كيفية إدارة اجتماع فعال من المستوى 10

يعتبر الكثيرون أن اجتماعات فريق القيادة مضيعة كبيرة للوقت. ويرجع ذلك إلى أن معظم الاجتماعات تكون غير منظمة وغالبًا ما تنحرف عن مسارها بسبب الديناميكيات السلبية للفريق.

الاجتماع الفعال حقًا يركز على ما هو مهم حقًا وما يجب القيام به بعد ذلك. انضم إلى اجتماع المستوى 10.

دعنا نستكشف ما هو اجتماع المستوى 10 ولماذا ينجح بشكل كبير. بعد ذلك، سنلقي نظرة على هيكل الاجتماع ونتعلم بعض الطرق التي تساعدك على الارتقاء بفرق القيادة لديك إلى المستوى التالي. لن تعقد اجتماعاتك بنفس الطريقة مرة أخرى. ✨

ما هو اجتماع المستوى 10؟

تم تطوير نموذج اجتماع المستوى 10 (L10) لمساعدة رواد الأعمال وفرق القيادة والشركات الناشئة على تحديد المشكلات ومناقشتها وحلها. يحضر هذا الاجتماع الذي يستغرق 90 دقيقة فريق القيادة بأكمله كل أسبوع.

بينما تركز اجتماعات الوقوف على المهام اليومية، وغالبًا ما تدور اجتماعات العملاء حول بناء العلاقات وجمع المعلومات، فإن اجتماعات المستوى 10 تركز بشكل أكبر على الجانب الاستراتيجي وحل المشكلات. فهي تشجع على الوضوح والتوافق والعمل، مما يؤدي إلى تحسين الإنتاجية وزيادة الإيرادات وتعزيز التعاون داخل فريق القيادة. 👪

تعد اجتماعات المستوى 10 الأسبوعية مجرد واحدة من الأدوات والمبادئ التي تشكل نظام التشغيل الريادي ® (EOS). أسس جينو ويكمان نظام EOS الذي يستند إلى ستة عناصر رئيسية، وهي:

يتم التطرق إلى كل عنصر من هذه العناصر خلال اجتماعات المستوى 10، مع تخصيص الجزء الأكبر من الوقت لمعالجة القضايا الثلاث الأكثر أهمية على جدول الأعمال.

مزايا اجتماع "المستوى 10"

تتميز اجتماعات المستوى 10 بفعالية بالغة، وهناك عدة أسباب لذلك.

إنهم يركزون على الأهداف

تحتل الأهداف التجارية والأهداف الاستراتيجية مركز الصدارة طوال الاجتماع. يشارك الحاضرون تحديثات سريعة حول مؤشرات بطاقة الأداء الخاصة بهم، مما يوفر لمحة سريعة عن أداء الشركة فيما يتعلق بتلك الأهداف. وهذا يجعل من السهل الحفاظ على التوافق والاستمرار في السير في الاتجاه الصحيح. 🎯

إنها تحل المشكلات

تركز 60 دقيقة من أصل 90 دقيقة من هذا الاجتماع الأسبوعي على فهم المشكلات التي تعوق تحقيق أهداف الشركة. ويُستغل وقت الاجتماع بشكل جيد في معالجة الأسباب الجذرية والبحث عن حلول على المستوى الاستراتيجي. وقد صُمم هذا النموذج لحل المشكلات قبل أن تتفاقم، مما يوفر الوقت والطاقة في المستقبل.

إنها مركزة للغاية وقابلة للتنفيذ

يتم تخصيص إطار زمني محدد (قصير في الغالب) لكل بند من بنود جدول الأعمال، بحيث لا يضيع أي وقت. يتم توثيق بنود العمل بوضوح، والإبلاغ عنها، ثم إما شطبها، أو ترحيلها، أو طرحها كقضايا. ✅

تتميز بهيكل واضح

تُعقد اجتماعات المستوى 10 في نفس الوقت من نفس اليوم كل أسبوع، وتتبع إجراءات قياسية حتى يعرف الجميع ما يمكن توقعه ويستعدوا وفقًا لذلك.

وبناءً على ما سبق، لا ينبغي أن يكون من المفاجئ أن إدارة هذا النوع من الاجتماعات تتطلب تيسيرًا قويًا ومدونًا/مديرًا دقيقًا — ويفضل أن يكونوا نفس الأشخاص كل أسبوع لضمان الاستمرارية.

يتمثل دور الميسر في حث المشاركين على الالتزام بجدول أعمال الاجتماع وتطبيق آداب الاجتماع — مثل الاستعداد والالتزام بالأطر الزمنية المحددة في جدول الأعمال. أما المسؤول، فيقوم بتدوين ملاحظات الاجتماع، وتحديث قائمة المهام (التي تعد جزءًا من جدول الأعمال)، وإبقاء الجميع على اطلاع.

مع توفر الأشخاص والعمليات والأدوات المناسبة، فإن اجتماعات المستوى 10 تستحق كل هذا الجهد.

هيكل اجتماع المستوى 10

أحد مفاتيح النجاح هنا هو أن معظم اجتماعات المستوى 10 تتبع نفس جدول الأعمال. دعونا نلقي نظرة على ما يعنيه ذلك بالضبط، خطوة بخطوة.

Segue

المدة: 5 دقائق

يبدأ الاجتماع بفترة انتقالية — تُعرف أيضًا باسم "تسجيل الحضور". يشارك كل عضو في الفريق أخبارًا سارة على الصعيد الشخصي أو المهني، على سبيل المثال، إنجاز أو لحظة إيحاء من أسبوعه. يمنح هذا الجميع فرصة للتواجد الكامل في الاجتماع، ويخلق روابط داخل فريق القيادة، ويبدأ الجلسة بنبرة إيجابية. 😊

بطاقة الأداء

المدة: 5 دقائق

يستعرض هذا القسم الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) — أو مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) — التي تساهم في تحقيق أهداف الشركة. يقوم صاحب كل مقياس رئيسي ببساطة بتقديم ملاحظات حول ما إذا كان المقياس "على المسار الصحيح" أم "خارج المسار"، دون تقديم أي تفسير إضافي في هذه المرحلة. إذا كان خارج المسار، يتم نقله إلى قائمة المشكلات، والتي سيتم مناقشتها لاحقًا في الاجتماع.

مراجعة روك

المدة: 5 دقائق

"الروك" هي أهداف ربع سنوية، وعادةً ما يكون كل عضو في الفريق مسؤولاً عن ثلاثة إلى خمسة منها. تتكون تحديثات "الروك" أيضًا من رد "على المسار الصحيح" أو "خارج المسار الصحيح" فقط، مع نقل أي مشكلات إلى قائمة المشكلات. 🪨

أهم الأخبار المتعلقة بالعملاء والموظفين

المدة: 5 دقائق

هنا يشارك الحاضرون أي أخبار جيدة أو سيئة عن الموظفين أو العملاء. يتم الاحتفال بالأخبار الجيدة، بينما تنتقل الأخبار السيئة مباشرة إلى قائمة المشكلات.

قائمة المهام

المدة: 5 دقائق

تتناول قائمة المهام بنود العمل التي يجب إنجازها في غضون 7 أيام. وبالتالي، فإن العديد من البنود التي نوقشت في الاجتماع السابق قد تم إنجازها خلال الأسبوع الماضي. وفي الاجتماع الحالي، يصنف الحاضرون هذه البنود إما على أنها "منجزة" أو "غير منجزة". يمكن نقل أي بنود تندرج ضمن الفئة الأخيرة إما إلى الأسبوع التالي لإعادة النظر فيها في الاجتماع التالي أو — إذا أصبحت مشكلة — نقلها إلى قائمة المشكلات لهذا الأسبوع.

قائمة القضايا

المدة: 60 دقيقة

يُعرف هذا الجزء من الاجتماع أيضًا باسم "تحديد، مناقشة، حل" (IDS®)، وهو مخصص لكشف الجذور الحقيقية للمشكلات ثم طرح الأفكار لحلها. بعد تلخيص سريع للمشكلات الموجودة في القائمة من الأسبوع الماضي بالإضافة إلى أي مشكلات تمت إضافتها خلال هذا الاجتماع، يصوت الحاضرون على كيفية ترتيب أولوياتها. ثم يتناولون أهم ثلاث مشكلات، بدءًا من الأكثر أهمية. تُضاف أي خطوات تالية إلى قائمة المهام. إذا لم يتم التعامل مع مشكلة ما على القائمة في غضون بضعة أسابيع، يتم نقلها إلى قائمة طويلة الأجل لمناقشتها خلال الاجتماع الفصلي التالي.

خلاصة

المدة: 5 دقائق

تُخصص الدقائق الأخيرة لمراجعة قائمة المهام والخطوات التالية. كما يقرر الحاضرون أي رسائل متتالية سيتم تمريرها إلى بقية أفراد المؤسسة. وأخيرًا، يقومون بتقييم الاجتماع من 1 إلى 10، وإذا كان المتوسط أقل من 8، فإنهم يناقشون ما يمكنهم فعله بشكل مختلف في المرة القادمة.

بفضل هذا النموذج الواضح لـ L10، يتم دائمًا تغطية أهم الموضوعات وستتمكن من إنهاء اجتماعك في الوقت المحدد، في كل مرة. ⏱️

10 نصائح لتحسين اجتماعاتك من المستوى 10

الآن بعد أن عرفت ما الذي تسعى إليه، دعنا نلقي نظرة على كيفية الارتقاء بمستوى تلك الاجتماعات إلى مستوى أعلى — وتوفير الوقت والجهد للجميع.

1. استفد إلى أقصى حد من أدوات الاجتماعات

يمكن أن تكون التكنولوجيا الحديثة نعمة حقيقية، وبرامج إدارة الاجتماعات هي مثال بارز على ذلك.

خذ ClickUp Meetings على سبيل المثال. توفر منصة الاجتماعات عبر الإنترنت هذه قوائم مراجعة للتخطيط، وقوالب للاجتماعات، وأدوات لتدوين الملاحظات، وإدارة مهام رائعة، وغير ذلك الكثير — كلها مصممة لتسهيل حياتك. ابدأ باستخدام قالب اجتماع ClickUp Level 10 وانطلق من هناك.

معلومات مفيدة: تغطي قوالب ClickUp جميع الاحتمالات تقريبًا. بدءًا من قوالب بدء المشاريع التي تساعدك على التخطيط وتحديد الأولويات وصولًا إلى قوالب الاجتماعات الفردية لإدارة فريقك، لن تضطر أبدًا إلى البدء من الصفر مرة أخرى.

2. حدد المواعيد بشكل استراتيجي

لتعزيز أهمية اجتماع المستوى 10 الخاص بك، عقده في نفس الوقت كل أسبوع. عندما يكون مدرجًا دائمًا في التقويم، يعتاد الحاضرون على الاستعداد له، وتتعلم فرقهم كيفية جدولة الاجتماعات الأخرى حوله. 🗓️

أصبح جدولة الاجتماعات أمرًا سهلاً للغاية بفضل عرض التقويم في ClickUp. ما عليك سوى إعداد اجتماع متكرر ودعوة جميع الحاضرين الضروريين. ثم قم بربط جميع مستندات الاجتماع بهذا الاجتماع، حتى يتمكن الجميع من العثور عليها.

3. انشر جدول أعمال اجتماعك مبكرًا

كلما أسرعت في إصدار جدول أعمال اجتماع المستوى 10، زاد الوقت المتاح للجميع لجمع البيانات والاستعداد للاجتماع. كما يحدد جدول الأعمال توقعات واضحة بشأن الموضوعات التي سيتم تناولها، مما يحافظ على تركيز الجميع.

استخدم ClickUp Docs ونموذج ClickUp Agenda لوضع جدول أعمال اجتماع كل أسبوع. اكتب جدول الأعمال بنفسك أو تعاون مع الفريق بأكمله، حيث يتم تمييز كل مستخدم في النظام برقم تعريف لونه الخاص. تسهل أدوات التنسيق المدمجة إنشاء مستند نهائي ذي مظهر احترافي دون بذل جهد إضافي.

4. التزم بمواعيد الاجتماع

يكمن جزء من سر نجاح اجتماع المستوى 10 في اتباع الإجراءات بدقة. ويبدأ ذلك بالبدء في الموعد المحدد — وهو ما يعني، بدوره، تشجيع المشاركين على الوصول قبل خمس دقائق من الموعد المحدد للاستعداد.

اجعل المشاركين يلتزمون بالجدول الزمني باستخدام تذكيرات ClickUp. قم بتعيين تذكير لحث المشاركين على الاستعداد للاجتماع مسبقًا، حتى لا يضطر أحد إلى التسرع في اللحظة الأخيرة، مما يؤدي إلى تأخير الاجتماع. ثم قم بتعيين تذكير آخر لإعلامهم بأن الاجتماع على وشك البدء حتى يقوم الجميع بتسجيل الدخول ويكونوا جاهزين في الوقت المناسب. 🔔

5. استخدم الأدوات المرئية لتحقيق الوضوح

يعد ترتيب أولويات البنود الموجودة في قائمة المشكلات خطوة مهمة جدًا في مرحلة تحديد المشكلات (IDS) من الاجتماع — ومن المستحيل تحديد الأولويات إذا كنت لا تعرف ما الذي تضع له الأولوية. قم بإنشاء قائمة واضحة ليراها الجميع، حتى يتمكنوا من اتخاذ قرارات جيدة.

إحدى الطرق الفعالة للغاية للقيام بذلك هي استخدام لوحة ClickUp البيضاء. يمكن لمسجل الملاحظات نقل المشكلات الموجودة في قائمة المشكلات إلى اللوحة البيضاء في بداية الجلسة. تتيح أدوات التعاون في ClickUp لأي شخص تسجيل المشكلة التي يطرحها فور ظهورها، مما يمنحك قائمة كاملة لتسهيل تحديد الأولويات بحلول الوقت الذي تصل فيه إلى مرحلة حل المشكلات في الاجتماع. ثم ما عليك سوى وضع علامة على العناصر التي تم التعامل معها.

6. قم بتدوين ملاحظات جيدة للاجتماع

يعد إنشاء سجل دقيق لما حدث في الاجتماع أمرًا بالغ الأهمية. تشكل محاضر الاجتماعات الأساس للاجتماعات المستقبلية، مما يضمن الاستمرارية والتقدم. كما أنها تعتبر الكلمة الفصل عندما تختلف الذكريات حول ما حدث.

برنامج جيد لتدوين محاضر الاجتماعات يحدث فرقًا كبيرًا هنا. قد ترغب في البدء باستخدام ClickUp Notepad لتدوين الملاحظات أثناء الاجتماع. ثم اطلب من مساعد الكتابة بالذكاء الاصطناعي في ClickUp تلخيص تلك الملاحظات لك وتحويلها إلى محضر اجتماع. يوفر قالب محضر اجتماع ClickUp إطارًا جاهزًا، مما يضمن الاتساق في جميع محاضر اجتماعاتك. 📝

7. سجل مقاطع الفيديو المهمة

غالبًا ما يشارك المشاركون الشرائح أو المستندات الأخرى خلال اجتماعات المستوى 10. وتعد هذه العناصر المرئية جزءًا مهمًا من محضر الاجتماع، وغالبًا ما يتم توزيعها كمستندات منفصلة قبل الاجتماع أو بعده.

ولكن هناك طريقة أسهل. يقوم ClickUp Clip بالتقاط مقاطع فيديو لشاشتك أو علامة تبويب المتصفح أو نافذة التطبيق — بما في ذلك تسجيل صوتي إذا اخترت ذلك — لتوفير سياق للمحادثة. يمكنك حفظ المقاطع كجزء من سجل الاجتماع ومشاركتها باستخدام رابط عام يتم تشغيله مباشرة في متصفحك.

8. قم بتركيز محادثاتك

قد يكون لدى الحاضرين أسئلة أو اقتراحات مسبقًا أو قد يرغبون في إضافة أفكار إضافية بعد الاجتماع. يمكنك استخدام البريد الإلكتروني لإجراء تلك المحادثات، لكن سلاسل الرسائل الإلكترونية ليس من السهل دائمًا العثور عليها أو متابعتها، بالإضافة إلى أنها منفصلة عن الاجتماع نفسه.

بدلاً من ذلك، أنشئ قناة مخصصة باستخدام عرض ClickUp Chat، لتبقي كل شيء مركزيًا ومترابطًا على منصة واحدة. استخدم قناة الدردشة لمشاركة التحديثات أو الموارد وإجراء المحادثات في الوقت الفعلي. يمكنك التحكم في من يمكنه الوصول إلى قناة الدردشة الخاصة بك، وإعداد إشعارات بالرسائل الجديدة، ومشاهدة الدردشة جنبًا إلى جنب مع عملك في ClickUp أثناء استعدادك للاجتماع. 💬

9. تبسيط سير عملك

تنتج معظم اجتماعات المستوى 10 قائمة من بنود العمل التي يجب التعامل معها — ولكن غالبًا ما لا يتم ذلك. السر في إنجازها هو إدراجها في سير عملك في أقرب وقت ممكن ثم متابعتها حتى اكتمالها.

يتيح لك ClickUp تحويل النص من أي مستند أو لوحة بيضاء في ClickUp إلى مهام ClickUp بنقرة زر واحدة — دون الحاجة إلى النسخ واللصق. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء بنود عمل أو تعيين مهام مباشرةً من مفكرة ClickUp أو مستند أو لوحة بيضاء أو دردشة أو مستندات أكثر رسمية مثل محاضر الاجتماعات.

ثم تتولى وظيفة إدارة المشاريع في ClickUp إدارة تلك المهمة، مما يساعدك على تحديد أولوياتها ودمجها بسلاسة في سير عملك. يمكنها حتى إرسال إشعارات إليك عندما يقترب موعدها للتأكد من أنك على المسار الصحيح حتى الانتهاء منها.

10. استفد من مجموعتك التقنية

بدلاً من الاستثمار في أدوات جديدة لاجتماع المستوى 10، استفد إلى أقصى حد من الأدوات التي تستخدمها بالفعل. على سبيل المثال، إذا كان فريق القيادة لديك يفضل استخدام Zoom أو Microsoft Teams، أو إذا كانوا متمسكين باستخدام تقويمات Google، فاتبعهم في ذلك حيثما أمكن.

يقدم ClickUp مجموعة كبيرة من عمليات التكامل، بما في ذلك Microsoft Teams وZoom، بالإضافة إلى Apple وOutlook وGoogle Calendar. ابدأ اجتماع Zoom مباشرةً من مهمة أو قم بمزامنة المهام من ClickUp مع التقويم الذي تختاره، وغير ذلك الكثير.

مكافأة: قارن بين MS Teams و Zoom!

عقد اجتماعات المستوى 10 بكفاءة وفعالية

تم تطوير اجتماعات المستوى 10 بواسطة EOS Worldwide لتحسين إنتاجية الاجتماعات وفعاليتها. تُعقد هذه الاجتماعات في نفس الوقت من كل أسبوع، وتتبع نموذجًا محددًا، ويحضرها فريق القيادة بأكمله. 💯

يركز هذا النوع من الاجتماعات بشكل كبير على التوافق مع الأهداف الاستراتيجية. يبدأ الاجتماع بمراجعة موجزة، ثم يستعرض بسرعة التقدم المحرز مقارنة بمقاييس بطاقة الأداء والأهداف الفصلية وقوائم المهام الأسبوعية. بعد ذلك، يُخصص معظم وقت الاجتماع لفهم وحل المشكلات التي تعوق تحقيق أهداف العمل.

على الرغم من أن اجتماعات المستوى 10 تُدار بالفعل بكفاءة أكبر بكثير من معظم الاجتماعات، إلا أن هناك دائمًا مجالًا للتحسين. تعمل أدوات الاجتماعات عبر الإنترنت مثل ClickUp على تبسيط كل جانب من جوانب اجتماعات المستوى 10، مما يوفر الوقت والجهد في كل خطوة.

سجل مجانًا في ClickUp اليوم لإنجاز المزيد في وقت أقل، كل يوم. 🙌