Zdržují vás pomalé schvalovací procesy? Pokud ano, je čas rozloučit se s hromadami papírů a manuálním schvalováním a vyzkoušet software pro schvalovací workflow!
Přidáním softwaru pro schvalovací workflow do vaší technologické výbavy můžete zvýšit efektivitu, snížit počet chyb, zajistit dodržování předpisů nebo firemních zásad a lépe kontrolovat rozhodovací proces.
Sestavili jsme seznam 10 aplikací pro schvalovací workflow s funkcemi, které mohou pomoci zlepšit schvalovací systém vašeho týmu. Pojďme se podívat, co všechno může automatizace a spolupráce pro váš tým znamenat.
Co byste měli hledat v softwaru pro schvalovací workflow?
Software pro schvalovací workflow je digitální nástroj navržený k zefektivnění a automatizaci procesu získávání schválení pro různé úkoly, projekty nebo dokumenty. Poskytuje strukturovaný a systematický přístup ke správě žádostí o schválení.
Mezi typické funkce patří:
- Podání žádosti: Uživatelé mohou zahájit schvalovací proces podáním příslušných informací, dokumentů nebo úkolů, které vyžadují autorizaci.
- Směrování a eskalace: Software směruje žádost o schválení příslušným osobám nebo skupinám na základě předem definovaných pravidel nebo hierarchických struktur.
- Oznámení a připomenutí: Software zasílá automatická oznámení a připomenutí schvalovatelům, aby zajistil včasné provedení a zabránil zpožděním.
- Komentáře a zpětná vazba: Schvalovatelé mohou v rámci softwaru poskytovat komentáře, zpětnou vazbu nebo návrhy, aby usnadnili komunikaci během schvalovacího procesu.
- Sledování schvalování: Software vede přehledný záznam všech schvalovacích činností, včetně časových razítek, komentářů a konečného rozhodnutí.
- Přizpůsobitelné pracovní postupy: Organizace mohou konfigurovat schvalovací pracovní postupy podle svých konkrétních požadavků, včetně počtu schvalovatelů, pořadí a kritérií pro rozhodování.
- Reporting a analytika: Software může nabízet funkce reportingu pro analýzu efektivity procesů, identifikaci úzkých míst a sledování celkového výkonu.
10 nejlepších softwarů pro schvalovací procesy, které můžete použít
V dnešním rychle se měnícím obchodním prostředí jsou efektivní schvalovací procesy klíčem k úspěchu. Vzhledem k nepřebernému množství dostupných možností může být výběr správného softwaru pro schvalovací workflow náročný úkol.
Níže najdete náš výběr nejlepších schvalovacích softwarů, které jsou dnes k dispozici.
1. ClickUp
ClickUp je software pro řízení projektů, který vyniká v oblasti schvalování a řízení pracovní síly. Tento software pomáhá zefektivnit schvalovací proces, aby fungoval jako dobře namazaný stroj. ?️
Začíná to virtuální tabulí, na které týmy mohou naplánovat svůj pracovní postup a zmapovat kroky schvalovacího procesu, které je třeba dodržet. To pomáhá všem vizualizovat proces od začátku do konce.
Až budete připraveni tento proces zavést, přizpůsobitelné šablony schvalovacího workflow od ClickUp vám poskytnou plynulý a organizovaný přístup. Ať už se jedná o žádosti o projekty, schvalování dokumentů nebo jakékoli jiné důležité rozhodnutí, šablony si můžete přizpůsobit podle svých konkrétních potřeb. Poté můžete snadno spolupracovat a zůstat v obraze díky oznámením v reálném čase, připomenutím a funkcím okamžité zpětné vazby.
Nejlepší na tom je, že ClickUp jde nad rámec schvalovacích procesů. Můžete používat dokumenty, správu úkolů, chat a další funkce ClickUp, abyste měli přehled a mohli komunikovat o všech svých projektech a každodenních povinnostech.
Rozlučte se s překážkami a využijte efektivitu a produktivitu, kterou ClickUp přináší. ?
Nejlepší funkce ClickUp
- ClickUp nabízí nástroje pro přizpůsobení, které členům týmu usnadňují přidávání různých polí, stavů a zobrazení podle potřeby.
- Nástroje pro automatizaci schvalovacího workflow vám umožňují vytvářet úkoly, měnit přiřazené osoby, aktualizovat stavy a přidávat značky, aby se urychlilo schvalování projektových žádostí.
- Oznámení udržují členy týmu v obraze.
- S ClickUp Docs můžete v reálném čase editovat společně s ostatními členy týmu, přidávat komentáře, přiřazovat úkoly a mnoho dalšího.
- Více než 1 000 integrací s platformami třetích stran vám dává možnost propojit ostatní aplikace ve vašem technologickém stacku s vaším workflow.
Omezení ClickUp
- Software má díky množství nabízených funkcí mírnou náročnost na osvojení.
- Mobilní aplikace ClickUp má ve srovnání s webovými nebo desktopovými aplikacemi omezenější funkce.
Ceny ClickUp
- Navždy zdarma
- Neomezený: 7 $/měsíc na uživatele
- Podnikání: 12 $/měsíc na uživatele
- Business Plus: 19 $/měsíc na uživatele
- Podniky: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze ClickUp
- G2: 4,7/5 (více než 8 200 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 3 700 recenzí)
2. Integrify
Integrify poskytuje organizacím nástroje, které potřebují k optimalizaci a automatizaci svých schvalovacích procesů. S důrazem na jednoduchost a efektivitu nabízí Integrify uživatelsky přívětivé rozhraní, které vyhovuje jak podnikovým uživatelům, tak IT profesionálům. Jeho robustní funkce automatizace pracovních postupů umožňují plynulé směrování schvalování, přiřazování úkolů a sledování pokroku v reálném čase.
Díky nástroji pro tvorbu formulářů pomocí drag-and-drop mohou uživatelé navrhovat vlastní formuláře žádostí o schválení přizpůsobené jejich konkrétním potřebám, což zajišťuje přesný a relevantní sběr informací. Funkce reportování a analýzy navíc poskytují cenné informace o výkonu procesů, což organizacím pomáhá identifikovat úzká místa a podporuje neustálé zlepšování.
Nejlepší funkce Integrify
- Lze jej použít v různých odvětvích, od zdravotnictví po stavebnictví.
- Rozhraní typu drag-and-drop usnadňuje vytváření neomezeného počtu automatizovaných pracovních postupů.
- Otevřená architektura umožňuje uživatelům integrovat a rozšiřovat své nástroje pro pracovní postupy.
Omezení Integrify
- Někteří uživatelé vyjádřili obavy ohledně stylu a rozhraní automatizačního softwaru.
- V procesech podávání zpráv není k dispozici příliš mnoho variant.
Ceny Integrify
- Kontaktujte nás ohledně cen
Integrujte hodnocení a recenze
- G2: 4,4/5 (více než 30 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 20 recenzí)
3. Approval Studio
Approval Studio je univerzální a výkonný software pro správu schvalování kreativního obsahu. Je navržen tak, aby zefektivnil proces kontroly a schvalování pro marketingové, designové a kreativní týmy.
Díky široké škále funkcí nabízí Approval Studio centralizovanou platformu pro společnou zpětnou vazbu, anotace a správu verzí grafických návrhů, obrázků, videí a dalšího vizuálního obsahu.
Intuitivní uživatelské rozhraní softwaru umožňuje snadné nastavení a sledování projektů a zajišťuje, že všechny zúčastněné strany jsou během celého schvalovacího procesu na stejné vlně. Nástroje pro označování Approval Studio usnadňují přesné a jasné komentáře, které mohou pomoci eliminovat nejasnosti a zkrátit cykly revizí.
Systém oznámení v reálném čase informuje týmy o aktualizacích a termínech, čímž urychluje schvalovací proces.
Nejlepší funkce Approval Studio
- Uživatelé mohou nahrávat velké soubory bez ztráty kvality.
- Neomezený počet externích uživatelů může prohlížet a schvalovat návrhy, aniž by se museli registrovat do softwaru.
- Funkce přizpůsobení značky vám umožní splnit vaše obchodní potřeby a zároveň zachovat styl vaší společnosti.
Omezení Approval Studio
- Integrace jsou omezeny na Slack a Zapier.
- Uživatelé zmínili, že by si přáli, aby software nabízel více integrací, zejména s jinými nástroji pro správu projektů.
Ceny Approval Studio
- Lite: 45 $ měsíčně pro pět uživatelů
- Výhoda: 135 USD měsíčně pro pět uživatelů
- Pro XL: 255 $ měsíčně pro 15 uživatelů
- Enterprise: 5 999 $ ročně pro neomezený počet uživatelů
Hodnocení a recenze Approval Studio
- G2: 4,9/5 (25+ recenzí)
- Capterra: 5/5 (více než 20 recenzí)
4. Kissflow Workflow
Kissflow Workflow vyniká jako robustní a uživatelsky přívětivý software pro schvalovací workflow, který umožňuje firmám snadno automatizovat a optimalizovat jejich schvalovací procesy. Díky přístupu bez nutnosti programování umožňuje Kissflow Workflow uživatelům navrhovat vlastní schvalovací workflow bez jakýchkoli technických znalostí, což urychluje implementaci a snižuje závislost na IT týmech.
Díky sledování a přehlednosti v reálném čase mohou uživatelé sledovat stav schvalovacích žádostí a identifikovat potenciální překážky. Díky zaměření na jednoduchost a přizpůsobivost umožňuje Kissflow Workflow organizacím zvyšovat efektivitu, snižovat počet manuálních chyb a udržovat soulad s předpisy.
Nejlepší funkce Kissflow Workflow
- Platforma nabízí velké množství online formulářů, které lze zabudovat do schvalovacího workflow procesu.
- Díky jednoduchému rozhraní bez nutnosti programování je zapojení do systému hračkou.
- Vizuální znázornění pracovních postupů velmi usnadňuje odhalení úzkých míst.
Omezení workflow Kissflow
- Ačkoli uživatelé mohou přizpůsobit procesy schvalování, jinak jsou k dispozici pouze omezené možnosti přizpůsobení.
- Cenová struktura může být pro malé podniky nebo startupy odrazující.
Ceny Kissflow Workflow
- Základní: 1 500 $ měsíčně
- Podnik: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Kissflow Workflow
- G2: 4,3/5 (více než 520 recenzí)
- Capterra: 3,9/5 (35+ recenzí)
5. Hub Planner
Funkce Hub Planner se zaměřují na správu zdrojů. Díky funkci plánování získáte přehled o dostupnosti členů vašeho týmu, takže můžete plánovat práci bez přetěžování zaměstnanců. Nabízí také integrované schvalovací pracovní postupy pro sledování času i žádosti o dovolenou.
Funkce sledování času umožňuje členům vašeho týmu zaznamenávat fakturovatelné i nefakturovatelné hodiny. Mohou své časové záznamy kategorizovat a přidávat poznámky, abyste mohli vidět rozpis toho, kam čas směřuje a které části projektu jsou nejnáročnější na zdroje. K dispozici je také integrovaný proces schvalování časových rozpisů.
Nástroj pro správu dovolených je přímo integrován do funkce plánovače aplikace, takže naplánovaná dovolená se automaticky zohlední v dostupnosti zaměstnance. Členové týmu mohou podávat žádosti o dovolenou, které budou předány jejich přidělenému schvalovateli. Schvalovatel poté obdrží e-mail a oznámení ve Slacku o dané žádosti.
Nejlepší funkce Hub Planner
- Můžete porovnat plánovaný čas pro projekt se skutečným časem stráveným na projektu, abyste mohli vypočítat spotřebu projektu a vytvořit datově podložené časové prognózy pro budoucí projekty.
- Pro každého člena týmu můžete nastavit různé schvalovatele na základě vašeho konkrétního schvalovacího workflow.
- Schvalovatelé dovolených mají možnost podepsat žádosti přímo v aplikaci nebo prostřednictvím e-mailového oznámení.
Omezení Hub Planneru
- Robustní sada funkcí může být pro ty, kteří nejsou se softwarem obeznámeni, zejména pro nové uživatele, příliš složitá.
- Uživatelé si přáli, aby software uměl více díky doplňkům.
Ceny Hub Planner
- Plug & Play: 7 $/měsíc za jeden zdroj
- Premium: 18 $/měsíc za zdroj
- Business Leader: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze Hub Planner
- G2: 4,2/5 (více než 15 recenzí)
- Capterra: 4,2/5 (více než 100 recenzí)
6. Frevvo
Frevvo je software pro správu pracovních postupů, který umožňuje firmám efektivně automatizovat a optimalizovat schvalovací procesy. Platforma nabízí širokou škálu předem připravených šablon schvalovacích pracovních postupů, které jsou navrženy tak, aby vyhovovaly různým obchodním scénářům, od personálních a finančních záležitostí až po prodej a provoz.
Dynamický směrovací engine softwaru automaticky směruje žádosti o schválení příslušným zúčastněným stranám na základě předem definovaných pravidel, což šetří čas a eliminuje riziko manuálních chyb.
Frevvo také usnadňuje hladkou integraci s oblíbenými aplikacemi, jako jsou Salesforce, SharePoint a Google Sheets. Navíc díky rozhraní přizpůsobenému pro mobilní zařízení mohou uživatelé zadávat, sledovat a schvalovat žádosti i na cestách.
Nejlepší funkce Frevvo
- Předvyplněné elektronické formuláře minimalizují chyby, které se obvykle vyskytují během schvalovacího procesu.
- Díky integrovaným auditním stopám mohou zaměstnanci snadno sledovat průběh zpracování svých žádostí.
- Jako nástroj pro schvalování dokumentů jej lze použít ke schvalování výdajů a faktur.
Omezení Frevvo
- Uživatelé uvedli, že vyhledávací funkce byla velmi jednoduchá.
- Nezdá se, že by byl tak široce používán jako jiné možnosti na našem seznamu.
Ceny Frevvo
- Ceny na míru
Hodnocení a recenze Frevvo
- G2: 2,5/5 (1 recenze)
- Capterra: 4,5/5 (více než 25 recenzí)
7. Získejte
Gain je řešení pracovního postupu určené speciálně pro marketingové týmy. Díky intuitivnímu rozhraní a uživatelsky přívětivým funkcím Gain zjednodušuje spolupráci mezi členy týmu a zúčastněnými stranami. Platforma umožňuje uživatelům snadno odesílat obsah ke schválení, nastavovat schvalovací pracovní postupy a sledovat průběh každé kontroly v reálném čase.
Intuitivní nástroje pro komentáře a značky Gain usnadňují jasnou komunikaci a zpětnou vazbu, takže již není nutné vést dlouhé e-mailové konverzace. Schvalovatelé mohou také zobrazit dynamické i veřejné náhledy, takže před publikováním mohou vidět konečný výsledek své marketingové kampaně.
Kromě toho funkce sledování verzí softwaru zajišťuje, že všechny změny jsou dokumentovány a snadno dohledatelné. Díky integraci s oblíbenými nástroji pro tvorbu obsahu, jako jsou Adobe Creative Cloud a Canva, umožňuje Gain plynulý přenos obsahu a ještě více zjednodušuje schvalovací proces.
Získejte ty nejlepší funkce
- Uživatelé mohou do schvalovacího procesu přidat neomezený počet kol a osob.
- Schvalovatelé mají bezpečný přístup k obsahu ze své e-mailové schránky.
- Intuitivní rozhraní usnadňuje schvalování žádostí jedním kliknutím.
Omezení zisku
- Uživatelé měli potíže s vyhledáváním a používáním šablon.
- Zdá se, že existují problémy s připojením k aplikačním programovacím rozhraním (API) sociálních médií.
Získejte cenovou nabídku
- 99 $ měsíčně pro 10 uživatelů, poté 10 $ měsíčně za každého dalšího uživatele.
Získejte hodnocení a recenze
- G2: 4,7/5 (10+ recenzí)
- Capterra: 4,8/5 (více než 60 recenzí)
8. Filestage
S Filestage mohou týmy efektivně spolupracovat a spravovat zpětnou vazbu, což eliminuje potřebu nekonečných e-mailových konverzací a ručního sledování. Platforma poskytuje centralizované centrum pro kontrolu obsahu, které umožňuje zúčastněným stranám prohlížet a komentovat soubory přímo ve svém webovém prohlížeči.
Všestranné nástroje pro komentáře a značky Filestage umožňují jasnou a přesnou zpětnou vazbu, což zlepšuje komunikaci mezi recenzenty a tvůrci obsahu.
Kromě toho automatizovaná funkce softwaru umožňuje uživatelům nastavit schvalovací procesy s konkrétními fázemi a schvalovateli. Robustní funkce sledování verzí a historie aktivit softwaru Filestage poskytují komplexní auditní stopu, která týmům umožňuje sledovat všechny změny a schválení.
Nejlepší funkce Filestage
- Tento nástroj pro správu dokumentů udržuje všechny soubory a komentáře po ruce.
- Vaše data jsou v bezpečí díky šifrování AES 256 na podnikové úrovni.
- Ochrana heslem vám umožňuje kontrolovat, kdo si prohlíží váš obsah.
Omezení Filestage
- Nižší cenové varianty mají nízké datové limity, což může vyžadovat nákladný upgrade.
- Uživatelé hlásili, že software je náhle odhlásil.
Ceny Filestage
- Bezplatná verze
- Základní verze: 49 $ měsíčně
- Profesionální: 249 $ měsíčně
- Podniky: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze Filestage
- G2: 4,6/5 (více než 235 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 100 recenzí)
9. WebProof
WebProof je online software pro kontrolu a schvalování s bohatými funkcemi, který byl navržen tak, aby zefektivnil proces kontroly a spolupráce kreativních týmů. Díky intuitivnímu rozhraní a cloudové platformě umožňuje WebProof uživatelům snadno nahrávat, sdílet a kontrolovat soubory v reálném čase, čímž eliminuje potřebu ručního přenosu souborů a nesourodé komunikace.
Komplexní nástroje pro vkládání poznámek této platformy umožňují zúčastněným stranám přidávat komentáře, zvýrazňovat konkrétní oblasti a kreslit přímo do souborů, což usnadňuje jasnou a přesnou zpětnou vazbu. Automatizovaný pracovní postup WebProof zajišťuje, že obsah prochází předem definovanými schvalovacími fázemi s přizpůsobitelnými nastaveními pro termíny a oznámení.
Nejlepší funkce WebProof
- Projektový dashboard zjednodušuje správu úkolů a poskytuje rychlý přehled všech otevřených úkolů.
- Komentáře a úpravy lze shrnout ve formě kontrolního seznamu.
- Uživatelé mohou dostávat textové zprávy i e-mailová oznámení.
Omezení WebProof
- Někteří uživatelé považovali přizpůsobení pracovních postupů za obtížné.
- Software může být během fáze nahrávání pomalý.
Ceny WebProof
- Pageflip: Ceny jsou k dispozici na vyžádání.
- Enterprise: Ceny k dispozici na vyžádání
- Platinum: Ceny jsou k dispozici na vyžádání.
Hodnocení a recenze WebProof
- G2: 5/5 (1 recenze)
- Capterra: 4,7/5 (10+ recenzí)
10. Admation
Admation je software s bohatými funkcemi a automatizovanými schvalovacími procesy, který je navržen speciálně pro potřeby kreativních a marketingových týmů. Jednou z jeho vynikajících funkcí jsou úrovně schvalování, které uživatelům umožňují nastavit víceúrovňové schvalovací procesy s různými zúčastněnými stranami. Tím je zajištěno, že obsah prochází nezbytnými fázemi kontroly u správných osob.
Další jedinečnou funkcí Admation je hromadné schvalování, které uživatelům umožňuje seskupit více položek pro současné přezkoumání a schválení. To zefektivňuje proces u projektů zahrnujících více souborů nebo variant, což šetří čas a úsilí jak recenzentům, tak tvůrcům obsahu.
Admation také nabízí pokročilé nástroje pro vkládání poznámek, které umožňují zúčastněným stranám poskytovat přesnou zpětnou vazbu přímo v souborech, čímž se předchází nedorozuměním a urychluje schvalovací proces. Díky kontrole verzí mohou uživatelé sledovat změny, porovnávat různé verze souborů a udržovat komplexní auditní stopu, což zajišťuje úplnou viditelnost a odpovědnost.
Nejlepší funkce Admation
- Víceúrovňové schvalování usnadňuje práci se složitými schvalovacími strukturami.
- Hromadné schvalování může ušetřit čas.
- Možnost jmenovat zástupce usnadňuje správu schvalování i během vaší nepřítomnosti.
Omezení Admation
- Systém může být někdy trochu neohrabaný, což ztěžuje vyhledávání určitých položek a dokumentů.
- Uživatelé hlásili, že software může být někdy pomalý.
Ceny Admation
- Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze Admation
- G2: 3,8/5 (10+ recenzí)
- Capterra: 3,6/5 (215+ recenzí)
Přidejte software pro schvalovací procesy do svého technologického vybavení
Pokud váš tým hledá rychlejší schvalovací procesy, možná je na čase přidat software pro schvalovací workflow do vaší technologické výbavy. Různé softwarové možnosti popsané v tomto článku mohou vašemu týmu pomoci využít sílu automatizace, spolupráce a zefektivněných schvalovacích procesů. Správný software pro schvalovací workflow může transformovat vaše obchodní procesy a zvýšit produktivitu jako nikdy předtím.
Pokud hledáte komplexní řešení pro vaše potřeby v oblasti workflow a řízení projektů, ClickUp je tou správnou volbou! Díky intuitivnímu rozhraní, robustním funkcím a bezkonkurenční univerzálnosti si ClickUp vydobyl místo mezi nejlepšími produkty na našem seznamu.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a vylepšete schvalovací proces ve vaší organizaci!