Hãy cùng giải đáp câu hỏi mà hầu hết các nhà lãnh đạo doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) đang thắc mắc: Liệu có thể sử dụng AI mà không cần lập trình viên, nhà khoa học dữ liệu hoặc bộ phận CNTT?
Câu trả lời đơn giản? Có. Và không phải theo cách "lý thuyết, một ngày nào đó"—mà là ngay hôm nay.
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB)*, việc áp dụng AI không còn có nghĩa là:
- Tích hợp tùy chỉnh
- Các chuyên gia tư vấn đắt đỏ
- Kỹ năng kỹ thuật mà họ không có
Bạn có thể bắt đầu sử dụng AI không cần lập trình được tích hợp trực tiếp vào các công cụ mà nhóm của bạn đã sử dụng. Công cụ quản lý dự án. Tài liệu. Giao tiếp nhóm. Và khi AI được tích hợp trực tiếp vào các quy trình làm việc đó, việc áp dụng AI không còn là một dự án kỹ thuật mà trở thành một quyết định kinh doanh.
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn chi tiết về việc các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) không có chuyên môn kỹ thuật đang làm gì hiện nay – cách xác định các quy trình làm việc sẵn sàng cho AI, lựa chọn công cụ phù hợp, tránh tình trạng mở rộng AI không kiểm soát và đạt được kết quả thực tế mà không cần viết một dòng mã nào.
Thực trạng việc áp dụng AI cho doanh nghiệp nhỏ
Hầu hết các nhà lãnh đạo doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) đều cảm nhận hai điều sau cùng lúc:
1️⃣ AI có thể giúp kinh doanh của bạn trở nên cạnh tranh hơn2️⃣ Bạn không có lập trình viên, nhà khoa học dữ liệu hoặc nhóm IT lớn
Sự căng thẳng đó là có thật, và nó là một trong những rào cản lớn nhất đối với việc áp dụng AI trong các tổ chức không có chuyên môn công nghệ. Đó là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) đã đứng ngoài cuộc… cho đến nay.
Việc áp dụng AI đang ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB).
Dữ liệu cho thấy một sự chuyển đổi đang diễn ra nhanh chóng và thực sự:
- Tại Hoa Kỳ, 57% doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) hiện đang đầu tư vào công nghệ AI, tăng mạnh so với 36% vào năm 2023, và 30% nhân viên sử dụng công cụ AI hàng ngày. Điều này chứng tỏ AI đã chuyển từ giai đoạn thử nghiệm sang trở thành công cụ cho công việc hàng ngày.
- Trên toàn cầu, khoảng 76% doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) đang sử dụng hoặc đang tìm hiểu các công cụ AI, với nhu cầu đặc biệt cao cho các trường hợp sử dụng liên quan đến bán hàng và dự báo.
- Tại Ấn Độ, lên đến 78% doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) cho biết đã thử nghiệm hoặc sử dụng AI, thường cho các mục đích như chatbot, tối ưu hóa tiếp thị và tạo/lập nội dung. Hầu hết các doanh nghiệp này cho biết AI giúp tăng doanh thu.
Tuy nhiên, có một số điểm cần lưu ý: nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) tin tưởng vào tiềm năng của AI nhưng gặp khó khăn trong việc triển khai. Các cuộc khảo sát cho thấy khoảng cách về kỹ năng và đào tạo, và một số công ty cảm thấy không chắc chắn về cách đo lường giá trị cụ thể.
Tại sao các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) vẫn gặp khó khăn trong việc triển khai AI?
Đó là vì đôi khi chính những công cụ được thiết kế để làm cho AI trở nên hữu ích lại có thể gây ra nhiều rắc rối hơn khi chúng bị phân tán và không kết nối với nhau. Khi các nhóm phải quản lý hàng chục ứng dụng AI riêng biệt, mỗi ứng dụng có tài khoản đăng nhập và ngữ cảnh riêng, bạn sẽ gặp phải bộ ba mà không kinh doanh nào mong muốn:
- Sự bùng nổ của AI : Quá nhiều công cụ AI rời rạc không hiểu rõ công việc thực tế của bạn + làm tăng chi phí AI và khiến việc quản lý hiệu quả trở nên bất khả thi.
- Sự lan rộng thông tin: Khi kiến thức mà nhân viên của bạn cần để hoàn thành việc cần làm được lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau cùng một lúc: tài liệu, Bảng trắng, cuộc hội thoại chat, email, v.v.
- Sự phân tán công việc : Sự phân mảnh các hoạt động công việc trên nhiều công cụ, nền tảng và hệ thống không kết nối với nhau, đòi hỏi phải chuyển đổi ứng dụng liên tục.
Đó là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) có việc cần làm là áp dụng AI không ngay lập tức thấy được tác động như mong đợi. Vấn đề không phải ở AI mà là bối cảnh quy trình làm việc xung quanh nó còn thiếu sót.
Vậy, giải pháp là gì?
Giải pháp là một Không gian Làm việc AI tích hợp — một nền tảng duy nhất kết nối các dự án, tài liệu, cuộc hội thoại và AI của bạn. Trong Không gian Làm việc thống nhất này, tất cả công việc và AI của bạn đều được tập trung tại một nơi, giúp AI có đầy đủ bối cảnh để hỗ trợ bạn một cách tốt nhất.
Một cách đơn giản để hình dung không gian làm việc AI tích hợp:
Và làm thế nào để xây dựng một không gian làm việc như vậy? Cách đơn giản nhất là sử dụng ClickUp!
📮 ClickUp Insight: Khảo sát về mức độ trưởng thành AI của chúng tôi cho thấy 60% quản lý và nhân viên vẫn chưa có quyền truy cập vào AI tại nơi làm việc. Và vì hơn một nửa trong số họ làm việc tại các công ty nhỏ không có chuyên gia AI, họ chủ yếu phải tự mình giải quyết.
Khi các vai trò quan trọng như vậy không được trang bị để truy cập và sử dụng AI một cách hiệu quả, việc áp dụng AI đơn giản là không thể triển khai. Quy trình làm việc có thể cảm thấy phức tạp, lộn xộn hoặc quá khó để tích hợp vào các công việc hàng ngày.
ClickUp Brain loại bỏ những rào cản đó bằng cách cung cấp AI chất lượng doanh nghiệp trực tiếp trong không gian làm việc mà các nhóm đã tin dùng. Không cần thiết lập, không cần chuyển đổi công cụ, không cần chuyên gia - chỉ là một công cụ AI dễ tiếp cận, có ngữ cảnh cao mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng một cách tự tin ngay từ đầu.
Với các công cụ như ClickUp, AI được tích hợp sẵn trong các công cụ mà nhóm đã sử dụng—từ soạn thảo nội dung đến lập kế hoạch dự án và quản lý cuộc họp—có nghĩa là người dùng không có kiến thức kỹ thuật có thể áp dụng AI mà không cần dựa vào mã hoặc đội ngũ kỹ thuật.
Xem video này để tìm hiểu cách tránh tình trạng mở rộng AI không kiểm soát trong khi vẫn tận dụng AI cho nhóm của bạn! 👇🏽
Tại sao “AI không cần mã” thực sự quan trọng
AI không cần mã đơn giản có nghĩa là AI mà bạn có thể sử dụng mà không cần mã.
Thay vì sử dụng mô hình, API và kịch bản, bạn tương tác với AI thông qua:
- Các lệnh bằng ngôn ngữ tự nhiên
- Giao diện trực quan
- Các tính năng đã được tích hợp sẵn trong các công cụ hiện có của bạn
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), điều này quan trọng vì một lý do: hạn chế.
- Bạn không có ngân sách cho các chu kỳ phát triển kéo dài.
- Bạn không có nhóm kỹ thuật đang chờ đợi "giai đoạn hai".
- Và bạn chắc chắn không có thời gian để thử nghiệm trong sáu tháng trước khi thấy giá trị.
Sự chuyển đổi này biến việc áp dụng AI thành một quyết định về quy trình làm việc thay vì một dự án kỹ thuật.
AI không cần lập trình giúp giảm thời gian phát triển, giảm thiểu rào cản chi phí và cho phép các "nhà phát triển nghiệp dư" từ các bộ phận khác nhau xây dựng và sử dụng AI trong công việc hàng ngày của họ.
Quản lý vận hành của bạn có thể tự động hóa một quy trình, hoặc điều phối viên marketing có thể soạn thảo bản tóm tắt chiến dịch mà không cần phải gửi yêu cầu hỗ trợ đến bộ phận IT. Họ được trao quyền để tự giải quyết các vấn đề của mình.
🎥 Xem cách ClickUp hỗ trợ thực thi chiến dịch được điều khiển bởi AI cho các nhà tiếp thị:
Công cụ AI có sẵn so với công cụ AI tùy chỉnh (Khi nào nên sử dụng mỗi loại)
Bạn đang mắc kẹt trong tình trạng "phân tích quá mức", phân vân giữa việc sử dụng một công cụ AI đơn giản, sẵn có hay đầu tư vào một giải pháp phức tạp, được tùy chỉnh?
Lựa chọn rất đơn giản:
- AI sẵn có: Được tích hợp sẵn trong phần mềm hiện có của bạn. Đây là giải pháp lý tưởng cho các công việc phổ biến như hỗ trợ viết, tự động hóa công việc và tóm tắt tài liệu.
- AI tùy chỉnh: Yêu cầu các nhà phát triển xây dựng giải pháp phù hợp với logic kinh doanh độc đáo của công ty bạn. Điều này chỉ cần thiết cho các nhu cầu chuyên biệt cao.
| Loại AI | Phù hợp nhất cho | Vídu |
|---|---|---|
| AI đã được xây dựng sẵn | Viết email, tạo báo cáo và tóm tắt cuộc họp | Viết email, tạo báo cáo và tổng hợp nội dung cuộc họp. |
| AI tùy chỉnh | Các thuật toán độc quyền, tuân thủ quy định ngành cụ thể, xử lý dữ liệu độc đáo | Mô hình định giá tùy chỉnh, phân loại tài liệu chuyên biệt |
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) không có chuyên môn kỹ thuật, các giải pháp AI đã được phát triển sẵn có thể đáp ứng hơn 95% các trường hợp sử dụng có giá trị. Bạn có thể tận hưởng lợi ích của AI ngay lập tức mà không phải đối mặt với chi phí, độ phức tạp và thời gian chờ đợi của một dự án phát triển tùy chỉnh.
📮ClickUp Insight: 88% số người tham gia khảo sát của chúng tôi sử dụng công cụ AI cho các công việc cá nhân hàng ngày, và 55% sử dụng chúng nhiều lần trong ngày. Còn về AI trong công việc? Với một hệ thống AI tập trung hỗ trợ mọi khía cạnh của quản lý dự án, quản lý kiến thức và hợp tác, bạn có thể tiết kiệm lên đến 3+ giờ mỗi tuần, thời gian mà bạn sẽ phải dành để tìm kiếm thông tin, giống như 60,2% người dùng ClickUp!
Cách xác định vị trí phù hợp của AI trong kinh doanh của bạn
Nếu nhóm của bạn dành nhiều thời gian sắp xếp công việc hơn là việc cần làm, AI có thể giúp đỡ.
Để tìm ra cơ hội phù hợp, đừng bắt đầu bằng câu hỏi: “AI có thể làm gì?” Thay vào đó, hãy hỏi: “Nhóm của tôi đang mất thời gian nhiều nhất ở đâu?”
Thực hiện một cuộc kiểm tra quy trình làm việc đơn giản. Yêu cầu nhóm của bạn xác định các công việc thủ công, lặp đi lặp lại hoặc dễ xảy ra lỗi mà họ thực hiện hàng ngày hoặc hàng tuần. Tìm kiếm các điểm tắc nghẽn thông tin, như thời gian dành cho việc tìm kiếm tệp tin, chờ đợi cập nhật trạng thái hoặc giải thích lại bối cảnh cho đồng nghiệp.
Các công việc AI sẵn sàng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) bao gồm:
- Soạn thảo email và tài liệu bản nháp đầu tiên
- Tóm tắt các cuộc họp dài thành các mục hành động có dấu đầu dòng.
- Cập nhật thủ công trạng thái dự án ở nhiều nơi khác nhau
- Tạo báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng
- Trả lời các câu hỏi lặp đi lặp lại từ khách hàng hoặc thành viên trong nhóm
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Biến sự quan tâm trừu tượng thành kế hoạch hành động cụ thể bằng cách theo dõi các cơ hội AI trong một danh sách công việc ClickUp đơn giản. Hãy xem nó như một danh sách việc cần làm chung, có cấu trúc mà toàn bộ nhóm có thể xem và cập nhật. Tạo một hàng cho mỗi công việc, sau đó thêm các cột cho các mục như tần suất xuất hiện, thời gian cần thiết hiện tại và mức độ khó khăn. Các mẫu sẽ nhanh chóng xuất hiện, giúp xác định rõ những quy trình nào nên thử nghiệm với AI trước tiên.
Các trường hợp sử dụng AI cho các nhóm không có chuyên môn công nghệ
Bây giờ khi bạn đã xác định được nơi nhóm của mình đang lãng phí thời gian, hãy cùng xem cách áp dụng AI có thể giúp bạn lấy lại thời gian đó!
Quản lý dự án và tự động hóa công việc
Đối với hầu hết các nhóm nhỏ, quản lý dự án không phải là một hoạt động lãnh đạo hấp dẫn; đó là công việc vặt vãnh được ngụy trang dưới danh nghĩa tiến độ. Các nhà quản lý dự án thường dành cả ngày để tạo các công việc con một cách thủ công, theo dõi trạng thái từ các thành viên và phân công lại công việc. Điều này khiến họ không có thời gian cho kế hoạch chiến lược, dẫn đến dự án bị chậm tiến độ và làm phiền lòng các thành viên quan trọng nhất trong nhóm.
👀 Bạn có biết? Theo một nghiên cứu gần đây về 2.000 nhân viên văn phòng tại Vương quốc Anh, nhân viên dành trung bình năm giờ và 42 phút mỗi tuần cho các công việc hành chính lặp đi lặp lại như soạn thảo email, chuẩn bị báo cáo, phân tích dữ liệu và mục nhập thủ công. Tất cả những công việc này đều có thể được tự động hóa.
Dựa trên mức lương trung bình của nhân viên văn phòng tại Anh là ~£56.000, sự lãng phí thời gian này tương đương với khoảng £387 triệu năng suất bị mất mỗi ngày làm việc và hơn £100 tỷ hàng năm trên toàn bộ các doanh nghiệp kinh doanh tại Anh.
Vì vậy, câu hỏi không phải là liệu các nhóm dự án có nên tự động hóa hay không—mà là làm thế nào các nhóm không có nguồn lực kỹ thuật thực sự có thể thực hiện điều đó.
Thay vì xem tự động hóa như "một công cụ khác mà chúng ta thêm vào", hãy xem nó như trí tuệ giúp giảm bớt công việc liên quan đến công việc, để mọi người có thể tập trung vào công việc thực sự.
Loại bỏ công việc lặp đi lặp lại với ClickUp tự động hóa
ClickUp Automations cho phép các nhóm định nghĩa các quy tắc đơn giản, không cần mã để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại trước khi ai đó phải suy nghĩ kỹ về chúng. Ví dụ:
- Khi trạng thái công việc chuyển sang Đang xem xét, tự động giao công việc cho người xem xét được chỉ định.
- Khi ngày đáo hạn sắp đến, hãy đăng một bình luận nhắc nhở trong chủ đề công việc.
- Khi cờ ưu tiên thay đổi, thông báo ngay lập tức cho những người liên quan.
Các quy trình tự động hóa này bao gồm Kích hoạt (như thay đổi trạng thái) và Action (như thêm bình luận), giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực cho nhóm của bạn, để họ có thể tập trung vào những việc quan trọng.
Sử dụng AI hiểu công việc của bạn, không chỉ là lời nói của bạn.
Trong khi các trợ lý AI truyền thống dựa vào các đoạn văn bản được dán và các lời nhắc lặp lại, ClickUp Brain mang đến cho bạn bối cảnh đầy đủ. Nó tồn tại bên trong các công việc, tài liệu, cuộc trò chuyện và quy trình làm việc của bạn trong ClickUp, và nhận biết tiến độ mà bạn đã đạt được.
Thay vì yêu cầu một AI chung chung viết lại bản mô tả dự án, bạn có thể đề cập đến ClickUp Brain trực tiếp trong bình luận công việc hoặc tin nhắn trò chuyện và nói điều gì đó như:
“Brain, tạo các công việc và công việc con từ bản mô tả dự án này và phân công chủ sở hữu dựa trên khối lượng công việc.”
“Brain, tạo các công việc và công việc con từ bản mô tả dự án này và phân công chủ sở hữu dựa trên khối lượng công việc.”
Brain phân tích ngữ cảnh của bình luận đó (dự án, công việc hiện có, vai trò, hạn chót) và tạo ra các công việc con có cấu trúc, có thể thực hiện được trong Không gian Làm việc của bạn. Không cần xuất, sao chép hay định dạng lại.
Điều này giúp các nhà quản lý dự án của bạn chuyển từ vai trò kiểm tra công việc sang vai trò lãnh đạo chiến lược. 🛠️
Quản lý quy trình làm việc từ đầu đến cuối với Super Agents
ClickUp Super Agents đẩy xa hơn nữa bằng cách hoạt động như những đồng đội linh hoạt được tích hợp vào quy trình làm việc của bạn. Khác với các trợ lý bot độc lập, Super Agents trong ClickUp có tính năng theo dõi môi trường: Chúng theo dõi không gian làm việc của bạn để phát hiện thay đổi và được kích hoạt khi các điều kiện hoặc cập nhật cụ thể của bạn được đáp ứng. Bạn có thể giao công việc cho chúng và để chúng tự động thực hiện các phần của quy trình từ đầu đến cuối.
Hãy tưởng tượng một Siêu Đại lý có thể:
- Xử lý các yêu cầu đến
- Phân loại và ưu tiên chúng
- Tạo ra các công việc phù hợp
- Phân công công việc dựa trên khối lượng công việc và chuyên môn.
- Cập nhật tự động cho các bên liên quan
Không, đó không phải là giả định. Các nhóm như của bạn thực sự đang dựa vào các trường hợp sử dụng như vậy để giải phóng năng lực con người cho công việc chiến lược.
🤝 Câu chuyện khách hàng: ClickUp x Bell Direct
😓 Vấn đề: “Công việc về công việc” đang cản trở năng suất thực sự
Đội ngũ vận hành của Bell Direct đang quá tải. Mỗi ngày, họ phải xử lý hơn 800 email của khách hàng, mỗi email đều yêu cầu đọc thủ công, phân loại, phân loại và chuyển đến người phù hợp. Tình trạng này gây áp lực lên hiệu quả làm việc, tính minh bạch và chất lượng dịch vụ của nhóm, mặc dù công ty vẫn đạt được kết quả tốt cho khách hàng.
✅ Giải pháp: Không gian làm việc thống nhất + các trợ lý AI hoạt động như đồng đội
Thay vì thêm một công cụ rời rạc khác vào hệ thống, Bell Direct đã chọn ClickUp làm trung tâm điều khiển chính. Họ đã tập trung mọi thứ từ công việc, tài liệu, quy trình đến kiến thức vào một không gian làm việc duy nhất, nơi AI có toàn bộ bối cảnh.
Thay vì dựa vào các bot hoặc mẫu chung chung, họ đã triển khai một Siêu Đại lý mà họ gọi là “Delegator”.
Đây là một đồng nghiệp tự động được đào tạo để phân loại công việc đến:
- Nó đọc mọi email đến hộp thư đến chung.
- Nó phân loại mức độ khẩn cấp, khách hàng và chủ đề bằng cách sử dụng các Trường Tùy chỉnh được hỗ trợ bởi AI.
- Nó ưu tiên và phân công từng công việc cho đúng người trong thời gian thực.
- Nó thực hiện tất cả những việc cần làm mà không cần sự can thiệp thủ công từ nhân viên vận hành.
😄 Tác động: Lợi ích vận hành có thể đo lường được
- Tăng 20% hiệu quả hoạt động, nghĩa là hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn với cùng nguồn lực.
- Giải phóng sức chứa tương đương với sức chứa của 2 nhân viên toàn thời gian, nay có thể dành cho các công việc chiến lược có giá trị cao.
- Hơn 800 email khách hàng hàng ngày được phân loại và xử lý theo thời gian thực. Chất lượng dịch vụ được cải thiện và tác động đến khách hàng tăng lên.
Siêu Đại lý hiện nay xử lý công việc theo cách con người làm, nhưng với tốc độ và quy mô của máy móc.
“Bất kỳ ai cũng có thể bắt đầu với Trợ lý AI — bạn không cần có nền tảng phát triển. ClickUp đã giúp việc cài đặt trợ lý và tích hợp AI vào mô hình hoạt động của chúng tôi trở nên vô cùng đơn giản.”
“Bất kỳ ai cũng có thể bắt đầu với Trợ lý AI — bạn không cần có nền tảng phát triển. ClickUp đã giúp việc cài đặt trợ lý và tích hợp AI vào mô hình hoạt động của chúng tôi trở nên vô cùng đơn giản.”
Đó chính là cơ hội thực sự trong việc áp dụng AI không cần kỹ thuật: khi AI không phải là "một thứ khác cần học", mà là "một thành viên trong nhóm mà bạn có thể tin cậy".
Tạo tài liệu và quản lý kiến thức
Nếu có một "kẻ giết chết năng suất" thầm lặng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), đó chính là việc "phát minh lại bánh xe". Nhóm liên tục tạo lại tài liệu, ghép nối các bản trình chiếu từ trí nhớ, hoặc mất nhiều ngày để tìm kiếm một tệp tin mà họ biết là tồn tại ở đâu đó.
🧠 Sự thật không mấy vui vẻ: Chúng tôi phát hiện ra rằng 1 trong 5 chuyên gia dành hơn 3 giờ mỗi ngày chỉ để tìm kiếm tệp tin, tin nhắn hoặc thông tin bổ sung liên quan đến công việc của họ.
Khi kiến thức của bạn nằm ở một nơi, công việc ở một nơi khác, và ghi chú cuộc họp ở một nơi thứ ba, các công cụ AI tạo sinh không tự động hiểu bối cảnh kinh doanh của bạn.
Họ có thể viết văn bản, nhưng họ không thể trả lời câu hỏi như:
“Phiên bản mới nhất của hướng dẫn onboarding khách hàng mà Jane đã viết vào quý trước là gì?”
“Phiên bản mới nhất của hướng dẫn onboarding khách hàng mà Jane đã viết vào quý trước là gì?”
…không cần phải sao chép-dán và xuất dữ liệu.
Để giải quyết vấn đề này:
Tập trung kiến thức của bạn trong ClickUp Tài liệu
Bắt đầu với ClickUp Docs làm không gian làm việc tập trung cho kiến thức của nhóm. Các kho lưu trữ, quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOPs), đề xuất, lịch trình cuộc họp, wiki và nhiều tài liệu khác đều được lưu trữ tại đây và được liên kết với công việc phát sinh từ chúng.
Từ bên trong một tài liệu, bạn có thể:
- Gắn thẻ đồng nghiệp để nhận phản hồi.
- Chuyển đổi văn bản thành các công việc có thể giao cho nhân viên.
- Chèn trạng thái công việc và tiện ích
- Cập nhật tiến độ dự án mà không cần rời khỏi giao diện làm việc của bạn.
Các tài liệu không phải là những trang riêng lẻ. Chúng kết nối với công việc của bạn!
Giờ đây, hãy kết hợp với ClickUp Brain: AI thực sự hiểu bối cảnh không gian làm việc của bạn. Thay vì tạo ra văn bản chung chung, Brain viết và hoàn thiện nội dung dựa trên các công việc hiện có, ưu tiên và lịch sử công việc của bạn. Soạn thảo quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP), tạo lịch trình cuộc họp hoặc hoàn thiện báo cáo, tất cả trong một môi trường kết nối.
Điều đó đã giảm bớt rào cản. Nhưng yếu tố thực sự tạo ra sự khác biệt là cách bạn tìm kiếm thông tin.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thích ý tưởng về kiến thức tập trung nhưng ghét việc tạo tài liệu?
Rào cản viết lách làm chậm quá trình suy nghĩ. Thay vì phải dừng lại để gõ văn bản, tại sao không thử nói ra nội dung tài liệu của bạn và AI sẽ chỉnh sửa, cấu trúc và chèn văn bản vào đúng vị trí? Với ClickUp Talk to Text, việc chuyển đổi giọng nói thành văn bản sẽ giúp bạn và nhóm của mình soạn thảo tài liệu đầy đủ nhanh gấp 4 lần so với việc làm thủ công!
Làm cho kiến thức của bạn trở nên có thể tìm kiếm được.
Hãy tưởng tượng bạn yêu cầu một công cụ tìm kiếm AI cung cấp thông tin về công ty, và nó thực sự hiểu rõ kinh doanh của bạn. Đó chính là ClickUp’s Enterprise Search. Nó được kết nối xuyên suốt không gian làm việc và các ứng dụng liên kết của bạn. Thay vì nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm riêng lẻ và cuộn qua hàng chục kết quả không liên quan, bạn có thể nhận được câu trả lời cực kỳ liên quan từ:
- Tài liệu
- Các công việc
- Bình luận
- Tệp đính kèm
- Tệp từ các ứng dụng kết nối như Google Drive, OneDrive, Slack, Confluence hoặc GitHub
Tìm kiếm doanh nghiệp hoạt động giống như Google — nhưng nó thực sự hiểu bối cảnh và tính liên quan trong kinh doanh của bạn, thu hẹp kết quả trong vài giây. Điều này giúp các nhóm tiết kiệm hàng giờ tìm kiếm bối cảnh vô ích và hỗ trợ nhân viên mới nhanh chóng thích nghi vì câu trả lời thực sự tự phục vụ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Muốn tìm kiếm trên web và kiến thức của công ty cùng lúc? Hãy thử ClickUp Brain MAX, ứng dụng AI đa năng trên desktop của bạn. Tìm kiếm trên tất cả các công cụ và ứng dụng kết nối chỉ với một truy vấn. Hỏi AI bất kỳ điều gì, từ “Nội dung của tài liệu ngân sách mới nhất là gì?” đến “Trích xuất các chỉ số chính từ kế hoạch quý này.”
📚 Xem thêm: Chiến lược quản lý kiến thức
Giao tiếp trong nhóm và tóm tắt cuộc họp
Cuộc họp được kỳ vọng sẽ tạo sự đồng thuận. Trên thực tế, chúng thường tạo ra nhiều công việc hơn. Ai đó vội vàng ghi chú, các mục cần thực hiện bị chôn vùi trong các chủ đề trò chuyện, và những người không tham gia cuộc gọi sẽ phải đoán xem điều gì thực sự quan trọng.
Hãy chấm dứt chu kỳ này với ClickUp AI Notetaker. Nó có thể tự động tham gia các cuộc họp trực tuyến của bạn, ghi âm và chuyển đổi nội dung của cuộc hội thoại, sau đó tạo ra các bản tóm tắt cuộc họp ngắn gọn. Nó thậm chí còn xác định các mục cần thực hiện mà bạn có thể chuyển đổi thành các nhiệm vụ ClickUp chỉ với một cú nhấp chuột. Thay vì phải ghi chép lại sau cuộc gọi, bạn sẽ rời cuộc họp với các công việc đã được tạo sẵn ngay tại nơi nhóm của bạn quản lý công việc.
Khi ghi chú cuộc họp được lưu trữ cùng với các dự án và công việc liên quan, bối cảnh không bị mất đi và trách nhiệm vẫn được xác định rõ ràng.
Các công cụ AI không cần mã mà các nhóm không có chuyên môn kỹ thuật có thể sử dụng
Thị trường hiện nay tràn ngập các công cụ AI. Và nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc phân biệt giữa trợ lý viết lách, nền tảng tự động hóa và giải pháp tất cả trong một, bạn không phải là người duy nhất.
Do sự nhầm lẫn này, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) sử dụng hàng chục công cụ độc lập không tương tác với nhau, tạo ra một "mớ hỗn độn" của sự lan rộng AI. Nhóm của bạn cuối cùng phải sao chép và dán thông tin giữa các ứng dụng, điều này hoàn toàn đi ngược lại mục đích sử dụng AI để tăng hiệu quả, đặc biệt khi bạn đã phải quản lý trung bình 11 ứng dụng mỗi ngày.
Dưới đây là phân tích tổng quan về tình hình:
- Các nền tảng làm việc tất cả trong một tích hợp AI: Các công cụ như ClickUp kết hợp quản lý dự án, tài liệu và giao tiếp với các tính năng AI tích hợp sẵn. Đây là mô hình hiệu quả nhất.
- Trợ lý viết AI độc lập: Những công cụ này rất hữu ích để tạo nội dung, nhưng không kết nối với công việc của bạn, đòi hỏi phải sao chép và dán thủ công.
- Công cụ AI cho cuộc họp: Những công cụ này cung cấp bản ghi chép và tóm tắt, nhưng có giới hạn nếu không kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý công việc của bạn.
- Nền tảng tự động hóa: Những nền tảng này có thể kết nối các ứng dụng khác nhau, nhưng yêu cầu thiết lập kỹ thuật và không cung cấp sự hỗ trợ thông minh, nhận biết ngữ cảnh như AI tích hợp.
Mặc dù các công cụ độc lập có thể hấp dẫn cho một mục đích cụ thể, chúng sẽ gây ra sự phức tạp và tăng chi phí về lâu dài. Một hệ thống AI tích hợp trong nền tảng thống nhất sẽ giảm số lượng công cụ cần sử dụng đồng thời tăng cường sức mạnh của chúng. Đây chính là giá trị của một Converged AI Không gian Làm việc—AI hoạt động xuyên suốt các dự án, tài liệu và cuộc họp của bạn với đầy đủ ngữ cảnh, giúp nó trở nên thông minh và hữu ích hơn.
📮 ClickUp Insight: Trợ lý AI hoặc Copilot của bạn có thể chủ động phát hiện các vấn đề không? Chỉ 9% số người tham gia khảo sát về mức độ trưởng thành của AI cho biết AI của họ có thể dự đoán và giải quyết các vấn đề một cách độc lập. Điều này là do phần lớn các công cụ AI hoạt động trong các ứng dụng không kết nối và không có khả năng hiển thị các phụ thuộc hoặc rào cản.
Khi hệ thống AI không thể hình dung được các kết nối giữa các quy trình làm việc, nó không thể phát hiện rủi ro sớm hoặc giúp các nhóm duy trì lợi thế cạnh tranh.
ClickUp Brain hoạt động trong một Không gian Làm việc AI tích hợp, nơi các mối quan hệ phụ thuộc, thời hạn và tiến độ dự án đều được kết nối. Nó có thể thông báo cho bạn về những gì đã được thảo luận trong cuộc họp tuần trước, các công việc nào hiện đang bị trì hoãn và thậm chí giúp bạn điều chỉnh lại lịch trình hàng tuần dựa trên các ưu tiên đã được xác định.
Cách bắt đầu sử dụng AI trong kinh doanh của bạn
Bạn đã thấy những tiềm năng. Giờ đây, đây là hướng dẫn thực tế gồm bốn bước để bắt đầu mà không cần nhóm kỹ thuật.
Bước 1: Xác định các công việc lặp đi lặp lại đang chiếm dụng thời gian của nhóm.
Xem lại cuộc kiểm tra mà bạn đã thực hiện trước đó. Yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm liệt kê ba công việc tốn thời gian nhất của họ trong tuần qua. Tìm kiếm các mẫu chung. Một số thành viên trong nhóm có thể dành nhiều thời gian cho các cuộc họp cập nhật trạng thái, tạo báo cáo thủ công, định dạng tài liệu hoặc tìm kiếm thông tin.
Tạo danh sách các cơ hội AI bằng cách ghi lại các công việc này trong một danh sách công việc ClickUp đơn giản. Hãy nhớ rằng, các công việc phù hợp nhất cho AI thường là những công việc nhàm chán và tẻ nhạt, chứ không phải những công việc phức tạp.
Bước 2: Chọn một trường hợp sử dụng có tác động lớn để thử nghiệm.
Hãy kiềm chế sự cám dỗ muốn chuyển đổi toàn bộ công ty ngay lập tức. Đây chính là lý do chính khiến các dự án áp dụng AI thất bại. Thay vào đó, hãy chọn một dự án thử nghiệm nhỏ.
Dự án thử nghiệm của bạn nên tập trung vào một quy trình làm việc:
- Thường xuyên: Một công việc diễn ra hàng ngày hoặc hàng tuần.
- Tốn nhiều thời gian: Điều gì đó hiện đang đòi hỏi một lượng lớn nỗ lực thủ công.
- Có thể đo lường: Một quy trình có các chỉ số thành công rõ ràng, như thời gian tiết kiệm được hoặc số lỗi giảm thiểu.
- Hỗ trợ: Một quy trình làm việc có sự tham gia của một thành viên trong nhóm sẵn sàng làm người tiên phong cho công cụ mới.
Các ví dụ điển hình bao gồm tạo báo cáo trạng thái hàng tuần, tóm tắt ghi chú của cuộc họp hoặc tạo bản nháp đầu tiên cho nội dung tiếp thị.
Bước 3: Chọn công cụ tích hợp với quy trình làm việc hiện tại của bạn
Công cụ AI tốt nhất là công cụ mà nhóm của bạn thực sự sử dụng… vì nó tích hợp mượt mà vào quy trình hiện tại của họ. Thêm một ứng dụng độc lập khác có nghĩa là phải chuyển đổi ngữ cảnh nhiều hơn. Đây là công thức dẫn đến việc áp dụng thất bại.
Nó nên yêu cầu thiết lập tối thiểu và cung cấp AI hiểu rõ bối cảnh công việc cụ thể của bạn. Đó là lý do tại sao Converged AI Không gian Làm việc là giải pháp lý tưởng—AI được tích hợp trực tiếp vào quản lý dự án, tài liệu và giao tiếp của bạn, không phải là một tính năng được thêm vào sau này.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn đang tích hợp các công cụ mới vào quy trình làm việc hiện tại, hãy cân nhắc sử dụng Mẫu Tích hợp Phần mềm để quản lý quy trình một cách có hệ thống.
Bước 4: Đo lường kết quả và mở rộng từ đó
Trước khi bắt đầu dự án thử nghiệm, hãy xác định tiêu chí thành công. Điều này có thể là
- Thời gian tiết kiệm được cho mỗi công việc
- Hoàn thành nhiều dự án hơn mỗi tuần, hoặc
- Giảm thiểu lỗi
Thực hiện thử nghiệm trong vòng hai đến bốn tuần để nhóm có thời gian hình thành thói quen mới.
Theo dõi các chỉ số năng suất theo thời gian thực với bảng điều khiển ClickUp. Bảng điều khiển tạo ra một biểu diễn trực quan tổng quan về công việc của nhóm. Chúng chuyển đổi dữ liệu từ các công việc của bạn thành các biểu đồ dễ hiểu và tóm tắt AI. Điều này cho phép bạn thấy tác động của việc áp dụng AI và xây dựng cơ sở để mở rộng việc sử dụng nó sang các lĩnh vực khác của kinh doanh.
Đào tạo nhóm cho việc áp dụng AI (Đơn giản hơn bạn nghĩ)
Điều tự nhiên là bạn sẽ do dự trước khi giới thiệu một công cụ mới. Liệu nhóm có thực sự sử dụng nó không? Liệu điều này có biến thành hàng tuần đào tạo mà bạn không có thời gian để thực hiện? Đối với nhiều nhà lãnh đạo, nỗi lo không phải là AI本身—mà là việc quản lý thay đổi đi kèm với nó.
Thực tế đơn giản hơn nhiều. Nếu nhóm của bạn biết cách tìm kiếm, nhấp chuột và viết, họ đã có những kỹ năng cần thiết để sử dụng AI một cách hiệu quả.
Dưới đây là một phương pháp đào tạo đơn giản cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB):
- Tập trung vào một trường hợp sử dụng cụ thể: Đừng cố gắng dạy mọi thứ cùng một lúc. Hãy bắt đầu bằng cách cho nhóm thấy AI có thể giải quyết một vấn đề cụ thể, phiền phức như thế nào.
- Hãy thể hiện, đừng chỉ nói: Trình diễn AI trong hành động. Một bản demo 5 phút hiệu quả hơn một tài liệu hướng dẫn 50 trang, và ClickUp Clips có thể giúp bạn ghi lại bản trình diễn chia sẻ màn hình chỉ trong chốc lát!
- Khuyến khích thử nghiệm: AI trở nên tốt hơn qua thực hành. Khuyến khích nhóm của bạn tinh chỉnh các lệnh và chia sẻ những gì hiệu quả.
- Tạo thư viện prompt: Lưu trữ các ví dụ về prompt hiệu quả mà toàn bộ nhóm có thể sử dụng và đóng góp vào trong một tài liệu ClickUp chung.
Một số thành viên trong nhóm có thể còn nghi ngờ. Hãy ghép họ với những người tiên phong áp dụng, tập trung vào lợi ích tiết kiệm thời gian và để kết quả tự nói lên. Hầu hết các nhóm trở nên có năng suất với AI tích hợp trong vòng một ngày và thành thạo trong vòng một tuần.
📮ClickUp Insight: Nửa số người tham gia khảo sát của chúng tôi gặp khó khăn trong việc áp dụng AI; 23% không biết bắt đầu từ đâu, trong khi 27% cần thêm đào tạo để thực hiện các việc cần làm nâng cao. ClickUp giải quyết vấn đề này với giao diện trò chuyện quen thuộc, giống như nhắn tin văn bản. Nhóm có thể bắt đầu ngay với các câu hỏi và yêu cầu đơn giản, sau đó tự nhiên khám phá các tính năng tự động hóa mạnh mẽ và quy trình làm việc khi tiến hành, mà không gặp phải đường cong học tập đáng sợ khiến nhiều người e ngại.
Những sai lầm phổ biến cần tránh khi áp dụng AI (Suy nghĩ quá nhiều, Sử dụng không đủ)
Để đảm bảo việc áp dụng AI của bạn thành công, hãy học hỏi từ những sai lầm phổ biến mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường mắc phải.
- Lỗi: Chờ đợi trường hợp sử dụng hoàn hảo Vấn đề: Nhóm trì hoãn vô thời hạn, tìm kiếm ứng dụng AI lý tưởng Giải pháp: Bắt đầu với bất kỳ công việc lặp đi lặp lại nào. Bạn sẽ học được nhiều hơn qua thực hành hơn là tranh luận.
- Vấn đề: Các nhóm trì hoãn vô thời hạn, tìm kiếm ứng dụng AI lý tưởng.
- Giải pháp: Bắt đầu với bất kỳ công việc lặp đi lặp lại nào. Bạn sẽ học được nhiều hơn qua thực hành hơn là tranh luận.
- Lỗi: Áp dụng quá nhiều công cụ AI cùng một lúc Vấn đề: Điều này dẫn đến tình trạng "AI Sprawl" – một mớ hỗn độn các công cụ không kết nối, hoạt động độc lập Giải pháp: Chọn một nền tảng thống nhất tích hợp AI thay vì cố gắng ghép nối nhiều giải pháp riêng lẻ.
- Vấn đề: Điều này dẫn đến tình trạng "AI Sprawl" – một mớ hỗn độn các công cụ không kết nối, hoạt động độc lập với nhau.
- Giải pháp: Chọn một nền tảng tích hợp sẵn AI thay vì cố gắng ghép nối nhiều giải pháp riêng lẻ.
- Lỗi: Mong đợi AI hoạt động mà không cần bối cảnh Vấn đề: Các công cụ AI chung chung không hiểu về kinh doanh của bạn, các dự án của bạn hoặc thuật ngữ của nhóm Giải pháp: Sử dụng AI có bối cảnh được kết nối với dữ liệu công việc thực tế của bạn, để nó có thể cung cấp sự hỗ trợ phù hợp và hữu ích.
- Vấn đề: Các công cụ AI thông dụng không hiểu về kinh doanh của bạn, các dự án của bạn hoặc thuật ngữ chuyên môn của nhóm.
- Giải pháp: Sử dụng AI bối cảnh được kết nối với dữ liệu công việc thực tế của bạn, để nó có thể cung cấp hỗ trợ phù hợp và hữu ích.
- Lỗi: Không cải tiến các lệnh Vấn đề: Lần thử đầu tiên hiếm khi cho kết quả hoàn hảo, và các nhóm thường từ bỏ quá sớm Giải pháp: Xem AI như một thành viên mới trong nhóm. Cung cấp phản hồi và tinh chỉnh hướng dẫn của bạn theo thời gian.
- Vấn đề: Lần thử đầu tiên hiếm khi mang lại kết quả hoàn hảo, và các nhóm thường từ bỏ quá sớm.
- Giải pháp: Xem AI như một thành viên mới trong nhóm. Cung cấp phản hồi và tinh chỉnh hướng dẫn của bạn theo thời gian.
- Lỗi: Bỏ qua bước đo lường Vấn đề: Nếu không có chỉ số đo lường, bạn không thể chứng minh giá trị của công cụ hoặc biện minh cho việc mở rộng sử dụng nó Giải pháp: Xác định tiêu chí thành công từ đầu và đang theo dõi chúng một cách nhất quán
- Vấn đề: Nếu không có chỉ số đo lường, bạn không thể chứng minh giá trị của công cụ hoặc biện minh cho việc mở rộng sử dụng nó.
- Giải pháp: Xác định tiêu chí thành công ngay từ đầu và đang theo dõi chúng một cách nhất quán.
- Vấn đề: Các nhóm trì hoãn vô thời hạn, tìm kiếm ứng dụng AI lý tưởng.
- Giải pháp: Bắt đầu với bất kỳ công việc lặp đi lặp lại nào. Bạn sẽ học được nhiều hơn qua thực hành hơn là tranh luận.
- Vấn đề: Điều này dẫn đến tình trạng "AI Sprawl" – một mớ hỗn độn các công cụ không kết nối, hoạt động độc lập với nhau.
- Giải pháp: Chọn một nền tảng tích hợp sẵn AI thay vì cố gắng ghép nối nhiều giải pháp riêng lẻ.
- Vấn đề: Các công cụ AI thông dụng không hiểu về kinh doanh của bạn, các dự án của bạn hoặc thuật ngữ chuyên môn của nhóm.
- Giải pháp: Sử dụng AI bối cảnh được kết nối với dữ liệu công việc thực tế của bạn, để nó có thể cung cấp hỗ trợ phù hợp và hữu ích.
- Vấn đề: Lần thử đầu tiên hiếm khi mang lại kết quả hoàn hảo, và các nhóm thường từ bỏ quá sớm.
- Giải pháp: Xem AI như một thành viên mới trong nhóm. Cung cấp phản hồi và tinh chỉnh hướng dẫn của bạn theo thời gian.
- Vấn đề: Nếu không có chỉ số đo lường, bạn không thể chứng minh giá trị của công cụ hoặc biện minh cho việc mở rộng sử dụng nó.
- Giải pháp: Xác định tiêu chí thành công ngay từ đầu và đang theo dõi chúng một cách nhất quán.
Cách ClickUp giúp việc áp dụng AI trở nên đơn giản cho mọi nhóm
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) cần AI hoạt động mà không cần nhóm kỹ thuật, phù hợp tự nhiên với quy trình làm việc hiện có và không gây ra tình trạng quá tải công cụ. Thách thức thực sự là tìm kiếm giải pháp vừa mạnh mẽ vừa dễ sử dụng. Nếu không có nền tảng phù hợp, các nhóm thường phải đối mặt với việc sử dụng các công cụ rời rạc, làm việc với AI thiếu bối cảnh và bỏ lỡ nhiều tiềm năng.
ClickUp giải quyết vấn đề này với một Không gian Làm việc AI tích hợp. Nó kết hợp quản lý dự án, tài liệu và giao tiếp nhóm vào một nền tảng duy nhất, với các tính năng AI tích hợp sẵn được tích hợp xuyên suốt.
Với ClickUp Brain, bạn có thể đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên và nhận câu trả lời được trích xuất từ toàn bộ không gian làm việc của bạn, bao gồm dự án, tài liệu, bình luận và trò chuyện. Nó giúp tạo nội dung, tóm tắt công việc và hiển thị các công việc cần thực hiện mà không bắt bạn phải chuyển đổi công cụ. Để có thêm sự linh hoạt, Brain MAX cho phép bạn truy cập vào nhiều mô hình AI hàng đầu để bạn có thể chọn mô hình phù hợp cho từng công việc.
Vì mọi thứ đều được tập trung tại một nơi, AI có thể nắm bắt toàn bộ bối cảnh công việc của bạn — và nhóm của bạn chỉ cần học một công cụ duy nhất. Các nhóm áp dụng phương pháp thống nhất ngay từ bây giờ có thể hoạt động nhanh hơn và đạt được nhiều kết quả hơn, trong khi những nhóm khác vẫn bị mắc kẹt trong các quy trình làm việc thủ công. 🤩
Sẵn sàng xem AI có thể hoạt động như thế nào cho nhóm của bạn mà không cần thiết lập kỹ thuật? Hãy thử ClickUp ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
AI không cần mã có nghĩa là nhóm của bạn có thể sử dụng trí tuệ nhân tạo thông qua các giao diện đơn giản—như nhập câu hỏi bằng tiếng Anh thông thường hoặc nhấp vào các nút—mà không cần bất kỳ kỹ năng lập trình nào.
Đúng vậy, nhiều công cụ AI hiện đại cung cấp tích hợp, nhưng trải nghiệm mượt mà nhất đến từ một nền tảng có AI tích hợp sẵn, nơi AI đã có quyền truy cập vào công việc của bạn mà không cần thiết lập thêm.
Hầu hết các nhóm đều thấy tiết kiệm thời gian trong tuần đầu tiên sử dụng AI tích hợp cho các công việc như viết hoặc tóm tắt, với những cải thiện đáng kể về năng suất thường xuất hiện trong tháng đầu tiên.
AI tích hợp sẵn có quyền truy cập trực tiếp vào các dự án và tài liệu của bạn để cung cấp hỗ trợ dựa trên ngữ cảnh, trong khi các công cụ AI độc lập yêu cầu bạn sao chép và dán thông tin, gây ra công việc thừa và mất đi ngữ cảnh quan trọng.