في عالم الأعمال التجارية، يمكن أن تنهال عليك المصطلحات التي لا نهاية لها - "دعنا نبدأ العمل ونبحث في الاستفادة من الفريق لتوحيد التدفقات وتعزيز الكفاءات الأساسية، قبل أن نعود لاحقًا لنستكمل الحديث عن ذلك" - مما يجعل الحياة مربكة للغاية.
لتقطيع اللغة، فكر في بنود العمل. فهي لا تبدو مثيرة للإعجاب أو ثورية. لكنها أكثر فعالية بكثير في إنجاز الأمور من البنود التقليدية قائمة المهام التقليدية سواء كان ذلك في المكتب أو المطبخ.
المفتاح بالنسبة لعناصر العمل هو أنها تشير إلى شيء يجب القيام به. يمكن أن يؤدي اتباع طريقة مخصصة لصياغة المهام من حيث الإجراء المطلوب، وليس النتيجة المرجوة، إلى تعزيز الإنتاجية بشكل كبير وتقريبك من طموحاتك طويلة المدى.
ما هو بند العمل؟
في حين قد يبدو عنصرالعمل اسمًا مستعارًا للمهمة في الشركة، إلا أنهما هما شيئان مختلفان. تظهر المهمة عادةً في قائمة المهام كنقطة نقطية قصيرة وبسيطة. لا توجد عادةً أي معلومات جوهرية، بخلاف ماذا_.
أما عنصر الإجراء، من ناحية أخرى، فهو عبارة عن مهمة أكثر شمولاً ولكنها لا تزال موجزة نسبيًا مع وصف يحدد المهمة من حيث من وماذا وكيف و متى. وبالتالي، يمكن لأي شخص يتلقاها أن يصبح مألوفًا إلى حد ما على الفور.
وفي الوقت نفسه، في العمل، يمكن أن يؤدي تقديم المهمة بهذه الطريقة إلى زيادة وضوح تحديد الموظف الذي سيكمل المهمة على أفضل وجه. هذا جزء من خطة العمل .
يتيح ذلك للمدير التفويض بسهولة أكبر دون الحاجة إلى الإبطاء وشرح الأمور مرتين. عناصر العمل تتحدث عن نفسها. تنزيل قالب عناصر العمل من ClickUp
5 نصائح لقائمة عناصر العمل
فيما يلي نصائحنا الخمس الرئيسية لإنشاء عناصر عمل رائعة تساعدك على الحفاظ على التركيز وإكمال المهام وتحقيق الأهداف:
1. اجعل عناصر العمل الخاصة بك ملموسة وليست مجردة
كما ذكرنا سابقًا، تُكتب المهام عادةً على شكل نتائج غير ملموسة ومجردة، مثل "إعداد عرض تقديمي"، في حين يجب أن تكون عناصر العمل قابلة للتقييم، وإجراءات ملموسة، مثل "التعاون مع التسويق في عرض تقديمي مدته 20 دقيقة مع النشرات يوم الاثنين" بالنسبة لبنود العمل الرائعة، ستحتاج إلى الخروج من الغيوم إلى أرض الواقع.
2. تفصيل عناصر العمل لتناسب سطرًا واحدًا ولكن مع تضمين وصف
إذا كان الأمر يستغرق وقتًا طويلاً للقراءة كما هو الحال في التنفيذ، فأنت تسير في الأمور بطريقة خاطئة. في حين أن عناصر الإجراءات المطولة قد تبدو أكثر إفادة، إلا أنها غالبًا ما تكون مربكة وغير منتجة. ليس من الضروري أن تكون مضحكة مثل السطر الواحد المضحك في نادي الكوميديا، ولكن يجب أن تكون مختصرة! ومع ذلك، احرص على إضافة معلومات تكميلية إذا كانت جزءًا لا يتجزأ من فهم الشخص المُكلف. أما إذا كنت تكتب لنفسك، فقد تنسى التفاصيل، لذا يمكنك إضافة وصف موجز لتلعب دورًا آمنًا.
3. اعمل بتنسيق متسق
بالطريقة نفسها التي يستطيع بها مؤرخو الفن تمييز لوحة رامبرانت من لوحة كارافاجيو، قد تصنع عناصر عملك اسمًا لنفسك إذا جاءت بشكل متسق وفعال. يؤدي الاتساق إلى فهم أفضل، مع ميزة إضافية تتمثل في أنك ستصبح أكثر كفاءة في إعداد عناصر العمل من خلال ممارسة نفس التنسيق.
4. صنف عناصر العمل الخاصة بك حسب السياق والإجراء والمورد.
من المهم، على الأقل من وجهة نظر الكفاءة، أن تقوم بالتنظيم والتصنيف حيثما أمكن. فيما يتعلق بعناصر الإجراءات، يجب عليك بالتأكيد ترتيبها من حيث سياقها (أي مشروع، نوع العمل، مجال العمل)، والإجراءات نفسها ( إبداعية والتواصلية والإدارية)، والموارد اللازمة ( الموظفين، والمواد، والوقت، والاستعانة بمصادر خارجية ). حتى لو كانت مجرد وسيلة للبقاء منظمًا، سترى فائدة كبيرة لترتيب عناصر عملك بهذه الطريقة.
5. الترحيل أثناء التعاون
إذا كانت عناصر العمل المعلقة تعتمد على تعاون العديد من الأشخاص، فيجب أن تكون واضحًا بشكل خاص حول هذه الحقيقة، مع التأكد من أن جميع الأفراد يعرفون دورهم في المهمة. في الحالات التي سيتم فيها تمرير عنصر العمل وترحيله إلى الآخرين، يجب أن يكون الجميع قادرًا على استلامه والعمل به. عند الانتهاء من عنصر العمل الخاص بك، يجب أن يكون هناك عنصر جديد ليحل محله، عنصر يحدّث الجميع. مع العمل التعاوني، من المهم بشكل خاص إعادة تقييم المعلومات التي يجب نقلها وما إذا كان التعاون نفسه لا يزال مطلوبًا.
مكافأة:_
_/مرجع/ https://clickup.com/blog/fact-sheet-templates// قوالب ورقة الحقائق *%/href/_
!
ما الذي يجعل عنصر العمل جيدًا؟
أولاً، ضع في اعتبارك المهمة: "_ابحث عن تجار جملة للمنتجات الجديدة." ما هي القيود؟ حسنًا، هذه في الحقيقة هي مجرد نتيجة نهائية، والتي من الواضح أنها ذات صلة ولكنها لا تفعل الكثير في حد ذاتها.
لا توجد إشارة إلى من هو المسؤول عن المهمة، أو كيف يجب القيام بها أو متى يجب الانتهاء منها. هذا ليس مفيدًا حقًا.
يجب أن تلتقط عناصر العمل:
- من المسؤول عن إكمال العمل؟
- ما هو العمل الذي يجب القيام به؟
- كيف يمكن تنفيذ الإجراء؟
- متى هو تاريخ الاستحقاق؟
إذن، باستخدام هذا النموذج، قد يُقرأ بند العمل على النحو التالي "يجب على قسم العمليات الاتصال بتجار الجملة المحتملين (انظر الدليل) لتأمين صفقة لمجموعة أدوات المطبخ الجديدة - الموعد المحدد 10 مارس."
المزايا وفيرة.
هناك صاحب مهمة واضح، ومخطط واضح لما يجب القيام به، وتاريخ استحقاق.
وهناك أيضًا بعض المعلومات ذات الصلة التي قد تسرّع العملية أيضًا.
لا تكثر من التفاصيل الإضافية، لأن ذلك قد يؤدي إلى نتائج عكسية. عنصر العمل ليس إرشادات للأجانب: "اتصل بتجار الجملة عن طريق التقاط جهاز الاتصال بيدك المهيمنة والاتصال بتسلسل الأرقام الصحيحة المكونة من 11 رقمًا"
إذا كنت ستضيف معلومات إضافية، فتأكد من أنها ذات قيمة و ذات صلة.
تمامًا كما أن لديك العديد من الأهداف لتحقيق هدف واحد أكبر، يمكن أن يكون لديك العديد من عناصر الإجراءات لكل هدف. للتلخيص,
- تعبر المهام عن النتائج المرجوة (الأهداف).
- تُظهر عناصر العمل الإجراءات الحرفية المطلوبة لتحقيقها.
كيف تكتب بنود العمل؟
كما نعلم الآن، تُستخدم عناصر العمل لتحديد الإجراءات اللازمة لإنجاز مهمة أو وظيفة ما. "قرد يرى، قرد يفعل"، إذا جاز التعبير. لذلك، لإنشاء عنصر إجراء، اسأل نفسك ما الذي يجب القيام به و كيف يمكنك القيام به.
حاول وصف الإجراء في جملة أو جملتين.
إذا بدا أن عنصر الإجراء الخاص بك يحتوي على الكثير من الخطوات، فقم بتقسيمه إلى مهام أصغر.
المفتاح هو كتابة عنصر العمل بمجرد أن تتوصل إليه. إذا كان واضحًا وموجزًا وقابلًا للتوصيل وصيغ بطريقة تسمح لك بإكمال المهمة في عدد قليل من الخطوات، يمكنك تسميته عنصر عمل والبدء في العمل!
مثال جيد يمكن العمل عليه مباشرةً بعد وضعه. إذا وجدت أن هذا ليس هو الحال، فمن المحتمل أنك جعلت عنصر العمل معقدًا للغاية أو غامضًا للغاية.
أمثلة على بند العمل
- المبيعات للاتصال عميل Springleaf بشأن التأخير في الشحن
- مناقشة تكنولوجيا المعلومات والوكالة لوضع اللمسات الأخيرة لتحديثات الموقع الإلكتروني للأسبوع القادم - يجب أن يتم ذلك بحلول يوم الخميس
- الموارد البشرية لإرسال تقرير الأداء (المقرر تقديمه في 25 يوليو) إلى مساعد المدير - نسخة ورقية.
- المتابعة مع مدير المشروع حول الميزانية والتكاليف الإضافية (من فبراير حتى أبريل) بحلول يوم الأربعاء
حتى لو كنت تكتب بنود العمل لنفسك، فلا يزال من الجيد أن تدرج جميع الأجزاء. ستفهم (على أمل!) ما تتحدث عنه.
قد تتمكن من الإفلات من حذف بعض التفاصيل، على الرغم من أنه إذا كانت الشركة تستخدم بنود العمل للتقارير اليومية للموظفين أو مراجعات الأداء ، فإن تضمين هذه المعلومات يثبت أنه من الأفضل الاحتفاظ بسجل لعملك.
خاتمة
لا يستغرق اتباع هذه النصائح لقائمة المهام وعناصر العمل الخاصة بك الكثير من الوقت على الإطلاق، ولكن يمكن أن يغير تمامًا طريقة كتابتك لعناصر العمل الخاصة بك وإدراجها.
مع ClickUp، لديك أدوات وميزات الإنتاجية المناسبة لتحسين عناصر العمل وقوائم المهام الخاصة بك. اشترك في ClickUp اليوم !