Jste uprostřed uvedení produktu na trh a vše probíhá hladce – až do okamžiku, kdy se začnou hromadit dotazy.
Vaši techničtí redaktoři potřebují jasnější informace o pracovních postupech týkajících se funkcí, váš prodejní tým chce dokument, který zákazníkům vysvětlí výhody produktu, a váš marketingový tým tráví většinu času snahou porozumět jedinečným vlastnostem a odlišujícím prvkům produktu.
Proč k tomu došlo?
Nedostatek adekvátní dokumentace k produktům!
Dokumentace produktu není jen manuál nebo návod k použití, ale uživatelsky přívětivá mapa, která provází každého člena týmu vaším produktem – od prodeje a marketingu až po zákaznickou podporu a vývojové týmy.
Tato příručka se zabývá tím, jak vytvořit dokumentaci k produktům, která vzbudí důvěru mezi zainteresovanými stranami a dá vám kontrolu nad procesem správy produktů.
Co je produktová dokumentace?
Dokumentace produktu označuje písemné a vizuální materiály, které popisují vlastnosti, funkčnost a použití produktu.
Jedná se o interní znalostní databázi s podrobnými návody, standardními operačními postupy, tipy pro řešení problémů, instalačními návody, příručkami k API, produktovými strategiemi, příklady použití a uživatelskými příručkami.
Typy produktové dokumentace
Zde je jednoduchý přehled typů produktové dokumentace, díky nimž budou vaše týmy vždy informovány:
1. Uživatelská dokumentace
Tento dokument, určený pro koncové uživatele produktu, obsahuje podrobné pokyny pro používání všech funkcí. Obsahuje podrobné kroky pro provádění úkolů, navigaci v produktu a řešení běžných problémů – včetně screenshotů, videí a často kladených otázek, které zjednodušují složité operace.
2. Znalostní báze
Tato online knihovna samoobslužných informací obsahuje články, často kladené otázky a průvodce řešením problémů. Poskytuje vyhledatelné odpovědi na běžné problémy, pomáhá uživatelům řešit problémy samostatně a snižuje pracovní zátěž týmů podpory.
3. Sada pro vývoj softwaru (SDK)
SDK nabízí vývojářům zdroje, jako jsou nástroje, knihovny, API a ukázkové kódy, které slouží k vytváření nebo vylepšování aplikací pro konkrétní produkt nebo platformu. Obsahuje integrační pokyny a vývojová prostředí, díky nimž mohou vývojáři pracovat efektivně, aniž by museli začínat od nuly.
4. Dokumentace funkcí
Podrobně vysvětluje funkce produktu, popisuje jejich fungování, způsob použití a konkrétní příklady použití. Tento technický dokument, běžný v B2B podnicích, také zdůrazňuje pokročilé funkce a možnosti konfigurace, které nejsou pro běžného uživatele na první pohled viditelné.
5. Průvodci řešením problémů
Tato technická dokumentace uvádí běžné chyby, jejich příčiny a řešení, což umožňuje týmům podpory a zákazníkům rychle vyřešit problémy, aniž by bylo nutné eskalovat na vyšší úrovně podpory.
Pokud například uživatelé cloudové úložné služby čelí problémům s nahráváním souborů kvůli problémům s oprávněními, technická dokumentace by měla zobrazit chybovou zprávu, vysvětlit příčinu a poskytnout kroky k úpravě oprávnění.
6. Marketingová dokumentace
Marketingová dokumentace zdůrazňuje vlastnosti, výhody a konkurenční výhody/odlišnosti produktu. Zahrnuje brožury, případové studie, analýzy konkurence a prezentace produktů pro potenciální zákazníky a prodejní týmy.
7. Návod k použití
Tyto podrobné komplexní příručky se zabývají sestavováním, konfigurací nebo používáním produktu. Poskytují komplexní informace od nastavení až po pokročilé operace a jsou nezbytné pro složité produkty, jako jsou hardwarová zařízení, spotřebiče nebo složitý software.
8. Poznámky k vydání
Poznámky k vydání softwaru shrnují nové funkce produktu, opravy chyb, vylepšení a aktualizace. Poznámky k vydání mají za cíl pomoci stávajícím zákazníkům, správcům a vývojářům využívat nové funkce a informovat je o vyřešených problémech.
Osvědčené postupy v dokumentaci produktů
Špatná dokumentace může váš produkt poškodit. Zde je návod, jak ji učinit srozumitelnou, působivou a uživatelsky přívětivou:
1. Používejte standardní šablony a formáty
Produktoví manažeři se shodnou, že vytváření produktové dokumentace od nuly je časově náročné.
Standardní formáty a šablony technické dokumentace nabízejí jasnou strukturu, zefektivňují tvorbu a údržbu a usnadňují uživatelům orientaci v dokumentaci.
Výhody jsou jasné:
- Konzistence: Používání stejného formátu pro poznámky k vydání softwaru, průvodce řešením problémů a uživatelské příručky umožňuje uživatelům rychle najít důležité informace.
- Efektivita: Standardní šablona pro psaní technické dokumentace zvyšuje efektivitu tím, že poskytuje předdefinovanou strukturu pro různé typy dokumentů.
- Škálovatelnost: Jakmile jsou přidány nové funkce, dokumentaci lze snadno aktualizovat pomocí stejné struktury.
Například šablona dokumentace projektu ClickUp uchovává všechny podrobnosti o vašem projektu přehledně uspořádané na jednom místě, kde jsou snadno přístupné.
Například pokud váš software zahrnuje jedinečný vícestupňový schvalovací proces:
- Nastíňte rozsah projektu, cíle a termíny dokončení – přehled projektu pomocí ClickUp Docs.
- Přidejte do své šablony dokumentace speciální sekci „Schvalovací pracovní postup“.
- Sledujte průběh projektu pomocí zobrazení Ganttova diagramu a podle potřeby upravujte časové osy.
Šablonu přizpůsobte svým potřebám, upravte nadpisy, sekce a styly tak, aby odrážely jedinečné vlastnosti vašeho produktu, a zároveň zachovejte jednotnost základních prvků ve všech dokumentech.
Další informace: 10 šablon pro softwarové a produktové inženýry
2. Pište jasné a stručné pokyny
Účinná dokumentace produktů závisí na srozumitelnosti. Bez ní mohou mít uživatelé potíže s porozuměním tomu, jak produkt používat, což vede k nejasnostem, chybám a snížené použitelnosti.
Jasné a stručné pokyny snižují potřebu další podpory, protože umožňují uživatelům řešit problémy samostatně.
Zde je návod, jak zajistit, aby vaše dokumentace vynikla:
Používejte jednoduchý jazyk: Pokud to není nutné, vyhýbejte se technickému žargonu. Pokud jej musíte použít, uveďte jasné definice.
Příklad:
Předtím: Ověřte se pomocí protokolu OAuth2.
Poté: Přihlaste se bezpečně pomocí OAuth2.
Buďte přímí: Zaměřte se na konkrétní kroky a vynechte zbytečná slova nebo vysvětlení.
Příklad:
Předtím: Doporučujeme kliknout na tlačítko „Uložit“.
Poté: Klikněte na „Uložit“.
Používejte aktivní hlas: Díky tomu budou pokyny přímější a snáze srozumitelné.
Příklad:
Předtím: Nastavení by měl konfigurovat uživatel.
Poté: Nakonfigurujte nastavení
Vyhněte se domněnkám: Nikdy nepředpokládejte, že uživatelé již znají určité pojmy nebo kroky. Vysvětlete všechny předpoklady.
Příklad:
Předtím: Nainstalujte plugin a pokračujte
Poté: Stáhněte si plugin z [odkazu] a klikněte na „Instalovat“.
Dále rozdělte pokyny na malé, snadno stravitelné kroky. Pro postupné pokyny použijte číslované seznamy a pro další podrobnosti nebo tipy použijte odrážky. Používejte krátké věty a odstavce, z nichž každý se zaměřuje na jednu hlavní myšlenku, aby se zvýšila čitelnost a srozumitelnost.
V případě technických termínů přidejte slovníček na začátek nebo konec dokumentu nebo použijte popisky pro definice. Ilustrujte pokyny příklady nebo scénáři, aby uživatelé lépe pochopili, jak jednotlivé kroky aplikovat.
💡Tip pro profesionály: Pro zjednodušení práce použijte ClickUp Brain, AI writer, který přepisuje složité věty do jednoduššího, uživatelsky přívětivého jazyka. Integrovaná kontrola pravopisu také poskytuje opravy chybně napsaných slov v reálném čase, díky čemuž jsou vaše pokyny bezchybné a srozumitelné a zároveň si zachovávají vysokou kvalitu obsahu.
3. Využijte vizuální pomůcky
Zahrňte multimediální prvky, abyste složité procesy nebo technické detaily rozložili na srozumitelnější části, které budou snáze pochopitelné.
Obrázky, snímky obrazovky, videa a GIFy zajišťují srozumitelnost, pochopení a lepší zapamatovatelnost.
Hlavním důvodem, proč přidáváte dokumentaci k produktům, je vyřešit problémy členů vašeho týmu nebo koncových uživatelů a pomoci jim co nejlépe využít software, a právě to vizuální pomůcky umožňují.
Při vytváření produktové dokumentace mohou technické týmy využít následující vizuální pomůcky, které zvýší srozumitelnost.
| Typ vizuálního prvku | Nejlepší případ použití | Příklad |
| Screenshoty | Chcete-li zobrazit konkrétní části uživatelského rozhraní a vizuálně vést uživatele | Snímek obrazovky ukazující přesně, kam kliknout v nabídce nastavení |
| Diagramy | Pro vysvětlení složitých pracovních postupů nebo systémových procesů, které je obtížné popsat slovy | Schéma znázorňující tok dat v systému CRM |
| Anotované snímky obrazovky | Chcete-li upozornit na konkrétní části obrazovky, použijte poznámky, které přesně ukazují, na co se zaměřit. | Snímek obrazovky s dashboardem se šipkami a popisky odkazujícími na jednotlivé funkce |
| Infografika | Pro prezentaci velkého množství informací v přehledném vizuálním formátu | Infografika shrnující rozdíly mezi cenovými plány |
| Videa a GIFy | Pro podrobné vizuální ukázky nebo interaktivní funkce | GIF ukazující, jak přetahovat položky v správci úkolů |
Nezapomeňte k obrázkům přidat alternativní text nebo textové vysvětlení z důvodu přístupnosti.
💡Tip pro profesionály: Použijte tabule ClickUp Whiteboards k shromažďování a organizování technických specifikací s vaším týmem během procesu vývoje produktu. Vytvářejte návrhy a návrhy rozvržení uživatelských rozhraní nebo částí dokumentace přímo na tabuli Whiteboard a spolupracujte s členy týmu v reálném čase, což umožní všem přispívat nápady, provádět úpravy a poskytovat zpětnou vazbu okamžitě.
ClickUp Clips jsou i v tomto případě revoluční novinkou. Ale o tom až později.
Nyní, když jste si osvojili osvědčené postupy, je čas oživit dokumentaci vašich produktů pomocí ClickUp.
Jak vytvořit pracovní postup pro dokumentaci produktů pomocí ClickUp
Software pro správu produktů ClickUp je navržen tak, aby zefektivnil způsob, jakým produktový tým vytváří, spravuje a aktualizuje dokumentaci v procesu vývoje produktu.
Zde je návod, jak pomocí ClickUp vytvořit dobrý pracovní postup pro dokumentaci produktů:
1. Porozumějte koncovému uživateli
Chcete vytvořit produktovou dokumentaci, která uživateli skutečně pomůže. Začněte tím, že si ujasníte, kdo bude dokument používat, jaké má technické znalosti a na jakých zařízeních bude tento obsah využívat.
Navíc můžete čerpat poznatky z interakcí se zákazníky, analýzy používání produktů a formulářů zpětné vazby, abyste zajistili, že dokumentace k vašim produktům odpovídá požadavkům cílového publika a reaguje na ně.
Poté vytvořte podrobné osnovy přímo v ClickUp Docs, abyste zmapovali obsah a strukturu každého typu dokumentu. Použijte záhlaví k uspořádání sekcí, tabulky ke strukturování složitých informací a kontrolní seznamy pro podrobné návody.
ClickUp Docs vám umožňuje:
- Snadná spolupráce díky vloženým komentářům, které umožňují týmové diskuse přímo v dokumentu.
- Sledujte změny a v případě potřeby se vraťte k předchozím verzím.
- Propojte související dokumenty, abyste zlepšili navigaci a kontext v rámci dokumentace k vašim produktům.
K definování požadavků na produkt můžete také použít šablonu dokumentu s požadavky na produkt (PRD). Tento strukturovaný formát poskytuje technickým spisovatelům a vývojářům jasný návod k vytváření přesné dokumentace.
Další informace: 20 bezplatných šablon pro správu produktů
2. Přiřaďte role a odpovědnosti
Přiřaďte jasné role pro vypracování, kontrolu a aktualizaci každého dokumentu, abyste předešli překážkám a podpořili odpovědnost.
Pomocí ClickUp Tasks vytvořte úkoly pro každou část dokumentace a přiřaďte je konkrétním členům týmu.
Můžete také použít vlastní pole ClickUp k vyplnění rolí, jako jsou „autor“, „recenzent“ a „schvalovatel“ v rámci každého úkolu, a získat přehled o jejich postupu.
3. Návrh a revize
Jakmile váš technický redaktor sdílí návrh produktové dokumentace v ClickUp Docs, mohou jej všichni relevantní zúčastnění, jako například produktový manažer, marketingový pracovník atd., upravovat, přidávat komentáře a zajistit, aby produktová roadmapa obsahovala vše, co člen produktového týmu nebo uživatel potřebuje.
V této fázi můžete použít ClickUp Clips k zaznamenání pokynů a vizuálnímu vysvětlení funkcí. To je zvláště užitečné pro dokumentaci složitých funkcí, protože Clips vám umožňuje nahrávat obrazovku a zároveň přidávat komentáře.
Pomocí ClickUp Forms vytvořte formuláře pro sběr zpětné vazby od členů týmu, uživatelů nebo zainteresovaných stran. Produktový manažer může odpovědi převést na úkoly, přiřadit je příslušným týmům a sledovat jejich průběh přímo z ClickUp.
4. Publikujte a distribuujte
Po zkontrolování a dokončení dokumentace ji publikujte a distribuujte všem zainteresovaným stranám, jako jsou uživatelé, interní týmy nebo vývojáři. ClickUp slouží také jako znalostní databáze, která může hostit dokumentaci k produktům a zpřístupnit ji vašim zákazníkům/týmům.
Pomocí kalendářového zobrazení ClickUp můžete sledovat termíny a stanovit jasné časové harmonogramy pro zveřejnění dokumentů. Tím zajistíte včasné dokončení a distribuci, aby byli všichni informováni.
5. Opakujte a vylepšujte
Produktová dokumentace vyžaduje neustálé aktualizace, aby zůstala relevantní. Pravidelně ji proto aktualizujte na základě zpětné vazby od uživatelů, změn produktu a nových funkcí, aby zůstala platná a přesná.
K diskusi o aktualizacích dokumentace v reálném čase použijte ClickUp Chat. Vytvořte speciální chatovací kanály pro konkrétní témata nebo projekty. Vyměňujte si zpětnou vazbu, řešte dotazy a efektivně koordinujte aktualizace.
Pomocí e-mailu v ClickUp můžete také odesílat automatické e-maily na základě vlastních polí, odeslaných formulářů nebo událostí úkolů.
Například odešlete e-mail, když je úkol označen jako „V revizi“ nebo když odeslání formuláře upozorní na problém s vysokou prioritou. Tím bude váš tým informován o důležitých změnách.
6. Integrujte ClickUp do svého technologického stacku
Díky integraci ClickUp můžete svůj účet ClickUp hladce propojit se stávajícími nástroji pro správu projektů. To pomáhá synchronizovat aktualizace dokumentace s pokrokem ve vývoji.
Například:
- Díky integraci GitHub a Jira můžete sledovat dokumentaci související s konkrétními změnami kódu nebo aktualizacemi produktů.
- Díky integraci Slacku můžete sdílet aktualizace nebo klást otázky v rámci svého týmu, což podporuje rychlejší komunikaci ohledně dokumentačních úkolů.
7. Automatizujte opakující se úkoly
Nenechte rutinní úkoly zpomalit proces dokumentace. Použijte automatizaci ClickUp, abyste zajistili hladký průběh automatizací opakujících se, konzistentních a organizovaných úkolů.
Takto produktové týmy využívají automatizace ClickUp:
- Automaticky přiřazujte úkoly k revizi členům týmu, když dokument dosáhne stavu „Návrh dokončen“.
- Posílejte upomínky na blížící se termíny, abyste předešli zpožděním.
- Automaticky aktualizujte stav úkolů, například přesunutím dokumentu do fáze „Konečná kontrola“ po zapracování všech připomínek.
- Informujte svůj tým o publikacích nebo aktualizacích dokumentů a udržujte všechny v obraze bez nutnosti ručního sledování.
Naši inženýři a produktoví manažeři byli zahlceni ručními aktualizacemi stavu mezi Jira a dalšími nástroji. Díky ClickUp jsme ušetřili hodiny času, které jsme dříve ztráceli duplicitními úkoly. Ještě lepší je, že jsme zrychlili vydávání produktů díky zlepšení předávání práce mezi odděleními QA, technického psaní a marketingu.
Naši inženýři a produktoví manažeři byli zahlceni ručními aktualizacemi stavu mezi Jira a dalšími nástroji. Díky ClickUp jsme získali zpět hodiny času, které jsme ztráceli duplicitními úkoly. Ještě lepší je, že jsme urychlili vydávání produktů díky zlepšení předávání práce mezi odděleními QA, technického psaní a marketingu.
Údržba a aktualizace dokumentace k produktům
Vytvoření produktové dokumentace je jen polovina práce. Zde je návod, jak ji udržovat aktuální a relevantní pomocí průběžné údržby:
1. Vytvořte harmonogram aktualizací dokumentace
Naplánujte pravidelné kontroly dokumentace v souvislosti s vydáním nových produktů, významnými aktualizacemi nebo čtvrtletními kontrolami. Zapojte vývojové a podpůrné týmy, abyste zajistili, že obsah je technicky přesný a uživatelsky přívětivý.
2. Zajistěte přesnost a konzistentnost v průběhu času
Používejte stylové příručky a šablony, abyste zachovali jednotný tón a formát. Pravidelně kontrolujte a aktualizujte své dokumenty, aby odrážely veškeré změny v produktech nebo firemních standardech.
3. Zapojte mezifunkční týmy
Spolupráce mezi produktovými manažery, vývojáři a zákaznickou podporou je nezbytná. Jejich poznatky o aktualizacích, zpětné vazbě a problémech zajišťují přesnost a aktuálnost dokumentace.
4. Používejte kontrolu verzí pro dokumentaci
Využijte funkce pro správu verzí dokumentů, které vám pomohou sledovat aktualizace, vrátit se k předchozím verzím a udržovat přehlednou historii změn, zejména v prostředí spolupráce.
Překonávání výzev v oblasti dokumentace produktů
Vaše systémová dokumentace může být nastavena, ale i tak mohou nastat problémy. Zde je návod, jak je řešit a udržet vše v pořádku:
1. Udržujte dokumentaci aktuální
S vývojem produktů se musí vyvíjet i dokumentace. Zanedbávání aktualizací vede k dezinformacím, snížené efektivitě a chybám při používání nebo vývoji produktů.
Jak udržet dokumentaci k vašim produktům aktuální:
✅ Stanovte pravidelné intervaly pro kontrolu a aktualizaci dokumentace, například po každém vydání produktu nebo čtvrtletně.
✅ Sledujte změny a aktualizace, aby dokumentace odrážela nejnovější verzi produktu.
✅ Nastavte automatická připomenutí nebo přiřazení úkolů, aby byli členové týmu upozorněni, když je třeba dokumentaci aktualizovat.
2. Zajištění přesnosti
Nesprávné nebo zastaralé informace, jako jsou technické specifikace, vedou k velkému množství žádostí o podporu, snížení důvěry a zvýšení nákladů na podporu.
Zajistěte přesnost dokumentace svých produktů
✅ Nechte dokumentaci pravidelně kontrolovat odborníky na dané téma (SME) a korektory, aby se odhalily chyby a zachovala přesnost.
✅ Využijte umělou inteligenci pro dokumentaci úkolů, jako je psaní uživatelských příruček, standardních operačních postupů, zápisů z jednání, obchodních zpráv, prodejních nabídek a marketingových materiálů.
✅ Vedejte si záznamy o změnách a aktualizacích, abyste mohli sledovat přesnost informací v průběhu času.
3. Správa velkého množství dokumentace
Správa velkého množství dokumentace může narušit konzistenci, zpomalit sledování aktualizací a způsobit chaos v organizaci dokumentů.
Správa velkého množství produktové dokumentace:
✅ Používejte strukturované formáty a jasnou kategorizaci, aby se vám snáze orientovalo ve velkém množství dokumentace.
✅ Zaveďte systém správy dokumentů, abyste mohli veškerou dokumentaci ukládat a organizovat na jednom místě.
✅ Pomocí značek a kategorií můžete dokumenty snadno třídit a vyhledávat.
4. Řešení různých potřeb uživatelů a úrovní odborných znalostí
Mezi uživatele produktu patří osoby s různou úrovní zkušeností – od začátečníků, kteří potřebují podrobné pokyny, až po pokročilé uživatele, kteří hledají podrobné technické informace. Navíc někteří uživatelé mají různé preference, pokud jde o vizuální nebo textové pokyny.
Abychom vyhověli potřebám rozmanité uživatelské základny:
✅ Vytvářejte dokumentaci přizpůsobenou různým typům uživatelů, jako jsou začátečníci, pokročilí uživatelé a administrátoři.
✅ Používejte srozumitelný jazyk a minimalizujte technický žargon, aby byl dokument srozumitelný pro uživatele s různou úrovní odborných znalostí.
✅ Nabízejte dokumentaci v různých formátech (text, videa, infografiky), abyste vyhověli různým preferencím v učení.
Vylepšete svou produktovou dokumentaci s ClickUp
Produktová dokumentace není jen příjemným doplňkem, ale nezbytností.
Díky šablonám ClickUp, funkcím pro správu úkolů, integrovanému AI writeru a automatizačním nástrojům můžete efektivně vytvářet a spravovat strukturované, působivé a uživatelsky přívětivé dokumenty.
Od organizace podrobných uživatelských příruček a sad pro vývoj softwaru až po zefektivnění společných revizí a integraci zpětné vazby – software pro správu produktů ClickUp zajistí, že každá část vaší dokumentace bude jasná, aktuální a užitečná.
ClickUp navíc nabízí spolupráci v reálném čase a integraci s dalšími nástroji, což usnadňuje sladění dokumentace s aktualizacemi produktů a potřebami uživatelů.
Tím uvolníte své týmy podpory a prodeje a poskytnete uživatelům znalosti, které potřebují, aby mohli váš produkt využívat na maximum.
Chcete posunout dokumentaci svých produktů na vyšší úroveň? Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp.