يعتبر الكثير من الناس أن اجتماعات فريق القيادة مضيعة كبيرة للوقت. وذلك لأن معظم الاجتماعات تكون مبعثرة وغالباً ما تخرج عن مسارها بسبب ديناميكيات الفريق .

يركز الاجتماع الفعال حقًا على ما هو مهم حقًا وما يجب أن يحدث بعد ذلك. أدخل اجتماع المستوى 10.

دعونا نستكشف ما هو اجتماع المستوى العاشر ولماذا يعمل بشكل جيد. ثم سنلقي نظرة على هيكلية الاجتماع ونتعلم بعض الطرق للارتقاء بفرقك القيادية إلى المستوى التالي. لن تقوم بالاجتماعات بنفس الطريقة مرة أخرى. ✨

ما هو اجتماع المستوى 10؟

قم بإنشاء جدول أعمال اجتماعك بسرعة على مستند تعاوني في ClickUp

تم تطوير قالب اجتماع المستوى 10 (L10) لمساعدة رواد الأعمال وفرق القيادة والشركات الناشئة على تحديد المشكلات ومناقشتها وحلها. هذا الاجتماع الذي يستغرق 90 دقيقة يحضره فريق القيادة بأكمله كل أسبوع.

بينما اجتماعات الوقوف التركيز على المهام اليومية و اجتماعات العملاء غالبًا ما تتمحور حول بناء العلاقات وجمع المعلومات، في حين أن اجتماعات L10 تركز بشكل أكبر على الاستراتيجية وحل المشكلات. فهي تشجع الوضوح والمواءمة والعمل، وبالتالي تحسين الإنتاجية وزيادة الإيرادات وتعزيز التعاون داخل فريق القيادة. 👪

اجتماعات L10 الأسبوعية هي مجرد واحدة من الأدوات والمبادئ التي تشكل نظام التشغيل الريادي (EOS). يعتمد نظام التشغيل الريادي الذي أسسه جينو ويكمان على ستة عناصر رئيسية هي

• الرؤية
• الأشخاص
• البيانات
• القضايا
• العملية
• الجذب

يتم التطرق إلى كل عنصر من هذه العناصر خلال اجتماعات L10، مع قضاء الجزء الأكبر من الوقت في التعامل مع أهم ثلاث قضايا على جدول الأعمال.

مزايا اجتماعات المستوى 10 الاجتماعات

اجتماعات المستوى 10 فعالة للغاية وهناك عدة أسباب لذلك.

أنها موجهة نحو تحقيق الأهداف

تكون أهداف العمل والأهداف الاستراتيجية في المقدمة طوال الاجتماع. يشارك الحاضرون تحديثات سريعة حول مقاييس بطاقة الأداء الخاصة بهم، مما يوفر لمحة سريعة عن أداء الأعمال فيما يتعلق بتلك الأهداف. هذا يجعل من السهل الحفاظ على المواءمة ومواصلة التحرك في الاتجاه الصحيح. 🎯

يحلون المشاكل

تركز ستون دقيقة من أصل 90 دقيقة من هذا الاجتماع الأسبوعي على فهم المشاكل التي تقف في طريق تحقيق أهداف الشركة. يتم قضاء وقت الاجتماع بشكل جيد في التعامل مع الأسباب الجذرية والبحث عن حلول على المستوى الاستراتيجي. تم تصميم هذا الشكل لحل المشاكل قبل أن تصبح مشاكل أكبر، مما يوفر الوقت والطاقة في المستقبل.

إنها مركزة للغاية وقابلة للتنفيذ

كل بند من بنود جدول الأعمال له إطار زمني محدد (قصير في الغالب) مخصص له، لذلك لا يضيع أي وقت. بنود العمل يتم توثيقها بوضوح، والإبلاغ عنها، وإما شطبها أو ترحيلها أو إثارتها كقضايا. ✅

لديهم هيكل واضح

تُعقد اجتماعات L10 في نفس الوقت وفي نفس اليوم من كل أسبوع، وتتبع نظامًا عملية قياسية حتى يعرف الجميع ما يمكن توقعه ويمكنهم الاستعداد وفقًا لذلك.

ومع ذلك، لا ينبغي أن يكون من المفاجئ أن إدارة هذا النوع من الاجتماعات يتطلب تيسيراً قوياً وكاتباً/مسؤولاً دقيقاً - ويفضل أن يكون نفس الأشخاص كل أسبوع لإرساء الاستمرارية.

يتمثل دور الميسّر في إلزام الأشخاص بجدول أعمال الاجتماع وتطبيقه آداب الاجتماع -مثل الاستعداد والالتزام بالأطر الزمنية لجدول الأعمال. يقوم المسؤول بتدوين ملاحظات الاجتماع، وتحديث قائمة المهام (التي تعد جزءًا من جدول الأعمال)، وإبقاء الجميع على اطلاع.

مع وجود الأشخاص المناسبين والعمليات والأدوات المناسبة، فإن اجتماعات L10 تستحق الجهد المبذول.

المستوى 10 هيكل الاجتماعات

أحد مفاتيح النجاح هنا هو أن معظم اجتماعات المستوى 10 من المستوى 10 تتبع نفس جدول الأعمال. دعونا نلقي نظرة على ما يستلزمه ذلك بالضبط، خطوة بخطوة.

المسار

الوقت: 5 دقائق

يُفتتح الاجتماع بـ segue - والمعروف أيضًا باسم تسجيل الدخول. يشارك كل عضو من أعضاء الفريق أخبارًا شخصية أو مهنية جيدة، على سبيل المثال، فوز أو لحظة مهمة من أسبوعه. يمنح ذلك الجميع فرصة للتواجد بشكل كامل في الاجتماع، ويخلق روابط داخل فريق القيادة، ويبدأ الجلسة بشكل إيجابي

بطاقة النتائج

الوقت: 5 دقائق

يستعرض هذا القسم الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) - أو مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) - التي تساهم في تحقيق أهداف العمل. يقوم مالك كل مقياس رئيسي ببساطة بتغذية ما إذا كان المقياس الخاص به "على المسار الصحيح" أو "خارج المسار الصحيح"، دون مزيد من التوضيح في هذه المرحلة. إذا كان المقياس خارج المسار الصحيح، يتم نقله إلى قائمة المشكلات التي ستتم مناقشتها لاحقًا في الاجتماع.

مراجعة الصخور

الوقت: 5 دقائق

الصخور هي أهداف ربع سنوية، وعادة ما يكون كل عضو في الفريق مسؤولاً عن ثلاثة إلى خمسة منها. تتألف تحديثات الصخور أيضًا من مجرد استجابة "على المسار الصحيح" أو "خارج المسار الصحيح"، مع نقل أي مشكلات إلى قائمة المشكلات. 🪨

العميل و عناوين الموظفين

الوقت: 5 دقائق

هنا يشارك الحضور أي أخبار جيدة أو سيئة عن الموظفين أو العملاء. يتم الاحتفاء بالأخبار الجيدة وتنتقل الأخبار السيئة مباشرة إلى قائمة القضايا.

قائمة المهام

الوقت: 5 دقائق

تتناول قائمة المهام بنود العمل المطلوب إنجازها خلال 7 أيام. على هذا النحو، فإن العديد من البنود التي تمت مناقشتها في الاجتماع السابق قد تم الانتهاء منها خلال الأسبوع السابق. في الاجتماع الحالي، يعلن الحاضرون أنها إما "تم إنجازها" أو "لم يتم إنجازها" يمكن لأي بنود تقع في الفئة الأخيرة إما أن تنتقل إلى الأسبوع التالي ليتم إعادة النظر فيها في الاجتماع التالي أو - إذا أصبحت مشكلة - تنتقل إلى قائمة القضايا لهذا الأسبوع.

قائمة القضايا

الوقت: 60 دقيقة

يُعرف هذا الجزء من الاجتماع باسم "تحديد، مناقشة، حل"، وهو مخصص للكشف عن الجذور الحقيقية للمشاكل ومن ثم العصف الذهني لحلها . بعد تلخيص سريع للمشكلات المدرجة في القائمة من الأسبوع الماضي بالإضافة إلى أي مشكلة تمت إضافتها خلال هذا الاجتماع، يصوت الحاضرون على كيفية ترتيبها حسب الأولوية. ثم يعالجون الثلاثة الأوائل، بدءاً بالأكثر أهمية. تتم إضافة أي خطوات تالية إلى قائمة المهام. إذا لم يتم التعامل مع أي مشكلة في القائمة في غضون بضعة أسابيع، يتم نقلها إلى قائمة طويلة الأجل لمناقشتها خلال الاجتماع الفصلي التالي.

اختتام

الوقت: 5 دقائق

يتم قضاء الدقائق القليلة الأخيرة في مراجعة قائمة المهام والخطوات التالية. يقرر الحاضرون أيضًا أي رسائل متتالية يتم تمريرها إلى بقية أعضاء المنظمة. وأخيرًا، يقيمون الاجتماع من أصل 10، وإذا كان المعدل أقل من 8، يناقشون ما يمكن أن يفعلوه بشكل مختلف في المرة القادمة.

مع وجود مثل هذا التقييم الواضح قالب L10 ، يتم دائمًا تغطية أهم المواضيع، ويجب أن تظل مغطاة في الوقت المحدد، في كل مرة. ⏱️

## 10 نصائح لتحسين المستوى 10 اجتماعاتك

الآن أنت تعرف ما الذي تهدف إليه، دعنا نلقي نظرة على كيفية الارتقاء بهذه الاجتماعات إلى مستوى أعلى - و توفير الوقت والجهد في كل مكان

1. الاستفادة القصوى من أدوات الاجتماع

يمكن أن تكون التكنولوجيا الحديثة نعمة حقيقية - و برنامج إدارة الاجتماعات هو مثال رئيسي على ذلك.

خذ اجتماعات ClickUp على سبيل المثال. توفر منصة الاجتماعات عبر الإنترنت هذه قوائم مراجعة للتخطيط، وقوالب للاجتماعات، وأدوات لتدوين الملاحظات، وإدارة رائعة للمهام، وغير ذلك الكثير - كل ذلك مصمم لجعل حياتك أسهل. ابدأ ب قالب اجتماعات ClickUp المستوى 10 وخذها من هناك.

من الجيد أن تعرف: النقر فوق القوالب تغطي جميع الاحتمالات تقريبًا. من قوالب بدء المشروع التي تساعدك على التخطيط وتحديد الأولويات من أجل قوالب الاجتماعات الفردية لإدارة فريقك، لن تحتاج أبدًا إلى البدء من الصفر مرة أخرى.

2. جدولة بشكل استراتيجي

إدارة المشاريع وتنظيمها، وجدولة المهام عبر طريقة عرض التقويم المرنة للحفاظ على مزامنة الفرق

لتعزيز أهمية اجتماع L10، قم بعقده في نفس الوقت كل أسبوع. عندما يكون دائمًا في التقويم، يعتاد الحاضرون على التحضير له وتتعلم فرقهم جدولة الاجتماعات الأخرى حوله. 🗓️

إن جدولة الاجتماعات أمر سهل للغاية مع عرض تقويم ClickUp . ما عليك سوى إعداد اجتماع متكرر، ودعوة جميع الحاضرين اللازمين. ثم اربط جميع مستندات الاجتماع بذلك الاجتماع، حتى يتمكن الجميع من العثور عليها.

3. احصل على جدول أعمال اجتماعك في وقت مبكر

كلما قمت بإخراج جدول أعمال اجتماع L10 في وقت مبكر، كلما كان لدى الجميع وقت أطول لجمع البيانات للتحضير للاجتماع. يحدد جدول الأعمال أيضًا توقعات واضحة لما سيتم التعامل معه، مما يحافظ على تركيز الجميع.

استخدم مستندات ClickUp و قالب جدول أعمال ClickUp لصياغة جدول أعمال اجتماع كل أسبوع. اكتب جدول الأعمال بنفسك أو تعاون مع الفريق بأكمله، مع تمييز كل مستخدم على النظام بمعرف اللون الخاص به. أدوات التنسيق المدمجة تجعل من السهل إنشاء مستند نهائي بمظهر احترافي دون بذل جهد إضافي.

4. التزم بتوقيت الاجتماع

قم بإعداد التذكيرات بسهولة باستخدام الأمر "R" في ClickUp

جزء من سر اجتماع المستوى 10 هو اتباع العملية بدقة. ويبدأ ذلك بالبدء في الوقت المحدد - وهو ما يعني بدوره تشجيع الأشخاص على الوصول إلى هناك قبل خمس دقائق من الموعد المحدد للاستقرار.

حافظ على التزام الأشخاص بالجدول الزمني من خلال تذكيرات ClickUp . قم بتعيين تذكير لمطالبة المشاركين بالتحضير للاجتماع قبل الاجتماع بوقت كافٍ، حتى لا يتدافع الجميع في اللحظة الأخيرة، مما يؤخر الاجتماع. ثم قم بتعيين تذكير آخر لإعلامهم بأن الاجتماع على وشك البدء حتى يتمكن الجميع من تسجيل الدخول والاستعداد للذهاب في الوقت المناسب. 🔔

5. استخدم أدوات مرئية للوضوح

يعد تحديد أولويات العناصر في قائمة المشكلات خطوة مهمة للغاية في مرحلة تحديد الأولويات في الاجتماع، ومن المستحيل تحديد الأولويات إذا لم تكن تعرف ما الذي تحدد أولوياته. قم بإنشاء قائمة واضحة ليراها الجميع، حتى يتمكنوا من اتخاذ قرارات جيدة.

إحدى الطرق الفعالة للغاية للقيام بذلك هي باستخدام ClickUp Whiteboard . يمكن لكاتبك نقل المشكلات الموجودة في قائمة المشكلات إلى السبورة في بداية الجلسة. تسمح أدوات التعاون في ClickUp لأي شخص بتسجيل المشكلة التي يطرحها عند ظهورها، مما يمنحك قائمة كاملة لتحديد الأولويات بسهولة عند وصولك إلى مرحلة حل المشكلات في الاجتماع. ثم قم ببساطة بالتحقق من العناصر أثناء التعامل معها.

6. دوّن ملاحظات الاجتماع بشكل جيد

تلخيص ملاحظات الاجتماع في ثوانٍ باستخدام ClickUp AI

إن إنشاء سجل دقيق لما حدث في الاجتماع أمر بالغ الأهمية. تشكل محاضر الاجتماعات أساس الاجتماعات المستقبلية، مما يضمن الاستمرارية والمضي قدماً. كما أنها بمثابة الكلمة الأخيرة عندما تختلف ذكريات ما حدث.

جيد برنامج محاضر الاجتماعات يحدث كل الفرق هنا. قد ترغب في البدء باستخدام انقر فوق المفكرة لتدوين الملاحظات أثناء الاجتماع. ثم اطلب من انقر فوق مساعد الكتابة بالذكاء الاصطناعي لتلخيص تلك الملاحظات لك وتحويلها إلى محاضر اجتماعات. إن قالب محضر اجتماع ClickUp إطار عمل جاهز، مما يضمن الاتساق في جميع محاضر اجتماعاتك. 📝

7. التقط مقاطع فيديو مهمة

شارك تسجيلات الشاشة لإيصال رسالتك بدقة دون الحاجة إلى سلسلة رسائل بريد إلكتروني أو اجتماع شخصي باستخدام Clip by ClickUp

غالباً ما يشارك المشاركون الشرائح أو المستندات الأخرى خلال اجتماعات L10. وتُعد هذه المرئيات جزءًا مهمًا من سجل الاجتماع، وغالبًا ما يتم تعميمها كمستندات منفصلة قبل الاجتماع أو بعده.

ولكن هناك طريقة أسهل. كليك أب كليب يلتقط مقاطع فيديو لشاشتك أو علامة تبويب المتصفح أو نافذة التطبيق - بما في ذلك تسجيل صوتي إذا اخترت ذلك - لتوفير سياق للمحادثة. يمكنك حفظ المقاطع كجزء من سجل الاجتماع ومشاركتها باستخدام رابط عام يتم تشغيله مباشرةً في متصفحك.

8. جعل محادثاتك مركزية

قد يكون لدى الحاضرين أسئلة أو اقتراحات قبل الاجتماع أو يرغبون في إضافة أفكار إضافية بعد ذلك. يمكنك استخدام البريد الإلكتروني لإجراء تلك المحادثات، ولكن ليس من السهل دائمًا العثور على سلاسل البريد الإلكتروني أو متابعتها، بالإضافة إلى أنها منفصلة عن الاجتماع نفسه.

بدلاً من ذلك، قم بإنشاء قناة مخصصة مع عرض ClickUp Chat مع الحفاظ على مركزية كل شيء وربطه على منصة واحدة. استخدم قناة الدردشة لمشاركة التحديثات أو الموارد وإجراء محادثات في الوقت الفعلي. يمكنك التحكم في من لديه حق الوصول إلى قناة الدردشة الخاصة بك، وإعداد إشعارات بالرسائل الجديدة، ومشاهدة الدردشة إلى جانب عملك في ClickUp أثناء التحضير للاجتماع. 💬

9. تبسيط سير عملك

استخدم ClickUp Whiteboards لتعيين المهام، ووضع علامات على المُعيَّنين وأي شيء مطلوب لبدء تعاونك التالي

تنشئ معظم اجتماعات L10 قائمة من عناصر العمل التي يجب التعامل معها - ولكن غالبًا ما لا يتم التعامل معها. تكمن الحيلة لإنجازها في وضعها في سير عملك في أقرب وقت ممكن ثم تتبعها حتى الانتهاء منها.

يسمح لك ClickUp بتحويل النص من أي مستند أو لوح أبيض من ClickUp إلى مهام ClickUp بنقرة زر واحدة - لا حاجة إلى المزيد من النسخ واللصق. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء عناصر الإجراءات أو تعيين المهام مباشرةً من ClickUp Notepad أو المستند أو السبورة أو الدردشة أو المزيد من المستندات الرسمية مثل محاضر الاجتماعات.

ثم إدارة مشروع ClickUp's ClickUp لإدارة تلك المهمة، مما يساعدك على تحديد أولوياتها وإدراجها بسلاسة في سير عملك. ويمكنها أيضًا إرسال إشعارات لك عندما يقترب موعد استحقاقها للتأكد من بقائك على المسار الصحيح لإكمالها.

10. استفد من مجموعتك التقنية

بدلاً من الاستثمار في أدوات جديدة لاجتماع L10، استفد إلى أقصى حد من الأدوات التي تستخدمها بالفعل. على سبيل المثال، إذا كان فريق قيادتك يفضل استخدام Zoom أو Microsoft Teams، أو إذا كان فريقك القيادي يفضل استخدام تقويمات Google، فقم باستخدامها حيثما أمكن.

تقدم ClickUp مجموعة من عمليات التكامل بما في ذلك Microsoft Teams و تكبير بالإضافة إلى Apple و Outlook و تقويم جوجل . ابدأ اجتماع Zoom مباشرةً من إحدى المهام أو قم بمزامنة المهام من ClickUp مع التقويم الذي تختاره، وغير ذلك الكثير.

إجراء اجتماعات فعالة و فعالة من المستوى العاشر

تم تطوير اجتماعات L10 من قبل EOS Worldwide لتحسين إنتاجية الاجتماعات وفعاليتها. تُعقد في نفس الوقت كل أسبوع، وتتبع نموذجًا محددًا، ويحضرها فريق القيادة بأكمله. 💯

يركز هذا النوع من الاجتماعات بشكل كبير على المواءمة مع الأهداف الاستراتيجية. يبدأ الاجتماع بمراجعة موجزة وسريعة للتقدم المحرز مقابل مقاييس بطاقة الأداء والأهداف الفصلية وقوائم المهام الأسبوعية. ثم يتم قضاء معظم وقت الاجتماع في فهم وحل المشكلات التي تقف في طريق تحقيق أهداف العمل.

على الرغم من أن اجتماعات L10 تُدار بالفعل بكفاءة أكبر بكثير من معظم الاجتماعات، إلا أن هناك دائمًا مجال للتحسين. أدوات الاجتماعات عبر الإنترنت مثل ClickUp تبسط كل جانب من جوانب اجتماعات L10 الخاصة بك، مما يوفر الوقت والجهد في كل مرة. اشترك مجاناً مع ClickUp اليوم لإنجاز المزيد من المهام في وقت أقل، كل يوم. 🙌