تتعرض فرق المشتريات لضغوط من أجل تحقيق المزيد بموارد أقل، في ظل تقلبات الأسواق وصدمات العرض والتخفيضات المستمرة في التكاليف.
يتيح استخدام ChatGPT في حالات استخدام المشتريات لفريقك الاستجابة بسرعة أكبر لتغيرات الأسواق والتوقعات. يمكن لـ ChatGPT محاكاة سيناريوهات الموردين وتحليل التعرض للمخاطر وصياغة طلبات تقديم العروض وحتى اقتراح طرق لتحسين استراتيجيات المشتريات.
في هذا المدونة، سنشارك بعض حالات الاستخدام الرئيسية لـ ChatGPT لفرق المشتريات. لكل حالة استخدام، سنشارك مطالبات ChatGPT المصممة خصيصًا لهذا الغرض.
للبدء، ما عليك سوى نسخ هذه المطالبات ولصقها في سياقك. تفضل وقم بتخصيصها للحصول على رؤى متخصصة.
⭐ نموذج مميز
يعمل نموذج المشتريات من ClickUp على تجميع مصادر التوريد وبيانات الموردين وموافقات الشراء لفرق المشتريات والعمليات.
تتيح حقول مثل مستوى المورد والأهمية وحالة الامتثال تحديد الأولويات، بينما توفر طرق العرض الخاصة بـالعقود والموافقات وأوامر الشراء لفريقك رؤية فورية لكل خطوة من خطوات دورة المشتريات.
لماذا تستخدم ChatGPT في المشتريات؟
تتحمل فرق المشتريات عبء عمل هائلًا يتمثل في إدارة العقود وبيانات الموردين والامتثال والوثائق المكثفة.
التحدي كبير: يتوقع تقرير حديث صادر عن Hackett Group أن عبء العمل في مجال المشتريات سيزداد بنسبة 10٪، في حين أن ميزانية الفريق ستنمو بنسبة 1٪ فقط، مما سيؤدي إلى فجوة في الكفاءة بنسبة 9٪.
ChatGPT يخترق هذه التعقيدات. باستخدام معالجة اللغة الطبيعية (NLP)، يعمل كشريك تفكيري لتحليل البيانات المعزولة، وصياغة المحتوى الأساسي، وإبراز الرؤى في دقائق بدلاً من أيام، مما يسرع عملية اتخاذ القرار ويقلل الفجوة في الكفاءة.
إليك كيف يساعدك ChatGPT:
- التركيز الاستراتيجي: أتمتة البحث والتوثيق لمساعدة المتخصصين في المشتريات، مما يوفر الوقت للتفاوض والتوريد الاستراتيجي.
- كفاءة أكبر: تسريع عمليات الشراء اليدوية مثل البحث عن الموردين وتحليل العقود، وأتمتة إنشاء المسودات الأولى للعقود واتفاقيات مستوى الخدمة وطلبات تقديم العروض وسياسات الشراء وملخصات الاجتماعات باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي.
- التحليل المعقد: يقارن ملفات تعريف الموردين والشروط والأسواق مع تعزيز إدارة المخاطر من خلال ملخصات السيناريوهات والتنبيهات — وهي تحديات في مجال المشتريات قد تفوت على المراقبة البشرية.
- تقليل الأخطاء البشرية: نظرًا لأن ChatGPT يعمل على أتمتة تحليل البيانات وجمعها، فإنه يقلل من الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي للبيانات والتنسيق غير المتسق.
- القيادة والتمكين: يوفر لقادة المشتريات رؤى في الوقت الفعلي ويساعد المتخصصين على التعلم بشكل أسرع من خلال المطالبات الموجهة والقوالب القابلة لإعادة الاستخدام لتحسين تتبع أداء الموردين.
- التميز التشغيلي: يلتقط الدروس المستفادة ويكمل دورة التحسين المستمر عبر دورة حياة المشتريات
📮 ClickUp Insight: 37٪ من المشاركين في الاستطلاع يستخدمون الذكاء الاصطناعي لإنشاء المحتوى، بما في ذلك الكتابة والتحرير والبريد الإلكتروني. ومع ذلك، عادةً ما تتطلب هذه العملية التبديل بين أدوات مختلفة، مثل أداة إنشاء المحتوى ومساحة العمل الخاصة بك.
مع ClickUp، تحصل على مساعدة في الكتابة مدعومة بالذكاء الاصطناعي في جميع أنحاء مساحة العمل، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والتعليقات والدردشات والمستندات والمزيد — كل ذلك مع الحفاظ على سياق مساحة العمل بأكملها.
👀 هل تعلم؟ 90٪ من المتخصصين في المشتريات يخططون بالفعل لاستخدام وكلاء الذكاء الاصطناعي لتحسين عمليات المشتريات الخاصة بهم.
حالات استخدام ChatGPT في مجال المشتريات
ربما تكون متخصصًا في المشتريات وترغب في استخدام ChatGPT لصياغة مستندات المشتريات. أو ربما تكون مدير مشتريات وترغب في استخدام ChatGPT لتبسيط سير العمل متعدد الخطوات.
ربما تكون مسؤول مشتريات أو مدير مشتريات وتهدف إلى استخدام الذكاء الاصطناعي للتخطيط الاستراتيجي ودعم اتخاذ القرار.
لقد أنشأنا حالات استخدام ChatGPT لكل مستوى من مستويات المستخدمين. ألقِ نظرة عليها.
حالات استخدام ChatGPT في مجال المشتريات للتوثيق الأساسي
1. ChatGPT لصياغة طلبات تقديم العروض (RFP)
تطلبت صياغة طلبات تقديم العروض يدويًا من الفرق البدء من الصفر أو إعادة استخدام قوالب قديمة.
قد يستغرق الأمر ساعات أو حتى أيامًا لمواءمة النطاق والمواصفات الفنية والجداول الزمنية ومعايير التقييم وبنود الامتثال.
غالبًا ما تظهر المدخلات المفقودة في وقت متأخر، مما يجبر على طلب توضيحات من البائعين ويطيل الدورة، وبالتالي يطيل الجداول الزمنية للتوريد.
مع ChatGPT، ما عليك سوى إدخال سياق المشروع — الفئة والحجم والمواقع والسياسات والمواعيد النهائية. ستتلقى على الفور مسودة كاملة لطلب تقديم العروض مع أقسام منظمة: الأهداف والنطاق والمواصفات وتنسيق التقديم وأوزان التقييم وملاحظات الامتثال.
يبرز ChatGPT حتى الثغرات ويحولها إلى أسئلة للموردين. يستعيد فريقك الوقت للتركيز على المهام ذات القيمة الأعلى، مثل تقييم الموردين والتفاوض معهم.
🤖 موجه عام لصياغة طلب تقديم العروض: "صياغة طلب تقديم عروض لـ [المشروع/الفئة]. تضمين: الأهداف، النطاق، المواصفات الفنية، الجداول الزمنية، معايير التقييم مع الترجيح، تنسيق التقديم، ومتطلبات الامتثال المتوافقة مع [السياسة/المعيار]. إبراز أي مدخلات مفقودة كأسئلة للموردين."
2. ChatGPT لقائمة مراجعة تهيئة الموردين
من جمع المستندات إلى إعداد الأنظمة والحصول على الموافقات وكل ما بين ذلك، هناك الكثير من الأمور التي يجب القيام بها عند ضم مورد جديد.
باستخدام ChatGPT، يمكنك إنشاء سير عمل مخصص للتأهيل بناءً على المتطلبات المحددة لشركتك. وهذا يوفر على فريقك عناء إعادة اختراع العجلة في كل مرة يتم فيها تأهيل مورد جديد.
🤖 قائمة مراجعة عامة للتأهيل: "أنشئ قائمة مراجعة لتأهيل الموردين لـ [نوع الصناعة/الشركة]. قم بتضمين أقسام للوثائق القانونية وشهادات الامتثال والإعداد المالي والوصول إلى تكنولوجيا المعلومات/الأمان ومؤشرات الأداء الرئيسية وبوابات الموافقة."
⚡ أرشيف القوالب: قوالب مجانية للمخزون لبرامج Excel و Sheets و ClickUp
3. ChatGPT لصياغة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتواصل مع الموردين
تؤدي إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالموردين يدويًا إلى حدوث اختناقات خطيرة.
نظرًا لأن كل مشترٍ يستخدم أسلوبه الخاص في التواصل، فإن الافتقار إلى التوحيد القياسي يؤدي إلى إرباك الموردين وفقدان التفاصيل وبطء الاستجابات.
إن تبادل عشرات الرسائل الإلكترونية اليدوية (طلبات تقديم العروض والتوضيحات والتذكيرات) يعني أن المعلومات المهمة يمكن أن تضيع بسهولة، مما يجبر الفرق على إضاعة الوقت في البحث عن التفاصيل الأساسية التي كان من المفترض أن تكون واضحة منذ البداية.
يمكن لـ ChatGPT حل هذه المشكلة من خلال أن يصبح مساعدك في صياغة العقود. أدخل المعلومات الضرورية، وسيقدم لك عناوين البريد الإلكتروني للموردين المحترفين في غضون ثوانٍ.
من التواصل الأولي إلى تذكيرات المواعيد النهائية والمتابعة بعد الاجتماعات، يضمن هذا البرنامج تراسلًا متسقًا.
🤖 مطالبات ChatGPT للتواصل مع الموردين
التواصل الأولي مع الموردين: "اكتب رسالة بريد إلكتروني تدعو [اسم المورد] للمشاركة في طلب عرض أسعار لـ [الفئة/المشروع]. قم بتضمين نطاق المشروع وموعد تقديم العروض وتفاصيل الاتصال للحصول على توضيحات. حافظ على أسلوب رسمي ولكن ودود."
طلب توضيح: "قم بصياغة رسالة بريد إلكتروني توضيحية إلى [اسم المورد] بشأن التفاصيل الناقصة في استجابته لطلب تقديم العروض. اسأل بشكل محدد عن أسعار الوحدات، ومواعيد التسليم، وشروط الضمان. اطلب الرد بحلول [التاريخ]."
تذكير بالموعد النهائي: "قم بإنشاء رسالة تذكيرية عبر البريد الإلكتروني إلى [اسم المورد] تفيد بأن موعد تقديم عرض الأسعار لـ [ID] هو [التاريخ]. احرص على أن تكون الرسالة مهذبة وموجزة ومهنية، وقم بتضمين تعليمات التقديم مرة أخرى."
متابعة ما بعد الاجتماع: "اكتب رسالة بريد إلكتروني متابعة إلى [اسم المورد] بعد مكالمة التفاوض اليوم. لخص النقاط المتفق عليها، والتوضيحات المعلقة، والخطوات التالية مع المالكين المعينين والمواعيد النهائية."
📮 ClickUp Insight: 21% من المشاركين في الاستطلاع يرغبون في الاستفادة من الذكاء الاصطناعي للتفوق مهنيًا من خلال تطبيقه في الاجتماعات والبريد الإلكتروني والمشاريع.
على الرغم من أن معظم تطبيقات البريد الإلكتروني ومنصات إدارة المشاريع تتضمن ميزة الذكاء الاصطناعي، إلا أنها قد لا تكون سلسة بما يكفي لتوحيد سير العمل عبر الأدوات.
لكننا حللنا اللغز في ClickUp! بفضل ميزات إدارة الاجتماعات المدعومة بالذكاء الاصطناعي في ClickUp، يمكنك بسهولة إنشاء بنود جدول الأعمال وتدوين الملاحظات من الاجتماعات وإنشاء المهام وتعيينها من ملاحظات الاجتماعات ونسخ التسجيلات وغير ذلك الكثير — باستخدام AI Notetaker و ClickUp Brain.
وفر ما يصل إلى 8 ساعات من الاجتماعات أسبوعيًا، تمامًا مثل عملائنا في Stanley Security!
4. ChatGPT لإنشاء نموذج استمارة قبول
يتلقى فريق المشتريات لديك طلبات التوريد عبر قنوات متعددة، بما في ذلك البريد الإلكتروني والدردشة والملاحظات غير الرسمية.
بدون عملية استلام قياسية، يتم إغفال التفاصيل المهمة مثل الميزانية والمواصفات والمواعيد النهائية. قد تحتاج حتى إلى إرسال عدة طلبات للحصول عليها.
استخدم ChatGPT لإنشاء نموذج تفصيلي يجمع جميع المعلومات المطلوبة مسبقًا، مثل تفاصيل الطالب، ومبررات العمل، ورموز الميزانية، وفحوصات الامتثال، والجداول الزمنية.
وبهذه الطريقة، تدخل كل طلبات الشراء إلى خط الإنتاج ببيانات كاملة وموحدة، مما يقلل من التردد ويتيح الحصول على الموافقات بشكل أسرع.
🤖 موجه لإنشاء نموذج استلام: "أنشئ نموذج استلام مشتريات لـ [نوع الشركة/الصناعة]. قم بتضمين حقول لتفاصيل الطالب، ووصف المشروع، وفئة الإنفاق، والميزانية التقديرية، وتاريخ التسليم المطلوب، وفحوصات الامتثال، ومسار الموافقة. قم بتنسيقه كقائمة مرجعية منظمة أو مخطط نموذج ويب."
💡 نصيحة احترافية: في مساحة عمل ClickUp، لا تحتاج إلى البحث عن التفاصيل في رسائل البريد الإلكتروني أو جداول البيانات. استخدم نماذج ClickUp مع المنطق الشرطي حتى يرى الطالبون أو الموردون الحقول ذات الصلة بهم فقط.
على سبيل المثال، لا تظهر عمليات تحميل الشهادات إلا عند تحديد فئة خاضعة للتنظيم.
يمكن لكل نموذج مقدم إنشاء مهمة تلقائيًا وتعيينها إلى المالك المناسب وتشغيل عمليات الموافقة، مما يسمح بانتقال عملية الشراء من الطلب إلى التنفيذ دون الحاجة إلى بذل جهد يدوي.
حالات استخدام ChatGPT في مجال المشتريات للإدارة الوسطى
5. ChatGPT لمراجعة العقود وتقييم المخاطر
تعد مراجعة العقود أحد أكبر العقبات في مجال المشتريات. عليك الاعتماد على الأقسام القانونية المثقلة بالأعباء بالفعل للكشف عن الشروط غير القياسية أو الثغرات في الامتثال أو المخاطر الخفية.
على الرغم من أن ChatGPT لا يمكن أن يحل محل الفريق القانوني، إلا أنه يعمل كمراجع أولي في عملية إدارة العقود.
يمكنك مطالبته بمسح العقود لإبراز عوامل التسعير غير العادية، وبنود التجديد التلقائي، وحدود المسؤولية، ومتطلبات الامتثال. كما يمكنه الكشف عن المشكلات التي تتطلب اهتمامًا قانونيًا أعمق.
🤖 موجه لمراجعة عقود الموردين: "راجع عقد المورد هذا لـ [الفئة/المشروع]. استخرج جميع البنود المتعلقة بتعديلات الأسعار والتجديد التلقائي وحقوق الإنهاء وحدود المسؤولية وحماية البيانات وائتمانات الخدمة. صنف كل بند على أنه قياسي أو غير قياسي بناءً على ممارسات المشتريات الشائعة. قدم ملاحظة موجزة عن المخاطر (منخفضة/متوسطة/عالية) مع توضيح الأسباب، وقم بإدراج الأسئلة التوضيحية التي يجب أن تطرحها إدارة المشتريات قبل إرسالها إلى القسم القانوني. اختتم بملخص من صفحة واحدة للقيادة يحدد أهم 5 مخاطر والخطوات التالية الموصى بها."
📚 اقرأ المزيد: أفضل برامج إدارة المخزون (مع نموذج مجاني)
6. ChatGPT لدعم المفاوضات
تخيل أنك أجريت مفاوضات محاكاة قبل الذهاب إلى اجتماع مهم. يشبه ذلك المفاوض الشخصي الذي يختبر حججك ويكشف نقاط الضعف ويحسن ردودك.
يعمل ChatGPT كشريك في تدريبات التفاوض. يمكنك محاكاة محادثات الموردين واختبار الحجج المضادة وتوقع الردود السلبية قبل الاجتماع الفعلي. يمكنك حتى استخدام هذه المحادثة لإعداد نصوص للتعامل مع الاعتراضات وتحسين مهاراتك في التفاوض.
🤖 موجهات لعب الأدوار للتفاوض مع الموردين: "أحتاج إلى التدرب على التفاوض مع المورد قبل اجتماعنا الفعلي. ستلعب دور المورد وأنا سألعب دور المشتري. هذه هي الحالة:
المنتج/الخدمة: [حدد ما تشتريه]
الشروط الحالية: [الأسعار الحالية، شروط الدفع، جدول التسليم]
ما أريد تغييره: [الشروط الجديدة التي تبحث عنها]
المخاوف المحتملة للموردين: [التدفق النقدي، الهوامش، السعة، إلخ. ]
ابدأ المفاوضات بالرد على طلبي الافتتاحي برد فعل المورد المعتاد. استخدم قيود ومخاوف واقعية في هذا المجال. كن صارمًا ولكن عادلًا، كما يفعل المورد الحقيقي.
بعد الانتهاء من المراسلات، أرسل لي ملاحظات صادقة حول:
- أي من حججي كانت الأقوى/الأضعف
- الاعتراضات التي تعاملت معها بشكل جيد أو سيئ
- الأساليب البديلة التي كان بإمكاني تجربتها
- النقاط الرئيسية التي فاتتني والتي كان من الممكن أن تحسن موقفي
هل أنت مستعد للبدء؟ إليك افتتاحيتي: [أدخل بيان التفاوض الافتتاحي الخاص بك]"
⭐ مكافأة: استخدم ClickUp Brain MAX — الذكاء الاصطناعي السياقي لإجراء مفاوضات أكثر ذكاءً.
في مساحة عمل ClickUp، لا يتعين عليك نسخ بيانات التفاوض أو الشروط أو ملاحظات الموردين إلى أدوات خارجية. يجلب ClickUp Brain MAX الذكاء الاصطناعي السياقي مباشرة إلى مساحة عملك. فهو يفهم مشاريعك النشطة وتاريخ الموردين وشروط العقود، لذا عندما تطلب منه تلخيص نقاط الحوار أو إعداد الحجج المضادة، فإنه يكون على دراية بالسياق بالفعل.
7. ChatGPT لتحليل أنماط الإنفاق
بصفتك متخصصًا في المشتريات من المستوى المتوسط، غالبًا ما تكون أول من يغوص في بيانات الإنفاق الأولية — مقتطفات CSV من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو جداول البيانات التي تحتوي على سجل أوامر الشراء (PO) أو فواتير الموردين.
يجب عليك اكتشاف الاتجاهات أو التسريبات أو الإنفاق غير المعتاد بسرعة كافية لتقديم رؤى قابلة للتنفيذ إلى القيادة. ومع ذلك، فإن تنظيف البيانات وتقسيمها يدويًا يستغرق ساعات.
يعمل ChatGPT على تسريع هذه العملية من خلال تفسير ملفات البيانات وتلخيص المعلومات التي تحتويها. يمكنه إبراز الفئات الأعلى من حيث الإنفاق، والإبلاغ عن الموردين المكررين، وكشف الاختلافات في أسعار الوحدات، وتحديد فرص الدمج أو إعادة التفاوض.
والنتيجة هي سرد جاهز للعرض.
🤖 موجه لتحليل نمط الإنفاق: "حلل بيانات الإنفاق على المشتريات وحدد فرص خفض التكاليف: [الصق بيانات الإنفاق الخاصة بك].
أحتاج منك أن:
- اكتشف أنماط الإنفاق غير العادية أو الحالات الشاذة التي تحتاج إلى اهتمام
- حدد الفئات التي من المحتمل أن نكون قد أنفقنا فيها أكثر من اللازم مقارنة بالمعايير المرجعية.
- ابحث عن فرص لتوحيد الموردين أو التفاوض على خصومات على الكميات
- سلط الضوء على المشتريات غير المعتادة التي تتم خارج نطاق البائعين المعتمدين
- احسب الوفورات المحتملة من كل توصية
- حدد أولويات الفرص حسب تأثيرها وسهولة تنفيذها
اعرض النتائج في ملخص واضح مع مبالغ محددة بالدولار حيثما أمكن، والخطوات التالية القابلة للتنفيذ لكل فرصة.
📚 اقرأ أيضًا: أفضل أدوات تحليل المشتريات لتوريد أكثر ذكاءً
8. ChatGPT لأتمتة أوامر الشراء (POs)
عند إنشاء أمر شراء، يتطلب كل أمر شراء منك التحقق من رموز الميزانية والتحقق من صحة تفاصيل المورد ومواءمة البنود وضمان الامتثال لسياسات الشركة.
العملية اليدوية معرضة للأخطاء، حيث أن حتى أرقام التخزين الخاطئة أو الأسعار غير المتطابقة يمكن أن تؤدي إلى مشاكل أكبر. لن يؤدي ذلك إلى خلق نزاعات بين قسم المشتريات وقسم المالية والموردين فحسب، بل سيؤدي أيضًا إلى إضاعة وقتهم في التصحيحات وإعادة الموافقات. في أسوأ الحالات، يمكن أن يؤدي ذلك إلى فرض عقوبات.
يمكن لـ ChatGPT أتمتة المسودة الأولى لأوامر الشراء عن طريق سحب مدخلات منظمة مثل بيانات الطلبات وتفاصيل الموردين وشروط التسعير.
يقوم بإنشاء نموذج طلب شراء كامل مع البنود والإجماليات وعناوين التسليم والشروط مملوءة بالفعل. مع وجود الإنسان في الحلقة، يمكنك بعد ذلك التحقق من صحة طلب الشراء والموافقة عليه.
كما يمكن لـ ChatGPT الإبلاغ عن حالات عدم الاتساق (مثل عدم تطابق الأسعار مع الأسعار المتعاقد عليها) قبل إرسال أمر الشراء.
🤖 موجه متوسط لأتمتة أوامر الشراء: "قم بإنشاء أمر شراء لـ [اسم المورد] بناءً على بيانات الطلب هذه: [الصق الجدول أو التفاصيل]. قم بتضمين رقم أمر الشراء وتفاصيل المورد والبنود (مع رموز SKU وأسعار الوحدات والكميات) والتكلفة الإجمالية وعنوان التسليم وشروط الدفع وقسم الموافقة. قم بتمييز أي أسعار غير متطابقة مقارنة بالأسعار المتعاقد عليها وقم بتمييز الحقول المفقودة التي تتطلب التحقق من صحتها."
💡 نصيحة احترافية: اطلب من ClickUp Brain سحب البنود والأسعار وبيانات الموردين مباشرة من المهام أو الفواتير المرتبطة. يقوم Brain تلقائيًا بجلب المعلومات وإنشاء مسودة أمر شراء منظمة، جاهزة للمراجعة والموافقة والإرسال.
والنتيجة هي دورات أسرع لمديري المشتريات الذين يتعاملون مع عشرات أوامر الشراء كل أسبوع.
9. ChatGPT لإدارة البائعين
تتطلب إدارة الموردين موارد كثيرة بسبب تجزئة البيانات: حيث تصل تقارير الأداء واتفاقيات مستوى الخدمة وتحديثات الامتثال في صيغ متباينة (جداول بيانات وملفات PDF ورسائل بريد إلكتروني). ويستغرق تجميع هذه المعلومات يدويًا وقتًا وجهدًا كبيرين، مما يزيد من مخاطر المشكلات الحرجة (مثل انتهاكات اتفاقيات مستوى الخدمة وانقضاء صلاحية الشهادات) التي تؤدي إلى تأخيرات وعقوبات مالية.
بدون بيانات موحدة، تتباطأ دورات التجديد، وتظل أدلة أداء الموردين مجرد حكايات.
يساعدك ChatGPT على دمج المدخلات المجزأة في بطاقات تقييم الموردين المنظمة ولوحات معلومات المخاطر وملخصات الأداء الفصلية. يمكنه استخراج التفاصيل الأساسية من التقارير أو رسائل البريد الإلكتروني، والإبلاغ عن المشكلات المتكررة، وحتى إنشاء خطط إجراءات تصحيحية للموردين ذوي الأداء الضعيف.
🤖 موجه ChatGPT لإنشاء بطاقة أداء المورد وملخص المخاطر: "دمج بيانات المورد لـ [اسم المورد] من هذه المدخلات: تقارير الأداء وسجلات اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) ووثائق الامتثال. لخص الالتزام باتفاقية مستوى الخدمة (SLA) وأداء التسليم واستقرار الأسعار وتكرار المشكلات. صنف المخاطر حسب الفئة (المالية والتشغيلية والامتثال) وقم بتعيين التقييمات (منخفضة/متوسطة/عالية). ثم قم بإنشاء بطاقة تقييم الموردين من صفحة واحدة مع مؤشرات مرئية وخطة تحسين لمدة 90 يومًا، بما في ذلك الإجراءات التصحيحية المحددة ومحفزات التصعيد."
⭐ مكافأة: استخدم وكلاء ClickUp AI لإدارة الموردين. استخدم الوكلاء المُعدين مسبقًا أو قم بتخصيصهم. يمكن لهؤلاء الوكلاء:
- مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية للموردين: تتبع أداء OTIF ومعدلات العيوب وتباين التكاليف بين الموردين في الوقت الفعلي
- توقع مخاطر الموردين: حدد الأنماط مثل الانتهاكات المتكررة لاتفاقية مستوى الخدمة (SLA) أو تأخير الشحنات قبل أن تصبح نظامية.
- إنشاء إجراءات تحسين: التوصية بتدابير تصحيحية أو صياغة مهام CAPA (الإجراءات التصحيحية والوقائية) تلقائيًا
- التصعيد بذكاء: قم بتوجيه المشكلات إلى مسؤولي المشتريات أو مديري الفئات بناءً على درجة الخطورة ومستوى المورد.
- أتمتة إعداد التقارير: لخص حالة الموردين الأسبوعية وأرسل التحديثات مباشرة إلى لوحات معلومات ClickUp أو قنوات Slack.
شاهد هذا الفيديو لإعداد أول وكيل ذكاء اصطناعي لك:
حالات استخدام ChatGPT في مجال المشتريات للقادة
10. ChatGPT لتخطيط استراتيجية المشتريات
يحتاج رئيس قسم المشتريات (CPO) إلى وضوح استراتيجي. على سبيل المثال، كيفية تحقيق التوازن بين خفض التكاليف ومرونة الموردين وأولويات ESG. يتطلب التخطيط التقليدي أسابيع من ورش العمل متعددة الوظائف وعروض PowerPoint.
يختصر ChatGPT هذا الدورة إلى ساعات من خلال تجميع بيانات الموردين وتحليل الإنفاق وتقارير السوق والأهداف الداخلية في سرد استراتيجي واحد متماسك.
يمكنه إنشاء أدلة للمشتريات تتضمن معالم التحول، وممكّنات التكنولوجيا، ومقاييس الأداء المتوافقة مع أهداف الشركة. يمكن للقادة استخدام هذه المسودات المدعومة بالذكاء الاصطناعي للانتقال مباشرة إلى المناقشات الاستراتيجية دون الحاجة إلى بنائها من الصفر.
🤖 موجه ChatGPT لتخطيط استراتيجية المشتريات: "تصرف كرئيس استراتيجي للمشتريات. باستخدام المدخلات أدناه، ضع استراتيجية مشتريات لمدة 3 سنوات تتضمن (أ) الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية، (ب) أدلة الفئات، (ج) استراتيجية محفظة الموردين، (د) نموذج التشغيل والأدوار، (هـ) خارطة طريق البيانات/التكنولوجيا، (و) المخاطر والتخفيفات، (ز) المعالم الرئيسية لمدة 12 شهرًا.
المدخلات: الصناعة = [ ]، الإيرادات = [ ]، مزيج قاعدة التكلفة = [النسبة المباشرة/النسبة غير المباشرة]، الفئات الثماني الأولى = [ ]، النضج الحالي (S2C/CLM/SRM/P2P/Analytics 1–5) = [ ]، هدف التوفير = [%]، هدف المرونة = [النسبة المزدوجة، وقت الاسترداد]، أولويات ESG = [ ].
القيود: الميزانية ≤ [ ]، نمو عدد الموظفين ≤ [ ]، الالتزامات التنظيمية = [ ].
المخرجات: ملخص تنفيذي من صفحة واحدة، جدول استراتيجية الفئات، جدول زمني للتحول (ربع سنوي)، شجرة مؤشرات الأداء الرئيسية (الرائدة/المتأخرة)، خريطة مخاطر، وتيرة الحوكمة.
11. ChatGPT للتنبؤ بالإنفاق
تجعل الأسواق المتقلبة عدم القدرة على التنبؤ بالإنفاق أحد أكبر نقاط الضعف في الإدارة العليا.
يتعين على كبار مسؤولي سلسلة التوريد (CSCO) وكبار مسؤولي الشؤون المالية (CFO) الاعتماد على المتوسطات التاريخية أو الميزانيات الثابتة في حالة عدم وجود توقعات موثوقة.
يمكن لـ ChatGPT دمج معلومات السوق ومؤشرات السلع وتقلبات العملات وبيانات أداء الموردين مع الإنفاق الداخلي لإنتاج توقعات مستقبلية.
يظهر إشارات الإنذار المبكر للإنفاق الزائد وينمذج سيناريوهات التخفيف، مثل توحيد الحجم أو إعادة التفاوض مع الموردين.
🤖 موجه ChatGPT للتنبؤ بالإنفاق: "تحليل 24 شهرًا من بيانات S2P (أوامر الشراء/الفواتير) لإنشاء توقعات الإنفاق للربع التالي حسب الفئة مع سيناريوهات أساسية/عالية/منخفضة.
افعل:
- عوامل الدفع (الحجم، تكلفة الوحدة، الموسمية، سعر الصرف، مؤشر السلع [حدد])
- قم بتحديد حساسية الإنفاق لكل عامل (المرونة)
- فئات العلامات التي من المحتمل أن تتجاوز الميزانية بنسبة >[x]٪
- اقترح إجراءات محددة (مثل توحيد الحجم والتحوط وإعادة تقديم العطاءات) مع تحديد التأثير المالي والتوقيت
المخرجات: ملخص تنفيذي (≤12 نقطة)، جدول الفئات (التوقعات، النطاق، العوامل المحركة، المخاطر)، شرح الرسم البياني التعاقبي ("ما الذي يحرك الأرقام")، خطة عمل لمدة 30/60/90 يومًا مع المالكين.
الافتراضات: توثيق الثغرات في جودة البيانات ومستوى الثقة لكل فئة.
📚 اقرأ المزيد: كيفية إدارة عملية شراء SaaS
12. ChatGPT لمعلومات المخاطر المتعلقة بالموردين
يمكن لمورد واحد متعطل أن يوقف ملايين الدولارات من العائدات. ومع ذلك، لا يكتشف العديد من مديري المشتريات المخاطر إلا بعد وقوعها.
يمكن أن يعمل ChatGPT كمحلل في الوقت الفعلي. يمكنه مسح الأخبار العامة وقوائم العقوبات والإفصاحات ESG والملفات المالية للكشف عن العلامات المبكرة لعدم الاستقرار.
يمكنه ربط المؤشرات الخارجية (تغيير الملكية، الإضرابات، الإعسار) بمؤشرات الأداء الرئيسية الداخلية (تأخير التسليم، مشكلات الجودة) واقتراح خطط للتخفيف من حدة المشكلات.
🤖 موجه ChatGPT لمعلومات مخاطر الموردين: "أنشئ تقرير مخاطر الموردين لـ [اسم المورد] باستخدام مصادر البيانات التالية: مؤشرات الأداء الرئيسية الداخلية (معدل التسليم، العيوب، انتهاكات اتفاقية مستوى الخدمة)، الأخبار الحديثة، وتقارير الائتمان.
- قم بتقييم المخاطر من الناحية المالية والتشغيلية والامتثال
- قم بتعيين درجة مخاطر كمية (1-10)
- حدد أهم 5 علامات تحذيرية والإجراءات الموصى بها للتخفيف من حدتها
- لخص ذلك في موجز تنفيذي من صفحة واحدة مع تقييمات مرمزة بالألوان (منخفض/متوسط/مرتفع)".
13. ChatGPT للوحات المعلومات التنفيذية والتقارير
يمكن لـ ChatGPT تحليل بطاقات أداء الموردين وبيانات أوامر الشراء وتقارير التوفير لإنشاء ملخصات وصفية للمراجعات الفصلية للأعمال أو اجتماعات مجلس الإدارة.
يمكنه تسليط الضوء على انحرافات مؤشرات الأداء الرئيسية وشرح الاختلافات وحتى التوصية بالإجراءات التالية — مما يحول المقاييس إلى رؤى إدارية قابلة للتنفيذ.
🤖 موجه ChatGPT لإعداد لوحات معلومات تنفيذية: "حوّل بيانات أداء المشتريات الفصلية هذه إلى تقرير جاهز لعرضه على مجلس الإدارة. قم بتضمين:
- إجمالي الإنفاق والوفورات المحققة
- اتجاهات مخاطر الموردين والحوادث الرئيسية
- نسبة الامتثال للعقود
- متوسط مدة دورة المشتريات
- ملخص مبادرات التحول الرقمي
تنسيق يسهل قراءته على المديرين التنفيذيين مع خمس توصيات رئيسية للربع القادم.
14. ChatGPT من أجل الاستدامة وتقارير ESG
تمثل المشتريات 60-90% من بصمة الاستدامة للشركة، ولكن تجميع بيانات ESG من الموردين يستغرق وقتًا طويلاً ويكون مجزأً.
يمكن لـ ChatGPT استخراج إفصاحات ESG وتقارير الانبعاثات ونتائج التدقيق، وتعيينها إلى أطر عمل CSRD أو GRI، وكشف الثغرات في الامتثال.
كما يمكنه أيضًا اقتراح خطط تحسين الموردين وإنشاء ملخصات قيادية لمراجعات الاستدامة.
🤖 موجه ChatGPT لإعداد ملخص الامتثال لمعايير ESG: "قم بتجميع حزمة أداء الموردين ESG المتوافقة مع [CSRD/GRI] لأفضل 20 موردًا من حيث الإنفاق.
المدخلات: إفصاحات الموردين بشأن ESG (المقدمة)، ملاحظات التدقيق، مستوى مخاطر الفئة.
المهام: استخراج المقاييس ذات الصلة بالنطاق 3 وإحصاءات التنوع وحوادث السلامة وشهادات السياسة. تحديد الفجوات مقابل معايير الإطار؛ اقتراح طلبات جمع البيانات.
المخرجات: خريطة حرارية حسب المورد/الفئة، مستويات النضج (أساسي/متقدم/رائد)، إجراءات تحسين لمدة 6 أشهر مع الأدلة المطلوبة، والوسائل التعاقدية (بنود الإبلاغ، أوزان بطاقة الأداء).
تحذير: اذكر المصدر لكل مقياس؛ ضع علامة على التقديرات بمستوى الثقة.
15. ChatGPT للتكلفة الإجمالية للملكية وهندسة القيمة
يرغب مديرو المشتريات والمديرون الماليون في تجاوز "توفير تكلفة الوحدة" نحو خلق قيمة إجمالية.
يمكن لـ ChatGPT نمذجة عوامل التكلفة الشاملة. ويشمل ذلك عمليات الشراء واللوجستيات والطاقة والصيانة والتخلص وأقساط المخاطر، ويقترح طرقًا لإعادة تصميم المواصفات أو نماذج التوريد.
كما يمكنه مقارنة عروض الموردين بمعايير السوق للكشف عن رؤى حول تكلفة الخدمة التي غالبًا ما تخفيها الأسعار الأساسية.
🤖 موجه ChatGPT لنمذجة سيناريوهات التكلفة الإجمالية للملكية للفئات الرئيسية: "طور نموذج التكلفة الإجمالية للملكية لـ [الفئة/المنتج].
قم بتضمين عوامل التكلفة المباشرة وغير المباشرة (المواد، واللوجستيات، والضمان، والصيانة، والمخاطر، ووقت التعطل).
قارن بين أفضل 3 موردين من حيث تكلفة دورة الحياة، وليس السعر فقط.
اقترح 3 تغييرات في التصميم أو العملية تقلل التكلفة الإجمالية بنسبة 8% على الأقل دون المساس بالجودة.
📚 اقرأ المزيد: أفضل أدوات برامج إدارة العمليات
قيود استخدام ChatGPT في المشتريات
يضيف ChatGPT قيمة كبيرة لعمليات المشتريات، ولكنه ليس برنامجًا لإدارة المشتريات. إنه أداة مستقلة لها قيود يجب أن تكون على دراية بها.
عدم الوعي بالسياق
ChatGPT لا يفهم شركتك. عليك شرح استراتيجية المشتريات الخاصة بك وتزويده بنقاط بيانات محددة ومواد ومواقع ويب ومتطلبات تنظيمية للحصول على توصيات ذات صلة.
بدون سياق عميق، ستحصل على توصيات عامة لا تراعي القيود الداخلية أو الأولويات الاستراتيجية الخاصة بك.
نقص التكامل
لا يمكن لـ ChatGPT سحب البيانات تلقائيًا من أداة إدارة الطلبات أو برنامج اللوجستيات في الوقت الفعلي. ستحتاج إلى تصدير البيانات يدويًا من منصات متعددة وإدخالها في ChatGPT لتحليلها. لا يستغرق هذا وقتًا طويلاً فحسب، بل يخلق أيضًا مشكلات في الدقة عندما تصبح البيانات قديمة بين التصدير والتحليل.
👀 هل تعلم؟ 21% فقط من الشركات تخزن أقل من 70% من بيانات الإنفاق في مكان واحد، مما يعني أن معظم فرق المشتريات تعمل بشكل عشوائي مع بيانات متفرقة.
مخاوف تتعلق بالسرية والأمان
عند استخدام ChatGPT في المشتريات، ستشارك معلومات حساسة عن الموردين وشروط العقود وبيانات الأسعار التنافسية. قد يشكل ذلك انتهاكًا لسياسة شركتك التي تحظر مشاركة المعلومات السرية مع خدمات الذكاء الاصطناعي التابعة لأطراف ثالثة.
نظرًا لأن ChatGPT القياسي يعالج الاستفسارات من خلال خوادم OpenAI، حيث يمكن للموظفين مراجعة محادثاتك لتحسين النظام. بدون ضوابط خصوصية على مستوى المؤسسات، قد تتعرض بياناتك للخطر، مما يؤدي إلى مشاكل قانونية.
❗ تحذير: وفقًا لدراسة " الثقة في الذكاء الاصطناعي " التي أجرتها KPMG، يستخدم 44٪ من الموظفين الذكاء الاصطناعي بطرق تتعارض مع سياسات الشركة، مثل تحميل بيانات الشركة الحساسة إلى أدوات الذكاء الاصطناعي العامة. والأمر الأكثر إثارة للقلق هو أن 57٪ يعترفون بأنهم ارتكبوا أخطاء في العمل بسبب أخطاء الذكاء الاصطناعي.
لا يوجد تنفيذ آلي لسير العمل
يساعد ChatGPT في التخطيط والتحليل التنظيمي ، ولكنه لا يمكنه تنفيذ مهام المشتريات تلقائيًا. لن يقوم الذكاء الاصطناعي بإرسال طلبات الشراء أو تحديث سجلات الموردين أو تشغيل عمليات الموافقة.
ستظل بحاجة إلى أنظمة منفصلة لتنفيذ الاستراتيجيات والقوالب. تؤدي هذه الفجوة بين تخطيط المشتريات وتنفيذها إلى مزيد من العمل اليدوي.
تحديات دقة البيانات والتحقق منها
تتميز ChatGPT بميلها إلى تفضيل الردود التي تبدو موثوقة، حتى عندما تكون البيانات الأساسية غير صحيحة أو ملفقة. وهذا تحذير شائع عند استخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي في مهام المشتريات.
يجب على المتخصصين في المشتريات إعادة التحقق من جميع معلومات الموردين وبيانات الأسعار وتفاصيل الامتثال قبل اتخاذ القرارات. تضيف خطوة التحقق هذه وقتًا إلى عمليات البحث التي تأمل الفرق في تبسيطها.
❗ تحذير: قامت شركة Deloitte Australia برد جزء من مبلغ 440,000 دولار أسترالي بعد أن تبين أن تقريرًا مدعومًا بالذكاء الاصطناعي تم تسليمه إلى الحكومة الأسترالية يحتوي على محتوى ملفق — اقتباسات قضائية مزيفة، واستشهادات زائفة، ومراجع غير صحيحة.
تعد هذه الحلقة بمثابة جرس إنذار للفرق المؤسسية والمالية: لا يمكن الوثوق بأدوات الذكاء الاصطناعي بشكل أعمى، ولا يزال الإشراف البشري ضروريًا، خاصة في التقارير أو مفاوضات العقود عالية المخاطر.
مراقبة في الوقت الفعلي
لا يتكامل ChatGPT مع قواعد بيانات الموردين أو أنظمة المراقبة لتوفير تحديثات حالية حول أداء الموردين. سيتعين عليك جمع بيانات الأداء من مصادر متعددة للحصول على تقييمات دقيقة للموردين.
وهذا يعيق المراقبة المستمرة ويخلق نقاط عمياء يمكن أن تؤثر على اتخاذ القرارات الاستراتيجية وإدارة المخاطر عبر علاقات الموردين.
📮 ClickUp Insight: 16٪ من المديرين يواجهون صعوبة في دمج التحديثات من أدوات متعددة في عرض متماسك. عندما تكون التحديثات مبعثرة، ينتهي بك الأمر إلى قضاء المزيد من الوقت في تجميع المعلومات وقليل من الوقت في القيادة.
والنتيجة؟ أعباء إدارية غير ضرورية، وفقدان الرؤى، وعدم التوافق. بفضل مساحة العمل الشاملة من ClickUp، يمكن للمديرين تجميع المهام والوثائق والتحديثات في مكان واحد، مما يقلل من الأعمال الروتينية ويبرز الرؤى الأكثر أهمية في الوقت المناسب.
💫 نتائج حقيقية: اجمع 200 متخصص في مكان عمل واحد على ClickUp، باستخدام قوالب قابلة للتخصيص وتتبع الوقت لتقليل النفقات العامة وتحسين أوقات التسليم عبر مواقع متعددة.
بدائل ChatGPT للمشتريات
تجعل قيود ChatGPT كأداة مستقلة استخدامها غير عملي في عمليات المشتريات الشاملة.
في الواقع، إذا كنت ترغب حقًا في تبسيط عمليات الشراء، فأنت بحاجة إلى أداة شراء تع تمد على الذكاء الاصطناعي ومبنية على البنية التحتية الحالية لإدارة المشاريع لديك.
مثل ClickUp، تطبيق شامل للعمل، يتيح لك إدارة المشاريع وتتبع الموردين وأتمتة سير العمل وتحليل بيانات المشتريات من منصة واحدة. وبفضل الذكاء الاصطناعي المركزي (ClickUp Brain)، يمكنك ربط كل جزء من عملياتك. وإليك كيفية القيام بذلك:
قم بإعداد سير عمل المشتريات باستخدام نموذج ClickUp
يوفر نموذج المشتريات من ClickUp إطارًا منظمًا بدون كود لتبسيط عملية المشتريات بأكملها. ويأتي مع إعدادات محددة مسبقًا لطلبات الاستلام وطلبات تقديم العروض ومفاوضات العقود وعمليات المشتريات الداخلية، بحيث لا تضطر إلى إنشاء سير عمل من الصفر.
استخدم نموذج المشتريات ClickUp من أجل:
- صياغة إجراءات التشغيل القياسية للمشتريات: وضع إجراءات موحدة بحيث يكون لدى جميع أعضاء الفريق عمليات واضحة وموثقة.
- تتبع طلبات الاستلام: تعامل مع طلبات المشتريات من مختلف الأقسام مع مستويات الأولوية وتواريخ الاستحقاق المرئية في عرض منظم واحد.
- مراقبة أداء الموردين: قم بتصور بيانات أداء الموردين حسب المستوى والمخاطر ومعلومات الاتصال وحالة المشروع في 8 طرق عرض مختلفة في ClickUp.
- تصور الشراكات المهمة: احصل على المعلومات الضرورية عن الموردين، بما في ذلك مستويات المخاطر ومعلومات الاتصال بهم من خلال Tier 1 Mission Critical View
💡 نصيحة احترافية: استخدم العقد القابلة للسحب والإفلات في ClickUp Mind Maps لرسم الروابط بين عمليات المشتريات المعقدة. تصور خطوات المشتريات المختلفة وحدد العقبات قبل أن تؤثر على إدارة سلسلة التوريد الخاصة بك.
أنشئ مستندات مشتريات قابلة للمشاركة باستخدام ClickUp Docs
يوفر ClickUp Docs مركزًا مركزيًا لإنشاء وتخزين جميع عقودك ووثائقك. باستخدام Docs، يمكنك دعوة عدة أعضاء من الفريق للعمل على وثائق المشتريات وتقييد الأذونات للتغلب على تحديات التحكم في الإصدارات.
يمكن ربط المستندات بسهولة بمهام ClickUp وسجلات المشتريات الخاصة بك. وهذا يعني أنك لن تضطر إلى البحث في سلاسل البريد الإلكتروني أو محركات الأقراص المشتركة للعثور على أحدث نسخة من العقد عندما يتصل المورد للاستفسار عن الشروط.
الوصول إلى الذكاء الاصطناعي السياقي باستخدام ClickUp Brain
داخل Docs، يمكنك أيضًا الوصول إلى ClickUp Brain. باستخدام الذكاء الاصطناعي للمشتريات داخل محرر المستندات الخاص بك، يمكنك:
- إنشاء قوالب العقود: أنشئ قوالب قياسية للمخزون وعروض الأسعار والمقترحات واتفاقيات الخدمة بناءً على العقود السابقة لشركتك.
- تخصيص مستندات الموردين: يستخرج Brain البيانات ذات الصلة من قاعدة بيانات الموردين الخاصة بك لملء تفاصيل الاتصال وسجل الأسعار حتى لا تضطر إلى تحديث كل مستند يدويًا.
- مراجعة مخاطر العقود: يمكن لـ Brain تحليل المستندات القانونية المعقدة والإبلاغ عن المشكلات المحتملة مثل شروط الدفع غير المواتية أو بنود الإنهاء المفقودة.
- تلخيص عروض البائعين: يقوم Brain بإنشاء ملخصات موجزة للعروض الطويلة، مع تسليط الضوء على الاختلافات الرئيسية في الأسعار والتباينات في الجداول الزمنية بين العديد من البائعين.
- مراجعة الامتثال: يقوم Brain بمراجعة العقود وفقًا للمتطلبات التنظيمية لقطاعك ويحدد الشهادات أو بروتوكولات الأمان المفقودة.
أتمتة سير عمل المشتريات باستخدام ClickUp Automations
تتبع الموافقات وتوجيه طلبات الشراء ومتابعة تحديثات البائعين وإغلاق حلقة الفواتير هي مهام تستهلك وقتك.
باستخدام ClickUp Automations، حوّل هذه الخطوات الروتينية إلى سير عمل ذاتي التشغيل.
يمكن للأتمتة نقل المهام بين المراحل، وتعيين المالكين بناءً على حدود الإنفاق، أو تشغيل التنبيهات عند اقتراب انتهاء صلاحية شهادات الموردين أو تواريخ العقود. يمكن توجيه طلبات الشراء تلقائيًا للموافقة عليها بمجرد استيفاء شروط التكلفة أو القسم.
فيما يلي بعض عمليات الأتمتة التي يمكنك إعدادها:
سير عمل الموافقة على الميزانية
تم تقديم طلب الشراء → تجاوزت الميزانية 5000 دولار → التعيين التلقائي إلى مدير الشؤون المالية → إرسال إشعار الموافقة
مراقبة مخاطر الموردين
تغييرات في تصنيف مخاطر الموردين → تحديثات الحالة إلى "مخاطر عالية" → إنشاء مهمة مراجعة → إخطار فريق المشتريات في غضون 24 ساعة
تنبيهات تجديد العقود
اقتراب تاريخ انتهاء العقد → 90 يومًا قبل الموعد النهائي → إنشاء مهمة تجديد → التعيين إلى مدير علاقات الموردين
تصور أداء المشتريات باستخدام لوحات معلومات ClickUp
لا يمكنك تحسين سوى ما يمكن قياسه. مع وجود العديد من المقاييس التي يجب قياسها طوال دورة حياة المشتريات، سيكون تتبعها يدويًا أمرًا صعبًا.
تعد ClickUp Dashboards أداة موفرة للوقت بشكل كبير هنا، حيث تمنحك عرضًا موحدًا لعقودك وبيانات الموردين. سواء كنت تراقب التسليم في الوقت المحدد أو توفير التكاليف أو درجات الامتثال، يمكنك الاطلاع على حالة المشتريات بالكامل في لمحة واحدة.
📊 فيما يلي بعض مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات التي يمكنك تتبعها باستخدام ClickUp:
- التسليم في الوقت المحدد (OTD): النسبة المئوية لتسليمات الموردين التي تمت كما هو مقرر
- التوفير في التكاليف المحقق: إجمالي التوفير من العقود المتفاوض عليها أو توحيد الموردين
- مدة دورة المشتريات: متوسط الوقت من الطلب إلى أمر الشراء
- معدل الامتثال للعقود: النسبة المئوية للمشتريات التي تمت بموجب عقود سارية
- معدل عيوب الموردين: النسبة المئوية للتسليمات المرفوضة بسبب مشكلات الجودة
- الإنفاق الخاضع للإدارة: جزء من إجمالي الإنفاق الذي تتم إدارته من خلال عمليات الشراء الرسمية
- وقت استجابة الموردين: متوسط الوقت الذي يستغرقه الموردون للرد على طلبات عرض الأسعار أو التوضيحات
- دقة الفواتير: النسبة المئوية للفواتير التي تمت معالجتها دون وجود اختلافات
- تقييم مخاطر الموردين: تقييم مرجح يجمع بين الالتزام باتفاقية مستوى الخدمة (SLA) والاستقرار المالي والامتثال الصحي.
💡 نصيحة احترافية: استخدم بطاقات الذكاء الاصطناعي في لوحات المعلومات لتضمين رؤى ذكية وديناميكية مباشرة في لوحات معلومات المشتريات.
يمكنك تشغيل مطالبات مخصصة (عبر بطاقات AI Brain) أو الحصول على ملخصات تنفيذية أو إنشاء تحديثات للمشروع تلقائيًا استنادًا إلى الأنشطة الحديثة. يتم تحديث بطاقات AI مع تغير البيانات الأساسية، مما يحافظ على تحديث لوحات المعلومات الخاصة بك وجاهزيتها لاتخاذ القرارات.
مركزية المحادثات في مكان العمل
حافظ على ارتباط كل محادثة بالمهمة أو طلب تقديم العروض أو أمر الشراء الذي تتعلق به باستخدام ClickUp Chat.
على سبيل المثال، عندما يرسل المورد شروط الأسعار المحدثة، يمكن لمدير الفئة وضع هذه الملاحظات مباشرة في قناة الدردشة المرتبطة بمهمة المورد تلك. يمكن لفرق الشؤون المالية والعمليات والشؤون القانونية عرض الخطوات التالية ومناقشتها وتحديثها في مكان واحد — دون فوضى في البريد الإلكتروني أو فقدان السياق.
للتعاون المباشر، تسهل ميزة SyncUps في ClickUp Chat إجراء مناقشات في الوقت الفعلي في مكان العمل نفسه. يمكنك بدء مكالمة صوتية أو مكالمة فيديو مباشرة داخل قناة أو مهمة.
💡 نصيحة احترافية: استخدم ClickUp Chat على الهاتف المحمول للحفاظ على سلاسة محادثات المشتريات، حتى عندما تكون بعيدًا عن مكتبك.
مساحة عمل الذكاء الاصطناعي المتقاربة: مركز واحد للمشتريات الذكية
يربط Converged AI Workspace من ClickUp المستندات والمهام والمحادثات وميزات الذكاء الاصطناعي في بيئة موحدة واحدة. بدلاً من التبديل بين Excel والبريد الإلكتروني ومستودعات العقود ولوحات التحليلات، يمكنك العمل في نافذة واحدة ذكية حيث يتم الحفاظ على السياق وتتدفق الأفكار بشكل طبيعي.
في سياق المشتريات، تعني الذكاء الاصطناعي المتقارب ما يلي:
- ربط سلس بين مستندات الموردين وطلبات تقديم العروض ومحادثات التقييم
- تلخيص بالذكاء الاصطناعي لشروط العقود ومخاطر الموردين واتجاهات الأداء بجانب مهمة العمل
- انتقال بنقرة واحدة من الدردشة → المهمة → موجه الذكاء الاصطناعي → التقرير، دون فقدان السياق
🔴 توسع العمل: القاتل الصامت للإنتاجية. تؤدي الأدوات المجزأة إلى إبطاء عملية اتخاذ القرار، وتؤدي إلى تكرار العمل، وتخفي المعلومات الهامة في صوامع منفصلة - وهو ما يُعرف باسم توسع العمل. يساعد استخدام مساحة عمل الذكاء الاصطناعي المتقاربة فرق المشتريات على دمج تلك الصوامع في بيئة واحدة متماسكة وقائمة على البيانات.
بسّط عملية المشتريات الخاصة بك باستخدام ClickUp
لا يمكن إنكار أن الذكاء الاصطناعي في المشتريات يحول المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً إلى سير عمل ذكي وقابل للتحسين الذاتي.
لكن أدوات مثل ChatGPT لا تتعامل إلا مع المهام الفردية بشكل منفصل.
إذا كنت بحاجة إلى منصة تربط بيانات الموردين والعقود والموافقات والاتصالات في نظام ذكي واحد، فإن ClickUp يجمع كل ذلك معًا. مع وجود جميع مهامك وملفاتك ومحادثاتك وبيانات مساحة العمل في مكان واحد، فإن ClickUp هو مساحة العمل المتكاملة الوحيدة التي تحتاجها أنت وفريقك لتشغيل عملية شراء فعالة وكفؤة.
لبدء أتمتة عمليات المشتريات الخاصة بك، قم بالتسجيل في ClickUp مجانًا.