مصفوفة أيزنهاور لتحديد الأولويات &؛ الإنتاجية: دليل إرشادي

تخيل أنك تبدأ يومك بكومة ضخمة من المهام المعلقة. قد يكون الأمر مربكاً، أليس كذلك؟

حسنًا، ما هي أفضل طريقة لإنجاز المهام؟ ابدأ بإعداد قائمة مهام، بالطبع.

يساعدك إعداد قائمة بسيطة بالمهام على وضع الأمور في نصابها الصحيح والتخطيط وفقاً لذلك.

ومع ذلك، أنت الآن تواجه مشكلة ثانية - ما هي المهام التي يجب أن تعطيها الأولوية وأيها يجب أن تجدولها لوقت لاحق؟ وهل هناك أي شيء في تلك القائمة يمكنك تخطيه الآن؟

يمكن أن يكون تحديد أولويات المهام أمراً صعباً. A 2018 مجلة أبحاث المستهلك أظهرت دراسة أن معظم الناس ينجذبون نحو المهام العاجلة على المهام المهمة التي غالبًا ما تقدم لهم مكافآت أكبر.

وهذا يعني أننا على الأرجح نعطي الأولوية للمهام التي لها موعد نهائي ونؤخر تلك التي لا يوجد لها موعد نهائي، بغض النظر عن مدى أهميتها.

بعبارة أخرى، عندما نواجه الجداول الزمنية، نميل إلى التغاضي عن المهام الأكثر أهمية مقابل المهام الأكثر إلحاحًا، على الرغم من أن المردود النهائي من المهمة المهمة سيكون أكبر.

تساعدك مصفوفة أيزنهاور على معالجة هذه المشاكل. إنها أداة ممتازة لفهم قيمة مهام معينة مع تحديد المهام التي يمكن إزالتها من قائمة مهامك. إنها أداة قيمة لإدارة الوقت بفعالية (يسميها البعض مصفوفة إدارة الوقت أيضًا).

إذن، ما هي مصفوفة أيزنهاور؟ لقد أنشأنا هذا الدليل المفيد لمساعدتك في معرفة كل شيء عنها.

لنبدأ! ⏳

ما هي مصفوفة أيزنهاور؟

مصفوفة أيزنهاور هي أداة للإنتاجية وإدارة المهام تصنف المهام على أساس الضرورة والأهمية. وتتطلب منك تقسيم المهام إلى أربعة أرباع:

تساعدك مصفوفة أيزنهاور على فرز مهامك وترتيبها وتحديد ما يجب معالجته أولاً، مما يوفر لك الوقت والموارد.

في بعض الأحيان، قد يؤدي البدء بمهمة واحدة إلى إعاقة تقدم المهام الأخرى. تساعدك المصفوفة على بناء الوضوح من خلال فصل المهام باستخدام معايير مثبتة.

لماذا تسميها مصفوفة أيزنهاور؟

سُمي مفهوم "مصفوفة أيزنهاور" على اسم دوايت أيزنهاور، الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة الأمريكية.

لنعد بضع خطوات إلى الوراء قليلاً في الزمن. ⏪

قبل أن يصبح رئيساً، كان أيزنهاور يتمتع بمسيرة عسكرية متميزة، حيث خدم كجنرال في الجيش الأمريكي وكقائد أعلى لقوات الحلفاء خلال الحرب العالمية الثانية. وحتى عندما كان رئيسًا، شارك في بعض الأعمال المشهورة للغاية، بما في ذلك إنشاء وكالة ناسا وإنهاء الحرب في كوريا.

ولا شك أنه عرف كيف يحدد أولويات المهام بفعالية ويحقق نتائج دائمة وإيجابية.

كقائد عسكري رفيع المستوى ثم كرئيس، واجه أيزنهاور باستمرار تحديات مع المهام والأولويات المتضاربة.

وكان لديه إطار عمل لتحديد أولويات المهام بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها. وقد تم تطوير هذا الفكر وأطلق عليه اسم "مصفوفة أيزنهاور" أو "مصفوفة أيزنهاور للقرار" بعد أكثر من ثلاثة عقود. وقد قام ستيفن كوفي بدمج حكمة أيزنهاور في هذه الأداة الإنتاجية التي حظيت بشعبية واسعة في كتابه الأكثر مبيعاً "العادات السبع للأشخاص الأكثر فعالية"

تُعرف مصفوفة أيزنهاور أيضاً بأسماء أخرى - وهي مصفوفة إدارة الوقت ومصفوفة الأولويات، ومصفوفة الأولويات، وصندوق أيزنهاور، وطريقة أيزنهاور، ومصفوفة العاجل-المهم.

المنهجية الرباعية لمصفوفة أيزنهاور: الاستعجال مقابل الأهمية

تساعد الأرباع أو التقسيمات الأربعة لمصفوفة أيزنهاور على الفصل بين المهام. يتم تقسيمها بناءً على معيارين - الاستعجال والأهمية. ويعطينا تقاطع هذين المعيارين أربعة أرباع تشمل المهام:

• يجب القيام بها على الفور
• يتم جدولتها لوقت لاحق
• ليتم تفويضها لشخص ما
• أن يتم حذفها أو تأجيلها

تساعدنا المصفوفة على فهم ما الذي يجعل المهام المهمة ملحة لأننا غالبًا ما نفشل في النظر إلى الأمور بموضوعية بسبب ضغوط العمل المستمرة.

_لكن ما هو العاجل وما هو المهم؟

العاجل

هذه الأمور العاجلة تضعك في موعد نهائي صارم وتتطلب اهتماماً فورياً. وهي تشمل الأنشطة التي تحتاج إلى إكمالها قريبًا أو مواجهة عواقب حتمية. لا يمكنك تجنبها، ولكن إذا ركزت عليها أكثر من اللازم، فقد تهمل المهام الأساسية ذات المردود الأكبر

أمثلة على ذلك:

• الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية للعملاء
• إكمال عرض تقديمي للعميل
• العمل على ملاحظات العميل

مهم

الأهمية ذاتية ويمكن تحديدها حسب القيم والأهداف الشخصية. تساهم هذه المهام في تحقيق أهدافك على المدى الطويل. وتحتاج معالجتها إلى تخطيط دقيق وجهود مقصودة.

أمثلة على ذلك:

• وضع استراتيجية لخارطة طريق منتجك
• أخذ دورة تدريبية جديدة
• حل نزاع مع أحد العملاء

تجمع مصفوفة أيزنهاور بين العوامل العاجلة والمهمة للمهمة وتصنفها إلى أربعة أرباع:

• أنجزها فقط: المهام العاجلة والهامة
• جدولتها: مهام غير عاجلة ولكنها مهمة
• تفويضها: مهام عاجلة ولكنها غير مهمة
• احذفها: مهام غير عاجلة وغير مهمة

إليك كيف تبدو المصفوفة 👇

والآن، دعونا ننظر إلى الأرباع كل على حدة.

الربع 1: فقط افعلها - عاجل وهام

تتطلب منك المهام العاجلة والهامة اتخاذ إجراء فوري. كما أن لها موعدًا نهائيًا ملحًا وعواقب وخيمة إذا لم تكتمل في الوقت المحدد. وفي كلتا الحالتين، تصبح الاستجابة في وضع الأزمة ضرورية.

أمثلة على ذلك:

• وضع اللمسات الأخيرة على المواد اللازمة لعملية إطلاق ستتم غدًا
• تغطية العمل عن زميل في إجازة
• إصلاح مشكلة تقنية طارئة تمنع العملاء من استخدام منتجك
• حل تعارض مع عميل في اللحظة الأخيرة قد يتسارع إلى وسائل التواصل الاجتماعي إذا لم تتم معالجته

المهام الرباعية 1 لا مفر منها. بغض النظر عن مدى جودة تخطيطك ليومك، ستكون بعض الأمور خارجة عن إرادتك.

ومع ذلك، تكمن المشكلة في أنك عندما تركز كثيرًا على هذه المهام وتهمل الأهداف طويلة المدى التي تهمك.

_تحذر كوفي من أن قضاء اليوم بأكمله في وضع الأزمة، وإطفاء الحرائق، سوف يستنزف طاقتك في نهاية المطاف ويقودك إلى الربع الرابع

الرباعي 2: جدولة المهام غير العاجلة ولكنها مهمة

تفتقر المهام المهمة ولكن غير العاجلة إلى يوم محدد، ولكنها ضرورية لتحقيق المردود على المدى الطويل.

نظرًا لأن هذه المهام ليس لها مواعيد نهائية فورية، فمن السهل تأجيلها لصالح المهام الأكثر إلحاحًا.

أمثلة:

• وضع خطة استراتيجية طويلة المدى لعملك أو فريقك
• الاستثمار في التطوير المهني وتعلم مهارات جديدة
• إجراء بحوث السوق لتحديد الفرص الجديدة لمؤسستك
• كتابة خطة عمل أو اقتراح لمبادرة جديدة
• مراجعة أهدافك الشخصية أو المهنية وتحديثها
• تنظيم وإزالة الفوضى من مساحة عملك لزيادة الإنتاجية

على عكس الربع الأول، الذي يتعلق أكثر بإطفاء الحرائق، فإن الربع الثاني هو المكان الذي تخطط فيه بصبر وتحدد أولويات الأهداف الهادفة.

ولكن هذه المهام متوقفة إلى الأبد حيث لا يوجد موعد نهائي محدد لها.

_ يقترح كوفي، الذي يشرح الربع الثاني لإدارة الوقت الشخصي، النظر إلى هذه المهام ليس كمشاكل يجب حلها بل كفرص للنمو المهني والفرد

الرباعي 3: تفويضها - مهم ولكن ليس مهمًا

يشمل هذا الربع جميع الأعمال المشغولة التي لا تضيف إلى أهدافك طويلة المدى. هذه المهام ليست أفضل استخدام لوقتك ويجب الاستعانة بمصادر خارجية أو تفويضها.

أمثلة على ذلك:

• الرد على رسائل البريد الإلكتروني للعملاء
• التمرير عبر وسائل التواصل الاجتماعي بحثاً عن أحدث الصيحات
• العمل على ملاحظات العملاء
• إدخال بيانات العملاء أو البيانات التحليلية في الأوراق
• بعض الاجتماعات العشوائية بين الأعمال المهمة

المهام في هذا الربع لا تتطلب بالضرورة خبرتك؛ فهي مجرد مهام عاجلة ولكنها ليست من اختصاصك. _عندما تقضي الكثير من الوقت في العمل في هذا الربع، قد تفقد السيطرة على جدولك الزمني. لهذا السبب يجب عليك تفويض هذا النشاط لأشخاص آخرين

فكّر في الأمر:

_ هل تحتاج إلى حضور هذا الاجتماع الواحد، أو هل يمكن لشخص آخر أن يرسل لك المحضر؟

هل تحتاج إلى إدخال البيانات يدويًا، أم يمكنك استخدام نظام إدارة مشروع مستقل مثل ClickUp؟ (الأسهل في التوصيل)

جزء أساسي من هذا الربع هو تعلم قول لا. توقف عن تحمل المسؤوليات التي لا يجب أن تقع على عاتقك. افعل ما يجب عليك فعله وليس ما تستطيع!

تفويض المهام أمر سهل في ClickUp؛ قم بتعيينهم مباشرةً إلى الفريق أو قم بإضافة @إلى الفريق في تعليق

بالطبع، ستكون هناك أوقات لا يمكنك فيها تفويض بعض المهام في هذا الربع. إذا كان الأمر كذلك، فلا يزال بإمكانك العمل على ضمان عدم استحواذها على يومك أو أسبوعك. على سبيل المثال، يمكنك

• وضع توقعات واضحة حول الحد الأقصى من الوقت أو الجهد الذي يمكنك تخصيصه لها
• جدولة مهامك ذات الأولوية للوقت الأكثر إنتاجية في اليوم ثم جدولة هذه المهام غير المهمة حولها
• ناقش عبء العمل الخاص بك مع مديرك
• تدرب على رفض طلبات المهام التي لا تتماشى مع أهدافك وغاياتك

اقرأ أيضًا: كيف تتجنبها_

_/href/_ https://clickup.com/blog/office-time-wasters// مضيعات الوقت في العمل *%/href/_

### الربع الرابع: حذفها-غير عاجل وغير مهم

المهام في هذا الربع تنتمي إلى سلة المهملات. هذه المهام غير الضرورية هي مضيعة للوقت ولا تساهم بأي شيء في نموك الشخصي أو نمو فريقك. ولكنك إذا انغمست فيها، فسوف تهدر ساعات من عمرك، وستندم على ذلك.

أمثلة على ذلك:

• الانضمام إلى اجتماعات يمكن القيام بها عبر الرسائل النصية
• تصفح وسائل التواصل الاجتماعي ظناً منك أنك تبحث عن آخر المستجدات
• إلهاءات غير ضرورية من زملاء العمل

مهلاً، هذا لا يعني أن تضحي بكل ذرة من المتعة. حتى أيزنهاور كان يوازن بين روتين عمله المزدحم والمرهق وبين رحلات الغولف للاسترخاء والتخلص من التوتر.

_يقول كوفي إن الحيلة هنا هي التوازن. يجب أن تكون متعمدًا بشأن وقت فراغك لتحقيق أقصى استفادة منه

A مجلة أبحاث علم النفس التطبيقي أن طبيعة أوقات الفراغ التي تنغمس فيها تؤثر بشكل غير مباشر على إنتاجيتك أثناء العمل. وبعبارة أخرى، فإن ما تختار قضاء وقت فراغك فيه يمكن أن يشكل أسبوع عملك.

على سبيل المثال، يمكن أن تحفزك ممارسة التمارين الرياضية، ويمكن أن تساعدك اليوغا والتأمل على الاسترخاء خلال يوم العمل. وبالمثل، يمكن أن تؤدي ممارسة هواية أو العمل التطوعي أو قضاء الوقت مع العائلة والأصدقاء إلى زيادة الإنتاجية.

ومع ذلك، إليك بعض النصائح لاستخدام المصفوفة بفعالية.

نصائح لتحديد أولويات مهامك باستخدام مصفوفة أيزنهاور

1. لا تفرط في التشبع في ربع الدائرة

كمدير مشروع، قد يكون لديك الكثير من المهام في قائمة مهامك. ولكن تأكد من عدم تشبع الأرباع. هذا يمنع مصفوفتك من أن تصبح مزدحمة للغاية ولا يمكن إدارتها.

من الناحية المثالية، نقترح وضع ما لا يزيد عن عشر مهام أو أنشطة في كل ربع. قائمة طويلة من المهام تؤدي فقط إلى إدارة العمل بشكل غير فعال.

نحن متأكدون أنه سيكون هناك بعض المهام التي يمكنك استبعادها قبل تدوين مهامك في الأرباع. يمكنك أيضًا محاولة إنشاء مصفوفات متعددة أو دمجها في مصفوفة رئيسية للتعامل مع المشاريع والمهام ذات الأولوية ولكن الفوضوية بشكل نظيف.

2. استخدم مميزات المهام المرئية

التصور هو طريقة مجربة لتعزيز كفاءة سير العمل. فهو يمنحك نظرة شاملة لسير العمل بأكمله في لمحة سريعة.

إن أفضل طريقة لتصور المهام بما يتماشى مع مصفوفة أيزنهاور هي عن طريق الترميز اللوني - بسيط ولكنه فعال. انقر فوق المهام طريقة مماثلة لمساعدتك على تصور مهامك. يمكنك ترميز المهام بالألوان، وتعيين الأولويات، واستخدام علامات الأسماء، وحتى تصفية المهام حسب العلامات.

قم بتصنيف المهام وفقًا للأولويات العاجلة والعالية والعادية والمنخفضة باستخدام ClickUp Task Priorities (أولويات المهام)

إليك كيفية ترميز مهامك بالألوان:

• الأحمر
  • للمهام ذات الأولوية القصوى. أدمغتنا مبرمجة على الاستجابة للأشياء التي تومض باللون الأحمر والاهتمام بها
• الأصفر
  • المهام ذات الأولوية الثانية القصوى
• الأزرق
  • المهام ذات الأولوية الثالثة العليا
• أخضر
  • المهام ذات الأولوية الأدنى

في هذه الأثناء، يمكنك بسهولة ترجمة هذه المهام في مصفوفة أيزنهاور كما تراه مناسبًا. توضع المهام الحمراء في المربع 1، والصفراء في المربع 2، إلخ.

3. تجنب الإفراط في الإدارة

الإفراط في إدارة مصفوفة أيزنهاور الخاصة بك هو شكل من أشكال التسويف. لا تتعثر في غربلة كل مهمة بالتفصيل. بدلاً من ذلك، استخدم ClickUp Brain ليخبرك بسرعة ما الذي يجب أن تعمل عليه بعد ذلك، والمهام التي اقترب موعد استحقاقها، والمهام التي تأخرت عن موعد استحقاقها، وما إلى ذلك.

يساعدك ClickUp Brain على تحديد أولويات مهامك اليومية وتبسيطها

بالإضافة إلى ذلك، تجنب قضاء الكثير من الوقت في تعيين المهام في رباعي المهام. خصص لنفسك 30-50 دقيقة في الشهر/الأسبوع (حسب كثافة مهامك) وصمم مصفوفتك خلال تلك الفترة.

4. تخلص أولاً

تخلص من العناصر الموجودة في قائمة مهامك التي ليست عاجلة ولا مهمة. قم بتفويضها إلى الهاوية الصحيحة - الربع 4.

يؤدي التخلص من هذه المهام إلى توفير الوقت (والنطاق الترددي الذهني) لإدارة مهامك الأخرى بشكل أفضل. راجع قائمة المهام الخاصة بك وقم بإزالة هذه العناصر قبل تحديد أولويات الأرباع الثلاثة الأخرى.

5. افصل ما هو شخصي عن ما هو مهني

درس الأعمال الأول في المدرسة هو "تعامل مع عملك ككيان منفصل" وينطبق هذا المبدأ عند تحسين إطار عمل أيزنهاور الخاص بك.

إليك السبب.

قد يكون الخلط بين أهدافك الشخصية والمهنية أمرًا مربكًا. فهو لا يعطي الوزن المناسب للمهام، حيث يفضل البعض المهام الشخصية على الأهداف المهنية بينما يقوم البعض الآخر بالعكس.

كما ترى، فإن العنصر العاجل والمهم في المهام الشخصية سيكون دائمًا أعلى من العمل المهني (بسبب الارتباط العاطفي).

وفي الوقت نفسه، فإن مهام عملك ومهامك الشخصية لها جداول زمنية وموارد وأساليب مختلفة، وكل منها يتطلب عملية تفكير فريدة من نوعها.

لذا، فإن الجمع بينهما ليس فكرة جيدة. فهو يزيد من عدد المهام في كل ربع ويثير التضارب في بعض الأحيان.

ومع ذلك، إذا أعجبك مفهوم أيزنهاور وأردت استخدامه على كلا الجبهتين، نقترح عليك إنشاء مصفوفات مختلفة لمهامك الشخصية والمهنية. افصل بين أهدافك المهنية والشخصية وتعامل معها بشكل فردي.

6. مراقبة وقت المهام بعد المصفوفة

تتبع وتقييم استخدام وقتك الأسبوعي باستخدام المصفوفة. سجل الأنشطة على فترات زمنية مدتها 30 دقيقة باستخدام جدول بيانات أو تطبيق مخصص لإدارة المهام مثل ClickUp.

💡نصيحة: متتبع وقت النقر . التنقل بين المهام وإضافة الوقت بأثر رجعي دون الحاجة إلى إدخالات يدوية وتتبع.

بعد ذلك، قم بفرز المهام المكتملة إلى أرباع استنادًا إلى أهميتها ومدى إلحاحها وتأكد من توافقها مع أهدافك.

تحقق من كيفية توزيع المهام في كل ربع ومعرفة ما إذا كانت هناك حاجة إلى أي تعديلات. للحصول على أفضل توازن، حاول وضع معظم المهام في الربع 2.

7. صقل المصفوفة الخاصة بك.

اضبط المصفوفة استنادًا إلى أدائك خلال فترة اختبار المصفوفة التي تستغرق أسبوعًا.

قم بتنقيحها بناءً على مقدار الوقت الذي تقضيه في مهامك ومشاريعك. ربما أسأت الحكم على بعض المهام عندما وضعتها في الأرباع. استخدم هذه التجربة لفهم مشاريعك ومهامك بشكل أفضل حتى تتمكن من تحقيق التوازن بينها بكفاءة أكبر.

أصحاب الأداء الأفضل يستخدمون مصفوفة أيزنهاور

يستخدم الأشخاص من جميع مناحي الحياة مصفوفة أيزنهاور. وسواء كانوا من رجال الإطفاء الشجعان أو الرؤساء التنفيذيين الأذكياء، فإن الدليل على فوائدها يتدفق باستمرار.

فاسيل إيفانوف، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة KeepSolid, يشهد على مزايا المصفوفة . لقد جرب العديد من أدوات الإنتاجية، حيث يقول: "_بصفتي مديرًا تنفيذيًا، جربت في البداية استخدام أدوات متعددة ومختلفة لإدارة المهام... [ذلك] لم يساعدني في الموازنة بين الأولويات... وجدت أن الخطر الأكبر لاستخدام منصات إدارة المهام المتعددة هو أنها أعطتني إحساسًا زائفًا بالسيطرة."

ثم انتقل إلى اختيار مصفوفة أيزنهاور.

باستخدام مصفوفة أيزنهاور لتطوير فهم أعمق لما تعنيه الفعالية_ فعليًا، تمكنت من وضع تصور لأدوات جديدة..

فاسيل إيفانوف، الرئيس التنفيذي لشركة KeepSolid

يروّج عدد لا يحصى من تطبيقات Play Store وApp Store لمصفوفة أيزنهاور لمساعدة الأفراد على تحديد أولويات المهام بشكل معقول. كما اغتنمت العديد من شركات التكنولوجيا الفرصة لتحسين إنتاجية الموظفين.

تزداد شعبية مصفوفة أيزنهاور كأداة إنتاجية. جربها وانظر بنفسك!

أمثلة وقوالب مصفوفة أيزنهاور

قبل أن نغوص في الأمثلة، دعنا نقدم لك قالب السبورة البيضاء القابل للتخصيص بالكامل من ClickUp لتحديد أولويات المهام وإدارة وقتك. سيساعدك هذا القالب على تنظيم مهامك وتدوين أفكارك قبل تحويلها إلى عناصر عمل.

تحميل هذا القالب

صُمم قالب مصفوفة أيزنهاور من ClickUp لمساعدتك على اتخاذ قرارات أفضل من خلال تحديد أولويات المهام بناءً على الأهمية والاستعجال.

قالب مصفوفة كليك أب أيزنهاور يساعدك على تصنيف المهام بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها بحيث يمكنك التركيز على الأمور الأكثر أهمية أولاً. وتشمل فوائده ما يلي:

• تركيز تركيزك على المهام الأكثر أهمية
• تقسيم المشاريع الضخمة إلى أجزاء يمكن التحكم فيها
• الحد من التوتر والقلق من خلال تنظيم عملك
• تمكينك من العمل بكفاءة أكبر من خلال السماح لك بالتركيز على الأمور المهمة تنزيل هذا القالب الآن بعد أن أصبح لديك قالب دعنا نفهم كيفية استخدامه في سيناريوهات مختلفة.

حالة الاستخدام 1: إدارة المشاريع بكفاءة

تعمل مصفوفة أيزنهاور على تبسيط تحديد أولويات المهام من خلال فصل الاستعجال عن الأهمية. إنها رائعة لإدارة الموارد، والوصول إلى المواعيد النهائية، والتعامل مع الطلبات المتعددة.

بالنسبة لقادة الفرق، يتجنب التخصيص الذكي للموارد، يتجنب التخصيص الذكي للموارد تحميل الموظفين فوق طاقتهم أو التقليل من استخدامهم.

من خلال عرض واضح لعبء العمل، يمكن للقادة التحقق بسهولة من مدى انشغال كل عضو من أعضاء الفريق على مدار أسبوع أو أسبوعين أو شهر، مما يضمن أن الجميع على نفس الصفحة ونحو هدف مشترك.

يساعدك استخدام مصفوفة أيزنهاور في إدارة المشروع على رؤية الصورة كاملة. فهو يبقيك على اطلاع على جميع المهام ويسلط الضوء على المهام العاجلة للحفاظ على سير كل شيء بسلاسة.

تخيل استخدام مصفوفة أيزنهاور لإدارة مشروع ما. إليك كيف يمكنك تقسيم مهام المشروع إلى أرباع:

• الربع الأول: معالجة خطأ فادح أو الوفاء بالموعد النهائي للعميل أو حل عقبة في المشروع؛ وهي مهام حساسة للوقت بشكل أساسي
• الربع الثاني: تخطيط المشروع أو تطوير فريق العمل أو تقييم المخاطر
• الربع الثالث: رسائل البريد الإلكتروني غير العاجلة أو الاجتماعات غير الحرجة
• الربع الرابع: التصفح المفرط للإنترنت أو التواصل الاجتماعي أثناء ساعات العمل، أو اجتماعات التحديث، أو المهام الأقل إلحاحًا التي لا علاقة لها بالمشروع الرئيسي

حالة الاستخدام 2: زيادة الإنتاجية الشخصية

من خلال تصنيف المهام بناءً على مصفوفة المهام العاجلة والمهمة، فإنك تقوم بفعالية إدارة وقتك وطاقتك، ومعالجة ما يهمك حقًا.

يساعدك هذا النهج الاستراتيجي على البقاء منظمًا ويمنع الإرهاق، مما يحافظ على تركيزك وتحفيزك للوصول إلى أهدافك.

اطلع على المهام المسندة إليك، والمهام اليومية المنجزة، والمحادثات، وحالة عبء العمل في لوحة معلومات الإنتاجية الشخصية في ClickUp

في الإنتاجية الشخصية، يمكن أن تبدو مصفوفة أيزنهاور للقرارات على النحو التالي:

• الربع الأول: دفع الفواتير المتأخرة، أو معالجة حالة عائلية طارئة، أو إكمال المهام المهمة والعاجلة المستحقة اليوم
• الربع الثاني: ممارسة التمارين الرياضية بانتظام، أو قضاء وقت ممتع مع العائلة، أو تعلم مهارة جديدة
• الربع الثالث: حضور مناسبة لست مهتمًا بها أو القيام بمهمات للآخرين
• الربع الرابع: مهام غير ضرورية مثل متابعة برنامج تلفزيوني

حالة الاستخدام 3: تحسين تعاون الفريق

تعمل مصفوفة تعاون الفريق على تحسين طريقة عملنا معًا، مما يجعل الأمور تسير بسلاسة أكبر في العمل.

من خلال تصنيف المهام بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها، تقوم أنت وفريقك بتطوير فهم مشترك للأولويات، مما يؤدي إلى تحسين المواءمة واتخاذ القرارات.

وينتج عن ذلك فريق أكثر كفاءة وتماسكًا يتحرك كفريق واحد، حيث يدعم الأعضاء بعضهم البعض ويدفعون المشاريع نحو الإنجاز.

على سبيل المثال، في إطار التعاون الجماعي، يمكن أن تبدو مصفوفة أيزنهاور الخاصة بك على النحو التالي:

• الربع الأول: حل نزاع بين أعضاء الفريق، أو تقديم مقترح مشروع في الوقت المحدد، أو حضور اجتماع حاسم
• الربع الثاني: حضور أنشطة بناء الفريق، أو تحديد أهداف الفريق طويلة الأجل، أو توجيه أعضاء الفريق المبتدئين
• الربع الثالث: الرد على رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية، أو حضور اجتماعات اختيارية، أو تنظيم اجتماع للفريق خارج الموقع
• الربع الرابع: مناقشة مواضيع غير ذات صلة أثناء الاجتماعات أو العمل على مهام غير مدرجة في قائمة مهامك

التحديات في استخدام مصفوفة أيزنهاور

في حين أن مصفوفة أيزنهاور هي من بين أفضل الطرق لتحديد أولويات مهامك ، فإنه يترك مجالًا كبيرًا فيما يتعلق ببعض جوانب تحديد أولويات إدارة المشروع. دعونا نلقي نظرة على هذه التحديات:

لا تزال هناك تحديات لم تتم معالجتها

في حين أن المصفوفة مفيدة، تبالغ المصفوفة في تبسيط تعقيد المشاريع متعددة الطبقات. وهذا يجعل المصفوفة تخطئ في قراءة بعض المهام لعوامل. قد تحتوي بعض المهام على عناصر من الإلحاح والأهمية على حد سواء - لا يمكن أن تساعدك المصفوفة على التمييز بين هذه الفروق الدقيقة.

على سبيل المثال، يمكن أن يكون الرد على رسالة بريد إلكتروني لأحد العملاء أمراً عاجلاً ومهماً، حسب الحالة. ومع ذلك، قد تعتبره المصفوفة مهمًا ولكن ليس عاجلًا.

التصنيف الموضوعي

تحديد ما هو "عاجل" أو "مهم" هو أمر ذاتي ويمكن أن يختلف بين الأفراد أو الفرق. قد تؤدي هذه الذاتية إلى تفسيرات وتصنيفات مختلفة.

لنفترض أن لديك اجتماعًا للفريق، وهو أمر مهم من وجهة نظرك. ومع ذلك، قد لا يكون مهمًا بالنسبة لبعض أعضاء الفريق. تفتقر مصفوفة أيزنهاور إلى هذه الذاتية، وبالتالي فهي أكثر ملاءمة للاستخدام الشخصي.

يساعدك ClickUp في التغلب على هذا التحدي ويقدم لك أدوات وسير عمل ونهجًا متماسكًا لتطوير مصفوفة أيزنهاور الموجهة للفريق.

ليست ديناميكية للغاية

قد لا تأخذ المصفوفة في الحسبان التغييرات في أولوية المهام بمرور الوقت. قد تصبح المهمة التي تعتبر غير عاجلة وغير مهمة اليوم مهمة عاجلة ومهمة لاحقًا، وقد لا تتكيف المصفوفة ديناميكيًا مع هذه التحولات

لكنكيفيجبمعالجة هذه التحديات؟ نحن نعرف بعض الحيل لموازنة هذه العيوب:

• طريقة MoSCoW: يصنف هذا الإطار المهام على أنها مهام يجب أن تكون، ويجب أن تكون، ويمكن أن تكون، ولا يجب أن تكون. وهو يساعد على تحديد أولويات المهام بناءً على أهميتها لنجاح المشروع وبالتالي فهو رائع لمديري المشاريع وقادة الفرق
• لوحات كانبان: هذه اللوحات رائعة لتنظيم المهام بشكل مرئي، حيث تنتقل المهام عبر المراحل، مما يعكس حالتها، ويمكن إعادة ترتيب أولوياتها بسهولة. يمكن مشاركتها بين جميع أعضاء فريقك وغالباً ما تكون مدمجة في بعض تطبيقات إدارة المشاريع. تساعدك طريقة عرض لوحة Kanban Board في ClickUp وأكثر من 15 طريقة عرض أخرى على تحديد أولويات المهام وإدارتها بسهولة باستخدام الوسائل البصرية.

تصور سير العمل الخاص بك باستخدام طريقة عرض لوحة ClickUp's Board View

• مبدأ باريتو (قاعدة 80/20): يشير المبدأ إلى أن 80% من نتائجك تأتي من 20% من جهودك. يساعدك هذا النهج على تحديد أولويات المهام الأكثر تأثيرًا. فهو يشجعك على تحديد المهام الأكثر مساهمة في تحقيق أهدافك والتركيز عليها. ,
• ملحمة، ميزة، قصة مستخدم: هذه الطريقة مفيدة بشكل خاص في إدارة المشاريع. يتم تصنيف المهام على أنها ملاحم (مجموعات كبيرة من العمل)، وميزات (مجموعات داخل ملحمة)، وقصص مستخدم (مهام فردية داخل ميزات).

كما ترى، يمكن التحايل على العديد من هذه التحديات ببساطة باستخدام برنامج إدارة مشاريع كفء مثل ClickUp. لذا، دعنا ندرس كيف يمكنك دمج مصفوفة أيزنهاور مع ClickUp.

كيفية تطبيق مصفوفة أيزنهاور في ClickUp

ClickUp هو متجر شامل لجميع احتياجات إدارة مشروعك، لذلك ليس من المستغرب أن يساعدك أيضًا في دمج مصفوفة أيزنهاور فيه. ClickUp Whiteboards لوحة مرئية لرسم الأفكار وإنشائها وربطها. استخدمها لرسم مصفوفة أيزنهاور وتدوين المهام أثناء التعاون مع فريقك أثناء إضافة المهام.

ثم قم بتحويل قائمة المهام إلى بطاقات مهام تفاعلية بنقرة واحدة. قم بتعيين البطاقات لأعضاء الفريق المناسبين. استخدم علامات وعلامات الأولوية لتفويض المهام بكفاءة، مع ضمان المزامنة الكاملة طوال العملية.

قم بتضمين المستندات، ورسم الرسوم التوضيحية، وإضافة روابط مع النقاط ذات الصلة باستخدام ClickUp Whiteboards

يمكنك أيضًا الحصول على نتائج مماثلة باستخدام مستندات ClickUp حيث يمكن للعديد من أعضاء الفريق التعاون من خلال التعليق على الاقتراحات والأفكار. ويضمن لك ذلك تحديد أولويات المهام كفريق واحد والحصول على موافقة الجميع على ما يتم القيام به ولماذا.

تعاون مع فريقك لإدراج الأنشطة وتحديد أولوياتها باستخدام ClickUp Docs

في مهام النقر فوق المهام ، يمكنك استخدام علامات قابلة للتخصيص لتسمية مهام معينة على أنها مهمة أو عاجلة. تتيح لك ميزة أولوية المهمة أيضًا تصنيف المهام حسب أولويتها. طريقة عرض كانبان ClickUp Kanban View مفيدة للتصور.

ويمكنك مشاركة كل ذلك عبر انقر فوق الدردشة أو وسائل أخرى

بشكل عام، تُعد مصفوفة أيزنهاور طريقة رائعة للتعامل مع المهام التي قد تتعارض على أساس الاستعجال والأهمية. على الرغم من أن المصفوفة قد تحتوي على بعض العيوب، إلا أنها لا تزال واحدة من أفضل الطرق للفرق لتحديد أولويات المسؤوليات اليومية. يمكن أن تساعد منصات الإنتاجية مثل ClickUp في تنفيذ المصفوفة بكفاءة.

جرّب مصفوفة أيزنهاور وشاهد تأثيراتها على أداء مشروعك. ابدأ تحديد الأولويات اليوم. اشترك في ClickUp مجاناً !

مسابقة البوب حول مصفوفة أيزنهاور

آمل أن تكونوا قد انتبهتم لأنه حان وقت الاختبار. 🥁

دعنا نستخدم هذا كملخص عن مصفوفة أيزنهاور حتى تتمكن من تطبيقها بسهولة في عملياتك التجارية.

إذا أجبتم على جميع الأسئلة بشكل صحيح، فالآيس كريم على حسابنا! 🍦

السؤال 1:

يستيقظ إيلون ماسك في الصباح. إليك ما لديه على جدول أعماله:

أ) العمل على شعار جديد لشركة X

ب) التحضير لإطلاق "سبيس إكس

ج) تناول بيتزا الأنشوجة مع جو روجان

د) الرد على المستثمرين في SpaceX

حاول تحديد أولويات هذه المهام من أولوية عالية إلى منخفضة .

السؤال 2:

بصفتك مدير مشروع يوازن بين الاحتياجات الفورية والأهداف طويلة الأجل، ما هي الأرباع في مصفوفة أيزنهاور التي تعتبر حاسمة لتحقيق النجاح المستدام مع مرور الوقت؟

أ) الرباعي 1 والرباعي 2

ب) الرباعي 2 والرباعي 3

ج) الرباعي 3 والرباعي 4

د) الربع 1 والربع 4

السؤال 3:

عند التعامل مع طلبات اللحظة الأخيرة والمواعيد النهائية الضيقة، أي ربع من مصفوفة أيزنهاور يؤكد على الإدارة الفعالة لمنع الشعور بالإرهاق؟

أ) الربع 1

ب) الربع 2

ج) الربع 3

د) الربع 4

السؤال 4:

أنت تستضيف "حفلة المماطلة"، حيث تتم دعوة المهام ولكنك تتأخر في إنجازها بشكل عصري. أنت، المضيف، تدرك أنك تستمر في تأجيل مهمة معينة - إنشاء قائمة ضيوف للحفل.

في أي ربع من مصفوفة أيزنهاور يقع تسويفك في إنشاء قائمة الضيوف؟

أ) المربع 1 (المهام العاجلة والهامة - كبار الشخصيات)

ب) المربع 2 (المهام المهمة ولكن غير العاجلة - المتأخرون المألوفون)

ج) الربع 3 (مهام عاجلة ولكن غير مهمة - المنتحلون)

د) المربع 4 (مهام غير عاجلة وغير مهمة - المنتحلون)

إليك إجاباتك، ولكن لا تجرؤ على الغش. سيجدك ليام نيسون و... أنت تعرف الباقي.

الإجابات:

1. ب، د، أ، ج
2. a
3. a
4. b