لا يرجع الفضل إلى الرئيس دوايت أيزنهاور في إدارة البلاد في الخمسينيات والستينيات من القرن الماضي فحسب، بل هو أيضًا العقل المدبر وراء مصفوفة أيزنهاور التي تحمل اسمًا مناسبًا. وقد صممها كطريقة بسيطة للمساعدة في تصنيف المهام بناءً على أمرين:

• المهام العاجلة
• المهام المهمة

من خلال تطبيق مصفوفة أيزنهاور على عملك وأهدافك الشخصية، ستتمكن من إدارة الضغوط بشكل أفضل, تحديد أولويات المهام بطريقة تنمي الإنتاجية، وتحقق أهدافك بأقل قدر من الذهاب والإياب.

دعنا نغوص في عالم مصفوفة أيزنهاور ونتعلم كيف نجعلها تعمل لصالحك.

ما هي مصفوفة أيزنهاور؟

مصفوفة أيزنهاور، والمعروفة أيضًا باسم المصفوفة المهمة العاجلة هي مصفوفة إدارة الوقت و أداة لتحديد الأولويات التي تساعدك على تصنيف المهام بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها.

ألهم الرئيس أيزنهاور، المعروف بإنتاجيته الاستثنائية وقدرته على التعامل مع المهام الحساسة للوقت، هذه الأداة إدارة الوقت المصفوفة. الهدف الأساسي من مصفوفة أيزنهاور هو مساعدتك على التركيز على ما يهمك حقًا، مما يمكّنك من العمل بذكاء وليس بجهد أكبر.

كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور

يمكنك استخدام مصفوفة أيزنهاور لمساعدتك في تركيز جهودك على المهام الأكثر أهمية مع تقليل عوامل التشتيت وتقليل احتمالية الإرهاق. استخدم مصفوفة إدارة الوقت هذه لتحديد المهام العاجلة والحاسمة وترتيب أولوياتها بسهولة، مع تفويض أو توفير الوقت للمهام الأقل أهمية وغير المهمة.

هذه أداة رائعة لـ إدارة سير العمل ومن السهل اعتمادها. إليك كيفية البدء باستخدام مصفوفة أيزنهاور:

1. قم بسرد جميع مهامك: ابدأ بسرد جميع المهام التي تحتاج إلى إكمالها، سواء كانت مهام شخصية أو مهام يومية أو مهام مشروع متعلق بالعمل
2. قم بتصنيف المهام إلى أرباع: قم بتقييم كل مهمة بناءً على المهام العاجلة والمهمة ثم ضعها في أحد الأرباع الأربعة
3. ترتيب المهام حسب الأولوية داخل كل ربع: من بين الأرباع الأربعة، رتب المهام حسب الأولوية
4. تنفيذ المهام حسب الأولوية: ابدأ بمهام الربع 1، ثم انتقل إلى الربع 2، وهكذا
5. المراجعة والتعديل: قم بمراجعة مصفوفة أيزنهاور بانتظام للتأكد من أن المهام العاجلة والمهمة لا تزال مصنفة ومحددة الأولوية بشكل مناسب

رباعيات أيزنهاور الأربعة

مصفوفة أيزنهاور هي رسم بياني مقسم إلى أربعة أرباع التي ستقرر في النهاية ما هي سيبدو سير العمل . يُعرف أيضًا باسم صندوق أيزنهاور، هذا إدارة المهام تسمح العملية للفرق والقيادة بتحديد ما هو العمل الأكثر تأثيرًا حقًا عند تفويض المهام للأفراد.

الرباعي 1

• المهام العاجلة والهامة: هذه هي المهام الحرجة والأكثر إلحاحًا التي تتطلب اهتمامًا فوريًا. وغالبًا ما يكون لها مواعيد نهائية أو عواقب وخيمة إذا لم يتم إنجازها على الفور. ومن الأمثلة على ذلك الأزمات والمواعيد النهائية الملحة وحالات الطوارئ.

المربع 2

• مهام غير طارئة ولكنها مهمة: هذه المهام ضرورية للنجاح على المدى الطويل ولكنها لا تتطلب إجراءات فورية. وتشمل التخطيط الاستراتيجي، وبناء العلاقات، والتطوير الشخصي.

المربع 3

• مهام عاجلة ولكنها غير مهمة: هذه المهام أقل أهمية ولكنها تتطلب اهتمامًا فوريًا. وغالبًا ما تتضمن احتياجات أو طلبات الآخرين. ومن الأمثلة على ذلك المقاطعات ورسائل البريد الإلكتروني والطلبات البسيطة.

المربع 4

• المهام غير العاجلة وغير المهمة: هذه المهام ليست عاجلة ولا مهمة وينبغي تقليلها أو التخلص منها. ومن الأمثلة على ذلك الأنشطة المهدرة للوقت في قائمة المهام، والمشتتات، والاستخدام المفرط لوسائل التواصل الاجتماعي.

كيفية استخدام قالب مصفوفة أيزنهاور

استخدم مصفوفة أيزنهاور لتحديد المهام وترتيب أولوياتها بوضوح باستخدام هذا القالب المفيد

لا تبدأ باستخدام مصفوفة أيزنهاور من الصفر. حدد مهامك الأكثر إلحاحًا من مهامك الأقل أهمية أو غير المهمة باستخدام هذا انقر فوق قالب مصفوفة أيزنهاور . هذا القالب يجعل من السهل تحديد أهدافك وأولوياتك من أجل عملية تحديد أولويات المشروع .

قل ذلك ثلاث مرات بسرعة!

ClickUp ليست مجرد أداة لإدارة المهام. يمكنك استخدام ميزة اللوحات البيضاء في ClickUp لإنشاء صندوق أيزنهاور مع تمثيل مرئي للأرباع الأربعة. يسمح لك هذا القالب المجاني تمامًا بما يلي بسرعة وفعالية تصنيف المهام وتحديد أولوياتها في قائمة مهامك

مثال 3: تعاون الفريق

تُعد مصفوفة تعاون الفريق عامل تغيير في ديناميكيات مكان العمل الفعالة. من خلال تصنيف المهام بشكل جماعي على أساس الاستعجال والأهمية, تقوم الفرق بتطوير فهم مشترك للأولويات مما يؤدي إلى تحسين المواءمة واتخاذ القرارات.

ينتج عن ذلك فريق أكثر كفاءة وتماسكًا يتحرك كفريق واحد، حيث يدعم الأعضاء بعضهم البعض ويدفعون المشاريع نحو الإنجاز. على سبيل المثال، في إطار التعاون الجماعي، يمكن أن تبدو مصفوفة أيزنهاور على النحو التالي

• الربع الأول: حل نزاع بين أعضاء الفريق، أو تقديم مقترح مشروع في الوقت المحدد، أو حضور اجتماع حاسم
• الربع الثاني: أنشطة بناء الفريق، أو تحديد أهداف الفريق طويلة الأجل، أو توجيه أعضاء الفريق المبتدئين
• الربع الأول: الرد على رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية، أو حضور اجتماعات اختيارية، أو تنظيم فريق خارج الموقع
• الربع الأول: مناقشة مواضيع غير ذات صلة أثناء الاجتماعات أو العمل على مهام غير مدرجة في قائمة مهامك

ذات الصلة:_

_/مرجع/ مدونة؟ ص=42483_ أمثلة على مصفوفة الراسي *%&_

!

5 أفضل ممارسات مصفوفة أيزنهاور البسيطة التي يجب اتباعها

لتنفيذ مصفوفة أيزنهاور بنجاح، اتبع أفضل الممارسات التالية:

1. كن صادقًا مع نفسك

قيّم بدقة مدى إلحاح وأهمية كل مهمة. لا تبالغ في تقدير أهمية المهمة أو تقلل من أهميتها.

2. اجعل الأمر بسيطًا

لا تبالغ في تعقيد مصفوفتك. التزم بأربعة أرباعها وحافظ على نظافتها ومباشرتها بصرياً.

3. قم بمراجعتها وتحديثها بانتظام

اجعل من المعتاد مراجعة المصفوفة الخاصة بك يوميًا أو أسبوعيًا، وتعديل المهام حسب الحاجة. فالأولويات تتغير، ومن الضروري أن تظل قابلاً للتكيف.

4. قم بتفويض المهام عندما يكون ذلك ممكنًا

بالنسبة للمهام في الربع الثالث، فكر في تفويض شخص آخر إذا كان ذلك مناسبًا وممكنًا.

5. الحد من المهام في المربع 4

قلل الوقت الذي تقضيه في مهام الربع الرابع. وأعد توجيه ذلك الوقت والطاقة إلى مهام الربع الثاني لتحسين الإنتاجية والنمو الشخصي.

المكافأة:_

_/مرجع/ https://clickup.com/blog/skills-matrix-templates// قوالب مصفوفة المهارات* %/%href/_

!

## أفضل أداة لإدارة المهام لبناء مصفوفة أيزنهاور الخاصة بك

قم بتخصيص اللوحات البيضاء بسهولة عن طريق إضافة المستندات والمهام والمزيد

استخدام ClickUp Whiteboards هي طريقة رائعة للفرق الخبيرة ليس فقط لإنشاء ومشاركة مصفوفات أيزنهاور ولكن أيضًا للحفاظ على مزامنة الجميع. توفر ميزة السبورة البيضاء لوحة متعددة الاستخدامات، مما يسمح لأعضاء الفريق بالتعاون في الوقت الفعلي.

إنه شيء واحد للعمل على تحديد أولويات المهام مع نهج المصفوفة، ومن ناحية أخرى القيام بذلك بشكل تعاوني! على سبيل المثال، لرسم مصفوفة، أدوات الشكل والنص وميزات تحميل الصور كلها مفيدة.

مع تطور المشاريع أو ظهور معلومات جديدة، يمكن لأعضاء الفريق تحديث المصفوفة بسهولة عن طريق إضافة عناصر أو تحريرها أو إزالتها. يضمن ذلك أن يظل الفريق مرنًا وقابلًا للتكيف مع متطلبات المشروع المتغيرة وأهم مهامه.

تُعد مشاركة المصفوفات وتحريرها في ClickUp أمراً سهلاً بفضل تصميم المنصة البديهي. يمكن لأعضاء الفريق بسهولة مشاركة السبورة مع أصحاب المصلحة المعنيين، مع منح حق الوصول لعرضها أو تعديلها حسب الحاجة.

من خلال توفير مساحة ديناميكية ومشتركة لإنشاء المصفوفة وتحديثها، تضمن الفرق التواصل الواضح والمواءمة، مما يؤدي في النهاية إلى دفع المشاريع نحو خط النهاية في وقت أقل. ابدأ في تطبيق مصفوفة أيزنهاور اليوم واستمتع بفوائد العمل بذكاء وليس بجهد أكبر.

ابدأ اليوم وقم بكل ذلك مع انقر فوق مجانًا !