockieren und Terminkonflikte zwischen mehreren Clients vermeiden.
Nehmen wir an, Sie arbeiten an drei sich überschneidenden Projekten. Sie können alle Meetings nach Client, Auftrag oder Team anzeigen, sodass Sie immer vorbereitet sind und nie überbucht sind.
Die Vorlage enthält auch Platz für Notizen und Entscheidungen, sodass Sie den Fortschritt verfolgen und in zukünftigen Meetings leicht nachfassen können.
🧠 Wissenswertes: Der Begriff „Agenda” stammt vom lateinischen Wort agendum und bedeutet „zu erledigende Aufgaben”. Im Mittelalter bezeichnete er eine Liste von Elementen, die in einem Gottesdienst oder einem Meeting abgeschlossen werden mussten.
Visualisieren Sie Zeitpläne mühelos
Mit dem ClickUp-Kalender lassen sich Beratungsgespräche ganz einfach planen und deren Nachverfolgung durchführen, ohne dass ein langwieriger Austausch erforderlich ist. Er zeigt Aufgaben, Fristen und Meetings in einem einzigen interaktiven Kalender an und ermöglicht so ein besseres Zeitmanagement.
Ereignisse können mit einer einfachen Drag-and-Drop-Funktion verschoben werden, sodass eine Umplanung schnell und kostenlos möglich ist.
Sie können alle Termine in einem übersichtlichen Layout sehen, sodass Sie geplante Meetings leicht im Blick behalten und Doppelbuchungen vermeiden können. Ein Finanzberater, der beispielsweise eine Sitzung mit mehreren Abteilungsleitern plant, kann in der Ansicht des Kalenders nach einem geeigneten Termin suchen.
Sie können ihren gesamten Zeitplan auf einen Blick sehen und sofort Anpassungen vornehmen.
Wenn ein Client einen Termin für ein Erstgespräch verschiebt, wird die Änderung automatisch in allen Ihren tools synchronisiert – Sie müssen Links oder Zeitleisten nicht manuell aktualisieren. Außerdem erhalten Sie Sichtbarkeit auf das Team, sodass Sie bei Bedarf Fachexperten hinzuziehen können.
Wenn es zu Konflikten kommt, können sie das Meeting auf einen günstigeren Zeitpunkt verschieben, ohne mehrere Online-Meeting-Tools separat aktualisieren zu müssen.
Halten Sie Meetings in der Synchronisierung
Die Kalenderintegrationen von ClickUp mit Google, Apple und Outlook sorgen dafür, dass alle Änderungen in ClickUp automatisch in externen Kalendern übernommen werden. Dadurch entfällt die manuelle Aktualisierung von Terminplänen und Doppelbuchungen werden vermieden.
Beispielsweise plant ein Unternehmensberater eine Strategiesitzung mit einem Client in ClickUp, während er seine privaten Termine in Google Kalender verwaltet. Wenn der Client einen Termin verschiebt, synchronisiert die Aufgabenverwaltungssoftware die Änderung sofort und verhindert so Konflikte bei der Organisation beruflicher und privater Verpflichtungen.
Die Integration erleichtert die Synchronisierung aller Client-Meetings, ohne zwischen mehreren Plattformen umzuschalten. Sie können auch die Verfügbarkeit Ihres Teams einsehen und so sicherstellen, dass Sie einen Termin wählen, der für alle Beteiligten passt.
🔍 Wussten Sie schon? Viele Mitarbeiter übernehmen die Kontrolle über ihre Terminplanung, wobei 58 % Zeit in ihren Kalendern reservieren, um eine Überlastung mit Meetings zu vermeiden. Hybride und Online-Meetings sind häufiger als persönliche Meetings (86 % gegenüber 83 %), bringen jedoch einige Probleme mit sich. 72 % der Arbeitnehmer geben an, dass sie aufgrund technischer Probleme Zeit verloren haben oder zu spät begonnen haben, während 70 % mit Audio- und Sichtbarkeitsproblemen zu kämpfen haben.
Planen Sie Meetings direkt über ClickUp
Für Remote-Beratungen entfällt dank der Integration von ClickUp und Zoom „ “ das umständliche Wechseln zwischen Plattformen, um Anrufe einzurichten.
Sobald Sie das Meeting in der Kalender-Ansicht geplant haben, wird automatisch ein Zoom-Link generiert und in das Ereignis aufgenommen.
Sie veranstalten eine Remote-Sitzung zum Entwerfen von Lösungen? Erstellen Sie den Zoom-Link direkt in ClickUp, fügen Sie ihn dem Dokument mit der Tagesordnung bei und geben Sie ihn mit einem Klick frei. Alles befindet sich in der Aufgabe – Notizen, Link, Tagesordnung –, sodass sich alle leichter vorbereiten können.
🧠 Wissenswertes: Einige Unternehmen, wie beispielsweise Amazon, haben stille Meetings eingeführt, bei denen die Teilnehmer zunächst einige Minuten lang in Ruhe ein detailliertes Dokument lesen, bevor sie darüber diskutieren.
Recherchenotizen organisieren und abrufen
Als Berater benötigen Sie oft schnellen Zugriff auf Client-Daten, Notizen aus früheren Meetings und relevante Dokumente. ClickUp Brain, ein in ClickUp integriertes neuronales KI-Netzwerk, fungiert als zentraler Wissenshub und erleichtert das Abrufen von Informationen.
Sie können Fragen stellen und erhalten sofort Antworten auf der Grundlage gespeicherter Daten, ohne verstreute Dateien durchsuchen zu müssen.
Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise Erkenntnisse aus früheren Besprechungen, wenn Sie sich auf ein Gespräch mit einem Client vorbereiten. Sie können einfach fragen: „Was waren die wichtigsten Erkenntnisse aus unserem letzten Meeting mit XYZ Corp?“ und erhalten sofort Zugriff auf die relevanten Notizen, sodass Sie sich ohne Zeitverlust vorbereiten können.
Das KI-Tool „ ” für Meeting-Notizen ist auch für Zusammenfassungen und Übersetzungen hilfreich.
In Kombination mit dem ClickUp AI Notetaker schafft ClickUp Brain die ultimative Synergie für Berater – das eine erfasst jedes Detail, während das andere das Abrufen von Erkenntnissen mühelos macht.
Der KI-Notizblock transkribiert Unterhaltungen in Echtzeit, erstellt strukturierte Zusammenfassungen, extrahiert Aktionspunkte und verknüpft alles mit relevanten Aufgaben und Dokumenten. Meeting-Notizen sind nicht mehr über verschiedene Plattformen verstreut – alles wird in ClickUp gespeichert, was die Nachverfolgung nahtlos macht.
Sie führen eine Strategiesitzung durch? Der KI-Notizblock erfasst Client-Anliegen, wichtige Ideen und Aktionselemente und wandelt sie in strukturierte Zusammenfassungen um. ClickUp Brain kann diese Zusammenfassungen in vollständige Aufgaben, Unteraufgaben und einen gesamten Projekt-Workflow umwandeln.
Sie müssen nie wieder fragen: „Moment mal, wie lautete noch einmal die Entscheidung zur Budgetverteilung?“ – fragen Sie einfach ClickUp Brain.
Darüber hinaus bietet ClickUp Docs einen strukturierten Bereich, in dem Berater Recherchen, Notizen zu Meetings und Aktionspunkte speichern können. Es unterstützt die Zusammenarbeit in Echtzeit, sodass mehrere Teammitglieder Erkenntnisse einbringen, Inhalte formatieren und Dokumente direkt mit Aufgaben verknüpfen können.
Beispielsweise kann ein Personalberater, der an einer Strategie zur Mitarbeiterbindung arbeitet, Docs verwenden, um Umfrageergebnisse, Mitarbeiterfeedback und Benchmark-Berichte zu organisieren.
Sie können Schlüssel-Erkenntnisse hervorheben, relevante Stakeholder taggen und sicherstellen, dass alle Forschungsergebnisse in einem Dokument verfügbar sind, bevor sie ihre Ergebnisse präsentieren.
🧠 Wissenswertes: Im antiken Griechenland fanden Meetings oft in der Agora statt, und es galt als unhöflich, jemanden beim Sprechen zu unterbrechen. Um dies zu signalisieren, war es üblich, die Hand zu heben.
Best Practices während des Meetings
Ein Meeting ist eine Performance, eine Verhandlung und eine Sitzung in einem. Sie geben nicht nur Informationen frei, sondern leiten eine Unterhaltung, steuern die Dynamik und liefern in Echtzeit einen Wert.
So führen Sie Beratungsmeetings, die sich weniger wie Routinesitzungen und mehr wie strategische Wendepunkte anfühlen. 📅
🪄 Verwenden Sie visuelle Hilfsmittel, um Diskussionen zu verbessern
In einem Meeting kann der Einsatz visueller Hilfsmittel das Verständnis und die Merkfähigkeit von Informationen erheblich verbessern. Menschen verarbeiten visuelle Informationen schneller als Text, sodass Elemente wie Flussdiagramme, Grafiken und Diagramme komplexe Ideen leichter verständlich machen können.
ClickUp-Whiteboards
Mit ClickUp Whiteboards können Sie Ideen skizzieren, Flussdiagramme erstellen und Prioritäten visuell organisieren, sodass alle während der Besprechungen auf dem gleichen Stand sind.
Sie können Elemente ganz einfach per Drag & Drop verschieben, Designs anpassen und andere Personen einladen, sich sofort einzubringen.
Wenn Sie beispielsweise während eines Produktlaunch-Meetings die Zeitleiste auf einem Whiteboard skizzieren, können Sie wichtige Meilensteine und Verantwortlichkeiten festlegen. Wenn die Teilnehmer ihre Erkenntnisse austauschen, werden die Aktualisierungen sofort angezeigt, sodass Sie die Nachverfolgung des Fortschritts leichter durchführen und Strategien spontan anpassen können.
🪄 Dokumentieren Sie Schlüssel-Entscheidungen und Erkenntnisse
Es ist unerlässlich, Entscheidungen, Aktionspunkte und wichtige Erkenntnisse während eines Meetings zu dokumentieren. Dies verhindert Missverständnisse und ermöglicht es Teams, den Fortschritt im Laufe der Zeit zu verfolgen.
Nach dem Meeting dient die dokumentierte Aufzeichnung auch als Referenzpunkt, um sicherzustellen, dass das Team auf Kurs bleibt.
Wenn sich beispielsweise ein Beratungsteam auf eine Strategie für das nächste Quartal einigt, hilft die Dokumentation wichtiger Punkte wie Ziele, Meilensteine und Fristen dabei, den Plan zu festigen.
Die ClickUp-Vorlage für Meeting-Protokolle „ “ bietet ein strukturiertes Format zur Aufzeichnung wichtiger Diskussionen, Entscheidungen und nächster Schritte.
Mit dieser Vorlage können Sie ganz einfach alles, was besprochen wurde, protokollieren und Folgeaufgaben zuweisen, damit nichts vergessen wird.
Dadurch wird das Risiko von Missverständnissen ausgeschlossen und jeder bleibt in der Verantwortung. Die Teilnehmer können die Protokolle der „ “-Meetings jederzeit einsehen und so sicherstellen, dass alle über die Ziele und Verantwortlichkeiten auf dem Laufenden sind.
Kunden schätzen es, wenn Berater vor Ende des Meetings den Kreis schließen – diese Vorlage hilft Ihnen dabei, dies zu erledigen. ✅
🪄 Zeitliche Grenzen respektieren
Wenn Meetings zu lange dauern, lässt die Aufmerksamkeit nach und es kommt zu Ermüdungserscheinungen. Um dies zu verhindern, ist es wichtig, eine klare Tagesordnung zu haben, jedem Thema einen bestimmten Zeitrahmen zuzuweisen und die Unterhaltung auf Kurs zu halten.
Wenn Ihr Meeting beispielsweise für eine Stunde angesetzt ist, können Sie durch die Einstellung spezifischer Zeitlimits für jeden Abschnitt sicherstellen, dass Sie alle Themen ohne Eile und ohne Zeitüberschreitung behandeln.
Es ist auch hilfreich, ein paar Minuten für abschließende Fragen, Klarstellungen oder eine kurze Bestandsaufnahme des Meetings einzuplanen, insbesondere wenn Sie dem Client dabei helfen, Entscheidungsfindung, Zeitmanagement oder andere Fähigkeiten zu entwickeln.
🔍 Wussten Sie schon? Der Zeitpunkt der Einladung zu einem Meeting kann sich auf dessen Dauer auswirken. Meetings dauern in der Regel länger als eine Stunde, wenn die Teilnehmer mehr als einen Monat im Voraus eingeladen werden. Wenn die Einladung jedoch innerhalb einer Woche erfolgt, dauern Meetings in der Regel 30 bis 60 Minuten.
🪄 Nutzen Sie Umfragen oder Schnellbefragungen für Entscheidungen
In einem Meeting ist eine effiziente Entscheidungsfindung der Schlüssel, um die Dynamik aufrechtzuerhalten. Wenn eine Entscheidung mehrere Interessengruppen oder unterschiedliche Meinungen betrifft, können lange Debatten vermieden werden, indem schnell die Meinung aller eingeholt wird.
Eine effektive Möglichkeit, dies zu erledigen, ist die Durchführung von Umfragen oder Abstimmungen, mit denen Sie schnell Meinungen einholen und mit einem klaren Verständnis der Präferenzen der Gruppe vorankommen können.
Als Beispiel können wir angeben, dass Sie beispielsweise entscheiden müssen, welche Marketingkampagne Sie durchführen möchten. In diesem Fall können Sie durch eine Umfrage schnell Feedback von den Beteiligten einholen, sodass jeder seine Meinung auf strukturierte Weise äußern kann.
ClickUp-Formulare
ClickUp-Formulare sind ein großartiges tool, um diesen Prozess zu vereinfachen. Sie können benutzerdefinierte Umfragen erstellen, um Team-Input zu wichtigen Entscheidungen zu sammeln, und die Antworten werden automatisch erfasst und organisiert.
Dies erleichtert die Analyse der Ergebnisse und die Festlegung der besten Vorgehensweise, ohne dass jede Option langwierig diskutiert werden muss.
💡 Profi-Tipp: Verbessern Sie Ihre Beratungs- und anderen Fähigkeiten, indem Sie sich in klarer und prägnanter Kommunikation üben. Vermeiden Sie Fachjargon und übermäßig komplexe Erklärungen. Vermitteln Sie Informationen auf eine Weise, die für Clients leicht verständlich und umsetzbar ist.
Nachbereitung nach dem Meeting
Meetings bringen Ideen hervor, aber die Umsetzung führt zu Ergebnissen.
ClickUp-Aufgaben
ClickUp Aufgaben helfen Teams dabei, von Unterhaltungen zu Taten überzugehen, indem Verantwortlichkeiten unmittelbar nach den Unterhaltungen zugewiesen werden. Klare Zuständigkeiten sorgen für Verantwortlichkeit, während Fristen dafür sorgen, dass Projekte im Zeitplan bleiben.
Jede Aufgabe enthält Beschreibungen, Prioritäten und Anhänge, wodurch Verwirrung vermieden wird. Durch die effektive Strukturierung von Aufgaben bleibt die Dynamik nach dem Meeting erhalten.
Erstellen Sie beispielsweise nach einem Marketingstrategie-Meeting eine Aufgabe für den Entwurf von Kampagnenbotschaften, weisen Sie diese dem Content-Team zu und legen Sie eine Frist fest, um die Erwartungen abzustimmen.
Dank der Funktion „Multiple Assignees” (Mehrere Mitarbeiter) in ClickUp können Teams Aufgaben ohne Überschneidungen aufteilen. Alle Mitarbeiter bleiben auf dem Laufenden, sodass eine nahtlose Koordination gewährleistet ist.
Beispiel: In einem Produktlaunch-Meeting weisen Sie gleichzeitig dem Design- und dem Team für den Inhalt die Aufgabe „Launch-Materialien vorbereiten“ zu. Beide Teams arbeiten an einem Ort zusammen, wodurch Missverständnisse reduziert werden.
⚙️ Bonus: Verwenden Sie Vorlagen für Notizen zum Meeting, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über die nächsten Schritte informiert sind.
ClickUp-Aufgabenprioritäten
ClickUp Aufgaben-Prioritäten kategorisieren Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit.
Durch die Beschreibung von Aufgaben als „dringend“, „hoch“, „normal“ oder „niedrige Priorität“ wird sichergestellt, dass sich Teams zuerst auf wichtige Aufgaben konzentrieren. Dieses System hilft dabei, die Workload auszugleichen und verhindert, dass wichtige Fristen versäumt werden.
Wenn ein Client beispielsweise in letzter Minute Änderungen an einem Bericht wünscht, markieren Sie die Aufgabe als „dringend“, um sie an die Spitze der Liste der Prioritäten zu setzen. Die Mitglieder des Teams erkennen sofort ihre Wichtigkeit und kümmern sich zuerst darum.
🔍 Wussten Sie schon? Hier ist ein guter Grund, bei Ihrem nächsten virtuellen Meeting auf die Kamera zu verzichten: Es ist umweltfreundlich! Untersuchungen haben ergeben, dass Sie durch das Ausschalten Ihres Videos während eines Videocalls die Umweltbelastung um 96 % reduzieren können!
ClickUp und Consult On
Beratungsmeetings sollten den Fortschritt vorantreiben und nicht nur den Kalender füllen.
Ein strukturierter Ansatz mit klaren Tagesordnungen, umsetzbaren Ergebnissen und optimierter Zusammenarbeit sorgt dafür, dass jede Diskussion die Arbeit effizient vorantreibt. Eine gute Organisation macht den Unterschied.
ClickUp vereint alles an einem Ort: Vorlagen für strukturierte Diskussionen, eine Kalenderansicht für eine nahtlose Terminplanung und KI-gestützte Besprechungsnotizen, um wichtige Erkenntnisse sofort festzuhalten. Dank Aufgabenmanagement, Integrationen und kollaborativen Dokumenten lassen sich Nachfassaktionen mühelos durchführen, sodass kein Detail verloren geht.
Führen Sie Meetings durch, die zu Maßnahmen führen. Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an! ✅