Nezbytné dokumenty pro hladké začlenění nových zaměstnanců

Proces zapracování může rozhodnout o úspěchu nového zaměstnance v dané pozici.

Ve svém výzkumu z roku 2023 provedla poradenská společnost Korn Ferry průzkum mezi zaměstnanci, kteří opustili své zaměstnání během šesti až dvanácti měsíců. Jako důvody svého rozhodnutí respondenti uváděli faktory, jako je pocit odcizení od firemní kultury a špatná zkušenost s nástupem do zaměstnání.

Dokumenty pro nástup do zaměstnání vám pomohou být od prvního dne důkladní a transparentní vůči novým zaměstnancům. Kromě povinných daňových formulářů a pracovních smluv existuje mnoho dalších užitečných dokumentů pro nástup do zaměstnání, které je třeba zvážit. Pokud jsou pečlivě připraveny a zorganizovány, mohou zaměstnancům pomoci snadno se zorientovat v novém pracovním prostředí. 🧭

V tomto článku se budeme zabývat různými typy dokumentů, které byste měli zahrnout do procesu přijímání nových zaměstnanců, od právních a daňových formulářů po organizační schémata, procesní manuály a dohody o mlčenlivosti. Představíme vám také komplexní platformu pro produktivitu a řízení projektů, díky které bude vytváření a organizování dokumentů pro přijímání nových zaměstnanců hračkou.

Důležitost dokumentů pro nástup zaměstnanců

Podobně jako onboardování klientů je onboardování zaměstnanců procesem začleňování nových zaměstnanců do organizace. Pomáhá zaměstnancům připravit se na práci a seznamuje je s firemní kulturou.

Hladký proces zapracování zaměstnanců může zvýšit motivaci, produktivitu a spokojenost v práci. Navíc společnosti, které mají dobře promyšlené procesy zapracování, mají obvykle nižší fluktuaci zaměstnanců.

Dokumentace hraje v procesu nástupu do zaměstnání klíčovou roli. Obvykle ji připravuje specialista na lidské zdroje (HR), manažer nebo majitel firmy.

Kromě toho, že jsou dokumenty pro nástup do zaměstnání zákonnou povinností, mohou také zefektivnit integraci. Pomáhají zaměstnancům rychle a snadno se seznámit se společností a svou rolí a podporují je během nástupu i po něm. 📃

Právní a daňové dokumenty pro nástup do zaměstnání

Právní formuláře by měly být první na vašem seznamu dokumentů pro nástup nových zaměstnanců. Vyplňte je do několika dnů od data nástupu zaměstnance, abyste se vyhnuli právním problémům a pokutám.

Daňový formulář W-4

Zaměstnanec musí vyplnit federální daňový formulář W-4. Tím určí svůj status pro srážky daní, což ovlivní příspěvky jako sociální zabezpečení a zdravotní pojištění.

Formulář W-4 informuje daňový úřad (IRS) o tom, kolik má být odečteno z výplaty zaměstnance. Také vám sdělí, jak má být zdaněná částka rozdělena. 💵

Před každou výplatou zkontrolujte nejnovější formulář W-4, abyste se ujistili, že odpovídá volbám zaměstnance. Daňové dokumenty všech zaměstnanců byste měli uchovávat po dobu nejméně čtyř let od data splatnosti nebo zaplacení poslední daně (podle toho, co nastane později).

Daňový formulář W-4

Většina států vybírá daň z příjmu. Následujících devět států také vyžaduje, aby vaši noví zaměstnanci vyplnili státní certifikát o srážkách:

Formulář I-9 a doklady o způsobilosti k práci

Formulář I-9 potvrzuje způsobilost nového zaměstnance k práci v USA, která závisí na jeho občanství, pobytu, vízu a imigračním statusu.

Zaměstnanec musí vyplnit formulář a vrátit vám jej do tří dnů od data nástupu do zaměstnání.

Kromě toho vám musí poskytnout doklady o způsobilosti k výkonu práce, jako jsou:

Zkontrolujte formulář a dokumenty, zda splňují všechny požadavky. Nemusíte je předkládat, ale musíte je uchovávat pro případ, že by je požadoval imigrační úředník.

Dokumenty pro nástup nové zaměstnance specifické pro danou společnost

Následující dokumenty umožňují novým zaměstnancům seznámit se s politikami, kulturou, lidmi, událostmi a značkou společnosti.

Příručka pro zaměstnance

Příručka pro zaměstnance slouží jako encyklopedie základních informací o společnosti. Při jejím vytváření buďte důkladní a používejte srozumitelný jazyk, ale nezatěžujte zaměstnance přílišným množstvím informací.

Mezi nejčastější prvky zaměstnanecké příručky patří:

Jakmile zaměstnanec přečte příručku, měl by podepsat smlouvu. ✍️

Organizační schéma

Organizační schéma seznamuje zaměstnance se strukturou společnosti. Schéma by mělo obsahovat jména zaměstnanců, jejich povinnosti a jejich nadřízené. Může usnadnit interní a mezifunkční komunikaci. Pokud má nový zaměstnanec dotaz, díky schématu bude vědět, na koho se obrátit. 👥

Pokyny pro používání značky

Každá společnost má svůj jedinečný a konzistentní způsob, jak se prezentovat. 🖼️

Dokument s pokyny k používání značky informuje nové zaměstnance o správném používání log, povolených písmech a barevných schématech a o stylu psaní, který by měli používat v marketingových materiálech nebo externí komunikaci.

Firemní kalendář

Od důležitých schůzek a termínů po dovolené a teambuildingové akce – firemní kalendář seznamuje nové zaměstnance s každodenními aktivitami. Umožňuje jim plánovat dopředu a synchronizovat jejich osobní rozvrh s rozvrhem společnosti. 🗓️

Dokumenty pro nástup do zaměstnání specifické pro danou pozici

Pomocí níže uvedených dokumentů pro nástup do zaměstnání pomozte zaměstnanci připravit se na jeho novou roli.

Nabídka zaměstnání a pracovní smlouva

Při závěrečném pohovoru můžete uchazeči nabídnout pracovní místo, ale musíte to následně potvrdit písemně.

Nabídkový dopis obsahuje informace o pozici nového zaměstnance, jako je název pozice, datum nástupu, očekávání, odměna a benefity. Zaměstnanec by si jej měl pečlivě přečíst a podepsat, aby oficiálně přijal podmínky.

Pracovní smlouvy jsou obvykle podrobnější. Mohou obsahovat informace o pracovním rozvrhu, povinnostech, zásadách, mlčenlivosti a podmínkách ukončení pracovního poměru. Jsou podobné zaměstnaneckým příručkám, ale jsou stručnější a specifické pro danou pozici zaměstnance.

Procesní manuály

Dalším důležitým bodem na vašem seznamu pro přijímání nových zaměstnanců je dokumentace procesu.

V závislosti na povaze dané pozice mohou procesní manuály vypadat jako obecné pokyny nebo podrobné standardní operační postupy (SOP). Ty druhé jsou podrobné pokyny, jak provádět opakující se procesy a řešit problémy.

Význam těchto dokumentů pro zaměstnance nelze podceňovat. Díky správné dokumentaci procesů mají noví i stávající zaměstnanci k dispozici znalostní základnu, na kterou se mohou obrátit, pokud mají nějaké dotazy. To může snížit potřebu telefonátů a schůzek, čímž se práce stane cílenější a efektivnější.

Pro nové zaměstnance zvažte vypracování samostatných plánů školení. Tyto dokumenty by měly vysvětlovat, co může zaměstnanec očekávat v prvních měsících ve své nové pozici. Měly by také definovat, jak se mohou povinnosti měnit s tím, jak zaměstnanec získává zkušenosti, a kritéria pro postup do vyšších pozic. Během školení nového zaměstnance mu zajistěte podporu kolegy nebo mentora. 👐

Dokumenty týkající se mezd a benefitů

Připravte si tyto dokumenty, abyste mohli hladce vyplatit odměny a zajistit transparentnost v oblasti benefitů.

Formulář pro přímý vklad

Pokud budete zaměstnancům vyplácet mzdu přímým vkladem na jejich bankovní účet, musí vyplnit formulář pro přímý vklad. Ten vám umožní shromáždit informace potřebné pro zpracování plateb, jako jsou údaje o bankovním účtu zaměstnance a jeho preference. 🏦

Tyto údaje si zajistěte v dostatečném předstihu před první výplatou, aby mohly být včas zpracovány.

Přehled benefitů

I když byste měli mít od začátku jasno v tom, jaké výhody společnost nabízí, je nejlepší vytvořit dokument, který může sloužit jako společný referenční bod. Do tohoto dokumentu zahrňte informace, jako jsou:

Různé formuláře a smlouvy

V závislosti na politikách vaší společnosti můžete do procesu přijímání nových zaměstnanců zahrnout i tyto další dokumenty.

Formulář pro kontakt v případě nouze

Formulář pro kontakt v případě nouze je nepostradatelnou součástí strategie řízení rizik každé společnosti. Uvádí, na koho se obrátit v případě nehody. Tento formulář je obzvláště důležitý, pokud práce zaměstnance zahrnuje potenciálně nebezpečné činnosti.

Požádejte nového zaměstnance, aby v formuláři uvedl jména alespoň dvou osob a jejich telefonní čísla a e-mailové adresy.

Dohoda o mlčenlivosti (NDA)

Pokud vaše společnost nakládá s důvěrnými informacemi, měli byste připravit smlouvu o mlčenlivosti (NDA), ať už přijímáte nové klienty nebo zaměstnance.

Podpisem tohoto dokumentu se zaměstnanec zavazuje chránit citlivá data, se kterými pracuje. V případě porušení dohody o mlčenlivosti může společnost podniknout právní kroky. 🔏

Smlouva o zákazu konkurence

Podepsaná dohoda o nekonkurenci brání zaměstnanci po určitou dobu po skončení pracovního poměru účastnit se činností, které by mohly ohrozit konkurenční výhodu společnosti. Mezi takové činnosti může patřit práce pro konkurenta nebo založení konkurenční firmy.

Dohoda o nekonkurenci nebo příslušná klauzule je zásadní v případě, že společnost vyvinula vlastní znalosti, vztahy nebo technologie. Zajišťuje, že zaměstnanec nemůže využít své zkušenosti ve společnosti ve prospěch konkurence.

Zásady týkající se testování na drogy a prověřování minulosti

Pokud daná pozice vyžaduje testování na drogy nebo prověření trestního rejstříku, uveďte podrobný popis těchto požadavků v dokumentaci pro nástup nových zaměstnanců. Jakmile zaměstnanec předloží záznamy nebo výsledky testů, uchovejte je pro případ budoucích kontrol dodržování předpisů. Zajistěte, aby byl přístup k těmto citlivým údajům omezen.

Dokument o souhlasu zaměstnance

Dokument o souhlasu zaměstnance může mít mnoho využití. Zajišťuje, že zaměstnanec rozumí a souhlasí s konkrétním opatřením, například:

Vytváření a organizování dokumentů pro nástup nových zaměstnanců

Vaše dokumentace by měla být sice komplexní, ale nesmí nového zaměstnance zahlcovat. Proto je nezbytné vytvořit plán, jak postupně zavádět vstupní dokumentaci v souladu s předpisy.

Například část II formuláře I-9 musí být vyplněna do konce třetího dne zaměstnání, takže by měla být jednou z vašich hlavních priorit. Na druhou stranu, firemní kalendář není ani zákonnou povinností, ani není zásadní pro integrační proces zaměstnance, takže se k němu můžete dostat i několik týdnů po nástupu.

Při přípravě, distribuci a organizaci dokumentace může být správný nástroj pro zvýšení produktivity doslova zachráncem. Může se jednat o cokoli od systému pro správu lidských zdrojů (HRMS) a softwaru pro nástup nových zaměstnanců až po komplexní software pro správu projektů, jako je ClickUp. 🛠️

ClickUp je výkonná platforma pro zpracování personálních záležitostí a dokumentace. Níže objevte některé ze způsobů, jak můžete využít její HR Suite.

Vytvářejte poutavé dokumenty efektivně

ClickUp Docs vám umožňuje vytvářet poutavé příručky, wiki a další dokumenty pro účely onboardingu. Funguje jako standardní textový editor, ale nabízí řadu možností formátování. Pro zvýšení poutavosti textu můžete přidat následující prvky:

Jakmile bude text hotový, pošlete jej ostatním k revizi. Vytvořte sdílený odkaz a upravte oprávnění pro různé úrovně přístupu. Vy a vaši kolegové můžete dokument společně upravovat v reálném čase.

Trpíte tvůrčí krizí? Využijte sílu ClickUp AI, praktického asistenta pro psaní s umělou inteligencí. Poskytne vám nápady, pomůže vám rychleji vytvářet dokumenty a zajistí, že budou profesionální a přehledné.

Uspořádejte dokumenty do dokonalosti

Začlenění nových zaměstnanců s sebou nese spoustu papírování. S pomocí projektové hierarchie ClickUp, která vytváří strukturovanou a škálovatelnou databázi, můžete tento proces zjednodušit.

Přidejte firemní pracovní prostor, rozdělte jej na specializované prostory pro různé oddělení nebo týmy a upravte oprávnění pro každý z nich.

Proměňte dokumenty v úkoly a podúkoly. Uspořádejte je do seznamů a složek podle různých projektů, pracovních pozic, geografických regionů a dalších relevantních faktorů. Můžete přiřazovat a plánovat úkoly, přidávat popisy, stavy, značky priority, kontrolní seznamy a komentáře.

Díky této komplexní, ale přehledné znalostní bázi budou mít vaši noví zaměstnanci rychlý přístup ke všem informacím. Nebudou mít žádné pochybnosti o tom, co mají dělat, kdy to mají dělat a jak to mají dělat.

Plánujte a sledujte celý proces náboru

Díky funkcím pro správu úkolů v ClickUp můžete plánovat a kontrolovat většinu procesů v oblasti lidských zdrojů. ClickUp může sloužit jako databáze uchazečů a zaměstnanců, ze které můžete několika kliknutími získat jakékoli informace nebo dokumenty. 🖱️

Při náboru přidejte kandidáty do svého prostoru. Zaveďte vlastní pole, abyste mohli rychle zobrazit stav jejich žádosti, platové rozmezí, životopis, právní dokumenty a další prvky.

Využijte více než 15 zobrazení ClickUp k řízení různých aspektů náboru a zapracování. Můžete například:

Nevíte, jak začít s organizací svého pracovního prostoru? ClickUp nabízí více než 1 000 šablon pro rychlé a snadné nastavení.

Šablona ClickUp Onboarding Checklist Template může sloužit jako jednoduchá připomínka důležitých dokumentů, které musíte shromáždit a distribuovat. Mezi další, obecnější šablony patří ClickUp Employee Onboarding Template a ClickUp New Hire Onboarding Template. Neváhejte je přizpůsobit potřebám vaší společnosti. 💖

Snadná správa dokumentů a procesů pro nástup nových zaměstnanců pomocí ClickUp

Dokumenty pro nástup nových zaměstnanců jsou klíčovou součástí jejich zaškolení. Jakmile budete mít dokumentaci vyřešenou, zbytek procesu náboru a nástupu nových zaměstnanců už půjde hladce. Zajistíte dodržování zákonů a novým zaměstnancům poskytnete jediný zdroj informací, na který se mohou obrátit, když budou mít pochybnosti, čímž předejdete nedorozuměním a podpoříte transparentnost.

S komplexním nástrojem, jako je ClickUp, můžete organizovat dokumentaci, plánovat a optimalizovat celý proces zapracování a poskytnout novým zaměstnancům nejlepší šanci na úspěch v jejich budoucích rolích – zaregistrujte se ještě dnes. 🌟