Bez ohledu na to, kde dnes pracujete, papírování a dokumenty jsou nevyhnutelné. Od firemních politik a příruček pro zaměstnance až po servisní smlouvy a finanční výkazy – průměrná organizace zpracovává v rámci svého běžného provozu stovky záznamů. 📁
Chaotická správa dokumentů představuje pro každou firmu obrovský rizikový faktor. Neschopnost sledovat smlouvy a důležité dokumenty může vést k problémům s dodržováním předpisů a bezpečnostním rizikům, nemluvě o potenciálním narušení spolupráce a plnění úkolů.
Řešení? Zaveďte správný pracovní postup správy dokumentů. Ušetří vám to nepořádek a neefektivitu tím, že stanoví pravidla pro vytváření, ukládání, vyhledávání, distribuci a likvidaci dokumentů v organizaci.
V tomto článku se budeme zabývat odborně ověřenými způsoby, jak optimalizovat a strukturovat vaše procesy správy dokumentů.
Co je to pracovní postup správy dokumentů?
Pracovní postup správy dokumentů (DMW) představuje způsob, jakým nakládáte s dokumenty ve vaší organizaci. Zahrnuje všechny procesy a úkoly související s dokumenty, včetně správy různých verzí dokumentů, zajištění souladu s předpisy regulačních orgánů a zrychlení a bezchybnosti reportingu.
Součásti pracovního postupu správy dokumentů
Zde jsou příklady některých významných dílčích procesů v rámci pracovního postupu pro dokumenty:
- Vytváření: Vysvětluje, jak by měly být nové dokumenty navrhovány a vytvářeny.
- Úpravy: Ukazuje, jak by měly být stávající dokumenty upravovány, korigovány a kontrolovány, aby byla zajištěna shoda s předpisy a zabráněno chybám.
- Ukládání: Popisuje, jak a kde ukládat dokumenty, ať už ve fyzické nebo digitální podobě.
- Kategorizace: Ukazuje, jak by měly být dokumenty organizovány a indexovány, aby se snáze vyhledávaly a procházely. Myslete na umístění pracovního prostoru, složky, vnořené složky atd.
- Sdílení: Určuje, kdo může k dokumentům přistupovat, upravovat je a sdílet je.
- Likvidace: Popisuje, jak sledovat nadbytečné dokumenty a odstranit je z pracovního postupu systému správy dokumentů.
- Žádosti a schvalování: Vysvětluje procesy schvalování dokumentů napříč hierarchickými úrovněmi.
- Monitorování: Popisuje, jak sledovat revize verzí a změny, aby byla zajištěna maximální transparentnost. Odkazuje také na kontrolu výkonu celého pracovního postupu, odhalování neefektivnosti při vyhledávání nebo zpracování dokumentů a hledání způsobů, jak je odstranit.
Další informace: Jak vytvořit pracovní postup pro dokumentaci produktu
Proč je optimalizace pracovních postupů správy dokumentů důležitá?
Jednou z největších výzev, kterým dnes organizace čelí, je neefektivní správa informací, zejména v případě vzdálených nebo hybridních týmů. Typickým scénářem je situace, kdy se účastníci projektu potýkají s obtížemi při hledání relevantních dat a dokumentace, což může vést k komunikačním problémům v rámci oddělení nebo k překročení časového a finančního rozpočtu.
Optimalizace pracovních postupů správy dokumentů spočívá v odstranění těchto neefektivností. Její význam v rámci společnosti se odráží hlavně v sedmi různých aspektech:
- Vyšší efektivita: Pracovní postupy správy dokumentů pomáhají optimalizovat obecné pracovní postupy a obchodní procesy, díky čemuž jsou zaměstnanci produktivnější a neztrácejí čas hledáním dokumentů.
- Transparentnost: Uložení všech dokumentů na jednom místě odstraňuje izolovanost jednotlivých oddělení a zajišťuje, že informace jsou sdělovány příslušným členům týmu.
- Snazší zaškolení zaměstnanců: Strukturovaná dokumentace zajišťuje, že noví členové týmu mohou najít informace, které je zajímají, a naučit se, jak zvládat různé úkoly.
- Standardizace procesů: Pečlivě naplánované pracovní postupy vám pomohou nastínit standardní operační postupy (SOP) pro procesy a úkoly vyžadující spolupráci a zajistit soulad mezi funkčně rozlišenými týmy.
- Zvýšená bezpečnost: Dobře navržený pracovní postup správy dokumentů vám umožňuje kontrolovat přístupová oprávnění k souborům a složkám.
- Minimalizace chyb: Můžete zajistit konzistentní zpracování dokumentů a automatizovat opakující se administrativní úkoly, čímž snížíte riziko manuálních chyb.
- Vylepšené rozhodovací procesy: Přístup k důležitým dokumentům s kontextovými informacemi v rámci řešení pro správu dokumentů pomáhá uživatelům činit moudrá rozhodnutí podložená daty.
Jak vytvořit pracovní postup správy dokumentů v 6 krocích
Zde je přehled jednotlivých kroků při vytváření workflow správy dokumentů:
Krok 1: Identifikujte typy dokumentů a požadavky
Než začnete navrhovat pracovní postup, seznamte se se současným procesem správy dokumentů. Prozkoumejte pracovní postupy pro typy dokumentů, se kterými vaše organizace pracuje, a jejich specifické požadavky.
- Typy dokumentů: smlouvy, faktury, zprávy, personální záznamy, směrnice, marketingové materiály atd.
- Soulad s právními předpisy a regulacemi: Některé dokumenty mohou podléhat průmyslovým předpisům (např. GDPR, HIPAA, ISO).
- Obchodní potřeby: Dokumenty mohou vyžadovat důvěrnost, víceúrovňové schvalování nebo sledování verzí.
👉 Příklad: Finanční oddělení může potřebovat pracovní postup zpracování dokumentů pro faktury s požadovanými schváleními a auditními stopami.
💡Tip pro profesionály: Vždy je dobré požádat členy svého týmu, aby se vyjádřili k tomu, co by si přáli vidět v pracovním postupu zpracování dokumentů a jak vnímají současný systém. Můžete využít přizpůsobitelné formuláře ClickUp, abyste získali zpětnou vazbu od svého týmu a proměnili ji v praktické úkoly, které propojíte se svými pracovními postupy.
Krok 2: Naplánujte životní cyklus dokumentů
Každý dokument prochází cestou od vytvoření až po archivaci. Mapování této cesty zajišťuje přehlednost při manipulaci.
- Fáze životního cyklu: Vytvoření (kdo dokument generuje?) Kontrola (kdo kontroluje správnost?) Schválení (kdo dává konečný souhlas?) Uložení (kam bude dokument uložen?) Vyhledání (jak k němu mají uživatelé přístup?) Archivace/likvidace (kdy se dokument stává zastaralým?)
- Vytvoření (kdo dokument generuje?)
- Kontrola (kdo kontroluje správnost?)
- Schválení (kdo dává konečný souhlas?)
- Ukládání (kam se budou dokumenty ukládat?)
- Vyhledávání (jak k nim mohou uživatelé přistupovat?)
- Archivace/likvidace (kdy se stávají zastaralými?)
- Zainteresované strany: Identifikujte všechny zúčastněné strany, včetně tvůrců dokumentů, recenzentů, schvalovatelů a auditorů.
- Vytvoření (kdo dokument generuje?)
- Kontrola (kdo kontroluje správnost?)
- Schválení (kdo dává konečný souhlas?)
- Ukládání (kam se budou dokumenty ukládat?)
- Vyhledávání (jak k nim mohou uživatelé přistupovat?)
- Archivace/likvidace (kdy se stávají zastaralými?)
👉 Příklad: Dokument týkající se personální politiky prochází fázemi návrhu, právního posouzení, schválení personálním oddělením, distribuce v rámci celé společnosti a archivace.
💡Tip pro profesionály: Naplánujte životní cyklus dokumentů pomocí virtuálních tabulek ClickUp Whiteboards a Mind Maps, na kterých může spolupracovat celý tým.
Krok 3: Definujte přístup k dokumentům a oprávnění
Bezpečnost a kontrolovaný přístup jsou zásadní pro zabránění neoprávněným změnám.
- Přístup založený na rolích: Zaměstnanci by měli mít pouze takovou úroveň přístupu, jakou potřebují.
- Oprávnění ke čtení, psaní, úpravám a mazání: Různí uživatelé by měli mít různá práva.
- Úrovně důvěrnosti: Některé dokumenty mohou být přístupné pouze vrcholovému vedení.
- Šifrování a ověřování: Používejte bezpečné metody přístupu, jako je vícefaktorové ověřování (MFA).
👉 Příklad: Personální týmy potřebují pracovní postup pro správu dokumentů, aby zajistily, že hodnocení výkonu zaměstnanců budou přístupná pouze personálnímu oddělení a přímým nadřízeným.
Zde mohou být užitečné nástroje, jako je šablona matice řízení přístupu na základě rolí od ClickUp. S touto šablonou můžete snadno:
- Zjistěte, kdo má přístup k jakým zdrojům
- Přiřaďte role s různými úrovněmi oprávnění v rámci vaší organizace.
- Kontrolujte a monitorujte aktivity uživatelů
💡Tip pro profesionály: ClickUp vám umožňuje přizpůsobit úrovně hierarchie pro složky a pracovní prostory a také konfigurovat oprávnění a nastavení ochrany osobních údajů, což vám dává úplnou kontrolu nad tím, kdo může přistupovat k vašim dokumentům, upravovat je a sdílet.
Krok 4: Zaveďte zásady uchovávání a archivace dokumentů
Ne všechny dokumenty je nutné uchovávat navždy. Definujte jasná pravidla pro uchovávání a mazání digitálních dokumentů.
- Doba uchovávání: Nastavte časové rámce pro různé typy dokumentů (např. daňové záznamy musí být uchovávány po dobu 7 let).
- Automatická archivace: Přesuňte neaktivní soubory po uplynutí stanovené doby do dlouhodobého úložiště.
- Bezpečné mazání: Trvale odstraňujte citlivé soubory, když již nejsou potřebné.
👉 Příklad: Záznamy o zaměstnancích se po skončení pracovního poměru archivují po dobu 5 let a poté se bezpečně mažou.
Krok 5: Proškolte zaměstnance a prosazujte zásady
I ten nejlepší pracovní postup selže, pokud jej zaměstnanci nedodržují.
- Proveďte školení o osvědčených postupech při práci s dokumenty.
- Poskytněte jasné SOP (standardní operační postupy) pro pracovní postupy s dokumenty.
- Prosazujte zásady prostřednictvím systémových kontrol (např. povinné sledování verzí).
- Pravidelně aktualizujte zásady, aby odrážely měnící se potřeby podniku.
👉 Příklad: Celopodnikové školení o dodržování nařízení GDPR zajišťuje, že zaměstnanci správně nakládají s údaji zákazníků.
Šablona dokumentů pro firemní procesy ClickUp je navržena tak, aby vám pomohla vytvářet a spravovat dokumenty o procesech vaší společnosti na jednom místě. S touto šablonou můžete:
- Zajistěte, aby všichni měli stejné informace díky aktuálním pokynům.
- Uspořádejte všechny procesní dokumenty vaší společnosti na jednom místě.
- Vytvářejte šablony a kontrolní seznamy pro školení zaměstnanců.
💡Tip pro profesionály: Použijte ClickUp Brain k vytvoření více dokumentů SOP během několika sekund. Podívejte se na naše video a zjistěte, jak na to ⤵️
Krok 6: Sledujte, vyhodnocujte a vylepšujte pracovní postupy
Pracovní postup správy dokumentů by se měl vyvíjet, aby zůstal efektivní.
- Shromažďujte zpětnou vazbu od uživatelů, abyste identifikovali problematické body.
- Sledujte klíčové ukazatele výkonnosti, jako je doba vyhledávání dokumentů, rychlost schvalování a míra dodržování předpisů.
- Vylepšete pracovní postupy a eliminujte zbytečné kroky.
- Využijte nové technologie (umělá inteligence pro klasifikaci dokumentů, blockchain pro zabezpečení).
👉 Příklad: Společnost zaznamená zpoždění při schvalování smluv a automatizuje schvalovací proces, aby zvýšila efektivitu.
💡Tip pro profesionály: V ClickUp existují různé způsoby, jak sledovat vaše pracovní postupy. Můžete například definovat KPI a sledovat je pomocí ClickUp Dashboards s více než 50 widgety. Zaměřte se na konkrétní aspekty, abyste identifikovali úzká místa a mohli je průběžně upravovat.
Osvědčené postupy pro efektivní procesy správy dokumentů
Kromě výše popsaného pracovního postupu správy dokumentů uvádíme několik osvědčených postupů, které vám pomohou maximalizovat efektivitu:
Standardizujte pojmenování dokumentů a správu verzí
Nekonzistentní pojmenování a nesledované verze dokumentů mohou vést k záměně a neefektivitě.
- Vytvořte konvenci pojmenování: Použijte strukturovaný formát, například [Oddělení]_[Typ dokumentu]_[Datum]_[Verze] (např. HR_PayrollPolicy_2024_v1. 0. pdf).
- Povolte sledování verzí, abyste se vyhnuli zastaralým informacím; implementujte kontroly „check-in/check-out“ do systému správy dokumentů.
Automatizujte směrování a schvalování dokumentů
Ruční zpracování dokumentů zpomaluje pracovní postupy a zvyšuje počet chyb. Automatizace pomáhá:
- Přiřaďte recenzenty a schvalovatele na základě předem definovaných pravidel.
- Spouštějte oznámení o čekajících schváleních.
- Nastavte podmíněné pracovní postupy (např. faktury nad 10 000 $ vyžadují schválení finančního ředitele).
- Sledujte pokrok a identifikujte úzká místa.
Například automatizace může zajistit, že objednávka (PO) bude automaticky směrována na finanční oddělení, poté na vedoucího oddělení a nakonec na finančního ředitele, pokud překročí stanovenou částku.
💡Tip pro profesionály: Díky více než 100 automatizacím ClickUp Automations bez nutnosti programování můžete nechat platformu, aby se za vás postarala o správu dokumentů a rutinních úkolů. Prostřednictvím vizuálního rozhraní můžete ovládat, co spustí automatizaci a co se stane po jejím spuštění. To se může hodit při správě revizí dokumentů a aktualizaci stavu schvalování. 😍
Zajistěte dodržování předpisů a auditní stopy
Dodržujte předpisy a buďte připraveni na audity díky sledování všech akcí souvisejících s dokumenty.
- Zaznamenávejte všechny aktivity uživatelů (kdo přistupoval k dokumentům, upravoval je nebo schvaloval).
- Uchovávejte záznamy s časovým razítkem pro právní a auditorské účely.
- Zajistěte soulad s průmyslovými standardy (ISO 27001, GDPR, SOX)
Využijte centralizovaný systém správy dokumentů (DMS).
Správné ukládání dokumentů umožňuje snadné vyhledávání a zabraňuje ztrátě dat.
Ukládejte všechny dokumenty do centralizovaného systému, abyste zjednodušili přístup, vyhledávání a zálohování. K rychlému vyhledávání dokumentů využijte pokročilé vyhledávací funkce, jako jsou metadata a fulltextové vyhledávání.
💡Tip pro profesionály: Docs Hub je vynikající centrum pro ukládání všech dokumentů souvisejících s firmou. Zobrazuje všechny vaše dokumenty prostřednictvím tří karet – Nedávné, Oblíbené a Vytvořené mnou – následovaných tabulkou zobrazující všechny vaše záznamy. 😎
Nezanedbávejte plánování obnovy po havárii a kontinuity podnikání.
Provádějte pravidelné zálohy a mějte jasný plán pro obnovení dokumentů v případě ztráty dat.
Využijte cloudová úložiště nebo externí zálohy, abyste zajistili kontinuitu podnikání i během výpadků.
Dodržováním těchto osvědčených postupů mohou organizace vytvořit pracovní postup správy dokumentů, který zefektivní provoz a zajistí bezpečnost, soulad s předpisy a přizpůsobivost budoucím změnám.
Další informace: Šablony smluv o poskytování služeb zdarma ve formátu Word a ClickUp
5 příkladů použití pracovních postupů správy dokumentů
Zde je několik příkladů použití workflow správy dokumentů v organizaci pro konkrétní oddělení:
Lidské zdroje (HR): Pracovní postup pro zaškolování nových zaměstnanců
📂 Zahrnuté dokumenty: Nabídkové dopisy, pracovní smlouvy, daňové formuláře, potvrzení o přijetí zásad, doklady totožnosti
🛠 Kroky pracovního postupu:
- Předložení dokumentu – nový zaměstnanec předloží podepsanou nabídku a doklad totožnosti
- Kontrola a schválení personálním oddělením – personální oddělení ověří dokumenty a předá je oddělení IT a mzdové účtárně.
- Nastavení IT – IT tým vytvoří přístup do systému a vydá vybavení
- Zpracování mezd – tým mzdové účtárny nastavuje podrobnosti o mzdách
- Dokončení zaškolení – personální oddělení archivuje dokumenty pro budoucí použití
Výhoda: Zajišťuje hladký nástup nových zaměstnanců, zabraňuje ztrátě dokumentů a urychluje zpracování nových zaměstnanců.
Finance: Pracovní postup zpracování faktur
📂 Zahrnuté dokumenty: Faktury dodavatelů, objednávky, schválení plateb
🛠 Kroky pracovního postupu:
- Odeslání faktury – dodavatel odešle fakturu e-mailem nebo prostřednictvím portálu pro dokumenty.
- Ověření a porovnání – finanční oddělení ověřuje údaje na fakturách podle objednávek
- Schvalovací proces – pokud je v rámci rozpočtu, schvaluje vedoucí oddělení; v opačném případě se postupuje na finančního ředitele.
- Zpracování plateb – schválená faktura odeslána ke zpracování platby
- Archivace a dodržování předpisů – faktury uložené ve finančních záznamech pro účely auditu
Výhoda: Eliminuje duplicitní platby, zabraňuje ztrátě faktur a urychluje schvalování.
Právní: Pracovní postup správy smluv
📂 Zahrnuté dokumenty: smlouvy o mlčenlivosti, smlouvy o poskytování služeb, smlouvy o partnerství
🛠 Kroky pracovního postupu:
- Vypracování a kontrola – Právní tým vypracuje smlouvu a předá ji ke kontrole.
- Jednání a úpravy – interní a externí strany navrhují revize
- Schvalování a podpisy – finální verze je zaslána zainteresovaným stranám ke schválení a elektronickému podpisu.
- Ukládání a kontrola přístupu – Smlouva uložená v zabezpečeném úložišti dokumentů s omezeným přístupem
- Kontroly obnovení a dodržování předpisů – automatické připomenutí zasílané v případě obnovení smlouvy
Výhoda: Zkracuje dobu zpracování smluv, zajišťuje dodržování předpisů a zabraňuje neoprávněným úpravám.
Marketing: Pracovní postup schvalování obsahu
📂 Zahrnuté dokumenty: Příspěvky na blogu, tiskové zprávy, příspěvky na sociálních médiích, reklamní kreativy
🛠 Kroky pracovního postupu:
- Tvorba obsahu – autor nebo designér navrhuje obsah
- Interní kontrola – vedoucí marketingu kontroluje konzistenci značky a přesnost
- Konečné schválení a zveřejnění – vedení dokument podepíše a obsah je naplánován ke zveřejnění.
- Ukládání a analýza – finální verze uložené pro referenční účely a analýzu výkonu
Výhoda: Zachování konzistence značky a zrychlení tvorby obsahu.
IT: Pracovní postup pro žádosti o změnu
📂 Zahrnuté dokumenty: žádosti o IT služby, protokoly aktualizací systému, záznamy o schválení
🛠Kroky pracovního postupu:
- Uživatel podá IT požadavek – Zaměstnanec zadá požadavek na aktualizaci softwaru nebo změnu přístupu
- IT přezkum a posouzení rizik – IT tým vyhodnocuje dopady a bezpečnostní rizika
- Schvalovací proces – v případě potřeby je žádost eskalována k vedení ke schválení.
- Implementace a testování – IT provádí změny a testuje případné problémy
- Dokumentace a archivace – záznamy uložené pro účely dodržování předpisů a řešení problémů
Výhoda: Zvyšuje bezpečnost, zajišťuje soulad s IT předpisy a zefektivňuje schvalovací procesy.
Další informace: Šablony formulářů pro bezplatné služby
Výhody používání softwaru pro správu dokumentů
Zde je několik důvodů, proč by se organizace měly rozhodnout pro software pro správu dokumentů, aby zlepšily své pracovní postupy správy dokumentů:
- Centralizované úložiště: Uchovává všechny dokumenty na jednom bezpečném a organizovaném místě, čímž se snižuje duplicita a zmatek.
- Vylepšená spolupráce: Umožňuje přístup v reálném čase, kontrolu verzí a plynulou spolupráci mezi týmy.
- Automatizované pracovní postupy: Zefektivňují schvalování, kontrolu a sdílení dokumentů pomocí automatizovaných pracovních procesů.
- Vylepšené zabezpečení a soulad s předpisy: Kontroluje přístupová oprávnění, sleduje aktivitu dokumentů a zajišťuje soulad s předpisy.
- Rychlejší vyhledávání a prohledávání: Umožňuje rychlé vyhledávání pomocí metadat, značek a OCR pro vyšší efektivitu.
- Snížení počtu manuálních chyb: Minimalizuje lidské chyby díky automatizaci, šablonám a strukturovaným pracovním postupům.
- Integrace s obchodními nástroji: Propojení s projektovým managementem, CRM a dalšími podnikovými systémy pro plynulý pracovní postup.
- Úspora nákladů a prostoru: Snižuje závislost na fyzickém úložišti a administrativních nákladech.
Vylepšete pracovní postupy s dokumenty pomocí ClickUp
Vámi vybraný software pro správu dokumentů by vám měl pomoci optimalizovat vaše pracovní postupy a maximalizovat efektivitu.
ClickUp je prvotřídní platforma pro správu úkolů a projektů, která by měla být vaší první volbou jako nástroj pro správu pracovních postupů dokumentů. Zde je jen několik funkcí ClickUp, které umožňují zefektivnit procesy správy dokumentů.
Centralizujte správu dokumentů pomocí ClickUp Docs.
ClickUp Docs, sada dokumentačních nástrojů založená na umělé inteligenci, vám pomůže zvládnout všechny úkoly související s dokumenty na jednom místě.
S ClickUp Docs můžete vytvářet, upravovat, sdílet a ukládat všechny dokumenty související se společností, od znalostních bází a wiki až po smlouvy a SOP.
Pomocí bohatých možností úprav a stylů přizpůsobte své dokumenty, přidejte záložky, vložte vnořené složky a vložte tabulky, aby vaše záznamy byly tak podrobné, jak potřebujete.
Jednou z nejlepších vlastností ClickUp Docs je možnost propojit vaše dokumenty s pracovními postupy, díky čemuž mají pověření pracovníci k dispozici dostatek kontextových informací, aby mohli svou práci vykonávat dobře.
Využijte umělou inteligenci ve správě dokumentů s ClickUp Brain.
Vy a váš tým byste neměli muset překonávat překážky a trávit hodiny vytvářením podrobných dokumentů.
📮Postřeh: Nedávno jsme zjistili, že asi 33 % znalostních pracovníků denně posílá zprávy 1 až 3 lidem, aby získali potřebný kontext. Ale co kdybyste měli všechny informace zdokumentované a snadno dostupné? S AI Knowledge Managerem od ClickUp Brain se přepínání kontextu stane minulostí. Stačí položit otázku přímo ze svého pracovního prostoru a ClickUp Brain vyhledá informace z vašeho pracovního prostoru a/nebo připojených aplikací třetích stran!
ClickUp Brain je vynikajícím příkladem toho, jak umělá inteligence může transformovat vaše pracovní postupy správy dokumentů. Generativní asistent pro psaní této platformy urychluje proces vytváření dokumentů pomocí přizpůsobitelných výzev specifických pro danou roli.
AI Writer od ClickUp Brain vám pomůže s brainstormingem, generováním, vylepšováním a shrnováním obsahu pro různé typy obchodních dokumentů – vše optimalizované z hlediska tónu a gramatiky. Vytvářejte profesionální dokumenty, jako jsou projektové briefy, programy schůzek, marketingové případové studie a časové osy projektů, s maximální přesností.
A to není vše – ze svých dokumentů můžete dokonce generovat úkoly! Stačí vybrat konkrétní část dokumentu, kliknout na AI a zvolit Generovat úkol. ClickUp Brain analyzuje vybraný obsah a vytvoří seznam úkolů. ✨
Platforma nabízí další účinnou pomůcku pro správu a tvorbu dokumentů – šablony! Impozantní knihovna ClickUp s více než 1 000 šablonami urychluje proces tvorby dokumentů, denních plánů, znalostních bází a e-mailů. Jsou 100% přizpůsobitelné, takže je můžete upravit podle pokynů a zaměření vaší společnosti.
Zajistěte snadné vyhledávání dokumentů pomocí propojeného vyhledávání v ClickUp.
Všechny firemní dokumenty uchováváte na jednom místě, ale je tu další problém – najít konkrétní dokument může být jako hledat jehlu v kupce sena. Špatná vyhledávací hodnota je hlavní vadou mnoha softwarů pro správu dokumentů. Představte si, že hledáte dokument, který jste vytvořili před třemi nebo čtyřmi lety.
Optimalizovaný pracovní postup správy dokumentů se točí kolem vyhledatelnosti. Abyste zajistili efektivitu procesu, měli byste být schopni najít JAKÝKOLI dokument ve svém pracovním postupu během několika sekund.
Mnoho špičkových nástrojů pro správu dokumentů trpí slabými vyhledávacími schopnostmi. Ale Connected Search v ClickUp vám umožňuje vyhledávat prakticky cokoli ve vašem pracovním prostoru (a připojených aplikacích) pomocí základních klíčových slov. Můžete také vyhledávat položky podle času, kdy byly naposledy aktualizovány a zobrazeny.
Nemůžete si vzpomenout na název dokumentu? Vylepšete logistiku vyhledávání v ClickUp vytvořením přizpůsobitelných značek pro záznamy. Pokud jste například vytvořili více dokumentů zaměřených na metodiky zlepšování procesů, můžete je označit značkou zlepšení procesů.
Integrujte svůj software pro správu dokumentů s jinými platformami
Dny, kdy se organizace mohly zcela spolehnout na jednu aplikaci nebo platformu, jsou pryč. Dnes máte samostatnou aplikaci pro všechno, od vytváření faktur a sledování času až po plánování schůzek s členy týmu.
Pomocí integrací můžete snadno optimalizovat pracovní postupy správy dokumentů a eliminovat nutnost neustálého přepínání mezi aplikacemi.
ClickUp se integruje s více než 1 000 platformami, jako jsou Google Drive, Salesforce, GitHub, Everhour a Zoom. Pokud na seznamu nenajdete aplikaci, kterou chcete integrovat, použijte ClickUp API k vytvoření vlastních integrací a udržujte informace napříč platformami přístupné z jediného zdroje!
Další informace: Jak dokumentovat poznatky získané při řízení projektů
ClickUp: Váš průvodce pracovním postupem správy dokumentů
Dobře fungující systém dokumentace je nezbytný pro každou organizaci, která chce zůstat konkurenceschopná a efektivní. Vnáší do vašeho týmu pořádek a strukturu, snižuje náklady a zlepšuje spolupráci, takže neváhejte a prozkoumejte optimalizace, které jsme navrhli.
ClickUp je vaším nepostradatelným nástrojem na této cestě, který je ideální pro vytváření, správu, sdílení a ukládání dokumentů, automatizaci procesů a zefektivnění týmové práce a komunikace!
Navíc s ClickUpem je vše, od vašich dokumentů a úkolů až po chat a tabule, propojeno a dostupné na jednom místě. S touto aplikací pro práci už nebudete muset přepínat mezi desítkami různých platforem, abyste mohli vykonávat svou každodenní práci.
Zaregistrujte se zdarma a podívejte se, jak vám to může pomoci zajistit jednotnost workflow správy dokumentů v celé společnosti!