Wenn Sie beruflich mit der Verwaltung von Projekten zu tun haben, helfen Ihnen natürliches Organisationstalent und gute Planung nur bedingt weiter. Programme laufen selten perfekt - und das Wissen, wie man mit Herausforderungen umgeht, ist der Schlüssel.
Aus diesem Grund wenden sich viele Projektmanagement-Profis an das PMBOK, um ihre Effektivität zu maximieren und ihre Projektziele zu erreichen. PMBOK ist eine Abkürzung für Project Management Body of Knowledge und hat sich zu einer der wichtigsten Quellen für erfolgreiches Projektmanagement entwickelt. 🎯
Im Folgenden werden wir den Hintergrund des PMBOK erkunden, einige Projektmanagement-Methoden und -Prozesse vorstellen und einige Tipps für die erfolgreiche Umsetzung des PMBOK in Ihrem Arbeitsumfeld geben.
Was ist PMBOK im Projektmanagement?
Das Project Management Institute, kurz PMI, ist eine gemeinnützige Vereinigung von Projektmanagement-Fachleuten, die 1969\ gegründet wurde. Rechtlich als Project Management Institute, Inc. bekannt, wird es von den Mitgliedern geführt und überwacht die Industriestandards.
Das PMI definiert Projektmanagement wie folgt:
"
ist die Praxis des Einsatzes von Wissen, Fertigkeiten, Werkzeugen und Techniken zur Durchführung einer Reihe von Aufgaben, um einen Wert zu schaffen und ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen."
In den 1980er Jahren beschloss das PMI, einige grundlegende Standards für die Praxis des Projektmanagements aufzustellen. Zu diesem Zweck entwickelte es eine Sammlung von Terminologie, Projektmanagementprinzipien, Richtlinien und bewährten Verfahren. Dies ist bekannt als der Project Management Body of Knowledge. 📚
Der Projektmanagementplan und -rahmen beschreibt die wesentlichen Wissensbereiche und Prozessgruppen, aus denen sich der Projektlebenszyklus zusammensetzt. Innerhalb dieses Rahmens lässt er eine Reihe von Projektmanagement-Methoden zu, z. B. die Wasserfallmethode oder den agilen Ansatz.
Was ist der PMBOK® Guide?
Der PMBOK® Guide ist ein Projektmanagementbuch, das alle PMBOK-Prinzipien und -Praktiken dokumentiert und als Leitfaden für den Wissensbestand des Projektmanagements dient. Er wurde erstmals 1987 vom PMI als White Paper und dann 1996 in Buchform veröffentlicht.
Es gibt zwar viele
heutzutage ist dies die "Bibel" der Branche Der PMBOK® Guide wird von Projektmanagern auf der ganzen Welt gelesen und dann täglich angewandt, um ihnen zu helfen, ihre Projektergebnisse zu erreichen und mit
herausforderungen des Projektmanagements
. 🚧
Es ist erwähnenswert, dass diese Leitlinien aufgrund neuer Technologien, Marktveränderungen und veränderter Ansätze ständig weiterentwickelt werden. Die fünfte und sechste Ausgabe des PMBOK® Guide wurden 2013 bzw. 2017 veröffentlicht, sind aber bereits veraltet.
Dementsprechend ist der
wurde 2021 für den modernen Arbeitsplatz überarbeitet, wobei der Schwerpunkt auf Schnelligkeit, Innovation und Proaktivität liegt. Er wird jetzt auf Englisch und in 10 weiteren Sprachen veröffentlicht, darunter Spanisch, Französisch, Japanisch und Arabisch. 🌎
Während sich die sechste Ausgabe auf Wissensbereiche konzentrierte, ist die neueste Ausgabe des PMBOK Guide® in acht Projektleistungsbereiche gegliedert, und zwar
- Stakeholder
- Team
- Entwicklungsansatz und Lebenszyklus
- Planung
- Projektarbeit
- Lieferung
- Messung
- Ungewissheit
Der Praxisleitfaden enthält auch eine Reihe von Projektmanagementansätzen und bietet Tipps für die Anpassung von PM-Ansätzen und Projektmanagementprozessen.
Rolle des PMBOK im Projektmanagement
PMBOK setzt den Standard für Projektmanagement-Praktiken und gibt Fachleuten alle PM-Grundsätze und Werkzeuge, die sie für ein effektives Projektmanagement benötigen.
Es dient auch als Grundlage für professionelle Zertifizierungen, wie z. B.:
- Die EinstiegsstufeZertifizierte/r Mitarbeiter/in im Projektmanagementoder CAPM
- Die eher agile-spezifischePMI Agile Zertifizierte/r Praktiker/inoder PMI-ACP
- DieProjekt-Management-Fachmannoder PMP, für erfahrene Projektleiter
Die PMI-Standards sind hoch, so dass man diese Zertifizierung nicht auf die leichte Schulter nehmen sollte. Die PMP-Zertifizierung ist sowohl auf nationaler Ebene nach ISO/ANSI 17024 als auch auf internationaler Ebene nach ISO 9001 akkreditiert.
Um diese Spitzenzertifizierung zu erlangen, müssen Projektmanager im Vorfeld bestimmte Anforderungen erfüllen. Außerdem müssen sie die PMP-Prüfung mit 180 Fragen bestehen, um ein fundiertes Verständnis der Projektmanagement-Methoden, -Prozesse und -Wissensgebiete nachzuweisen. 🧑🎓
Werfen wir einen Blick auf einige der beteiligten Elemente.
PMBOK Methoden
Eine der wichtigsten Entscheidungen, die ein Projektmanager trifft, ist die Wahl der Methodik, die er anwenden möchte. Diese Entscheidung wirkt sich auf alles aus, von Ihrer Einstellung zum Projektmanagement bis hin zur Planung und Ausführung.
Es gibt zwei Hauptkategorien von Methoden: sequentielle und agile Methoden. Die meisten der spezifischeren Ansätze leiten sich von diesen ab, und einige sind Mischformen aus beiden.
Sequentielle Methoden
Sequentielle Methoden sind die traditionelle Art, Dinge zu tun - sie gehen Schritt für Schritt vor. Bei diesem Ansatz geht man davon aus, dass man den ersten Schritt abschließen muss, bevor man zum nächsten übergehen kann, und so weiter, bis man das Ziel erreicht hat, auf das man hingearbeitet hat. 💯
Diese Methode ist leicht zu verstehen und eignet sich gut für vorhersehbare Prozesse, wie die Erstellung physischer Produkte. Sie ist jedoch nicht sehr flexibel, so dass der Erfolg des gesamten Projekts gefährdet sein kann, wenn sich etwas ändert - z. B. wenn sich die Prioritäten der Beteiligten verschieben oder wichtige Ressourcen plötzlich nicht mehr verfügbar sind.
Beliebte sequenzielle Methoden sind die Wasserfallmethode und die Kritische-Pfad-Methode.
Agile Methoden
Agile Methoden legen den Schwerpunkt auf Flexibilität und Zusammenarbeit innerhalb des Teams und mit anderen Beteiligten. Die Arbeit findet in kürzeren, iterativen Zyklen statt, wobei die Dokumentation in den Hintergrund tritt. Die Ergebnisse werden am Ende eines jeden Zyklus bewertet. 🔁
Diese modernere Arbeitsweise führt häufig zu Veränderungen in der zu erbringenden Leistungen wenn das Team bessere Möglichkeiten entdeckt und den ursprünglichen Plan überarbeitet.
Beliebte agile Methoden sind Scrum, Kanban und adaptive project framework.
Andere Methoden
Einige andere PM-Methoden sind:
- Lean Project Management, das darauf abzielt, die Verschwendung von Zeit, Ressourcen und Geld zu reduzieren
- Six Sigma, eine Methode, bei der Statistiken zur Ermittlung und Beseitigung von Mängeln und Fehlern eingesetzt werden
- PRINCE2 oder Projects In Controlled Environments (Projekte in kontrollierten Umgebungen), eine von der britischen Regierung verwendete Methode zur Kontrolle von Ressourcen und Risiken
Sobald Sie Ihre Methodik festgelegt haben, ist es an der Zeit, sich auf die Projektphasen zu konzentrieren.
PMBOK Prozessgruppen
Die Verwaltung eines großen Projekts - oder auch nur eines kleinen - kann überwältigend sein. Es sind so viele Elemente im Spiel, darunter Menschen, Prozesse und Ressourcen. Wenn dann noch zeitliche und finanzielle Beschränkungen hinzukommen, könnte man jedem Projektmanager verzeihen, wenn er aufgeben möchte, bevor er anfängt. 👀
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Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie das Projekt immer in kleinere, besser überschaubare Teile zerlegen. Das hilft Ihnen, das Ganze zu durchdenken. Dann können Sie einen Teil nach dem anderen entsprechend den jeweiligen Fristen abarbeiten. Auf diese Weise haben Sie eine klare Richtung mit konkreten Meilensteinen vor Augen und können Ressourcen und Risiken effizient verwalten.
PMBOK legt fünf Prozessgruppen fest - oder
:
- Prozess der Projektinitiierung
- Planungsprozess
- Ausführungsprozess
- Überwachung und Steuerung des Prozesses
- Projektabschluss-Prozess
Jede dieser Phasen ist ein wichtiges Element des
lebenszyklus des Projektmanagements
. Wenn Sie auch nur einen dieser Schritte übersehen, werden Sie sich wahrscheinlich mit Herausforderungen konfrontiert sehen. Wenn Sie jedoch jeden Schritt des Prozesses befolgen, ist es wahrscheinlicher, dass alles reibungslos abläuft. 🧘
1. Prozess der Projektinitiierung
In dieser Phase des PMBOK-Prozesses legen Sie den Zweck des Projekts fest und machen sich über die zu erbringenden Leistungen klar. Dies erfordert in der Regel Diskussionen und manchmal auch Verhandlungen, um alle Beteiligten auf die gleiche Seite zu bringen. Möglicherweise müssen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse und vielleicht einige Machbarkeitsstudien durchführen, um sicherzustellen, dass sich das Projekt lohnt.
Ihr Ziel in dieser Phase ist die Schaffung eines
die die Vision, den Umfang, die Ziele und die Ergebnisse des Projekts sowie die Verantwortlichkeiten der verschiedenen Teammitglieder dokumentiert. 📃
2. Planungsprozess
Die Planung ist unerlässlich, um die Kontrolle über Ihr Projekt zu behalten und zu verhindern, dass sich der Umfang vergrößert. In Absprache mit den anderen Beteiligten werden Sie das große Ganze in Meilensteine und dann in einzelne Aufgaben aufteilen und entscheiden, wer was tun wird. Anschließend legen Sie fest, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nehmen wird - unter Berücksichtigung etwaiger Abhängigkeiten - und erstellen einen
. 📌
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Planen Sie an dieser Stelle auch die benötigten Ressourcen ein, z. B. Geräte und Werkzeuge, bevor Sie sich den Kosten zuwenden und dabei alle Budgetbeschränkungen im Auge behalten. Schließlich ermitteln Sie mögliche Risiken, damit Sie darauf vorbereitet sind, falls nötig.
Ihr Ziel ist es hier, eine klare
an dem sich alle orientieren können. Die meisten Projektmanager verwenden hier ein Projektmanagement-Tool, um das Projekt zu planen und dann zu verfolgen, wie es fortschreitet.
3. Ausführungsprozess
Während der
phase ist es an der Zeit, Ihren Plan in die Tat umzusetzen. Ihr Team wird an den Aufgaben arbeiten, während Sie sicherstellen, dass alles auf dem richtigen Weg ist und korrekt ausgeführt wird.
Regelmäßige informelle Besprechungen mit Ihrem Team und eine formellere Berichterstattung halten Sie über das Projekt auf dem Laufenden, helfen Ihnen, Probleme frühzeitig zu erkennen und notwendige Änderungen zu erleichtern. Erfolge zu feiern und die Motivation des Teams aufrechtzuerhalten, ist ebenfalls Teil Ihrer Aufgabenbeschreibung. 🙌
Kommunikation ist in dieser Phase der Schlüssel, sowohl mit Ihrem Team als auch mit den Beteiligten. Wenn alle immer auf dem Laufenden sind, machen Sie einen guten Job.
4. Überwachung und Steuerung des Prozesses
In dieser PMBOK-Phase behalten Sie Ihre Kennzahlen während der Ausführung genau im Auge. Wenn etwas vom ursprünglichen Plan abweicht, ist es umso besser, je früher Sie es bemerken. ⏱️
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Einstellung
geben Ihnen etwas, woran Sie sich messen können. So können Sie beispielsweise den Fortschritt einer Aufgabe im Vergleich zu Ihrem Zeitplan und die Kosten im Vergleich zu Ihrem Budget verfolgen. Oder Sie können überwachen, wie lange es dauert, Probleme zu lösen. Auf diese Weise können Sie leichter erkennen, was funktioniert und was nicht, und Sie können Prozesse verfeinern oder Kurskorrekturen vornehmen, während Sie arbeiten.
5. Projektabschlussprozess
Diese Phase wird oft überstürzt - oder sogar völlig vernachlässigt -, ist aber sehr wichtig, weil sie den Erfolg markiert und Ihnen hilft zu verstehen, was beim nächsten Mal anders gemacht werden könnte. Es lohnt sich, sich die Zeit zu nehmen, um sicherzustellen, dass alles so gemacht wurde, wie es sein sollte, und um alle offenen Fragen zu klären.
Sie können das Projekt
um zu bewerten, wie gut Ihre Pläne funktioniert haben, die Leistung des Teams und des Einzelnen zu analysieren und alle noch ausstehenden Unterlagen zu erledigen. Abschließend sollten Sie sich bei Ihrem Team bedanken und den Abschluss des Projekts feiern. 🎉
PMBOK Wissensgebiete
Der PMBOK Guide® dokumentiert auch 10 Wissensgebiete des Projektmanagements. Dies sind die Aspekte, mit denen jeder Projektmanager während der fünf Lebenszyklusphasen arbeiten muss.
- Projektintegrationsmanagement ist die Koordination von Beteiligten, Aufgaben, Ressourcen und anderen Projektelementen
- Projektumfangsmanagement stellt sicher, dass die projektleistungen klar sind und alle Änderungen sorgfältig geprüft und verwaltet werden
- Projektzeitmanagement schätzt, wie lange Dinge dauern werden, und verfolgt dann den tatsächlichen Fortschritt im Vergleich zu dieser Schätzung
- Projektkostenmanagement schätzt alle anfallenden Kosten und vergleicht diese mit dem Budget 💸
- Projektqualitätsmanagement stellt sicher, dass alle Arbeiten gemäß den im Vorfeld festgelegten Qualitätsstandards durchgeführt werden
- Projektpersonal Ressourcenmanagement umfasst die Zuteilung von Mitarbeitern zu Aufgaben, die Verfolgung ihrer Leistung und die Sicherstellung, dass sie über das verfügen, was sie für eine produktive Arbeit benötigen
- Projektkommunikationsmanagement stellt sicher, dass jeder über die benötigten Informationen verfügt und dass das Team stets über Anforderungen, Fortschritte und Änderungen informiert ist
- Projekt Risikomanagement identifiziert potenzielle Risiken im Voraus und stellt einen Plan auf, um mit ihnen umzugehen, falls sie auftreten
- Projektbeschaffungsmanagement umfasst den Umgang mit externen Ressourcen wie Auftragnehmern oder Anbietern, die zum Projekt beitragen
- Projekt Stakeholder Management bedeutet, sicherzustellen, dass alle projektbeteiligten dem Projekt zugestimmt haben projektplan und sie dann während der gesamten Projektlaufzeit über die Fortschritte auf dem Laufenden zu halten
Tipps zur Umsetzung der PMBOK-Prinzipien
Nachdem wir nun einige der komplexen Aspekte des Projektmanagements kennengelernt haben, wollen wir nun einige Möglichkeiten zur Rationalisierung Ihrer Arbeitsabläufe erkunden, um zusätzliche Zeit und Mühe zu sparen, wenn Sie sie wirklich brauchen. ✨
Das Geheimnis, um Dinge schneller und besser zu erledigen, liegt darin, die richtigen Werkzeuge zur Hand zu haben. Es gibt zwar mehrere
kostenlose Projektmanagement-Software zur Verfügung
gibt, können Sie mit ClickUp nichts falsch machen.
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ClickUp ist ein All-in-One
die mit den PMBOK-Grundsätzen übereinstimmt und es einfacher denn je macht, Ihr Projekt von Anfang bis Ende zu verwalten. Hier sind nur einige der Möglichkeiten, wie Sie diese Software nutzen können, um den Zeitaufwand für sich wiederholende, manuelle Aufgaben zu reduzieren und Ihr Projektmanagement auf die nächste Stufe zu heben.
Kreative Tools für das Brainstorming nutzen
Skizzieren Sie Ihre ersten Ideen mit
und
. ClickUp macht die Zusammenarbeit mit Ihrem Team einfach und gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, um gleichzeitig an demselben Dokument zu arbeiten, auch wenn Sie sich nicht im selben Raum befinden.
Verwendung Projektmanagement Werkzeuge zur Planung, Verwaltung und Überwachung von Aufgaben
Sobald Sie eine erste Skizze erstellt haben, sollten Sie sich darüber klar werden, wohin die Reise gehen soll mit
. Unterteilen Sie diese in Meilensteine und einzelne
.
Planen, organisieren und zusammenarbeiten an jedem Projekt mit der benutzerdefinierten Aufgabenverwaltung in ClickUp
Sie können Prioritäten und Abhängigkeiten festlegen und Ihre kritischen Pfad . Dann weisen Sie diese Aufgaben zu und verfolgen sie bis zum Abschluss. Visuelle Werkzeuge wie
und
machen es einfach, auf einen Blick zu sehen, was vor sich geht. 🔎
Alles an einem Ort
Bewahren Sie alle Ihre Projektunterlagen an einem Ort auf mit
. Dokumente können mit Arbeitsabläufen verknüpft werden, so dass Sie und Ihr Team schnell finden, was Sie brauchen. 📝
Sparen Sie Zeit, indem Sie mit Vorlagen beginnen
Mit einer Vielzahl von
kostenlosen Projektmanagement-Vorlagen
gibt es keinen Grund, noch einmal ganz von vorne anzufangen.
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auf einzelne Aufgaben und überwachen und
die Arbeitsbelastung des Teams verwalten
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Verschaffen Sie sich mit den vollständig anpassbaren Dashboards in ClickUp einen umfassenden Überblick über Ihre Arbeit
Verfolgen Sie den Aufgaben- und Projektfortschritt in Echtzeit in Ihrem
ClickUp Benutzerdefiniertes Dashboard
damit Sie keinen Trick verpassen. 📈
Integration mit anderen Tools
helfen Ihnen bei der Anpassung an jeden Teil Ihres Tech-Stacks. Führen Sie Meetings oder Webinare für agile Schulungen über Microsoft Teams oder Zoom durch. Greifen Sie über Google Drive oder OneDrive auf Unternehmensdokumente zu oder erfassen Sie die Arbeitszeit mit Everhour.
Synchronisieren Sie Teambesprechungen mit Ihrem Google-Kalender oder installieren Sie das
hilft Ihnen, etwas von einer Website, die Sie gerade ansehen, zu einer Aufgabe hinzuzufügen.
Bleiben Sie in Kontakt mit Ihrem Team
ClickUp bietet mehrere Möglichkeiten, mit Ihrem Team in Kontakt zu bleiben und die Zusammenarbeit zu verbessern. Kommunizieren Sie mit ihnen über Slack- oder Outlook-Integrationen oder nutzen Sie
um mit ihnen direkt auf der Plattform in Kontakt zu treten. Beziehen Sie Kollegen in das Gespräch ein mit
oder verwenden Sie
um Maßnahmen zu beantragen. 👪
Anwendung der PMBOK-Prinzipien für erfolgreiches Projektmanagement
PMBOK - oder der Project Management Body of Knowledge - wurde zur Standardisierung des Projektmanagements entwickelt. Es ist im PMBOK® Guide dokumentiert und bildet die Grundlage für die Akkreditierung des professionellen Projektmanagements.
Der PMBOK® Guide wird ständig aktualisiert, da sich die Branche weiterentwickelt. Gegenwärtig konzentriert er sich auf die Anwendung verschiedener Methoden auf die Phasen des Projektlebenszyklus und die vielen Wissensbereiche, die mit dem Projektmanagement verbunden sind.
Als versierter Projektmanager ist es an der Zeit, Ihre Arbeitsabläufe mit ClickUp zu rationalisieren: Sie können Aufgaben planen, erstellen und verwalten, mit Ihrem Team kommunizieren und den Fortschritt von einer zentralen und bequemen Plattform aus überwachen.
und sparen Sie bei jedem Schritt Zeit und Mühe. 🤩
Häufig gestellte Fragen
Wenn Sie neu im PMBOK sind und sich fragen, worum es geht, helfen Ihnen vielleicht die Antworten auf diese FAQ.
1. Wofür wird PMBOK verwendet?
PMBOK steht für den Project Management Body of Knowledge, wie er vom Project Management Institute definiert wurde. Es handelt sich um eine Reihe grundlegender Prinzipien und bewährter Verfahren, die von Projektmanagern auf der ganzen Welt verwendet werden. Es beschreibt Methoden, Wissensgebiete und die Phasen des Projektlebenszyklus, die als Prozessgruppen bezeichnet werden.
2. Wofür wird der PMBOK Guide® verwendet?
Der PMBOK Guide® ist ein Buch, das den Project Management Body of Knowledge dokumentiert. Er dient als tägliches Nachschlagewerk für Projektmanager und ist auch die Grundlage für professionelle Projektmanagement-Zertifizierungen. Der Leitfaden wird regelmäßig aktualisiert, um den sich weiterentwickelnden Methoden und technologischen Fortschritten Rechnung zu tragen.
3. Was sind die 10 Wissensgebiete des PMBOK?
Die PMBOK-Wissensbereiche sind:
- Management der Projektintegration
- Management des Projektumfangs
- Projekt-Zeitmanagement
- Projektkostenmanagement
- Projekt-Qualitätsmanagement
- Projekt Personalmanagement
- Projekt Kommunikationsmanagement
- Projekt-Risikomanagement
- Projekt-Beschaffungsmanagement
- Projekt-Stakeholder-Management