كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي لإدارة النفقات (المزايا والأدوات)

لا ينبغي أن تشعر أن عملية إدارة النفقات تشبه عمل المحقق. ومع ذلك، بالنسبة للعديد من الفرق، لا يزال نهاية الشهر يعني تصفح سلاسل الرسائل الإلكترونية، والبحث عن الإيصالات، وتخمين أي رسوم بطاقة تنتمي إلى أي رحلة أو نفقة.

تظهر الأبحاث التي أجرتها American Express أن الشركات الصغيرة والمتوسطة تضيع ما معدله 11 ساعة شهريًا في تقديم أو إدارة النفقات. وهذا يعني أن أكثر من ثلاثة أسابيع عمل كل عام تُقضى في الأعمال الإدارية بدلاً من التحليل.

وهنا تكمن الفائدة الحقيقية للذكاء الاصطناعي في إدارة النفقات. فبدلاً من الاعتماد على جداول البيانات اليدوية والذاكرة، يمكن للذكاء الاصطناعي قراءة الإيصالات، وتحديد النفقات غير المتوافقة مع السياسة، وتغذية أدوات المحاسبة ببيانات أكثر دقة في الخلفية.

في هذا الدليل، سنلقي نظرة على ما يمكن أن يفعله الذكاء الاصطناعي بالفعل لإدارة النفقات وحالات الاستخدام الرئيسية التي تهم فرق الشؤون المالية. سنغطي أيضًا الميزات التي لا غنى عنها في الأدوات الحديثة وكيفية ملاءمة كل شيء مع سير العمل الحالي لديك.

⭐ نموذج مميز

يوفر نموذج تقرير النفقات من ClickUp لفريقك طريقة منظمة لجمع النفقات التجارية ومراجعتها وتلخيصها دون الحاجة إلى البحث في جداول البيانات أو سلاسل الرسائل الإلكترونية. بدلاً من أن يقوم كل فرد بإنشاء تنسيقه الخاص، تحصل على تخطيط متسق للتواريخ والفئات والمبالغ وطرق الدفع والموافقات في مكان واحد.

احصل على نموذج مجاني

ما هو الذكاء الاصطناعي لإدارة النفقات؟

يستخدم الذكاء الاصطناعي لإدارة النفقات التعلم الآلي والأتمتة لتقليل العمل اليدوي في جميع مراحل عملية الإنفاق. ويشمل ذلك كل شيء بدءًا من التقاط الإيصالات وحتى الموافقات والتسوية وإعداد التقارير.

تعتمد معظم الأدوات على مزيج من القدرات:

طريقة مفيدة للتفكير في الأمر: تساعد إدارة النفقات المدعومة بالذكاء الاصطناعي على التخلص من الخطوات المتكررة، بحيث يمكن لفرق الشؤون المالية التركيز على الضوابط والتحليل وفرص توفير التكاليف.

فوائد الذكاء الاصطناعي في إدارة النفقات

تقضي الذكاء الاصطناعي على الأعمال المتكررة في إدارة النفقات وتمنح فرق الشؤون المالية رؤية أوضح لما يحدث بالفعل في نفقات الشركة. ومن بين أهم المزايا ما يلي:

أهم حالات استخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة النفقات

فيما يلي بعض الحالات العملية الأكثر فائدة لاستخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة النفقات:

1. أتمتة التقاط الإيصالات

عادةً ما تبدأ إدارة النفقات في الانحراف عن مسارها عند التقاط الإيصالات. يساعد الذكاء الاصطناعي في تحويل مسح الإيصالات إلى بيانات إيصالات منظمة (التاريخ، التاجر، المبلغ، الضريبة) جاهزة للمراجعة.

لماذا يساعد ذلك:

2. تطبيق السياسة في الوقت الفعلي

بدلاً من انتظار قسم الشؤون المالية لاكتشاف المشكلات بعد تقديم تقارير النفقات، يمكن للذكاء الاصطناعي تطبيق قواعد قابلة للتخصيص أثناء التقديم وإصدار تنبيهات عندما يبدو أن هناك شيئًا خارج الحدود.

لماذا يساعد ذلك:

3. رؤية الإنفاق السطحي

تجمع الذكاء الاصطناعي بيانات النفقات عبر البطاقات، وعمليات السداد، وأدوات السفر، ثم تسلط الضوء على أنماط الإنفاق. وهنا تصبح "الرؤية الفورية للإنفاق" حقيقة واقعة بدلاً من مجرد عملية إعداد جداول بيانات في نهاية الشهر.

لماذا يساعد ذلك:

4. تسريع إقفال نهاية الشهر

يتباطأ إغلاق نهاية الشهر عندما تتأخر النفقات أو تكون غير مصنفة أو تفتقد الإيصالات. يمكن للذكاء الاصطناعي أن يقلل من التراكم عن طريق الحفاظ على نظافة بيانات النفقات عند ورودها ودعم تسوية بطاقات الائتمان في وقت مبكر.

لماذا يساعد ذلك:

الميزات التي يجب البحث عنها في برامج إدارة النفقات باستخدام الذكاء الاصطناعي

بمجرد معرفة المجالات التي يمكن أن يساعد فيها الذكاء الاصطناعي، فإن الخطوة التالية هي اختيار حل لإدارة النفقات مزود بالميزات المناسبة. فيما يلي القدرات التي تحدث فرقًا كبيرًا لفرق الشؤون المالية في عملها اليومي.

أتمتة الإيصالات باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والمذكرات

تعد تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) الأساس لالتقاط سير العمل تلقائيًا. إذا لم يتمكن البرنامج من استخراج بيانات الإيصالات بشكل موثوق، فإن بقية عمليات الأتمتة تكون هشة في الغالب. تم تصميم تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لتحديد النصوص من الصور أو المستندات الممسوحة ضوئيًا وتحويلها إلى نصوص يمكن قراءتها آليًا.

✅ ما يجب التحقق منه:

💲 أهمية ذلك بالنسبة لفرق الشؤون المالية:

💡 نصيحة احترافية: هل تبحث عن طريقة سهلة لتتبع نفقاتك الشهرية دون الحاجة إلى إنشاء سير عمل من الصفر؟ يمكن أن يساعدك نموذج تقرير النفقات الشهرية من ClickUp في تتبع نفقاتك الشهرية وإعداد تقارير عنها بتنسيق سهل التخصيص.

احصل على نموذج مجاني

إليك الأسباب التي ستجعلك تحب هذا النموذج:

• إعداد تقارير عن النفقات الشهرية بدقة وثقة
• تحديد المجالات المحتملة لتوفير التكاليف بسهولة
• تحليل اتجاهات الإنفاق على مدار الوقت لتحسين التوقعات

تصنيف وترميز الذكاء الاصطناعي

بمجرد استلام الإيصالات، فإن المشكلة التالية التي تسبب الصداع عادةً هي تصنيف كل شيء بشكل صحيح. يجب أن تذهب كل سطر إلى الفئة أو المشروع أو حساب دفتر الأستاذ العام الصحيح.

ابحث عن تصنيف الذكاء الاصطناعي الذي يتعلم بمرور الوقت ويدعم الترميز المتسق، خاصة إذا كنت بحاجة إلى مراكز التكلفة أو المشاريع أو العلامات المتعلقة بالدفتر العام.

✅ ما يجب التحقق منه:

💲 أهمية ذلك بالنسبة لفرق الشؤون المالية:

تنفيذ السياسات وإرسال التنبيهات في الوقت الفعلي

يكون تطبيق السياسة أكثر أهمية عندما يتم تطبيقه أثناء التقديم، وليس بعد أسابيع. تجمع الأدوات القوية بين القواعد والتنبيهات وتوجيه سير العمل.

✅ ما يجب التحقق منه:

💲 أهمية ذلك بالنسبة لفرق الشؤون المالية:

📽️ شاهد مقطع فيديو: إذا كانت ميزانيات مشاريعك تتجاوز دائمًا الحد المحدد (أو كنت تتفاجأ دائمًا بالتكاليف التي تظهر في اللحظة الأخيرة)، فسيساعدك هذا الفيديو.

سيعلمك هذا الدليل التفصيلي كيفية إدارة ميزانيات المشاريع بثقة، بدءًا من تقدير التكاليف وحتى تتبع الإنفاق في الوقت الفعلي وتجنب التجاوزات.

تكامل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) والمزامنة الثنائية

لا تفيد حلول إدارة النفقات إلا إذا تم إدخال بيانات النفقات في نظام المحاسبة بدقة. تقلل المزامنة الثنائية من العمل المكرر وتمنع عدم تطابق الأرقام.

✅ ما يجب التحقق منه:

💲 لماذا هذا مهم لفرق الشؤون المالية:

دعم عالمي وضوابط متعددة الكيانات

إذا كنت تعمل في عدة بلدان أو كيانات متعددة، فإن دعم العملات والقواعد المحلية والتقارير الموحدة يصبح أمراً ضرورياً.

✅ ما يجب التحقق منه:

💲 لماذا هذا مهم لفرق الشؤون المالية:

تعمل كل هذه الأتمتة بشكل أفضل عندما يكون هناك سير عمل منظم حولها. وهنا يصبح ClickUp نظام التشغيل للموافقات والرؤية.

المخاطر والضوابط التي يجب على فرق الشؤون المالية التخطيط لها

يعمل الذكاء الاصطناعي على تسريع سير عمل النفقات، ولكن يجب على فرق الشؤون المالية حماية ثلاثة أمور: الدقة والامتثال والثقة.

فيما يلي المخاطر الشائعة وكيفية الحد منها:

هناك قاعدة بسيطة تعمل بشكل جيد: أتمتة الروتين. تصعيد الاستثناءات.

قائمة مراجعة التنفيذ: كيفية تطبيق أتمتة النفقات باستخدام الذكاء الاصطناعي دون حدوث فوضى

لا تحتاج إلى مشروع تحول ضخم. ما تحتاجه هو طرح متحكم فيه.

استخدم هذا التسلسل:

الهدف ليس الموافقة بشكل أسرع بأي ثمن. بل الموافقة بشكل أنظف وإنهاء العمل في وقت أبكر.

كيف تستخدم ClickUp الذكاء الاصطناعي لتبسيط سير عمل النفقات

ClickUp ليس أداة لتسديد النفقات بالضبط، ولكنه يعمل بشكل جيد كـ"طبقة سير العمل" حول برامج إدارة النفقات: الاستلام، والتوثيق، والموافقات، والمتابعة، والرؤية.

وهذا مفيد بشكل خاص عندما تكون طلبات النفقات موجودة في أماكن عديدة (صندوق الوارد، الدردشة، جداول البيانات) ويصعب تتبع عملية الموافقة عليها. وهذا يمثل توسعًا في العمل، ويكلف الشركات الوقت والمال.

يحل ClickUp هذه المشكلة من خلال كونه مساحة عمل متكاملة تعتمد على الذكاء الاصطناعي. الهدف بسيط: الاحتفاظ بطلبات النفقات وسياق السياسات والموافقات والرؤية في مكان واحد، ثم استخدام ClickUp Brain لتنظيف "الوسط الفوضوي" (المذكرات غير الواضحة وقرارات الاجتماعات التي لا تتحول أبدًا إلى أفعال).

فيما يلي نموذج لسير العملية:

قم بإنشاء سياسات النفقات والموافقات في ClickUp

تبدأ معظم حالات تباطؤ النفقات بمشكلتين: سياسات موجودة في ملف PDF لا يقرأه أحد، وموافقات تتم في سلاسل محادثات عبر منصات متعددة.

في ClickUp، يمكنك الحفاظ على ارتباط السياسة ومسار الموافقة عن طريق تحويل كل طلب نفقات إلى مهمة قابلة للتتبع، ثم ربطها بوثيقة السياسة للرجوع إليها على الفور.

كيفية إعداده في ClickUp (عملي ومناسب للمالية):

أين يساعد ClickUp AI:يمكن أن يساعد ClickUp Brain الموظفين في إعادة كتابة ملاحظات النفقات غير الواضحة داخل المهام والمستندات. كما يمكن أن يساعد فرق الشؤون المالية في تلخيص سلاسل التعليقات الطويلة حتى يتمكن المسؤولون عن الموافقة من رؤية التفاصيل المهمة لاتخاذ القرار بشكل أسرع.

💡 نصيحة احترافية: استخدم ClickUp Super Agents للحفاظ على سير عملية الموافقة على النفقات تلقائيًا.

إذا كانت قائمة النفقات الخاصة بك تحتوي على عقبات متوقعة (فواتير مفقودة، موافقات متأخرة، مذكرات غير واضحة)، فقم بإعداد وكيل فائق يعمل في تلك القائمة ولا يتخذ إجراءات إلا عند حدوث أحداث وشروط محددة.

نظرًا لأن وكلاء الذكاء الاصطناعي هؤلاء يمكنهم استخدام ClickUp AI (مثل تحديث مهمة أو تغيير حالة أو نشر تعليق)، يمكنك تحويل "يجب على شخص ما المتابعة" إلى خطوة تلقائية.

• انشر تعليق تذكير عندما تنتقل مهمة النفقات إلى حالة "تحتاج إلى إيصال"
• قم بتحديث المهمة (أو التعليق) بقائمة مرجعية قصيرة بما ينقصها قبل الموافقة عليها
• قم بتغيير حالة المهمة بمجرد ملء الحقول/المرفقات المطلوبة، بحيث يراجع الموافقون فقط الطلبات الكاملة

إذا كنت ترغب أيضًا في الحصول على أسئلة وأجوبة سريعة داخل قناة ClickUp Chat المالية ("ما هي المبالغ المستحقة التي لم يتم سدادها؟")، يمكن لوكيل Ambient Answers من ClickUp الرد بإجابات تراعي السياق من مصادر المعرفة التي تسمح بها.

أتمتة الاستلام والتوجيه باستخدام نماذج ClickUp

عادةً ما تفشل إدارة النفقات اليدوية في مرحلة الاستلام: تنوع التنسيقات، وفقدان بيانات الإيصالات، وعدم اتساق الحقول، مما يجبر قسم المالية على الإدخال اليدوي.

تحل نماذج ClickUp هذه المشكلة من خلال التقاط نفس الحقول المطلوبة في كل مرة، ثم تحويل كل إرسال إلى مهمة حتى يمكن أن تمر عبر عملية الموافقة.

يمكنك جعل نماذجك أكثر ذكاءً (وتقليل التكرار) من خلال الخطوات التالية:

فكرة التوجيه (بسيطة ولكنها فعالة):استخدم ClickUp Automations بحيث عندما يتجاوز حقل مخصص "المبلغ" حدًا معينًا، يتم إعادة تعيين المهمة أو تصعيدها. عندما يتغير الحالة إلى "موافق عليه"، تنتقل المهمة إلى قائمة انتظار السداد.

💡 نصيحة احترافية: استخدم ClickUp Brain لملء الفجوات في نماذجك. عند ورود طلب نفقات، يمكنك أن تطلب من ClickUp Brain تلخيص التفاصيل أو إعادة كتابة المذكرات غير الواضحة أو إنشاء أسئلة متابعة سريعة داخل المهمة حتى لا يضطر الموافقون إلى البحث عن السياق عبر الدردشة. فهو يحافظ على كل المدخلات نظيفة وسهلة المراجعة.

شاهد حالة الموافقة والسداد في الوقت الفعلي باستخدام لوحات معلومات ClickUp (بالإضافة إلى بطاقات الذكاء الاصطناعي)

تحول لوحات معلومات ClickUp بيانات المهام الحية (الحالات، والمكلفون، والتواريخ، والحقول المخصصة) إلى تقارير مرئية، بحيث لا تضطر إلى انتظار جدول بيانات نهاية الشهر لمعرفة ما هو معطل.

بالنسبة لسير عمل النفقات، هذه هي طبقة الرؤية الخاصة بك: ما هو معلق، وما هو محجوب، وما هو معتمد، وما هو في انتظار إيصال.

استخدم لوحة معلومات مالية لتتبع أمور مثل حجم قائمة الانتظار للموافقة، والمبالغ المستردة عالية القيمة، والطلبات التي تفتقد الإيصالات، والموافقات القديمة باستخدام بطاقات لوحة المعلومات والمرشحات. تدعم لوحات معلومات ClickUp أيضًا المشاركة والتصدير كملف PDF عندما تحتاج إلى عرض سريع جاهز للقيادة

كيف يتناسب ClickUp AI مع ذلك: أضف بطاقات الذكاء الاصطناعي لإنشاء تقارير موجزة وملخصات باستخدام سياق عمل فريقك.

وهذا مفيد عندما تريد الحصول على لمحة سريعة مكتوبة عما تغير منذ الأسبوع الماضي أو ما يحتاج إلى اهتمام في الوقت الحالي.

لخص محادثات الإنفاق باستخدام ClickUp AI Notetaker

غالبًا ما يتم اتخاذ قرارات سياسة النفقات في الاجتماعات، ثم تختفي في ملاحظات أحد الأشخاص. تم تصميم ClickUp AI Notetaker لتسجيل تلك القرارات وجعلها قابلة للتنفيذ. يمكن لـ ClickUp AI Notetaker الانضمام إلى الاجتماعات، وإنشاء ملخص منظم مع بنود العمل والنص الكامل، وحفظ تلك الملاحظات في ClickUp.

بالنسبة لفرق الشؤون المالية، هذا مفيد بشكل خاص في:

💡 نصيحة احترافية: قم بتسريع مراجعة النفقات باستخدام ClickUp BrainGPT.

يساعدك ClickUp BrainGPT في الحفاظ على طلبات النفقات قابلة للقراءة والبحث وسهلة الموافقة عليها، كل ذلك دون تحويل كل طلب إلى سلسلة من المراسلات المتبادلة. وإليك كيفية القيام بذلك:

التقاط سياق النفقات بصوتك: استخدم Talk to Text لإملاء التفاصيل الرئيسية، مثل المورد والمبلغ والغرض ومركز التكلفة ومن وافق عليها، مباشرة في BrainGPT أو أي مربع نص. يتم تحويل كلامك إلى نص، وتحسينه باستخدام الذكاء الاصطناعي، ولصقه حيثما تحتاج إليه

اطلب من ClickUp BrainGPT الكشف عن "سبب" الإنفاق على الفور: افتح بحث ClickUp BrainGPT واطرح أسئلة مثل "ما هو وضع الموافقات على تجديد الموردين؟" أو "اعرض النفقات التي تحمل علامة "سفر" والتي لا تزال معلقة". يستخدم Enterprise Search محتوى ClickUp بالإضافة إلى التطبيقات المتصلة (بشكل افتراضي)، لذلك لن تضطر إلى البحث في الأدوات المختلفة للحصول على نفس الإجابة

ابحث عن القرارات السابقة قبل إعادة النظر فيها: استخدم ClickUp BrainGPT للبحث في المحادثات السابقة والمستندات وملاحظات الاجتماعات عن عبارات مثل "حد السفر" أو "البدل اليومي" أو اسم المورد. ثم اسحب الخيط ذي الصلة إلى مهمة الموافقة الحالية حتى لا تضطر الإدارة المالية إلى الاعتماد على الذاكرة

قم بتبديل نماذج الذكاء الاصطناعي عندما تحتاج إلى نوع مختلف من المساعدة: في ClickUp BrainGPT، يمكنك تغيير النموذج من Brain إلى ChatGPT (GPT-5. 1/GPT-4. 1) أو Claude أو Gemini

من هم الأشخاص الأنسب لاستخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة النفقات

تساعد إدارة النفقات باستخدام الذكاء الاصطناعي بشكل أكبر في الحالات التالية:

إذا كانت أداة النفقات الخاصة بك تتعامل مع المعاملات، فإن ClickUp يصبح النظام الذي يحافظ على الاستلام والموافقات والاستثناءات والمساءلة مرئية ومتحركة.

إدارة النفقات بشكل أكثر ذكاءً مع ClickUp

ستظل إدارة النفقات مهمة دائمًا، ولكن لا داعي لأن تستحوذ على كل نهاية شهر مثل أسبوع ختام الموسم. عندما تستخدم الذكاء الاصطناعي لإدارة النفقات بشكل مدروس، تبدأ الأجزاء الصعبة في التخفيف.

يتم تسجيل الإيصالات تلقائيًا، وتصبح تقارير النفقات أكثر وضوحًا، وتتم عمليات التحقق من السياسات في الوقت الفعلي، وتتمكن فرق الشؤون المالية من رؤية نفقات الشركة في وقت مبكر بدلاً من الرد بعد وقوعها.

يحدث التغيير الحقيقي عندما لا تكون بيانات النفقات مبعثرة عبر الدردشات وجداول البيانات وصناديق البريد الوارد.

باستخدام مساحة عمل واحدة مثل ClickUp، يمكنك الاحتفاظ بالعملية والأشخاص والقصص في مكان واحد. عندئذٍ يصبح دور الذكاء الاصطناعي أقل ارتباطًا بتنظيف البيانات التالفة وأكثر ارتباطًا بدعم اتخاذ قرارات يومية أفضل.

عند استخدامه بهذه الطريقة، يتوقف برنامج إدارة النفقات عن الشعور بأنه تدريب شهري على مكافحة الحرائق ويبدأ في الشعور بأنه نظام ثابت يحافظ بهدوء على تزامن الأرقام والسياق والموافقات.

اشترك في ClickUp مجانًا وقم بإنشاء سير عمل للمصروفات حيث يتم تجميع الطلبات والرؤى في مكان واحد.

الأسئلة المتكررة (FAQs)

لا يساعدك الذكاء الاصطناعي في تنظيف تقارير النفقات فحسب. بل إنه يجمع الإيصالات، ويستخرج التفاصيل، ويصنف كل سطر في الفئة الصحيحة، ويتحقق من سياساتك، ويرسل الطلبات إلى المسؤول المناسب عن الموافقة. يمكنه حتى التعامل مع أجزاء من تسوية بطاقات الائتمان بهدوء في الخلفية. في مساحة عمل مثل ClickUp، تتحول هذه الخطوات إلى مهام واضحة وتدفقات موافقة. يمكنك رؤية مكان كل طلب في لمحة بدلاً من البحث في سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة أو سلاسل الدردشة القديمة.

عادةً ما يكون متتبع النفقات بالذكاء الاصطناعي شخصيًا. فهو يسجل الإنفاق لمستخدم واحد أو بطاقة واحدة ويصنف كل معاملة في فئة معينة. أما الذكاء الاصطناعي لإدارة النفقات فهو أكبر من ذلك. فهو يتعامل مع عمليات الإرسال والموافقات والتحقق من السياسات والمزامنة مع نظام المحاسبة الخاص بك حتى تتمكن الإدارة المالية من رؤية الإنفاق فور حدوثه، وليس بعد أسابيع. تستخدم معظم الفرق أداة نفقات لبيانات البطاقات والسداد، ثم تقوم بتنفيذ الموافقات والسياسات وإعداد التقارير حولها في ClickUp حتى تظل العملية بأكملها متصلة.

تقوم معظم الفرق بربط أداة النفقات الخاصة بها بـ ClickUp وتعاملها كمركز تحكم للموافقة. تصل طلبات النفقات عبر نماذج ClickUp وتصبح على الفور مهام مع حقول للمبلغ والفئة ومراكز التكلفة. ثم تنتقل هذه المهام عبر سير عمل آلي بسيط يقوم بتمييز المدير المناسب بناءً على حدود الفريق أو حدود الموافقة. يمكن لقادة الشؤون المالية فتح لوحة معلومات ClickUp والاطلاع على ما هو معلق أو معتمد أو محظور في ثوانٍ معدودة، بدلاً من مطاردة التحديثات عبر البريد الإلكتروني والدردشة.

المقاييس الأكثر فائدة هي مقاييس بسيطة للغاية. انظر إلى المدة التي يستغرقها الموظفون لتقديم النفقات والموافقة عليها، وعدد النفقات التي يتم ترميزها تلقائيًا، وعدد المطالبات غير المتوافقة مع السياسة التي تكتشفها قبل الدفع، وعدد الأيام التي يستغرقها إغلاق الحسابات. يمكنك أيضًا تتبع الساعات التي تم توفيرها من العمل اليدوي وتحويلها إلى مكاسب إنتاجية تقريبية لفريقك المالي. تراقب العديد من الفرق هذه الاتجاهات في لوحات معلومات ClickUp وتستخدم أدوات مثل حاسبة إنتاجية الموظفين المجانية من ClickUp لتقييم الوقت الذي استعادته بفضل أتمتة النفقات المدعومة بالذكاء الاصطناعي.