Příručka pro zaměstnance je komplexní referenční příručka, která popisuje zásady, postupy a očekávání vaší společnosti vůči zaměstnancům. Zajišťuje, že všichni zaměstnanci, bez ohledu na to, kde pracují, rozumějí pravidlům týkajícím se například duševního vlastnictví a bezpečnostních protokolů.
Jedná se o dohodu, na jejímž základě váš personální tým stanoví procesy nebo „základní pravidla“ pro produktivní a pozitivní pracovní prostředí. Tuto příručku mohou jako hlavní zdroj informací využívat jak noví zaměstnanci, tak stávající zaměstnanci.
Příručka vysvětluje účel jejich práce a poskytuje jim potřebné informace o tom, jak se chovat a jak zvládat svou každodenní práci. Mnohé příručky také obsahují standardní operační postupy (SOP), které poskytují konkrétní pokyny, jak věci efektivně vykonávat.
I když možná nepatří k nejzajímavějšímu čtení, hrají klíčovou roli při utváření atmosféry a kultury na pracovišti.
Kromě toho může dobře zpracovaná příručka pomoci zmírnit nedorozumění a potenciální právní problémy. Jasné vymezení firemních politik může zabránit nejasnostem ohledně práv zaměstnanců a očekávání společnosti a podpořit harmonické pracovní prostředí.
Cílem tohoto článku je poskytnout vám návod, jak vytvořit skvělou příručku pro zaměstnance, která obsahuje jasné pokyny a zároveň má osobitý charakter a vřelý tón. Prozkoumáme kreativní příklady příruček pro zaměstnance, které můžete přizpůsobit vaší organizaci.
Začněme!
Co dělá příručku pro zaměstnance skvělou?
Příručku pro zaměstnance je snadné považovat za nudný soubor pravidel. Je však mnohem víc. Jedná se o základní dokument, který udává tón firemní kultuře a informuje zaměstnance o jejich rolích a povinnostech, čímž zajišťuje menší chaos a větší soudržnost v celé organizaci.
Klíčové vlastnosti ideálního zaměstnaneckého manuálu
Dobrá příručka pro zaměstnance začíná představení poslání, vize a hodnot společnosti, což pomáhá zaměstnancům pochopit smysl jejich práce.
Příručka vaší společnosti by měla jasně a stručně pokrývat všechny nezbytné zásady na pracovišti, včetně témat, jako jsou pracovní doba, odměny a benefity, zásady týkající se dovolené, kodex chování a zásady proti diskriminaci.
Měla by také jasně definovat očekávání a postupy a zároveň zajistit dodržování příslušných pracovněprávních předpisů a nařízení.
Vlastnosti skvělé příručky
Komplexní příručka zajistí, že vaši zaměstnanci budou mít všechny potřebné informace na jednom místě, což sníží zmatek a zefektivní komunikaci.
Následující funkce jsou pro příručku pro zaměstnance nezbytné:
- Komplexnost: Zajistěte, aby příručka pokrývala všechna důležitá témata a neopomíjela žádné informace.
- Srozumitelnost: Vyhněte se žargonu a používejte jasný, stručný jazyk, který je srozumitelný pro všechny.
- Transparentnost: Vytvořte otevřenou komunikaci, abyste si získali důvěru svých zaměstnanců.
- Přístupnost: Uspořádejte informace logicky, přidejte obsah a rejstřík pro snadnou orientaci a zajistěte snadnou dostupnost digitálních kopií.
- Průběžné aktualizace: Příručku pravidelně kontrolujte a aktualizujte, aby odrážela veškeré změny v politikách společnosti, benefitech nebo zákonných požadavcích.
- Praktický obsah: Zaměřte se na zahrnutí praktických, každodenních informací, které mohou zaměstnanci využít při své práci a rozhodování.
Díky těmto funkcím bude váš zaměstnanecký manuál cenným pomocníkem, který zaměstnancům pomůže pochopit jejich role a přispět k úspěchu vaší společnosti.
Nyní se podívejme na základní součásti, bez nichž by příručka pro zaměstnance nebyla úplná.
Klíčové součásti příručky pro zaměstnance
Není to nepříjemné, když čtete dobrý thriller a zjistíte, že posledních pár stránek někdo vytrhl? Neúplné, nevyřešené záhady vás zanechávají s frustrujícími, nezodpovězenými otázkami.
Příručka pro zaměstnance by neměla být žádným tajemstvím. Potřebujete komplexní dokument, který bude správně vést zaměstnance vaší společnosti. A to vyžaduje, abyste pochopili klíčové složky dobré příručky.
Zde jsou aspekty, které při přípravě příručky pro zaměstnance nesmíte opomenout.
Proces zapracování nových zaměstnanců
Dobrý první dojem na nové zaměstnance závisí na tom, jak dobře jste definovali proces zapracování v příručce pro zaměstnance.
Rozdělení procesu zapracování na jednoduché, proveditelné kroky pomáhá novým zaměstnancům pochopit jejich denní nebo týdenní povinnosti. Zapracování zaměstnanců může zahrnovat setkání s kolegy, účast na školeních pro zaměstnance, seznámení se s nástroji a postupy společnosti a pochopení jejich rolí.
Rychlá rada: Neuvádějte pouze seznam úkolů, ale vysvětlete účel jednotlivých činností a propojte je s celkovým porozuměním poslání a cílů společnosti.
Zvýrazněte také firemní zdroje, zavedete systémy vzájemné pomoci a nabídněte podporu v oblasti lidských zdrojů, aby noví zaměstnanci věděli, kam se obrátit s dotazy nebo připomínkami. Noví zaměstnanci se tak budou cítit podporováni od prvního dne.
Podrobnosti o zaměstnání
Příručka pro zaměstnance by měla obsahovat všechny aspekty zaměstnání. Příručka pro zaměstnance obvykle obsahuje informace, jako jsou postupy týkající se výkonu a ukončení pracovního poměru.
Můžete také zahrnout proces hodnocení výkonu a vysvětlit cyklus hodnocení, což vašim zaměstnancům pomůže pochopit význam zapojení zaměstnanců a kariérního růstu.
Rychlá rada: Pokud vaše společnost využívá smluvní pracovníky, uveďte konkrétní podmínky jejich zaměstnání, včetně délky smlouvy a případných postupů při jejím prodloužení.
Můžete přidat vysvětlení pojmu „zaměstnání na dobu neurčitou“ (pokud je to ve vaší lokalitě relevantní) a práv zaměstnavatele i zaměstnance kdykoli ukončit pracovní poměr.
Tyto klíčové informace zajistí, že vaši zaměstnanci jednoznačně pochopí svá práva a povinnosti.
Zdraví a bezpečnost
Hlavní funkcí příručky pro zaměstnance je vytváření bezpečného pracovního prostředí pro vaše zaměstnance. Toho dosáhnete tím, že dáte najevo svůj závazek k blahu zaměstnanců a nastíníte klíčové protokoly v oblasti zdraví a bezpečnosti.
Ve svém příručce uveďte všechny aspekty předpisů Úřadu pro bezpečnost a ochranu zdraví při práci. Uveďte konkrétní bezpečnostní postupy relevantní pro vaše odvětví a zdůrazněte odhodlání vaší společnosti je dodržovat.
Kromě toho poskytnutí jasných pokynů k prevenci a hlášení pracovních úrazů pomáhá vašim zaměstnancům porozumět postupům v případě nouze.
V této části příručky můžete také stanovit politiku nulové tolerance vůči násilí a obtěžování na pracovišti. Popište postupy hlášení a dostupné zdroje, které minimalizují výskyt takových incidentů.
Benefity a odměny
Jaké odměny mohou zaměstnanci očekávat za svou tvrdou práci? Příručka pro zaměstnance by měla poskytovat jasný přehled o odměnách a benefitech, které vaše společnost nabízí.
To vám pomůže vysvětlit, jak vaše společnost řeší odměňování. Může to zahrnovat příslušné zákony, které upravují platy a mzdy, včetně struktury bonusů nebo provizí dostupných ve vaší organizaci.
Můžete také přidat zásady týkající se placení přesčasů, včetně požadavků na způsobilost, metod výpočtu a schvalovacích postupů.
Kromě toho podrobný přehled zaměstnaneckých benefitů nabízených vaší společností vyjasňuje nejasnosti a dává vašim zaměstnancům pocit, že jsou ceněni. Tyto podrobnosti obvykle zahrnují informace o typech dovolených (například rodičovská dovolená, dovolená za odpracované dny a nemocenská), zdravotním pojištění, zubním pojištění, penzijním připojištění a dalších výhodách. Nezapomeňte uvést zdroje, které mohou vaši zaměstnanci využít k získání dalších informací.
Uveďte kompletní podrobnosti o každé výhodě, jako jsou kritéria způsobilosti a metody výpočtu pro každý typ dovolené, kterou nabízíte.
Pracovní řád
Měli byste stanovit jasná očekávání ohledně profesionálního chování ve vaší společnosti. Začněte tím, že nastíníte různé zásady, které řídí každodenní provoz. Poté znovu potvrďte závazek vaší společnosti k diverzní a inkluzivní kultuře na pracovišti a zásadám nediskriminace.
Pokud má vaše společnost zaměstnance pracující na dálku, věnujte jednu část příručky popisu očekávání a pokynů pro práci na dálku. Ty obvykle zahrnují komunikační protokoly, IT protokoly a dodržování denní pracovní doby.
Abyste zmírnili střety zájmů, poskytněte svým zaměstnancům jasné pokyny týkající se situací, které mohou ohrozit jejich profesionální úsudek.
Dobrá příručka pro zaměstnance také zdůrazňuje důležitost zabezpečení dat a dodržování předpisů. Stanovte správná pravidla, abyste předešli porušení bezpečnosti nebo zneužití vybavení společnosti.
Kromě těchto obecných částí můžete zdůraznit zásady školení a rozvoje, dress code, zásady používání internetu a sociálních médií a pravidla týkající se soukromí zaměstnanců, ochrany osobních údajů a řešení stížností.
Nezapomeňte, že příručka by měla být přizpůsobena konkrétním potřebám a kultuře vaší organizace a měla by být pravidelně revidována a aktualizována, aby byla zajištěna shoda s platnými zákony a předpisy.
Příklady příruček pro zaměstnance, ze kterých můžete čerpat inspiraci
Nyní, když víme, co je třeba k vytvoření dobré příručky pro zaměstnance, podívejme se na několik kreativních příkladů příruček pro zaměstnance.
1. Nordstrom
Nejedná se o typický soubor pravidel. Příručka pro zaměstnance společnosti Nordstrom shrnuje firemní filozofii do jedné výstižné věty: „Ve všech situacích používejte zdravý rozum. Žádná další pravidla nebudou.“
Zní to příliš dobře, než aby to byla pravda? Samozřejmě existují další pravidla, ale pravidlo zdravého úsudku má přednost. Tento základní princip umožňuje zaměstnancům řešit problémy a vytvářet pozitivní zákaznickou zkušenost.
Například zaměstnanci jsou povzbuzováni, aby v případě jedinečných požadavků zákazníků používali spíše svůj vlastní úsudek než striktní protokoly. Tato flexibilita vedla k řadě příběhů o výjimečném zákaznickém servisu ve společnosti Nordstrom.
Ačkoli má kompletní příručka asi 7500 slov, přístup společnosti Nordstrom k práci ukazuje, že efektivní komunikace nemusí být složitá ani zahlcená detaily – stačí správně sdělit to nejdůležitější.
2. Meta (dříve známá jako Facebook)
Meta nabízí příklad toho, jak by měla vypadat příručka zaměřená na kulturu, a proto může být skvělým zdrojem inspirace pro vaši příručku.
Vše začíná vřelým přivítáním od samotného generálního ředitele Marka Zuckerberga. To nastavuje přátelský tón příručky a dává zaměstnancům pocit, že jsou ceněni.
Příručka pak stručně definuje poslání, základní principy a očekávání. Není zde žádné přetížení informacemi!
Zabývá se také všemi důležitými tématy, jako je dodržování bezpečnostních protokolů, ochrana důvěrných informací, přijímání rozmanitosti a inkluze a správný přístup a myšlení v práci.
Příručka společnosti Meta vyniká tím, že není jen návodem pro zavedení firemních zásad, ale také pro budování celé komunity.
3. Ventil
Příručka pro zaměstnance společnosti Valve je spíše revolucí v oblasti příruček! Odstraňuje pravidla a nahrazuje je receptem na autonomii a inovace zaměstnanců.
Příručka nabízí pokyny, jak by zaměstnanci měli vybírat projekty, a povzbuzuje je, aby zvážili, kde mohou nabídnout přidanou hodnotu a sladit své zájmy.
Zapomeňte na rigidní hierarchie. Společnost Valve funguje na zcela ploché struktuře. To znamená, že neexistují žádní manažeři ani tituly a zaměstnanci si mohou vybrat projekty, na kterých chtějí pracovat.
Názorným příkladem je část věnovaná rozhodování, kde příručka vysvětluje, jak se rozhodnutí přijímají, a to tak, že se vyhledávají nejlépe informovaní kolegové, místo aby se spoléhalo na manažery nebo nadřízené.
Příručka pro zaměstnance společnosti Valve nabízí fascinující vhled do firemní kultury, která porušuje mnoho tradičních firemních norem a klade důraz na autonomii, zpětnou vazbu od kolegů a flexibilitu.
4. HubSpot
Příručka „Culture Code“ společnosti HubSpot je velmi personalizovanou verzí firemní kultury a hodnot. Neobsahuje pouze přehled zásad, ale vypráví příběh o tom, kdo jsou. Na rozdíl od tradičních příruček je příručka pro zaměstnance společnosti HubSpot vizuálně poutavá a napsaná konverzačním tónem.
Příručka jasně formuluje hodnoty společnosti a pomáhá zaměstnancům sladit jejich jednání s celkovými cíli společnosti. Tyto základní hodnoty jsou shrnuty pod zkratkou HEART, která znamená „skromný, empatický, přizpůsobivý, výjimečný a transparentní“. Tyto hodnoty řídí chování a rozhodování zaměstnanců.
Je navržen jako série 152 snímků a zábavnou a poutavou formou předává klíčové informace o poslání, vizi, cílech a principech společnosti HubSpot.
5. Netflix
Hledáte příručku, která jde přímo k věci? Pak nehledejte dál než příručka pro zaměstnance společnosti Netflix.
Často se označuje jako „Netflix Culture Deck“ a je známý svým důrazem na svobodu, odpovědnost a kulturu vysoké výkonnosti.
Důvěra je pro Netflix velmi důležitá. Jejich příručka to podporuje tím, že zaměstnancům poskytuje velkou autonomii. Pravidla týkající se výdajů, dovolené a pracovní doby jsou minimální.
Příručka se nezabývá tím, jak dělat svou práci, ale jak dosáhnout skvělých výsledků. To dává zaměstnancům volnost být kreativní a najít nejlepší způsob, jak řešit výzvy.
Příručka společnosti Netflix je skvělým příkladem vytvoření silné a pozitivní firemní kultury.
Čtěte dál, pokud se chcete inspirovat těmito příručkami a vytvořit podobnou pro své zaměstnance.
Jak vytvořit profesionální příručku pro zaměstnance
Příručka pro zaměstnance by měla vypadat profesionálně a zároveň účinně sdělovat poselství transparentnosti a podpory.
Zde je několik tipů, jak zajistit, aby vaše příručka vypadala stejně dobře jako kultura vaší společnosti:
- Přehledné a organizované rozvržení: Zvolte jasné a snadno navigovatelné rozvržení a využijte nadpisy, podnadpisy a odrážky k rozčlenění textu pro snadnější čtení.
- Profesionální jazyk: V celé příručce zachovávejte profesionální tón. Vyhněte se žargonu a používejte jasné věty, aby text byl snadno srozumitelný.
- Vhodné vizuální prvky: Použijte jednoduché ikony, grafy nebo infografiky, které rozčlení text a vizuálně znázorní klíčové informace.
Pomocí ClickUp můžete vytvořit profesionální příručku. Ukážeme vám, jak na to!
ClickUp: Vaše komplexní sada nástrojů pro příručky
Vytvořte nejlepší příručku pro zaměstnance pomocí ClickUp Docs!
Ve spojení s výkonným softwarem pro tvorbu příruček pro zaměstnance můžete v ClickUp navrhnout celý proces tvorby příručky, od návrhu až po distribuci.
Tento nástroj vám a vašemu týmu umožňuje spolupracovat na psaní příručky. Členové týmu mohou navrhovat části, navrhovat úpravy a zanechávat komentáře přímo v tomtéž dokumentu. Můžete přidávat widgety pro aktualizaci pracovních postupů, změnu stavu projektů a přiřazování úkolů – to vše v editoru Docs.
ClickUp Docs poskytuje centralizované místo pro vytváření, úpravy a ukládání příručky pro zaměstnance. Tím je zajištěno, že všichni mají přístup k nejaktuálnější verzi příručky. Díky pokročilé kontrole verzí můžete řídit, kdo má přístup k prohlížení, úpravám nebo komentářům v příručce pro zaměstnance, a zajistit tak, že citlivé informace jsou k dispozici pouze oprávněným osobám.
Více zobrazení v ClickUp Docs vám poskytuje větší kontrolu nad vaším obsahem. Můžete si vybrat ze zobrazení Seznam pro přímý přehled, zobrazení Tabule pro vizuální znázornění pokroku nebo zobrazení Pracovní vytížení pro sledování individuálních a týmových příspěvků k tvorbě příručky.
A to nejlepší? Nemusíte to dělat sami. Využijte ClickUp Brain k vytvoření několika návrhů příručky, než si vyberete ten nejlepší.
Požádejte ClickUp Brain, aby vám navrhl témata nebo sekce, které by měly být zahrnuty do příručky pro zaměstnance. Díky schopnosti zpracovávat přirozený jazyk dokáže pochopit kontext a poskytnout relevantní nápady založené na osvědčených postupech a průmyslových standardech.
Pro konkrétní sekce nebo témata můžete požádat ClickUp Brain, aby vygeneroval první návrhy nebo osnovy obsahu. To vám ušetří čas a poskytne pevný základ, na kterém můžete stavět, místo abyste začínali od nuly.
Využitím funkcí ClickUp Brain můžete zefektivnit proces tvorby obsahu příručky pro zaměstnance a zajistit, aby byla komplexní, přesná a v souladu s potřebami a kulturou vaší organizace. Je však důležité zkontrolovat a vylepšit vygenerovaný obsah, aby splňoval vaše konkrétní požadavky a tón.
ClickUp Brain lze dokonce integrovat s ClickUp Docs, což vám umožní vytvořit prohledávatelnou znalostní bázi pro vaši příručku pro zaměstnance. Zaměstnanci tak mohou snadněji a rychleji najít relevantní informace.
Kromě toho můžete využít funkci Hierarchie v ClickUp k logickému uspořádání obsahu příručky, aby vaši zaměstnanci snáze našli potřebné informace.
Ještě jsme neskončili! Vyzkoušejte šablonu příručky pro zaměstnance od ClickUp a začněte vytvářet propracovanou a profesionální příručku.
Tato podrobná šablona firemních zásad je předem připravený dokument ClickUp Doc. Je navržena tak, aby umožnila týmům HR zadávat důležité informace o společnosti do profesionálního zdroje, který mohou sdílet se svými zaměstnanci.
Tato šablona obsahuje sekce Standard chování, Týmové zásady a Dress code. Dále obsahuje sekce jako Pracovní doba, Úpravy podle ADA (Americký zákon o osobách se zdravotním postižením) a Komunikační zásady, které jsou ve většině příruček pro zaměstnance často opomíjeny.
Posilte své zaměstnance pomocí příručky pro zaměstnance
Aby byl váš zaměstnanecký manuál relevantní a účinný, musí jasně vysvětlovat firemní politiky, očekávání a výhody pro nové i zkušené zaměstnance.
Pravidelně aktualizujte svou příručku. Upravujte nebo přidávejte nové informace, aby odrážely změny v firemních politikách, nabídkách benefitů nebo právních předpisech.
Můžete se spolehnout na ClickUp Docs, který sleduje vaše revize a aktualizace, což usnadňuje udržování dynamického souboru pravidel pro poslání a vizi vaší společnosti. Využijte ClickUp Brain k vytvoření autentického obsahu pro vaši příručku.
Zaregistrujte se na ClickUp a začněte vytvářet příručku, kterou si vaši zaměstnanci zaslouží!
Často kladené otázky
1. Jak strukturovat příručku pro zaměstnance?
Dobrá příručka pro zaměstnance by měla obsahovat následující části:
- Poslání, vize a hodnoty společnosti
- Zásady týkající se pracovní doby, benefitů, dress code a dalšího
- Jasná vysvětlení a postupy
- Stručný jazyk s vhodnými nadpisy, podnadpisy a odrážkami
2. Jak napsat dobrý manuál?
Při psaní příručky pro zaměstnance:
- Používejte jasný, stručný a profesionální jazyk.
- Udržujte konzistentní a organizované rozvržení
- Strategicky zařazujte vizuální prvky, jako jsou ikony a grafy.
- Zaměřte se na poskytování základních informací pro zaměstnance.
3. Co musí být obsaženo v příručce pro zaměstnance?
Příručka pro zaměstnance by měla obsahovat:
- Firemní politiky (například pracovní doba, dovolená a volno)
- Politiky odměňování a benefitů
- Kodex chování a pokyny proti obtěžování
- Řízení výkonu a disciplinární řízení
- Bezpečnostní protokoly a postupy pro případ nouze