Wissensarbeiter in den USA verschwenden 5,3 Stunden pro Woche damit, auf Informationen zu warten oder bereits vorhandenes Unternehmenswissen neu zu erstellen. Dies ist nicht nur eine Verschwendung der Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters, sondern führt auch zu Verzögerungen bei Projekten, minderwertigen Ergebnissen und – was am wichtigsten ist – zu einem Rückgang des Engagements der Mitarbeiter.
In Remote-Umgebungen kann dieser mangelnde Zugang zu Informationen und institutionellem Wissen verheerende Folgen haben und oft zu „stillem Kündigen“ führen.
Das lässt sich mit einem einfachen, wiederholbaren und einheitlichen System vermeiden, das den Mitarbeitern zeigt, wie sie ihre Aufgaben erledigen und die richtigen Entscheidungen am Arbeitsplatz treffen können. Mit anderen Worten: mit Workflows.
Ein Workflow ist in der Regel eine Abfolge von Schritten, die ein Projekt oder eine Aufgabe von Anfang bis Ende durchläuft. Dies kann so komplex sein wie die Bereitstellung benutzerdefinierter Microservices in der Cloud oder so einfach wie die Genehmigung einer Geschäftsausgabe.
Es gibt auch nicht-sequenzielle Workflows wie Zustandsmaschinen-Workflows – bei denen es hin und her gehen kann – oder regelgesteuerte Workflows.
Unabhängig von der Art fungiert ein guter Workflow als Wegweiser, um eine Aufgabe abzuschließen, gibt die richtigen Anweisungen und setzt angemessene Leitplanken.
Ein Workflow ist jedoch nur so gut wie seine Dokumentation. Ohne klare, prägnante und vollständige Dokumentation werden Ihre Workflows wahrscheinlich in Vergessenheit geraten – wenn nicht sogar ignoriert – und Sie stehen wieder am Anfang.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, warum Sie eine effektive Workflow-Dokumentation benötigen, wie Sie eine solche erstellen und welche tools Ihnen die Arbeit erleichtern können.
Was ist eine Workflow-Dokumentation?
Unter Workflow-Dokumentation versteht man den Prozess, organisatorisches Wissen schriftlich festzuhalten und es allen, die es benötigen, leicht zugänglich zu machen. In der Regel handelt es sich dabei um eine Reihe von Dokumenten, die über eine sichere Schnittstelle verfügbar sind und beschreiben, wie Sie jeden Aspekt Ihres Geschäfts abwickeln.
Die wichtigsten Features einer guten Workflow-Dokumentation sind:
Detailliert: Ein gutes Workflow-Dokument beschreibt jeden Schritt des Prozesses ohne Annahmen. Wenn Sie ein Workflow-Dokument für die Genehmigung von Spesen erstellen, müssen Sie das Format des Erstattungsantrags, die Plattform für die Einreichung, die Namen/Bezeichnungen der Genehmiger, die SLA für die Antwort, die Eskalationsmatrix, den Ansprechpartner usw. abdecken.
Zugänglich: Eine Workflow-Dokumentation, die nicht auffindbar ist, ist wertlos. Daher muss ein gutes Workflow-Dokument leicht zugänglich sein, idealerweise über eine Suchfunktion auf einer zentralen Plattform, wie beispielsweise einem gemeinsamen Laufwerk, einem lokalen Intranet oder einem sicheren Link.
Klar und prägnant: Niemand liest gerne endlose Seiten mit Anleitungen, um die einfachsten Aufgaben zu erledigen. Halten Sie die Dokumentation daher kurz und mit klaren Anweisungen. Nutzen Sie visuelle Tools wie Flussdiagramme, praktische Abschnitte/Checklisten, heben Sie Verhaltensregeln mit Emojis hervor usw.
Aktualisiert: In schnell wachsenden Unternehmen ändern sich die Dinge rasch. Überprüfen Sie Ihre Workflows daher regelmäßig. Legen Sie einen Rhythmus fest, beispielsweise einmal pro Quartal oder einen, der für Ihr Unternehmen am besten passt. Handelt es sich um ein Projekt, das sich ständig weiterentwickelt, aktualisieren Sie die Dokumente in Echtzeit.
Wenn Ihnen das nach viel Papierkram erscheint für etwas, das Ihre Teams täglich mühelos erledigen, lassen Sie sich von uns zeigen, wie die Dokumentation von Workflows langfristig fast sechs Stunden pro Person und Millionen von Dollar einsparen kann.
Vorteile einer effektiven Workflow-Dokumentation
Wenn wir von Workflows sprechen, geht es oft um Prozesseffizienz, Steigerung der Produktivität, Zeitersparnis usw.
Eine effektive Workflow-Dokumentation kommt jedoch auch den Mitarbeitern zugute. Sie dient jedem Mitarbeiter als Selbsthilfe-Leitfaden für die Bewältigung seiner Aufgaben. Und so funktioniert es.
Weitergabe von Unternehmenswissen: Ein klar dokumentierter Workflow stellt sicher, dass jeder in Ihrem Team weiß, was er wissen muss, um seine Arbeit gut zu erledigen.
Neue Mitarbeiter erhalten Zugang zu implizitem Wissen und Best Practices, wodurch verhindert wird, dass sie dieselben Fehler wiederholen. Dies beschleunigt die Einarbeitung der Mitarbeiter, sei es in das Unternehmen oder in neue Projekte.
Bessere Zusammenarbeit: Workflows beschreiben jeden Schritt des Prozesses und informieren jedes Team-Mitglied darüber, was vor und nach dem Abschließen seiner Aufgabe geschieht.
Dies hilft ihnen dabei, alle notwendigen Informationen zu sammeln, ihre Arbeit effizient abzuschließen und sie an die nächste Person weiterzugeben.
Schnelle Umsetzung: Wenn jeder weiß, was er zu erledigen hat und wie er es tun muss, kann er seine Aufgaben ohne Ablenkungen abschließen.
Eine gute Workflow-Dokumentation beschreibt auch mögliche Probleme und deren potenzielle Lösungen, um so eventuelle Stolpersteine im Prozess aus dem Weg zu räumen.
Teamabstimmung: Wenn das gesamte Team einem standardisierten Workflow folgt, macht es weniger Fehler und liefert jedes Mal einheitliche Ergebnisse.
Dies sorgt wiederum für ein einheitliches Kundenerlebnis, stärkt die Markenwahrnehmung und führt zu mehr Umsatz, höheren Gewinnen und schnellerem Wachstum.
Verantwortlichkeit: Bei einem guten Workflow geht es nicht nur um die einzelnen Schritte des Prozesses, sondern auch um die beteiligten Akteure.
Darin werden die Zuständigkeiten jedes Teammitglieds dargelegt, wodurch diese dafür verantwortlich gemacht werden, Arbeit zu leisten, die Ihren Unternehmensstandards entspricht.
Sicherheit: Laut dem Weltwirtschaftsforum sind 95 % der Cybersicherheitsprobleme auf Fehler zurückzuführen. Dies kann beispielsweise das Hereinfallen auf einen Phishing-Betrug oder das versehentliche Einchecken vertraulicher Informationen in den Code sein.
Ein gut dokumentierter Workflow legt fest, was nicht zu erledigen ist, und gibt den Mitarbeitern eine Erinnerung an die Maßnahmen zur Sicherheit, die sie befolgen müssen.
Kontinuierliche Verbesserung: Die Dokumentation von Workflows bietet eine fundierte Sichtbarkeit in die Ausführung jeder einzelnen Aufgabe.
Dies hilft Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu überprüfen und kontinuierlich zu verbessern. So können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe bewusst gestalten und regelmäßig optimieren.
Im Grunde genommen sind Workflows das „Wie“ der Geschäftsabwicklung. Sie sind Ihre Rezepte – die einzigartigen Methoden, mit denen Sie Ihre Projekte umsetzen.
Sie sind Ihr geistiges Eigentum. Eine ordnungsgemäße Dokumentation Ihrer Workflows hilft Ihrem gesamten Unternehmen, Ihr geistiges Eigentum optimal zu nutzen. So können Sie dies erreichen.
Dokument-Workflow vs. Workflow-Dokumentation – Sind das ein und dasselbe?
Workflow dokumentieren und Workflow-Dokumentation beziehen sich auf unterschiedliche Aspekte des Prozessmanagements, auch wenn die Begriffe ähnlich klingen. Hier eine Erläuterung der einzelnen Begriffe:
1. Workflow dokumentieren
- Definition: Bezieht sich auf die Abfolge von Prozessen oder Schritten, die ein Dokument während seines Lebenszyklus durchläuft, von der Erstellung bis zur Fertigstellung oder Archivierung.
- Zweck: Optimiert den Umlauf, die Genehmigung und die Verwaltung von Dokumenten innerhalb einer Organisation, um Effizienz und Compliance zu gewährleisten.
- Beispiele: Ein Dokumentenfreigabeprozess, bei dem ein Entwurf von mehreren Beteiligten geprüft und bearbeitet wird, bevor er endgültig fertiggestellt wird. Die Automatisierung der Rechnungsfreigabe, bei der ein Dokument von der Buchhaltung an die Geschäftsleitung zur Unterzeichnung weitergeleitet wird.
- Ein Dokumentenfreigabeprozess, bei dem ein Entwurf von mehreren Beteiligten geprüft und bearbeitet wird, bevor er endgültig fertiggestellt wird. Automatisierung der Rechnungsfreigabe, bei der ein Dokument von der Buchhaltung an die Geschäftsleitung zur Unterzeichnung weitergeleitet wird.
- Ein Dokumentenfreigabeprozess, bei dem ein Entwurf von mehreren Beteiligten geprüft und bearbeitet wird, bevor er endgültig fertiggestellt wird. Automatisierung der Rechnungsfreigabe, bei der ein Dokument von der Buchhaltung an die Geschäftsleitung zur Unterzeichnung weitergeleitet wird.
- Weiterleitung von Dokumenten an die richtigen Personen oder Abteilungen.
- Einstellung der Genehmigungshierarchien.
- Nachverfolgung des Dokumenten-Status (z. B. ausstehend, genehmigt, abgelehnt).
- Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften und Prüfpfaden.
- Prüfung von Rechtsverträgen.
- Pipelines für die Veröffentlichung von Inhalten.
- Personalaktenverwaltung (z. B. Mitarbeiterakten, Einarbeitungsformulare).
2. Workflow-Dokumentation
- Definition: Die Dokumentation eines Prozesses oder Workflows, in der beschrieben wird, wie eine bestimmte Aufgabe, ein Projekt oder eine Reihe von Aufgaben fertiggestellt wird.
- Zweck: Hilft bei der Formalisierung und Standardisierung von Prozessen, um Konsistenz, Klarheit und die Schulung der Mitarbeiter sicherzustellen.
- Beispiele: Erstellung einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters. Festhalten der Vorgehensweisen zur Bearbeitung von Kundenbeschwerden in einem Support-Team.
- Erstellung einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Festhalten der Vorgehensweisen zur Bearbeitung von Kundenbeschwerden in einem Support-Team.
- Erstellung einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Festhalten der Abläufe zur Bearbeitung von Kundenbeschwerden in einem Support-Team.
Wichtige Elemente
- Eindeutige Schritt-für-Schritt-Anleitungen.
- Rollen und Verantwortlichkeiten in jedem Schritt festlegen.
- Definition der verwendeten Tools, Systeme oder Dokumente.
- Entscheidungspunkte und Notfallpläne skizzieren.
- Anwendungsfälle:
Anwendungsbeispiele:
- Schulungshandbücher für Mitarbeiter.
- Standardarbeitsanweisungen (SOPs).
- Dokumentation des Softwareentwicklungsprozesses.
Wesentliche Unterschiede:
| Aspekt | Workflow dokumentieren | Workflow-Dokumentation |
|---|---|---|
| Schwerpunkt | Der Flow und die Automatisierung von Dokumenten durch Prozesse. | Erfassung und Formalisierung der Workflows bei der Durchführung von Arbeitsabläufen. |
| Ziel | Dokumente effizient verwalten und verschieben. | Sorgen Sie für ein einheitliches Verständnis und eine einheitliche Ausführung der Aufgaben. |
| Beispiel | Genehmigungsprozess für Dokumente. | Eine schriftliche Standardarbeitsanweisung zur Genehmigung von Dokumenten. |
| Automatisierung | Oftmals kommen dabei Tools zur Automatisierung der Dokumentenverwaltung zum Einsatz. | Dazu gehört in der Regel die Erstellung schriftlicher oder digitaler Anleitungen. |
| Anwendung | Wird in erster Linie für die Verwaltung von Dokumenten in Unternehmen verwendet. | Wird zur Erstellung von Handbüchern, Anleitungen und Schulungsmaterialien verwendet. |
Im Wesentlichen geht es bei Dokumenten-Workflows um den Fluss und die Verwaltung von Dokumenten, während es bei der Workflow-Dokumentation darum geht, detailliert darzustellen, wie ein Workflow funktioniert, wobei Dokumenten-Workflows eine Untergruppe davon darstellen können.
So erstellen Sie einen Workflow zur Dokumentation von Arbeitsabläufen
Vielleicht denken Sie jetzt: „Wir haben noch gar keine Workflows – was soll ich da dokumentieren?“
Jeder hat einen Workflow, dem er bewusst oder unbewusst folgt. Die Dokumentation von Workflows ist jedoch eine ganz andere Sache. Wir müssen sehen, wie wir das gut erledigen.
1. Sammeln Sie bereits dokumentierte Workflows
Ein guter Prozess zur Dokumentation von Workflows bündelt die im gesamten Unternehmen verstreuten Ideen zu einem robusten System, das allen Mitarbeitern zugutekommt.
Suchen Sie nach bereits vorhandenen Dokumentationen oder Prozesskarten. Denken Sie daran, dass diese nicht unbedingt in der Workflow-Management-Software oder in Form eines Dokuments vorliegen müssen.
Dies können auch E-Mails sein, die Manager an ihre Mitglieder der Teams senden, auf Whiteboards gezeichnete Flussdiagramme oder Präsentationen, die für die Einarbeitung oder Schulung erstellt wurden.
Seien Sie offen für die verschiedenen Formen, in denen die aktuelle Workflow-Dokumentation vorliegt. Führen Sie all diese Informationen zusammen. Ordnen Sie sie Schritt für Schritt.
2. Sprechen Sie mit den Teams
In jedem Unternehmen gibt es implizites Wissen unter den Mitgliedern der Teams – Wissen, dessen sie sich gar nicht bewusst sind. Wenn man mit ihnen über ihre Geschäftsprozesse spricht, kommen Dinge ans Licht, die in der Prozessdokumentation möglicherweise nicht ersichtlich sind.
3. Einzelgespräche mit Team-Mitgliedern führen
Zwar sind Meetings hilfreich, um die Dynamik zu verstehen, doch bieten Einzelgespräche tiefere Einblicke. Hier sind einige Fragen, die als Leitfaden für diese Unterhaltungen dienen können.
- Welche Schritte führen Sie im Rahmen Ihres gesamten Workflows durch?
- In welcher Reihenfolge folgen diese Schritte aufeinander?
- Wer sind die Beteiligten in den einzelnen Schritten?
- Vor welchen Herausforderungen standen Sie in den einzelnen Schritten, und wie haben Sie diese gemeistert?
- Wo liegen die Lücken in Ihrem Workflow? Wie schließen Sie diese derzeit?
- Was sind Ihre zu erbringenden Leistungen?
- Was sind Ihre Ziele und Erfolgskriterien?
4. Dokumentieren Sie den Workflow
Erstellen Sie eine umfassende Aufzeichnung aller Informationen, die Sie bisher gesammelt haben. Strukturieren Sie diese als Flow, von Anfang bis Ende, Schritt für Schritt.
Geben Sie in jeder Phase so viele Details wie möglich an. Bei der Dokumentation von Workflows sollten Sie folgende Faktoren berücksichtigen:
- Nachverfolgung der Ziele: Was mit diesem Prozess erreicht werden soll und wie dies gemessen wird
- Beteiligte: Wer ist für welchen Schritt verantwortlich, wie sieht die Eskalationsmatrix aus und an wen wendet man sich bei Bedenken oder Fragen?
- Abhängigkeiten: Ob das Ergebnis jedes Schritts von den Handlungen oder Genehmigungen einer bestimmten Person abhängt
- Zugriff: Welche Berechtigungen für Tools, Umgebungen, Assets und Ressourcen müssen erteilt werden, um den Workflow abzuschließen?
- Ergebnisse: Erwartete Ergebnisse am Ende jedes Schritts, einschließlich der jeweiligen Metriken
- Meilenstein: Bestimmte Phasen im Workflow, die abgeschlossen werden müssen
- Zeitrahmen: SLAs und realistische Zeitleisten für jeden Schritt im Workflow
- Meetings: Ein Zeitplan für Meetings zur Nachverfolgung des Fortschritts
- Glossar: Bedeutung und Verwendungsrichtlinien für Begriffe, die für den Umfang des Projekts spezifisch sind
5. Das Workflow-Dokument entwerfen
Zwar werden in Schritt 3 die Einzelheiten des Workflows erläutert, doch ist dieser Schritt möglicherweise nicht besonders benutzerfreundlich, wenn er nur aus endlosen Textblöcken besteht.
Daher ist es unerlässlich, die Workflow-Dokumentation so zu gestalten, dass sie benutzerfreundlich ist und später leicht nachgeschlagen werden kann. Hier sind einige einfache Möglichkeiten, wie Sie Ihren Workflow gestalten können:
- Flussdiagramme zur Visualisierung des Prozesses
- Checklisten zur Festlegung von Aufgaben und Unteraufgaben
- Gantt-Diagramme zur Darstellung von Zeitleisten und sich überschneidenden Aufgaben
- Überschriften und Unterüberschriften zur Hervorhebung wichtiger Schritte
- Hinweisfelder zur Hervorhebung wichtiger Faktoren
6. Verwenden Sie eine Software zur Dokumentation von Workflows
Eine leistungsstarke Software zur Dokumentation von Workflows hilft Ihnen vor allem bei drei Dingen:
- Optimierung: Geben Sie dem Workflow eine Struktur, damit er leichter zu lesen und nachzuvollziehen ist
- Verbindungen: Verknüpfen Sie verschiedene miteinander verbundene Workflows, um sich einen besseren Überblick zu verschaffen
- Interaktivität: Erleichtern Sie die Erstellung umsetzbarer Schritte wie das Anlegen von Aufgaben oder das Versenden von Benachrichtigungen
Sie können dies mit gängigen Tools wie Tabellenkalkulationen, Präsentationen oder einer Software zur Prozessabbildung erledigen. Eine speziell für diesen Zweck entwickelte Software zur Workflow-Dokumentation wird sich jedoch als wesentlich effektiver erweisen.
ClickUp Mindmaps bietet eine einfache und visuelle Möglichkeit, Workflows zu gestalten. Sie können vorhandene Vorlagen nutzen, um im Handumdrehen ein Workflow-Diagramm zu erstellen, oder Verbindungen zwischen den Schritten einfach per Drag-and-Drop ziehen, um Abhängigkeiten darzustellen. Mit Knoten können Sie Bezugspunkte erstellen, die Ressourcen für jeden Schritt bereitstellen.
ClickUp Docs bietet eine umfassende Lösung zum Erfassen, Freigeben und gemeinsamen Bearbeiten von Workflow-Dokumenten. Mit verschachtelten Seiten, Lesezeichen und verknüpften Dokumenten können Sie mit ClickUp Docs Dokumentationen für komplexe Prozesse erstellen.
Sie können Dokumente mit Sicherheit freigeben, in Echtzeit zusammenarbeiten, dynamisch bearbeiten und sie mit Workflows verbinden, um den Status des Projekts zu ändern. Hilfreich ist auch, dass ClickUp Docs über verschiedene Formatierungsoptionen verfügt, um die Dokumentation von Workflows benutzerfreundlicher zu gestalten.
Mit ClickUp Aufgaben können Sie die Workflows aus Ihren Mindmaps oder Dokumenten in umsetzbare Aufgaben innerhalb Ihrer Software für Projektmanagement übertragen.
Wenn Sie ClickUp bereits für Aufgaben nutzen, können Sie diese mit Mindmaps verknüpfen, um sie zu visualisieren. Wenn Sie gerade erst mit ClickUp beginnen, können Sie Aufgaben auch direkt über das knotenbasierte Mindmaps-Tool erstellen.
7. Regelmäßig überprüfen und aktualisieren
Ihre Workflow-Dokumentation sollte ein lebendiges Dokument sein, das im Zuge der Weiterentwicklung des Prozesses regelmäßig aktualisiert und verbessert wird. Beziehen Sie das Team bei jeder Überprüfung mit ein, um tiefere Einblicke in die Workflows zu gewinnen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen.
8. ClickUp Brain nutzen
ClickUp AI ist eine in die ClickUp-Plattform integrierte, KI-gestützte Funktion, die die Produktivität steigert, indem sie Aufgaben automatisiert, bei der Erstellung von Inhalten unterstützt und den Nutzern Einblicke liefert. Sie soll Teams dabei helfen, effizienter zu arbeiten, indem sie künstliche Intelligenz nutzt, um Workflows zu optimieren, die Kommunikation zu verbessern und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von ClickUp AI:
Die wichtigsten Features von ClickUp Brain:
Aufgabenautomatisierung
ClickUp AI kann wiederholende Aufgaben automatisieren, wie beispielsweise das Zuweisen von Aufgaben, das Festlegen von Fälligkeitsdaten oder das Aktualisieren von Statusangaben auf der Grundlage vordefinierter Auslöser. Dies trägt dazu bei, den manuellen Aufwand zu reduzieren, und ermöglicht es Teams, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Erstellung von Inhalten
ClickUp AI kann beim Verfassen und bei der Bearbeitung von Inhalten helfen, indem es Zusammenfassungen erstellt, E-Mails entwirft, Berichte verfasst oder Verbesserungsvorschläge für bestehende Texte unterbreitet. Es ist nützlich für Marketingteams, Content-Ersteller und alle, die Unterstützung bei der schriftlichen Kommunikation benötigen.
Intelligente Vorschläge
Die KI kann auf der Grundlage des Kontexts von Aufgaben oder Unterhaltungen intelligente Vorschläge unterbreiten. So kann sie beispielsweise nächste Schritte vorschlagen, Ratschläge zur Priorisierung von Aufgaben geben oder relevante Dokumente und Ressourcen empfehlen.
Verbesserte Suche
Dank KI-gestützter Suchfunktionen können Benutzer schnell die benötigten Informationen finden, sei es eine bestimmte Aufgabe, ein Dokument oder eine Unterhaltung. Die KI versteht den Kontext und kann relevante Ergebnisse effizienter abrufen.
Natürliche Sprachverarbeitung (NLP)
ClickUp AI nutzt NLP, um Abfragen in natürlicher Sprache zu verstehen. Das bedeutet, dass Benutzer mit der Plattform interagieren können, indem sie Fragen stellen oder Anweisungen in Alltagssprache geben, was die Bedienung des Tools intuitiver macht.
Zusammenarbeit und Kommunikation
ClickUp Brain kann außerdem dabei helfen, Besprechungsnotizen zu verfassen, Diskussionen zusammenzufassen oder sogar Maßnahmen vorzuschlagen, die auf Unterhaltungen im ClickUp-Chat oder in Aufgabenkommentaren basieren. Es verbessert die Zusammenarbeit, indem es Teile des Kommunikationsprozesses automatisiert.
Anwendungsfälle für ClickUp Brain:
- Projektmanagement: Automatisieren Sie Statusaktualisierungen, die Zuweisung von Aufgaben und das Terminmanagement.
- Erstellung von Inhalten: Erstellen Sie Blogbeiträge, Berichte oder Entwürfe für Dokumentationen.
- Datengestützte Entscheidungen: Gewinnen Sie Erkenntnisse aus Projektdaten, um die Entscheidungsfindung und die Projektergebnisse zu verbessern.
- Teamzusammenarbeit: Fassen Sie Meetings zusammen und geben Sie Empfehlungen für die nächsten Schritte, um Workflows zu optimieren.
Beispiele und Vorlagen für die Workflow-Dokumentation
Workflow für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Von allen Workflows im Personalwesen ist das Onboarding neuer Mitarbeiter der komplexeste und umfangreichste. Wenn Sie einen Workflow für das Onboarding neuer Mitarbeiter dokumentieren möchten, könnten die folgenden Schritte hilfreich sein.
Wir haben dieses Beispiel bewusst sehr knapp gehalten, damit Sie es ganz nach Bedarf benutzerdefiniert anpassen und erweitern können.
Halten Sie das Interesse aufrecht, bis der neue Mitarbeiter an Bord ist: In der Regel vergehen einige Wochen zwischen der Annahme eines Angebots und dem Eintritt in das Unternehmen.
- Bleiben Sie während dieser Zeit einmal pro Woche per E-Mail in Kontakt
Verantwortlicher: Personalverantwortlicher | Zeitleiste: Von der Annahme des Angebots bis zum Arbeitsantritt | Abhängigkeiten: Keine
Am ersten Tag: Schließen Sie die folgenden administrativen Aufgaben ab.
- Den Arbeitsvertrag besprechen und unterzeichnen lassen
- Willkommenspaket bereitstellen
- Bereitstellung von Ressourcen – Arbeitsplatz, E-Mail, Slack, HRMS, Visitenkarten, Parkmöglichkeiten usw.
- Daten zu den Gehaltskonten erfassen
- Nimm Verbindung zu einem Kollegen oder Mentor auf
- Zeitplan für die Einweisung freigeben
- Lade sie zum Mittagessen oder auf einen virtuellen Kaffee ein
Verantwortlicher: HR-Leiter | Zeitleiste: Ein Tag | Abhängigkeiten: Rechtsabteilung, Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, IT, Buddy
Einführung: Bereiten Sie die Mitarbeiter mit den folgenden Maßnahmen auf den Erfolg in ihrer neuen Rolle vor.
- Stellen Sie sicher, dass sie sich für alle für ihre Rolle relevanten Einführungs- und Schulungssitzungen anmelden
- Falls für eine Sitzung eine Anreise erforderlich ist, treffen Sie entsprechende Vorkehrungen
- Stellen Sie eine Verbindung zum Einarbeitungsteam her, wenn sie Fragen haben.
- Stellen Sie sie anderen neuen Mitarbeitern vor, die möglicherweise gemeinsam mit ihnen an der Einarbeitung teilnehmen
Verantwortlicher: HR-Leiter | Zeitleiste: Drei Tage | Abhängigkeiten: Personalabteilung, Trainer
Planen Sie relevante Meetings
- Meeting mit dem Vorgesetzten zur Erörterung folgender Punkte: Rollen und Verantwortlichkeiten, 30/60/90-Tage-Ziele, Karrieregespräch, Erfolgskriterien, Feedback-Mechanismus, unmittelbare Aufgaben
- Rollen und Zuständigkeiten
- 30-/60-/90-Tage-Ziele
- Karriere-Unterhaltung
- Erfolgskriterien
- Feedback-Mechanismus
- Sofortige Aufgaben
- Planen Sie Meetings mit den Teams, mit denen der neue Mitarbeiter zusammenarbeiten wird, und legen Sie für jede Unterhaltung konkrete Ziele fest
- Rollen und Zuständigkeiten
- 30-/60-/90-Tage-Ziele
- Karriere-Unterhaltung
- Erfolgskriterien
- Feedback-Mechanismus
- Sofortige Aufgaben
Verantwortlicher: Vorgesetzter | Zeitleiste: Zwei Wochen | Abhängigkeiten: Verfügbarkeit der relevanten Beteiligten
Vorlage für den Workflow zur Projektdokumentation in ClickUp
Jedes Projekt benötigt ein Wiki – eine Dokumentation, die das gesamte institutionelle Wissen über das Projekt sowie Meilensteine, Aufgaben, Abhängigkeiten und Zuständigkeiten zusammenfasst. Diese Vorlage für den Workflow zur Projektdokumentation von ClickUp bietet alles, was Sie für den Erfolg benötigen. Sie nutzt:
- Dokumente für die Projektübersicht
- Ziele und Meilensteine
- Aufgaben für jeden Schritt
- Fristen für jede Aufgabe
- Gantt-Diagramm-Ansicht zur Visualisierung des Fortschritts
ClickUp-Vorlage für Prozesse und Abläufe
Ob bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, der Genehmigung von Spesenabrechnungen, der Veröffentlichung von Inhalten, Verkaufsverhandlungen oder der Softwarebereitstellung – die Dokumentation von Geschäftsprozessen kann Teams dabei helfen, ihre Arbeit souverän zu erledigen.
Hier finden Sie eine ClickUp-Prozessvorlage, die Sie individuell anpassen können. Diese Vorlage nutzt benutzerdefinierte Status, benutzerdefinierte Felder, die Board-/Tabellenansicht sowie Projektmanagement-Features, um sich an jeden beliebigen Prozess anzupassen.
ClickUp-Whiteboard-Vorlage für Prozess-Flows
Die Whiteboard-Vorlage für Prozessabläufe bietet eine einfache, visuelle Möglichkeit, Ihren Teams komplexe Workflows zu präsentieren. Sie nimmt Ihnen den Druck vor einem leeren Bildschirm, indem sie Ihnen ein Flussdiagramm zur Verfügung stellt, mit dem Sie die Gestaltung Ihres Workflows beginnen können.
Sie können die verschiedenen Schritte Ihres Workflows mühelos in Aufgaben umwandeln, Fristen hinzufügen und Mitglieder des Teams dafür zuweisen.
Verbessern Sie Ihre Workflow-Dokumentation mit ClickUp
Eine gute Workflow-Dokumentation ist die Grundlage für organisatorische Effizienz. Projektmanagement und Dokumentation sind in ClickUp untrennbar miteinander verbunden.
Schreiben Sie bessere Workflow-Dokumentationen
Gliedern Sie die Informationen und fügen Sie mithilfe von Format-Optionen visuelle Hinweise hinzu, damit Ihre Dokumentation auch wirklich wahrgenommen und nicht ignoriert wird.
Beginnen Sie mit der Dokumentation von Workflows mit ClickUp Docs. Formatieren Sie diese so, dass wichtige Inhalte hervorgehoben werden, und fügen Sie Schaltflächen, Banner oder sogar Code-Blöcke hinzu, um wichtige Punkte besonders zu betonen.
Workflows umsetzbar machen
Visualisieren Sie Ihre Workflows mit ClickUp Mindmaps. Erstellen Sie Aufgaben direkt aus den Workflows heraus und wandeln Sie diese in Projekte um. Nutzen Sie verschachtelte Unteraufgaben und Checklisten, um genau den Detaillierungsgrad zu erreichen, den Sie benötigen.
Kennzeichnen Sie die für die einzelnen Aufgaben verantwortlichen Mitarbeiter, damit diese eine klare Ansicht erhalten. Kopieren Sie den Workflow einfach jedes Mal, wenn Sie ihn benötigen.
Workflows überprüfen und optimieren
Nutzen Sie eine der über 15 leistungsstarken Ansichten, um den Status jedes Ihrer Workflows zu erfassen.
- Board-Ansicht zur Anzeige des Status Ihrer Workflows
- Team-Ansicht für einen Überblick aus der Vogelperspektive
- Kalender-Ansicht für überfällige, aktuelle und zukünftige Aufgaben
- Aktivitätsansicht zur Nachverfolgung von Aktualisierungen und Unterhaltungen
- Die Workload-Ansicht zur Überwachung der Leistung der Teammitglieder
Nutzen Sie die Ansicht, mit der Sie am besten zurechtkommen, um Hindernisse zu erkennen und bei Bedarf einzugreifen.
Zusammenarbeit mit dem Team
Wenn ein Team am Workflow beteiligt ist, sollte dies auch in der Dokumentation zum Ausdruck kommen. Freigeben Sie die Workflow-Dokumente an Ihr Team, bitten Sie um Feedback und ermöglichen Sie es den Teammitgliedern, die Dokumente zu bearbeiten und Kommentare zu hinterlassen.
Lassen Sie ClickUp Brain die Arbeit für Sie erledigen
Nutzen Sie ClickUp AI, um umfangreiche Workflow-Dokumentationen zusammenzufassen, Aktionspunkte zu generieren, Text zu bearbeiten und zu formatieren, Aufgaben und Unteraufgaben zu automatisieren und vieles mehr.
Die Dokumentation von Workflows ist die Grundlage für einen guten Prozess. Von Langstreckenpiloten bis hin zu Intensivpflegern – sie alle nutzen die Dokumentation von Workflows, um ihre Arbeit richtig zu erledigen.
So trug beispielsweise Peter Pronovost, Intensivmediziner am Johns Hopkins Hospital, mithilfe einer soliden Checkliste und etwas administrativer Unterstützung dazu bei, 43 Infektionen zu verhindern, acht Leben zu retten und zwei Millionen Dollar einzusparen.
Etablierte Unternehmen sparen Millionen von Dollar und steigern ihre Effizienz um ein Vielfaches durch klare und leicht zugängliche Workflow-Dokumentation.
Das kannst du mit ClickUp auch! Nutze Dokumente, Aufgaben, Mindmaps, Whiteboard, Dutzende von Vorlagen für die Workflow-Dokumentation, KI und vieles mehr – kostenlos und für immer bei ClickUp! 🦄ˀ