Prozesse gibt es, ob Sie sie nun bewusst gestalten oder nicht. Wenn Sie jemandem eine Aufgabe zuweisen, schafft er seinen eigenen Prozess, den er wiederholt anwendet, um sich die Arbeit zu erleichtern.
Als ich gebeten wurde, diesen Artikel zu schreiben, öffnete ich ein Google Doc, kopierte und fügte die Gliederung ein, begann mit der Recherche für jeden Abschnitt, schrieb, bearbeitete, las Korrektur, fügte die Hyperlinks hinzu und schickte das Dokument zur Genehmigung ab. Wenn Sie ein Dutzend Autoren hätten, würden Sie wahrscheinlich auch ein Dutzend Prozesse haben.
Wenn wir jedoch als Marke einheitlich schreiben, bearbeiten, veröffentlichen und verteilen wollen, können wir es uns nicht leisten, ein Dutzend Prozesse zu haben. Wir brauchen einen einheitlichen Prozess.
Sie benötigen eine gründliche Prozessanalyse, um einen effizienten, effektiven und einheitlichen Workflow einzurichten. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie diesen einstellen können!
Was ist eine Prozessanalyse?
Die Prozessanalyse ist der systematische Ansatz zum Verständnis und zur Dokumentation der inneren Abläufe von Business-Aktivitäten. Im Sinne des Business prozessmanagement [BPM] Denkschule ist die Prozessanalyse ein wichtiger Bestandteil der kontinuierlichen Verbesserung.
Beispiel für alle Prozesse, die sich in verschiedenen Phasen des mit ClickUp verwalteten Analyseprojekts befinden
Der Hauptzweck der Prozessanalyse besteht darin, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Um dies zu erreichen, untersucht eine Business-Prozess-Analyse typischerweise:
- Die Schritte, die durchgeführt werden, um eine Aufgabe abzuschließen
- Wie jeder Schritt ausgeführt wird
- Wie sie sich auf die nachfolgenden Schritte auswirken
- Welchen Beitrag sie zum Projekt leisten
- Wer für die einzelnen Schritte verantwortlich ist
- Eskalationsmatrizen
- Redundanzen und Backup-Pläne
- Herausforderungen für die Mitglieder des Teams bei der Einhaltung des Prozesses
Sobald dies beobachtet und dokumentiert ist, suchen BPM-Teams nach Möglichkeiten zur Verbesserung prozesseffizienz ohne die laufende Arbeit zu unterbrechen.
Die Prozessanalyse ist keine einmalige Aktivität. Vielmehr sollte sie regelmäßig durchgeführt werden, um eine kontinuierliche Verbesserung zu unterstützen. Hier ist der Grund dafür.
Vorteile der Durchführung von Prozessanalysen
Eine gute, kontinuierliche und strategische Prozessanalyse kann einem Geschäft in vielerlei Hinsicht helfen, unter anderem bei der Steigerung des Endergebnisses. Und so geht's.
Verständnis der bestehenden Systeme: Die Analyse von Business-Prozessen ist eine fantastische Methode, um eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation zu machen. Sie hilft, Effizienz und Effektivität zu messen, indem sie Fragen beantwortet wie:
- Nutzt unser Vertriebsteam das CRM effizient?
- Hat jeder eine klare Sichtbarkeit der Pipeline?
- Werden alle Tickets im Projektmanagement tool erstellt?
- Hat der letzte Sprint seine Ziele erreicht?
- Ist das Team des Kundendienstes produktiv?
Erkennen von Verbesserungsmöglichkeiten: Sobald Sie Ihren bestehenden Prozess verstanden haben, können Sie auch Lücken erkennen und schließen. Sie können Entscheidungen auf der Grundlage von Daten und nicht auf der Grundlage von Intuition treffen. Dies ist natürlich der direkteste und einfachste Vorteil der Prozessanalyse.
Steigerung der betrieblichen Effizienz: Es ist üblich, dass verschiedene Teams ihre eigenen Prozesse verwenden. Instanz verwendet das Vertriebsteam Salesforce, um Interaktionen aufzuzeichnen, der Kundenerfolg verwendet ClickUp, um Beziehungen zu verwalten, und das Marketing verwendet Hubspot, um Fortschritte zu verfolgen. Dadurch können viele Informationen verloren gehen.
kennzahlen zur Produktivität und Effizienz des Teams auf dem ClickUp Dashboard
Gut
ermöglicht eine bessere Integration zwischen diesen Systemen und erleichtert den nahtlosen Flow der Prozesse.
Reduzierung der Betriebskosten: Die Analyse von Business-Prozessen identifiziert Redundanzen, Engpässe und Ineffizienzen. Die Betriebsleiter können diese dann beseitigen, um die Ausgaben für Materialbeschaffung, Energieverbrauch und Arbeitskräfte im Unternehmen zu senken
phase.
Steigerung der Kundentreue: Kunden mögen ein einheitliches Erlebnis. Die Analyse von Business-Prozessen hilft dabei, dies zu erreichen. Vor allem aber hilft sie den Geschäften, Probleme und Mängel in der Kundenerfahrung zu identifizieren und
.
Wenn Sie ein Auge auf Ihre Prozesse haben, können Sie wiederkehrende Probleme beobachten und proaktiv Lösungen entwickeln. Außerdem können Sie Ihre Kunden schon im Voraus über anstehende Probleme informieren und so Vertrauen schaffen.
Einhaltung der Vorschriften: Kein Unternehmen hat die Absicht, nicht konform zu sein. Ohne kontinuierliche Überwachung und Aufmerksamkeit werden jedoch manchmal Probleme mit der Einhaltung der Vorschriften übersehen.
Eine regelmäßige Analyse der Geschäftsprozesse beugt dem vor und bewahrt das Geschäft vor Strafen und Rechtsstreitigkeiten.
Bessere Mitarbeitererfahrung: Nicht nur Kunden profitieren von einer Business-Prozess-Analyse. Effiziente Prozesse führen zu einem geringeren Workload und damit zu einer höheren Zufriedenheit. Motivierte Mitarbeiter arbeiten härter, besser und gewinnorientierter.
Wettbewerbsvorteil: Auf dem hart umkämpften Markt liegt der wahre Wettbewerbsvorteil darin, wie Sie die Dinge zu erledigen haben. Die Prozessanalyse hilft Ihnen, Ihre Prozesse zu überwachen, zu bewerten und zu verfeinern, um Ihren Wettbewerbsvorteil zu erhalten.
Nachdem Sie nun wissen, warum Sie eine Prozessanalyse brauchen, wollen wir uns die verschiedenen Arten ansehen und herausfinden, wie man sie durchführt.
Arten von Prozesskarten
Wie der Name schon sagt,
ist eine Technik, die hilft, den Flow eines Prozesses visuell zu kartieren. Sie zeichnet ein Bild davon, wie ein Prozess abläuft, welche Schritte beteiligt sind, wer die Beteiligten sind und wie lange er dauert.
Eine Prozesskarte bietet eine übersichtliche Ansicht aller Beteiligten und hilft Teams im Geschäft, mögliche Verbesserungen zu simulieren.
Sie können Ihre Karte auf verschiedene Weise erstellen. Einige der am häufigsten verwendeten Methoden sind die folgenden.
Grundlegendes Flussdiagramm
ClickUp Vorlage für Ablaufdiagramm des Einstellungsprozesses
Die beliebteste und am häufigsten verwendete Karte ist das Flussdiagramm, das aus Boxen und Pfeilen besteht, um eine Reise visuell darzustellen. Nur weil es einfach ist, bedeutet das nicht, dass es limitiert ist.
Mit einem Flussdiagramm können Sie komplexe Prozesse mit zahlreichen Abhängigkeiten und Verbindungen darstellen. Es kann Schritte, Entscheidungen und mehrere Pfade enthalten. Es kann auch zu vorherigen Schritten zurückkehren, wenn eine Bedingung nicht erfüllt ist. Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen
in Word, PowerPoint, Excel oder ClickUp.
Die
ClickUp-Prozess-Flussdiagramm-Vorlage
visualisiert als Beispiel einen Einstellungsprozess. Von der Anfrage eines Personalleiters nach einer neuen Ressource bis zur Unterbreitung eines Angebots enthält dieses Diagramm alle Schritte, Beteiligten und den Ablauf von einem Schritt zum nächsten.
Am besten geeignet für: Komplexe sequenzielle Prozesse mit mehreren Entscheidungen.
Swimlane-Diagramm
verwenden Sie ein Swimlane-Diagramm, um eine Karte zu erstellen, wer was im Prozess zu erledigen hat
Ein Swimlane-Diagramm ist eine Verbesserung des grundlegenden Flussdiagramms. Es verwendet die Form eines Schwimmbeckens, um den Geschäftsprozess visuell darzustellen, und unterteilt das Projekt in Bahnen für jedes beteiligte Team/jede beteiligte Person.
Das Swimlanes-Flussdiagramm hilft dabei, alle Beteiligten in ein Projekt einzubinden und effektiv zusammenzuarbeiten. Es hilft optimierung des Workflows durch klare Abgrenzung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Diese werden häufig in technischen Teams für kontinuierliche Integration/kontinuierliche Entwicklung [CI/CD] bei der Bereitstellung inkrementeller Code-Änderungen verwendet.
Am besten geeignet für: Funktionsübergreifende Teams, die an einem einzigen Prozess arbeiten
Karte des Wertstroms
nutzen Sie Karten des Wertstroms, um nicht wertschöpfende Teile eines Prozesses zu identifizieren und zu minimieren
helfen, die Ineffizienzen in einem Prozess zu identifizieren und die wertschöpfenden und nicht wertschöpfenden Teile klar zu unterscheiden. In der Regel werden Wertstromkarten in Produktteams eingesetzt und ermöglichen vier verschiedene Schritte:
- Definieren der Produktfamilie
- Dokumentieren des aktuellen Zustands
- Entwurf des zukünftigen Zustands
- Plan für die Umsetzung erstellen
Das primäre Ziel von Wertstromkarten ist es, Änderungen zu entwerfen, die zu Kosten-, Zeit- und Ressourceneinsparungen führen.
Verwenden Sie die
ClickUp Vorlage für die Abbildung von Wertströmen
um den Prozess zu entwerfen, Notizen zu hinterlassen, Dateien anzuhängen und Ziele zu definieren, um Ihre Versorgungs- und Lieferlogistik zu skizzieren. Sie können Verbesserungsaufgaben direkt in der Vorlage erstellen und zuweisen.
Entspricht dies nicht Ihren Anforderungen? Wir haben noch viel mehr. Sehen Sie sich die
top Ten der Vorlagen für die Abbildung von Wertströmen
zur Verbesserung der Abläufe in Ihrem Team.
Am besten geeignet für: Teams, die Prozesse vom Produkt bis zur Auslieferung gestalten
SIPOC
ansicht einer SIPOC-Prozesskarte auf ClickUp_
SIPOC steht für Lieferanten, Inputs, Prozesse, Outputs und Kunden. Unter dem
methodik definiert SIPOC die Grenzen und den Umfang eines End-to-End-Prozesses.
Der größte Vorteil der Methode ist ihre Ausrichtung auf den Kunden. Um dies widerzuspiegeln, verwenden einige Experten auch den Begriff COPIS, der den Kunden in den Mittelpunkt stellt.
Am besten geeignet für: Businesses, die Schritte und entsprechende Stakeholder abgrenzen wollen
Business Prozess Modell und Notation [BPMN]
BPMN-Beispiel für die Reihenfolge bei Amazon, erstellt von Trisotech | via
Das von der Object Management Group entwickelte Business Process Model and Notion ist ein detailliertes Flussdiagramm zur Karte komplexer und miteinander verbundener Geschäftsprozesse.
Wie ein Flussdiagramm enthält es Phasen für Ereignisse, Aktivitäten, Flows und Gateways. Unter jeder Phase gibt es mehrere Symbole.
Ein Gateway kann beispielsweise exklusiv, inklusiv, ereignisbasiert, parallel oder eine Kombination davon sein, jeweils mit einem eigenen Symbol. Flow kann als Sequenzfluss, Nachrichtenfluss, Assoziation oder Datenassoziation bezeichnet werden.
Mit diesem Detaillierungsgrad bietet die BPMN allen Beteiligten genügend Details, um eine präzise Implementierung zu ermöglichen.
Am besten geeignet für: Business, das Prozesse von Anfang bis Ende abbildet; besonders nützlich für Software Engineering Teams
Wie man eine Prozessanalyse durchführt
Die Prozessanalyse muss konsistent, strategisch und zyklisch sein. Sehen wir uns an, wie Sie das in Ihrer Organisation erreichen können.
Definieren Sie Umfang und Zweck
Auch wenn Sie alle sechs Monate eine Prozessanalyse durchführen müssen, werden Umfang und Zweck nicht jedes Mal gleich sein. Je nach Reifegrad des zu analysierenden Prozesses können sich diese Aspekte stark unterscheiden.
Definieren Sie also zunächst Folgendes.
Umfang: Welche Prozesse werden Sie analysieren? Was ist der Umfang der Analyse?
Als Verantwortlicher für den Kundenerfolg könnten Sie zum Beispiel die gesamte Post-Purchase-Journey des Kunden analysieren. Hierfür nehmen Sie ein Beispiel von Kunden, untersuchen die Schritte und Meilensteine ihrer Reise, hören sich 1-2 Gespräche an und befragen einige Führungskräfte für den Kundenerfolg.
Zu erledigen ist aber auch eine eingehende Analyse der monatlichen Kundenberichte. In diesem Fall hören Sie sich alle Kundengespräche über einen bestimmten Zeitraum an. Sie machen genauere Beobachtungen darüber, wie sich der Kunde gefühlt hat, was sein Hauptproblem war oder was er sich als Lösung vorstellt.
Zweck: Wonach suchen Sie? Welche Maßnahmen würden Sie aufgrund der Ergebnisse ergreifen?
Der unmittelbare Zweck jeder Prozessanalyse besteht natürlich darin, Möglichkeiten für Verbesserungen zu finden. Einige Verbesserungen könnten jedoch mehr kosten, andere könnten länger dauern oder sich auf andere Bereiche des Unternehmens auswirken. Überlegen Sie, welche Ziele Sie verfolgen, bevor Sie beginnen.
Bringen Sie ein Team zusammen
Eine gute Prozessanalyse braucht die richtigen Experten. Stellen Sie ein Team von Analytikern zusammen, die:
- Erfahrung mit den Prozessen haben, die Sie analysieren
- Den Prozess regelmäßig anwenden
- Wissen, warum die Aufgaben so ausgeführt werden, wie sie es heute tun
- Die Auswirkungen des Prozesses auf die allgemeinen organisatorischen Workflows verstehen
Schaffen Sie eine kollaborative Umgebung, in der sie ihre Beobachtungen diskutieren und erörtern können. Die ClickUp Ansicht der Aufgaben und die Kommentare sind eine gute Möglichkeit, dies zu ermöglichen.
Verwalten Sie Ansichten, Workflows und Automatisierungen auf Teamebene, ohne dass der Administrator oder manuelle Übergaben erforderlich sind.
Verstehen Sie den aktuellen Status
Beginnen Sie mit einer qualitativen Analyse. Konzentrieren Sie sich bei der Prüfung der bestehenden Prozesse auf das Wie und das Warum. Zum Beispiel könnten Sie erfahren, dass Kundenbeschwerden heute in einem Tabellenblatt erfasst werden. Fragen Sie nach dem Warum. Möglicherweise steckt ein geschäftlicher Grund hinter dieser Entscheidung.
Gehen Sie unvoreingenommen an die Analyse von Business-Prozessen heran, ohne zu urteilen. Hören Sie zu und sammeln Sie Informationen so detailliert wie möglich.
Beispiel für eine einfache Karte eines E-Mail-Marketingprozesses, erstellt mit ClickUp Whiteboard
Sobald Sie den Prozess klar erfasst haben, gehen Sie zur quantitativen Analyse über. Sammeln Sie Schlüssel-Leistungsindikatoren zu einigen der folgenden Punkte:
- Produktions-/Auflösungszeiten
- Rate der Einhaltung von Service Level Agreements (SLA)
- Fehlerquoten
- Eskalationsraten
- Ressourcenauslastung
In dieser Phase können Sie auch mehrere
und Methoden, um Ihren aktuellen Stand zu visualisieren. Einige Beispiele und Vorschläge finden Sie im nächsten Abschnitt.
Analysieren Sie sorgfältig und durchdacht
Sobald Sie alle Daten haben, analysieren Sie sie im Zusammenhang. Untersuchen Sie jeden Schritt des Prozesses auf Ineffizienzen, Abhängigkeiten und Redundanzen. Das könnte sein:
- Sich wiederholende Aufgaben, die von mehreren Personen ausgeführt werden
- Mitglieder des Teams haben nicht genug zu erledigen
- Schritte im Prozess, die aufgrund von Engpässen zu lange dauern
- Zu viele Fehler, deren Behebung zusätzliche Ressourcen erfordert
Bevor Sie Verbesserungen vorschlagen, sollten Sie Folgendes bedenken.
Benchmarking: Wie schneiden andere Teams/Abteilungen/Unternehmen bei ähnlichen Prozessen ab?
Auswirkungsstudie: Wenn ein alternativer Schritt/eine alternative Methode vorgeschlagen wird, welche Auswirkungen hat dies auf das Team und das Unternehmen insgesamt?
Ressourcenanalyse: Was wäre für die Umsetzung einer Alternative erforderlich? Wie viel wird sie kosten? Wie lange wird sie dauern? Ist eine zusätzliche Ausbildung erforderlich?
Unterbrechung: Welche Prozesse werden während der Umstellung betroffen sein? Wie wird sich dies auf das Geschäft auswirken?
Verbesserungsvorschläge
Schlagen Sie auf der Grundlage Ihrer Analyse Verbesserungen vor. Dies könnte eine einfache Umstellung von der Verwendung von Tabellenkalkulationen auf ClickUp Vorlagen für das Onboarding sein. Es könnte auch eine abschließende Überarbeitung des gesamten Systems sein. Welche Verbesserungen Sie auch immer vorschlagen, dokumentieren Sie sie gründlich.
Listen Sie alle Änderungen auf: Listen Sie alle Änderungen auf, die Sie vorschlagen, egal wie klein oder groß sie sind. Geben Sie dabei einen Überblick über den derzeitigen Prozess und beschreiben Sie den vorgeschlagenen Prozess. Heben Sie die Änderungen hervor.
Prioritäten setzen: Es ist nie eine gute Idee, alles gleichzeitig zu ändern. Setzen Sie Prioritäten für die Dinge, die Sie ändern wollen, und erledigen Sie sie nacheinander.
Zeitleisten festlegen: Beginnen Sie mit den Schritten, die sofort geändert werden müssen, und erweitern Sie sie schrittweise. Erstellen Sie einen
aufgeschlüsselt in Aufgaben, die jede Woche, jeden Monat, jedes Quartal oder jedes Jahr abgeschlossen werden müssen. Dies hilft auch, die Prozessverbesserungen zu beobachten und etwaige Anomalien zu korrigieren.
ClickUp's Gantt-Diagramm-Ansicht
erstellt automatisch eine Zeitleiste, die auf den Aufgaben und Terminen basiert, die Sie im Projektmanagement tool eingestellt haben.
ClickUp's Gantt-Diagramm-Ansicht zur Umsetzung von Prozessverbesserungen
ROI messen: Jede Veränderung ist mit Kosten verbunden. Dokumentieren Sie daher alle Kosten, die mit der Umsetzung Ihrer Verbesserungen verbunden sind. Zeigen Sie auch den Return on Investment für jeden Fall.
Beginnen Sie mit dem Änderungsmanagement: Niemandem gefällt eine Veränderung, wenn sie ihm nicht nützt. Entwickeln Sie also eine Strategie für das Änderungsmanagement und holen Sie alle Beteiligten an Bord. Erklären Sie ihnen Ihren Vorschlag und holen Sie ihre Zustimmung ein. Hören Sie sich das Feedback an und passen Sie es entsprechend an.
Anreize für Veränderungen schaffen: Auch wenn Sie noch so viel Aufwand betreiben, müssen die Teams mitspielen. Aktualisiert das Vertriebsteam das CRM nicht regelmäßig? Binden Sie vierteljährliche Anreize an CRM-Aktualisierungen. Einige Mitglieder des Teams sind mit der neuen Technologie nicht einverstanden? Ermitteln Sie die Befürworter innerhalb des Teams und unterstützen Sie sie.
Behalten Sie die neuen Business-Prozesse im Auge
Jede Initiative zur Prozessverbesserung ist nur dann erfolgreich, wenn sie zyklisch verläuft. Der letzte Schritt besteht also darin, zum ersten Schritt zurückzukehren.
Sobald Sie die Änderung umgesetzt haben, kehren Sie zum ersten Schritt zurück und beginnen mit der Analyse der neuen Prozesse.
- Hatte die Verbesserung die gewünschte Wirkung?
- Haben sich die Metriken verbessert?
- Gibt es weitere Lücken, die durch den neuen Prozess entstanden sind?
Von hier aus können Sie Ihre Strategie zur kontinuierlichen Verbesserung entwickeln.
Business Process Analysis in Action mit einer ClickUp-Vorlage
Wenn Sie neu im Bereich der Prozessanalyse sind oder optimieren möchten, wie Sie sie jetzt durchführen, ist die ClickUp Vorlage für Prozessaudit und -verbesserung ist ein hervorragender Startpunkt.
Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse durch Qualitätsprüfungen, Analysen und Änderungsmanagement mit der ClickUp Vorlage für Prozessaudits
Kategorisieren: Verwenden Sie die Vorlage, um Ihre Aufgaben zur Prozessanalyse nach Prozess, Ressourcen, Management und Überwachung zu kategorisieren. Zum Beispiel wird die Aufgabe zur Sauberkeit unter Ressourcen und die Metriken für den Erfolg unter Management aufgelistet.
Dies hilft Ihnen bei der Zuweisung von Eigentümern, der Verwaltung von Aktivitäten und der Nachverfolgung von Fortschritten bei jeder Aufgabe.
Audit-Score zuweisen: Sie können für jede Aufgabe einen Audit-Score zuweisen, der auf Ihren Beobachtungen basiert. Wenn z. B. die einem Teil des Prozesses zugewiesenen Ressourcen nicht angemessen sind, können Sie dafür eine Note vergeben.
Die Vorlage bietet Optionen wie Einhaltung der Vorschriften, Verbesserungsmöglichkeiten, geringfügige Nichteinhaltung und erhebliche Nichteinhaltung. Sie können die Vorlage benutzerdefiniert anpassen, je nachdem, wie Sie die einzelnen Aufgaben bewerten möchten.
Nachweise hochladen: Keine Business-Prozess-Analyse ist abgeschlossen, wenn Sie Ihre Beobachtungen nicht belegen können. Mit dieser Vorlage können Sie Nachweise in Form von Fotos, Screenshots oder Dokumenten hochladen.
Verwalten Sie das Projekt: Weisen Sie Benutzer zu, legen Sie Fälligkeitsdaten fest, fügen Sie Elemente für Aktionen hinzu und arbeiten Sie gemeinsam an Kommentaren. Verwenden Sie die Ansicht "Audit Scores Board", um den Status der einzelnen Aufgaben zu sehen. Verwenden Sie die Ansicht der Liste "Aufmerksamkeit erforderlich", um Aufgaben mit hoher Priorität zu überwachen.
Verwalten Sie die Prozessanalyse als Projekt direkt in ClickUp.
Analysieren und optimieren Sie Ihre Prozesse mit ClickUp
Gutes Projektmanagement ist mehr als nur Aufgabenmanagement. Es gibt jedem Mitglied des Unternehmens die Informationen, Tools und Prozesse an die Hand, mit denen es seine Arbeit am besten erledigen kann.
Ein wichtiger Bestandteil eines guten Projektmanagements, unabhängig von der Größe des Teams oder der Branche, ist die regelmäßige Analyse der Prozesse und deren kontinuierliche Verbesserung.
Doch Projekt Teams haben heutzutage weder die Zeit noch die Ressourcen, um regelmäßige Geschäftsprozessanalysen durchzuführen. Unter der Intensität ihrer täglichen Aktivitäten gerät die Prozessanalyse in den Hintergrund.
Nun, das sollte sie nicht. Die verschiedenen Vorlagen für die Prozessanalyse von ClickUp helfen Ihnen, Ihre Reise zu beschleunigen und Ideen in die Tat umzusetzen.
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