Haben Sie schon einmal jemanden eingestellt, der genau der Stellenbeschreibung entsprach, nur um später überrascht festzustellen, dass er in dieser Rolle nicht zurechtkam?
Im Rahmen des Einstellungsprozesses erstellt jedes Unternehmen eine Stellenbeschreibung, die in der Regel eine Reihe von Fähigkeiten und Erfahrungen enthält, über die der Bewerber verfügen muss. Um jedoch in einer bestimmten Rolle gute Leistungen zu erbringen, benötigen Mitarbeiter mehr als das. Sie benötigen ein ganzheitlicheres Spektrum an „Kompetenzen“.
Die Erstellung und Nutzung eines Kompetenzrahmens hilft Unternehmen dabei, Mitarbeiter zu bewerten, zu motivieren und zu unterstützen, damit sie sich optimal entfalten können. In diesem Blogbeitrag erläutern wir, was ein Kompetenzrahmen ist, warum Sie ihn nutzen sollten und wie Sie einen solchen für Ihr Unternehmen erstellen können.
Was ist ein Kompetenzrahmen?
Das Kompetenzrahmenwerk umfasst die Kenntnisse, Fähigkeiten, Einstellungen, Eigenschaften und Verhaltensweisen, über die ein Mitarbeiter verfügen muss, um in seiner beruflichen Rolle erfolgreich zu sein.
Wie funktioniert ein Kompetenzrahmen?
Nehmen wir an, Sie stellen einen Python-Entwickler ein. Normalerweise würden Sie nach jemandem suchen, der über eine Zertifizierung oder Erfahrung in der Programmierung mit Python verfügt. Bei der Verwendung eines Kompetenzrahmens würden Sie hingegen nach jemandem suchen, der folgende Eigenschaften aufweist:
- Kenntnisse über Python im Kontext von Programmiersprachen, seine Designphilosophie, Features und Semantik
- Kenntnisse im Umgang mit Python zur Programmierung von Anwendungen, Algorithmen für maschinelles Lernen usw.
- Einstellung zur Python-Programmierung und zu anderen im Geschäft verwendeten Tech-Stacks
- Attribute im Zusammenhang mit der Beteiligung an Community-Aktivitäten, Open-Source-Beiträgen usw.
- Verhaltensbezogene Kompetenzen in den Bereichen Problemlösung, Zusammenarbeit, Remote-Arbeit, Transparenz usw.
Wann sollten Sie ein Kompetenzrahmenwerk einsetzen?
Die erste Situation, in der ein Unternehmen ein Kompetenzmodell einsetzt, ist die Personalbeschaffung. Bevor ein bestimmter Bewerber für eine Rolle ausgewählt wird, stellt das Kompetenzmodell sicher, dass er die richtigen Voraussetzungen mitbringt.
Es ist jedoch ein hervorragendes tool für die gesamte berufliche Laufbahn eines Mitarbeiters. Es kann bei Leistungsbeurteilungen, bei Beförderungen, bei der Konzeption von Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen sowie beim Veränderungsmanagement eingesetzt werden. Auch für die Nachfolgeplanung ist es hilfreich.
Was beinhalten Kompetenzrahmen?
Es gibt keine einheitliche Zusammenstellung von Komponenten, aus denen sich das Kompetenzrahmenwerk zusammensetzt. Je nach Organisation, Team, Rolle, Position, Verantwortungsbereich usw. können die benötigten Kompetenzen variieren.
Ein typisches Kompetenzrahmenwerk umfasst jedoch die folgenden Komponenten.
🏆 Werte: Unternehmen erwarten heute, dass die Prinzipien und Überzeugungen eines Mitarbeiters in bestimmten Bereichen mit denen des Unternehmens übereinstimmen.
Als Beispiel könnten Ihre Werte Vielfalt und Integrität sein. In diesem Fall würden Sie von potenziellen Mitarbeitern erwarten, dass sie als Teil ihrer Kompetenzen hohe ethische Standards mitbringen.
🏆 Kernkompetenzen: Diese Kompetenzen sind für alle beruflichen Rollen erforderlich und umfassen in der Regel organisatorische Fähigkeiten, zwischenmenschliche Kompetenzen, Problemlösungskompetenz, Kundenorientierung usw.
Wenn Sie beispielsweise ein Dienstleistungsunternehmen sind, wie ein Fitnessstudio oder ein Spa, würden Sie erwarten, dass jeder über Kundenservice-Kompetenzen verfügt. Wenn Sie in erster Linie ein Vertriebsunternehmen sind, wie ein Partnerunternehmen oder ein Autohaus, wären Verhandlungsfähigkeiten eine Kernkompetenz. Hier sind einige weitere Beispiele für Kernkompetenzen, die für Sie relevant sein könnten.
🏆 Funktionale Kompetenzen: Dies sind spezifische Anforderungen, die für eine bestimmte Rolle erforderlich sind. Dazu können technische Fähigkeiten, Softwarekenntnisse, Forschungskompetenzen usw. gehören. Nicht jeder benötigt diese Kompetenz.
Wenn Sie beispielsweise einen Entwickler einstellen, muss dieser über funktionale Kompetenzen in der Programmierung mit einer bestimmten Sprache verfügen.
🏆 Führungskompetenzen: Dies sind Kompetenzen, über die Führungskräfte und Manager verfügen müssen, wie beispielsweise Projektmanagement, Personalführung, Konfliktlösung, Krisenbewältigung usw. In gewisser Weise sind Führungskompetenzen funktionale Kompetenzen für Führungskräfte.
Ein Unternehmen erwartet von jedem Mitarbeiter, dass seine Werte und Kernkompetenzen miteinander im Einklang stehen. Je nach Rolle benötigen manche Mitarbeiter möglicherweise nur funktionale Kompetenzen, während andere sowohl funktionale als auch Führungskompetenzen benötigen.
Der direkteste Weg, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Mitarbeiter hinsichtlich all dieser Kompetenzen bewerten, ist ein umfassendes Rahmenwerk. Hier erfahren Sie, wie Sie ein solches entwickeln können.
Schritte zur Entwicklung eines Kompetenzrahmens
Bevor Sie loslegen, sollten Sie bedenken, dass ein Kompetenzrahmen ein umfassendes Dokument ist. Er deckt die Arbeit, die Mitarbeiter und die Kultur des Unternehmens ab. Daher erfordert die Erstellung eines Kompetenzrahmens eine gründliche Herangehensweise und eine Plattform für die Zusammenarbeit wie ClickUp für das Personalwesen. So können Sie loslegen.
1. Definieren Sie Ihre Ziele
Ein Kompetenzrahmen kann für verschiedene Zwecke genutzt werden. Bevor Sie mit der Erstellung des Rahmens beginnen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, warum Sie ihn benötigen. Fragen Sie sich:
- Wofür werden Sie es nutzen?
- Was möchten Sie damit erreichen?
- Inwiefern wird dies die Leistung verbessern?
- Inwiefern kommt dies den Mitarbeitern und dem Unternehmen zugute?
Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen dabei, Ihre Ziele einzugrenzen. Es ist jedoch völlig normal, dass es auf jede dieser Fragen mehr als eine Antwort gibt; aus diesen müssen Sie dann die wichtigsten priorisieren.
Optimieren Sie diese Gespräche mit einem kollaborativen virtuellen Workspace wie ClickUp Whiteboards. Bringen Sie alle relevanten Beteiligten, darunter Abteilungsleiter, Personalverantwortliche, die Personalabteilung und die Finanzabteilung, auf den gleichen Stand, was Ihre Kompetenzen angeht.
Sobald Sie dies erledigt haben, nutzen Sie ein tool wie ClickUp Goals, um Ihre Ziele und Pläne für alle relevanten Beteiligten sichtbar zu machen. Verknüpfen Sie die Ziele Ihres Kompetenzrahmens mit Ihren Unternehmenszielen. Beauftragen Sie anschließend die einzelnen Abteilungsleiter damit, ihre eigenen Ziele zu definieren.
2. Informationen sammeln
Um ein Kompetenzrahmenwerk zu erstellen, benötigen Sie Informationen zu den vier Komponenten: Grundwerte, Kernkompetenzen, funktionale Kompetenzen und Führungskompetenzen. Sammeln Sie Informationen zu diesen Dimensionen bei Ihren bestehenden Mitarbeitern.
Fragen Sie Ihre Teams
Nutzen Sie ClickUp Forms, um unternehmensweite Umfragen durchzuführen. Befragen Sie Teammitglieder zu den Kompetenzen, die für die jeweiligen Arbeiten erforderlich sind. Fragen Sie Führungskräfte, welche Kompetenzen sie von ihren Teammitgliedern erwarten. Fragen Sie die oberste Führungsebene, welche Werte das Unternehmen schätzt.
Sehen Sie sich Ihre vorhandenen Daten an
Analysieren Sie die Daten aus Ihrer Mitarbeiter-Engagement-Software, Ihren Vorlagen für Leistungsbeurteilungen usw., um Lücken zu identifizieren. Sehen Sie sich das Feedback an, das Führungskräfte ihren Teams gegeben haben, und erkennen Sie Trends.
Führen Sie außerdem eine Prozessanalyse durch, um zu verstehen, wie die Abläufe funktionieren.
Analysieren Sie den Markt
Vergleichen Sie Ihr Unternehmen mit den auf dem Markt gefragten Kompetenzen. Wenn Sie etwas Bahnbrechendes oder Innovatives entwickeln, sollten Sie auch die Kompetenzen erfassen, die Sie in den nächsten Jahren möglicherweise benötigen werden.
Erstellen Sie das Rahmenwerk anhand einer umfassenden Liste aller erforderlichen Kompetenzen.
3. Erstellen Sie das Rahmenwerk
Ordnen Sie die Kompetenzen: Unterteilen Sie die Liste in Kernwerte, Kernkompetenzen, funktionale Kompetenzen und Führungskompetenzen. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele, wie Sie dabei vorgehen können.
| **Grundwerte** | **Kernkompetenzen** | **Funktionale Kompetenzen** | **Führungskompetenzen** |
|---|---|---|---|
| Vielfalt und Inklusion, Mitgefühl, Empathie, Integrität und Ehrlichkeit, Eigenverantwortung | Kommunikation, Zusammenarbeit, Remote-Arbeit, Problemlösung, analytische Fähigkeiten, logisches Denken | Programmierung, Softwaretests, DevOps, Cybersicherheit, Bearbeitung nach den APA-Richtlinien, Compliance | Ganzheitliches Denken, Problemlösung, Konfliktbewältigung, emotionale Intelligenz, Verhandlungsgeschick, Selbstwahrnehmung |
Definieren Sie die Kompetenzen: Man könnte meinen, dass Fähigkeiten wie Kommunikation, Zusammenarbeit usw. selbstverständlich sind. Oft ist das jedoch nicht der Fall. Es ist hilfreich, diese Kompetenzen klar zu definieren und mit entsprechenden Schlüsselmaßnahmen zu verknüpfen. Wenn beispielsweise „Remote-Arbeit“ eine Kompetenz ist, könnten Sie diese wie folgt definieren:
- Fähigkeit, selbstständig außerhalb des Büros zu arbeiten
- Zeitmanagementfähigkeiten
- Fähigkeit, mithilfe textbasierter tools zur Zusammenarbeit effektiv zu kommunizieren
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools für Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe, Bildschirmaufzeichnung, virtuelle Zusammenarbeit usw.
- Emotionale Intelligenz, um Unbehagen oder Missverständnisse zu erkennen und diese proaktiv zu lösen
- Bereitschaft, Konzepte zu wiederholen bzw. noch einmal zu erläutern, um sicherzustellen, dass sie verstanden werden
Zu erledigen ist es hilfreich, Beispiele anzuführen. Sie könnten zum Beispiel sagen: „Wenn Sie merken, dass ein Kollege Schwierigkeiten hat, etwas zu verstehen, bieten Sie ihm proaktiv Ihre Hilfe an.“
Denken Sie daran, dass Kompetenzen in der Regel Fähigkeiten, Einstellungen und Verhaltensweisen sind, die sich nicht so einfach messen lassen wie Ihre üblichen Metriken. Das ist jedoch kein Problem. Ziehen Sie qualitative Messgrößen in Betracht, um diese zu identifizieren und weiterzuentwickeln.
Kompetenzen zuordnen: Sobald Sie die Kategorien festgelegt haben, ordnen Sie diese den einzelnen Rollen zu. Kernwerte und Kernkompetenzen werden wahrscheinlich von jedem Mitarbeiter erwartet. Nehmen Sie sich die Zeit, funktionale und Führungskompetenzen den spezifischen Rollen zuzuordnen, für die sie relevant sind. Definieren Sie außerdem, wie diese Kompetenzen die berufliche Entwicklung fördern.
Die „Skills Mapping“-Vorlage von ClickUp bietet dies einfach und dennoch umfassend zu erledigen. Diese vollständig anpassbare, einsteigerfreundliche Vorlage eignet sich ideal zum Erfassen, Organisieren und Abbilden der Kompetenzen Ihres Teams.
⚡️Vorlagenarchiv: Hier finden Sie weitere Vorlagen für Matrixen, aus denen Sie auswählen können.
4. Setzen Sie das Rahmenwerk um und sorgen Sie für den Austausch zwischen den Teams
Einführung: Informieren Sie alle Mitglieder über das Rahmenwerk. Beziehen Sie Teamleiter, Manager und die Geschäftsleitung in das neue Rahmenwerk ein und laden Sie sie ein, es bei ihren Einstellungs-, Schulungs- und Weiterentwicklungsprozessen auszuprobieren.
Dokumentation: Veröffentlichen Sie das Kompetenzrahmenwerk und teilen Sie es mit allen relevanten Beteiligten im Unternehmen. Mit ClickUp Docs können Sie eine visuell ansprechende Dokumentation Ihres Kompetenzrahmenwerks erstellen und diese mit den entsprechenden Zugriffsrechten freigeben.
Umsetzung: Integrieren Sie es in alle Prozesse, die Sie bei der Festlegung der Ziele als relevant identifiziert haben.
- Wenn Sie das Kompetenzrahmenwerk bei der Personalbeschaffung nutzen möchten, integrieren Sie es in Ihre Talentmanagement-Software und entwerfen Sie entsprechende Auswahlverfahren.
- Wenn Sie es bei Ihren jährlichen Beurteilungen verwenden, integrieren Sie es in die Leistungsbeurteilungssoftware.
- Wenn Sie beabsichtigen, es für die kontinuierliche Karriereentwicklung zu nutzen, integrieren Sie kompetenzbezogene Daten in Ihre Leistungsmanagement-tools.
Nutzen Sie die Leistungsbericht-Vorlage von ClickUp, um zu veranschaulichen, wie jeder Mitarbeiter bzw. jedes Team bei den verschiedenen von Ihnen definierten Kompetenzen abschneidet.
⚡️Vorlagenarchiv: Bringen Sie den Fortschritt bei Ihren Kompetenzen mit diesen Vorlagen für Leistungsverbesserungspläne voran.
Überprüfen und anpassen: Es ist zwar nicht sinnvoll, Ihr Kompetenzrahmenwerk ständig zu ändern, aber es ist wichtig, es in bestimmten Zeiträumen zu überprüfen. Wenn beispielsweise eine der funktionalen Kompetenzen Ihres Marketingteams SEO ist, muss diese im Zusammenhang mit dem zunehmenden Einsatz von KI grundlegend überarbeitet werden.
In solchen entscheidenden Momenten ist eine gründliche Überprüfung Ihres Kompetenzrahmens erforderlich.
⚡️Vorlagenarchiv: Gestalten Sie die Überarbeitung Ihres Rahmenwerks effektiv mit diesen Vorlagen zur Prozessoptimierung.
Wenn Sie beim Lesen dieser Zeilen denken: „Wir haben doch bereits Stellenbeschreibungen, Beurteilungen usw. – wozu brauchen wir dann noch ein weiteres Rahmenwerk?“, dann finden Sie hier die Antwort.
Vorteile eines Kompetenzrahmens
Ein gutes Kompetenzrahmenwerk stärkt die Fähigkeit eines Unternehmens, Mitarbeiter einzustellen, zu schulen, weiterzuentwickeln und zu motivieren, erheblich, da es:
Verbessert die Auswahl der Kandidaten: Das Kompetenzrahmenwerk stellt sicher, dass nur die richtigen Kandidaten für offene Positionen ausgewählt werden. Es verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlbesetzungen und beugt Qualifikationsproblemen vor. Außerdem minimiert es die Kosten für Schulungen und die Einarbeitung, sobald der Kandidat eingestellt wurde.
Schafft klare Erwartungen: Es legt die Leistungserwartungen für Bewerber, Mitarbeiter und Führungskräfte klar dar. Es bereitet sie auf den Erfolg vor und ermutigt sie, ihren Aufwand auf den Aufbau der wirklich wichtigen Kompetenzen zu konzentrieren.
Schafft Transparenz: Kompetenzrahmen sorgen dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Bewerber wissen, worauf sie geprüft werden. Mitarbeiter wissen, worin sie sich auszeichnen und welche Fähigkeiten ihnen noch fehlen. Dadurch werden unnötige Ängste in Bezug auf die Leistung beseitigt.
Verbessert die Leistung: Wenn klarer ist, was zur Erledigung der Aufgaben erforderlich ist, verbessert sich die individuelle Leistung in der Regel. Wenn das gesamte Unternehmen gemeinsame Werte und Kompetenzen teilt, ist der Synergieeffekt enorm.
Fördert nachhaltige Geschäftspraktiken: Ein gutes Kompetenzrahmenwerk sorgt dafür, dass das Unternehmen heute robust und für die Zukunft agil ist. Es ermöglicht Führungskräften, Fähigkeiten und Kompetenzen aufzubauen, die in Zukunft Wettbewerbsvorteile sichern. Langfristig erleichtert es das Talentmanagement.
Stärken Sie Ihr Kompetenzrahmenwerk mit ClickUp
Die Personalbeschaffung kann anstrengend sein. Eine Fehlbesetzung hat als Ergebnis erhebliche Verluste durch Kündigung, Neueinstellung, Einarbeitung, Schulung usw. zur Folge. Schlimmer noch: Möglicherweise merken Sie erst, dass Sie eine falsche Einstellungsentscheidung getroffen haben, wenn es bereits zu spät ist.
Möglicherweise haben Sie beispielsweise jemanden eingestellt, der hervorragend in Python programmieren kann, aber nicht über die für die Entwicklung Ihres Produkts erforderlichen Fähigkeiten zur Zusammenarbeit oder Branchenexpertise verfügt. Bis Sie diese Lücken erkennen, sind Ihnen möglicherweise bereits tatsächliche Kosten und Opportunitätskosten entstanden.
Ein gut durchdachtes Kompetenzrahmenwerk kann solche Situationen vermeiden und fundierte Entscheidungen ermöglichen. Brainstormen, Planen, erstellen, implementieren und optimieren Sie Ihr Kompetenzrahmenwerk mit ClickUp.