Jak vytvořit databázi obsahu (s šablonami)

Tvorba obsahu obvykle začíná celkem jednoduše: Vy nebo vaše společnost máte publikum, vaše publikum má otázky a vy chcete na tyto otázky odpovědět.

Možná začnete s blogem, příspěvkem na sociálních médiích nebo vstupní stránkou. A pak další a další a další. Než se nadějete, máte spoustu obsahu.

Ale zorganizovali jste to? A je váš organizační systém škálovatelný?

Pokud je vaše odpověď na některou z těchto otázek někde mezi „no“ a „ne“, nebojte se! Nejste sami! Koneckonců, je těžké předvídat potřeby dříve, než vzniknou, zejména v tak rychle se měnící a neustále se vyvíjející oblasti, jakou je obsahový marketing.

Týmy ClickUp Marketing a Creative se totiž potýkaly s vedlejšími účinky rychlého růstu obsahu, počtu členů týmu, procesů a všeho mezi tím. Proto jsme přirozeně použili ClickUp k vytvoření lépe organizovaného systému. A chceme se o něj s vámi podělit!

Co je to databáze obsahu?

Databáze obsahu popisuje systém, pomocí kterého osoba nebo tým konsoliduje obsah a jeho kontext (např. datum spuštění, stav, analytické údaje) standardizovaným způsobem. To se provádí za účelem usnadnění vytváření a údržby kampaní založených na obsahu.

Většina větších týmů vede databázi pro každý typ obsahu, který potřebují sledovat – vstupní stránky, blogy, reklamy, příspěvky na sociálních médiích –, ale menší týmy nebo jednotlivci mohou mít veškerý svůj obsah v jedné databázi a kategorizovat jej podle typu.

Informace a bezplatné šablony v tomto blogu slouží jako obecné pokyny, které vám pomohou vytvořit a spravovat vlastní databázi, ale při určování, které komponenty potřebujete ke sledování všech svých materiálů na jednom místě, bude vždy nutné projít určitým procesem pokusů a omylů.

Krátce o typech databází

Při diskusi o databázích se často setkáte s rozlišením mezi relačními a nerelačními databázemi.

Zjednodušeně řečeno, relační databáze ukládá informace do tabulek a propojuje související tabulkové informace. Tyto propojení mezi různými datovými body v různých tabulkách se nazývají schéma. Data analytici vyhledávají informace v relační databázi pomocí dotazů v doménově specifickém jazyce, jako je SQL.

Nereprezentativní databáze naopak nemusí být nutně strukturovány do tabulek. Jsou optimalizovány pro typ obsahu, který obsahují, a nereprezentativní databáze může sestávat z více způsobů prezentace, označování a vyhledávání informací.

Protože ClickUp vám umožňuje vytvářet relační databáze pro vaši práci bez nutnosti programování, bude vaše hotová databáze obsahu více připomínat tradiční relační databázi: štítky a kategorie budou standardizovány a informace budou zobrazeny v tabulkách. Nic v tomto blogu však nevyžaduje znalost SQL ani žádného jiného programovacího jazyka.

Po tomto krátkém úvodu se můžeme pustit do práce!

Kdo používá databáze obsahu?

Než strávíte hodiny plánováním, organizováním a budováním databáze, ujistěte se, že z ní vy a váš tým skutečně budete mít prospěch.

Možná se ptáte: „Jaké týmy vlastně používají databáze obsahu?“

Jednoduchá odpověď zní: prakticky kdokoli nebo jakýkoli tým, který má velké množství obsahu, který potřebuje organizovat, sledovat a aktualizovat – s důrazem na části sledování a aktualizace . Dobrá databáze vám nejen pomůže najít obsah, ale také vám umožní přidat k tomuto obsahu metriky, stavy a kvalitativní informace, abyste mohli určit:

Pokud jste si vy nebo váš tým položili některou z těchto otázek, pak stojí za to alespoň zvážit vytvoření databáze obsahu.

Databáze obsahu jsou užitečné pro organizaci aktiv pro jakýkoli typ týmu, ale obvykle sledují informace pro:

Ačkoli tento příspěvek vysvětluje databáze v kontextu týmu obsahového marketingu, informace v něm obsažené jsou použitelné pro kohokoli, kdo se snaží spravovat velké množství obsahu.

S tím, jak se týmy stávají rozptýlenějšími a početnějšími, je stále náročnější zůstat v jádru podnikání, protože jakékoli nedostatky nebo narušení postupů se znásobují. Šablona ClickUp Marketing Teams Template poskytuje řešení pro lepší spolupráci tím, že konsoliduje všechny marketingové úkoly, zlepšuje přehlednost v rámci marketingového oddělení a umožňuje rychlou reakci.

Proč budovat databázi obsahu?

Ať už jste tým složený z jedné nebo sto osob, vaše důvody pro vytvoření databáze obsahu budou pravděpodobně spadat do jedné nebo více z následujících kategorií:

Ačkoli každý z těchto faktorů hrál roli v rozhodnutí marketingového týmu ClickUp vytvořit databáze blogů a vstupních stránek, naší největší potřebou byla škálovatelnost.

Vzhledem k rychlému růstu všech týmů jsme potřebovali najít způsob, jak převést obrovské množství informací, které bylo uloženo v hlavách několika lidí, a zpřístupnit je zcela novému týmu, který nebyl obeznámen s dlouholetými procesy a programy specifickými pro ClickUp.

Škálovatelnost je však jen jednou z výhod dobře udržované databáze obsahu. Podívejme se na další:

1. Databáze šetří čas vašemu týmu.

Hlavním cílem ClickUp je ušetřit vám jeden den v týdnu, takže buďme upřímní, „úspora času“ byla vždy naším hlavním cílem. Ale to neznamená, že to není pravda! Koneckonců, pokud obsah není seskupen standardizovaným způsobem, znamená to, že buď:

Na druhou stranu, mít vše uložené v databázi je jako mít všechny jehly v jedné zásuvce s nápisem „jehly“, takže nemusíte prohledávat stohy sena, abyste dokončili svůj vyšívací projekt.

Zjednodušeně řečeno, pokud strávíte méně času hledáním informací, budete mít více času na jejich vytváření a vylepšování.

Když každý ví, kde něco najít, máte také jistotu, že váš tým nebude zbytečně duplikovat práci tím, že bude vytvářet něco, co již existuje, protože to nemohl najít. Buďme upřímní, všichni jsme někdy znovu vytvořili nějaký obsah, protože to bylo jednodušší, než ho složitě hledat.

Navíc ukládání obsahu do databáze, zejména do cloudové, zajistí, že každý bude vědět, kde najít nejnovější verzi daného obsahu.

2. Databáze umožňují škálovatelnost.

Pokud se nechají na vlastní pěst, téměř všichni si vymyslí svůj vlastní organizační systém.

Pokud jste jediná osoba, která ji potřebuje používat, není to žádný problém. Pokud se s vaším systémem potřebují seznámit ještě jedna nebo dvě další osoby, není to obvykle žádný problém, i když je systém trochu chaotický.

Ale když se tým rozroste na deset, pak dvacet a nakonec sto lidí, kteří se musí přizpůsobit improvizovanému systému, který vytvořila jedna osoba a často pro jednu osobu, máte problém.

Smyslem dobře strukturované databáze obsahu je předejít tomuto problému, než vůbec vznikne. I když jste v současné době týmem složeným z jedné osoby a organizujete veškerý obsah způsobem, který vám vyhovuje, zvažte, zda tento systém bude fungovat i v případě, že jej bude potřebovat používat desítky dalších lidí.

Pokud je vaše odpověď „možná“ nebo „😬“, pak je možná na čase přistoupit ke sledování obsahu trochu strukturovaněji a strategičtěji.

3. Databáze umožňují analyzovat a vylepšovat obsah.

Jednou z největších výhod dobře strukturované databáze je to, že umožňuje lidem nejen vyhledávat informace (v takovém případě by se jednalo pouze o knihovnu obsahu), ale také poskytuje kontext obsahu. To znamená, že vám umožňuje zobrazit kvantitativní údaje, jako je návštěvnost, zapojení, stav a historie, které vám mohou pomoci vylepšit konkrétní obsah a zlepšit celkový vývoj obsahu.

A když má každý přístup k databázi, může každý vytvářet nápady na základě stejného kontextu, což může vést k novým, zajímavým způsobům přístupu k obsahu.

Například při provádění auditu sociálních médií může specialista v databázi obsahu najít blogový příspěvek s vysokou návštěvností a vysokou mírou zapojení a uvědomit si, že obsahuje statistiky, které lze použít k vytvoření série příspěvků na LinkedIn. E-mailový marketér může vidět stejný příspěvek a uvědomit si, že obsahuje rozpis procesu, který by se skvěle hodil do infografiky pro připravovaný newsletter.

Jednoduchá kontextualizace obsahu a jeho zpřístupnění všem umožňuje lepší skupinové poznatky a podporuje atomizaci nejvýkonnějšího obsahu.

Organizace a sledování všeho na jednom místě také usnadňuje datovým týmům porovnávání výkonu obsahu, takže mohou posoudit, co funguje a co ne, a provést příslušné změny v placených nebo organických strategiích obsahu.

Co by měla obsahová databáze obsahovat?

Rozhodnutí o tom, jaké informace zahrnout do databáze obsahu, se bude lišit v závislosti na tom, jaký druh obsahu sledujete a proč jej sledujete, ale zde je několik užitečných pokynů, kterými se můžete řídit:

1. Začněte se základními stavebními kameny.

Nejprve musíte zjistit, jaké druhy aktiv – webové stránky, příspěvky na sociálních médiích, blogy nebo vše výše uvedené – potřebujete organizovat a sledovat. Poté se musíte rozhodnout, jak budete tato aktiva sledovat.

Pokud lze obsah, který sledujete, považovat za sbírku položek, pak „způsob sledování“ představuje úložné kontejnery, které používáte k organizaci materiálu. Měli byste vybrat úložný kontejner, který se snadno balí, pojme všechny potřebné informace a lze jej snadno označit a později najít.

Pokud k vytvoření databáze používáte ClickUp, doporučujeme k ukládání jednotlivých částí obsahu používat úkoly. Podrobněji se tím ale budeme zabývat v další části.

2. Rozhodněte se, jak budete obsah kategorizovat.

Jakmile se rozhodnete, jaký typ (nebo typy) obsahu budete sledovat a jak jej budete ukládat, musíte se rozhodnout, jak jej kategorizovat.

V případě ClickUp vedeme samostatnou databázi pro blogy a vstupní stránky a každou z nich kategorizujeme podle kategorií.

Blogy jsou seskupeny podle témat, proto jsme přidali vlastní pole s možnostmi jako Agile, CRM, Nástroje, Práce/život atd.

Vstupní stránky jsou seskupeny podle typu, takže stejné vlastní pole v úkolu vstupní stránky obsahuje možnosti jako Funkce, Konkurence, Tým, atd.

Při vymýšlení vlastních štítků, bez ohledu na to, zda se rozhodnete kategorizovat podle témat, nezapomeňte, že nejdůležitější je používat štítky konzistentně . Ujistěte se, že vy i váš tým rozumíte významu každého štítku a že je jejich pravopis a velká písmena konzistentní.

3. Rozhodněte se, jaké další informace potřebujete uložit.

Nyní, když jste se rozhodli, co budete v databázi ukládat a jak ji budete organizovat, můžete začít vyplňovat podrobnosti. V této fázi je třeba zvážit několik klíčových otázek:

Odpovědi na tyto otázky vám pomohou rozhodnout, jaké informace je třeba zahrnout do vašich databázových úkolů. (Nebo, pokud nepoužíváte ClickUp, jakýkoli „kontejner“, který používáte k ukládání informací o obsahu. )

V další části se podíváme na některé konkrétní podrobnosti, které sledujeme v naší databázi.

4. Naplánujte procesy, které budou spravovány v rámci vaší databáze.

Databáze je užitečná pouze tehdy, pokud vám a vašemu týmu pomáhá konsolidovat informace a zefektivnit stávající pracovní postupy.

Koneckonců, pokud se svým obsahem nechcete nic dělat, proč byste ho měli přidávat do databáze?

Při rozhodování o tom, jaké podrobnosti budete sledovat, zvažte také, jak vám a vašemu týmu pomohou propojit databázi s existujícími procesy, které se týkají obsahu.

Řekněme například, že jste vytvořili databázi všech svých webových stránek a potřebujete, aby někdo z vašeho týmu každých šest měsíců od data zveřejnění kontroloval příspěvky z hlediska správnosti informací. Chcete se ujistit, že každá úloha týkající se webové stránky obsahuje stav „Nutná kontrola“ nebo „Nutná aktualizace“ a termín splnění. Můžete dokonce přidat recenzenta jako pověřenou osobu k úloze, abyste jasně označili jeho odpovědnosti.

Zajištění snadného vyhledávání a začlenění obsahu do pracovních postupů ušetří vašemu týmu čas a výrazně usnadní školení nových členů týmu v používání databáze a osvojování interních procesů.

Kromě toho vám důsledné sledování stavů, štítků a metrik umožní nastavit automatizace pro údržbu databáze a usnadnění procesů. Více o automatizacích se dozvíte za chvíli.

Jak vytvořit databázi obsahu

Když se rozhodnete vytvořit databázi obsahu pro sebe a svůj tým, nejprve se ujistěte, že všichni účastníci projektu vědí, jaké problémy tato databáze vyřeší. Můžete to udělat pomocí jednoduchého seznamu, jako je ten níže uvedený pro databázi blogů:

Problémy s obsahem blogu:

Na základě těchto problémových bodů vytvořte jedno- až dvouvětý popis databáze:

„Tato databáze blogů je navržena tak, aby sloužila jako centrální reference pro blogy ClickUp. Vyhněte se vytváření úkolů blogů jinde v ClickUp, ukládejte všechny relevantní informace o blogu do příslušného úkolu a aktualizujte informace o úkolu, když provádíte jakékoli úpravy textu nebo SEO.“

To poskytne stávajícím i novým členům týmu určitý kontext ohledně toho, jak by měla být databáze používána. Například v výše uvedeném příkladu říkáme, že všechny informace z blogu by měly být uloženy v databázi.

Výše uvedené problematické body můžete také využít k rozhodnutí, jaké informace do své databáze zahrnout a jak je ukládat a organizovat. Udělejte to tak, že nastíníte, jak hodláte databázi využít k řešení jednotlivých problémů:

Opakováním tohoto procesu pro každý hlavní problém zaručíte, že vaše databáze řeší správné problémy.

Abychom si představili, k čemu tento proces vede, rozebřeme jeden z úkolů v databázi blogů ClickUp:

I když může být vaše vlastní databáze nakonfigurována odlišně a obsahovat jiné informace než výše uvedený příklad, měla by vám a vašemu týmu poskytnout dobrý výchozí bod. S šablonou pro správu obsahu ClickUp můžete snadno plánovat a realizovat dodávky napříč několika marketingovými kanály. Poskytuje také jasný přehled o vašem plánu distribuce obsahu.

Dalším důležitým aspektem je, jak chcete všechny tyto informace na vysoké úrovni přezkoumávat. I když je důležité mít všechny informace o jednom obsahu konsolidované na jednom místě, stejně důležité je také umět rychle a snadno třídit, filtrovat, seskupovat a vyhledávat více obsahů. K tomu slouží zobrazení ClickUp.

Ačkoli můžete svou databázi v ClickUp vizualizovat mnoha způsoby, zde se blíže podíváme na dva nejvíce „databázově přátelské“ pohledy:

1. Zobrazení seznamu

Zobrazení seznamu je velmi užitečné pro rychlé seskupování a filtrování obsahu různými způsoby, abyste získali lepší přehled a mohli porovnávat různé typy obsahu. Ve výchozím nastavení se v zobrazení seznamu informace seskupují podle stavu, ale díky detailním možnostem filtrování a třídění v ClickUp můžete obsah zobrazit podle libovolné proměnné.

Jak je uvedeno výše, často seskupujeme podle kategorií obsahu, ale databázi lze stejně snadno seskupit podle stavu databáze, přidělené osoby, termínu splnění a dalších kritérií.

Abyste mohli správně využívat mnoho možností seskupování, filtrování a třídění, které jsou k dispozici v zobrazení seznamu (mimo jiné), je nezbytné, abyste vytvořili a udržovali jasné a konzistentní konvence pojmenování v celé databázi.

2. Zobrazení tabulky

Tabulkový náhled vám poskytuje přehled o obsahu databáze. Tento náhled je ideální pro ukládání a prohlížení analytických údajů o obsahu (například návštěvnost, míra prokliku a míra konverze) a pro rychlý přehled o stavu jednotlivých částí obsahu.

Zobrazení tabulky je také velmi užitečné, pokud vytváříte relační databázi bez kódu pro svůj obsah. K tomu stačí přidat vlastní pole, která umožňují vložení odkazů, které budou poté přístupné ze zobrazení tabulky, takže uživatelé budou moci jediným kliknutím přejít na související informace.

Podobně můžete využít funkce vztah a závislost v rámci úkolů k organizaci přehledné relační databáze bez nutnosti programování.

Ačkoli se jedná o dva pohledy, které tým ClickUp nejčastěji používá k vytváření a údržbě obsahu databáze, nejsou to zdaleka jediné užitečné pohledy pro tento účel.

Menší databáze, která je vysoce orientovaná na pracovní postupy, může těžit z pohledu Kanban Board v ClickUp.

Databáze obsahu sociálních médií může také sloužit jako kalendář obsahu prostřednictvím zobrazení kalendáře ClickUp.

Při plánování a budování databáze obsahu se tedy nemusíte vázat na konkrétní pohled – stačí si pamatovat, abyste udržovali konzistentní kategorie a štítky, aby se později daly snadno filtrovat a seskupovat v jakémkoli pohledu, který si vyberete.

Jak spravovat databázi obsahu

Vaše databáze je tedy kompletní! Veškerý váš obsah je přehledně uspořádán do úkolů, které jsou roztříděny do snadno navigovatelných zobrazení. Vaše práce je hotová, že?

Ne tak docela.

Nyní, když máte plně funkční databázi obsahu, je čas ji začít využívat! Databáze má přece usnadňovat sledování, analýzu a aktualizaci obsahu. To ale znamená, že vy a váš tým stále musíte provádět sledování, analýzu a aktualizaci.

Než se pustíme do procesů a pracovních postupů, pojďme si projít několik jednoduchých základních pravidel, díky nimž bude možné vaši databázi dlouhodobě udržovat.

1. Zajistěte viditelnost.

Zjednodušeně řečeno to znamená zajistit, aby všichni, kdo databázi potřebují používat, k ní měli přístup a věděli, kde se nachází, jak v ní navigovat a jak (a kdy) správně aktualizovat její obsah.

Pokud noví zaměstnanci potřebují přístup k databázi, nezapomeňte do jejich vstupních materiálů zahrnout pokyny k databázi, abyste zefektivnili školení.

A ujistěte se, že všechny vaše interní příručky a standardní operační postupy (SOP) jsou aktualizovány s jasnými pokyny, jak správně používat databázi. V opačném případě riskujete, že se důležité informace budou šířit jako v telefonní hře, protože SOP budou předávány ústně nebo v jednorázových e-mailech a zprávách ve Slacku.

A konečně, zajištění správné viditelnosti snižuje pravděpodobnost, že vy a váš tým budete duplicitně vytvářet stejný obsah v rámci více úkolů nebo seznamů.

2. Vytvořte odpovědnost.

Ujistěte se, že všichni znají své role při správě databáze. Tím se vyhnete redundancím nebo ještě horšímu scénáři, kdy jeden člověk něco udělá a druhý to zase zruší, a tak dále.

To vše znamená, že údržba databáze obsahu by měla být týmovou prací. Pokud například pracujete na údržbě databáze blogu pro technologickou společnost, můžete rozdělit odpovědnost následovně:

Jakmile určíte, kdo je za co zodpovědný, dalším krokem je zjistit, jak každý zúčastněný bude vědět, kdy co má dělat.

3. Automatizujte připomenutí a předávání úkolů.

Automatizace může být velmi užitečná, protože šetří čas vašeho týmu a minimalizuje lidské chyby. Než však cokoli automatizujete, zeptejte se sami sebe: „Co se musí stát pokaždé, když můj tým a já vytvoříme určitý obsah?“

Odpověď na tuto otázku je důležitá, protože mnoho kroků v procesu je proměnlivých, takže se mohou měnit v závislosti na typu obsahu a kontextu. Proměnlivé kroky a procesy by měly být obvykle prováděny ručně, protože automatizace může v těchto případech způsobit více problémů, než kolik jich vyřeší.

Pokud jsou kroky v procesu pevně dané a opakují se pokaždé, když vytváříte nový obsah, jsou ideálními kandidáty pro automatizaci.

Podíváme se na několik automatizací, které tým ClickUp používá k údržbě své blogové databáze, ale mějte na paměti, že jsou pouze popisné, nikoli normativní, takže je používejte spíše jako obecné příklady než jako přesné pokyny pro nastavení vlastních automatizací.

Mnoho automatizací databáze blogu ClickUp slouží ke správě procesů, které probíhají v průběhu několika týdnů nebo měsíců. Koneckonců, lidé časem zapomínají – pokud jsou automatizace správně nakonfigurovány, nezapomínají. Podívejme se na praktický příklad:

Jedna z našich hlavních automatizací zjednodušuje různé stavy úkolů, kterými blog prochází, pro snadnou referenci v databázi blogů pomocí vlastního pole Database Status (Stav databáze):

Automatizace termínu zajistí, že výkon blogového příspěvku bude analyzován v průběhu příštích šesti měsíců.

Další automatizace je nastavena tak, aby po uplynutí šesti měsíců došlo ke změně vlastního pole stavu databáze na Audit. To zase spustí automatizaci k vytvoření nové dílčí úlohy hodnocení výkonu, v níž tým SEO analyzuje výkon blogu a určí, zda jsou nutné aktualizace.

Stručně řečeno, automatizace může pomoci zajistit standardizaci procesů a zabránit zapomenutí na zdlouhavé pracovní postupy.

4. Zjednodušte to!

Snažte se vše udržovat co nejjednodušší, od pojmenovacích konvencí až po automatizace. Díky tomu bude vyhledávání informací nesrovnatelně snazší a vaše tým (i případní noví zaměstnanci) se mnohem snadněji seznámí s databází a pracovními postupy, které zahrnuje.

Pokud potřebujete pomoc se zjednodušením pracovního postupu, použijte šablonu ClickUp Creative and Design Template k vytvoření přehledného rozdělení vašeho marketingového pracovního postupu. Tato šablona podporuje běžné marketingové aspekty, jako jsou vstupní formuláře, žádosti o obsahové briefy a správa knihoven aktiv, takže máte přímý přehled o tom, jak funguje váš proces obsahového marketingu.

Začít

Nejtěžší částí takového projektu může být samotný začátek. Vytvoření databáze obsahu je totiž obrovský úkol, který může vyvolat paralýzu z analýzy.

Pokud budujete svou databázi od nuly, ať už pomocí ClickUp nebo jiného nástroje pro správu úkolů či projektů, začněte s plánováním databáze pomocí základních kroků popsaných v tomto blogu:

Vzhledem k tomu, že i tyto první kroky mohou být poněkud náročné, zejména pokud máte co do činění s velkým množstvím nebo několika druhy obsahu, zkuste si své myšlenky uspořádat pomocí myšlenkových map ClickUp.

Díky tomu budete moci vytvořit přehlednou databázi a zároveň vizualizovat vzájemné souvislosti mezi jednotlivými částmi.

Můžete také použít Docs v ClickUp k ukládání poznámek a spolupráci v reálném čase se svým týmem na struktuře a implementaci databáze. Tím zajistíte, že všichni budou na stejné vlně, a usnadníte delegování odpovědností, až budete připraveni začít s budováním.

Chcete-li mít náskok v plánování, stáhněte si naše bezplatné šablony databáze blogů a databáze vstupních stránek. Tyto šablony obsahu vycházejí z databází blogů a vstupních stránek marketingového týmu ClickUp, takže jsou prověřené a osvědčené.

Poslední rada, kterou byste měli zvážit při plánování, budování a údržbě databáze obsahu: zapojte celý svůj tým.

Zapojení celého týmu od samého začátku zajistí, že:

Pokud potřebujete skvělý nástroj pro spolupráci, který zároveň slouží jako perfektní nástroj pro správu obsahu, pak nehledejte nic jiného než ClickUp. Začněte s vaším týmem na našem plánu Free Forever a spojte spolupráci vašeho týmu, nástroje pro správu obsahu a řízení práce na jednom místě.