Nejlepší funkce softwaru pro automatizaci dokumentů, které byste měli hledat v roce 2025

Dokumenty zajišťují chod podniků, ale jejich správa by neměla zpomalovat práci týmů. Nikdo nechce trávit celý den nad 17. verzí smlouvy s klientem nebo trojnásobnou kontrolou smlouvy kvůli chybějícím zástupným symbolům. Přesto mnoho týmů věnuje 60 až 70 % svého času takovým úkolům, které by mohly být automatizovány.

Proto se řešení pro automatizaci dokumentů stávají nepostradatelnými. Pomáhají ušetřit čas, zvýšit přesnost a lépe využít talentů. Ať už pracujete v oblasti práva, lidských zdrojů, financí nebo prodeje, správný software může proměnit tvorbu dokumentů z překážky v konkurenční výhodu.

V tomto blogovém příspěvku se podíváme na nezbytné funkce softwaru pro automatizaci dokumentů, jejich fungování a vliv na výkonnost vašeho týmu.

Co je software pro automatizaci dokumentů?

Software pro automatizaci dokumentů je digitální nástroj, který vám pomáhá vytvářet dokumenty, spravovat verze, formátování a schvalování a doručovat je, aniž byste museli trávit čas ručními procesy a rutinní prací.

Představte si to jako chytrého asistenta, který vytváří smlouvy, návrhy, zprávy a dopisy pomocí přednastavených šablon, pravidel a zadávaných dat. Namísto přepisování stejného obsahu nebo kopírování a vkládání ze starých souborů za vás tuto náročnou práci udělá software.

Jak to funguje?

Řešení pro automatizaci dokumentů v zásadě využívají logické šablony. Data zadáváte ručně, prostřednictvím formulářů nebo automaticky pomocí integrace (například s vaší platformou CRM nebo HR) a software vloží správné informace na správná místa. Výsledek? Dokonalý, přizpůsobený dokument vytvořený za zlomek času.

Kdo jej používá?

Nejsou určeny pouze pro velké podniky. V současné době řešení pro automatizaci dokumentů využívají:

Proč je software pro automatizaci dokumentů důležitý?

Dokumenty jsou základem téměř každé obchodní transakce. Ať už se jedná o přijetí nového zaměstnance, uzavření obchodní smlouvy nebo vypracování právní dohody, proces obvykle začíná a končí papírováním.

Zde se automatizace dokumentů osvědčuje:

Eliminuje lidské překážky

Představte si obchodního zástupce, který se snaží uzavřít obchod, ale musí čekat na smlouvu, kterou připravuje právní oddělení. S nástrojem pro automatizaci dokumentů může pomocí předem schválených šablon dokumentů vygenerovat smlouvu připravenou pro klienta během několika minut – bez zpoždění a bez zdržování.

Chrání vaši značku a zajišťuje dodržování předpisů.

Jedna jediná zastaralá klauzule v právním dokumentu může vést k odpovědnosti. Automatizace zajišťuje, že každá smlouva obsahuje nejnovější podmínky, prohlášení o vyloučení odpovědnosti a formátování, což je obzvláště důležité v odvětvích, jako je finance nebo zdravotnictví, kde je dodržování předpisů nezbytné.

Škáluje se podle vašich potřeb

Řekněme, že váš personální tým přijímá v tomto čtvrtletí 30 nových zaměstnanců. Místo ručního přípravy jednotlivých nabídek používají dynamickou šablonu, která načítá data z personálního informačního systému. Co dříve trvalo hodiny, nyní zvládnete několika kliknutími.

Snižuje množství oprav

Už jste někdy odeslali návrh projektu s nesprávným názvem klienta nebo cenovými údaji? Automatizace využívá ověřené zdroje dat (například váš CRM systém) k přesnému vyplnění prázdných polí, takže nemusíte na poslední chvíli hledat opravy nebo revidovat dokumenty.

Uvolní to váš tým pro to, na čem skutečně záleží.

Nikdo nebyl najat, aby formátoval odrážky nebo hledal správnou verzi dokumentu. Automatizace odstraňuje zbytečné práce, takže právní týmy mají více času na přezkoumávání složitých klauzulí, prodejní týmy více času na prodej a personální oddělení více času na budování správné firemní kultury.

Klíčové funkce softwaru pro automatizaci dokumentů

Podívejme se na nejlepší funkce pro automatizaci dokumentů, díky nimž jsou tyto nástroje nepostradatelné pro moderní podniky.

1. Dynamické sestavování dokumentů

Dynamické sestavování dokumentů je to, co činí automatizaci dokumentů skutečně „chytrou“. Namísto vytváření každého dokumentu od nuly umožňuje tato funkce softwaru generovat dokumenty automaticky sestavením správných částí na základě vašich zadání.

Začnete s šablonou a software vyplní prázdná místa pomocí informací z formuláře nebo z připojených systémů, jako je například CRM software. Software také ví, které klauzule nebo části má zahrnout nebo přeskočit, v závislosti na pravidlech, která jste nastavili.

📌 Příklad:

Představte si prodejní tým, který vytváří smlouvy pro klienty z různých odvětví. Díky dynamickému sestavování dokumentů software ví, že pro klienty z oblasti zdravotnictví je třeba přidat konkrétní klauzuli, ale pro maloobchodní klienty ji vynechat. Prodejní zástupce musí pouze vybrat typ klienta a smlouva se sama správně a okamžitě sestaví.

💡 Proč je to důležité:

Tato funkce šetří hodiny ruční úpravy, zabraňuje chybám, jako jsou chybějící klauzule, a pomáhá vašemu týmu vytvářet dokumenty a odesílat je mnohem rychleji.

2. Správa šablon dokumentů

Šablony jsou základem systému správy dokumentů. Jedná se o předem navržené formáty dokumentů, které obsahují statický obsah (například logo vaší společnosti, standardní jazyk nebo právní podmínky) a zástupné symboly pro dynamická pole (například jména klientů, data nebo ceny).

Správa šablon je funkce, která vám umožňuje vytvářet, organizovat, upravovat a ukládat všechny tyto šablony na jednom místě. Pomáhá týmům zachovat konzistentnost a zajišťuje, že nikdo nemusí pokaždé, když potřebuje nový dokument, začínat od nuly.

📌 Příklad:

Váš personální tým může mít různé šablony pro nabídkové dopisy, smlouvy o mlčenlivosti a dokumenty pro nové zaměstnance. Díky správě šablon mohou snadno aktualizovat mzdové rozmezí ve všech nabídkových dopisech nebo přidat novou klauzuli do každé smlouvy o mlčenlivosti, aniž by museli ručně upravovat desítky souborů.

💡 Proč je to důležité:

Dobrá správa šablon zajišťuje, že vaše dokumenty budou bezchybné, v souladu s firemní identitou a právně bezchybné. Šetří také čas a zajišťuje, že každý člen týmu používá nejaktuálnější verzi, takže se nestane, že někdo odešle zastaralý formát smlouvy.

🚀 Jak ClickUp pomáhá:

ClickUp zjednodušuje a zefektivňuje správu šablon díky svým dokumentovým šablonám. Uživatelé mohou vytvářet, ukládat a organizovat šablony smluv, nabídek, standardních operačních postupů (SOP), dokumentů pro nové zaměstnance a dalších dokumentů, a to vše v centralizované knihovně.

ClickUp vám navíc umožňuje propojit šablony s úkoly, projekty nebo automatizovanými pracovními postupy. Například pokaždé, když se spustí nový projekt klienta, lze k úkolu automaticky připojit konkrétní šablonu smlouvy, která je připravena k okamžitému použití.

3. Knihovna obsahu a správa

Robustní knihovna obsahu a systém správy dokumentů umožňují podnikům organizovat, ukládat a přistupovat k šablonám dokumentů, dokumentům a opakovaně použitelnému obsahu na centralizovaném místě s možností vyhledávání. To zajišťuje konzistentnost při vytváření dokumentů a zjednodušuje proces aktualizace nebo načítání nejnovější verze standardizovaného obsahu.

Díky knihovně obsahu mohou uživatelé spravovat různé zdroje, jako jsou často používané klauzule, popisy produktů nebo marketingové texty, což jim umožňuje rychle sestavovat dokumenty pokaždé.

📌 Příklad:Právní tým ukládá všechny smluvní doložky a právní prohlášení do centralizované knihovny. Při vytváření nové smlouvy software automaticky načte nejnovější schválené doložky, čímž se snižuje riziko použití zastaralých formulací.

💡 Proč je to důležité:Dobře spravovaná knihovna obsahu a šablon zvyšuje efektivitu centralizací zdrojů, což týmům umožňuje rychle sestavovat přesné a vyhovující dokumenty. Snižuje také počet chyb tím, že zajišťuje použití pouze nejaktuálnějšího obsahu.

🚀 Jak ClickUp pomáhá:

ClickUp nabízí centralizovanou knihovnu dokumentů a šablon, kde mohou týmy vytvářet, ukládat a organizovat všechny své dokumentové zdroje. Kromě základního úložiště funguje jako plnohodnotný systém pro správu znalostí, který týmům umožňuje vytvářet wiki, centra SOP a interní centra zdrojů.

Díky funkci ClickUp Connected Search mohou uživatelé okamžitě najít správný dokument pomocí vyhledávání klíčových slov ve všech dokumentech, úkolech a projektech. Oprávnění a hierarchie složek zajišťují strukturovanost a bezpečnost všech dat.

Vzdálený tým může udržovat aktuální firemní wiki uvnitř ClickUp, díky čemuž každý snadno najde zásady, průvodce pro nové zaměstnance nebo jiné šablony dokumentů bez zmatků.

3. Podmíněná logika a inteligentní pole

Právě zde se řešení pro automatizaci dokumentů stávají skutečně inteligentními. Podmíněná logika umožňuje měnit dokumenty na základě konkrétních pravidel nebo vstupů. V kombinaci s inteligentními poli nebo dynamickými zástupnými symboly se váš dokument může sám přizpůsobit různým případům použití. Může přidávat nebo odebírat části, upravovat jazyk nebo vyplňovat data v závislosti na tom, co vyberete.

📌 Příklad:

Představte si, že vytváříte pracovní smlouvu. Pokud je pozice označena jako „vzdálená“, systém zahrne zásady pro práci na dálku. Pokud je pozice „na místě“, zahrne místo toho klauzuli o docházce do kanceláře.

Už se nemusíte spoléhat na manuální procesy; dokument se automaticky aktualizuje na základě role, kterou si vyberete.

💡 Proč je to důležité:

Tato funkce vám ušetří zdlouhavé úpravy, sníží riziko odeslání nesprávných informací a zrychlí celý proces vytváření dokumentů. Výsledkem je dokument, který je vždy přesný a přizpůsobený příjemci.

🚀 Jak ClickUp pomáhá:Ačkoli ClickUp zatím nenabízí tradiční „podmíněná pole“ v Docs, podporuje podmíněnou logiku prostřednictvím ClickUp Forms.

V ClickUp můžete vytvořit vstupní formulář, ve kterém se pole zobrazují nebo mění na základě předchozích odpovědí, například zobrazují různé možnosti smluv v závislosti na vybraném typu klienta. Toto podmíněné nastavení zajišťuje, že do připojených dokumentů nebo úkolů proudí správná data, což snižuje počet ručních úprav a udržuje přesnost generování dokumentů.

4. Integrace dat s CRM a dalšími obchodními nástroji

Aby software pro automatizaci dokumentů skutečně fungoval v požadovaném rozsahu, musí se snadno integrovat s nástroji, na které se vaše firma již spoléhá. Patří sem cloudové úložné platformy, jako jsou Google Drive a OneDrive, pro automatickou synchronizaci dokumentů a centralizovaný přístup, stejně jako základní obchodní systémy, jako jsou CRM, ERP, účetní nástroje, HR systémy a platformy pro řízení projektů, jako je ClickUp.

Tyto integrace zajišťují, že dokumenty jsou vytvářeny na základě přesných údajů v reálném čase a jsou automaticky ukládány nebo směrovány do správných systémů, což eliminuje potřebu ručního nahrávání, zadávání údajů nebo sledování verzí.

📌 Příklad:

Představte si, že vaše finanční oddělení vytváří měsíční smlouvy s dodavateli. Namísto ručního zadávání platebních podmínek nebo daňových údajů systém tyto informace načte přímo z vašeho účetního softwaru. Dokonce aktualizuje smlouvu, pokud se změní fakturační adresa dodavatele nebo platební cyklus.

💡 Proč je to důležité:

Tento druh integrace nejen šetří čas, ale také snižuje riziko chyb. Pomáhá udržovat vaše dokumenty v synchronizaci s ostatními obchodními daty, čímž zajišťuje přesnost a zrychluje schvalovací cykly.

5. Správa verzí a historie dokumentů

Funkce správy verzí a historie dokumentů vám umožňují sledovat každou změnu provedenou v dokumentu, takže se nic neztratí ani nepřehlédne. Můžete snadno vrátit předchozí verze, zobrazit, kdo provedl jaké změny, a zjistit přesný čas těchto úprav.

Tato funkce je obzvláště užitečná při spolupráci s více lidmi, protože zajišťuje transparentnost a odpovědnost v průběhu celého životního cyklu dokumentu.

📌 Příklad:

Představte si marketingový tým, který spolupracuje na brožuře k produktu. Jeden člen týmu omylem smaže klíčovou část. Díky kontrole verzí může tým rychle vrátit předchozí verzi, ve které byla tato část neporušená. Navíc může přesně zjistit, kdo změnu provedl, což zajišťuje jasnou odpovědnost.

💡 Proč je to důležité:

Kontrola verzí zajišťuje sledování všech změn, čímž minimalizuje riziko chyb nebo chybějícího obsahu. Zvyšuje také odpovědnost tím, že poskytuje jasnou auditní stopu.

🚀 Jak ClickUp pomáhá: Vestavěná funkce správy verzí v ClickUp Docs umožňuje týmům sledovat každou změnu provedenou v dokumentu. Pokaždé, když je dokument upraven nebo aktualizován, ClickUp automaticky uloží předchozí verze, což uživatelům umožňuje prohlížet, obnovovat nebo porovnávat dřívější návrhy.

Díky tomu jsou dokumenty přehledně uspořádány a je zajištěna plná odpovědnost, zejména pokud je do procesu zapojeno více zúčastněných stran.

6. Spolupráce na dokumentech v reálném čase

Spolupráce v reálném čase v softwaru pro automatizaci dokumentů umožňuje více uživatelům pracovat na dokumentu současně, bez ohledu na jejich umístění. Ať už se jedná o přidávání komentářů, úpravy textu nebo navrhování změn, tato funkce usnadňuje a zrychluje týmovou práci.

Všichni zúčastnění mohou v reálném čase vidět úpravy a komentáře, což zaručuje, že je vždy k dispozici nejaktuálnější verze dokumentu.

📌 Příklad:

Představte si, že váš marketingový tým připravuje návrh pro nového klienta a právní tým musí zkontrolovat podmínky. Díky spolupráci v reálném čase mohou oba týmy pracovat na dokumentu současně, provádět úpravy a zanechávat komentáře, které jsou okamžitě viditelné pro všechny. Už žádné posílání dokumentů e-mailem sem a tam ani ztráta přehledu o změnách.

💡 Proč je to důležité:

Spolupráce v reálném čase urychluje proces kontroly dokumentů a zlepšuje komunikaci v týmu. Zajišťuje, že všichni jsou doslova i obrazně na stejné vlně, což vede k rychlejšímu schvalování a lepší kvalitě dokumentů.

🚀 Jak pomáhá ClickUp:ClickUp umožňuje spolupráci na dokumentech v reálném čase prostřednictvím ClickUp Docs. Na dokumentu může pracovat více členů týmu současně, přidávat komentáře, upravovat text a sdílet zpětnou vazbu v reálném čase. Změny se projeví okamžitě, takže všichni mají stejné informace, aniž by bylo nutné si vyměňovat e-maily.

7. Automatizovaná schvalování a pracovní postupy

V jakémkoli procesu založeném na dokumentech často dochází ke zpožděním v důsledku ručních kontrol a nejasných schvalovacích postupů. Automatizované schvalování a pracovní postupy tento problém řeší nastavením jasných, na pravidlech založených sekvencí, které posouvají dokumenty jednotlivými fázemi, jako je vypracování návrhu, kontrola, schválení a finalizace, bez ručního zásahu.

Díky této funkci můžete definovat, kdo musí co schvalovat, v jakém pořadí a za jakých podmínek. Systém se postará o směrování, oznámení a sledování.

📌 Příklad:Nákupní tým vytvoří kupní smlouvu, která je okamžitě předána právnímu oddělení k ověření souladu s předpisy, poté finančnímu oddělení ke schválení rozpočtu a nakonec vedoucímu oddělení k podpisu. Není třeba posílat e-maily, provádět následné kontroly ani ověřovat stav.

💡 Proč je to důležité: Odstraňuje nejednoznačnosti, snižuje překážky při schvalování a zajišťuje, že každý dokument je zkontrolován správnými osobami ve správný čas. To znamená rychlejší zpracování, méně chyb a efektivnější pracovní postupy napříč odděleními.

🚀 Jak pomáhá ClickUp:ClickUp umožňuje týmům automatizovat celý proces pracovního toku, včetně schvalování dokumentů, přidělování úkolů a oznámení. Díky ClickUp Automations mohou podniky nastavit vlastní pracovní toky, ve kterých dokumenty, úkoly a schvalování automaticky následují správnou cestu na základě předem definovaných pravidel.

8. Automatická oznámení a připomenutí

Automatická oznámení a připomenutí upozorňují uživatele v klíčových fázích procesu dokumentace, například když je potřeba jejich schválení, když je čas na podpis nebo když se blíží termín odevzdání dokumentu.

Díky tomu jsou všichni v obraze a mohou včas přijímat opatření, zejména v rychle se měnících prostředích.

📌 Příklad:

Představte si, že pracujete na časově citlivé smlouvě s partnerem. Systém automaticky upozorní váš tým i partnera, když nastane čas smlouvu zkontrolovat a schválit. Pokud partner smlouvu nepodepíše ve stanovené lhůtě, software mu zašle jemné upomínky, aby bylo zajištěno včasné uzavření obchodu.

💡 Proč je to důležité:

Automatické připomínky udržují váš pracovní postup v chodu a zajišťují dodržování termínů. Snižují riziko vynechání důležitých kroků a informují všechny zúčastněné o stavu dokumentu. To vede k plynulejšímu provozu a kratším dodacím lhůtám.

🚀 Jak ClickUp pomáhá: Připomenutí a automatická oznámení ClickUp informují zúčastněné strany, když je třeba věnovat pozornost úkolům nebo dokumentům, když se blíží termíny nebo když je dokument připraven k revizi. To vede k včasným následným krokům, pomáhá předcházet zpožděním a zajišťuje plynulý pracovní postup bez ručního zásahu.

9. Návrhy obsahu založené na umělé inteligenci

Návrhy obsahu založené na umělé inteligenci vylepšují proces tvorby dokumentů tím, že nabízejí doporučení v reálném čase na základě kontextu. Tyto návrhy mohou zahrnovat alternativní formulace, chybějící klauzule nebo dokonce celé návrhy odstavců, a to vše na základě kontextu dokumentu, vstupů uživatele nebo údajů z minulosti.

Umělá inteligence zlepšuje kvalitu vašich dokumentů za běhu a učí se z předchozí práce, aby mohla v průběhu času poskytovat lepší doporučení.

📌 Příklad:

Představte si, že vytváříte právní smlouvu a zapomenete do ní zahrnout povinnou klauzuli o dodržování předpisů. Umělá inteligence tuto opomenutí detekuje a vyzve vás, abyste klauzuli doplnili na základě podobných smluv, které jste vytvořili dříve. V obchodní nabídce může umělá inteligence na základě předchozích reakcí zákazníků navrhnout přeformulování závěrečného odstavce, aby se zvýšila pravděpodobnost přijetí nabídky.

💡 Proč je to důležité:

Návrhy umělé inteligence urychlují tvorbu dokumentů tím, že omezují ruční úpravy a zvyšují přesnost. Zajišťují, že nikdy nebude opomenut žádný klíčový obsah, a optimalizují formulace pro lepší výsledky. Umělá inteligence se postupem času stává chytřejší a zvyšuje efektivitu.

🚀 Jak ClickUp pomáhá: ClickUp Brain, integrovaný s ClickUp Docs, analyzuje váš stávající obsah a poskytuje inteligentní doporučení pro vylepšení nebo rozšíření vašich dokumentů, čímž šetří čas a snižuje potřebu ručních úprav. Může také navrhovat struktury dokumentů na základě toho, co se právě připravuje (například návrhy, zprávy nebo smlouvy). Tato inteligentní asistence AI pomáhá zefektivnit tvorbu obsahu a zajišťuje konzistenci napříč dokumenty.

Potřebujete více informací? Zde jsou naše nejlepší tipy, jak pomocí umělé inteligence vytvářet dokumentaci rychleji!

10. Analytika a reporting

Analytické a reportovací nástroje v rámci softwaru pro automatizaci dokumentů nabízejí přehled o pracovních postupech, výkonu a oblastech, které je možné vylepšit. Podniky mohou zdokonalit své procesy a optimalizovat efektivitu shromažďováním údajů o vytváření dokumentů, dobách schvalování a míře dokončení.

📌 Příklad:

Projektový manažer může pomocí analytických nástrojů zjistit, jak dlouho trvá členům týmu schválení dokumentu. Pokud je doba schvalování delší, než se očekávalo, může manažer upravit pracovní postup nebo se zaměřit na konkrétní oblasti, které mohou způsobovat zpoždění.

💡 Proč je to důležité:

Analytické nástroje pomáhají firmám identifikovat neefektivnosti v pracovních postupech souvisejících s dokumenty a optimalizovat jejich procesy. To umožňuje lepší rozhodování, snižuje zpoždění a zvyšuje celkovou produktivitu.

🚀 Jak ClickUp pomáhá: Přizpůsobitelné dashboardy ClickUp poskytují týmům výkonný nástroj pro vizualizaci a sledování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI), včetně postupu zpracování dokumentů, dokončení úkolů a efektivity pracovních postupů. Uživatelé mohou vytvářet přizpůsobené widgety pro sledování stavu dokumentů, časových harmonogramů schvalování a dalších důležitých metrik projektu v reálném čase.

11. Vlastní branding a styl dokumentů

Vlastní branding a styl dokumentů umožňují firmám přizpůsobit své dokumenty tak, aby odpovídaly identitě jejich značky. Tato funkce umožňuje uživatelům přidávat loga, vybírat barevná schémata, nastavovat fonty a aplikovat předdefinované styly, aby pokaždé vytvářeli konzistentní a profesionálně vypadající dokumenty.

📌 Příklad:

Představte si, že posíláte návrh partnerství významnému klientovi. Díky přizpůsobenému brandingu každý dokument automaticky odráží logo, charakteristické barvy a rozvržení vaší společnosti, takže návrh působí profesionálně a odpovídá vašim standardům.

💡 Proč je to důležité:

Vlastní branding zajišťuje konzistentnost všech dokumentů, posiluje identitu značky a šetří čas tím, že eliminuje ruční formátování. Zvyšuje také profesionalitu, pomáhá budovat důvěru a zlepšuje vnímání klientů.

🚀 Jak ClickUp pomáhá:ClickUp nabízí flexibilní možnosti přizpůsobení v rámci ClickUp Docs, aby byla zachována konzistence značky. Uživatelé mohou vytvářet šablony dokumentů, které obsahují prvky značky, jako jsou preferované fonty, záhlaví, barevná témata a vlastní obrázky na obálce.

ClickUp také nabízí šablonu Brand Style Guide Template, která je připravena k okamžitému použití a pomáhá týmům rychle nastavit pokyny pro značku, které mohou všichni dodržovat.

12. Bezpečnost dat a dodržování předpisů

Funkce zabezpečení dat a dodržování předpisů zajišťují bezpečné ukládání a zpracování vašich dokumentů a zároveň zaručují soulad s předpisy. Patří sem šifrování, bezpečné řízení přístupu, auditní stopy a soulad s normami, jako jsou GDPR, HIPAA a další regionální zákony.

Tyto funkce pomáhají podnikům chránit citlivé informace a udržovat soulad s právními předpisy v rámci procesů zpracování dokumentů.

📌 Příklad:

Poskytovatel zdravotní péče využívající automatizaci dokumentů zajišťuje, že záznamy o pacientech jsou uloženy s komplexním šifrováním, které omezuje přístup pouze na oprávněné osoby. To pomáhá splnit požadavky na dodržování předpisů HIPAA a zároveň zachovat soukromí a bezpečnost údajů o pacientech.

💡 Proč je to důležité:

Zabezpečení dokumentů chrání citlivé informace před neoprávněným přístupem a únikem dat. Pomáhá podnikům dodržovat právní předpisy, snižuje rizika spojená s jejich nedodržováním a zajišťuje důvěru zákazníků.

🚀 Jak ClickUp pomáhá: ClickUp bere bezpečnost vážně a nabízí opatření na podnikové úrovni, jako je soulad s SOC 2 Type II, připravenost na GDPR a dvoufázové ověřování (2FA), aby chránil citlivé dokumenty a uživatelská data.

Pro organizace, které zpracovávají citlivé smlouvy s klienty, personální politiky nebo právní dokumenty, nabízí ClickUp podrobné ovládání oprávnění. Přístup k dokumentům můžete omezit podle pracovního prostoru, složky, seznamu nebo dokonce jednotlivých dokumentů, což usnadňuje dodržování přísných standardů souladu napříč týmy.

13. Mobilní přístupnost

V dnešním hybridním světě, kde se upřednostňuje práce na dálku, práce nekončí, když jste mimo kancelář. Mobilní přístupnost umožňuje uživatelům vytvářet, kontrolovat, podepisovat a spravovat dokumenty ze svých telefonů nebo tabletů, ať už jsou na cestě do práce, na cestách nebo na schůzce s klienty.

Moderní nástroje pro automatizaci dokumentů jsou vybaveny responzivními webovými platformami nebo specializovanými mobilními aplikacemi, které nabízejí plnou funkčnost i na menších obrazovkách. Mnohé z nich také poskytují offline přístup, což týmům umožňuje jednat v reálném čase, ať jsou kdekoli.

📌 Příklad:Obchodní zástupce může během schůzky na svém telefonu vygenerovat nabídku z předem schválených šablon dokumentů. Může získat zpětnou vazbu od klienta v reálném čase a odeslat ji k digitálnímu podpisu, a to vše ještě před opuštěním místnosti.

💡 Proč je to důležité:Mobilní přístup eliminuje zpoždění způsobená umístěním a zajišťuje rychlejší zpracování dokumentů. Zvyšuje flexibilitu bez ohrožení bezpečnosti nebo kontroly.

14. Integrace elektronického podpisu

Integrace elektronického podpisu umožňuje uživatelům digitálně podepisovat dokumenty v rámci systému automatizace dokumentů, čímž odpadá nutnost fyzického podpisu. Tato funkce zjednodušuje proces podepisování, zrychluje jej, zvyšuje jeho bezpečnost a zajišťuje soulad s právními předpisy.

Díky integraci elektronického podpisu mohou strany podepisovat odkudkoli, což snižuje zpoždění a usnadňuje vyřizování dokumentů.

📌 Příklad:

Prodejní tým zašle klientovi smlouvu k digitálnímu podpisu. Díky integraci elektronického podpisu může klient smlouvu podepsat digitálně na svém telefonu nebo notebooku a podepsaný dokument se automaticky uloží do systému, což celý proces urychluje.

💡 Proč je to důležité:

Integrace elektronického podpisu zefektivňuje proces podepisování dokumentů, šetří čas a snižuje plýtvání papírem. Zvyšuje také bezpečnost a dodržování předpisů, protože zajišťuje, že podpisy jsou právně závazné a ověřené.

Proč důvěřovat ClickUp v oblasti automatizace dokumentů?

ClickUp vyniká tím, že spojuje funkce, které většina samostatných nástrojů pro práci s dokumenty nenabízí:

ClickUp nepovažuje dokumenty za izolované soubory, ale činí z nich živou součást vašich pracovních postupů, týmů a cílů.

Automatizace dokumentů by neměla čekat

Pokud stále spravujete manuální úkoly související s dokumenty, ztrácíte čas, ohrožujete přesnost a přicházíte o příležitosti. Automatizace dokumentů není jen o rychlejší práci, ale také o chytřejší práci, která vašemu týmu uvolní ruce, aby se mohl soustředit na větší cíle místo na papírování.

ClickUp vám tuto změnu usnadní. Od dynamického vytváření dokumentů po spolupráci v reálném čase a chytré automatizace – nabízí vše, co potřebujete, na jedné přehledné a výkonné platformě, aniž byste museli chaoticky přepínat mezi několika nástroji.

Nezůstávejte jen u automatizace dokumentů. Vylepšete svůj způsob práce. 👉 Začněte s ClickUp ještě dnes.