Die Verwaltung der IT-Abläufe in Ihrem Unternehmen ist ein komplexer Prozess. Die schiere Anzahl der Projekte, darunter Softwareentwicklung, Helpdesk-Prozesse und Fehlerberichte, erfordert viel Zeit und Aufwand.
Wäre es nicht schön, wenn Sie nicht jedes Mal von vorne anfangen müssten, wenn Sie ein neues IT-Projekt, eine neue Präsentation, eine neue Website oder ein neues Technologieprodukt haben? Genau hier kommen Vorlagen ins Spiel.
Unabhängig davon, welche Art von Organisation Sie leiten, können IT-Manager und IT-Teams aller Branchen mit den leistungsstarken IT-spezifischen Vorlagen in diesem Leitfaden Projekte schneller, effizienter und optimierter starten.
Ganz gleich, ob Sie PowerPoint-Präsentationen erstellen oder Wissensdatenbankdokumente zur Nachverfolgung von Bugs erstellen – diese Vorlagen sparen Ihnen Zeit, Energie und Kopfzerbrechen.
Was ist eine IT-Vorlage?
IT-Vorlagen helfen Technologiemanagern und Teams dabei, ihre Prozesse und Workflows zu standardisieren und zu optimieren, indem sie schnell einen Überblick über die Arbeiten geben, die für die Entwicklung von Software oder die Wartung einer Technologie erforderlich sind.
Für ein Softwareunternehmen oder eine Webdesign-Agentur könnte das bedeuten, dass Sie Ihren Software- und SaaS-Entwicklungsprozess besser organisieren. Für einen Helpdesk könnte es sich um die Nachverfolgung von Tickets und Problemen drehen.
IT-Vorlagen sind einfache Dokumente oder Tabellen, die Unternehmen dabei helfen, Standardarbeitsanweisungen zu erstellen und umzusetzen. Ein vordefiniertes Dokument stellt sicher, dass Sie alle Details festgelegt haben, sodass Kollegen und Stakeholder hinsichtlich des Formats und der Struktur des Dokuments auf dem gleichen Stand sind.
Die richtige Vorlage kann sogar bei der Kommunikation mit Kunden helfen. Ein Softwareunternehmen kann beispielsweise eine Vorlage verwenden, um seinen Clients seine Dienstleistungen in einem Standardpaket zu präsentieren. Dadurch wirkt das Projekt optimierter und professioneller, während das Team von einer besseren Kontrolle und Standardisierung profitiert.
Unternehmen können die richtige Vorlage verwenden, um ihrem IT-Team zu helfen, vorausschauend zu planen und in die Zukunft zu blicken, da sie genau wissen, was zu erwarten ist, wenn das nächste Mal ein Problem auftritt oder eine App entwickelt werden muss.
Was macht eine gute IT-Vorlage aus?
Verschiedene Vorlagen sind für unterschiedliche Lösungen nützlich. Daher kann es schwierig sein, genau zu definieren, was eine gute IT-Vorlage ausmacht. Die besten Optionen weisen jedoch einige gemeinsame Merkmale auf, darunter:
- Benutzerfreundlichkeit: Alle Mitglieder des Teams sollten in der Lage sein, die Vorlage problemlos zu nutzen und genau zu wissen, wie sie davon profitieren können.
- Integration in das Projektmanagement: Im Idealfall sollte sich Ihre Vorlage direkt in Ihr Webentwicklungs-Projektmanagement oder Ihr App-Entwicklungstool integrieren lassen, sodass Benutzer Aufgaben erstellen oder eine Idee in ein umfassenderes Projekt umsetzen können.
- Geringe (oder keine) Kosten: Die von Ihnen verwendete Vorlage sollte entweder kostenlos mit dem Tool Ihrer Wahl erhältlich sein oder eine Demo bieten, mit der Sie sie vor dem Kauf testen können.
- Features für die Zusammenarbeit: Eine gute Vorlage hilft Ihrem Team, Inhalte gemeinsam zu bearbeiten und bei der Umsetzung zusammenzuarbeiten.
Die 10 besten kostenlosen IT-Vorlagen für Technologiemanager und IT-Teams
Zeit, konkret zu werden. Ganz gleich, ob Sie ein Softwareunternehmen sind, das seine Agenturprozesse optimieren möchte, oder eine Organisation, die nach besseren IT-Lösungen sucht – die Vorlagen in diesem Leitfaden helfen Ihrem Geschäft dabei, seine wichtigsten Technologieziele zu erreichen.
1. ClickUp-Vorlage für Listen mit IT-Projekten
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens hat Ihr Technologieteam wahrscheinlich viel Arbeit. Die ClickUp-Vorlage für Listen mit IT-Projekten hilft Teamleitern dabei, den Überblick über Projekte zu behalten und Termine einzuhalten.
Dies ist die perfekte Option, um Ihre Projekt-Portfolios anzuzeigen und zu verwalten oder Ihre Ticketing-Software für Ihren IT-Service-Desk zu verbessern.
Die Vorlage selbst besteht aus drei Kernansichten:
- Die Zusammenfassungsansicht bietet Ihnen eine übersichtliche Übersicht über Ihre Projekte. Sie können Variablen wie Fälligkeitsdaten, Prioritäten, Status und Auswirkungsgrad überprüfen, um schnelle strategische Entscheidungen zu treffen.
- Die Prozessübersicht enthält dieselben Informationen, ordnet diese jedoch nach aktuellem Status. Verwenden Sie sie, um Projekte mit Teams zu verknüpfen und ausstehende Aufgaben in jeder Phase zu verfolgen.
- Die Kalenderansicht erstellt einen datumsbasierten Projektgenerator und eine Übersicht. Sie ist ein großartiges tool, um sich mit der langfristigen Planung und der Übersicht über die Kapazität in einem bestimmten Monat auseinanderzusetzen.
Zusammen bieten diese Ansichten Ihrem Unternehmen eine Übersicht über alle Projekte, um die Verwaltung und den Workflow zu vereinfachen.
2. ClickUp Agile Scrum Management-Vorlage
Ein agiler Ansatz kann bei der Entwicklung von Software, Websites oder SaaS-Lösungen ein echter Lebensretter sein. Die Agile Scrum Management-Vorlage von ClickUp hilft Ihnen dabei, Ihren Ansatz umzusetzen und zu optimieren.
Es gibt einen Grund, warum Agile für die meisten Unternehmen zum dominierenden Ansatz für die Projektentwicklung geworden ist. Die Umsetzung kann jedoch für Unternehmen, die sich gerade erst an das Konzept gewöhnen, schwierig sein. Diese umfassende Vorlage kann dabei helfen, dank eines breiten Bereichs an Features und Ansichten, darunter:
- Ein Whiteboard-Diagramm für Zeremonien und Ereignisse, das den Software-Flow in Gang halten soll.
- Eine Ansicht der verschiedenen Frühjahrsschritte, einschließlich Planung, StandUp-Meetings, Reviews und Retrospektiven.
- Ein Produktanfrageformular, mit dem Sie die von Ihnen entwickelten Lösungen durch externes Feedback zu Features optimieren können.
- Ein Product Backlog Builder, mit dem Sie Design-Features im Blick behalten können, die möglicherweise hinter dem Zeitplan zurückbleiben.
- Eine Ansicht zur Nachverfolgung von Fehlern, die Ihre App vor potenziellen zukünftigen Problemen schützen soll.
- Eine Liste von Testläufen, um sicherzustellen, dass Ihre Software reibungslos funktioniert.
Das Beste daran: Viele dieser Ansichten und Features sind bereits vorgefertigt und präsentationsbereit. Das bedeutet, dass Sie innerhalb weniger Minuten PowerPoint-Präsentationen und andere professionelle Präsentationen erstellen können, um die Stakeholder über Ihre Apps auf dem Laufenden zu halten.
3. ClickUp-Vorlage für Listen zur IT-Sicherheit
Die ClickUp-Vorlage für IT-Sicherheitslisten dient dazu, Ihre Daten zu schützen, durch Nachverfolgung und Visualisierung Ihrer Sicherheitsinitiativen, Überwachung der Systemleistung und Hilfe bei der Abstimmung mit Ihren Teams, um das Unternehmen auf technologischer Ebene zu schützen.
Es beginnt mit benutzerdefinierten Status, die aktive potenzielle Bedrohungen und den Aufwand zur Eindämmung verfolgen. Von dort aus erhalten Sie verschiedene visuelle Protokolle zu Fehlern und Bedrohungen, die möglicherweise auf der Liste stehen, um in Zukunft behoben zu werden. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Attribute hinzufügen, um Ihre Initiativen besser zu verwalten.
Aber wie bei vielen ClickUp-Vorlagen sind es auch hier wieder die Ansichten und Integrationen, die dieses Tool zu einem unverzichtbaren Download für Ihr Sicherheitsteam machen.
In den Ansichten können Sie Aufgaben und Initiativen nach Asset-Typ, Sicherheitsfunktion und anderen Parametern gruppieren. Durch die Integration mit Projektmanagement- und Collaboration-Tools können Sie Ihre Software-Sicherheitsprobleme aus der Übersicht direkt in einen umsetzbaren Plan übertragen, um sie zu lösen.
4. ClickUp-Vorlage für IT-Incidents
Wenn Ihr Team diese nicht gut verwaltet, können technische Vorfälle Ihre Website, Ihre App oder sogar Ihr gesamtes Unternehmen beeinträchtigen. Die ClickUp-Vorlage für IT-Incident-Berichte hilft Ihnen dabei, die Betriebsintegrität aufrechtzuerhalten, während Sie an der Behebung von Incidents arbeiten.
Sie und Ihr IT-Team können Incidents auf hoher Ebene erfassen und verfolgen, darunter:
- Die Abteilung
- Der Mitarbeiter, der den Incident gemeldet hat
- Die Art des Incidents, die Sie benutzerdefiniert entsprechend Ihrem Unternehmen und Ihren Abläufen anpassen können.
- Datenempfindlichkeit, mit der Sie Priorität für Incidents mit sensiblen Daten geben können
- Die potenziellen negativen Auswirkungen auf die Software oder Website und das Unternehmen insgesamt
- Empfehlungen zur Behebung des Incidents
Diese Vorlage enthält standardmäßige Aufgaben, die Sie benutzerdefiniert anpassen können, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen alle relevanten Schritte zur Lösung eines Problems unternimmt. Mit dem erweiterten Feature für die Zeiterfassung können Sie überwachen, wie lange die Lösung eines Problems dauert, was Ihnen als Grundlage für Pläne für zukünftige Incidents dienen kann.
5. ClickUp-Vorlage für die Fehler- und Problem-Nachverfolgung
Die ClickUp-Vorlage für die Fehler- und Problemnachverfolgung hilft IT-Teams dabei, Fehler und andere Probleme für Ihre Website, Software und App-Lösungen zu finden und zu beheben. Mehrere Ansichten, benutzerdefinierte Status und ein optimierter Flow ermöglichen es IT-Fachleuten, den Prozess zu standardisieren.
Die vorgestellte Ansicht ist eine Whiteboard-Übersicht darüber, wie Ihr Unternehmen oder Ihre Agentur in der Regel Fehler verwaltet und behebt. Die Fehler-Masterliste bietet eine Übersicht über offene, blockierte, zugewiesene und in Bearbeitung befindliche Probleme. Sie können jedes einzelne Problem erweitern, um eine detaillierte Ansicht jedes Fehlers und der erforderlichen Schritte zu seiner Behebung zu erhalten.
Und das ist erst der Anfang. Der Bildschirm „Einschränkungen und Workarounds“ hilft Ihnen dabei, genau zu verstehen, was Ihre Lösungen unterstützen können und was nicht. Ein integriertes Formular zur Berichterstellung überträgt neue Probleme direkt in Ihren Workflow, während ein vorgefertigtes Triage-Dokument den Prozess beschreibt, wenn einer dieser neuen Fehler in das System gelangt.
6. ClickUp-Vorlage für Backlogs und Sprints
Backlogging ist ein wichtiger Bestandteil des agilen Entwicklungs- und Designprozesses, und die ClickUp-Vorlage für Backlogs und Sprints vereinfacht diesen Prozess. Verwenden Sie sie als tool zur Prozessabbildung, um Ihrem Team Zeit zu sparen und alle auf dem Laufenden zu halten.
Diese Vorlage kann für Softwareunternehmen, die kontinuierlich an neuen Releases arbeiten, ein großer Segen sein. Geben Sie Variablen wie Frist, Priorität und geschätzten Zeitaufwand ein und weisen Sie dann Front-End- und Back-End-Scrum-Punkte zu. Bei jedem Check-in können Sie den Fortschritt überwachen, unter anderem mithilfe eines Vertrauensbarometers, das Ihnen anzeigt, ob die Aufgabe planmäßig abgeschlossen werden kann.
7. ClickUp-Vorlage für Versionshinweise
Mit der ClickUp-Vorlage für Versionshinweise können Sie eine der größten Herausforderungen für Entwicklungsteams vereinfachen: alle Beteiligten genau darüber zu informieren, was sich in der neuesten Version Ihrer App-Lösungen oder Ihres Website-Designs geändert hat.
Mit dieser Vorlage können Sie neue Features und Fehlerbehebungen in der neuen Version skizzieren. Mit dieser Vorlage weiß jeder, der Ihre Lösungen nutzt, was ihn erwartet, und kann jederzeit ganz einfach auf Ihre Notizen zur Version zugreifen.
Da diese Vorlage in ClickUp Docs gespeichert ist, umfasst sie Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit. Mehrere Teammitglieder können gemeinsam Inhalte erstellen und diese in einer präsentationsfertigen Form für alle bereitstellen, die sie sehen müssen.
8. ClickUp-Vorlage für Fehlerberichte
Als zentralisiertes Feature für IT-Teams, die ihre Arbeit optimieren möchten, gibt es kaum eine Vorlage, die die ClickUp-Fehlerberichtsvorlage übertrifft.
Es handelt sich um einen einfachen, einseitigen Bericht, mit dem Ihre Teammitglieder die grundlegenden Hintergründe und Probleme im Zusammenhang mit einem Fehler beschreiben können, den sie (oder jemand anderes in Ihrem Unternehmen) in Ihren Lösungen oder auf Ihrer Website gefunden haben. Er enthält auch einen Aufgaben-Generator, der klare nächste Schritte erstellt und zuweist.
Diese Vorlage bietet jedoch mehr als nur die Identifizierung einzelner Fehler, die sich in Ihren Lösungen verstecken könnten. Sie können sie auch verwenden, um einen ganzheitlicheren, auf einer Zeitleiste basierenden Überblick über alle zu lösenden Probleme zu erhalten, sodass Sie die notwendigen Korrekturen besser priorisieren können, um einen reibungslosen Betrieb Ihrer Lösungen zu gewährleisten.
9. ClickUp-Testfall-Vorlage
Keine Software-Entwicklung kann abgeschlossen werden, ohne umfangreiche Tests durchzuführen, um Stabilität, Sicherheit und Erfolg zu gewährleisten. Ganz gleich, ob Sie als Agentur im Auftrag von Clients arbeiten oder als Anbieter von internen IT-Dienstleistungen tätig sind, die Testfall-Vorlage von ClickUp hilft Ihnen dabei, diese Tests zu verbessern und zu optimieren.
Betrachten Sie die Vorlage als einen Testfall-Generator, der den gesamten Prozess standardisiert. Neben einigen grundlegenden Informationen wie der Softwareversion und dem Datum können Sie auch die grundlegenden Parameter des Tests (z. B. den Versuch, sich bei der neu entwickelten Marketinganwendung anzumelden) und dessen Ergebnisse eingeben.
Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen. Im Abschnitt „Ergebnisdetails“ des Case Builders können Sie alle Nuancen Ihres Tests hinzufügen, einschließlich der erwarteten Ergebnisse, der tatsächlichen Ergebnisse und eines Pass/Fail-Trackers. So kann jedes Teammitglied genau sehen, was es zu erledigen hat, um das Produkt zu verbessern.
10. ClickUp-Vorlage für Software-Änderungsprotokolle
Mit der ClickUp-Vorlage für Software-Änderungsprotokolle können Sie Ihrem Team genau mitteilen, was sich mit jeder Version und jedem Update geändert hat, sodass Ihre IT-Mitarbeiter sich sofort mit den Feinheiten dieser Updates befassen können, wenn ein Experiment oder eine Veröffentlichung fehlschlägt.
Es handelt sich um eine einfache Tabelle mit Abschnitten wie Nummer der Änderung, Änderungstyp, Beschreibung, Status, Priorität und Eigentümer. Was diese Vorlage jedoch wirklich einzigartig macht, ist ihre Integrationsfähigkeit in die größere ClickUp-Infrastruktur.
Dank Abhängigkeiten kann Ihre statische Tabelle plötzlich dynamisch werden. Aufgaben können ebenfalls direkt aus dem Änderungsprotokoll übernommen werden. Es bleibt eine grundlegende Übersicht, bietet jedoch zusätzliche Features, die die Benutzerfreundlichkeit und Interaktivität für das gesamte Team verbessern.
Optimieren Sie Ihre Betriebsabläufe und Ihre Entwicklung mit den IT-Vorlagen von ClickUp.
Wir können gar nicht genug betonen, welchen Unterschied die richtige Vorlage für Ihre Technologiedienstleistungen und -verfahren machen kann. Wenn Sie nicht mehr jedes Mal von vorne anfangen müssen, sondern sich stattdessen nur noch auf die Daten und Inhalte in einer vorgefertigten Vorlage konzentrieren können, haben Sie schon gewonnen.
Und das noch bevor wir überhaupt auf die Vorteile eingehen, die die richtige IT-Management-Software bieten kann, insbesondere wenn diese Software einen Generator für Vorlagen und eine umfangreiche Bibliothek enthält.
Unter den vielen verfügbaren Lösungen sticht ClickUp besonders hervor. Das liegt vielleicht an unseren Features für Projektmanagement, den Möglichkeiten zur Zusammenarbeit oder dem intuitiven Design der Benutzeroberfläche. Oder vielleicht ist es die kostenlose Version, für die Sie sich anmelden können, um unsere App und Vorlagen unverbindlich zu testen.
Was auch immer es sein mag, es ist an der Zeit, ClickUp für Ihr Unternehmen auszuprobieren und Ihren Technologiewandel zu optimieren. Sind Sie bereit, loszulegen? Erstellen Sie noch heute Ihr kostenloses Konto auf unserer Website!