التعاون بين الفرق: كيفية كسر الحواجز والعمل بذكاء أكبر

عندما تسمع عبارة "التعاون بين الفرق"، ما الذي يتبادر إلى ذهنك؟

ربما الكثير من اجتماعات الفريق والرسائل الإلكترونية والارتباك. لكن فكر في فيلم The Internship، حيث يتعاون اثنان من المتدربين غير المناسبين مع مبرمجين ومسوقين ومحللين للفوز بتحدي على مستوى الشركة في Google. لم يفوزوا لأنهم الأذكى. بل فازوا لأنهم تعلموا العمل عبر فرق مختلفة والعمل كمجموعة واحدة متحدة.

هذا هو شكل التعاون الحقيقي في مكان العمل. تجلب الفرق المتعددة أساليب عمل مختلفة إلى الطاولة، ولكن الزخم يختفي دون الثقة والهيكلية.

يمكنك حل هذه المشكلة من خلال بناء فريق أفضل، وإجراء محادثات واضحة، واتباع عادات أكثر ذكاءً. في هذه المقالة، ستتعلم كيفية تعزيز التعاون بين الفرق في مؤسستك وكسر الحواجز دون إبطاء العمل.

ما هو التعاون بين الفرق؟

يتضمن التعاون بين الفرق، الذي يُسمى غالبًا التعاون بين الفرق متعددة الوظائف، عمل أقسام مختلفة معًا لحل مشكلة واحدة. يمكن أن تشمل هذه الفرق مصممين ومطورين ومسوقين وفرق مبيعات. تستفيد كل مجموعة من خبراتها الخاصة لضمان سير المشروع بسلاسة. على عكس التعاون بين الأقسام، تكسر الفرق متعددة الوظائف الحواجز التي تعيق التقدم.

أهمية التعاون بين الفرق

كلمتان: التنفيذ الناجح.

الفرق التي تعمل في عزلة تفوت تفاصيل مهمة وتسبب الارتباك بين الأقسام، مما يؤدي إلى نتائج سيئة.

لم تكن المصباح الكهربائي والفونوغراف والأفلام السينمائية ومئات الاختراعات الرائعة الأخرى التي نعتبرها أمراً مفروغاً منه مشاريع فردية. كل واحد منها نتج عن تفكير موحد ومسؤولية مشتركة عن المهام عبر التخصصات المختلفة.

عندما تبني هذه الثقافة باستخدام اتصالات مركزية وروتين اجتماعات عبر الإنترنت متسق، يصبح التقدم أكثر سلاسة ويحسن الإنتاج.

إليك كيف يبدو ذلك في الواقع:

التحديات الشائعة التي تواجهها الفرق

عندما تنتقل من العمل المنعزل إلى جهود التعاون الحقيقي بين أعضاء الفريق ، فإنك تواجه تحديات تختبر كل جزء من نظامك. دعنا نستعرض بعضًا من أكثر هذه التحديات شيوعًا، خاصة تلك التي يواجهها الموظفون الجدد.

1. لا يثق الناس دائمًا في زملائهم غير المألوفين

بشكل عام، سيكون موظفوك حذرين في الوثوق بأشخاص لم يعملوا معهم من قبل. يظهر هذا التردد بطرق خفية تعيق التقدم وتكسر زخم الفريق قبل أن يبدأ.

بعض الأشخاص ينسحبون مبكرًا لأنهم يفترضون أن الآخرين لن يساهموا بنفس القدر أو لن يأخذوا العمل على محمل الجد. والبعض الآخر يحجمون عن طرح أفكارهم خوفًا من أن ينسب الفضل في عملهم إلى شخص آخر.

قد يبدو هذا الخوف مبالغًا فيه، ولكنه حقيقي. في أماكن العمل التي تتسم بضغوط شديدة، يعتقد العديد من الموظفين أن حماية دورهم تعني الاحتفاظ بخبراتهم لأنفسهم. هذه العقلية تقضي على التقدم أسرع من أي وقت مضى.

2. العمليات المتفرقة وسوء التواصل

يواجه قادة فريقك نفس التحدي عندما يعتمدون على عمليات غير مترابطة أو مسؤوليات غير واضحة. تفترض العديد من الفرق أن التعاون سيحدث بشكل طبيعي بمجرد بدء المشروع. هذا الافتراض يخلق مشاكل أعمق، ليس فقط في التنفيذ، ولكن أيضًا في الثقة والمعنويات والمساءلة عبر الأقسام.

والخبر السار هو أن الأمر يعمل في الاتجاه المعاكس أيضًا. فعندما تعمل على إصلاح أحد نقاط الضعف، فإنك تخلق زخمًا في النظام بأكمله. تتيح العمليات الواضحة اتخاذ قرارات أفضل وتحقيق نتائج أقوى وتقدمًا حقيقيًا بين الفرق.

3. التحديات المادية واللوجستية

حتى إذا كان موظفوك يرغبون في زيادة التعاون، فغالبًا ما يعجزون عن ذلك بسبب العوائق المادية واللوجستية. في المكاتب التقليدية، عادةً ما توجد الأقسام المختلفة في طوابق أو أجنحة مختلفة، أو حتى في مبانٍ منفصلة. ويؤدي هذا الفصل إلى خلق مسافة مادية ونفسية، مما يجعل مشاركة الأفكار أو العمل عن كثب أكثر صعوبة.

قد توفر مساحات مشتركة للتعاون المباشر، ولكن وقت السفر وحجز الغرف والإعدادات التقنية تؤدي إلى إبطاء العمل حتى في هذه الحالات.

تواجه الفرق البعيدة نوعًا مختلفًا من العوائق: الوقت. مع انتشار أعضاء الفريق في مدن أو بلدان أو مناطق زمنية مختلفة، يصبح عقد الاجتماعات المباشرة أو حل المشكلات بسرعة أمرًا صعبًا. يعمل البعض في الصباح، بينما يسجل الآخرون الدخول في المساء، مما يعطل سير الاجتماعات عبر الإنترنت ويبطئ الإنتاجية.

يمكن لمنصات الاتصال الموحدة سد بعض الفجوات، ولكن هذه الحواجز لن تختفي تمامًا. ومع ذلك، باستخدام أدوات التعاون المناسبة والممارسات الذكية، يمكنك التغلب على المسافة.

كيفية تحسين التعاون بين الفرق

فوائد وتحديات التعاون بين الفرق واضحة، ولكن كيف يمكنك تعزيز التعاون الفعال بين الفرق؟ دعنا نحلل الخطوات الرئيسية في هذه العملية:

1. توافق على الأهداف المشتركة وأهداف OKR

هل سبق لك أن حاولت إشراك فريق آخر في مشروع ما، لتسمع في المقابل: "هذا ليس من أولوياتنا"؟ قد يكون هذا الأمر محبطًا، خاصةً إذا كان المشروع يؤثر بشكل مباشر على الإيرادات أو اكتساب العملاء. يحدث هذا الانفصال عندما لا تتوافق أهدافك مع أهداف الفريق الآخر.

📌 خذ X (المعروف سابقًا باسم Twitter) كمثال. خضعت الشركة لتغييرات كبيرة تحت قيادة إيلون ماسك. بينما عدلت X أهدافها المتعلقة بالإيرادات لتتناسب مع الأولويات الجديدة، استمرت في العمل لتحقيق مهمتها الشاملة: أن تكون ساحة المدينة العالمية.

عندما تتعارض أولويات الفرق المختلفة، يتباطأ التقدم. تساعد الأهداف الواضحة والموحدة في توجيه التعاون، حتى عندما تتغير الظروف.

يمكن أن تساعدك تطبيقات العمل الشاملة، مثل ClickUp، في تنفيذ هذه الرؤية.

للبدء، تتيح لك ClickUp Goals تحديد أهداف مشتركة على مستوى المؤسسة، وتوزيعها على أهداف OKR متعددة الوظائف، وحتى قياس التأثير من خلال مقارنة الأداء الفعلي بالأهداف المحددة.

يمكنك تقسيم الأهداف الكبيرة والشاملة إلى مهام أصغر ومهام فرعية، وتوزيعها على أعضاء الفريق المعنيين. أضف تفاصيل مثل مواعيد الاستحقاق والمراحل الرئيسية وتتبع التقدم المحرز لمزيد من الوضوح.

💡 نصيحة احترافية: استخدم "الأهداف" في ClickUp لتحديد "النتائج الرئيسية" لكل هدف. اختر نوع المقياس المناسب بناءً على أهدافك، مثل:

• "العملة" لتحقيق هدف الإيرادات
• "النسبة المئوية" لمؤشرات الأداء الرئيسية مثل الاحتفاظ بالعملاء أو فقدانهم
• "الرقم" للإحصاءات الأولية مثل التسجيلات، أو
• "صحيح/خطأ" للمراحل الثنائية

2. حدد المسؤوليات والمساءلة بوضوح

هل يمكنك أن تتخيل الانضمام إلى فريق لا يعرف فيه أحد من المسؤول عن ماذا أو سبب مشاركته؟ هذا الوضع يؤدي إلى الارتباك وتفاوت أعباء العمل وسوء النتائج.

عندما يشكل المديرون التنفيذيون فرقًا متعددة الوظائف، يجب عليهم توزيع المسؤوليات بما يعكس نقاط قوة كل فرد. التوزيع العادل لا يعني أن الجميع يتحملون نفس المسؤولية، بل يعني أن المسؤولية موزعة بشكل منطقي.

من الطرق المفيدة لتوثيق هذه التوقعات إنشاء ميثاق للفريق — وهو اتفاق مشترك يحدد أدوار كل عضو وأهدافه وسلطته في اتخاذ القرار وقواعد التواصل.

أكد ستيف جوبز على أهمية العمل الجماعي:

إن الإنجازات العظيمة في مجال الأعمال لا تحققها شخص واحد أبدًا. بل تحققها مجموعة من الأشخاص.

الملكية المناسبة تجعل هذه الفكرة حقيقة واقعة.

سيتحمل بعض المساهمين مهام إضافية إذا كانوا يتمتعون بخبرات نادرة، ولكن لا ينبغي أن يشعر أي شخص بأنه مستغل أو مهمل. عندما يفهم الجميع سبب المهام الموكلة إليهم، تتحرك الفرق معًا وتكتسب زخمًا. تعزز المساءلة الواضحة الروح المعنوية، وتحسن إدارة المهام، وتبني الشعور بالملكية الجماعية.

3. قم بتوحيد سير عمل الاتصالات

لقد تطرقنا إلى هذا الموضوع سابقًا، ولكنه مهم بما يكفي لذكره بوضوح. لا ينجح التعاون بين الفرق إلا عندما تتبع الفرق عملية مشتركة.

في بعض الأحيان، يعني ذلك ضم فرق جديدة إلى سير العمل الحالي. قد يبدأ فريق التطوير في المساهمة في نصوص المبيعات. أو قد تشرك قسم التسويق في إعداد وثائق المنتج. وفي أحيان أخرى، قد تقوم ببناء شيء جديد من الصفر، مثل قاعدة معرفية داخلية تحتاج إلى مدخلات من كل قسم.

بدون هيكل واضح، تصبح هذه الجهود فوضوية. لذا، قم بإنشاء إجراءات تشغيلية قياسية تحدد متى يضيف التعاون قيمة وتقدم إجابات واضحة لأربعة أسئلة:

عندما يتشارك الجميع نفس سير العمل منذ البداية، يصبح التعاون أمراً طبيعياً وتصبح إدارة المهام أسهل.

4. عقد اجتماعات منتظمة بين الفرق ومراجعات لأداء العمل

غالبًا ما تفوت الفرق متعددة الوظائف التنسيق اليومي الصغير الذي يحدث داخل قسم واحد. يؤدي هذا النقص في نقاط الاتصال إلى عدم التوافق، وانخفاض مستوى الرؤية، وتباطؤ الزخم على جميع الأصعدة.

تتيح المزامنة القصيرة والمنظمة لكل فريق مشاركة التقدم المحرز، وإثارة العوائق، والبقاء على اتصال بالصورة الأكبر. عندما تتم عمليات التحقق هذه بشكل متسق وتتبع تنسيقًا مألوفًا، يظل الجميع مركزين دون إضاعة الوقت.

نصيحتنا؟ قم بأتمتة هذه الاجتماعات واعمل بشكل غير متزامن مع وكلاء Autopilot من ClickUp. سيقومون بإنشاء تقارير يومية وأسبوعية تلخص الأنشطة المهمة لكل عضو في فريقك. احصل على رؤية كاملة دون بذل أي جهد أو ملاحقة التحديثات.

التقييمات اللاحقة لا تقل أهمية. بعد تحقيق الإنجازات الرئيسية، تحتاج الفرق إلى مساحة للتفكير في ما نجح وما لم ينجح وما يحتاج إلى تغيير. تعمل هذه المراجعات على تحسين العملية وتساعد الفرق على تعزيز الثقة وتقاسم الفضل وتحمل مسؤولية النتائج معًا.

احصل على نموذج مجاني

إذا كنت تعمل على إنشاء إطار عمل جديد للتعاون بين الفرق، فابدأ ببعض العادات:

هذا الإيقاع يبني تعاونًا أقوى بمرور الوقت ويساعد كل فريق على العمل بثقة ووضوح وتركيز أكبر.

5. استخدم أدوات إدارة المشاريع التعاونية

ليس من المستغرب أن يعتمد التعاون بين الفرق بشكل كبير على التكنولوجيا لسد الفجوات والحفاظ على التواصل بين الجميع. بغض النظر عن مكان وجود أعضاء فريقك، فأنت بحاجة إلى أدوات:

قم بتبادل الأفكار والعمل بشكل تعاوني باستخدام ClickUp Docs و Whiteboards

عندما يحتاج فريقك إلى إنشاء وثائق أو العمل معًا على ملاحظات تفصيلية، يعمل ClickUp كبرنامج للتعاون في إنشاء الوثائق. تساعدك هذه الوثائق المشتركة على كتابة جداول الأعمال أو الحفاظ على مواقع الويكي أو تسجيل أفكار العصف الذهني في مكان واحد.

داخل ClickUp Docs، يمكنك التعليق وتعيين مهام المتابعة وربط المستندات بالمشاريع النشطة. يمكنك أيضًا تخصيص التخطيط باستخدام الرؤوس والأوضاع المركزة بحيث يتناسب المستند مع طريقة عمل فريقك.

كما أنه يساعد الفرق البعيدة أو الموزعة على التواصل بوضوح دون الحاجة إلى تحديثات مباشرة في كل مرة. يمكنك التحكم في الوصول من خلال إعدادات الأذونات، ومنح أشخاص محددين حقوق التحرير أو العرض حسب الحاجة.

إذا كان فريقك يفضل التفكير البصري، فانتقل إلى ClickUp Whiteboards. تتيح لك هذه اللوحات المرنة رسم وتخطيط وربط الأفكار في بيئة حية. أضف أشكالًا أو نصوصًا أو خطوطًا أو رسومات لرسم خرائط للعمليات أو تخطيط الميزات معًا.

يمكنك أيضًا إضافة مهام مباشرة إلى اللوحة وربطها بالمشروع، لتحويل تلك الأفكار إلى أفعال على الفور. بالإضافة إلى ذلك، استخدم قوالب السبورة البيضاء لدعم تخطيط المشاريع أو تبادل الأفكار بين أعضاء الفريق أو تقديم الملاحظات المرئية أثناء جلسات التخطيط.

أفضل جزء؟

اسمح لعدة مستخدمين بالتعاون على نفس مستند ClickUp مع تنبيهات في الوقت الفعلي عندما يقوم شخص آخر بتحرير المستند. يمكنك تجنب التغييرات المتضاربة أو التحريرات المتكررة داخل مستنداتك باستخدام ميزة Live Collaboration Detection في ClickUp.

يمكنك أيضًا الاطلاع على التحديثات فور حدوثها، بحيث لا يعمل أحد على إصدارات قديمة أو يفوت أي إضافات جديدة. تستفيد الفرق عالية الأداء من ذلك لأنه يدعم اتخاذ القرارات السريعة من خلال الرؤية المشتركة بين الأقسام. هذا النوع من السرعة والدقة يحدث فرقًا عندما تعمل مع مستندات مشتركة وجداول زمنية ضيقة ومساهمين متعددين.

تواصل في الوقت الفعلي باستخدام ClickUp Chat

بمجرد مزامنة مستنداتك، انتقل إلى ClickUp Chat كأ داة مراسلة شاملة لتواصل أكثر كفاءة. تتيح ميزة الدردشة مساحات مناقشة مفتوحة أو خاصة تتكيف مع احتياجات المشاريع المختلفة.

إليك كيف يساعد ذلك الفرق على العمل معًا بشكل أسرع:

💡 نصيحة احترافية: استخدم ClickUp Brain، الذكاء الاصطناعي الأكثر شمولاً في العالم، لتعزيز التعاون بين الفرق وكسر الحواجز تلقائيًا. باستخدام Brain، يمكن لأعضاء الفريق العثور على إجابات من المهام والمستندات والمحادثات في ClickUp والتطبيقات المتصلة على الفور، بغض النظر عن من أنشأها. لا داعي للبحث في المجلدات أو الاتصال بخمسة أشخاص للحصول على السياق. ما عليك سوى السؤال، وسيقدم لك Brain المعلومات التي تحتاجها.

على عكس الأدوات المنفصلة التي تقسم سير عملك، يتكامل ClickUp مع أكثر من 1000 تطبيق، مثل Slack و GitHub و Google Drive، مما يمنحك تعاونًا مرنًا عبر الأدوات التي تستخدمها فرقك بالفعل.

سجل مقاطع ClickUp وشاركها للتعاون غير المتزامن

هل تحتاج إلى طريقة أفضل لشرح التعليمات المعقدة؟ استخدم ClickUp Clips لتسجيل شاشتك مع تعليق صوتي وتوضيحات. بدلاً من تبادل العديد من الرسائل النصية، يمكنك إظهار ما تعنيه بالضبط من خلال السياق المرئي والمسموع.

يمكنك مشاركة هذه الفيديوهات عبر روابط عامة أو إرفاقها بالمهام أو تنزيلها لاستخدامها خارج ClickUp.

إليك كيفية تبسيط Clips للتعاون:

كما يشاركنا أنش براباكار، محلل تحسين العمليات التجارية في Airbnb:

يقدم ClickUp الكثير في مكان واحد، مثل إدارة المشاريع وخيارات العصف الذهني وإدارة المهام وتخطيط المشاريع وإدارة الوثائق وما إلى ذلك. لقد جعل الحياة أسهل نسبيًا، لأنه سهل الاستخدام وواجهة المستخدم مصممة جيدًا والتعاون داخل الفريق ومع الفرق الأخرى أسهل. تمكنا من إدارة العمل بشكل أفضل وتتبع العمل والإبلاغ عنه بسهولة، وبناءً على الاجتماعات اليومية حول التقدم المحرز، أصبح التخطيط للمستقبل سهلاً.

تتبع التقدم وأعباء العمل باستخدام لوحات معلومات ClickUp وعرض أعباء العمل

تساعد لوحات معلومات ClickUp فريقك على تتبع المقاييس الخاصة بالمشاريع متعددة الوظائف واتخاذ قرارات أفضل. بفضل البطاقات المعدة مسبقًا وأدوات إعداد التقارير، يحصل المديرون على عرض مباشر للإنتاجية والعوائق والمواعيد النهائية القادمة. استخدم هذه البيانات لتعديل الأولويات والإبلاغ عن المشكلات مبكرًا وإدارة عدة مشاريع بثقة.

يتطلب توزيع المهام بوضوح ومساءلة الموظفين عن أدائهم رؤية شاملة.

استخدم عرض حجم العمل في ClickUp لتحديد من لديه القدرة أو يحتاج إلى المساعدة. قم بسحب المهام وإفلاتها بين أعضاء الفريق لتحقيق التوازن في حجم العمل دون إرهاق أي شخص.

قم بالتبديل بين العرض الأسبوعي والشهري لتوقع الاحتياجات وتعديل المسؤوليات قبل أن تصبح عقبات. توفر الرؤية الواضحة منع حدوث الالتباس وتساعد الفرق على العمل معًا بسرعة.

أمثلة واقعية ودراسات حالة عن التعاون بين الفرق

يوفر التعاون بين الفرق مزايا كبيرة، ولكنه قد يفشل إذا لم تتم إدارته بشكل جيد. كما يقول المثل، "الجمل هو حصان صممته لجنة." ومع ذلك، عندما يتم تنفيذه بشكل صحيح، يؤدي التعاون بين الفرق إلى نتائج مبهرة.

دعنا نستكشف كيف حققت الشركات تعاونًا ناجحًا بين الفرق لتحقيق نتائج رائعة.

🛋️ IKEA والتزام الشركة بالاستدامة

التزام IKEA بالاستدامة يتجاوز مجرد التسويق. تعتبر الشركة الاستدامة قيمة أساسية، حيث يعمل كل قسم على تحقيق أهداف الشركة المشتركة.

يمثل مجلس الاستدامة الاستراتيجي للشركة مثالاً بارزاً على التعاون بين الوظائف المختلفة. فهو يجمع بين أفراد مجموعة Inter IKEA Group وأصحاب الامتيازات لتبادل أفضل الممارسات وخلق معرفة قابلة للتطبيق.

أدت هذه الجهود التعاونية إلى تغييرات كبيرة في جميع أنحاء الشركة، مثل تحويل جميع الإضاءة إلى مصابيح LED موفرة للطاقة وشراء جميع القطن من موردين مستدامين.

لكن التزام IKEA لا يتوقف عند هذا الحد. فقد تعهدت الشركة بأن تصبح شركة دائرية ومؤثرة إيجابياً على المناخ بحلول عام 2030. وسيتطلب تحقيق هذا الهدف مساهمة مستمرة من فرق متعددة الوظائف تعمل معاً.

🎵 نموذج فريق Spotify لتطوير المنتجات

يعتمد نهج Spotify في ابتكار المنتجات على التعاون الفعال بين الفرق من خلال نموذج "Squad" الشهير. تعمل كل فرقة كشركة ناشئة صغيرة، تضم مطورين ومصممين ومحللي بيانات ومديري منتجات مسؤولين عن ميزة أو جزء معين من التطبيق.

بدلاً من تنظيم الأدوار حسب الأقسام، تجمع Spotify مجموعة متنوعة من المهارات في فريق واحد للتحرك بسرعة واستقلالية. تتوافق الفرق على أهداف واضحة، وتتشارك المسؤولية، وتستخدم أدوات اتصال مركزية للبقاء على اتصال أثناء اتخاذ القرارات بسرعة أكبر.

تتيح هذه البنية الابتكار على نطاق واسع، مما يسمح لـ Spotify بطرح قوائم تشغيل مخصصة وميزات جديدة وتحديثات دون عوائق أو عزل.

حوّل العمل الجماعي إلى مشاريع ناجحة ملموسة مع ClickUp

يؤدي التعاون بين الفرق إلى نتائج أقوى من خلال الجمع بين المهارات والمنظورات المتنوعة. وينتج عن ذلك عمل أكثر شمولاً ورضا أكبر من قبل أصحاب المصلحة.

لتحقيق النتائج، أنشئ مساحة مشتركة حيث يمكن للفرق التواصل بصراحة وتوضيح المسؤوليات والتوافق على الأهداف المشتركة. ادعم التعاون المستمر من خلال الأدلة والكتيبات والموارد المتاحة.

83% من الموظفين يعتمدون بشكل أساسي على البريد الإلكتروني والدردشة للتواصل، مما يؤدي إلى التجزئة وفقدان السياق، و8% فقط يستخدمون أدوات المشاريع لتحويل المناقشات إلى بنود عمل يمكن تتبعها

يمكن أن يساعدك ClickUp في تعزيز نتائج التعاون بين الأقسام المختلفة من خلال تزويد فريقك (فرقك) بأدوات لإدارة المهام والتواصل وتتبع التقدم على منصة واحدة.

لأن كسر الحواجز يبدأ باستخدام أدوات غير معزولة. جرب ClickUp مجانًا!