Bạn biết câu trả lời nằm ở đâu đó. Xác suất là trong một chuỗi email cũ hoặc trong các công cụ hợp tác (được lưu trữ trong một tài liệu hoặc trong chuỗi trò chuyện từ quý trước).
Nhưng việc tìm kiếm thông tin đó mất nhiều thời gian hơn so với chính công việc mà bạn cần nó.
Giới thiệu: Hệ thống quản lý kiến thức doanh nghiệp.
Hãy xem nó như cơ sở kiến thức của tổ chức, lưu trữ thông tin, hiểu bối cảnh và cung cấp những thông tin có liên quan khi cần thiết.
Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng hệ thống quản lý kiến thức doanh nghiệp của mình, kèm theo các ví dụ và công cụ tiên phong trong lĩnh vực này.
Quản lý kiến thức doanh nghiệp là gì?
Quản lý Kiến thức Doanh nghiệp (EKM) là quá trình thu thập, tổ chức, quản lý và áp dụng kiến thức một cách có hệ thống trên toàn tổ chức lớn để có thể tái sử dụng, giúp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn trên quy mô lớn.
EKM bao quát nhiều tầng lớp trong tổ chức:
- Quyết định chiến lược và tài liệu kế hoạch
- Các tài liệu hướng dẫn vận hành và quy trình tiêu chuẩn (SOPs)
- Sản phẩm, kỹ thuật và tài liệu kỹ thuật
- Nhận thức về khách hàng và học tập tổ chức
- Tuân thủ, chính sách và kiến thức về quy định.
Các loại tài nguyên EKM
Ngoài ra, kiến thức doanh nghiệp được chia thành 3 loại:
- Kiến thức rõ ràng: Được tài liệu hóa, có cấu trúc và dễ chia sẻ. Ví dụ bao gồm các quy trình tiêu chuẩn (SOPs), chính sách, tài liệu kiến trúc và tài liệu đào tạo.
- Kiến thức ngầm: Kiến thức được tích hợp trong quy trình làm việc, công cụ và thói quen. Ví dụ: cách các nhóm thực sự giải quyết sự cố so với những gì được nêu trong tài liệu hướng dẫn.
- Kiến thức ngầm: Đây là kiến thức dựa trên kinh nghiệm được tích lũy theo thời gian và qua trải nghiệm thực tế. Nó bao gồm phán đoán và các trường hợp đặc biệt.
Hệ thống tài liệu truyền thống hoặc wiki nội bộ so với hệ thống quản lý kiến thức doanh nghiệp
Các điểm khác biệt chính bao gồm 👇
| Aspect | Tài liệu cơ bản/wiki nội bộ | Quản lý Kiến thức Doanh nghiệp (EKM) |
| Mục đích chính | Lưu trữ thông tin văn bản | Cho phép tái sử dụng kiến thức để đưa ra quyết định tốt hơn. |
| Các loại kiến thức được hỗ trợ | Kiến thức rõ ràng | Kiến thức rõ ràng, ngầm và tiềm ẩn |
| Cách thức thu thập kiến thức | Được viết và cập nhật thủ công | Được thu thập trong các quy trình làm việc, quyết định và thực thi. |
| Mối quan hệ với công việc | Tách biệt khỏi công việc hàng ngày | Được tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc và hệ thống. |
| Độ mới của kiến thức | Nhanh chóng trở nên lỗi thời | Được cập nhật liên tục thông qua hoạt động. |
| Phương pháp khám phá | Điều hướng theo thư mục hoặc tìm kiếm theo từ khóa | Dựa trên ngữ cảnh, hướng đến mục đích, thường được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI). |
| Quản trị | Tạm thời và không nhất quán | Dựa trên vai trò, có cấu trúc và có khả năng mở rộng. |
| Xử lý tỷ lệ thôi việc và mở rộng quy mô | Mất mát kiến thức là điều phổ biến. | Kiến thức tổ chức được bảo tồn. |
| Giá trị mang lại cho các nhóm | Tài liệu tham khảo thụ động | Tham gia tích cực vào quá trình thực thi và ra quyết định. |
| Phù hợp cho các nhóm làm việc từ xa | Giới hạn | Được thiết kế để mở rộng và thích ứng với sự thay đổi. |
Vai trò của Trí tuệ Nhân tạo (AI) trong các hệ thống Quản lý Kiến thức Doanh nghiệp (EKM) hiện đại
Khi khối lượng và độ phức tạp của kiến thức doanh nghiệp ngày càng tăng, các phương pháp điều hướng và tìm kiếm truyền thống bắt đầu đạt đến giới hạn của chúng. Điều này là do kiến thức được phân tán qua các tài liệu, công việc, bình luận, cuộc họp và công cụ.
Cấu trúc thư mục giả định rằng mọi người biết chính xác nơi thông tin thuộc về. Tìm kiếm theo từ khóa giả định rằng họ biết các thuật ngữ đúng để sử dụng.
Trên thực tế, mọi người đều biết vấn đề họ đang cố gắng giải quyết. Nhưng không phải lúc nào cũng nhớ tên tài liệu, đường dẫn thư mục hoặc cách diễn đạt mà ai đó đã sử dụng cách đây vài tháng – điều này gây ra sự nhầm lẫn khi quy mô mở rộng. Giải pháp: Hệ thống quản lý kiến thức được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI).
Hệ thống EKM được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) thu thập thông tin liên quan từ các tài liệu, công việc, cuộc thảo luận và ghi chú cuộc họp, sau đó tạo ra các tóm tắt có ngữ cảnh cho các truy vấn của bạn. Không cần phải duyệt qua các thư mục hoặc đoán từ khóa. Hãy đặt truy vấn một cách tự nhiên và nhận được câu trả lời có ngữ cảnh.
📌 Ví dụ: Trong không gian làm việc kết nối như ClickUp, Tìm kiếm Doanh nghiệp trong ClickUp Brain bao quát các công việc, tài liệu, bình luận, tệp đính kèm và các công cụ tích hợp như Google Drive hoặc GitHub.
Thay vì tìm kiếm từng công cụ một, các nhóm có thể hỏi: “Những quyết định nào đã được đưa ra về việc triển khai quý 4?” và nhận được câu trả lời được cấp quyền truy cập, tổng hợp dựa trên dữ liệu thời gian thực từ không gian làm việc — kèm theo các tham chiếu đến các công việc, cuộc thảo luận và dòng thời gian.
Tại sao Quản lý Kiến thức Doanh nghiệp lại quan trọng?
Hãy xem EKM như cơ sở hạ tầng giúp ngăn chặn việc ra quyết định, thực thi và học hỏi bị phân mảnh khi công ty phát triển. Điều này quan trọng vì:
1. Sự phân mảnh kiến thức trực tiếp làm chậm quá trình thực thi.
Trong các tổ chức lớn, các quyết định hiếm khi được ghi chép tại một nơi duy nhất. Chúng tồn tại trong ghi chú của cuộc họp. Lý do được ghi lại trong các chủ đề trò chuyện, các trường hợp ngoại lệ nằm trong trí nhớ của ai đó, và hướng dẫn chính thức được lưu trữ trong các tài liệu đã lỗi thời.
Khi không thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh, bạn sẽ phải thực hiện công việc trong bối cảnh thiếu thông tin.
EKM quan trọng vì nó:
- Kết nối lại các quyết định, bối cảnh và tài liệu thực thi thành tài sản kiến thức.
- Giảm thời gian dành cho việc tái tạo lại những gì đã xảy ra trước đó.
- Cho phép các nhóm hành động với sự tự tin thay vì dựa trên giả định.
📌 Ví dụ: Một nhóm sản phẩm có kế hoạch cập nhật tính năng có thể tra cứu lý do tại sao một ý tưởng tương tự bị hạ ưu tiên trong quý trước, các rủi ro nào đã được cảnh báo và các giả định nào đã thay đổi. Đối với điều này, họ không cần phải mở lại cuộc tranh luận tương tự.
📚 Xem thêm: Phần mềm hỗ trợ khách hàng tốt nhất để hỗ trợ khách hàng của bạn và tạo ra trải nghiệm người dùng đáng nhớ.
2. Bảo tồn kiến thức tổ chức trong quá trình mở rộng và thay đổi nhân sự
Khi tổ chức phát triển, tái cấu trúc hoặc trải qua sự thay đổi nhân sự, việc mất mát kiến thức trở thành một chi phí ẩn.
EKM bảo vệ chống lại điều này bằng cách:
- Chuyển đổi kiến thức chuyên môn cá nhân thành tài sản kiến thức được chia sẻ thông qua quá trình thu thập kiến thức có chủ đích.
- Giữ nguyên bối cảnh hoạt động và lịch sử khi nhân viên rời đi
- Ngăn chặn các nhóm phải học lại những bài học tương tự nhiều lần thông qua việc chuyển giao kiến thức tiêu chuẩn hóa.
3. Mở rộng quy mô sẽ lộ ra các phụ thuộc ẩn liên quan đến con người.
Nhiều doanh nghiệp hoạt động dựa trên kiến thức chuyên môn không được tài liệu hóa do một số cá nhân nắm giữ. Điều gì sẽ xảy ra khi những người đó không thể tiếp cận, quá tải công việc hoặc rời đi?
Lúc đó, quá trình triển khai chậm lại, và bạn nhận ra có bao nhiêu kiến thức chưa bao giờ được hệ thống hóa.
EKM quan trọng vì nó:
- Trích xuất thông tin quan trọng từ cá nhân vào các hệ thống chia sẻ.
- Giảm thiểu các điểm yếu duy nhất có thể gây ra sự cố.
- Giúp việc thực thi ít phụ thuộc vào các mạng lưới không chính thức.
🔔 Nhắc nhở nhẹ nhàng: Nếu một quy trình quan trọng chỉ hoạt động vì “ai đó biết cách hoàn thành”, thì đó đã là một rủi ro.
4. Nâng cao việc chia sẻ kiến thức giữa các nhóm
Nếu không có hệ thống có cấu trúc, việc chia sẻ kiến thức phụ thuộc vào các cuộc họp, tin nhắn Slack hoặc biết đúng người để hỏi.
EKM cho phép:
- Truy cập không đồng bộ vào kiến thức tổ chức trên các nhóm phân tán.
- Có khả năng hiển thị rõ ràng về các quyết định, quy trình và bài học kinh nghiệm.
- Đồng bộ hóa giữa các bộ phận mà không cần chuyển giao liên tục.
Dưới đây là một ví dụ về quản lý kiến thức doanh nghiệp được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI):
5. Tổ chức nội dung thông minh hơn khi kiến thức phát triển
Hệ thống tổ chức thủ công sẽ trở nên rối loạn khi khối lượng nội dung tăng lên. Cấu trúc thư mục trở nên lộn xộn, quy ước đặt tên bị suy giảm, và việc trùng lặp trở nên không thể tránh khỏi—khiến ngay cả các tài sản kiến thức có giá trị cũng trở nên khó tìm kiếm.
Hệ thống EKM giới thiệu:
- Cấu trúc tiêu chuẩn hóa mà không có hệ thống phân cấp cứng nhắc.
- Xác định rõ quyền sở hữu và quản lý vòng đời cho việc thu thập và cập nhật kiến thức.
- Sự đồng bộ liên tục giữa cách thức hoàn thành công việc và cách thức tổ chức kiến thức.
👀 Bạn có biết? Yếu tố xe buýt (Bus Factor) là một chỉ số rủi ro được công nhận rộng rãi trong kỹ thuật phần mềm và quản lý dự án. Nó đo lường số lượng nhân viên chủ chốt cần phải đột ngột vắng mặt trước khi một dự án hoặc quy trình bị đình trệ do kiến thức và năng lực tổ chức tập trung.
Các thành phần chính của một hệ thống quản lý kiến thức doanh nghiệp thành công
Dưới đây là so sánh chi tiết về những yêu cầu của hệ thống quản lý kiến thức doanh nghiệp hiện đại và những hạn chế thường gặp của các công cụ truyền thống.
1. Kiến thức được tích hợp vào quy trình làm việc
Công cụ truyền thống: Tài liệu được lưu trữ trong các trang và thư mục. Công việc diễn ra ở nơi khác. Các nhóm phải liên kết tài liệu với dự án một cách thủ công hoặc sao chép thông tin vào các công việc.
Yêu cầu hiện đại của EKM: Kiến thức phải được tích hợp vào quá trình thực thi. Quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOPs) phải kết nối với các công việc. Quyết định phải kết nối với dòng thời gian của dự án. Các cập nhật phải phản ánh những thay đổi trong quy trình làm việc thực tế.
Ví dụ, trong ClickUp, các công việc của bạn được kết nối trực tiếp với tài liệu, và tùy chọn 'Hỏi AI' cũng có sẵn trực tiếp trong công việc.
2. Tìm kiếm xuyên hệ thống theo ngữ cảnh
Công cụ truyền thống: Tìm kiếm chỉ giới hạn trong chính nền tảng đó. Nếu thông tin bối cảnh nằm trong các bình luận, công việc, chủ đề Slack hoặc ổ đĩa ngoài, các nhóm phải tìm kiếm từng hệ thống riêng biệt.
Yêu cầu của hệ thống quản lý kiến thức doanh nghiệp hiện đại: Tìm kiếm toàn doanh nghiệp bao quát tài liệu, công việc, bình luận, tệp đính kèm và các công cụ kết nối. Nó trả về các câu trả lời được tổng hợp và nhận biết ý định.
3. Thu thập kiến thức liên tục
Công cụ truyền thống: Tài liệu phải được viết và cập nhật thủ công. Các cuộc họp, quyết định và trường hợp ngoại lệ không được ghi chép trừ khi có ai đó ghi lại.
Yêu cầu của hệ thống quản lý kiến thức hiện đại (EKM): Kiến thức được thu thập trong các quy trình làm việc thông qua ghi chú cuộc họp, cập nhật công việc, đánh giá lại và các tác nhân kích hoạt tự động hóa.
4. Quản trị quy mô lớn
Công cụ truyền thống: Quyền truy cập và cấu trúc có sẵn, nhưng trở nên không nhất quán theo thời gian. Tình trạng trang web lan rộng và trùng lặp là phổ biến khi các nhóm mở rộng quy mô.
Yêu cầu hiện đại của EKM: Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, nhật ký kiểm tra, lịch sử phiên bản, sự rõ ràng về quyền sở hữu và quản trị vòng đời được tích hợp sẵn trong kiến trúc hệ thống.
5. Quản lý độ mới mẻ và vòng đời của kiến thức
Công cụ truyền thống: Tài liệu được lưu trữ cho đến khi được cập nhật thủ công hoặc lưu trữ. Việc thực thi các chu kỳ kiểm tra bị giới hạn.
Yêu cầu hiện đại của hệ thống quản lý kiến thức (EKM): Hệ thống kiến thức có chủ sở hữu, chu kỳ kiểm tra, nhắc nhở tự động hóa và quy trình lưu trữ có cấu trúc.
6. Trí tuệ kiến thức được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI)
Công cụ truyền thống: Chủ yếu là các nền tảng lưu trữ và hợp tác. Các khả năng AI, nếu có, chỉ giới hạn ở việc tóm tắt hoặc hỗ trợ ở cấp độ trang.
Yêu cầu hiện đại của EKM: Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể tổng hợp thông tin từ các tài liệu, quy trình làm việc, cuộc thảo luận và hoạt động lịch sử. Nó cung cấp các câu trả lời có ngữ cảnh dựa trên dữ liệu thực thi thời gian thực.
📮 ClickUp Insight: Hơn một nửa số người được khảo sát sử dụng ba ứng dụng trở lên mỗi ngày, phải đối mặt với " sự bùng nổ ứng dụng " và các quy trình làm việc phân tán.
Mặc dù có thể cảm thấy năng suất và bận rộn, nhưng thông tin của bạn đang bị phân tán giữa các ứng dụng, chưa kể đến việc gõ phím gây mệt mỏi. Brain MAX kết hợp tất cả lại: chỉ cần nói một lần, các cập nhật, công việc và ghi chú của bạn sẽ được lưu trữ chính xác tại vị trí phù hợp trong ClickUp.
⚡ Thư viện mẫu: Mẫu bản đồ hành trình khách hàng miễn phí
Thách thức trong quản lý kiến thức doanh nghiệp
Khi tổ chức của bạn phát triển, việc quản lý kiến thức chung trở nên phức tạp hơn. Những thách thức mà bạn có thể gặp phải là:
⚠️ Các silo kiến thức giữa các nhóm và công cụ
Khi tổ chức phát triển, kiến thức được phân phối trên nhiều nền tảng, bộ phận và quy trình làm việc. Các nhóm sản phẩm ghi chép trong một công cụ, bộ phận CNTT quản lý hệ thống khác, bộ phận vận hành duy trì kho lưu trữ riêng, và các quyết định quan trọng được thảo luận trong các chủ đề trò chuyện.
Kết quả? Bạn sẽ phải tái tạo bối cảnh một cách thủ công giữa các hệ thống, điều này làm chậm quá trình thực thi.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu việc trả lời một câu hỏi vận hành yêu cầu tìm kiếm qua hơn hai hệ thống, bạn có thể đang gặp vấn đề về khả năng tìm kiếm - chứ không phải vấn đề về tài liệu.
⚠️ Sự suy giảm nội dung và tính mới mẻ của kiến thức
Các quy trình thay đổi, quy định pháp luật thay đổi và quyết định về sản phẩm cũng thay đổi, nhưng cơ sở kiến thức thường vẫn giữ nguyên. Nếu không có quyền sở hữu rõ ràng và chu kỳ đánh giá có cấu trúc, nội dung sẽ trở nên lỗi thời và không đáng tin cậy.
Khi niềm tin vào hệ thống suy giảm, việc áp dụng sẽ giảm sút nhanh chóng, biến cơ sở kiến thức thành một kho lưu trữ thụ động thay vì một tài sản quyết định chủ động.
👀 Bạn có biết? Nửa số kiến thức bạn học hôm nay có thể biến mất khỏi trí nhớ của bạn trong vòng một giờ — trừ khi bạn ôn lại. Vậy là hết hy vọng cho phiên đào tạo quan trọng đó!
⚠️ Vấn đề quản trị
Để đảm bảo bảo mật cấp doanh nghiệp, bạn cần có các biện pháp kiểm soát truy cập mạnh mẽ, nhật ký kiểm tra và tuân thủ quy định. Tuy nhiên, việc quản trị quá tập trung có thể làm chậm quá trình hợp tác.
Liệu có thể thiết kế một hệ thống áp dụng quyền truy cập dựa trên vai trò và tiêu chuẩn tuân thủ mà không gây ra sự cản trở?
Đúng vậy—nhưng chỉ khi quản trị được tích hợp vào kiến trúc, không phải được thêm vào sau như một suy nghĩ sau cùng.
⚠️ Thu thập kiến thức ngầm và kiến thức dựa trên quy trình làm việc
Một số kiến thức doanh nghiệp quý giá nhất thường không được ghi chép trong tài liệu chính thức. Nó tồn tại trong các giải pháp xử lý sự cố và kinh nghiệm của các thành viên cấp cao trong nhóm. Điều này tạo ra sự phụ thuộc vào cá nhân và tăng rủi ro hoạt động trong quá trình thay đổi nhân sự hoặc tái cơ cấu.
Làm thế nào để bắt đầu ghi chép lại tất cả kiến thức ngầm? Bắt đầu bằng cách tiêu chuẩn hóa cách thức thu thập kiến thức. Sử dụng các mẫu tài liệu nhất quán cho việc ghi chép quy trình, đánh giá sự cố, hướng dẫn onboarding và câu hỏi thường gặp.
Mẫu Cơ sở Kiến thức ClickUp cung cấp cho bạn một cấu trúc sẵn có để tổ chức quy trình, chính sách và kiến thức chung trong một nơi đáng tin cậy. Vì nó nằm trong không gian làm việc của bạn, tài liệu của bạn luôn được kết nối với công việc mà nó hỗ trợ. Các cập nhật được thực hiện trong bối cảnh, và các nhóm biết chính xác nơi cần tìm kiếm.
⚠️ Tỷ lệ áp dụng thấp và sự kháng cự văn hóa
Ngay cả hệ thống quản lý kiến thức được thiết kế tốt nhất cũng sẽ thất bại nếu không được áp dụng. Nếu tài liệu cảm thấy không liên quan đến quy trình làm việc hàng ngày hoặc trải nghiệm tìm kiếm không đáng tin cậy, nhân viên sẽ quay lại sử dụng các kênh không chính thức.
Quản lý Kiến thức Doanh nghiệp phải được tích hợp vào công việc để việc thu thập và truy xuất kiến thức trở thành một phần của quá trình thực thi, chứ không phải là gánh nặng thêm.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đang theo dõi các chỉ số đóng góp và truy xuất kiến thức. Sử dụng ít thường cho thấy sự cản trở trong tích hợp quy trình làm việc, chứ không phải do thiếu nhu cầu.
Quá tải thông tin mà không có sự thông minh
Khi doanh nghiệp phát triển, khối lượng kiến thức cũng tăng trưởng theo cấp số nhân. Nếu không có công cụ tìm kiếm theo ngữ cảnh và truy xuất thông minh, các nhóm sẽ bị quá tải bởi tài liệu, cập nhật và quyết định lịch sử. Thách thức ở đây là làm sao để kiến thức phù hợp có thể được truy cập đúng lúc, giúp ra quyết định nhanh chóng hơn.
👀 Bạn có biết? Quá tải thông tin gây ra mệt mỏi trong quá trình ra quyết định, điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ hoạt động và sự rõ ràng trong chiến lược.
Cách xây dựng hệ thống quản lý kiến thức doanh nghiệp
Từ lý thuyết đến thực tiễn, đây là cách xây dựng một hệ thống quản lý kiến thức doanh nghiệp hiệu quả 👇
Bước 1: Xác định các lĩnh vực kiến thức và quyền sở hữu.
Xác định các lĩnh vực kiến thức rõ ràng. Đây là các danh mục cấp cao nhóm thông tin dựa trên hàm và mục đích.
Tiếp theo, phân công quyền sở hữu ở cấp độ lĩnh vực. Điều này phải bao gồm trách nhiệm về độ chính xác, cập nhật, chu kỳ kiểm tra và sự phù hợp với quy định quản lý.
Quyền sở hữu cũng giúp giảm thiểu sự trùng lặp. Khi các nhóm biết ai là người quản lý một lĩnh vực, họ sẽ đóng góp vào đó thay vì tạo ra các hệ thống song song.
📌 Ví dụ: Một công ty SaaS đang phát triển xác định bốn lĩnh vực chính: Sản phẩm, Kỹ thuật, Vận hành và Tuân thủ.
Giám đốc Sản phẩm (VP of Product) chịu trách nhiệm về lĩnh vực Kiến thức Sản phẩm, bao gồm tài liệu tính năng, quyết định lộ trình và ghi chú phát hành.
Trưởng bộ phận Kỹ thuật chịu trách nhiệm về các tiêu chuẩn kiến trúc và bài học kinh nghiệm từ các sự cố.
Tài liệu tuân thủ do nhóm Pháp lý và Bảo mật quản lý, với chu kỳ đánh giá định kỳ hàng quý được tích hợp sẵn.
Bước 2: Xây dựng lớp tài liệu kết nối
Tạo một lớp tài liệu kết nối trực tiếp với cách thức công việc. Không chỉ là một wiki độc lập, nó phải hỗ trợ tài liệu, kiểm soát phiên bản, quyền truy cập và chỉnh sửa cộng tác. Tất cả điều này trong khi vẫn tích hợp với các công việc, dự án và quy trình làm việc.
Nhưng việc cần làm là gì? Khóa nằm ở kết nối.
Tài liệu nên tham chiếu đến các tài liệu thực thi trực tiếp như công việc, dòng thời gian, bảng sprint và cập nhật trạng thái. Khi thông số kỹ thuật sản phẩm được cập nhật, các công việc liên quan nên phản ánh những thay đổi đó. Khi các bài học từ sự cố được ghi chép, chúng nên tham chiếu đến các phiếu liên quan hoặc buổi đánh giá sprint.
📌 Ví dụ: Trong một công ty SaaS, nhóm sản phẩm ghi chép các thông số tính năng trong một hệ thống tập trung cho phép các công việc được nhúng trực tiếp vào tài liệu. Khi quyết định về lộ trình được phê duyệt, các công việc triển khai liên quan sẽ được liên kết trực tiếp trong tài liệu.
Bước 3: Triển khai tìm kiếm doanh nghiệp trên các hệ thống.
Ở quy mô doanh nghiệp, kiến thức không tồn tại ở một nơi duy nhất.
Ngay cả khi đã xác định các lĩnh vực và kết nối các tài liệu, thông tin quan trọng vẫn có thể nằm trong các bình luận công việc, tệp đính kèm, bảng sprint hoặc các công cụ tích hợp như Google Drive hoặc GitHub. Nếu các nhóm khác nhau phải tìm kiếm từng hệ thống riêng biệt, tình trạng phân mảnh vẫn tồn tại.
Tìm kiếm doanh nghiệp loại bỏ những rào cản đó.
Thay vì dựa vào việc duyệt thư mục hoặc từ khóa chính xác, hệ thống của bạn cho phép người dùng tìm kiếm dựa trên ý định.
Các truy vấn như “Tại sao việc triển khai tính năng quý 4 bị trì hoãn?” hoặc “Điều gì đã thay đổi trong bản cập nhật tuân thủ mới nhất?” sẽ trả về kết quả tổng hợp, có ngữ cảnh, được lấy từ tài liệu, công việc, thảo luận và các hệ thống kết nối.
Bước 4: Giới thiệu tính năng tìm kiếm theo ngữ cảnh được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI).
Khi quy mô mở rộng, việc trả về danh sách công việc là chưa đủ. Bạn vẫn cần các câu trả lời tổng hợp kết nối các quyết định, dòng thời gian, cập nhật công việc và bối cảnh lịch sử.
Hệ thống tìm kiếm được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) phân tích cả dữ liệu có cấu trúc (như công việc và trạng thái) và dữ liệu không có cấu trúc (như tài liệu, bình luận và ghi chú cuộc họp). Dựa trên điều này, bạn sẽ nhận được các thông tin chi tiết có liên quan đến nội dung và quá trình thực thi.
Bước 5: Thêm các quy định, quyền truy cập và các biện pháp tuân thủ.
Quản trị bao gồm quyền truy cập dựa trên vai trò được điều chỉnh theo các lĩnh vực kiến thức đã được định nghĩa của bạn.
Bạn cũng cần đảm bảo rằng nó không gây ra sự cản trở.
Để làm điều này, quyền truy cập nên được thừa kế một cách logic từ các nhóm và vai trò. Không cần cấu hình thủ công cho từng tài sản.
Nhật ký kiểm tra nên được thực hiện tự động, ghi lại các thay đổi và lịch sử phiên bản mà không làm gián đoạn quy trình làm việc. Tích hợp các biện pháp tuân thủ vào các mẫu và quy trình để các nhóm tuân thủ tiêu chuẩn theo mặc định.
🎷 ClickUp’s One Up: Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý kiến thức doanh nghiệp với bảo mật được tích hợp sẵn, ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho bạn.
ClickUp cung cấp quyền truy cập dựa trên vai trò chi tiết, kiểm soát truy cập cấp không gian làm việc và nhật ký kiểm tra chi tiết để đảm bảo bảo mật cấp doanh nghiệp.
Bước 6: Tự động hóa việc cập nhật kiến thức và đánh giá vòng đời.
Điều quan trọng về kiến thức doanh nghiệp là: các quy trình sẽ thay đổi, yêu cầu tuân thủ sẽ thay đổi và sản phẩm sẽ được cập nhật liên tục. Nếu không có chu kỳ sống có cấu trúc, cơ sở kiến thức sẽ trở nên lỗi thời.
Để tránh điều này, bạn cần xem xét việc tích hợp các quy trình tự động hóa vào quy trình.
Bắt đầu bằng cách gán tần suất đánh giá cho từng lĩnh vực kiến thức dựa trên nhu cầu kinh doanh. Các chính sách tuân thủ quan trọng có thể yêu cầu đánh giá hàng quý, trong khi tài liệu sản phẩm có thể tuân theo chu kỳ phát hành.
Xác định tiêu chí "quá hạn" cho tổ chức của bạn và tích hợp các ngưỡng này vào hệ thống.
Tiếp theo, tự động hóa quy trình làm việc trong vòng đời. Thiết lập nhắc nhở cho chủ sở hữu miền trước hạn chót đánh giá. Đánh dấu nội dung chưa được cập nhật trong khoảng thời gian đã định. Ngoài ra, chuyển các tài liệu lỗi thời sang trạng thái lưu trữ.
🎷 ClickUp One Up: Sử dụng ClickUp Automations để tạo các tác vụ tự động dựa trên quy tắc mà không cần can thiệp thủ công. Bạn có thể tự động hóa các nhắc nhở, tạo công việc cho việc đánh giá, thay đổi trạng thái cho các tài liệu đã lỗi thời và thông báo giữa các Không gian Làm việc dựa trên các điều kiện bạn định nghĩa. Đó có thể là thời gian kể từ lần cập nhật cuối cùng, trạng thái hoàn thành công việc hoặc các Trường Tùy chỉnh.
Bước 7: Đo lường mức độ áp dụng và tốc độ lan truyền kiến thức
Đánh giá mức độ áp dụng để xác định liệu các nhóm có tích cực đóng góp và dựa vào hệ thống hay không.
Điều này bao gồm:
- Các chế độ xem tài liệu
- Các truy vấn tìm kiếm
- Đóng góp
- Cập nhật
- Mô hình truy cập đa miền.
Nếu tỷ lệ sử dụng thấp, có thể do các rào cản trong tìm kiếm, tích hợp quy trình làm việc hoặc quản trị. Tốc độ tri thức đo lường mức độ nhanh chóng mà các nhóm có thể chuyển từ câu hỏi sang câu trả lời và thực hiện hành động.
Một bài kiểm tra nhanh: Có mất hàng giờ để tái tạo bối cảnh cho một quyết định không? Nếu có, hệ thống có lỗ hổng. Nếu câu trả lời xuất hiện trong vài phút, kiến thức đang hoạt động như một cơ sở hạ tầng.
🎷 ClickUp One Up: Bảng điều khiển ClickUp cho phép bạn theo dõi việc áp dụng kiến thức và hiệu suất vòng đời trong thời gian thực. Thêm thẻ AI để trực quan hóa quy trình đánh giá bằng biểu đồ cột hoặc biểu đồ tròn, đo lường điểm nghẽn bằng thẻ tính toán, và sử dụng AI StandUp để tóm tắt xu hướng hoạt động.
Ví dụ về Quản lý Kiến thức Doanh nghiệp
Hãy xem cách EKM có thể được áp dụng vào các tình huống thực tế ⭐
Sự đồng bộ giữa sản phẩm và kỹ thuật
Thách thức: Quyết định sản phẩm, cuộc họp đánh giá sprint, thảo luận về kiến trúc và ghi chú phát hành được lưu trữ trên nhiều hệ thống khác nhau. Khi lập kế hoạch cho các tính năng mới, các nhóm phải tốn thời gian để tái tạo lại các quyết định trong quá khứ.
EKM trong thực tế: Hệ thống EKM kết nối các tài liệu lộ trình với các công việc sprint, đính kèm các báo cáo sau sự cố vào các vé gốc và cho phép tìm kiếm trên toàn doanh nghiệp qua các quyết định lịch sử.
🏆 Kết quả: Khi một tính năng tương tự được đề xuất lại, các nhóm ngay lập tức hiểu tại sao nó đã bị hạ ưu tiên trước đó, những rủi ro nào đã được cảnh báo và những gì đã thay đổi kể từ đó. Quyết định được đưa ra dựa trên bối cảnh thay vì phải bắt đầu lại cuộc tranh luận.
Tuân thủ và quản lý rủi ro
Thách thức: Tài liệu tuân thủ quy định trở nên lỗi thời, và việc chuẩn bị cho kiểm toán yêu cầu kiểm tra thủ công các phiên bản chính sách và nhật ký thay đổi.
EKM trong thực tế: Các chính sách tuân thủ được quản lý phiên bản, giới hạn quyền truy cập và liên kết với các quy trình kiểm tra tự động hóa. Nhật ký kiểm tra ghi lại các thay đổi tự động.
🏆 Kết quả: Khi quy định thay đổi, các bản cập nhật sẽ kích hoạt các đánh giá có cấu trúc và thông báo cho các bên liên quan.
Hỗ trợ khách hàng và vận hành
Thách thức: Đội ngũ hỗ trợ giải quyết các vấn đề lặp lại một cách không chính thức, nhưng các giải pháp không được ghi chép một cách nhất quán, dẫn đến việc phải nâng cấp vấn đề nhiều lần.
EKM trong thực tế: Các tài liệu hướng dẫn giải quyết vấn đề được liên kết trực tiếp với các phiếu yêu cầu và có thể tìm kiếm trên các trường hợp. Các mẫu lặp lại được ghi nhận trong quá trình thực thi quy trình làm việc.
🏆 Kết quả: Nhân viên hỗ trợ có thể truy cập các giải pháp có cấu trúc ngay lập tức, giảm thời gian giải quyết vấn đề và nâng cao tính nhất quán trong các tương tác hỗ trợ.
Quá trình onboarding và chuyển giao kiến thức cho doanh nghiệp
Thách thức: Nhân viên mới phụ thuộc nặng nề vào việc hướng dẫn không chính thức vì bối cảnh lịch sử và quy trình làm việc bị phân mảnh.
EKM trong thực tế: Các lĩnh vực kiến thức chuyên biệt theo vai trò tập trung tài liệu đào tạo, tài liệu quy trình và các quyết định lịch sử trong một hệ thống kết nối.
🏆 Kết quả: Quá trình onboarding được đẩy nhanh, sự phụ thuộc vào các cá nhân nắm giữ kiến thức giảm đi, và trí nhớ tổ chức được duy trì nguyên vẹn trong quá trình phát triển và biến động nhân sự.
👀 Bạn có biết? Ngành y tế là một trong những lĩnh vực đầu tiên thử nghiệm với các hệ thống trí tuệ nhân tạo dựa trên kiến thức. Vào những năm 1970, MYCIN, được phát triển tại Đại học Stanford, đã sử dụng kiến thức dựa trên quy tắc để chẩn đoán nhiễm trùng vi khuẩn và đề xuất phương pháp điều trị. Mặc dù có độ chính xác cao, nhưng những lo ngại về trách nhiệm và đạo đức đã giới hạn việc áp dụng thực tế của nó.
Các công cụ quản lý kiến thức doanh nghiệp phổ biến
Hãy cùng xem qua một số công cụ hỗ trợ quản lý kiến thức doanh nghiệp trên các nhóm và bộ phận.
Confluence (Phù hợp nhất cho các nhóm đã tích hợp sâu vào hệ sinh thái Atlassian)
Confluence cung cấp cho bạn một không gian chung để thu thập và phát triển kiến thức doanh nghiệp khi công việc tiến triển. Thay vì quản lý tệp tin, bạn làm việc với các trang mà các nhóm có thể chỉnh sửa cùng nhau, bình luận và hoàn thiện theo thời gian.
Bạn có thể kéo các vấn đề Jira và cập nhật dự án trực tiếp vào các trang, giúp tài liệu phản ánh những gì đang diễn ra thay vì tách biệt với nó. Cấu trúc cây trang giúp bạn tổ chức kiến thức theo một cấu trúc rõ ràng, và các liên kết giữa các trang giúp bạn dễ dàng di chuyển giữa các chủ đề liên quan mà không mất bối cảnh.
Confluence cũng giảm bớt nỗ lực cần thiết để tài liệu hóa kiến thức doanh nghiệp nhờ các tính năng được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI). Bạn có thể bắt đầu với các mẫu sẵn có cho ghi chú cuộc họp và kế hoạch dự án, hoặc sử dụng tính năng tạo/lập nội dung được hỗ trợ bởi AI để soạn thảo nội dung.
Các tính năng nổi bật của Confluence
- Tạo tài liệu hợp tác với tính năng chỉnh sửa thời gian thực và bình luận trực tiếp.
- Triển khai các tác nhân AI để tạo tóm tắt và trả lời các câu hỏi có ngữ cảnh.
- Kết nối các công cụ bên ngoài bằng Rovo Connectors để truy cập kiến thức thống nhất.
Giới hạn của Confluence
- Khi tài liệu ngày càng phát triển, các trang có thể trở nên lộn xộn, và việc duy trì cấu trúc gọn gàng đòi hỏi nỗ lực thủ công.
Giá cả của Confluence
- Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Confluence
- G2: 4. 1/5 (4.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (4.500+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Confluence?
Dưới đây là nhận xét của một người đánh giá trên G2:
Tôi rất thích Confluence cho đến nay, nhưng nếu phải nói điều gì đó, tôi mong muốn có thêm nhiều tùy chọn trong trình tạo trang để có thể nâng cao thông tin chia sẻ. Tôi cần có thể thêm nhiều phông chữ, kiểu dáng và màu sắc cho văn bản và khối văn bản. Confluence, như một sản phẩm tổng thể, đòi hỏi một chút thời gian để tìm hiểu trước khi bắt đầu sử dụng, mặc dù một khi bạn nắm vững các kiến thức cơ bản, bạn đã trên con đường thành công.
Tôi rất thích Confluence cho đến nay, nhưng nếu phải nói điều gì đó, tôi mong muốn có thêm nhiều tùy chọn trong trình tạo trang để có thể nâng cao thông tin chia sẻ. Tôi cần có thể thêm nhiều phông chữ, kiểu dáng và màu sắc cho văn bản và khối văn bản. Confluence, như một sản phẩm tổng thể, đòi hỏi một chút thời gian để tìm hiểu trước khi bắt tay vào sử dụng, mặc dù một khi bạn nắm vững các kiến thức cơ bản, bạn đã trên con đường thành công.
SharePoint (Phù hợp nhất cho các doanh nghiệp tập trung vào Microsoft 365 có nhu cầu quản lý tài liệu nghiêm ngặt)
SharePoint cho phép bạn định nghĩa các loại nội dung và mẫu để các tài liệu như chính sách, quy trình tiêu chuẩn (SOP) hoặc hướng dẫn sử dụng tuân theo cùng một định dạng và bao gồm cùng thông tin bắt buộc. Theo thời gian, điều này giúp việc duy trì kiến thức trở nên dễ dàng hơn và giảm thiểu sự khác biệt do các nhóm khác nhau tạo nội dung theo cách khác nhau.
Khi cơ sở kiến thức nội bộ của bạn phát triển, SharePoint giúp bạn tổ chức nó vượt ra ngoài các thư mục. Dữ liệu metadata được quản lý và hệ thống phân loại cho phép bạn phân loại nội dung bằng các thuật ngữ chung, trong khi các trang trung tâm và trang tìm kiếm giúp tập hợp nội dung liên quan từ nhiều trang web khác nhau.
Hơn nữa, bạn có thể tận dụng các công cụ tìm kiếm để truy cập kiến thức hiện có. Chúng giúp tìm kiếm tài liệu phân tán trong các môi trường lớn và trả lời câu hỏi dựa trên các tài liệu mà bạn đã có quyền truy cập.
Các tính năng nổi bật của SharePoint
- Kết hợp quản lý tài liệu chặt chẽ, tích hợp sâu với Microsoft 365 và hỗ trợ triển khai quy trình.
- Ghi chép và chỉnh sửa chung trong thời gian thực; tính năng tự động lưu và lịch sử phiên bản mang lại nhiều tính năng an toàn, và các bình luận hoặc đề cập giúp quá trình đánh giá trở nên tự nhiên.
- Tìm kiếm trên nhiều trang web, cùng với khả năng ghim bảng điều khiển và trang, giúp các nhóm có một nền tảng trung tâm cho các dự án và tài liệu.
Giới hạn của SharePoint
- Giao diện có phần lỗi thời và không phải lúc nào cũng trực quan đối với người mới.
Giá cả của SharePoint
- Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về SharePoint
- G2:. 9/5 (hơn 8.000 đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (hơn 5.000 đánh giá)
Người dùng thực tế đang nói gì về SharePoint?
Dưới đây là nhận xét của một người đánh giá trên G2:
SharePoint không chỉ là một công cụ chia sẻ tệp cơ bản; nó là một nền tảng nội dung doanh nghiệp toàn diện. Khi người dùng chỉ sử dụng nó như một ổ đĩa chia sẻ dựa trên đám mây, điều này thường dẫn đến sự nhầm lẫn và thiếu tổ chức.
SharePoint không chỉ là một công cụ chia sẻ tệp cơ bản; nó là một nền tảng nội dung doanh nghiệp toàn diện. Khi người dùng chỉ sử dụng nó như một ổ đĩa chia sẻ dựa trên đám mây, điều này thường dẫn đến sự nhầm lẫn và thiếu tổ chức.
Notion Enterprise (Phù hợp nhất cho các hệ thống quản lý kiến thức linh hoạt, dựa trên cơ sở dữ liệu xuyên suốt các bộ phận)
Notion Enterprise cho phép bạn tổ chức kiến thức xung quanh các cơ sở dữ liệu kết nối và các lược đồ linh hoạt. Thông tin được lưu trữ tại một vị trí có thể được tham chiếu ở các vị trí khác, do đó không cần phải cập nhật lại thông tin trên nhiều tài liệu khác nhau.
Notion hỗ trợ các khối nội dung có thể tái sử dụng và tham chiếu. Một trang hoặc mục nhập cơ sở dữ liệu có thể được nhúng vào nhiều địa điểm mà không cần sao chép. Phương pháp này giúp giảm thiểu việc sao chép và đơn giản hóa việc bảo trì liên tục, đặc biệt đối với thông tin áp dụng cho nhiều bộ phận.
Ở cấp độ tổ chức, Notion Enterprise cung cấp các công cụ quản trị để quản lý quyền truy cập và khả năng hiển thị. Bạn có thể định nghĩa quyền truy cập, theo dõi hoạt động thông qua nhật ký kiểm tra và quản lý việc chia sẻ trong không gian làm việc.
Các tính năng nổi bật của Notion Enterprise
- Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tạo và hoàn thiện nội dung trong các tác vụ viết, tóm tắt và phát triển ý tưởng.
- Xây dựng các cơ sở dữ liệu liên kết và sử dụng chế độ xem bảng, bảng Kanban, lịch hoặc dòng thời gian để xem cùng một dữ liệu.
- Kết hợp văn bản, cơ sở dữ liệu và các thành phần nhúng để tạo ra các hệ thống tùy chỉnh cho bất kỳ trường hợp sử dụng nào.
- Bắt đầu nhanh chóng với các mẫu cho wiki, tài liệu và hệ thống nội bộ.
Giới hạn của Notion Enterprise
- Hiệu suất có thể giảm khi sử dụng cơ sở dữ liệu rất lớn.
Giá cả của Notion
- Miễn phí
- Plus: $12/người dùng/tháng
- Kinh doanh: $24/người dùng/tháng
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Notion
- G2: 4.6/5 (9.500+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (hơn 2.600 đánh giá)
Người dùng thực tế đang nói gì về Notion?
Dưới đây là đánh giá tổng hợp từ Capterra:
Điều tôi yêu thích nhất ở Notion chính là sự dễ sử dụng ngay cả đối với người mới bắt đầu… Tuy nhiên, các tính năng AI của Notion còn nhiều hạn chế. AI của Notion kém hơn đáng kể so với ChatGPT, với các chức năng không thuyết phục. AI hoạt động chậm chạp và khi sử dụng trên các trang có lượng dữ liệu lớn, nó gặp tình trạng trễ nghiêm trọng, thường bị đơ trong vài phút.
Điều tôi yêu thích nhất ở Notion chính là sự dễ sử dụng ngay cả đối với người mới bắt đầu… Tuy nhiên, các tính năng AI của Notion còn nhiều hạn chế. AI của Notion kém hơn đáng kể so với ChatGPT, với các chức năng không thuyết phục. AI hoạt động chậm chạp và khi sử dụng trên các trang có lượng dữ liệu lớn, nó gặp tình trạng trễ nghiêm trọng, thường bị đơ trong vài phút.
Guru (Phù hợp nhất cho các nhóm làm việc nhanh chóng cần kiến thức đã được xác minh, dễ tiếp thu trong quy trình làm việc)
Guru là một hệ thống quản lý kiến thức lưu trữ thông tin dưới dạng các thẻ kiến thức riêng lẻ thay vì các tài liệu dài. Cấu trúc dựa trên thẻ cũng hỗ trợ các thay đổi thường xuyên mà không yêu cầu phải viết lại toàn bộ tài liệu.
Nền tảng cung cấp các tính năng kiểm soát tích hợp cho quyền sở hữu và xác minh kiến thức. Mỗi thẻ có thể được liên kết với một chuyên gia trong lĩnh vực và đặt vào lịch trình kiểm tra, với trạng thái xác minh hiện tại hiển thị cho người dùng. Điều này giúp dễ dàng theo dõi trách nhiệm và xác định nội dung cần kiểm tra.
Bạn có thể tổ chức và trình bày kiến thức theo vai trò và nhóm. Ngoài ra, giới hạn khả năng hiển thị cho các nhóm liên quan để người dùng chỉ xem thông tin liên quan đến công việc của họ mà không cần duyệt qua nội dung không liên quan.
Các tính năng nổi bật của Guru
- Trích xuất các câu trả lời đã được xác minh từ cơ sở kiến thức của công ty bạn.
- Tích hợp với Slack, Microsoft Teams, Google Workspace và các công cụ phổ biến khác, giúp nhân viên không cần rời khỏi quy trình làm việc để tìm kiếm thông tin cần thiết.
- Phân chia thông tin thành các thẻ kiến thức, giúp nhân viên nhận được câu trả lời nhanh chóng và có cấu trúc thay vì phải mở một tệp tin lớn.
Giới hạn của Guru
- Đối với tài liệu chi tiết hoặc dạng dài, định dạng thẻ của Guru có thể cảm thấy hơi hạn chế so với các công cụ như Confluence hoặc Notion.
Giá Guru
- Dùng thử miễn phí
- Tất cả trong một: $25/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét từ các chuyên gia
- G2: 4.7/5 (hơn 2.000 đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (hơn 600 đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Guru?
Dưới đây là nhận xét của một người đánh giá trên G2:
Điểm mạnh lớn nhất của Guru là khả năng cung cấp thông tin chính xác vào đúng thời điểm và địa điểm bạn cần. Mỗi khi có câu hỏi, chúng ta có thể nhanh chóng tra cứu Guru và tìm được câu trả lời đáng tin cậy. Hệ thống luôn giữ mọi thứ gọn nhẹ, thân thiện với người dùng và dễ dàng tìm kiếm. Với tính năng mới cho phép chúng ta đặt câu hỏi trực tiếp cho Guru, việc thu thập thông tin chi tiết đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Điều này vô cùng hữu ích cho các quy trình làm việc liên quan đến du lịch, cập nhật chính sách và lưu trữ thông tin nhà cung cấp. Tổng thể, đây là một công cụ tuyệt vời giúp công việc của chúng ta trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Điểm mạnh lớn nhất của Guru là khả năng cung cấp thông tin chính xác vào đúng thời điểm và địa điểm bạn cần. Mỗi khi có câu hỏi, chúng ta có thể nhanh chóng tra cứu Guru và tìm được câu trả lời đáng tin cậy. Hệ thống luôn giữ mọi thứ gọn nhẹ, thân thiện với người dùng và dễ dàng tìm kiếm. Với tính năng mới cho phép chúng ta đặt câu hỏi trực tiếp cho Guru, việc thu thập thông tin chi tiết đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Điều này vô cùng hữu ích cho các quy trình làm việc liên quan đến du lịch, cập nhật chính sách và lưu trữ thông tin nhà cung cấp. Tổng thể, đây là một công cụ tuyệt vời giúp công việc của chúng ta trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Slab (Phù hợp nhất cho các nhóm muốn tài liệu đơn giản, gọn gàng mà không cần cấu trúc phức tạp)
Slab được thiết kế để giữ cho kiến thức doanh nghiệp dễ dàng tổ chức và thuận tiện trong việc truy cập. Nó giới hạn các cấu trúc phân cấp sâu và cây trang phức tạp, giúp thông tin trở nên phẳng hơn và dễ dàng duyệt qua khi nội dung phát triển. Điều này giúp giảm thời gian bạn dành để quyết định nơi lưu trữ thông tin và giảm nỗ lực bảo trì theo thời gian.
Trình chỉnh sửa trong Slab khuyến khích sử dụng tiêu đề rõ ràng và định dạng gọn gàng, giúp các nhóm tài liệu hóa thông tin một cách nhất quán. Quyền sở hữu được áp dụng ở cấp độ chủ đề thay vì cấp độ trang, do đó trách nhiệm được giữ ở các khu vực kiến thức rộng hơn thay vì các tài liệu cá nhân thường xuyên thay đổi.
Phần mềm quản lý kiến thức này tích hợp với các công cụ như Slack, GitHub và Google Drive để hiển thị thông tin trong quá trình công việc hàng ngày và các cuộc hội thoại. Tính năng tìm kiếm hỗ trợ các truy vấn theo phong cách câu hỏi tự nhiên, và các chỉ báo độ mới giúp nội dung lỗi thời trở nên rõ ràng mà không cần áp dụng các quy trình kiểm duyệt nghiêm ngặt.
Các tính năng nổi bật của Slab
- Kiểm soát quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm bằng các quyền truy cập chi tiết và kiểm soát truy cập dựa trên vai trò.
- Theo dõi nội dung đang thịnh hành và các mẫu tương tác thông qua bảng điều khiển phân tích.
- Sử dụng các công cụ được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) như AI Autofix (để sửa lỗi), AI Predict (để đưa ra đề xuất thông minh) và AI Ask (để nhận câu trả lời tức thì từ cơ sở kiến thức của bạn).
Giới hạn của Slab
- Hệ sinh thái tích hợp giới hạn so với phần mềm cơ sở kiến thức tập trung vào doanh nghiệp.
Giá theo khối
- Miễn phí
- Startup: $8/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: $15/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Slab
- G2: 4.6/5 (300 đánh giá)
- Capterra: Không đủ đánh giá và nhận xét
Người dùng thực tế nói gì về Slab?
Một đánh giá trên G2 mô tả như sau:
Điều tôi thích nhất ở Slab là cách nó giúp chia sẻ kiến thức và hợp tác trở nên dễ dàng. Giao diện sạch sẽ và chức năng tìm kiếm mạnh mẽ cho phép các nhóm nhanh chóng tìm kiếm và đóng góp nội dung… Một điều tôi không thích ở Slab là nó có thể khiến người dùng mới cảm thấy hơi choáng ngợp, đặc biệt nếu nhóm có nhiều nội dung hiện có. Làm quen với cấu trúc và bố cục có thể mất một chút thời gian, và có thể cần một chút tổ chức ban đầu để mọi thứ dễ dàng điều hướng. Nhưng một khi bạn đã quen với nó, mọi thứ sẽ trơn tru hơn nhiều!
Điều tôi thích nhất ở Slab là cách nó giúp chia sẻ kiến thức và hợp tác trở nên dễ dàng. Giao diện sạch sẽ và chức năng tìm kiếm mạnh mẽ cho phép các nhóm nhanh chóng tìm kiếm và đóng góp nội dung… Một điều tôi không thích ở Slab là nó có thể khiến người dùng mới cảm thấy hơi choáng ngợp, đặc biệt nếu nhóm có nhiều nội dung hiện có. Làm quen với cấu trúc và bố cục có thể mất một chút thời gian, và có thể cần một chút tổ chức ban đầu để mọi thứ dễ dàng điều hướng. Nhưng một khi bạn đã quen với nó, mọi thứ sẽ trơn tru hơn nhiều!
Tại sao ClickUp là một lựa chọn mạnh mẽ cho quản lý kiến thức doanh nghiệp
Các công cụ quản lý kiến thức doanh nghiệp truyền thống lưu trữ thông tin. Bạn ghi chép các quy trình và quyết định, nhưng chúng tồn tại tách biệt với công việc mà chúng được thiết kế để hướng dẫn.
ClickUp, không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, loại bỏ tình trạng phân tán công việc trong kiến trúc quản lý kiến thức doanh nghiệp. Nó tích hợp tài liệu, công việc, cuộc hội thoại và thông tin trí tuệ vào một hệ thống duy nhất, giảm thiểu sự phân mảnh giữa các nhóm.
Hãy xem cách phần mềm quản lý kiến thức ClickUp biến kiến thức doanh nghiệp thành một hệ thống vận hành thống nhất trên các lĩnh vực tài liệu, tìm kiếm, tự động hóa và quản trị.
Tạo tài liệu và biến nó thành công việc có thể thực hiện được.
Lý do phổ biến nhất khiến tài liệu doanh nghiệp thất bại là vì chúng được tạo ra ngoài luồng công việc. Các nhóm viết tài liệu quy trình, SOP và hướng dẫn trong phần mềm quản lý kiến thức, nhưng việc thực thi lại diễn ra ở nơi khác.
Theo thời gian, tài liệu có thể trở nên không còn phù hợp với thực tế và quyền sở hữu trở nên không rõ ràng.
ClickUp Docs giúp bạn tạo tài liệu có khả năng kết nối chặt chẽ với quá trình thực thi và hợp tác.
Với ClickUp Tài liệu, bạn có thể:
- Tạo tài liệu trực tiếp trong Không gian Làm việc của bạn, dù từ một Không gian, Thư mục, Danh sách công việc hay thanh bên.
- Sắp xếp kiến thức phức tạp bằng cách sử dụng các trang con và giúp việc tổ chức các quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOPs), chính sách và wiki nội bộ trở nên dễ dàng hơn mà không cần phải gộp tất cả vào các trang dài.
- Chèn các công việc vào Docs để biến các bước được tài liệu hóa thành công việc được giao, có thể theo dõi với chủ sở hữu rõ ràng.
- Sử dụng định dạng phong phú và lệnh gạch chéo để thêm bảng, danh sách kiểm tra, chú thích và ngăn cách mà không làm chậm quá trình viết.
- Hợp tác thời gian thực với bình luận, đề cập và chỉnh sửa chia sẻ, để tài liệu phản ánh đóng góp của nhóm thay vì nỗ lực cá nhân.
- Kiểm soát quyền truy cập với các quyền truy cập chi tiết, đảm bảo các nhóm phù hợp có thể xem, bình luận hoặc chỉnh sửa tài liệu nhạy cảm.
Vì tài liệu được kết nối trực tiếp với các công việc và quy trình làm việc, các cập nhật được thực hiện như một phần của hoạt động hàng ngày. Điều này giúp tài liệu luôn chính xác và rõ ràng về trách nhiệm sở hữu, ngay cả khi các quy trình thay đổi giữa các nhóm.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Docs Hub để lọc và tổ chức tài liệu nhanh chóng bằng cách sử dụng thẻ, mục yêu thích, tài liệu gần đây và tìm kiếm. Điều này giúp các nhóm truy cập tài liệu chính thức nhanh hơn mà không cần duyệt qua các không gian hoặc thư mục.
Bạn cũng có thể khuyến khích nhân viên hợp tác trong Tài liệu mà không làm chậm tiến độ của họ bằng các quy trình phê duyệt hoặc lo lắng về sai sót. Lịch sử trang hiển thị đầy đủ các thay đổi và cho phép bạn khôi phục các phiên bản trước đó ngay lập tức khi cần thiết.
- Mở bất kỳ tài liệu nào
- Nhấp vào dấu ba chấm (…) ở góc trên bên phải.
- Chọn Lịch sử trang để xem trước các chỉnh sửa theo người dùng, thời gian và ngày tháng.
- Khôi phục phiên bản trước đó chỉ với một cú nhấp chuột mà không cần thao tác thủ công.
Ghi chép kiến thức cuộc họp tự động với AI Notetaker
Khi đưa ra quyết định trong các cuộc họp, bạn không nên phải dựa vào trí nhớ hoặc các ghi chú rời rạc. ClickUp AI Notetaker tự động ghi lại ghi chú cuộc họp, quyết định, nhiệm vụ cần thực hiện và bản ghi chép có thể tìm kiếm.
Bạn có thể tìm kiếm các cuộc hội thoại trước đây, liên kết các quyết định trực tiếp với các công việc và người chịu trách nhiệm, và chuyển từ thảo luận sang thực thi mà không cần theo dõi thủ công. Điều này đảm bảo rằng bối cảnh quan trọng vẫn có thể truy cập được lâu sau khi cuộc họp kết thúc, đồng thời giảm bớt nỗ lực ghi chép cho các nhóm của bạn.
Tìm kiếm kiến thức phù hợp ngay lập tức với Tìm kiếm Doanh nghiệp
ClickUp Enterprise Search cho phép bạn tìm kiếm qua các tài liệu, công việc, bình luận và tệp đính kèm từ một mục nhập duy nhất, giúp bạn tìm kiếm thông tin mà không cần chuyển đổi công cụ hoặc duyệt qua các thư mục.
Kết quả tìm kiếm được phân quyền và xếp hạng theo mức độ liên quan và thời gian cập nhật. Ví dụ, khi bạn tìm kiếm quy trình phê duyệt, bạn có thể xem tài liệu SOP mới nhất, thời gian cập nhật gần nhất và chủ đề bình luận giải thích lý do thay đổi, tất cả trong chế độ xem.
Bạn có thể mở tài liệu để xem xét quy trình hoặc trực tiếp thực hiện công việc, biến việc tìm kiếm thành bước thực thi ngay lập tức thay vì chỉ là việc tra cứu thông tin.
📮 ClickUp Insight: 28% nhân viên thích giữ ý kiến cho riêng mình hoặc không cảm thấy an toàn khi chia sẻ quan điểm trong các cuộc họp. Nhưng không phải tất cả ý tưởng tuyệt vời đều được chia sẻ công khai trong các cuộc họp—đôi khi, sự sáng tạo thực sự lại ẩn chứa trong một bình luận về công việc hoặc một tệp tin bị lãng quên.
Hãy tưởng tượng một thành viên trong nhóm đã đề xuất một cải tiến quy trình trong một bình luận cách đây vài tháng, hoặc chia sẻ một giải pháp độc đáo trong một tài liệu mà chưa bao giờ được đưa ra thảo luận trong cuộc họp.
Với tính năng Tìm kiếm Doanh nghiệp của ClickUp Brain, bạn có thể nhanh chóng truy cập các đóng góp này — bất kể chúng nằm ở đâu trong không gian làm việc của bạn. Điều này có nghĩa là mọi ý tưởng, dù được nói ra hay viết ra, đều có thể truy cập và thực hiện được — đảm bảo nhóm của bạn không bao giờ bỏ lỡ những ý tưởng tốt nhất.
Để tìm hiểu thêm về Tìm kiếm Doanh nghiệp, hãy xem video này 👇
Nhận câu trả lời từ không gian làm việc của bạn với ClickUp Brain
Tìm kiếm thông tin chỉ là một phần của vấn đề. Bạn cũng cần hiểu nó nhanh chóng và áp dụng đúng cách. ClickUp Brain biến không gian làm việc của bạn thành một lớp kiến thức được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), trả lời các câu hỏi dựa trên dữ liệu công việc của bạn.
Trí tuệ nhân tạo (AI) bối cảnh này cung cấp cho bạn câu trả lời trực tiếp từ không gian làm việc của bạn bằng cách sử dụng tài liệu, công việc, bình luận và dữ liệu dự án của bạn. Bạn có thể đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ thông thường và nhận được phản hồi dựa trên quy trình thực tế và các thực hành quản lý kiến thức của tổ chức.
Ví dụ, bạn có thể yêu cầu AI kết nối này: “Tóm tắt quy trình nâng cấp hiện tại và hiển thị các công việc đang mở sử dụng nó.”
Brain tự động lấy các quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) đã được phê duyệt, đánh dấu các thay đổi gần đây và liên kết với các công việc đang hoạt động nơi quy trình được áp dụng. Điều này cho phép bạn xác minh quy trình và thực hiện hành động ngay lập tức mà không cần tìm kiếm trong các tài liệu hoặc dự án.
💟 Bonus: Cho phép các đại lý tự động trả lời các quy trình làm việc kiến thức.
Trong quá trình di chuyển, các câu hỏi ngày càng nhiều. Tài liệu này hiện đang ở đâu? Ai là người chịu trách nhiệm cho công việc này? Quyết định gì đã được đưa ra tuần trước?
Nếu không có hỗ trợ, những câu hỏi đó sẽ trở thành những gián đoạn liên tục. Các công cụ như Super Agents trong ClickUp thay đổi tình hình bằng cách hoạt động như một điểm tham chiếu chung. Thay vì phải hỏi xung quanh, người dùng sẽ nhận được câu trả lời trực tiếp từ hệ thống, dựa trên công việc thực tế và tài liệu.
Điều này giúp giảm sự phụ thuộc vào một số ít "người nắm giữ kiến thức" và hỗ trợ người dùng mới xây dựng sự tự tin mà không làm chậm tiến độ của những người khác.
Để tìm hiểu thêm về cách các Trợ lý Trí tuệ Nhân tạo (AI Agents) hoạt động trong thực tế, hãy xem video này 👇
Kết hợp Quản lý Kiến thức Doanh nghiệp với ClickUp
Khi các công ty phát triển, kiến thức không còn là vấn đề về tài liệu mà bắt đầu trở thành vấn đề về phối hợp.
Quản lý kiến thức doanh nghiệp chỉ hoạt động hiệu quả khi tài liệu, cuộc hội thoại, công việc, báo cáo và quản trị được tích hợp trong cùng một hệ thống. Nếu không, các thông tin quan trọng sẽ bị "kẹt" trong các thư mục tĩnh trong khi việc thực thi diễn ra ở nơi khác.
ClickUp kết hợp các lớp chức năng này lại với nhau. Tài liệu của bạn được kết nối trực tiếp với các công việc. Các quyết định được ghi lại trong cuộc họp trở thành công việc có thể theo dõi. Tìm kiếm doanh nghiệp bao quát các dự án, cuộc hội thoại và các công cụ kết nối. Bảng điều khiển hiển thị tiến độ thực tế. Trí tuệ nhân tạo (AI) hiểu toàn bộ bối cảnh thay vì tóm tắt các tệp riêng lẻ.
Kiến thức không còn là một kho lưu trữ mà bắt đầu hoạt động như một nguồn thông tin vận hành.
Thử dùng ClickUp miễn phí và biến kiến thức kết nối thành hành động phối hợp.
Câu hỏi thường gặp
Quản lý Kiến thức (KM) là phương pháp tổng thể mà bạn sử dụng để thu thập, tổ chức, chia sẻ và duy trì kiến thức trên toàn tổ chức. Mục tiêu là giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và giảm thiểu các "vùng kiến thức cô lập". Cơ sở kiến thức là một phần của phương pháp này. Đây là kho lưu trữ tập trung cho nội dung được tài liệu hóa, bao gồm bài viết, câu hỏi thường gặp (FAQ) và quy trình. Cơ sở kiến thức cung cấp truy cập vào thông tin, trong khi KM thúc đẩy việc sử dụng kiến thức đó trên toàn tổ chức.
Nguồn tài nguyên kiến thức của bạn nên được cập nhật mỗi khi có thay đổi trong quy trình, chính sách hoặc quy định. Đối với nội dung có tác động lớn như Quy trình tiêu chuẩn (SOP) và tài liệu tuân thủ, việc kiểm tra định kỳ mỗi 6 đến 12 tháng giúp tránh thông tin lỗi thời. Để quản lý kiến thức hiệu quả, việc cập nhật nội dung hoạt động hàng ngày nên được thực hiện ngay khi nhóm của bạn phát hiện sai sót hoặc thiếu sót. Việc xác định rõ quyền sở hữu và kiểm tra định kỳ giúp bạn duy trì tính đáng tin cậy của tài liệu mà không cần bảo trì quá mức.
Một chiến lược quản lý kiến thức cần có quyền sở hữu rõ ràng ở cấp lãnh đạo, với một người phụ trách quản lý kiến thức (KM) chuyên trách hoặc một nhóm vận hành trung tâm hoặc nhóm công nghệ thông tin (IT). Đồng thời, quyền sở hữu không nằm ở một nhóm duy nhất. Các chuyên gia trong các lĩnh vực chuyên môn (SME) từ các bộ phận khác nhau đóng vai trò quan trọng bằng cách đóng góp chuyên môn và đảm bảo độ chính xác của nội dung trong phạm vi lĩnh vực của họ.
Công cụ phù hợp với bạn phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô, tích hợp, yêu cầu quản trị và mức độ cấu trúc mà bạn mong muốn. Tuy nhiên, ClickUp là một lựa chọn mạnh mẽ cho quản lý kiến thức doanh nghiệp vì nó cho phép bạn tạo tài liệu có cấu trúc và liên kết kiến thức với công việc.