Představte si, že sedíte u svého stolu a nad vámi se tyčí hora papírů. Frustrující, že? Ruční správa dokumentů je nejen náročná, ale také časově náročná. Ale co kdybyste se mohli pohodlně usadit, relaxovat a nechat si vytvořit důležité dokumenty? Vstupte do světa softwaru pro automatizaci dokumentů.
Jak to funguje: Nástroj pro automatizaci dokumentů využívá předdefinované šablony a umělou inteligenci (AI) k automatizaci dokumentů během několika sekund.
V tomto průvodci se podrobněji podíváme na 10 nejlepších nástrojů pro automatizaci dokumentů, které můžete použít.
Co je software pro automatizaci dokumentů?
Systém automatizace dokumentů využívá kombinaci předdefinovaných šablon a nejmodernější umělé inteligence (AI) k transformaci vašeho manuálního procesu vytváření dokumentů.
Představte si to takto: zadáte svá data a platforma pro automatizaci dokumentů se o vše postará a během několika sekund vygeneruje váš dokument. Automatizujete tak úkol, který by jinak byl zdlouhavý a časově náročný. Je to rychlé, snadné a především efektivní.
Zní to jednoduše. Nenechte se však oklamat jeho jednoduchostí. Software pro automatizaci dokumentů je výkonný nástroj. Jedná se o nástroj pro zlepšení procesů, který výrazně snižuje možnost lidské chyby, zvyšuje produktivitu a dává vám více času soustředit se na to, co je skutečně důležité – růst vašeho podnikání.
Co byste měli hledat v nástrojích pro automatizaci dokumentů?
Výběr správného softwaru pro automatizaci dokumentů může být náročný. Trh je přesycený a kvalita se liší. Znalost toho, co hledat v nástrojích pro generování dokumentů, může být rozhodující. Zde je seznam funkcí, na které byste se měli zaměřit:
- Snadné použití: Váš software by měl mít snadno použitelné rozhraní, které zefektivní váš pracovní postup a nevyžaduje žádné složité technické znalosti.
- Integrace: Software by měl být snadno integrovatelný s dalšími aplikacemi a nástroji, které již ve svém pracovním postupu používáte.
- Bezpečnost: Vzhledem k tomu, že budete pracovat s citlivými údaji, musí software disponovat robustními bezpečnostními opatřeními.
- Funkce umělé inteligence: Hledejte software, který využívá umělou inteligenci ke zvýšení efektivity a snížení počtu chyb.
- Přizpůsobení: Software by vám měl umožnit přizpůsobit šablony dokumentů tak, aby vyhovovaly vašim konkrétním potřebám.
Cílem je najít automatizaci zpracování dokumentů, která splňuje vaše potřeby a usnadňuje vám práci.
10 nejlepších softwarů pro automatizaci dokumentů
Zde jsou naše oblíbené nástroje pro generování dokumentů na trhu. Pojďme se do toho pustit a najít ten, který vám nejlépe vyhovuje.
1. ClickUp
Představte si ClickUp jako dokonalého pomocníka vašeho týmu, ať už jste tým o jedné nebo o tisíci členech. Jedná se o výkonnou platformu pro zvýšení produktivity a jeden z nejlepších nástrojů pro psaní na trhu. Je navržen tak, aby podpořil spolupráci a zvládl veškerou vaši práci pod jednou digitální střechou. Potřebujete aktualizovat, formátovat nebo sdílet projektový dokument? ClickUp Docs vám pomůže. A není určen jen pro vaše oči. Dokumenty můžete sdílet s kýmkoli.
ClickUp Docs nabízí vnořené podstránky v rámci jednoho dokumentu, díky čemuž je organizace souvisejících dokumentů hračkou. Máte obavy z neočekávaných změn? Nastavte úrovně ochrany, aby byla vaše práce v bezpečí.
A to nejlepší: software pro správu dokumentů ClickUp je ideální pro práci v reálném čase i asynchronní práci na dálku. Veškerá relevantní dokumentace je přístupná v kontextu úkolů a projektů, což znamená, že se můžete rozloučit s přepínáním mezi aplikacemi. Není to pohodlné?
Nejlepší funkce ClickUp
- Exportujte obsah jako dokumenty PDF
- Bezplatné šablony dokumentů pro jakékoli použití
- Zefektivněte pracovní postupy pomocí umělé inteligence, vytvářejte chytré předpovědi a zvyšte celkovou produktivitu s ClickUp AI.
- Přidejte tabulky, obrázky, videa a další prvky a vytvořte bohatý multimediální zážitek.
- ClickUp Docs umožňuje spolupráci při úpravách v reálném čase.
- Ovládací prvky pro přístup k právním dokumentům, které chrání před nechtěnými změnami
Omezení ClickUp
- Množství funkcí může být pro nové uživatele ohromující.
- Občasné pomalé načítání
Ceny ClickUp
- Navždy zdarma
- Neomezený: 5 $/měsíc na uživatele
- Podnikání: 12 $/měsíc na uživatele
- Business Plus: 19 $/měsíc na uživatele
- Enterprise: Kontaktujte nás ohledně cen
- ClickUp AI je k dispozici ve všech placených tarifech za 5 USD za člena pracovního prostoru za měsíc.
Hodnocení a recenze ClickUp
- G2: 4,7/5 (více než 8 000 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 3 000 recenzí)
2. PandaDoc
PandaDoc je špičkový nástroj pro správu dokumentů, který udržuje vše v pořádku – schvalování, komentáře, sledování verzí – zkrátka vše, co potřebujete. Potřebujete spolupracovat na dokumentu? Chcete provádět úpravy v reálném čase? PandaDoc vám to umožní. Všichni zůstávají synchronizovaní a žádná aktualizace vám neunikne.
Ale tady to začíná být ještě lepší. PandaDoc neslouží jen ke správě dokumentů; je to jako mít ve svém týmu osobního korektora, který vám pomáhá odstraňovat chyby a zvýšit výkonnost vašich dokumentových workflow.
S PandaDoc je vytváření bezchybných dokumentů hračkou. Pracovní postupy vašeho týmu budou plynulé, chyby ustoupí do pozadí a produktivita vystřelí do výšin.
Nejlepší funkce PandaDoc
- Rozhraní typu drag-and-drop usnadňuje vytváření dokumentů.
- Hladká integrace s většinou CRM platforem
- Analytika poskytuje cenné informace o tom, jak si vaše dokumenty vedou.
Omezení PandaDoc
- Mobilní aplikace by mohla být funkčnější.
- K osvojení všech funkcí softwaru pro správu dokumentů je nutná určitá doba učení.
Ceny PandaDoc
- Bezplatný eSign
- Essentials: 19 $/měsíc
- Podnikání: 49 $/měsíc
- Enterprise: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze PandaDoc
- G2: 4,7/5 (více než 2 000 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 1 000 recenzí)
3. Docupilot
Zde je pokročilý software pro automatizaci dokumentů, který vám výrazně usnadní život. Docupilot vám ulehčí práci s dokumenty. Jeho uživatelsky přívětivé rozhraní vám umožní rychle vytvářet a organizovat dokumenty, od prodejních nabídek po faktury. Vše je založeno na přizpůsobení, takže si každý dokument můžete přizpůsobit podle svých potřeb.
Tento nástroj vyniká v automatizaci generování dokumentů. S Docupilotem můžete použít své stávající šablony dokumentů nebo navrhnout nové a poté je automaticky vyplnit pomocí dat z různých zdrojů, jako jsou Google Sheets, CRM systémy nebo webové formuláře. Tato funkce může zefektivnit tvorbu dokumentů.
Docupilot vám pomůže se spoluprací díky svým funkcím sdílení a řízení přístupu. Umožňuje vám bezpečně sdílet dokumenty s členy týmu, klienty nebo kýmkoli jiným, kdo je potřebuje. A díky řízení přístupu můžete rozhodovat, kdo může vaše dokumenty prohlížet, upravovat nebo spravovat.
Nejlepší funkce Docupilot
- Automatické vytváření dokumentů ze šablon
- Propojení s více než 1 000 aplikacemi
- Umožňuje firmám používat své značky v dokumentech
Omezení Docupilot
- Omezené možnosti designu v editoru dokumentů
- Možná nenabízí tolik funkcí jako někteří konkurenti.
Ceny Docupilot
- Starter: 29 $/měsíc
- Plus: 99 $/měsíc
- Pro: 149 $/měsíc
Hodnocení a recenze Docupilot
- G2: 4,9/5 (4+ recenze)
- Capterra: 5/5 (více než 40 recenzí)
Bonus: Podívejte se na 10 nejlepších softwarů pro úpravu dokumentů
4. ExperLogix
Hlavním cílem ExperLogix je odstranit monotónnost z tvorby dokumentů. Ať už se zabýváte složitými nabídkami, objednávkami nebo kusovníky, ExperLogix přináší zcela novou úroveň efektivity do vašeho pracovního postupu. Ale jak přesně?
Kouzlo spočívá v intuitivním konfiguračním rozhraní. Tento software vám umožňuje vytvářet sofistikované modely, které přesně odrážejí vaši nabídku produktů nebo služeb. A díky inteligentnímu pravidlovému modulu můžete eliminovat chyby, zefektivnit prodejní proces a zvýšit spokojenost zákazníků.
Tento nástroj vyniká také hladkou integrací. Dobře spolupracuje s vašimi systémy CRM a ERP, takže můžete rychle načíst data a zahájit proces vytváření dokumentů. Je to, jako byste měli k dispozici superhrdinu v oblasti těžby dat.
ExperLogix nabízí komplexní řešení pro správu dokumentů, včetně kontroly verzí a funkcí pro spolupráci v reálném čase. Ať už pracujete na obchodní nabídce nebo technické specifikaci, ExperLogix vždy zajistí, aby váš tým zůstal synchronizovaný.
Nejlepší funkce ExperLogix
- Pomáhá týmům přesně nacenit komplexní produkty
- Hladká integrace s předními platformami CRM a ERP
- Poskytuje 2D a 3D vizualizace produktů během konfigurace.
Omezení ExperLogix
- Počáteční nastavení může být složité kvůli široké škále funkcí.
- Rozhraní by mohlo být uživatelsky přívětivější.
Ceny ExperLogix
- Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze ExperLogix
- G2: 4,6/5 (více než 60 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (6+ recenzí)
5. Klippa DocHorizon
Pokud jste hledali špičkový software pro automatizaci dokumentů, který přináší výsledky, vaše hledání končí zde. S Klippou již správa dokumentů není žádná otrava.
Představte si, že se nekonečné hromady papírů na vašem stole jako mávnutím kouzelného proutku promění v prohledávatelné digitální soubory. To je síla, kterou má Klippa. Využívá pokročilou technologii OCR k rozpoznávání, extrahování a ověřování informací z fyzických dokumentů a jejich okamžitému převodu na digitální data. A to nejlepší? Zvládá dokumenty v jakémkoli formátu.
Klippa jde nad rámec digitalizace a posouvá věci o krok dál díky svým automatizačním schopnostem. Ať už se jedná o faktury, smlouvy nebo objednávky, Klippa vám umožní automatizovat celý proces, od sběru dat až po ověřování a schvalování.
Nejlepší funkce Klippa DocHorizon
- Automaticky extrahujte informace z dokumentů pomocí technologie OCR.
- Funguje hladce s vaším stávajícím softwarovým vybavením.
- Automatizace pracovních postupů pomáhá automatizovat celý životní cyklus dokumentů.
Omezení Klippa DocHorizon
- Rozhraní by mohlo být intuitivnější.
- Pro menší podniky může být příliš robustní.
Ceny Klippa DocHorizon
- Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze Klippa DocHorizon
- G2: N/A
- Capterra: 4,7/5 (10+ recenzí)
6. Jotform
Seznamte se s Jotform, digitální sadou nástrojů pro snadné vytváření personalizovaných průzkumů. Díky rozmanitým šablonám a typům otázek můžete navrhovat průzkumy, které dokonale vyhovují vašim potřebám.
Díky uživatelsky přívětivému nástroji pro tvorbu formulářů Jotform již není vytváření složitých průzkumů žádnou výzvou a platforma se hladce integruje s více než 150 obchodními aplikacemi.
Jeho jedinečné funkce, jako je větvení, logika přeskočení a podmíněná logika, zajišťují respondentům přizpůsobený zážitek.
Integrované nástroje pro vytváření reportů a analýzy nabízejí cenné informace o výsledcích průzkumů, zatímco funkce exportu dat zajišťuje hladkou integraci s jinými systémy.
Nejlepší funkce Jotform
- Poskytuje více než 400 připravených šablon formulářů.
- Efektivně shromažďuje a spravuje data
- Usnadňuje týmovou spolupráci na formulářích
Omezení Jotform
- Omezené možnosti přizpůsobení některých polí formuláře
- Mohly by se hodit pokročilejší analytické nástroje.
Ceny Jotform
- Starter: zdarma
- Bronz: 34 $/měsíc
- Stříbro: 39 $/měsíc
- Gold: 99 $/měsíc
- Enterprise: Kontaktujte nás pro cenovou nabídku
Hodnocení a recenze Jotform
- G2: 4,7/5 (více než 1 000 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 1 000 recenzí)
Podívejte se na tyto alternativy Jotform!
7. Conga Composer
Conga Composer je cloudový nástroj pro generování dokumentů, který vám ulehčí každodenní papírování. Překrásně transformuje vaše data ze Salesforce do dynamických dokumentů, které můžete odeslat kamkoli.
Na Conga je zábavné to, že bez námahy shromažďuje data z více reportů Salesforce. Tato data pak můžete sloučit do podrobných, personalizovaných dokumentů v různých formátech, jako jsou Word, Excel, PDF nebo PowerPoint. To znamená, že už nemusíte ručně kopírovat a vkládat. Už žádné chyby.
Conga vám umožňuje naplánovat doručení dokumentů a spravovat je z jakéhokoli zařízení a odkudkoli. Tento nástroj také zajišťuje, že vaše data jsou dobře chráněna robustními bezpečnostními mechanismy Salesforce. Můžete tak být klidní, že vaše citlivé informace jsou v bezpečí.
Nejlepší funkce Conga Composer
- Funguje přímo v Salesforce.
- Umožňuje vám udržovat konzistentnost značky.
- Nabízí několik možností doručení, jako je e-mail a cloudové úložiště.
Omezení programu Conga Composer
- Vyžaduje určitou dobu na osvojení pro uživatele bez technických znalostí.
- Pro plnou funkčnost mohou být nutné další nástroje Conga.
Ceny softwaru Conga Composer
- Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze Conga Composer
- G2: 4,5 (více než 600 recenzí)
- Capterra: 4,4 (více než 80 recenzí)
8. HotDocs
HotDocs dokáže přeměnit vaše často používané dokumenty a formuláře na opakovaně použitelné šablony, což vede k větší konzistentnosti a snížení počtu chyb. Mluvíme o smlouvách, dohodách, formulářích – zkrátka o všem. Nyní si představte, kolik času ušetříte, když nebudete muset pokaždé vymýšlet kolo znovu.
Jednou z vynikajících funkcí HotDocs je rozhraní pro sběr dat. Jedná se o interaktivní sekci otázek a odpovědí, která shromažďuje data pro vytváření dokumentů. Tím je zajištěno, že generované dokumenty jsou přizpůsobené na míru, přesné a úplné.
Integrace? Žádný problém. HotDocs se dobře doplňuje s ostatními programy. Může se hladce začlenit do vašich stávajících systémů a pracovních postupů, ať už se jedná o CRM, systém správy případů nebo systém pro poskytování úvěrů.
Ukládání dokumentů je s HotDocs jednoduché. Bezpečně ukládá všechny vaše vygenerované dokumenty, takže je můžete rychle a snadno vyhledat. Strávíte tak méně času hledáním souborů a více času tím, na čem opravdu záleží.
Nejlepší funkce HotDocs
- Převádí stávající dokumenty na flexibilní šablony
- Integrace s vašimi stávajícími systémy
- Ideální pro odvětví, která potřebují komplexní dokumenty bez chyb.
Omezení HotDocs
- Rozhraní by mohlo být modernější a uživatelsky přívětivější.
- Proces vytváření složitých šablon může být časově náročný.
Ceny HotDocs
- Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze HotDocs
- G2: 4,4/5 (více než 80 recenzí)
- Capterra: 4. ⅕ (60+ recenzí)
9. Documate
Documate (nyní známý jako Gavel. io) poskytuje uživatelsky přívětivé rozhraní s dotazníky pro shromažďování dat potřebných k vytvoření dokumentů. To pomáhá zajistit, že výsledné dokumenty jsou nejen přesné, ale také vysoce personalizované.
Tento software vám umožní transformovat vaše standardní dokumenty na inteligentní šablony. To znamená, že můžete generovat vlastní dokumenty na požádání, aniž byste potřebovali jediný řádek kódu.
Pojďme si promluvit o integraci. Documate se hladce integruje do vašeho stávajícího pracovního postupu. Je flexibilní, přizpůsobivý a dobře spolupracuje s jiným softwarem. Navíc podporuje export dat v různých formátech, takže je můžete snadno použít i jinde.
Nejlepší funkce Documate
- Snadné použití, nevyžaduje žádné programátorské znalosti
- Zvládá složité pracovní postupy a pravidla
- Umožňuje více uživatelům pracovat na stejném pracovním postupu.
Omezení Documate
- Strmější křivka učení než u některých konkurentů
- Možnosti návrhu by mohly být robustnější.
Ceny Documate
- Lite: 83 $/měsíc
- Standard: 165 $/měsíc
- Tým: 290 $/měsíc
- Enterprise: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze Documate
- G2: 5/5 (10+ recenzí)
- Capterra: N/A
10. Woodpecker
Woodpecker je ideálním nástrojem, pokud hledáte plynulou automatizaci dokumentů přímo v aplikaci Microsoft Word. Je to záchrana pro všechny, kteří tráví nespočet hodin zápasením s dokumenty Word.
Jedinečnost programu Woodpecker spočívá v tom, že vám umožňuje transformovat standardní dokumenty Word do dynamických šablon. Znáte všechny ty nudné smlouvy, faktury nebo nabídky, které musíte opakovaně vytvářet? Woodpecker je promění v flexibilní šablony, které lze rychle a přesně přizpůsobit.
Hledáte snadný způsob, jak ukládat a vyhledávat své dokumenty? Woodpecker je tu pro vás opět k dispozici. Udržuje všechny vaše šablony přehledně uspořádané v aplikaci Word, takže je máte vždy po ruce, když je potřebujete.
Nejlepší funkce Woodpeckeru
- Funguje v známém rozhraní aplikace Word.
- Převádějte stávající dokumenty Word do opakovaně použitelných šablon
- Bezpečné ukládání dat pro opětovné použití v dokumentu Word
Omezení programu Woodpecker
- Omezeno na Microsoft Word
- Mohlo by být výhodné využít pokročilejší funkce
Ceny Woodpecker
- Starter: 39 $/měsíc
- Pro: 99 $/měsíc
- Teams: 299 $/měsíc
Hodnocení a recenze Woodpecker
- G2: N/A
- Capterra: 4,6/5 (více než 30 recenzí)
Vytvářejte dokumenty a slaďte týmy v ClickUp
Software pro automatizaci dokumentů je výkonný nástroj, který výrazně zvyšuje produktivitu. Je to kouzelná hůlka, která promění vaše přání „Kéž bych mohl zjednodušit svou práci“ ve skutečnost.
ClickUp usnadňuje automatizaci, úpravy a sdílení dokumentů, takže všichni mohou efektivně spolupracovat. Platforma také zahrnuje bezplatné nástroje pro správu úkolů, které pomáhají týmům udržovat jednotný přístup a přehlednost.
Ať už jde o psaní zpráv, koordinaci úkolů nebo spolupráci, ClickUp pomáhá týmům hladce spolupracovat a dosahovat svých cílů. Vyzkoušejte ClickUp zdarma ještě dnes!