Jako projektový manažer pravděpodobně věnujete značnou část svého pracovního týdne vyřizování papírování a organizování informací. Tato administrativní práce může zabírat drahocenný čas, který byste mohli věnovat úkolům s vyšší přidanou hodnotou.
Software pro správu dokumentů je navržen tak, aby ulehčil manuální práci tím, že organizuje a kategorizuje soubory, přiřazuje přístupová oprávnění a vytváří pracovní postupy pro schvalování a revize.
V tomto průvodci se podíváme na nejlepší software pro správu dokumentů a na to, jak je využít jako centralizované místo pro sdílení dokumentů a spolupráci!
Co byste měli hledat v softwaru pro správu dokumentů (DMS)?
Při hledání systému pro správu dokumentů je nezbytné upřednostnit špičková bezpečnostní opatření, která chrání důvěrné informace, zabraňují únikům dat a zajišťují soulad s předpisy na ochranu osobních údajů. Klíčové funkce, jako jsou:
- Ovládací prvky přístupu
- Šifrování
- Zálohování a obnova dat
- Oprávnění
- Funkce vyhledávání
- Přístup k cloudu
Spolupráce je také nezbytnou funkcí vašeho systému pro správu dokumentů. Chcete, aby váš tým mohl spolupracovat na dokumentech v reálném čase, přidělovat úkoly, zanechávat komentáře a bezpečně sdílet soubory. A samozřejmě musíte být schopni najít obsah bez zadávání příliš mnoha příkazů!
A v neposlední řadě integrace s dalšími nástroji pro správu projektů, jako je správa úkolů a sledování projektů, pomůže vašemu týmu zefektivnit mezifunkční pracovní postupy. Tato integrace podporuje spolupráci, sdílení znalostí a zlepšuje rozhodování.
10 nejlepších softwarů pro správu dokumentů
1. ClickUp
ClickUp je komplexní platforma pro zvýšení produktivity určená pro týmy všech velikostí, která umožňuje vytvářet přehledné dokumenty, wiki a další dokumenty, které lze propojit s pracovními postupy a realizovat tak nápady společně s vaším týmem!
Díky kompletním možnostem přizpůsobení nabízí ClickUp flexibilní prostředí, které pomáhá spravovat pracovní zátěž, sledovat pokrok a zůstat ve spojení odkudkoli. Spolupráce je jádrem každé funkce, s četnými nástroji navrženými tak, aby udržovaly mezifunkční týmy informované a sladěné.
Navíc se ClickUp integruje s více než 1 000 dalšími pracovními nástroji, což týmům umožňuje synchronizovat veškerou svou práci a zefektivnit mezifunkční procesy na jedné platformě!
Nejlepší funkce ClickUp
- Podrobné online centrum nápovědy, webináře a podpora, které vám pomohou plně využít možnosti platformy.
- Dynamická funkce Cíle, která sjednotí tým v oblasti OKR a umožní sledovat pokrok několika způsoby.
- Přiřazené a řetězové komentáře v jakémkoli dokumentu, úkolu nebo tabuli ClickUp
- Spolupracující tabule pro rozvoj nápadů v reálném čase společně s týmem
- Reporting a dashboardy pro okamžitý přehled o vaší práci na vysoké úrovni
- Bohatý plán Free Forever a dostupné možnosti u každého cenového plánu
- Více přidělených úkolů pro úplnou transparentnost veškerého pokroku
- Více než 15 přizpůsobitelných zobrazení pro správu úkolů ze všech úhlů
- Snadno použitelné uživatelské rozhraní s online a offline režimem
- Více než 50 automatizací pro zefektivnění pracovních postupů v jakémkoli projektu
- Přizpůsobené stavy úkolů podle potřeb vašeho projektu
- Rozsáhlá knihovna šablon pro každé použití, od pořizování poznámek až po projektové briefy.
Omezení ClickUp
- Jeho bohatá sada funkcí může pro některé uživatele představovat určitou překážku při osvojování.
- V mobilní aplikaci zatím nejsou k dispozici všechny zobrazení.
Ceny ClickUp
- Plán zdarma navždy
- Neomezený tarif: 5 $ za uživatele a měsíc
- Business Plan: 12 $ za uživatele za měsíc
- Plán Business Plus: 19 $ za uživatele za měsíc
- Plán Enterprise: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze ClickUp
- G2: 4,7/5 (více než 6 500 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 3 500 recenzí)
2. Revver
Revver, dříve Rubex, je online systém pro správu dokumentů, který pomáhá firmám bezpečně organizovat, ukládat a sdílet dokumenty. Revver Docs je integrován s oblíbenými aplikacemi pro ukládání dat v cloudu, jako jsou Google Drive, Dropbox, Box a OneDrive.
Platforma také nabízí řadu funkcí, jako je kontrola verzí souborů, vyhledávání dokumentů a bezpečné řízení přístupu, takže pouze oprávnění uživatelé mohou prohlížet nebo upravovat důvěrné informace.
Nejlepší funkce Revveru
- Optické rozpoznávání znaků (OCR) pro automatické ukládání dokumentů do předem definovaných umístění
- Pokročilé vyhledávání pro identifikaci složek, ve kterých chybí důležité dokumenty
- Ověřování pomocí více faktorů pro přístup k dokumentům
- Speciální elektronický podpis nahrazující papírové dokumenty
- Prohlížeč dokumentů na dvou obrazovkách
Omezení Revveru
- Ve srovnání s jinými systémy pro správu dokumentů postrádá nástroje pro správu úkolů.
- Pro přístup do centra nápovědy Revver je nutné mít účet.
Ceny Revver
- Kontaktujte Revver pro podrobnosti o cenách.
Hodnocení a recenze Revver
- G2: 4,3/5 (více než 330 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 880 recenzí)
3. Connecteam
Connecteam je software pro zapojení zaměstnanců a řízení týmů. Jeho funkce pro práci s dokumenty usnadňuje týmům spolupráci na dokumentech, formulářích a průzkumech.
Mít všechny soubory zaměstnanců, certifikáty a obchodní dokumenty na jednom místě může být pro personální oddělení a manažery zásadní změnou. Centralizovaný systém může zlepšit efektivitu a produktivitu tím, že umožňuje snadný přístup k dokumentům, eliminuje potřebu fyzického ukládání a snižuje riziko ztráty nebo založení souborů. Díky digitálnímu řešení mohou zaměstnanci personálního oddělení snadno vyhledávat, načítat a sdílet dokumenty s kolegy, i když pracují na dálku!
Nejlepší funkce Connecteam
- Funkce Rychlé akce umožňuje provádět rychlé akce, které se týkají všech dokumentů.
- Oprávnění k prohlížení, nahrávání, schvalování/zamítání a úpravám dokumentů
- Balíčky dokumentů (složky) k přiřazení jednotlivým uživatelům nebo inteligentním skupinám
- Kurzy pro vytváření konkrétních procesů, které mají zaměstnanci absolvovat
- Datum vypršení platnosti podle typu dokumentu nebo záznamu
Omezení Connecteam
- Omezené funkce pro spolupráci v reálném čase
- Chybí funkce automatizace pracovních postupů
Ceny Connecteam
- Malé podniky: zdarma pro až 10 uživatelů
- Základní: 29 $ měsíčně pro prvních 30 uživatelů
- Pokročilá verze: 49 $ měsíčně pro prvních 30 uživatelů
- Expert: 99 $ měsíčně pro prvních 30 uživatelů
Hodnocení a recenze Connecteam
- G2: 4,3/5 (více než 30 recenzí)
- Capterra: 4,8/5 (více než 260 recenzí)
4. Confluence
Confluence je systém pro týmovou spolupráci s funkcemi softwaru pro správu dokumentů, který umožňuje vytvářet, sdílet, organizovat a diskutovat o práci s týmy jakékoli velikosti. Pomáhá lidem v organizaci efektivněji a účinněji spolupracovat na projektech tím, že jim umožňuje ukládat a sdílet svou práci na jednom centrálním místě.
S Confluence mohou týmy vytvářet a sdílet nápady, společně upravovat dokumenty v reálném čase, sledovat pokrok v projektech, informovat všechny o změnách pomocí oznámení a mnoho dalšího. Navíc výkonné funkce, jako jsou reporty, dashboardy a integrace s dalšími nástroji, pomáhají týmům udržet si přehled o svých projektech!
Porovnejte Confluence a Google Docs!
Nejlepší funkce Confluence
- Personalizovaný feed zobrazující prostory, které daná osoba nedávno navštívila, rozpracované stránky a aktivitu na stránkách.
- Editace v reálném čase se vzdáleným týmem nebo vzdálenými zaměstnanci
- Integrace s Box, Dropbox a Google Drive
- Štítky stránek pro urychlení vyhledávání obsahu
- Funkce importu dokumentů Word
Omezení Confluence
- Týmy, které se nezabývají vývojem softwaru, budou mít potíže s osvojením tohoto nástroje.
- Navržen a cenově dostupný pro spolupráci na podnikové úrovni (podívejte se na tyto alternativy Confluence ).
Ceny Confluence
- Zdarma: Pro 10 uživatelů (pouze měsíční předplatné)
- Standard: 5,75 $ za uživatele (odhad)
- Premium: 11 USD na uživatele (odhad)
- Enterprise: Podrobnosti získáte u společnosti Confluence.
Hodnocení a recenze Confluence
- G2: 4,1/5 (více než 3 000 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 2 000 recenzí)
Porovnejte Confluence s Notion!
5. DocuPhase
DocuPhase je řešení pro správu dokumentů, které pomáhá organizacím převzít kontrolu nad jejich papírovými procesy. Poskytuje platformu pro zachycování a správu dokumentů, zefektivnění pracovních postupů a zlepšení spolupráce. S DocuPhase mohou uživatelé bezpečně ukládat, spravovat a přistupovat ke všem typům dokumentů odkudkoli na světě prostřednictvím cloudu nebo lokálních instalací.
Platforma obsahuje řadu funkcí, jako je digitalizace a indexace dokumentů, vyhledávací funkce, směrování a schvalování dokumentů, nástroje pro online spolupráci, auditní stopy a kontrola verzí!
Nejlepší funkce DocuPhase
- Optické rozpoznávání znaků (OCR) pro čtení a interpretaci specifikovaných dat
- Vlastní oprávnění pro různé typy obchodních procesů
- Automatické přednastavené tagy a indexovací termíny pro příchozí soubory
- Pokročilé vyhledávací funkce pro nalezení přesných informací
- Integrace s NetSuite, Dynamics, Sage a dalšími
Omezení DocuPhase
- Omezené možnosti školení pro osvojení a používání softwaru
- Zaměřeno na automatizaci účetnictví
Ceny DocuPhase
- Kontaktujte DocuPhase pro informace o cenách.
Hodnocení a recenze DocuPhase
- G2: 4,2/5 (více než 15 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 70 recenzí)
6. Bloomfire
Bloomfire je software pro sdílení znalostí, který pomáhá zvýšit spolupráci a produktivitu v rámci týmu. Uživatelům umožňuje bezpečně ukládat a sdílet informace, dokumenty, videa, obrázky a další obsah na přehledné platformě. Lze jej použít jako interní wiki, intranet nebo dokonce jako platformu pro e-learning.
Tato platforma usnadňuje vyhledávání a správu obsahu, takže týmy mohou spolupracovat efektivněji. Poskytuje také výkonné vyhledávací funkce, takže uživatelé mohou rychle získat přístup k potřebným informacím.
Nejlepší funkce Bloomfire
- Bohatý textový editor s funkcemi pro práci s grafy, obrázky, zvukem a videem
- Možnosti označení k revizi a hromadného importu/exportu
- Zpětná vazba na podporu obchodních procesů
- Tagy generované umělou inteligencí pro lepší ukládání dokumentů
- Prohledávatelný obsah otázek a odpovědí
Omezení Bloomfire
- Nedostatek integrace ve srovnání s jinými řešeními pro správu dokumentů
- Nedostatek funkcí pro spolupráci
Ceny Bloomfire
- Cena Bloomfire začíná na 25 USD za uživatele a měsíc, podle objemu a modelu.
Hodnocení a recenze Bloomfire
- G2: 4,6/5 (více než 460 recenzí)
- Capterra: 4,3/5 (více než 200 recenzí)
7. SharePoint
Sharepoint je podnikový systém pro správu dokumentů, který týmům pomáhá sdílet a spravovat obsah v rámci ekosystému Microsoft Office. Poskytuje centralizovaný prostor, kde mohou týmy ukládat, organizovat a sdílet dokumenty, data a zdroje z jakéhokoli zařízení. Sharepoint má také výkonné funkce, jako jsou nástroje pro spolupráci, které týmům umožňují spolupracovat v reálném čase, a funkce pro správu verzí, které sledují změny v obsahu.
Platforma také poskytuje řadu bezpečnostních funkcí, které pomáhají zajistit bezpečnost dat, jako jsou oprávnění založená na rolích a možnosti auditu. Díky této výkonné platformě mohou týmy zefektivnit své pracovní postupy, zvýšit organizační efektivitu a vytvořit prostředí podporující lepší spolupráci.
Nejlepší funkce SharePointu
- In-Place Holds pro programové uchování obsahu před smazáním nebo úpravami
- Knihovny dokumentů s verzováním a kontrolou přístupu
- Prohlížení a úpravy offline na počítačích Mac nebo PC
- 1 TB úložného prostoru OneDrive na uživatele
- Spolupráce v reálném čase
Omezení SharePointu
- K plnému využití potenciálu Sharepointu je nutné zakoupit další software Microsoft.
- Není intuitivní pro software jiných výrobců než Microsoft
Ceny SharePointu
- SharePoint Online Plan 1: 5 USD za uživatele a měsíc, roční předplatné
- SharePoint Online Plan 2: 10 USD za uživatele a měsíc, roční předplatné
- Office 365 E3: 23 USD za uživatele a měsíc, roční předplatné
Hodnocení a recenze SharePointu
- G2: 4/5 (více než 8 200 recenzí)
- Capterra: 4,3/5 (více než 4 900 recenzí)
Podívejte se na tyto alternativy SharePointu!
8. Notion
Notion je komplexní pracovní prostor pro správu dokumentů a spolupráci týmů. Slouží jako databázový nástroj, pomocí kterého mohou týmy vytvářet, ukládat, organizovat a sdílet dokumenty na jednom centrálním místě.
Týmy mohou vytvářet kapitoly a podsekce pro organizaci dokumentů, nastavovat vlastní šablony pro rychlý přístup k často používanému obsahu, přidávat značky a komentáře pro sledování důležitých informací a přiřazovat úkoly a termíny pro společnou správu projektů.
Nejlepší funkce Notion
- Historie verzí, která vám umožňuje vrátit se k dřívějším verzím dokumentu
- Hladká integrace se službami cloudového úložiště pro snadný přenos dat
- Spolupráce při úpravách, která podporuje více uživatelů v jednom dokumentu
- Řízení přístupu s podrobnými oprávněními pro soubory a stránky
- Mobilní přístup pro otevírání a odesílání souborů na cestách
Omezení Notion
- Vysoká míra flexibility může také představovat výzvu, pokud jde o to, kde začít nebo jak efektivně organizovat informace (podívejte se na alternativy Notion ).
- Omezený přístup k pokročilým ovládacím prvkům, pokud nemáte tarif Enterprise.
Ceny Notion
- Bezplatná verze
- Standard: 8 USD za uživatele za měsíc
- Premium: 15 $ za uživatele a měsíc
- Enterprise: Podrobnosti získáte u společnosti Notion.
Hodnocení a recenze Notion
- G2: 4,7/5 (více než 1 700 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 1 400 recenzí)
9. Box
Box je software pro správu dokumentů a služba pro sdílení souborů. Poskytuje bezpečné úložiště, spolupráci a komunikační řešení, která pomáhají organizacím ukládat, sdílet a spravovat jejich dokumenty, tabulky a další digitální soubory v cloudu. S Boxem mohou uživatelé přistupovat ke svým uloženým souborům z jakéhokoli zařízení a snadno je sdílet s kolegy nebo externími partnery.
Platforma také nabízí funkce, jako je verzování pro sledování změn dokumentů v čase, šifrování pro větší bezpečnost citlivých informací a podrobné ovládání oprávnění, které umožňuje rozhodovat o tom, kdo má přístup k jakým datům. Box navíc poskytuje funkce na podnikové úrovni, jako je integrace se stávajícími IT systémy a bezpečnostními politikami, přizpůsobení značky a uživatelského prostředí a výkonné analytické funkce.
Nejlepší funkce Boxu
- Nativní ochrana proti úniku dat a detekce kybernetických hrozeb založená na pokročilých nástrojích strojového učení.
- Integrace s oblíbenými pracovními aplikacemi, jako jsou ClickUp, Microsoft Teams a Oracle NetSuite.
- Sdílení souborů jedním kliknutím pro snadné odesílání velkých souborů
- Box Notes pro vytváření projektových plánů a harmonogramů
- Box Sign pro neomezené elektronické podpisy
Omezení Boxu
- Pokus o otevření více souborů PDF z vyhledávacího rozhraní Box Drive může způsobit chybu.
- Šifrování soukromým klíčem je placená funkce.
Ceny Boxu
- Pro více informací kontaktujte Box.
Hodnocení a recenze Boxu
- G2: 4,2/5 (více než 4 800 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 5 000 recenzí)
10. Brandfolder
Brandfolder je online platforma pro správu digitálních aktiv, která firmám umožňuje ukládat, organizovat, sdílet a sledovat jejich značková aktiva. Platforma slouží jako centralizované centrum pro správu všech brandingových materiálů společnosti, včetně obrázků, log, videí, dokumentů, marketingových materiálů, prezentací a dalších.
Díky intuitivnímu rozhraní Brandfolderu mohou uživatelé rychle a snadno přistupovat ke všem svým značkovým aktivům, spravovat je, sdílet a sledovat na jednom místě. Navíc výkonné nástroje Brandfolderu usnadňují kontrolu nad používáním a distribucí aktiv, takže branding vaší společnosti zůstává konzistentní napříč všemi kanály!
Nejlepší funkce Brandfolderu
- Nastavení veřejných a soukromých aktiv pro důležité dokumenty
- Správa uživatelů s rychlým přístupem k informacím o uživatelích
- Podpora více formátů souborů pro tvorbu dokumentů
- Funkce nahrávání hostů pro externí partnery
- Hromadné nahrávání pomocí funkcí drag-and-drop
Omezení Brandfolderu
- Odesílání více dokumentů ke schválení není podporovanou funkcí.
- Chybí možnosti přizpůsobení u nefiremních tarifů.
Ceny Brandfolderu
- Kontaktujte Brandfolder pro informace o cenách
Hodnocení a recenze Brandfolder
- G2: 4,5/5 (více než 1 100 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 430 recenzí)
Nejlepší nástroj pro spolupráci při správě dokumentů: ClickUp Docs
ClickUp je ideální volbou pro týmy, které hledají komplexní systém správy dokumentů pro správu všech typů interního obsahu i obsahu určeného pro klienty.
Všestrannost platformy se projevuje i v široké škále nástrojů pro správu projektů a spolupráci, díky čemuž je ideálním řešením pro týmy, které chtějí optimalizovat své pracovní postupy. Začněte s ClickUp Workspace ještě dnes!