Smartsheet vs. Jira: Welches Projektmanagement-Tool ist das Beste?

Ist es an der Zeit, dass Ihr Team sich von der Nachverfolgung von Aufgaben auf Papier oder Haftnotizen verabschiedet? Es gibt eine Vielzahl von Tools für das Projektmanagement zur Auswahl, aber Smartsheet und Jira gehören zu den beliebtesten Apps für große Teams.

Beide Lösungen optimieren die Projektplanung und das Projektmanagement, aber ihr Setup und ihre Funktionen sind nicht ganz identisch.

Welche Option – Smartsheet oder Jira – eignet sich also am besten für die Arbeit Ihres Teams?

In diesem Leitfaden schauen wir uns an, was jede Software für Projektmanagement zu bieten hat, welche Features besonders überzeugend sind und wie sie im direkten Vergleich abschneiden. Außerdem stellen wir Ihnen ein nicht ganz so geheimes Tool vor, mit dem Sie die Aufgaben, Projekte, Chats und Vorlagen Ihres Teams an einem Ort optimieren können. ✨

Was ist Smartsheet?

Smartsheet ist ein vielseitiges Projektmanagement-Tool, das die Vertrautheit von Excel mit der Leistungsfähigkeit einer SaaS-Projektmanagement-Plattform (PM) kombiniert. Es klingt vielleicht wie eine Datenbank- oder Tabellenkalkulationslösung, ist aber tatsächlich eine skalierbare Projektmanagement-Plattform für Unternehmen.

Diese Projektmanagement-Software unterstützt die Zusammenarbeit in Echtzeit und bietet eine beeindruckende Auswahl an Dashboards, Gantt-Diagrammen, Automatisierungsfunktionen und Software für die Nachverfolgung von Aufgaben.

Features von Smartsheet

Smartsheet ist sehr datenorientiert und daher ideal für Teams, die viele Daten verwalten. Aber auch wenn das nicht auf Sie zutrifft, gibt es viel zu schätzen an diesem cloudbasierten PM-Tool.

1. Ansichten, Workflows und Dashboards – wow!

Smartsheet verfügt über robuste Tools und Vorlagen, mit denen Sie Mitarbeiter, Projekte, Ressourcen und große Ideen an einem Ort verwalten können. Ihre Projekte werden standardmäßig in der Rasteransicht angezeigt, aber Sie können jederzeit zur Gantt-Ansicht, zum Diagramm oder zum Kalender wechseln, um sie aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten.

Smartsheet verfügt über benutzerdefinierte Formulare zur Datenerfassung, die in Echtzeit in Ihre Tabellen eingespeist werden. Das ist ideal, wenn Sie ein datenorientierter Projektmanager im Bereich des Projektmanagements sind.

Darüber hinaus ermöglicht die Software für Projektmanagement die interne oder externe Zusammenarbeit und eignet sich daher gut für die Zusammenarbeit mit Clients, Auftragnehmern oder externen Partnern. Das System umfasst auch Proofing-Tools, die kreative Prüfungen zum Kinderspiel machen, sowie Berichte zur Zeiterfassung für die Rechnungsstellung oder eine bessere interne (oder externe) Ressourcenverwaltung.

2. Projekt- und Portfolio-Management (PPM)

Die PPM-Setup-Konfiguration von Smartsheet unterstützt Planung, Abstimmung, Umsetzung und Skalierung. Es nutzt Echtzeitdaten, um Ineffizienzen im Workflow und in den Projekten Ihres Teams aufzudecken, sodass Sie manuelle Arbeit reduzieren und Ihre Energie auf Dinge konzentrieren können, die tatsächlich etwas bewirken.

Darüber hinaus hilft Ihnen Smartsheet PPM dabei, Prozesse durch Echtzeit-Datensortierung zu standardisieren und zu verbessern. Wenn Sie also Wert auf Effizienz legen, ist dieses Feature der Ressourcenverwaltung ein Muss. Es schadet auch nicht, dass Smartsheet sowohl Vorlagen als auch anpassbare Workflow-Automatisierungen bietet.

3. Integrationen

Selbst wenn Sie Projekte derzeit noch auf Papier verfolgen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihr Team bereits verschiedene Tools verwendet. Aber Sie müssen nicht das Kind mit dem Bade ausschütten – richten Sie einfach eine Smartsheet-Integration mit den Tools ein, die Ihr Team bereits verwendet.

Die Projektmanagement-Lösungen von Smartsheet lassen sich mit zahlreichen anderen Apps integrieren, darunter:

Wenn Ihr Team ständig unterwegs ist, bietet Smartsheet auch eine mobile App für iOS und Android.

Oh, und wenn Sie etwas benutzerdefinierteres benötigen, können Sie mit Smartsheet eine vollständig personalisierte App ohne Programmieraufwand erstellen. 📱

4. Genehmigungen und Speicher für Assets

Smartsheet mag wie eine datenzentrierte Plattform erscheinen (und das ist es auch), aber es verfügt auch über Features, die speziell für Marketingfachleute und Kreativteams entwickelt wurden. Erstellen Sie Ihre Strategie in Smartsheet und stimmen Sie sie mit quantifizierten Metriken aus Ihren Key Performance Indicators (KPIs) ab, um Ihre großen Ziele und Ihre Leistung in Echtzeit auf einen Blick zu sehen.

Budgets sind das A und O im Marketing. Nutzen Sie daher Smartsheet, um Zeitpläne, Ressourcen und mehr mit Echtzeitdaten zu prognostizieren.

Sie müssen auch nicht mehr zwischen Ihrer Software für Projektmanagement und Ihrer Cloud-Speicher-App hin- und herwechseln. Smartsheet speichert große Dateien in verschiedenen Formaten, darunter 3D-Renderings und 8K-Videos.

Dank der Benutzerfreundlichkeit von Smartsheet können Sie Dateien ganz einfach hochladen, freigeben und mit Ihrem Team gemeinsam bearbeiten. Das Smartsheet-Prüfung-Tool übernimmt die Nachverfolgung der Orte, an denen sich Ihre Assets befinden, und ob sie bereits genehmigt sind – kein Warten mehr in der Grafikdesign-Hölle.

5. Strategische Transformation

Sie müssen einige gravierende Änderungen vornehmen? Smartsheet unterstützt Sie dabei. Seine strategische Transformationskonfiguration unterstützt komplette Unternehmensumstellungen, vom Prozessmanagement und intelligenten Workflows bis hin zu Datenkonnektoren und Betriebsstrategien.

Preise für Smartsheet:

Was ist Jira?

Der Software-Gigant Atlassian ist Eigentümer von Jira, einem der größten Tools für Projektmanagement bei der Softwareentwicklung und bei agilen Teams. Im Gegensatz zu Smartsheet, das für fast jede Art von Arbeit geeignet ist, wurde Jira von Grund auf für die Softwareentwicklung entwickelt.

Wenn Sie ein Kreativteam leiten, macht es wahrscheinlich keinen Sinn, Jira-Software zu verwenden, aber wenn Sie für ein technisches DevOps-Team verantwortlich sind, ist dies der klare Gewinner im Showdown zwischen Smartsheet und Jira.

Jira ist vielleicht eher eine Nischenlösung, aber es ist auch Teil des Atlassian-Ökosystems. Wenn Sie zusätzliche Funktionen oder Features benötigen, können Sie ganz einfach andere Produkte wie Confluence oder Open DevOps als Add-On hinzufügen.

Features von Jira

Jira ist dank seines agilen Setups, Vorlagen, Drag-and-Drop-Automatisierungstools und vielem mehr eine sichere Wahl für Entwicklungsteams.

1. Planen, durchführen der Nachverfolgung, veröffentlichen und durchführen der Berichterstellung an einem Ort.

Geben Sie Ihre großen, ehrgeizigen Ziele ein, um User Stories zu erstellen, Probleme zu verfolgen und Ihrem Team Aufgaben zuzuweisen. Zeigen Sie Ihre Projekte in einer Zeitleiste, auf einem Board oder in einer Gantt-Ansicht an, um vollständige Sichtbarkeit des Projekts zu erzielen.

Wenn Sie verschiedene Softwareversionen verfolgen, protokolliert Jira alle Versionen nach Startdatum, Veröffentlichungsdatum und Beschreibung. Dies ist eine große Hilfe, wenn Sie mehrere Releases gleichzeitig verwalten und eine Übersicht über den Status jedes Projekts benötigen.

Sie möchten etwas mehr Daten? Schauen Sie sich die Echtzeit-Datenvisualisierungen von Jira in der Zeitleiste- oder Kanban-Board-Ansicht an. Jira bietet standardmäßig technische Berichte wie Sprint-Berichte, Burndown-Diagramme und Kontrollcharts. Sie können sogar Berichte nach Benutzer und Softwareversion abrufen, um zu sehen, wie effizient Ihr Team arbeitet.

Aber hey, wenn Sie etwas Benutzerdefiniertes benötigen, ist Jira die richtige Wahl. Damit können Sie ein benutzerdefiniertes Dashboard erstellen, das nur die wichtigsten Daten an einem Ort anzeigt. 📊

2. Integrationen

Jira verfügt über so viele Integrationen, dass wir sie hier gar nicht alle aufzählen können. Das liegt daran, dass die Integrationen über den beeindruckend umfangreichen Atlassian-Marktplatz angeboten werden. Hier finden Sie Integrationen aus Kategorien wie Kundenbeziehungsmanagement, Makros, E-Mail, Überwachung und mehr.

Zu den beliebten Integrationen gehören Miro, Figma und Gitlab. Wenn Sie also die Verbindung Ihrer PM-Lösung mit Ihren technischen Tools herstellen möchten, ist Jira eine gute Wahl.

3. Automatisierung

Die Jira-Automatisierung übernimmt viele knifflige Aufgaben für Sie, wie das Versenden von Benachrichtigungen oder das Starten von Workflows.

Es ist kein Code erforderlich: Wählen Sie aus den vorgefertigten Auslösern für Automatisierungen von Jira oder passen Sie einen benutzerdefinierten an. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, empfiehlt Jira Ihnen Auslöser basierend auf Ihrem Konto-Setup und Ihrem Verlauf.

Die Automatisierungsfunktionen eignen sich hervorragend für die Erstellung von Berichten zur Workload der Benutzer für ein besseres Ressourcenmanagement, sodass Sie Aufgaben automatisch im Team zuweisen oder delegieren können. Mit den Lösungen für Projektmanagement können Sie Ihre Projektplanung effizienter gestalten, indem Sie Workflows automatisieren.

4. Vorlagen

Jira enthält zahlreiche Vorlagen, mit denen Sie Ihre Projekte schnell auf den Weg bringen können. Die meisten Vorlagen dienen der Arbeitsverwaltung, aber Jira bietet auch Vorlagen für das Servicemanagement, die Softwareentwicklung und sogar für Marketing und Design.

Sie müssen ein Projekt nicht von Grund auf neu entwerfen. Verwenden Sie eine Vorlage, um Projekte schnell im Kanban-Board-Format oder als Scrum-Board für die DevOps-Nachverfolgung von Problemen einzurichten – Ihnen stehen alle Möglichkeiten offen.

Preise für Jira

Smartsheet vs. Jira: Vergleich der Features

Smartsheet und Jira verfügen über die nötige Leistungsfähigkeit, um Projekte für Unternehmen und kleine Betriebe zu bewältigen. Allerdings gibt es viele Unterschiede zwischen diesen beiden Plattformen, und die Entscheidung für die richtige Option hängt letztendlich von den Anforderungen Ihres Geschäfts ab.

1. Anwendungsfall

Smartsheet behauptet, dass es gut für IT-Teams geeignet ist, aber es wurde nicht wie Jira für die Entwicklung oder IT konzipiert. Jira kann für nicht-technische Teams funktionieren, aber Sie werden nicht wirklich auf Ihre Kosten kommen (und Sie werden wahrscheinlich die Leute im Marketing mit unnötig komplizierten Projektmanagement-Lösungen verwirren).

Smartsheet eignet sich jedoch für eine größere Bandbreite an Anwendungsfällen. Wenn Sie vorhaben, Ihr gesamtes Unternehmen auf eine einzige Lösung für Projektmanagement umzustellen, ist Smartsheet vielseitiger und hat eine kürzere Einarbeitungszeit.

Gewinner: Smartsheet für Vielseitigkeit; Jira für Softwareteams

2. Vorlagen

Möchten Sie Zeit sparen? Sowohl Jira als auch Smartsheet bieten Vorlagen an. Jira bietet rund 40 Vorlagen, die sich hauptsächlich auf die Formatierung von Projekten konzentrieren. Smartsheet hingegen bietet Vorlagen in mehreren Sprachen und verfügt über mehr als 190 Vorlagen in englischer Sprache für alles von Pop-Quizzen über Produkt-Roadmaps bis hin zu E-Mail-Kampagnen. Es ist die bessere Option, wenn Sie Vorlagen für verschiedene Verwendungszwecke suchen.

Gewinner: Smartsheet

3. Automatisierung und KI

Sowohl Jira als auch Smartsheet verfügen über Drag-and-Drop-Tools zur Workflow-Automatisierung. Im direkten Vergleich zwischen Jira und Smartsheet bleibt jedoch abzuwarten, welches Produkt in Sachen KI die Nase vorn hat.

Smartsheet testet derzeit in einer Beta-Version eine KI für die Erstellung von Formeln und Diagrammen sowie einen Live-KI-Assistenten. Diese Funktion ist derzeit noch nicht für alle verfügbar, aber ein Plan für die Veröffentlichung besteht.

Derzeit bietet Jira KI in Form von virtuellen Agenten, um Teammitglieder zu entlasten, die im Kundensupport tätig sind. Aber es kommt noch mehr: Tragen Sie sich in die Warteliste ein, um zu den Ersten zu gehören, die die KI von Atlassian Intelligence testen können, die verspricht, Inhalte zu generieren, Besprechungsnotizen und Zusammenfassungen zu erstellen und alle Ihre Fragen zu einem Projekt zu beantworten.

Gewinner: Noch zu früh, um das zu sagen

4. Verwaltung digitaler Assets

Digital Asset Management (DAM) ist ein Muss, um die Dateien Ihres Unternehmens in einem übersichtlichen, organisierten digitalen Space zu speichern. Leider bietet Jira überhaupt kein DAM an – dafür müssen Sie ein anderes Atlassian-Produkt, Brandfolder, erwerben.

Smartsheet bietet DAM, wodurch es ein Kinderspiel ist, Dokumente intern oder mit externen Partnern zu organisieren, zu sichern und freizugeben. Keine Sorge, es verfügt auch über robuste Features für Berechtigungen, um Ihre Informationen unter Verschluss zu halten.

Gewinner: Smartsheet

5. Preisgestaltung

Jira und Smartsheet liegen preislich nicht allzu weit auseinander. Jira kostet im Standard-Plan 1,15 $ mehr pro Benutzer (bei 10 Benutzern). Allerdings ist Jira mit 16 $ pro Benutzer für den Premium-Plan günstiger, während Smartsheet für seinen Business-Tarif 25 $ pro Benutzer berechnet.

Glücklicherweise bieten sowohl Smartsheet als auch Jira kostenlose Versionen an, sodass Sie sie vor dem Kauf ausprobieren können.

Gewinner: Jira für grundlegende Features; Smartsheet für höherwertige Konten

Jira vs. Smartsheet auf Reddit

Wie Sie sehen, gibt es keinen eindeutigen Sieger in der Debatte zwischen Smartsheet und Jira. Wir haben die netten Leute von Reddit um Rat gefragt, um zu beurteilen, welches Projektmanagement-Tool für verschiedene Anwendungen besser geeignet ist.

Einige Benutzer sind eingefleischte Jira-Fans: „Als jemand, der Asana, Trello, MS Project und Smartsheet verwendet hat, kann ich mir nicht vorstellen, ohne die Einfachheit und Verantwortlichkeit, die ich mit Jira verbinde, genauso produktiv zu sein“, sagte einer.

Andere Benutzer waren jedoch der Meinung, dass Jira nicht ganz ihren Anforderungen entsprach. Ein Benutzer sagte: „Es ist schon eine Weile her, seit wir nach einem Tool gesucht haben, aber ich glaube mich zu erinnern, dass wir Jira als etwas zu groß für unser Problem empfanden. Es passte einfach nicht gut zu uns. Wir haben eine ganze Reihe von Tools ausprobiert. Jetzt hat Smartsheet + Teams die Spielregeln verändert. “

Ein anderer Benutzer sagte, die Implementierung von Jira sei zu komplex und dass „tools wie Trello und Smartsheet vielseitiger und besser für kleinere Teams geeignet sind, die schnell handeln müssen. “

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Es gibt keinen klaren Sieger im Wettstreit zwischen Jira und Smartsheet. Beide haben ihre Vor- und Nachteile. Letztendlich kommt es auf Ihren Workflow und Ihre Anforderungen an.

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