Die Pandemie hat die Berufswelt und ihre Arbeitsweisen durcheinander gebracht. Der traditionelle Konferenzraum ist nicht mehr die einzige Domäne für Meetings.
Das hybride Meeting, ein dynamisches Modell, das die persönliche Energie eines gemeinsam genutzten Spaces mit der virtuellen Zugänglichkeit der Fernteilnahme verbindet, ist auf dem Vormarsch.
Dieses Format ermöglicht es Teams, über geografische Grenzen hinweg zusammenzuarbeiten, Inklusion zu fördern und die Produktivität zu steigern. 💫
Allerdings ist die Durchführung von hybriden Meetings für die meisten Fachleute eine relativ neue Erfahrung, die Fingerspitzengefühl erfordert.
Eines ist jedoch klar: Führungskräfte und Fachleute müssen die Nuancen dieser neuen Landschaft verstehen, die Technologie nutzen, um ihre Interaktionen zu optimieren, und eine integrative Kultur kultivieren, die die Teilnahme auf beiden Seiten des Bildschirms fördert.
Was sind hybride Meetings?
Hybride Meetings sind professionelle Zusammenkünfte, bei denen die Teilnehmer sowohl von physischen als auch von virtuellen Speicherorten aus teilnehmen. Gruppen von Teilnehmern versammeln sich in bestimmten Konferenzräumen, während einige Teilnehmer per Fernzugriff über video-Konferenzplattformen .
Seit dem Aufkommen von hybriden Arbeitsplätzen werden auch hybride Meetings immer beliebter.
Dieses duale Format fördert die Zusammenarbeit wie nie zuvor. Es fördert den Zusammenhalt im Team und das Freigeben von Wissen, ohne dass physische Nähe oder persönliche Meetings erforderlich sind.
Vor- und Nachteile hybrider Meetings
Hybride Meetings vereinen zwar das Beste aus Remote- und Vor-Ort-Interaktionen, bringen aber auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Moderatoren und Mitarbeiter müssen die Vor- und Nachteile abwägen und Lösungen entwickeln, um die Herausforderungen zu minimieren.
Schauen wir uns zunächst an, was bei hybriden Meetings möglich ist und was nicht.
Vorteile: Die Vorteile von hybriden Meetings
- Erhöhte Erreichbarkeit: Hybride Meetings beseitigen die geografischen Barrieren für die Zusammenarbeit. Das Ergebnis: Mitarbeiter an entfernten Standorten und globale Teams können an allen relevanten und wichtigen Diskussionen in Echtzeit teilnehmen
- Verbesserte Inklusivität: Auch Menschen mit Behinderungen oder Personen, die mit Einschränkungen bei der Kinderbetreuung oder bei der Anreise konfrontiert sind, können dank der Möglichkeit, virtuell zu Meetings zu kommen, einen Beitrag leisten
- Verbesserte Produktivität: Geringere Reisezeiten und flexible Teilnahmeoptionen schaffen kostenlose Freiräume für konzentriertes Arbeiten
- Zeit- und Kostenersparnis: Durch die geringere Abhängigkeit von physischen Spaces für Meetings können Gemeinkosten gesenkt und Zeit gespart werden. Außerdem können verteilte Teams mit hybriden Meetings synchronisiert werden und schneller Ergebnisse erzielen
- Vielfältige Perspektiven: Die Zusammenführung geografisch verteilter Teams führt zu einem reichhaltigeren Austausch von Ideen und Erfahrungen, der in einem herkömmlichen Setup nur schwer zu erreichen ist
Neben hybriden Meeting-Formaten in Echtzeit setzt sich eine neue Art der Arbeit immer mehr durch: asynchrone Zusammenarbeit .
Stellen Sie sich ein Meeting vor, das nie endet, oder ein Meeting, bei dem jeder - ob Fern- oder Präsenzteilnehmer - zu seiner eigenen Zeit eintrifft. Es geht darum, die starren Zeitpläne und den Echtzeitdruck traditioneller Meetings hinter sich zu lassen und in Ihrem eigenen Tempo zusammenzuarbeiten.
Eine solche Zusammenarbeit bietet mehrere Vorteile, wie zum Beispiel
- Die Suche nach einem Zeitfenster, das für alle passt, entfällt. Stattdessen kann sich jeder in einer späteren Phase über Kommentare und Bewertungen einbringen, selbst wenn das Meeting bereits vorbei ist, und Sprachaufzeichnungen, Bildschirmaufzeichnungen und Transkriptionen oder Notizen zum Meeting noch einmal durchsehen
- Erlaubt durchdachte Antworten und differenzierte Argumente. Sie können recherchieren, abwägen und die perfekte Antwort formulieren, ohne dass Sie unter dem Druck einer sofortigen Antwort stehen
- Globale Teamarbeit wird möglich, da Zeitzonen keine Rolle mehr spielen. Ohne die Zwänge der räumlichen Nähe und der synchronen Arbeit können Geschäfte auf einen größeren Talentpool zugreifen
Nachteile: Herausforderungen hybrider Meetings
- Technische Herausforderungen: Audio- und Video-Probleme können den Workflow stören und die Kommunikation behindern
- Ungleiche Beteiligung: Virtuelle Teilnehmer können sich ausgegrenzt fühlen, wenn sie sich nicht aktiv beteiligen
- Ablenkungen: Sowohl persönliche als auch virtuelle Umgebungen können Ablenkungen darstellen und die Konzentration behindern
- Verlust der informellen Interaktion: Spontaneität und organische Unterhaltung in physischen Spaces sind in virtuellen Setups schwieriger wiederzugeben
- Logistikmanagement: Die Planung und Koordinierung mit mehreren Mitgliedern des Teams über Zeitzonen und Technologien hinweg kann komplex sein
- Risiken des Datenverlusts: Technische Pannen wie das Versagen bei der Aufzeichnung eines Meetings oder Probleme beim Speichern von Dokumenten können zu Problemen führen, wenn es kein Backup gibt. Wenn Projektdokumente nicht in angemessener Weise unter den Meeting-Teilnehmern freigegeben werden, kann dies den Fortschritt beeinträchtigen
Wie man ein effektives Hybrid Meeting durchführt
Ein erfolgreiches Hybrid Meeting erfordert ein höheres Maß an Präzision und Planung, um sicherzustellen, dass sowohl die Teilnehmer im Büro als auch die virtuellen Teilnehmer gut miteinander verbunden sind. Die richtige Technologie ist in einem hybriden Setup unerlässlich.
Die folgenden Hybrid-Meetings meeting Best Practices helfen Ihnen dabei, ein hervorragendes Meeting-Erlebnis für alle Teilnehmer zu gewährleisten.
Schritt 1: Planen Sie mit Präzision
Eine sorgfältige Planung im Vorfeld kann Ihnen bei der Durchführung von hybriden Meetings eine Menge Ärger ersparen.
Berücksichtigen Sie die Tagesordnung, die Zahl der erwarteten Teilnehmer, die Logistik des Speicherorts und die technischen Details.
Überlegen Sie sich alles und treffen Sie Maßnahmen, um Backup-Pläne und zusätzliche Unterstützung für den Fall unvorhergesehener Ereignisse zu gewährleisten.
Hier sind ein paar Profi-Tipps:
- Ziele festlegen: Legen Sie den Zweck des Meetings und die gewünschten Ergebnisse klar fest, um die Diskussion zu lenken und sicherzustellen, dass alle Beteiligten synchronisiert bleiben
- Wählen Sie den Speicherort sorgfältig aus: Auch wenn ein herkömmlicher Meeting-Raum gut geeignet ist, müssen Sie die zur Verfügung stehenden Einrichtungen berücksichtigen. Der Raum muss ruhig sein und darf keine Ablenkungen bieten. Er sollte auch die Möglichkeit bieten, Geräte anzuschließen, eine Verbindung zu einem größeren Bildschirm herzustellen, bequeme Plätze für die entsprechende Anzahl von Teilnehmern zu bieten usw
- Wählen Sie die richtige virtuelle Plattform: Wählen Sie ein Video-Conferencing-Tool, das der Größe, den Bedürfnissen und dem Budget Ihres Teams entspricht. ClickUp's Integration von Videokonferenzen direkt in den ClickUp-Workspace ermöglicht nahtlose Übergänge von traditionellenmeetings vor Ort zu einem Remote oder Hybrid Setup.
Notizen machen, eine Agenda verwalten und Einstellungen vornehmen elemente für Aktionen die Ihr Team zur Rechenschaft ziehen - alles an einem Ort
Machen Sie die hybride Zusammenarbeit zum Kinderspiel, indem Sie ein Zoom Meeting direkt aus einer ClickUp Aufgabe starten
- Teilnehmer strategisch einladen: Berücksichtigen Sie Zeitzonen und individuelle Zeitpläne, um die Teilnahme zu maximieren. ClickUp Kalender-Ansicht bietet eine klare Sichtbarkeit für die Planung eines hybriden Meetings über Teams hinweg.
Sie können Zeitleisten verwalten und sie öffentlich freigeben für zusammenarbeit in Echtzeit und Nachverfolgung des Fortschritts
Verwalten Sie Ihre Arbeit in ClickUp mit nahtloser Sortierung der Aufgaben nach Status, Priorität, Mitarbeiter und mehr
- Vorbereiten des physischen Spaces: Sorgen Sie für die richtige Beleuchtung, Akustik und Ausstattung des Meeting-Raums. Testen Sie alles mehrmals, bevor das Meeting beginnt, umzeit zu sparen (und die Peinlichkeit!)
Schritt 2: Förderung von Einbeziehung und Engagement
Meetings werden von Teilnehmern aus der Ferne ganz anders erlebt als von Teilnehmern vor Ort. Es ist wichtig, dass sich jeder wertgeschätzt fühlt und seine Meinung äußern kann.
Überlegen Sie, was Sie zu erledigen haben, um das Feld für Teilnehmer aus der Ferne zu ebnen, die z. B. Betreuungsaufgaben haben, geistig oder körperlich eingeschränkt sind oder Sprachbarrieren haben.
Berücksichtigen Sie darüber hinaus die folgenden Punkte:
- Eisbrecher verwenden: Überwinden Sie die virtuelle Barriere mit interaktiven Aktivitäten, um Beziehungen aufzubauen und die Teilnahme zu fördern
- Aktiv um Beiträge werben: Verwenden SieClickUp Chat um Fragen und Kommentare von beiden Seiten des Bildschirms zu erhalten
Zusammenarbeit und Unterhaltung mit Echtzeit-Chat in ClickUp
- Die Unterhaltung drehen: Achten Sie darauf, wer spricht, und ziehen Sie die ruhigeren Teilnehmer aktiv hinzu
- Bildschirme und Dokumente freigeben:ClickUp Whiteboards undClickUp Dokumente stellen sicher, dass alle auf der gleichen Seite sind. Nutzen Sie solche Tools für die Remote-Zusammenarbeit um die Erfahrung für alle Teilnehmer effizient und reibungslos zu gestalten
Verwandeln Sie die Ideen Ihres Teams in koordinierte Aktionen mit ClickUp's All-in-One Whiteboard
Schritt 3: Setzen Sie auf technologiegestützte Effizienz
Neben den oben erwähnten Tools und Lösungen für die Zusammenarbeit gibt es noch einige andere Bereiche, in denen Technologie die Durchführung von hybriden Meetings für Moderatoren, Gastgeber und Teilnehmer erleichtern kann.
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie Technologie die Qualität von Meetings für alle Beteiligten steigert:
- Aufzeichnung und Transkription von Meetings:ClickUp's Clip feature bietet bequeme Aufzeichnung undKI-unterstützte Transkriptionen zum einfachen Nachschlagen und Erfassen von Wissen.
Erfassen Sie sofort Ihren gesamten Bildschirm, das Fenster einer App oder eine Registerkarte Ihres Browsers, oder fügen Sie eine Stimme aus Ihrem Mikrofon hinzu, um klare Audioanweisungen freizugeben. Mit ClickUp's KI-Assistent können Sie auch Meeting-Transkripte zusammenfassen und an alle Teilnehmer weitergeben
Senden Sie klare und schnelle Nachrichten mit Video-Clips
Erzeugt genaue meeting-Notizen mühelos mit der KI-gestützten Technologie von ClickUp
- Machen Sie gelöschte Notizen und weisen Sie Aufgaben zu: Nutzen SieClickUp's Listenansicht undClickUp Mindmaps um Schlüsselpunkte und Elemente mit klarer Eigentümerschaft zu dokumentieren
Zeichnen Sie Verbindungen zwischen Aufgaben und Ideen, erstellen Sie Karten für Workflows mit Drag-and-Drop-Knoten und mehr
- Freigeben von Notizen und Elementen nach dem Meeting aufClickUp Aufgaben und stellen Sie Erinnerungen für Fristen ein, so dass alle Beteiligten verantwortlich sind und sich abstimmen können
Planen, organisieren und zusammenarbeiten an jedem Projekt mit benutzerdefiniertem Aufgaben-Management
Schritt 4: Eine Kultur der Zusammenarbeit kultivieren
Die Zusammenarbeit und die Etikette für virtuelle Konferenzen sollten in einem professionellen Space selbstverständlich sein.
Sie können die folgenden Maßnahmen ergreifen, um die Zusammenarbeit zu fördern.
- Grundregeln aufstellen: Erwartungen an die Kommunikation, die Teilnahme und die Nutzung von Technologien während virtueller und hybrider Unterhaltungen festlegen
- Fördern Sie die informelle Interaktion: Veranstalten Sie virtuelle und physische Chats oder Sitzungen, um den Teamgeist während des Jahres zu stärken
- Freude am Feedback: Führen Sie Umfragen durch oder sammeln Sie anonymes Feedback, um Ihre hybriden Meetings kontinuierlich zu verbessern
Die Rolle der Technologie in hybriden Meetings
Stellen Sie sich ein Brainstorming mit einem globalen Team vor, das über verschiedene Zeitzonen verstreut ist und sich dennoch um ein Whiteboard versammelt. Das ist die Magie von technologie in hybriden Meetings . Sie wirkt wie eine digitale Brücke, die es allen Beteiligten ermöglicht, nahtlos Ideen auszutauschen.
Und vergessen Sie das Jonglieren mit einem Dutzend verschiedener Apps. Plattformen wie ClickUp werden zu Ihrer Meeting-Zentrale und bieten alles von Videokonferenzen bis hin zu Tools für die Zusammenarbeit in einer einzigen Plattform.
Der Zugang zu Technologie und speziell entwickelter Software bietet eine umfassende Reihe von Features, die
- Überbrückung der physischen und virtuellen Kluft durch die Integration von Videokonferenzen mit Features zum Chatten und Freigeben von Bildschirmen
- Verstärkt die Zusammenarbeit und Kommunikation mit Tools für die gemeinsame Erstellung und das Brainstorming in Echtzeit
- Vereinfacht die Meeting-Logistik, indem es dieeinladungen verwalten, Meetings planen und Aufgaben zuweisen von einer zentralen Plattform aus
- Verbessert die Wissenserfassung und Zugänglichkeit, indem es Ihnen ermöglicht, Meetings aufzuzeichnen und zu transkribieren, Notizen und Dokumente freizugeben und sicherzustellen, dass jeder auf dem Laufenden bleibt
- Fördert die asynchrone Teilnahme, da die Mitglieder des Teams Materialien prüfen, Kommentare abgeben und auf dem Laufenden bleiben, auch wenn die Teilnehmer nicht live an einem Meeting teilnehmen können
Die Zukunft der Meetings: Der hybride Ansatz im Mittelpunkt
Das Hybridmodell stellt die Zukunft produktiver und integrativer Meetings dar. 🤝🏼
So wie sich die Technologie weiterentwickelt, so wird auch unsere Fähigkeit, Verbindungen herzustellen und über physische und virtuelle Grenzen hinweg zusammenzuarbeiten . Hier ein kleiner Ausblick auf die Zukunft:
- Fortgeschrittene Integration von KI (Künstliche Intelligenz): KI wird eine immer wichtigere Rolle spielen, indem sie Meetings in Echtzeit transkribiert, Schlüsselpunkte zusammenfasst und sogar personalisierte Empfehlungen für Handlungselemente anbietet
- Immersive virtuelle Erlebnisse: Virtuelle 3D Spaces und Augmented Reality werden die Grenzen zwischen physisch und virtuell weiter verwischen und so ein immersives und fesselndes Meeting-Erlebnis schaffen
- Hyperpersonalisierte Formate für Meetings: Meetings werden auf individuelle Vorlieben und Bedürfnisse zugeschnitten, mit Optionen für asynchrone Teilnahme,personalisierte Tagesordnungenund dynamische Bereitstellung von Inhalten
- Fokus auf datengesteuerte Erkenntnisse: Meeting-Analysen werden wertvolle Einblicke in die Team-Dynamik, das Engagement und die Gesamteffektivität liefern und so eine kontinuierliche Verbesserung ermöglichen
- Verlagerung auf ergebnisorientierte Meetings: Der Schwerpunkt wird sich von der einfachen Teilnahme an Meetings auf die Messung ihrer Auswirkungen auf Ziele und Vorgaben verlagern
Die hybrider Arbeitsplatz ist kein flüchtiger Trend. Es ist die Zukunft der Zusammenarbeit.
In dem Maße, in dem Unternehmen flexible Arbeitsmodelle einführen und globale Teams zur Norm werden, wird die Beherrschung hybrider Meetings zu einer wichtigen Führungsaufgabe.
Hybride Meetings kombinieren die Vorteile der persönlichen Interaktion mit der Zugänglichkeit und der Einbeziehung virtueller Teilnehmer und bieten so ein unvergleichliches Potenzial für
- Innovation vorantreiben: Unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen, die durch einen hybriden Ansatz ermöglicht werden, fördern die Kreativität und führen zu bahnbrechenden Ideen
- Stärkung von Teams: Gemeinsame Ziele und produktive Zusammenarbeit in hybriden Einstellungen überwinden geografische Barrieren und stärken den Zusammenhalt im Team
- Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit: Die Flexibilität und Inklusivität, die hybride Meetings bieten, ermöglichen es dem Einzelnen, effizient zu arbeiten und sich wertgeschätzt zu fühlen, was das allgemeine Wohlbefinden und Engagement steigert
- Ressourcenoptimierung: Weniger Reisen und weniger Abhängigkeit von physischen Spaces führen zu Kosteneinsparungen und nachhaltigen Geschäftspraktiken
Befähigen Sie Ihre Teams mit Tools für produktive, wirkungsvolle und verbundene Meetings
Hybride Meetings bieten die Möglichkeit, die Kommunikation und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz neu zu definieren.
Führungskräfte und Teams können das volle Potenzial dieses leistungsstarken Ansatzes ausschöpfen, indem sie seine Vorteile und Herausforderungen verstehen und sich Technologien wie die ClickUp-Plattform und die Pflege einer integrativen Kultur an Ihrem Arbeitsplatz.
In der sich ständig weiterentwickelnden Arbeitswelt ist das hybride Modell der Schlüssel zum Aufbau lebendiger, produktiver und erfolgreicher Teams, unabhängig von den Unterschieden in Zeitzonen und Speicherorten.
Gemeinsame FAQs
Wie kann man sicherstellen, dass alle Teilnehmer an einem hybriden Meeting teilnehmen?
Bitten Sie aktiv um Beiträge, indem Sie Fragen und Kommentare sowohl von Teilnehmern vor Ort als auch von Teilnehmern aus der Ferne ermutigen. Nutzen Sie Tools wie ClickUp Chat und Breakout-Sitzungen, um Meetings interaktiv zu gestalten. Achten Sie auch auf diejenigen, die sich nicht aktiv beteiligen, und fordern Sie sie auf eine Art und Weise auf, die sie interessant finden. Rufen Sie ihre Namen und stellen Sie Fragen wie "Was halten Sie von dieser Strategie?" oder "Haben Sie weitere Ideen, die wir untersuchen können?"
Wie erledige ich ein hybrides Meeting inklusiv?
Achten Sie auf Zeitzonen. Planen Sie Meetings zu Zeiten, die für die meisten Teilnehmer günstig sind, und wählen Sie Plattformen mit Features wie geschlossenen Untertiteln und Bildschirmlesegeräten. Es wäre hilfreich, wenn Sie auch die selbstbestimmte Teilnahme fördern würden. Erlauben Sie asynchrone Beiträge durch ClickUp Notizen und Kommentare .
Welche Technologie ist für erfolgreiche hybride Meetings erforderlich?
Die Nummer eins der Prioritäten ist eine robuste Videokonferenzplattform mit Features wie dem Freigeben von Bildschirmen und Breakout-Räumen. Collaboration-Tools wie ClickUp Whiteboards, Dokumente und Listenansichten können für das Freigeben von Wissen in Echtzeit hilfreich sein.
Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer Zugang zu den Inhalten des Meetings haben, unabhängig von ihrer Verfügbarkeit oder Anwesenheit. Aus diesem Grund sind Aufzeichnung und Transkription in einem hybriden Meeting unerlässlich.