Prozessanalyse: Erschließen Sie Effizienz für Ihr Team

Prozesse existieren unabhängig davon, ob Sie sie bewusst gestalten oder nicht. Wenn Sie jemandem eine Aufgabe zuweisen, erstellt diese Person ihren eigenen Prozess, den sie wiederholt anwendet, um sich die Arbeit zu erleichtern.

Als ich gebeten wurde, diesen Artikel zu schreiben, öffnete ich ein Google Doc, kopierte und fügte die Gliederung ein, begann mit der Recherche für jeden Abschnitt, schrieb, durchführte die Bearbeitung, korrigierte, fügte die Hyperlinks hinzu und schickte ihn zur Genehmigung. Wenn Sie ein Dutzend Autoren hätten, hätten Sie wahrscheinlich ein Dutzend Prozesse.

Um jedoch als Marke Konsistenz beim Verfassen, der Bearbeitung, dem Veröffentlichen und der Verteilung zu gewährleisten, können wir uns nicht ein Dutzend Prozesse leisten. Wir brauchen einen einheitlichen Prozess.

Sie benötigen eine gründliche Prozessanalyse, um einen effizienten, effektiven und einheitlichen Workflow einzurichten. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie das bewerkstelligen können!

Was ist Prozessanalyse?

Prozessanalyse ist der systematische Ansatz zum Verständnis und zur Dokumentation der internen Abläufe von Geschäftsaktivitäten. Gemäß der Denkschule des Geschäftsprozessmanagements [BPM] ist die Prozessanalyse ein wichtiger Bestandteil der kontinuierlichen Verbesserung.

Der Hauptzweck der Prozessanalyse besteht darin, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Um dies zu erreichen, untersucht eine Geschäftsprozessanalyse in der Regel:

Sobald dies beobachtet und dokumentiert ist, suchen BPM-Teams nach Möglichkeiten, die Prozesseffizienz zu verbessern, ohne die laufende Arbeit zu stören.

Prozessanalysen sind keine einmalige Angelegenheit. Tatsächlich sollten sie regelmäßig durchgeführt werden, um eine kontinuierliche Verbesserung zu unterstützen. Hier erfahren Sie warum.

Vorteile der Prozessanalyse

Eine gute, kontinuierliche und strategische Prozessanalyse kann einem Geschäft in vielerlei Hinsicht helfen, unter anderem durch die Steigerung des Gewinns. Hier erfahren Sie, wie.

Bestehende Systeme verstehen: Die Analyse von Business-Prozessen ist eine hervorragende Möglichkeit, um eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation vorzunehmen. Sie hilft dabei, die Effizienz und Effektivität zu messen, indem sie Antworten auf Fragen wie die folgenden liefert:

Identifizieren von Verbesserungsmöglichkeiten: Sobald Sie Ihren bestehenden Prozess verstanden haben, können Sie auch Lücken identifizieren und schließen. Sie können Entscheidungen auf der Grundlage von Daten statt auf der Grundlage von Intuition treffen. Dies ist natürlich der direkteste und offensichtlichste Vorteil der Prozessanalyse.

Operative Effizienz steigern: Es ist üblich, dass verschiedene Teams ihre eigenen Prozesse verwenden. Beispielsweise nutzt das Vertriebsteam Salesforce, um Interaktionen aufzuzeichnen, der Kundenerfolg nutzt ClickUp, um Beziehungen zu verwalten, und das Marketing nutzt HubSpot, um den Fortschritt zu verfolgen. Dadurch können viele Informationen verloren gehen.

Eine gute Workflow-Analyse ermöglicht eine bessere Integration zwischen diesen Systemen und erleichtert einen nahtlosen Prozessablauf.

Senkung der Betriebskosten: Die Analyse von Geschäftsprozessen identifiziert Redundanzen, Engpässe und Ineffizienzen. Die Betriebsleiter können diese dann beseitigen, um die Kosten für Materialbeschaffung, Energieverbrauch und Arbeitskräfte in der Phase der Projektentwicklung zu senken.

Steigerung der Kundenbindung: Kunden schätzen ein einheitliches Erlebnis. Die Analyse von Geschäftsprozessen trägt dazu bei, dies zu erreichen. Genauer gesagt hilft sie Unternehmen dabei, Probleme und Mängel in ihrer Kundenerfahrung zu identifizieren und Workflows zu optimieren.

Wenn Sie Ihre Prozesse im Blick haben, können Sie wiederkehrende Probleme erkennen und proaktiv Lösungen entwickeln. Außerdem können Sie Clients im Voraus über bevorstehende Probleme informieren und so Vertrauen aufbauen.

Compliance: Kein Unternehmen beabsichtigt, gegen Vorschriften zu verstoßen. Ohne kontinuierliche Überwachung und Aufmerksamkeit werden Compliance-Probleme jedoch manchmal übersehen.

Eine regelmäßige Analyse der Geschäftsprozesse verhindert dies und schützt Unternehmen vor behördlichen Strafen und Rechtsstreitigkeiten.

Bessere Mitarbeitererfahrung: Nicht nur Kunden profitieren von der Analyse von Geschäftsprozessen. Effiziente Prozesse führen zu einer geringeren Workload und damit zu einer höheren Zufriedenheit. Motivierte Mitarbeiter arbeiten härter, besser und erzielen höhere Gewinne.

Wettbewerbsvorteil: In einem hart umkämpften Markt besteht der eigentliche Wettbewerbsvorteil darin, wie Sie Dinge zu erledigen. Die Prozessanalyse hilft Ihnen dabei, Ihre Prozesse zu überwachen, zu bewerten und zu optimieren, um Ihren Wettbewerbsvorteil zu sichern.

Nachdem Sie nun wissen, warum Sie eine Prozessanalyse benötigen, sehen wir uns die verschiedenen Arten und die Durchführung einer solchen Analyse an.

Arten der Prozessabbildung

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei der Prozessabbildung um eine Technik, mit deren Hilfe der Prozessablauf visuell dargestellt werden kann. Sie vermittelt ein Bild davon, wie ein Prozess durchgeführt wird, welche Schritte dazu gehören, wer die Beteiligten sind und wie lange er dauert.

Eine Prozesskarte bietet eine umfassende Ansicht über alles, was beteiligt ist, und hilft den Teams im Geschäftsbetrieb, potenzielle Verbesserungen zu simulieren.

Sie können Ihre Prozesskarte auf verschiedene Arten erstellen. Einige der am häufigsten verwendeten Methoden sind die folgenden.

Grundlegendes Flussdiagramm

Die beliebteste und am häufigsten verwendete Prozessdarstellung ist das Flussdiagramm, das aus Boxen und Pfeilen besteht, um einen Ablauf visuell darzustellen. Nur weil es einfach ist, bedeutet das nicht, dass es ein Limit hat.

Mit einem Flussdiagramm können Sie komplexe Prozesse mit mehreren Abhängigkeiten und Verknüpfungen abbilden. Es kann Schritte, Entscheidungen und mehrere Pfade enthalten. Es kann auch zu vorherigen Schritten zurückkehren, wenn eine Bedingung nicht erfüllt ist. Sie können aus verschiedenen Flussdiagramm-Vorlagen in Word, PowerPoint, Excel oder ClickUp wählen.

Die ClickUp-Prozessablaufdiagrammvorlage visualisiert als Beispiel einen Einstellungsprozess. Von der Anfrage eines Personalverantwortlichen nach einer neuen Ressource bis zur Unterbreitung eines Angebots umfasst dieses Diagramm alle Schritte, Beteiligten und den Flow von einem Schritt zum nächsten.

Am besten geeignet für: Komplexe sequenzielle Prozesse, die mehrere Entscheidungen umfassen.

Swimlane-Diagramm

Ein Swimlane-Diagramm ist eine Verbesserung des grundlegenden Flussdiagramms. Es verwendet die Form eines Schwimmbeckens, um den Geschäftsprozess visuell darzustellen, und unterteilt das Projekt in Bahnen für jedes beteiligte Team/jede beteiligte Person.

Das Swimlane-Flussdiagramm hilft dabei, alle Projektbeteiligten an Bord zu holen und effektiv zusammenzuarbeiten. Es trägt zur Optimierung des Workflows bei, indem es Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar abgrenzt. Diese werden häufig in Engineering-Teams für die kontinuierliche Integration/kontinuierliche Entwicklung [CI/CD] bei der Bereitstellung inkrementeller Codeänderungen verwendet.

Am besten geeignet für: Funktionsübergreifende Teams, die an einem einzigen Prozess arbeiten

Wertstromanalyse

Wertstromanalysen helfen dabei, Ineffizienzen in einem Prozess zu identifizieren und wertschöpfende von nicht wertschöpfenden Teilen klar zu unterscheiden. Wertstromanalysen werden in der Regel in Produktteams eingesetzt und erleichtern vier verschiedene Schritte:

Das Hauptziel von Wertstromanalysen besteht darin, Veränderungen zu entwickeln, die zu Einsparungen bei Kosten, Zeit und Ressourcen führen.

Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für Wertstromanalysen, um den Prozess zu entwerfen, Notizen zu hinterlassen, Anhänge zu erstellen und Ziele zu definieren, um Ihre Liefer- und Versandlogistik zu skizzieren. Sie können direkt in der Vorlage Verbesserungsaufgaben erstellen und zuweisen.

Das entspricht nicht Ihren Anforderungen? Wir haben noch viel mehr zu bieten. Sehen Sie sich die zehn besten Vorlagen für Wertstromanalysen an, um die Prozesse Ihres Teams zu verbessern.

Am besten geeignet für: Teams, die Prozesse vom Produkt bis zur Auslieferung entwerfen

SIPOC

SIPOC steht für Lieferanten, Inputs, Prozesse, Outputs und Kunden. Im Rahmen der Six-Sigma-Methodik definiert SIPOC die Grenzen und den Umfang eines End-to-End-Prozesses.

Der größte Vorteil dieser Methode ist ihre Kundenorientierung. Um dies widerzuspiegeln, verwenden einige Experten auch den Begriff COPIS, der den Kunden in den Mittelpunkt stellt.

Am besten geeignet für: Geschäfte, die Schritte und entsprechende Stakeholder abgrenzen möchten

Geschäftsprozessmodell und -notation [BPMN]

Das von der Object Management Group entwickelte Geschäftsprozessmodell und -notion ist ein detailliertes Flussdiagramm zur Abbildung komplexer und miteinander verbundener Geschäftsprozesse.

Wie ein Flussdiagramm umfasst sie Phasen für Ereignisse, Aktivitäten, Flows und Übergänge. Unter jeder Phase gibt es mehrere Symbole.

Ein Gateway kann beispielsweise exklusiv, inklusiv, basierend auf Ereignissen, parallel oder eine Kombination aus diesen sein, wobei jedes Symbol seine eigene Bedeutung hat. Der Flow kann als Sequenzflow, Nachrichtenflow, Assoziation oder Datenassoziation bezeichnet werden.

Mit diesem Detaillierungsgrad bietet BPMN allen Beteiligten genügend Details, um eine präzise Umsetzung zu ermöglichen.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die Prozesse durchgängig abbilden; besonders nützlich für Software-Entwicklungs-Teams

So führen Sie eine Prozessanalyse durch

Prozessanalysen müssen konsistent, strategisch und zyklisch sein. Sehen wir uns an, wie Sie dies in Ihrem Unternehmen umsetzen können.

Umfang und Zweck definieren

Sie müssen zwar alle sechs Monate eine Prozessanalyse durchführen, aber Umfang und Zweck sind nicht jedes Mal gleich. Je nach Reifegrad des zu analysierenden Prozesses kann dies sehr unterschiedlich sein.

Beginnen Sie also damit, Folgendes zu definieren.

Umfang: Welche Prozesse werden Sie analysieren? Wie weit reicht die Analyse?

Als Verantwortlicher für den Kundenerfolg könnten Sie beispielsweise die gesamte Customer Journey nach dem Kauf analysieren. Dazu nehmen Sie eine Stichprobe von Kunden, untersuchen die Schritte und Meilensteine ihrer Customer Journey, hören sich 1–2 Anrufe an und befragen einige Kundenerfolgsmanager.

Andererseits könnten Sie eine eingehende Analyse der monatlichen Kundenbewertungen durchführen. In diesem Fall hören Sie sich alle Kundenbewertungsgespräche eines bestimmten Zeitraums an. Sie machen sich ein genaueres Bild davon, wie sich der Kunde gefühlt hat, was seine Hauptbeschwerde war oder welche Lösung er sich wünscht.

Zweck: Was suchen Sie? Welche Maßnahmen würden Sie aufgrund der Ergebnisse ergreifen?

Der unmittelbare Zweck jeder Prozessanalyse besteht natürlich darin, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Einige Verbesserungen können jedoch mit höheren Kosten verbunden sein, andere können länger dauern oder sich auf andere Bereiche des Unternehmens auswirken. Überlegen Sie sich vor Beginn, welche Ziele Sie verfolgen.

Bringen Sie ein Team zusammen

Eine gute Prozessanalyse erfordert die richtigen Experten. Stellen Sie ein Team von Analysten zusammen, die:

Schaffen Sie eine kollaborative Umgebung, in der Ihre Mitarbeiter ihre Beobachtungen diskutieren und debattieren können. Die ClickUp Aufgabe und die Kommentarfunktion eignen sich hervorragend dafür.

Verstehen Sie den aktuellen Stand

Beginnen Sie mit einer qualitativen Analyse. Konzentrieren Sie sich bei der Überprüfung bestehender Prozesse sowohl auf das „Wie” als auch auf das „Warum”. Beispielsweise könnten Sie feststellen, dass Kundenbeschwerden derzeit in einer Tabelle erfasst werden. Fragen Sie nach dem Grund dafür. Möglicherweise gibt es einen geschäftlichen Grund für diese Vorgehensweise.

Gehen Sie die Analyse der Geschäftsprozesse unvoreingenommen und ohne Vorurteile an. Hören Sie zu und sammeln Sie so detaillierte Informationen wie möglich.

Sobald Sie den Prozess klar verstanden haben, fahren Sie mit der quantitativen Analyse fort. Sammeln Sie Schlüssel-Leistungsindikatoren zu einigen der folgenden Punkte:

In dieser Phase können Sie auch verschiedene Tools und Methoden zur Prozessdarstellung nutzen, um Ihren aktuellen Stand zu visualisieren. Einige Beispiele und Vorschläge finden Sie im nächsten Abschnitt.

Analysieren Sie sorgfältig und überlegt

Sobald Sie alle Daten haben, analysieren Sie sie im Kontext. Untersuchen Sie jeden Schritt des Prozesses auf Ineffizienzen, Abhängigkeiten und Redundanzen. Dies könnte sein:

Bevor Sie Verbesserungen vorschlagen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen.

Benchmarking: Wie schneiden andere Teams/Abteilungen/Unternehmen bei ähnlichen Prozessen ab?

Auswirkungsstudie: Wenn ein alternativer Schritt/eine alternative Methode vorgeschlagen wird, welche Auswirkungen hat dies auf das Team und die Organisation insgesamt?

Ressourcenanalyse: Was wäre erforderlich, um eine Alternative umzusetzen? Wie viel würde das kosten? Wie lange würde es dauern? Sind zusätzliche Schulungen erforderlich?

Störung: Welche Prozesse sind während der Umstellung betroffen? Wie wirkt sich dies auf das Geschäft aus?

Vorschläge für Verbesserungen

Schlagen Sie auf der Grundlage Ihrer Analyse Verbesserungen vor. Dies kann eine einfache Umstellung von der Verwendung von Tabellenkalkulationen auf ClickUp-Vorlagen sein. Es kann sich aber auch um eine komplette Überarbeitung des gesamten Systems handeln. Welche Verbesserungen Sie auch vorschlagen, dokumentieren Sie diese gründlich.

Erstellen Sie eine Liste aller Änderungen: Erstellen Sie eine Liste aller von Ihnen vorgeschlagenen Änderungen, egal wie klein oder groß sie sind. Dokumentieren Sie dabei den aktuellen Prozess und beschreiben Sie den vorgeschlagenen Prozess im Detail. Heben Sie die Änderungen hervor.

Setzen Sie Prioritäten: Es ist niemals eine gute Idee, alles gleichzeitig zu ändern. Priorisieren Sie die Dinge, die Sie ändern möchten, und erledigen Sie sie nacheinander.

Legen Sie Zeitleisten fest: Beginnen Sie mit den Schritten, die sofortige Änderungen erfordern, und erweitern Sie diese schrittweise. Erstellen Sie eine Zeitleiste für das Projekt, die in Aufgaben unterteilt ist, die jede Woche, jeden Monat, jedes Quartal oder jedes Jahr abgeschlossen werden müssen. Dies hilft auch dabei, die Prozessverbesserungen zu beobachten und etwaige Anomalien anzupassen.

Die Gantt-Ansicht von ClickUp erstellt automatisch eine Zeitleiste auf der Grundlage der Aufgaben und Fristen, die Sie im Projektmanagement-Tool festgelegt haben.

Messen Sie den ROI: Jede Veränderung ist mit Kosten verbunden. Dokumentieren Sie daher alle Kosten, die mit der Umsetzung Ihrer Verbesserungen verbunden sind. Zeigen Sie außerdem den Return on Investment für jeden einzelnen Fall auf.

Beginnen Sie mit dem Änderungsmanagement: Niemand mag Veränderungen, es sei denn, sie kommen ihm zugute. Erstellen Sie daher eine Strategie für das Änderungsmanagement und beziehen Sie alle Beteiligten mit ein. Erläutern Sie ihnen Ihren Vorschlag und holen Sie sich ihre Zustimmung ein. Hören Sie sich das Feedback an und passen Sie sich entsprechend an.

Schaffen Sie Anreize für Veränderungen: Selbst Ihr bester Aufwand erfordert die Mitarbeit der Teams. Aktualisiert das Vertriebsteam das CRM nicht regelmäßig? Verknüpfen Sie vierteljährliche Anreize mit CRM-Aktualisierungen. Einige Mitglieder des Teams mögen die neue Technologie nicht? Identifizieren Sie Vorreiter innerhalb des Teams und schließen Sie sich mit ihnen zusammen.

Behalten Sie die neuen Geschäftsprozesse im Auge

Jede Initiative zur Prozessverbesserung ist nur dann erfolgreich, wenn sie zyklisch ist. Der letzte Schritt ist also die Rückkehr zum ersten Schritt.

Nachdem Sie die Änderung umgesetzt haben, kehren Sie zu Schritt eins zurück und beginnen Sie mit der Analyse der neuen Prozesse.

Entwickeln Sie auf dieser Grundlage Ihre Strategie zur kontinuierlichen Verbesserung.

Geschäftsprozessanalyse in Aktion mit einer ClickUp-Vorlage

Wenn Sie noch keine Erfahrung mit Prozessanalysen haben oder Ihre derzeitigen Abläufe optimieren möchten, ist die ClickUp-Vorlage für Prozessprüfungen und -verbesserungen ein guter Ausgangspunkt.

Kategorisieren: Verwenden Sie die Vorlage, um Ihre Prozessanalyseaufgaben nach Prozessen, Ressourcen, Management und Überwachung zu kategorisieren. Beispielsweise werden Aufgaben im Zusammenhang mit Sauberkeit unter „Ressourcen” und Metriken für den Erfolg unter „Management” aufgeführt.

Dies hilft Ihnen dabei, Prozess-Eigentümer zuzuweisen, Aktivitäten zu verwalten und die Nachverfolgung des Fortschritts jeder Aufgabe durchzuführen.

Audit-Bewertung vergeben: Sie können für jede Aufgabe eine Audit-Bewertung auf der Grundlage Ihrer Beobachtungen vergeben. Wenn beispielsweise die einem Teil des Prozesses zugewiesenen Ressourcen nicht ausreichen, können Sie dafür eine Bewertung vergeben.

Die Vorlage bietet Optionen wie „Konformität“, „Verbesserungsmöglichkeiten“, „geringfügige Nichtkonformität“ und „erhebliche Nichtkonformität“. Sie können diese Optionen benutzerdefiniert anpassen, je nachdem, wie Sie die einzelnen Aufgaben bewerten möchten.

Beweise hochladen: Keine Geschäftsprozessanalyse ist abgeschlossen, wenn Sie Ihre Beobachtungen nicht belegen können. Mit dieser Vorlage können Sie Beweise in Form von Fotos, Screenshots oder Dokumenten hochladen.

Verwalten Sie das Projekt: Weisen Sie Benutzer zu, legen Sie Fälligkeitsdaten fest, fügen Sie Aktionspunkte hinzu und arbeiten Sie gemeinsam an Kommentaren. Verwenden Sie die Ansicht „Audit-Punktestand“, um den Status jeder Aufgabe anzuzeigen. Verwenden Sie die Listenansicht „Zu beachtende Aufgaben“, um Aufgaben mit hoher Priorität zu überwachen.

Verwalten Sie die Prozessanalyse als Projekt direkt in ClickUp.

Analysieren und optimieren Sie Ihre Prozesse mit ClickUp

Gutes Projektmanagement ist mehr als nur Aufgabenmanagement. Es versorgt jedes Mitglied des Unternehmens mit den Informationen, Tools und Prozessen, die es benötigt, um seine Arbeit bestmöglich zu erledigen.

Ein wichtiger Bestandteil eines guten Projektmanagements, unabhängig von der Größe des Teams oder der Branche, ist die regelmäßige Prozessanalyse und kontinuierliche Verbesserung.

Allerdings haben Projektteams heutzutage weder die Zeit noch die Ressourcen, um regelmäßig Geschäftsprozessanalysen durchzuführen. Angesichts der Intensität ihrer täglichen Aktivitäten tritt die Prozessanalyse in den Hintergrund.

Das sollte es auch nicht. Die verschiedenen Prozessanalysevorlagen von ClickUp helfen Ihnen dabei, Ihren Weg zu beschleunigen und Ideen in die Tat umzusetzen.

Probieren Sie ClickUp noch heute kostenlos aus und sehen Sie selbst, wie es Ihre Prozesse verbessern kann.