يقوم بسحر الكلمات في الرصيد القبلي _، شركة الخدمات المالية المصممة خصيصًا للشركات الناشئة. لديه أكثر من 5 سنوات من الخبرة في سرد قصص صانعي القرار في الشؤون العامة والآن في مجال التمويل وريادة الأعمال. عندما لا يكون في العمل لاختبار مدى تحمله للكافيين، يمكنه ممارسة رياضة المواي-تاي أو قراءة الروايات الخيالية
إن تحقيق التوازن بين الوتيرة السريعة للشركة والمهام التي تتطلب الدقة، مثل إدارة النفقات، يمثل تحديًا متزايدًا للإنتاجية. تقرير من SAP Concur يظهر أن 6 من كل 10 موظفين قد قدموا طلبًا واحدًا غير صحيح على الأقل تقرير النفقات ، وما لا يقل عن 33% قدموا مستندات بها خمسة أخطاء أو أكثر.
للعثور على عدم الدقة المذكورة، يتعين على المتعاونين فحص كل إدخال دون ضمان تثبيت الخطأ المذكور. يمكن أن يؤدي ذلك إلى ارتفاع التكاليف ومخاطر الامتثال .
في الوقت الحاضر، لدينا أدوات إدارة مخصصة لحل هذه المشكلات و قياس الإنتاجية لاكتشاف مجالات الفرص المتاحة لدينا. لماذا لا يزال هذا الأمر قائماً؟
لا يكمن التحدي في قلة الأدوات المتاحة بل في زيادة عددها. يحتاج القادة الماليون إلى اختيار الأدوات والخدمات المثلى لأداء الفريق، وغالبًا ما تكون هذه المهمة متاعب في حد ذاتها.
إذا كان فريقك يحتاج إلى دفعة صغيرة، فنحن هنا لمساعدتك في ذلك.
إليك خمس حيل لتعزيز إنتاجية فريق إدارة النفقات لديك ودقته.
ولكن أولًا وقبل كل شيء
ماذا يفعل فريق إدارة النفقات؟
هل تتذكر أول رحلة عمل لك؟ نحن نتذكر، ونتذكر أيضاً أننا أضعنا إيصالات تذاكر الطيران الخاصة بنا، لذا لم نتمكن من تقديمها إلى فريق المحاسبة. حتماً حصلنا على نظرة الإحباط الكلاسيكية.
لتجنب حدوث مشكلات مثل المذكورة أعلاه، يتحقق فريق إدارة النفقات من أن كل نفقة مبررة وفي ميزانية المشروع ، وذلك باستخدام جميع التذاكر أو الفواتير أو القسائم التي جمعتها خلال رحلتك لضمان المساءلة في تشغيل الشركة. في الأساس، هم في الأساس حراس التدفق النقدي للشركة ووظيفتهم حاسمة للصحة المالية!
فعدم وجود فريق لإدارة النفقات بهذه الوظيفة الحيوية يمكن أن يضر بالعملية بأكملها. لأنه لا توجد شركة في العالم تريد أن تنفد أموالها، أليس كذلك؟
تخيل هذا: يرى موقع CB Insights أن نفاد السيولة النقدية هو السبب الأول لفشل الشركات الناشئة . بعد تحليل أكثر من 100 تقارير ما بعد الوفاة ، فقد أدركوا أن عدم دقة توقعات النفقات كان أحد الأسباب الرئيسية لعدم تمكنهم من تأمين مشاركة المستثمرين في جولات أخرى.
ولهذا السبب، فإن الجمع الدقيق بين الأدوات والخدمات التي يمكن أن تعزز إنتاجية فريق إدارة النفقات يمكن أن يفيد المؤسسة بأكملها.
الاختراق رقم 1: التتبع في الوقت الحقيقي
في الماضي عندما كانت النفقات تدار على الورق، كان الجهاز الذي يمكنه معرفة متى وأين وكيف تم إنفاق التدفق النقدي في الوقت الفعلي هو الكأس المقدسة لأقسام المحاسبة.
تحتاج الشركات إلى فرق النفقات لتوقع أي شذوذ محتمل، حيث أنه من الأفضل دائمًا أن تكون استباقية وتتخذ إجراءات في أسرع وقت ممكن.
استنادًا إلى نقطة التوازن لكل فترة تشغيل، يمكن للفرق تحديد سقف للمصروفات واستخدام
لوحة تحكم تسمح لهم بتتبع كيفية تدفق الأموال في الوقت الفعلي ومعرفة أي مشاكل محتملة.
حلول التحكم في الإنفاق الخاصة بشركة Tribal
الاختراق #2: إنشاء تقرير بنقرات قليلة
تقدر مجموعة أبردين أن معالجة تقرير نفقات واحد يكلف الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم 35 دولارًا أمريكيًا في المتوسط .
ألا تعتقد أن إعادة التحقق مرة أخرى سيكون أقل تكلفة من إعادة التحقق مرة أخرى؟
اقضِ وقتًا أقل في إنشاء تقرير وأفسح المجال لفريقك للتحقق من التناقضات.
استخدام حلول برمجية مثل ClickUp's Dashboard وأدواتها لإنشاء التقارير تسمح للفريق بتحسين إنتاجيته، مما يقلل من الوقت اللازم لصياغة تقرير واحد.
كما يمكنك إنشاء مركز التحكم بالمهام الخاص بك لفريقك بأكمله. وبهذه الطريقة يمكنك الحصول على رؤى قيّمة حول عمل فريقك وتحديد الأماكن التي يمكنك تحسين عملية إعداد تقارير النفقات فيها لتقليل التكاليف.
📌 نصيحة احترافية: شاهد
جامعة ClickUp: الاستفادة من التقارير باستخدام لوحات المعلومات
أنشئ مركز تحكم مخصص لمهمتك باستخدام لوحات المعلومات في ClickUp
الاختراق رقم 3: سرد القصة وبناء الجسور
ليس من غير المعتاد أن تكافح فرق الشؤون المالية (والمتخصصون في الشؤون المالية بشكل عام) لنقل معارفهم ورؤاهم بطريقة سهلة ومقنعة_لغير المبتدئين على الأقل.
عندما سُئل إدوارد توفت (كما تعلم، الرجل الذي يُدعى إدوارد توفت) عن سبب كون الرسوم البيانية والمخططات مجرد تجميعات جافة لإحصاءات مملة جاليليو الرسوم البيانية من قبل بلومبرج ) استجاب:
إذا كانت الإحصائيات مملة، فقد حصلت على أرقام خاطئة
تجنبوا أن تكون تقاريركم مملة، ولكن ليس فقط من أجل المتعة بل من أجل الوضوح في المقام الأول. قم بدمج تقنيات المساعدة البصرية وسرد القصص في سير عملك وسترى مدى قدرتك على تحسين التواصل بين فرق العمل.
الإختراق رقم 4: اتخاذ القرار بسهولة
يمكن للقادة الماليين وصناع القرار في مجال الأعمال التركيز بشكل كامل تقريبًا على التخطيط والاستراتيجية إذا كان بإمكان الفريق توليد رؤى ببيانات عالية الجودة في الوقت الفعلي_بفضل أدوات مثل لوحة المعلومات وإعداد التقارير بنقرة واحدة.
وفقًا لاستطلاع Gartner السنوي للمديرين الماليين الذي أجرته شركة Gartner، فإن الأولوية القصوى للقادة الماليين خلال عام 2021 هي تحليلات البيانات المتقدمة.
عبر Gartner.com
ستكون أهمية وتعقيدات تحليلات البيانات المتقدمة والأدوات الرقمية في تحول أقسام الشؤون المالية أساسية بالنسبة لأصحاب المصلحة لدفع عملهم إلى المستوى التالي.
إن وجود مزودي الخدمة المناسبين لتسهيل عملية التحول أمر بالغ الأهمية.
مكافأة:_
_/مرجع/ https://clickup.com/blog/general-ledger-templates// قوالب دفتر الأستاذ العام* *%/href/_
## الاختراق رقم 5: استثمر في فريقك دراسة من AMI-Partners اكتشفت أن ما يصل إلى 500 ساعة سنويًا لكل متعاون هو ما يمكن أن يوفره الفريق المالي باستخدام
حل متكامل للمصروفات والسفر والفواتير. إن وجود خدمات متكاملة مخصصة لإدارة النفقات يتيح لهم إعادة استثمار وقتهم الموفر في أنشطة حاسمة، مثل:
- تحليل اتجاهات الإنفاق
- إيجاد فرص توفير التكاليف
- تعلم وتطبيق الميزات الجديدة للحل
كل ميزة تستثمرها في منح الوقت لفريقك للتركيز على ما هو مهم، بدلاً من التركيز على ما هو عاجل، تُحدث فرقاً بين الإدارة التي تعزز الإنتاجية وتلك التي لا تعززها.
وفي هذا الشأن، لزيادة فرص الشركة في أن تكون سليمة مالياً.
الإدارة الناجحة للنفقات تبدأ من هنا
يسعى الجسر الذي تم بناؤه بين منهجيات إدارة المشاريع والاختراقات العملية مع فرق إدارة الشؤون المالية والمصروفات إلى تحسين سير العمل .
من خلال جمع البيانات وإتاحتها في مساحة واحدة، سيكون لديهم كل ما يحتاجون إليه لاتخاذ الإجراءات دون أن يواجهوا مشكلة التشبع.
من الضروري وضع فريق إدارة النفقات في طليعة الإنتاجية باستخدام الأدوات المناسبة وأحدث الابتكارات.
انسَ أمر الحصول على نظرات الإحباط من زملائك مرة أخرى بسبب تذاكر الطيران المفقودة.