Wann immer Sie an einem strategischen Meeting teilnehmen – sei es unternehmensweit oder innerhalb Ihres Teams – sind Sie wahrscheinlich schon einmal auf Folien gestoßen, die Objectives and Key Results (OKRs) und Key Performance Indicators (KPIs) dokumentieren.
Geschäftsleute setzen aus gutem Grund auf sie – sie bieten einen datengestützten, quantitativen Ansatz für den Leistungsmanagementprozess.
79 % der Unternehmen entwerfen und implementieren jährlich KPIs.
Aber hier ist die große Frage: Wann sollten Sie OKRs verwenden und wann KPIs?
In diesem Blogbeitrag erläutern wir die Schlüssel-Unterschiede (mit Beispielen aus der Praxis) und zeigen Ihnen, wie Sie beide in Ihre Prozesse integrieren können, um eine maximale Wirkung zu erzielen.
Was ist ein OKR?
OKR (Objectives and Key Results) bezeichnet ein Rahmenwerk zur Zielsetzung, das von Organisationen (und Teams) verwendet wird, um Ziele zu definieren und die Leistung zu messen.
Im Allgemeinen besteht ein OKR aus drei Komponenten:
- Ziel: Eine qualitative Aussage, die beschreibt, was Sie erreichen möchten.
- Wichtige Ergebnisse: Quantitative Metriken, die den Fortschritt in Richtung Ihres Ziels messen.
- Initiativen: Die Strategie (spezifische Projekte oder Aufgaben), die zum Erreichen der wichtigsten Ergebnisse beiträgt.
OKRs vermitteln ein Gefühl von Sinnhaftigkeit, Orientierung und Eigentümerschaft. Sie motivieren Teams dazu, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, ohne sich von den Dutzenden von Aufgaben mit geringer Priorität und geringer Wirkung auf ihrer Liste ablenken zu lassen.
Einige Szenarien, in denen OKRs gut als Werkzeug für die Arbeit dienen, sind:
- Vierteljährliche Planung: Sie helfen Teams dabei, Prioritäten zu setzen und sich auf die wichtigsten Initiativen innerhalb eines bestimmten Quartals zu konzentrieren.
- Strategische Initiativen: Der Einsatz von OKRs bei der Einführung neuer Projekte oder Initiativen kann Ihnen dabei helfen, klare Ziele zu setzen, die Transparenz zwischen funktionsübergreifenden Teams zu verbessern und sicherzustellen, dass alle auf dasselbe Endergebnis hinarbeiten.
- Leistungsbeurteilungen: Sie liefern messbare Datenpunkte für Leistungsbeurteilungen und ermöglichen so ein objektiveres und aufschlussreicheres Feedback ohne persönliche Vorurteile.
Und nun schauen wir uns an, wie Sie OKRs einrichten und deren Nachverfolgung vornehmen können:
- Beginnen Sie mit einem klaren Verständnis der Vision und der strategischen Ziele Ihres Unternehmens und verknüpfen Sie Ihre OKRs mit Ihrer übergeordneten Mission.
- Definieren Sie 2 bis 4 ehrgeizige und erreichbare Ziele, die widerspiegeln, was Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums (in der Regel vierteljährlich) erreichen möchten.
- Legen Sie für jedes Ziel 3 bis 5 messbare Schlüsselergebnisse (Metriken) fest, mit denen Sie den Fortschritt verfolgen können.
- Erstellen Sie einen umsetzbaren Plan, damit alle Team-Mitglieder verstehen, wie die OKRs mit den individuellen Verantwortlichkeiten in Einklang stehen.
- Überprüfen Sie regelmäßig den Fortschritt in Richtung der wichtigsten Ergebnisse durch wöchentliche oder zweiwöchentliche Meetings.
- Diskutieren Sie, was als Arbeit funktioniert hat und was nicht, und nutzen Sie diese Erkenntnisse, um zukünftige OKRs zu verfeinern.
Beispiele für OKRs
Nachdem wir nun OKRs und ihre Vorteile für Ihr Unternehmen besprochen haben, wollen wir uns einige konkrete OKR-Beispiele ansehen.
⚒️ Beispiel 1: Projektmanagement
- Ziel: Verbesserung der Effizienz bei der Projektabwicklung Schlüsselergebnis 1: Verkürzung der Projektdurchführungszeit um 20 % Schlüsselergebnis 2: Erreichen einer Projektbudgetabweichung von weniger als 5 % Schlüsselergebnis 3: Steigerung der Zufriedenheitsbewertung der Stakeholder auf mindestens 90 % Initiative: Verwendung von Projektmanagement-Software zur Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Fortschritten in Echtzeit Initiative: Erstellung wiederverwendbarer Vorlagen für Projektpläne, Risikobewertungen und Kommunikationspläne, um manuelle Arbeit zu reduzieren
- Wichtigstes Ergebnis 1: Verkürzung der Zeit, die für das Abschließen des Projekts benötigt wird, um 20 %
- Schlüssel-Ergebnis 2: Erreichen Sie eine Abweichung des Projektbudgets von weniger als 5 %.
- Schlüssel-Ergebnis 3: Steigern Sie die Zufriedenheit der Stakeholder auf mindestens 90 %.
- Initiative: Verwenden Sie Projektmanagement-Software zur Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Fortschritten in Echtzeit.
- Initiative: Erstellen Sie wiederverwendbare Vorlagen für Projektpläne, Risikobewertungen und Kommunikationspläne, um manuelle Arbeit zu reduzieren.
- Wichtigstes Ergebnis 1: Verkürzung der Zeit, um ein Projekt abzuschließen, um 20 %
- Schlüssel-Ergebnis 2: Erreichen Sie eine Abweichung des Projektbudgets von weniger als 5 %.
- Schlüssel-Ergebnis 3: Steigern Sie die Zufriedenheit der Stakeholder auf mindestens 90 %.
- Initiative: Verwenden Sie Projektmanagement-Software, um Aufgaben, Fristen und Fortschritte in Echtzeit zu verfolgen.
- Initiative: Erstellen Sie wiederverwendbare Vorlagen für Projektpläne, Risikobewertungen und Kommunikationspläne, um manuelle Arbeit zu reduzieren.
🔮 Beispiel 2: Strategische Planung
- Ziel: Ausbau der Marktpräsenz in Asien Schlüsselergebnis 1: Erreichen eines Marktanteils von 15 % in Asien innerhalb eines Jahres Schlüsselergebnis 2: Einführung von drei neuen Produkten, die auf den asiatischen Markt zugeschnitten sind Schlüsselergebnis 3: Aufbau von Partnerschaften mit fünf lokalen Vertriebspartnern Initiative: Start lokalisierter Marketingkampagnen in wichtigen asiatischen Märkten mit kulturell relevanten Botschaften Initiative: Analyse der Preise der Wettbewerber und Entwicklung einer wettbewerbsfähigen Preisstrategie, um neue Benutzer zu gewinnen
- Schlüssel-Ergebnis 1: Erreichen eines Marktanteils von 15 % in Asien innerhalb eines Jahres
- Wichtigstes Ergebnis 2: Einführung von drei neuen Produkten, die auf asiatische Märkte zugeschnitten sind
- Schlüssel-Ergebnis 3: Aufbau von Partnerschaften mit fünf lokalen Vertriebspartnern
- Initiative: Starten Sie lokalisierte Marketingkampagnen in Schlüssel-Asiatischen Märkten mit kulturell relevanten Botschaften.
- Initiative: Analysieren Sie die Preise Ihrer Mitbewerber und entwickeln Sie eine wettbewerbsfähige Preisstrategie, um neue Kunden zu gewinnen.
- Schlüssel-Ergebnis 1: Erreichen eines Marktanteils von 15 % in Asien innerhalb eines Jahres
- Schlüssel-Ergebnis 2: Einführung von drei neuen Produkten, die auf asiatische Märkte zugeschnitten sind
- Schlüssel-Ergebnis 3: Aufbau von Partnerschaften mit fünf lokalen Vertriebspartnern
- Initiative: Starten Sie lokalisierte Marketingkampagnen in Schlüssel-Asiatischen Märkten mit kulturell relevanten Botschaften.
- Initiative: Analysieren Sie die Preise Ihrer Mitbewerber und entwickeln Sie eine wettbewerbsfähige Preisstrategie, um neue Kunden zu gewinnen.
🎧 Beispiel 3: Leistung des Kundensupports
- Ziel: Verbesserung der Kundensupport-Erfahrung Schlüsselergebnis 1: Reduzierung der durchschnittlichen Antwortzeit auf Kundenanfragen um 30 % Schlüsselergebnis 2: Steigerung der Kundenzufriedenheit in Umfragen auf über 85 % Schlüsselergebnis 3: Mindestens 90 % der Support-Tickets beim ersten Kontakt lösen Initiative: Integration eines KI-gestützten Chatbots in Ihre Website, um sofortige Antworten auf Routine-Abfragen zu geben Initiative: Sicherstellung einer angemessenen Personalausstattung während der Stoßzeiten und Implementierung eines mehrstufigen Support-Systems zur Bearbeitung unterschiedlicher Kundenanfragen
- Wichtigstes Ergebnis 1: Reduzierung der durchschnittlichen Antwortzeit auf Kundenanfragen um 30 %
- Wichtigstes Ergebnis 2: Steigerung der Kundenzufriedenheits-Bewertungen in Umfragen auf über 85 %
- Wichtigstes Ergebnis 3: Mindestens 90 % der Support-Tickets beim ersten Kontakt lösen
- Initiative: Integrieren Sie einen KI-gestützten Chatbot in Ihre Website, um sofortige Antworten auf Routine-Abfragen zu geben.
- Initiative: Stellen Sie eine angemessene Personalausstattung während der Stoßzeiten sicher und implementieren Sie ein mehrstufiges Support-System, um unterschiedliche Arten von Kundenanfragen zu bearbeiten.
- Wichtigstes Ergebnis 1: Reduzierung der durchschnittlichen Antwortzeit auf Kundenanfragen um 30 %
- Schlüssel-Ergebnis 2: Steigerung der Bewertungen der Kundenzufriedenheit in Umfragen auf über 85 %.
- Wichtigstes Ergebnis 3: Mindestens 90 % der Support-Tickets beim ersten Kontakt lösen
- Initiative: Integrieren Sie einen KI-gestützten Chatbot in Ihre Website, um sofortige Antworten auf Routine-Abfragen zu geben.
- Initiative: Stellen Sie eine angemessene Personalausstattung während der Stoßzeiten sicher und implementieren Sie ein mehrstufiges Unterstützungs-System, um unterschiedliche Arten von Kundenanfragen zu bearbeiten.
📚 Lesen Sie auch: Die beste OKR-Software (Bewertungen und Preise)
Was ist ein KPI?
Key Performance Indicators (KPIs) sind eigenständige, quantifizierbare Metriken, die zeigen, wie effektiv ein Unternehmen ein bestimmtes Geschäftsziel erreicht. Beispiele für KPIs sind Umsatz, Kundenabwanderungsrate, Website-Traffic und Mitarbeiterfluktuation.
Es gibt zwei Arten von Leistungskennzahlen (KPIs): Vorlaufindikatoren (vorausschauende Metriken) und Nachlaufindikatoren (rückblickende Metriken).
Frühindikatoren können Unternehmen dabei helfen, zukünftige Leistungen zu prognostizieren, während Spätindikatoren Erkenntnisse auf der Grundlage vergangener Ergebnisse (Verlaufsdaten) liefern.
Es gibt Unternehmen, die KPIs in verschiedenen Einstellungen einsetzen:
- Finanzielle KPIs: Messen Sie die finanzielle Leistung, wie z. B. Umsatzwachstum oder Gewinnmargen.
- Operative KPIs: Bewerten Sie die operative Effizienz, wie z. B. Produktionskosten oder Zykluszeiten.
- Kunden-KPIs: Bewerten Sie die Kundenzufriedenheit und -bindung, z. B. anhand des Net Promoter Score (NPS) oder der Kundenbindungsrate.
- Mitarbeiter-KPIs: Überwachen Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter und überprüfen Sie deren Leistung, einschließlich Fluktuationsraten oder Mitarbeiterzufriedenheitswerte.
Hier finden Sie eine kurze Anleitung zur Implementierung von KPIs:
- Ziele identifizieren: Legen Sie fest, was Sie auf organisatorischer, abteilungsbezogener oder individueller Ebene erreichen möchten.
- Relevante KPIs auswählen: Wählen Sie KPIs, die mit Ihren Zielen übereinstimmen und umsetzbare Erkenntnisse liefern.
- Ziele festlegen: Legen Sie klare Ziele für jeden KPI fest, um den Erfolg zu definieren und zu messen.
- Daten sammeln: Implementieren Sie Systeme zum Sammeln und Analysieren von Daten zu den von Ihnen ausgewählten KPIs.
- Fortschritte überwachen: Überprüfen Sie regelmäßig die KPI-Leistung, um Fortschritte zu bewerten und notwendige Anpassungen vorzunehmen.
- Kommunizieren Sie Ergebnisse: Freigeben Sie KPI-Ergebnisse mit den Stakeholdern, um Transparenz und Verantwortlichkeit zu fördern.
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KPI-Beispiele
📌 Metriken zur Leistungsbewertung
- Umsatzerlöse: Misst die Gesamtzahl der geschlossenen Geschäfte und die von einem Mitarbeiter erzielten Umsatzerlöse.
- Kundenzufriedenheit: Misst den Grad der Zufriedenheit der Kunden mit dem Service eines Mitarbeiters – ihren CSAT-Wert.
- Teilnahme an Meetings: Misst die Teilnahme des Mitarbeiters an Meetings und Sitzungen.
📌 Metriken zur Geschäftleistung
- Umsatzwachstum: Misst den prozentualen Anstieg des Umsatzes über einen bestimmten Zeitraum.
- Kundenabwanderungsrate: Misst die Rate, mit der Kunden das Geschäft mit einem Unternehmen beenden.
- Marktanteil: Misst den Prozentsatz des Marktes, den ein Unternehmen bedient.
- Return on Investment (ROI): Misst die Rentabilität einer Investition.
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Der Unterschied zwischen OKRs und KPIs
Nachdem wir nun gesehen haben, wie OKRs und KPIs Ihrem Unternehmen individuell zugute kommen können und wie Sie sie einstellen können, wollen wir uns nun mit den Details befassen, um ihre unterschiedlichen Zwecke zu untersuchen.
| Aspekt | OKRs | KPIs |
| Ziel-Einstellung | Ehrgeizige, qualitative Ziele mit unterstützenden quantitativen Schlüsselergebnissen | Spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene (SMART) Metriken |
| Zweck | Definieren Sie die strategische Ausrichtung und regen Sie zum Handeln an. | Verfolgen Sie den Fortschritt bei der Erreichung bestimmter Ziele. |
| Umfang | Allgemeine Ziele | Eng gefasste, spezifische Metriken |
| Zeitrahmen | In der Regel vierteljährlich | Kann für verschiedene Zeiträume gelten – täglich, wöchentlich, monatlich und andere. |
| Flexibilität | Flexibler und anpassungsfähiger an sich ändernde Umstände, oft für längere Zeiträume festgelegt | Weniger flexibel |
Ziel-Einstellung
OKRs legen den Schwerpunkt auf qualitative, ehrgeizige, langfristige Ziele, die das Unternehmen inspirieren und herausfordern. Sie konzentrieren sich auf das, was das Unternehmen erreichen möchte, beispielsweise „Marktanteil steigern“ oder „Branchenführer in Sachen Kundenzufriedenheit werden“.
KPIs hingegen konzentrieren sich auf SMART-Metriken und wie Sie ein sehr spezifisches Ziel erreichen können, wie z. B. „die Website-Besuche bis zum nächsten Monat um 15 % zu steigern“.
🧠 Wissenswertes: Einige Experten bezeichnen OKRs als „KPIs mit Seele”, da sie Metriken mit Kontext und Zweck versehen und Ergebnisse direkt mit der Mission eines Unternehmens verknüpfen.
Zweck
OKRs sind ein leistungsstarkes Tool, um die strategische Ausrichtung zu definieren, zum Handeln zu motivieren und Teams innerhalb des Unternehmens aufeinander abzustimmen. Sie sorgen für ein gemeinsames Verständnis der Unternehmensziele, motivieren die Mitarbeiter und fördern eine Kultur der Verantwortlichkeit.
KPIs sind eher entscheidungsorientiert. Ihr Hauptzweck besteht darin, Fortschritte zu verfolgen, Leistungen zu messen und Verbesserungsmöglichkeiten innerhalb eines bestimmten Prozesses oder Aspekts des Geschäfts zu identifizieren und datengestützte Entscheidungen zu unterstützen.
Umfang
OKRs bieten in der Regel ein hochrangiges Rahmenwerk, das die allgemeine strategische Vision für das Unternehmen, das Team oder das Projekt vorgibt.
Ein OKR könnte beispielsweise lauten: „Marktanteil in Europa steigern“ oder „Ein neues Produkt auf den Markt bringen, das im ersten Quartal 10.000 Mal heruntergeladen wird“.
KPIs bieten detaillierte Einblicke in bestimmte Geschäftsbereiche wie Vertrieb, Marketing, Umsatz oder Mitarbeiterleistung. Sie konzentrieren sich auf engere, spezifischere Metriken, die eine detaillierte Ansicht der Leistung bieten.
Für ein Vertriebsteam könnten die KPIs im Zusammenhang mit dem OKR „Marktanteil in Europa steigern” ein Beispiel sein: „Umsatz in Europa um 15 % steigern” oder „Vertriebskanäle in drei neuen europäischen Ländern ausbauen”.
Zeitrahmen
OKRs funktionieren am besten, wenn sie langfristig geplant werden, in der Regel mindestens für ein Quartal. Dieser Zeitrahmen schafft ein Gleichgewicht zwischen kurzfristiger Fokussierung und langfristiger strategischer Ausrichtung und ermöglicht regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen, um das Unternehmen auf Kurs zu halten und an Veränderungen anzupassen.
KPIs hingegen sind flexibler. Sie benötigen lediglich einen Zeitrahmen und können über Tage, Wochen oder sogar Jahre hinweg einer Nachverfolgung unterzogen werden, wie beispielsweise die in den meisten Unternehmen weit verbreitete Metrik „Annual Recurring Revenue” (ARR, wiederkehrender Jahresumsatz).
👉🏼 Instance hilft der tägliche Website-Traffic dabei, kurzfristige Trends zu beobachten, während die Kundenabwanderungsrate in der Regel monatlich oder jährlich gemessen wird. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, die Leistung auf verschiedenen Detailebenen zu verfolgen und so Einblicke sowohl in unmittelbaren Fortschritt als auch in langfristige Trends zu gewinnen.
Flexibilität
OKRs sind von Natur aus flexibel und anpassungsfähig an die individuellen Bedürfnisse und Umstände jedes Unternehmens. Sie basieren auf den Zielen, der Mission und der Vision des Unternehmens. Diese Flexibilität ermöglicht Anpassungen, um sich ändernden Marktbedingungen, sich bietenden Chancen und unerwarteten Herausforderungen Rechnung zu tragen.
👉🏼 Wenn beispielsweise ein Wettbewerber ein disruptives neues Produkt auf den Markt bringt, kann ein Unternehmen seine OKRs schnell anpassen, um auf die neueste Bedrohung zu reagieren und seinen Wettbewerbsvorteil zu erhalten.
Andererseits sollten KPIs im Allgemeinen über einen längeren Zeitraum hinweg konsistent bleiben, um aussagekräftige Vergleiche von Leistungstrends zu gewährleisten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Häufige Änderungen an KPIs können die genaue Nachverfolgung des Fortschritts erschweren, die Ursachen von Leistungsproblemen zu identifizieren und die Auswirkungen von Verbesserungsinitiativen aufzuzeigen.
OKR vs. KPI vs. KRA
Ein weiteres Rahmenwerk, das oft mit OKR und KPI verwechselt wird, ist KRA (Key Result Areas). KRAs sind SMART-Ziele, die Unternehmen festlegen, um den Fortschritt und Erfolg in verschiedenen Rollen nachzuverfolgen. Sie listen die wichtigsten Verantwortlichkeiten auf, die mit einer bestimmten Aufgabe oder Rolle verbunden sind.
Zusammenfassend lässt sich sagen:
- KRAs definieren die Bereiche, in denen ein Unternehmen als Schlüssel hervorragen muss.
- OKRs setzen ehrgeizige Ziele in diesen Schlüsselbereichen
- KPIs verfolgen den Fortschritt bei der Erreichung dieser Ziele.
OKR vs. KPI vs. MBO
Ähnlich verhält es sich mit MBO (Management by Objectives), einem Rahmenwerk, das häufig zusammen mit KPIs und OKRs zur Nachverfolgung von Leistung eingesetzt wird. MBO ist ein Prozess, bei dem Manager und einzelne Mitglieder gemeinsam Ziele festlegen und dabei die individuellen Ziele mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang bringen.
👉🏼 Nehmen wir an, ein Marketingteam möchte die Markenbekanntheit für eine neue Linie umweltfreundlicher Sportbekleidung steigern:
- Das OKR wäre, die führende umweltfreundliche Sportbekleidungsmarke im Einzelziel zu werden.
- Der KPI würde den gesamten Website-Traffic aus allen Quellen messen.
- Das MBO wäre das individuelle Ziel für jedes Mitglied des Marketingteams, beispielsweise die Steigerung des Traffics um 25 % innerhalb des nächsten Quartals mithilfe von bezahlten Anzeigen.
📚 Lesen Sie auch: OKR vs. MBO
Integration von OKRs und KPIs im Projektmanagement
Indem Sie OKRs und KPIs in Ihr Projektmanagement integrieren, können Sie jedes einzelne Ihrer Projekte mit Ihrem übergeordneten Ziel verknüpfen. Gleichzeitig ermöglichen die durch KPIs gesammelten Daten eine datengestützte Entscheidungsfindung während des gesamten Projektlebenszyklus.
ClickUp, die Alles-App für die Arbeit, vereint alle Ihre Anforderungen an Zielsetzung, Nachverfolgung und Projektmanagement an einem Ort und macht die Leistungsüberwachung zum Kinderspiel.
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Die Prioritäten der ClickUp-Aufgabe verändern die Art und Weise, wie Sie komplexe Projekte visualisieren und angehen, indem sie wichtige Aufgaben leicht hervorheben. Mit den KI-gestützten Workflows und benutzerdefinierten Prioritätskennzeichnungen von ClickUp wissen Sie immer, was Sie zuerst angehen müssen.
Schauen wir uns an, wie Sie OKRs und KPIs in Ihrem Projektmanagement-System implementieren können.
1. Definieren Sie OKRs auf Projekt-Ebene
Beginnen Sie damit, die strategischen Gesamtziele Ihres Unternehmens und die relevanten OKRs auf Unternehmensebene zu überprüfen. Fragen Sie sich dann, wie ein bestimmtes Projekt zu diesem übergeordneten Ziel beitragen kann.
Sie können auch eine Brainstorming-Sitzung mit Ihrem Führungsteam durchführen, um Input zu potenziellen OKRs auf Projekt-Ebene zu sammeln. Denken Sie daran, dass das Ziel darin besteht, „ehrgeizige”, ergebnisorientierte Ziele zu setzen.
Mit ClickUp Dokumente können Sie wichtige Dokumente rund um den Zielprozess zentralisieren, während ClickUp Brain – die proprietäre KI von ClickUp – Ihnen dabei hilft, Ideen zu sammeln und relevante Ziele zu formulieren. Es kann auch Entscheidungen zu Zielen und Vorgaben zusammenfassen, sodass alle auf dem gleichen Stand sind.
Bitten Sie ClickUp Brain einfach, Ihre verschiedenen Dokumente zu überprüfen und OKRs vorzuschlagen, die Ihr übergeordnetes Ziel mit einem bestimmten Projekt in Verbindung bringen. Und voilà! Sie erhalten kontextbezogene Vorschläge, die Sie mithilfe von Eingabeaufforderungen weiter verfeinern können.
Wenn Sie sich für Ihre Ziele entschieden haben, bitten Sie die KI, ein druckfertiges Dokument zu erstellen, in dem Ihre Ziele und wichtigsten Ergebnisse erläutert werden, damit Sie es mit dem Rest Ihres Teams freigeben können.
📚 Lesen Sie auch: kostenlose Vorlagen für Ziel und Zielverfolgung für Excel und ClickUp
2. Identifizieren Sie relevante KPIs
Der nächste Schritt besteht darin, KPIs auszuwählen, mit denen Sie den Fortschritt in Richtung der für Ihre Ziele festgelegten Key Results berechnen können. Dadurch erhalten Sie wertvolle Einblicke in die Projektleistung, können Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und schließlich datengestützte Entscheidungen treffen, um den Erfolg des Projekts sicherzustellen.
💡 Profi-Tipp: Fragen Sie sich: "Zeigt dieser KPI wirklich, ob wir unserem Ziel näher kommen?" *Ein weiterer Tipp ist, zu komplexe oder schwer messbare KPIs zu vermeiden. Wählen Sie stattdessen Metriken, die leicht zu verstehen, zur Nachverfolgung und Interpretation sind.
3. Integrieren Sie Ihre OKRs und KPIs in Ihr Projektmanagement-Tool.
Sobald Sie sich für Ihre KPIs entschieden und die Genauigkeit ihrer Datenquelle überprüft haben, können Sie sie in Ihre Aufgaben und Projekte einbeziehen. Sie können als Beispiel die benutzerdefinierten ClickUp-Status wie „Im Plan“, „Verzögert“, „Nicht im Plan“ und mehr verwenden, um Ihre KPIs zu überwachen.
ClickUp bietet sogar kostenlose Vorlagen, die diesen Prozess vereinfachen, wie beispielsweise die ClickUp-OKR-Vorlage. Dieses äußerst intuitive Planungstool wurde entwickelt, um Teams dabei zu helfen, ihre OKRs effektiv festzulegen, zu verfolgen und zu erreichen.
Diese OKR-Vorlage enthält Folgendes:
- Planungskadenz: Hier werden die grundlegende Struktur und der Zeitplan für die OKR-Planung beschrieben, z. B. vierteljährliche oder halbjährliche Zyklen, um eine konsistente und zeitnahe Zielsetzung sicherzustellen.
- OKR-Listen: Mit diesen Listen können Teams große Ziele in spezifische, messbare Teilziele unterteilen und den Fortschritt in Richtung jedes Key Result nachverfolgen.
Die Vorlage enthält außerdem mehrere Benutzerdefinierte Felder, mit denen Sie Ihre OKRs kategorisieren und organisieren können. Für jede Aufgabe können Sie Tags wie „Ziel“, „Schlüsselresultat“, „Plan“ und „Ablauf“ hinzufügen.
Ebenso können Sie Aufgaben in eine bestimmte „Initiative” einteilen. Noch besser ist es, wenn ein Fortschrittsbalken die Fertigstellungsrate anhand der Anzahl der von Ihnen markierten Aktionspunkte nachverfolgt.
Nachdem Sie Ihr OKR-System erstellt haben, fügen Sie im nächsten Schritt Ihre KPIs hinzu. Dazu können Sie einige weitere Benutzerdefinierte Felder für Ihre Aufgaben hinzufügen:
- Zielwert: Feld zur Notiz des Zielwerts des KPI
- Istwert: Feld zur Notiz des aktuellen Istwerts des KPI
- Unterschied: Feld der Formel zur Angabe der Differenz zwischen Ziel- und Ist-Wert
- Fortschritt (%): Ein weiteres Feld der Formel zur Berechnung des Prozentsatzes des erreichten Einzelzielwerts.
In ClickUp können Sie die folgenden Codes verwenden, um diese Formel-Felder einzurichten:
- Unterschied: (Feld(„Zielwert”) – (Feld(„Istwert”)
- Fortschritt: CONCATENATE((feld(„Istwert”) / feld(„Zielwert”)) * 100, „%”)
Natürlich können Sie die KPI-Vorlage von ClickUp verwenden, um wichtige Leistungsindikatoren nahtlos festzulegen, zu überwachen und zu analysieren und so sicherzustellen, dass Ihr Team auf Kurs bleibt, um die Geschäftsziele zu erreichen. Passen Sie sie an Ihre Branche an und erhalten Sie Echtzeit-Einblicke in Leistungstrends.
Das kann diese Vorlage für Sie erledigen:
- Benutzerdefinierte KPI-Dashboards: Visualisieren Sie den Fortschritt mit dynamischen Diagrammen und Berichten.
- Automatisierte Nachverfolgung: Legen Sie mühelos Ziele fest und überwachen Sie die Leistung.
- Zusammenarbeit und Benachrichtigungen: Weisen Sie KPI-Eigentümer zu und erhalten Sie Echtzeit-Updates.
💡Profi-Tipp: Kombinieren Sie Ihre KPI-Nachverfolgung-Vorlage mit der SMART-Ziele-Vorlage von ClickUp, um klare, umsetzbare Ziele festzulegen, die mit Ihren Leistungskennzahlen übereinstimmen, und sicherzustellen, dass jedes Ziel spezifisch, messbar und wirkungsvoll ist!
4. Richten Sie Dashboards ein, um den Fortschritt zu verfolgen
Nachdem Sie nun Ihre OKRs und KPIs festgelegt haben, besteht der nächste Schritt darin, diese zu verfolgen. Am besten verwenden Sie dazu OKR-Dashboards und KPI-Fortschritt-Diagramme.
Diese konsolidieren Schlüssel-Metriken und Fortschritte an einem einzigen, leicht zugänglichen Speicherort, sodass Sie nicht verschiedene Tabellen, Berichte und Datenquellen durchforsten müssen.
In ClickUp steht Ihnen ein integriertes Feature zur Zielsetzung und -verfolgung zur Verfügung – ClickUp Goals –, mit dem Sie den Fortschritt zu Ihren Zielen in Echtzeit mithilfe anpassbarer Dashboards und Fortschrittsbalken überwachen können. Außerdem bietet es Ihnen zahlreiche Optionen zur Organisation Ihrer Daten, darunter:
- Fortschritt: Um den Fortschritt in Richtung der wichtigsten Ergebnisse und der gesamten Projektfertigstellung zu verfolgen.
- Gantt-Diagramme: Zur Visualisierung von Projekt-Zeitleisten und zur Identifizierung potenzieller Engpässe
- Kreisdiagramme: Zur Veranschaulichung der Aufteilung von Projekt-Aufgaben oder der Ressourcenzuweisung
- Nummer-Widgets: Zur Anzeige von KPIs wie ausgegebenes Budget, Kundenzufriedenheitswerte und Aufgabenabschlüsse
Diese visuellen Berichte können Ihnen dabei helfen, Stärken und Schwächen zu erkennen, potenzielle Risiken zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zu verschiedenen Aspekten Ihres Projekts zu treffen, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft.
📚 Lesen Sie auch: So führen Sie die Nachverfolgung des Fortschritts eines Projekts mit KPI-Scorecards durch
5. Überprüfen Sie den Fortschritt in regelmäßigen Zeiträumen.
Der letzte Schritt besteht darin, regelmäßige Check-ins (z. B. wöchentlich, zweiwöchentlich) zu planen, um den Fortschritt zu überprüfen. Während dieser Zeit können Sie die durch KPIs gesammelten Daten analysieren, um Schlüsselergebnisse anzupassen, Zeitleisten zu überarbeiten oder Ressourcen neu zuzuweisen.
Best Practices für OKR und KPI
Abschließend finden Sie hier einige Best Practices für die Einstellung und Verwaltung von OKRs:
- Setzen Sie sich ehrgeizige, aber erreichbare Ziele. Diese sollten die Mitarbeiter inspirieren und motivieren, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, ohne sie zu überfordern und letztendlich zu überlasten.
- Konzentrieren Sie sich auf eine kleine Anzahl von OKRs (in der Regel 2–4 Ziele mit jeweils 3–5 Schlüsseln pro Ergebnis), um Klarheit und Fokus zu gewährleisten.
- Fördern Sie kontinuierliches Feedback unter den Mitgliedern des Teams hinsichtlich ihres Fortschritts bei den OKRs. Dies kann dabei helfen, Hindernisse frühzeitig zu erkennen und eine gemeinsame Problemlösung zu ermöglichen.
Achten Sie bei der Einstellung von KPIs ebenfalls auf Folgendes:
- Wählen Sie Metriken mit sauberen und zuverlässigen Datenquellen und die quantifiziert sowie über einen längeren Zeitraum hinweg einer Nachverfolgung unterzogen werden können.
- Automatisieren Sie die KPI-Nachverfolgung , um Zeit zu sparen und genaue Ergebnisse zu erhalten.
- Verwenden Sie Dashboard und Diagramm, um KPI-Daten zu visualisieren und Trends und Muster zu erkennen.
Stellen Sie schließlich sicher, dass KPIs die Erreichung von OKRs unterstützen, indem Sie Metriken auswählen, die den Fortschritt in Richtung der Schlüsselergebnisse direkt messen. Diese Abstimmung schafft die perfekte Harmonie zwischen organisatorischer Ausrichtung und beschleunigtem Wachstum.
Richten Sie mit ClickUp KI-gestützte OKR- und KPI-Systeme ein.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass OKRs sich darauf konzentrieren, „was” Sie erreichen wollen und „warum” dies wichtig ist. Sie bieten einen Rahmen für ehrgeizige Zielsetzungen und strategische Ausrichtung.
KPIs konzentrieren sich darauf, „wie“ Sie Ihre Ziele erreichen. Sie liefern Daten zur Nachverfolgung von Leistungskennzahlen und zur Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten. In der Regel benötigen Sie für jedes Key Result einige KPIs, um den Fortschritt zu messen und Ihren OKR-Aufwand zu maximieren.
Dies kann zwar manuell erledigt werden, aber die Automatisierung vieler dieser Prozesse mithilfe eines Projektmanagements-Tools wie ClickUp kann die Effizienz erheblich steigern und den gesamten OKR-Prozess optimieren.
Sie können beispielsweise Aufgabenaktualisierungen basierend auf dem KPI-Fortschritt als Auslöser auslösen, die Leistung in Echtzeit mit übersichtlichen Diagrammen visualisieren und ClickUp Brain für Brainstorming und Routinearbeit als Auslöser nutzen – zwei Aufgaben, die oft am meisten Zeit in Anspruch nehmen. Das Ergebnis: weniger Aufwand und mehr Wirkung!
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