Bạn đang kiểm soát ngày của mình, hay ngược lại?
Một ngày có thể không đủ thời gian để hoàn thành tất cả những việc bạn muốn, và việc lập kế hoạch công việc kém chỉ làm cho tình hình trở nên tồi tệ hơn. Tất nhiên, không đi lấy đồ giặt là đúng giờ sẽ không gây ra rắc rối, nhưng bỏ lỡ một cuộc họp quan trọng thì hoàn toàn có thể!
Nếu bạn là người có lịch trình bận rộn, điều quan trọng là trở thành chủ nhân của thời gian, không phải nô lệ của nó. Đó là lúc các mẫu kế hoạch hàng ngày và mẫu kế hoạch hàng ngày phát huy tác dụng, theo đúng nghĩa đen!
Các mẫu này cho phép bạn lập kế hoạch lịch trình một cách tỉ mỉ, giúp bạn tự điều chỉnh khi gặp phải các yếu tố gây xao lãng và tối đa hóa năng suất. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn 10 mẫu kế hoạch hàng ngày tốt nhất giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách thông minh và tập trung nỗ lực. ⌛
Mẫu kế hoạch hàng ngày miễn phí là gì?
Lịch trình hàng ngày có nhiều tên gọi khác nhau – sổ tay cá nhân, lịch trình, hoặc thậm chí là sổ ghi chép hàng ngày. Truyền thống, nó là một cuốn sách nhỏ hoặc một cuốn sổ bìa cứng. Mặc dù các mẫu lịch trình hàng ngày in sẵn và có thể in ra có vẻ thẩm mỹ, nhưng chúng không thực sự giúp bạn brainstorm và tạo ra một lịch trình hiệu quả.
Nếu bạn muốn lập kế hoạch cho ngày của mình với mục đích rõ ràng hơn, mẫu kế hoạch hàng ngày kỹ thuật số có thể giúp bạn!
Mẫu này có khung phù hợp để thiết kế lịch trình hàng ngày đầy hoạt động. Thay vì lên lịch từ đầu, bạn chỉ cần điền vào cấu trúc có sẵn của mẫu. Điều này giúp giảm thời gian lập kế hoạch và loại bỏ sự bối rối và căng thẳng khi sắp xếp những ngày bận rộn.
Từ góc độ kinh doanh, mẫu này đặc biệt hữu ích cho việc quản lý nhóm. Nó giúp sắp xếp các công việc của dự án theo mức độ ưu tiên và thời hạn, giúp khối lượng công việc của mọi người dễ quản lý hơn.
Điều gì tạo nên một mẫu kế hoạch hàng ngày tốt?
Loại mẫu kế hoạch hàng ngày bạn cần phụ thuộc vào mục đích sử dụng là cá nhân hay kinh doanh. Tuy nhiên, vẫn có một số đặc điểm khóa của một kế hoạch hàng ngày tốt, chẳng hạn như:
- Khả năng tùy chỉnh: Phải có thể hỗ trợ lập lịch cho các mục đích khác nhau, cho phép bạn thêm hoặc xóa các yếu tố, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và thêm các công việc con
- Cấu trúc rõ ràng: Tránh các mẫu lộn xộn. Các tùy chọn chất lượng có định dạng được tổ chức tốt, dễ theo dõi và có chỗ để thêm chi tiết cho từng công việc
- Hỗ trợ cộng tác: Lịch trình hàng ngày cho các nhóm lớn (hoặc gia đình) nên hỗ trợ cộng tác với các tính năng như chỉnh sửa thời gian thực, chia sẻ công việc và cập nhật trạng thái
- Tùy chọn mã màu: Mã màu đã được chứng minh là giúp cải thiện năng suất. Mẫu này cho phép bạn hình dung mức độ khẩn cấp của các công việc khác nhau (và làm cho chúng trông thú vị hơn!) bằng cách gán màu sắc
- Khả năng theo dõi: Giúp bạn theo dõi tiến độ công việc trong ngày và hỗ trợ các quyết định dựa trên năng suất bằng báo cáo và phân tích
10 mẫu kế hoạch hàng ngày để sử dụng
Chúng tôi đã xem xét hàng tá lựa chọn và chọn ra 10 mẫu kế hoạch hàng ngày hàng đầu từ ClickUp, Word và Excel, những mẫu này đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa chức năng và vẻ ngoài hấp dẫn. Hãy cùng khám phá ngay!
1. Mẫu kế hoạch hàng ngày ClickUp
Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, giảm căng thẳng và nâng cao năng suất — nghe có vẻ như một giấc mơ phải không? Hãy biến giấc mơ thành hiện thực với Mẫu Lập kế hoạch hàng ngày ClickUp!
Mẫu dễ sử dụng này cho phép bạn sắp xếp công việc thành Cá nhân, Công việc hoặc Mục tiêu. Nó cũng cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng thông qua nhiều bố cục.
Theo mặc định, danh sách công việc của mẫu được chia thành hai phần:
- Theo dõi thói quen: Dành cho các hoạt động lặp đi lặp lại như đi tập thể dục, lập báo cáo, thanh toán hóa đơn hoặc tập yoga
- Công việc cá nhân: Dành cho các công việc chỉ thực hiện một lần như hẹn gặp bác sĩ hoặc cuộc họp với khách hàng
Đặt ngày đáo hạn, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, sử dụng trạng thái và thêm cột để cá nhân hóa không gian. Phần Theo dõi thói quen đi kèm với bộ đếm chuỗi để giúp bạn đi đúng hướng và mang lại cảm giác thành công khi đạt được mục tiêu.
Bạn có thể tùy chỉnh thêm danh sách việc cần làm của mình với Trường Tùy chỉnh, cho phép phân loại dựa trên các thẻ như Mối quan hệ, Công việc, Phát triển cá nhân, Sức khỏe hoặc bất kỳ điều gì đặc biệt đối với bạn. Tính năng mã màu tích hợp giúp nhận biết các danh mục ưu tiên chỉ trong nháy mắt.
Luôn nắm vững tiến độ công việc trong ngày với Chế độ xem ClickUp — kiểm tra tiến độ của bạn trên bảng Kanban kiểu thẻ hoặc Lịch và có cái nhìn thực tế về lịch trình khả thi của bạn.
2. Mẫu nhật ký hàng ngày ClickUp
Những công việc và hoạt động nào chiếm phần lớn thời gian và năng lượng của bạn trong một ngày? Nếu bạn tò mò, hãy thử Mẫu nhật ký hàng ngày ClickUp. Đây là một công cụ thay đổi cuộc chơi trong các ngành công nghiệp có nhịp độ nhanh, như xây dựng hoặc phát triển phần mềm Agile, nơi việc theo dõi tiến độ hàng ngày là rất quan trọng.
Sử dụng mẫu để:
- Thiết lập nhật ký từ đầu (chúng tôi khuyên bạn nên thêm các cột ngày, công việc, ghi chú và thời gian)
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh để phân loại công việc và công việc con
- Đặt ưu tiên
- Xem lại tiến độ (tốt nhất là mỗi ngày) để xác định các điểm nghẽn năng suất
Bạn cũng có thể tạo nhật ký cho toàn nhóm, thêm người được giao nhiệm vụ trực tiếp, đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành và yêu cầu nhân viên chịu trách nhiệm trong trường hợp không hoàn thành đúng hạn. Đối với các nhà quản lý dự án, mẫu này đơn giản hóa việc theo dõi nhật ký hàng ngày nhờ các công cụ như bộ lọc thẻ, tự động hóa nhiệm vụ và ClickUp AI.
Để nâng cao năng suất của nhóm, kết nối ClickUp với Toggl , một nền tảng theo dõi thời gian phổ biến. Tích hợp này cho phép bạn theo dõi thời gian đầu tư vào các nhiệm vụ cụ thể, hiểu rõ hơn về sự kém hiệu quả trong quy trình và tạo nhật ký hàng ngày chính xác hơn.
3. Mẫu lịch trình hàng ngày của ClickUp
Cần hơn chỉ là danh sách công việc hàng ngày đơn thuần? Hãy nâng cấp lên một bậc và lập lịch theo giờ với Mẫu Lịch hàng giờ hàng ngày của ClickUp. ⌚
Mẫu này được chia thành các phần hiển thị các khoảng thời gian cho các công việc trong một cửa sổ duy nhất. Mẫu này lý tưởng cho việc quản lý nhóm vận hành, cho phép các nhà quản lý điều chỉnh lịch trình dự án theo tình trạng sẵn sàng của nhân viên.
Tận dụng các chế độ xem tuyệt vời của mẫu — Lịch trình hàng ngày, Quy trình công việc hàng ngày, Vắng mặt và Bảng — để theo dõi công việc của nhóm và thời hạn hàng giờ. Nhờ tính năng kéo và thả của mẫu, bạn sẽ không gặp khó khăn khi di chuyển công việc.
Sử dụng chế độ xem Lịch trình hàng ngày để hiển thị các công việc dưới dạng thẻ trên lịch. Kiểm tra chi tiết hoạt động bằng cách nhấp vào thẻ.
Chế độ xem Quy trình công việc hàng ngày liệt kê các công việc được nhóm theo ngày đáo hạn. Cá nhân hóa bố cục bằng cách sắp xếp các Trường Tùy chỉnh như người được giao, người quản lý, ước lượng thời gian và nhận xét.
Chế độ xem Vắng mặt là bảng Kanban phác thảo các công việc chưa được quản lý do nhân viên vắng mặt. Các công việc được nhóm lại dựa trên lý do vắng mặt, chẳng hạn như nghỉ ốm hoặc nghỉ khẩn cấp, giúp bạn có thêm bối cảnh để phân bổ lại nguồn lực.
Chế độ xem Bảng , cũng là bố cục Kanban, hiển thị các công việc theo trạng thái của chúng, chẳng hạn như Chưa hoàn thành hoặc Đã đóng.
4. Mẫu báo cáo hoạt động hàng ngày của nhân viên ClickUp
Giống như tùy chọn trước, Mẫu báo cáo hoạt động hàng ngày của nhân viên ClickUp cho phép bạn theo dõi chặt chẽ đóng góp hàng ngày của nhân viên.
Mẫu này được thiết kế để xác định chính xác những khoảng trống về năng suất và lỗi trong quá trình thực hiện. Nó cũng nhằm mục đích thay thế các cuộc họp công việc cá nhân mệt mỏi với từng thành viên trong nhóm và điều chỉnh lịch trình cá nhân hóa để ngăn ngừa tình trạng kiệt sức. ✅
Theo mặc định, bố cục của nó được chia thành ba phần chính để hiển thị khối lượng công việc trong một tuần.
Phần đầu tiên là Thành tựu, liệt kê các hoạt động đã hoàn thành. Mỗi hoạt động hiển thị thời gian thực hiện cùng với ngày hoàn thành.
Phần thứ hai, Hoạt động đang diễn ra, tập trung vào các công việc đang tiến độ. Nhân viên có thể để lại ghi chú trên mẫu để thông báo cho quản lý nếu họ cần trợ giúp với một số nhiệm vụ.
Phần thứ ba có tính năng Hoạt động sắp tới. Sử dụng tính năng này để theo dõi các công việc trong tương lai theo thứ tự ưu tiên và chỉ định hỗ trợ thêm khi cần thiết.
5. Mẫu lập kế hoạch dự án ClickUp
Sự hào hứng khi nhận được một dự án mới có thể tan biến khi bạn bắt đầu lên kế hoạch chi tiết.
Tất nhiên, đó là nếu bạn không sử dụng Mẫu lập kế hoạch dự án ClickUp!
Mẫu này cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn mọi khía cạnh của quy trình làm việc, từ lập kế hoạch ngân sách đến cài đặt kỳ vọng và theo dõi tiến độ. Sử dụng mẫu này để ghi lại phạm vi dự án, xác định trách nhiệm của nhóm, phân bổ nguồn lực và vạch ra dòng thời gian để hoàn thành dự án.
Mẫu này có nhiều chế độ xem cho phép bạn phân tích dự án từ các góc độ khác nhau. Ví dụ: Chế độ xem Hoạt động dự án liệt kê các công việc trong toàn bộ dự án được phân loại theo trạng thái hiện tại. Tùy chỉnh danh sách với ngày đáo hạn, thời lượng, người được giao, nỗ lực và rủi ro để hỗ trợ việc ra quyết định sáng suốt.
Các chế độ xem hữu ích khác bao gồm:
- Chế độ xem theo dõi ngân sách: Để cài đặt và theo dõi ngân sách cho từng công việc
- Chế độ xem bảng dự án: Để nhóm các công việc dựa trên mức độ nỗ lực
- Chế độ xem lịch trình: Để hiển thị các công việc đã lên lịch cho các kỳ trong tương lai theo bố cục lịch
- Chế độ xem hành trình: Để đánh giá dòng thời gian của các hoạt động dự án khác nhau và xác định các công việc phụ thuộc lẫn nhau
Thêm thẻ ưu tiên vào các công việc và nhận biết rủi ro hoàn thành trước thời hạn. Điều này giúp bạn dễ dàng thông báo thay đổi cho các bên liên quan hoặc cập nhật kế hoạch giao hàng — bạn luôn là người cầm lái!
6. Mẫu lập kế hoạch kỳ nghỉ ClickUp
Việc phối hợp ngày nghỉ của nhân viên giúp cải thiện tính minh bạch tại nơi làm việc và giữ cho các thành viên trong nhóm làm việc đồng bộ mà không phải chịu áp lực vào phút chót. Nhưng thành thật mà nói, công việc này thực sự rất mệt mỏi.
Trong trường hợp đó, Mẫu Lập kế hoạch kỳ nghỉ ClickUp là con át chủ bài của bạn!
Bộ kế hoạch có định dạng đơn giản — bắt đầu bằng cách yêu cầu các thành viên trong nhóm điền vào Biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép (có trong mẫu). Biểu mẫu thu thập thông tin như loại ngày nghỉ, bộ phận, loại ngày nghỉ (có lương hoặc không có lương), tháng và thời lượng.
Thông tin này được hiển thị trong Chế độ xem Ngày lễ, giúp người quản lý phê duyệt hoặc từ chối các ngày lễ sắp tới và yêu cầu nghỉ lễ, đồng thời phân loại chúng theo trạng thái.
Chế độ xem Lịch hiển thị cùng thông tin nhưng dưới dạng lịch để quản lý thời gian hiệu quả hơn. Sử dụng chế độ này để có được thông tin chi tiết hữu ích về dòng thời gian và phát hiện các trường hợp vắng mặt trùng nhau, cảnh báo phụ thuộc và xung đột lịch trình.
Nhóm kế toán của bạn sẽ thích Chế độ xem Ngày nghỉ phép! Chế độ này sắp xếp các yêu cầu nghỉ phép thành có lương và không lương, sau đó gắn nhãn theo trạng thái của chúng — Yêu cầu mới, Đang xem xét, Bị từ chối, Bị hủy và Được chấp thuận.
Bạn đang lên kế hoạch cho một chuyến đi xây dựng đội ngũ? Bạn thật may mắn! Mẫu này cũng có thể giúp bạn lên kế hoạch cho chuyến đi của nhân viên bằng cách tóm tắt các thông tin hậu cần như chuyến bay và khách sạn. Đây sẽ là trung tâm lưu trữ thông tin về hộ chiếu, vé và đặt phòng của bạn.
7. Mẫu ghi chú hàng ngày ClickUp
Chúng ta đều đã từng trải qua tình huống khó xử khi quên một công việc khẩn cấp. Hoặc, chẳng hạn như quên mất một ý tưởng tuyệt vời vì không ghi lại.
Hãy sử dụng Mẫu ghi chú hàng ngày của ClickUp để bỏ lại những tình huống khó chịu này trong quá khứ!
Mẫu kế hoạch hàng ngày này không chỉ là một cuốn sổ ghi chép kỹ thuật số để ghi lại suy nghĩ của bạn. Đây là một công cụ mạnh mẽ để phân loại ghi chú, danh sách việc cần làm , ý tưởng bất chợt và mọi thứ khác. Mọi chi tiết bạn thêm vào đều được tập trung và dễ dàng truy cập.
Bắt đầu bằng cách điền vào Biểu mẫu ghi chú hàng ngày đi kèm với mẫu. Cung cấp loại mục nhập để nhập nội dung của bạn. Bạn cũng có thể thêm nhận xét giải thích cho mỗi mục nhập để theo dõi lịch trình hàng ngày của mình.
Các mục nhập được chuyển sang hai chế độ xem: Ghi chú và Bảng. Chế độ đầu tiên nhóm các ghi chú của bạn thành danh sách dựa trên loại, trong khi chế độ thứ hai chuyển chúng thành thẻ và phân loại theo trạng thái hoàn thành.
Điều đáng chú ý (chơi chữ) là mẫu này có thể tùy chỉnh 100% — xóa, chỉnh sửa và thêm trường mới hoặc trang trí bản ghi của bạn bằng các tệp đính kèm như ảnh, biểu đồ hoặc đồ thị.
Một yếu tố chu đáo khác của mẫu này là thiết kế thư giãn và màu sắc nhẹ nhàng, giúp bạn kiểm soát mức độ căng thẳng trong những ngày đặc biệt bận rộn khi cố gắng theo dõi tất cả các công việc hàng ngày.
8. Mẫu kế hoạch hàng ngày Excel của Vertex42
Bạn muốn một mẫu kế hoạch hàng ngày đơn giản, có thể in được ở định dạng bảng tính? Mẫu kế hoạch hàng ngày Excel của Vertex42 có thể là thứ bạn cần để làm công việc của một người lập kế hoạch cá nhân.
Bản kế hoạch hàng ngày bao gồm kế hoạch cho hai ngày và có các phần khá chi tiết, với một lịch nhỏ ở trên cùng. Khu vực chính bao gồm ba cột sau:
- Lưu ý: Sử dụng để thêm ngày kỷ niệm, ưu tiên, danh sách người cần gọi và chi phí dự kiến
- Cuộc hẹn: Cột này dành cho việc quản lý chi tiết từng giờ trong ngày của bạn. Các khoảng thời gian được chia thành các khoảng 15 phút để dễ dàng lên lịch cho các công việc hàng ngày
- Ghi chú: Ghi lại bất cứ điều gì mà bạn không tin tưởng vào trí nhớ của mình
Mẫu này còn đi kèm hai trang bổ sung—Sự kiện và Ngày lễ. Sử dụng chúng để theo dõi sinh nhật, ngày kỷ niệm, ngày lễ và kỳ nghỉ.
Không có gì khó hiểu khi sử dụng mẫu này. Tải xuống và bạn sẽ có một kế hoạch với ngày mặc định là 14 tháng 2. Có phải đây là một chiêu trò bí mật để chế giễu những người độc thân? Có thể là vậy. ♥️
Tất nhiên, bạn không cần phải chỉ sử dụng cho ngày Valentine — chỉ cần nhấp vào ô ngày và cập nhật trong chốc lát. Bạn có thể tùy chỉnh phông chữ, kích thước văn bản và kiểu dáng mặc định miễn phí.
9. Mẫu kế hoạch hàng ngày bằng Word của TemplateLab
Những ngày tồi tệ có thể xảy ra với bất kỳ ai trong chúng ta. Chúng ta đang nói về những khoảng thời gian u ám khi khó có thể duy trì động lực. Mẫu Lịch trình hàng ngày của Word do TemplateLab cung cấp sẽ giúp bạn vượt qua những ngày đó với thiết kế đơn giản.
Mẫu kế hoạch hàng ngày tối giản này có thể được chỉnh sửa trong Microsoft Word, nhưng bạn cũng có thể in ra và viết lên theo cách truyền thống. ✏️
Theo mặc định, mẫu có các trang kế hoạch sau để giúp bạn thiết lập lịch trình hợp lý:
- Lịch hẹn
- Cấp bách
- Nhắc nhở
- Theo dõi bữa ăn
- Tôi rất biết ơn vì
- Ghi chú
Không cần một số phần trong này? Hãy xóa chúng! Muốn đổi tên một hoặc hai phần? Được thôi! Tông màu xanh dương tươi mát của tài liệu có thể giúp bạn thư giãn nếu bạn không cảm thấy thoải mái.
Mẫu Word kế hoạch hàng ngày này chứa các khoảng thời gian hẹn bắt đầu từ 5 giờ sáng, được chia thành các khoảng thời gian 30 phút.
10. Danh sách việc cần làm hàng ngày có thể in của On Planners
Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu kế hoạch hàng ngày sang trọng với chủ đề màu xám, bạn sẽ thích Danh sách việc cần làm hàng ngày có thể in của On Planners.
Mẫu này bao gồm các phần sau:
- 3 ưu tiên hàng đầu trong thói quen hàng ngày của bạn
- Công việc và thời gian quan trọng
- Các việc cần làm khác
- Theo dõi lượng nước uống
- Tập thể dục
- Ghi chú
Với hai phần dành riêng cho sức khỏe—Theo dõi lượng nước uống và Tập thể dục—mẫu này là lựa chọn tuyệt vời cho những ai mong muốn thay đổi lối sống có ý thức và duy trì hoạt động thể chất.
Bạn có thể tùy chỉnh mẫu trước khi tải xuống. Điền vào trường Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc để tạo sổ ghi chép cá nhân. Xác định bố cục cuối cùng và điểm cắt và in nhiều trang cùng một lúc!
Muốn tránh lượng khí thải carbon từ việc in ấn? Chọn Kỹ thuật số thay vì Có thể in trên trang tải xuống để sử dụng sổ kế hoạch trên iPad, máy tính bảng reMarkable, Kindle Scribe, Onyx Boox hoặc Supernote.
Mẫu kế hoạch hàng ngày: Vé vào thế giới của sự tỉ mỉ
Mục tiêu không có kế hoạch chỉ là ước mơ — câu nói này nghe có vẻ sáo rỗng nhưng rất đúng. Không quản lý thời gian sẽ dẫn đến cảm giác tội lỗi và tự ti.
Các mẫu kế hoạch hàng ngày giúp bạn thực hiện mong muốn của mình, cho dù đó là tổ chức kỳ nghỉ gia đình, xử lý dự án mới hay tạo lịch nội dung.
Hãy tin tưởng vào các mẫu trong danh sách của chúng tôi để giúp bạn loại bỏ phiền nhiễu và làm việc nhanh hơn để đạt được mục tiêu của mình. Không có chỗ cho cảm giác tội lỗi khi bạn bắt đầu nỗ lực để đạt được kết quả!