Sai lầm là bản chất con người. Ai cũng có thể mắc sai lầm trong công việc.
Hầu hết các tổ chức đều đã từng trải qua tác động của điều này; chỉ có 1,3% các nhóm báo cáo rằng họ chưa bao giờ gặp phải vấn đề do lỗi của con người gây ra.
Sự khác biệt, do đó, không nằm ở việc ai mắc lỗi và ai không. Nó nằm ở những gì xảy ra sau đó.
Lỗi là một sự kiện, nhưng phản ứng của bạn là một sự lựa chọn. Quyền sở hữu mà bạn thể hiện, sự rõ ràng trong giao tiếp và giải pháp mà bạn đề xuất quan trọng hơn nhiều so với chính sai lầm đó.
Vậy, việc cần làm để đưa ra quyết định đúng đắn khi xảy ra sai sót là gì?
Hãy cùng tìm hiểu cách xử lý lỗi trong công việc và giảm thiểu lỗi lặp lại, mà không làm ảnh hưởng đến niềm tin hay sự tự tin của mọi người.
Các loại sai lầm phổ biến trong công việc
Một số sai lầm được phát hiện ngay lập tức. Những sai lầm khác chỉ lộ ra sau này khi có sự cố xảy ra hoặc cuộc hội thoại đi chệch hướng. Tuy nhiên, chúng đều thuộc vào bốn mô hình dự đoán được:
1. Lỗi giao tiếp
Thách thức trong giao tiếp xảy ra khi điều bạn định nói không được hiểu như mong đợi, hoặc thậm chí không được nói ra.
📌 Ví dụ:
- Quên không thông báo cho ai đó cần cập nhật thông tin.
- Cung cấp hướng dẫn mà bạn cho là rõ ràng trong đầu mình nhưng lại khiến người khác bối rối.
- Gửi email hoặc tin nhắn thiếu bối cảnh quan trọng
2. Lỗi trong công việc và thực hiện
Sai sót trong công việc và thực hiện xảy ra khi kết quả công việc không đáp ứng được kỳ vọng, nhưng hiếm khi dẫn đến việc bị sa thải.
📌 Ví dụ:
- Quên không hoàn thành một bước trong một công việc có nhiều bước
- Bỏ lỡ hạn chót vì bạn đã đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành công việc.
- Gửi một phiên bản sai của tài liệu hoặc tệp tin
3. Lỗi trong quy trình và tài liệu
Lỗi quy trình và tài liệu xảy ra khi hệ thống quá phụ thuộc vào trí nhớ thay vì cấu trúc. Chúng hiếm khi gây ra hậu quả nghiêm trọng ngay lập tức, nhưng theo thời gian, chúng tích tụ và có thể gây ra sự混亂 lớn.
📌 Ví dụ:
- Nhập dữ liệu sai vào hệ thống và không phát hiện kịp thời
- Bỏ qua một bước trong quy trình làm việc nhiều bước
- Cập nhật công việc mà không cập nhật tài liệu liên quan
4. Lỗi trong quan hệ giữa các cá nhân
Khác với những sai lầm trong công việc hoặc quy trình, những sai lầm trong mối quan hệ giữa các cá nhân không phải lúc nào cũng dễ nhận ra. Công việc vẫn được hoàn thành, nhưng có điều gì đó không ổn trong mối quan hệ.
📌 Ví dụ:
- Tránh trì hoãn cuộc hội thoại khó khăn cho đến khi tình huống trở nên nghiêm trọng.
- Sử dụng giọng điệu trong tin nhắn hoặc cuộc họp có thể được hiểu là cộc cằn, coi thường hoặc gay gắt hơn ý định ban đầu của bạn.
- Việc đưa ra giả định về trách nhiệm hoặc quyền sở hữu mà không có sự làm rõ.
👀 Bạn có biết? Các nghiên cứu cho thấy sự hoàn hảo quá mức có thể gây hại cho sức khỏe. Những người luôn cố gắng tránh sai lầm hoặc đạt được những tiêu chuẩn quá cao thường có mức độ hài lòng với công việc thấp hơn. Họ cũng dễ bị kiệt sức hơn so với đồng nghiệp của mình.
Cách xử lý sai lầm trong công việc
Bạn đã mắc lỗi. Bây giờ phải làm gì? Cách bạn phản ứng trong những khoảnh khắc tiếp theo quan trọng hơn nhiều so với chính lỗi đó. Dưới đây là sáu lời khuyên thực tế:
Bước 1: Giữ bình tĩnh và đánh giá mức độ thiệt hại
Trước khi làm bất cứ việc gì, bạn cần thoát khỏi trạng thái hoảng loạn. Cảm thấy bực bội, lo lắng hoặc những cảm xúc tiêu cực là hoàn toàn bình thường. Tuy nhiên, những cảm xúc đó có thể làm mờ đi phán đoán của bạn và ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần.
Dưới đây là những việc cần làm:
- Dành ra năm phút cho bản thân.
- Hãy bước ra khỏi bàn làm việc, hít thở sâu hoặc uống một ly nước.
- Hãy tự hỏi mình: Điều gì đã xảy ra? Tác động ngay lập tức là gì? Ai bị ảnh hưởng? Hiểu rõ tình huống.
📮 ClickUp Insight: Hơn một nửa số người được khảo sát sử dụng ba ứng dụng trở lên mỗi ngày, phải đối mặt với " app sprawl " và các quy trình làm việc phân tán.
Mặc dù có thể cảm thấy hiệu quả và bận rộn, nhưng bối cảnh của bạn đơn giản là bị phân tán giữa các ứng dụng, chưa kể đến sự mệt mỏi do việc gõ phím. BrainGPT kết hợp tất cả lại: chỉ cần nói một lần, và các cập nhật, công việc và ghi chú của bạn sẽ được lưu trữ chính xác tại nơi chúng thuộc về trong ClickUp. Không còn phải chuyển đổi giữa các ứng dụng, không còn hỗn loạn—chỉ còn lại năng suất liền mạch và tập trung.
Bước 2: Chịu trách nhiệm nhanh chóng
Bản năng của bạn có thể là giải thích lý do tại sao sai lầm xảy ra. Tuy nhiên, việc bắt đầu bằng bối cảnh có thể nghe giống như một lời bào chữa, ngay cả khi điều đó là sự thật. Vì vậy, việc cần làm là chấp nhận sai lầm đó là trách nhiệm của bạn để khắc phục.
Vậy, hãy dừng lại và tự nhủ với bản thân: “Tôi đã mắc sai lầm này. Đây là trách nhiệm của tôi để giải quyết nó.” Khi bạn nhận trách nhiệm về sai lầm, bạn sẽ kiểm soát được các bước tiếp theo.
👀 Bạn có biết? Não bộ của chúng ta có xu hướng kháng cự việc thừa nhận sai lầm vì điều đó có thể khiến chúng ta cảm thấy bị đe dọa về hình ảnh bản thân và trạng thái, dẫn đến việc người ta cố gắng bám trụ thay vì điều chỉnh hướng đi.
Sự kháng cự này tạo ra sự bất hòa nhận thức, một xung đột tâm lý mà nhiều người tránh bằng cách bám vào những niềm tin sai lầm hoặc phủ nhận lỗi. Các nhà tâm lý học cho rằng việc học cách thừa nhận lỗi lầm là điều cần thiết cho sự phát triển cá nhân, mối quan hệ lành mạnh và ra quyết định tốt hơn trong công việc.
Bước 3: Giao tiếp rõ ràng với người quản lý của bạn
Bây giờ bạn đã nắm quyền kiểm soát câu chuyện, bạn muốn định hình nó. Dưới đây là những việc cần làm:
- Chọn kênh giao tiếp phù hợp; một cuộc gọi nhanh hoặc cuộc trò chuyện đã lên lịch thường tốt hơn một tin nhắn Slack hoảng loạn.
- Tuân thủ sự thật. Điều gì đã xảy ra, tác động hiện tại là gì, và việc cần làm ngay bây giờ để hiểu rõ hơn về nó.
Điều này giúp bạn thực hiện ba việc cần làm: mô tả sự việc đã xảy ra, thể hiện rằng bạn ưu tiên việc giao tiếp, và cam kết sẽ có các biện pháp khắc phục tập trung vào giải pháp. Điều này giúp xây dựng niềm tin ngay tại thời điểm nó có thể bị lung lay.
📚 Đọc thêm: Cách tạo môi trường làm việc tích cực
Bước 4: Đề xuất ít nhất một giải pháp
Bất kỳ ai cũng có thể đưa ra vấn đề. Điều mà nhóm của bạn cần ngay lúc này là một người chỉ ra hướng đi tiếp theo cho họ.
Không cần phải hoàn hảo; chỉ cần cho thấy bạn đã suy nghĩ về bước tiếp theo.
Dưới đây là những việc cần làm:
- Trước khi bắt đầu cuộc hội thoại, hãy suy nghĩ: Có hành động nào có thể bắt đầu giải quyết vấn đề này không? Đó có thể là việc hoàn nguyên một thay đổi, gửi email sửa lỗi, hoặc điều chỉnh lại ưu tiên công việc để dành thời gian khắc phục.
- Hãy trình bày giải pháp của bạn như một điểm khởi đầu, ví dụ: “Một việc cần làm là [giải pháp]. Bạn nghĩ sao?”
📚 Đọc thêm: Học cách hoàn thiện giao tiếp với khách hàng
Bước 5: Xử lý vấn đề một cách nhanh chóng
Đã quyết định giải pháp? Tốt.
Bước tiếp theo là gì?
Giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, ngay cả khi điều đó có nghĩa là phải làm thêm giờ ban đầu. Bạn muốn giới hạn thiệt hại tiềm ẩn và chứng minh cam kết của mình. Nếu cần giúp đỡ, hãy yêu cầu hỗ trợ.
Ngoài ra, hãy suy ngẫm về nguyên nhân dẫn đến sai lầm. Quy trình học tập có rõ ràng không? Có khoảng cách trong giao tiếp không? Có lời khuyên nào bị bỏ qua không? Ghi chú lại những điều bạn nhận thấy.
Bạn có thể giữ một bản ghi chép đơn giản cho bản thân, ví dụ:
- Lỗi: Gửi nhầm báo cáo
- Nguyên nhân: Sử dụng liên kết tệp đã lỗi thời vì ổ đĩa chia sẻ chưa được đồng bộ hóa.
- Giải pháp ngay lập tức: Gửi lại báo cáo chính xác.
- Phòng ngừa: Kiểm tra phiên bản trong quy trình của chúng ta
- Ghi chú: Luôn kiểm tra ngày sửa đổi cuối cùng trước khi gửi.
Bước 6: Theo dõi sau khi khắc phục
Trách nhiệm của bạn không chỉ dừng lại ở việc sửa chữa sai lầm.
Việc theo dõi và xử lý sau đó giúp đảm bảo rằng vấn đề đã được giải quyết triệt để và cho thấy rằng sai lầm đó không chỉ là một sự cố nhất thời.
Vậy nên, sau khi mọi việc lắng xuống, hãy gửi một email ngắn gọn để cập nhật tình hình cho những người bị ảnh hưởng.
Ví dụ: “Chào mọi người, tôi xin xác nhận lại rằng [biện pháp khắc phục] đã được hoàn thành. Cảm ơn sự kiên nhẫn của mọi người. Tôi cũng đã [cập nhật quy trình/tài liệu] để ngăn chặn tình huống này trong tương lai.”
Thông điệp này sẽ mở ra một trang mới, cải thiện sự hợp tác tại nơi làm việc và giúp bạn đảm bảo rằng sai lầm đó để lại một di sản tích cực.
🤯 Tác động của sự bất an trong công việc đối với lỗi tại công việc: Cảm giác bất an về công việc khiến bạn dễ mắc lỗi hơn. Nghiên cứu cho thấy khi nhân viên cảm thấy công việc của mình không chắc chắn hoặc không ổn định, khả năng phát hiện và tránh lỗi của họ sẽ giảm sút. Tác động này liên quan đến tình trạng kiệt sức.
Ví dụ về cách xin lỗi chuyên nghiệp trong công việc
Dưới đây là cách xin lỗi về một sai lầm một cách chuyên nghiệp 👇
1. Vi phạm thời hạn
Nếu thời hạn đã qua, đây là cách để nói về sai lầm:
“Chào Jane, tôi rất tiếc vì đã không kịp hoàn thành dự án đúng hạn. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về điều này. Để khắc phục, tôi sẽ ưu tiên hoàn thành công việc này hơn hết thảy các công việc khác trong ngày hôm nay. Bạn sẽ nhận được sản phẩm hoàn thành chậm nhất là vào ngày mai.”
2. Gửi thông tin sai lệch
Ngay khi phát hiện ra lỗi trong thông tin vừa chia sẻ, bạn cần sửa chữa ngay lập tức. Mỗi phút thông tin sai lệch tồn tại, nó sẽ gây ra thêm công việc và sự nhầm lẫn cho người khác.
Dưới đây là cách cấu trúc lời xin lỗi của bạn:
“Chào mọi người, tôi cần gửi một bản sửa đổi về tin nhắn trước đó của tôi liên quan đến [dự án]. Các [số liệu] mà tôi cung cấp trước đó là không chính xác. Các số liệu chính xác là [số liệu chính xác]. Tôi cũng đã [sửa đổi tài liệu nguồn/cập nhật bảng điều khiển chia sẻ]. Tôi xin lỗi vì bất kỳ sự nhầm lẫn hoặc công việc thêm nào mà lỗi này đã gây ra.”
3. Bỏ qua các công việc
Ai đó đã tin tưởng vào bạn, nhưng bạn đã quên. Trong lời xin lỗi của mình, bạn muốn thể hiện rằng ưu tiên của họ bây giờ là ưu tiên của bạn, và bạn có một kế hoạch cụ thể để đảm bảo đó là lần cuối cùng bạn mắc lỗi. Dưới đây là những gì bạn nên nói:
“Chào Sarah, tôi vừa nhận ra rằng mình đã hoàn toàn bỏ lỡ công việc mà bạn đã yêu cầu tôi [vào ngày/trong cuộc họp của chúng ta]. Tôi xin lỗi vì sự chậm trễ và bất kỳ sự phiền toái nào mà nó gây ra.”
Đây là ưu tiên hàng đầu của tôi hiện tại. Tôi đã dành [thời gian] trong lịch trình của mình để tập trung hoàn toàn vào việc này. Bạn sẽ nhận được [sản phẩm/cập nhật của tôi] vào [thời gian cụ thể]. Cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn trong quá trình tôi khắc phục vấn đề này. ”
4. Sự hiểu lầm trong giao tiếp với khách hàng
Nếu bạn đã giao tiếp không rõ ràng với khách hàng hoặc cung cấp dịch vụ kém chất lượng cho khách hàng, lời xin lỗi của bạn phải sửa chữa sự việc và tái khẳng định mục tiêu chung của hai bên. Phản hồi của bạn sẽ là:
“Chào David, cảm ơn bạn đã phản hồi về [điểm cụ thể gây nhầm lẫn]. Tôi đã xem lại các ghi chú của chúng ta và nhận thấy có sự thiếu nhất quán rõ ràng từ phía chúng ta về [điểm cụ thể đó]. Tôi xin lỗi vì sự thiếu rõ ràng này từ phía chúng ta.”
Trong tương lai, tôi sẽ chia sẻ một bản tóm tắt ngắn gọn bằng văn bản sau mỗi cuộc gọi để xác nhận các mục cần làm và quyết định. Điều này có phù hợp với bạn không?”
5. Những sai lầm ảnh hưởng đến doanh thu
Khi bạn mắc phải một sai lầm ảnh hưởng đến doanh thu của công ty, bạn cần đưa ra lời xin lỗi và một kế hoạch khắc phục, trong đó đề cập đến cách bạn sẽ giải quyết vấn đề. Hãy tham khảo kịch bản sau:
“Chào Jake, tôi cần sửa chữa một lỗi mà tôi đã mắc phải. Tôi [miêu tả hành động]. Điều này dẫn đến việc tính thiếu [số tiền]. Tôi đã [miêu tả giải pháp] và thông báo cho khách hàng kèm theo lời xin lỗi về lỗi này.”
Để ngăn chặn điều này, tôi sẽ thêm một bước vào quy trình của mình để kiểm tra lại bảng giá với thỏa thuận của khách hàng trước khi hoàn tất bất kỳ hóa đơn nào. Tôi sẽ đảm bảo rằng điều này sẽ được xử lý riêng biệt và sẽ không xảy ra lần nữa. ”
Cách tiếp tục sau khi mắc lỗi
Vấn đề đã được hoàn thành. Lời xin lỗi của bạn đã được gửi đi. Bây giờ đến phần khó khăn: tiếp tục tiến lên.
Điều này sẽ ảnh hưởng đến cách sai lầm của bạn tác động đến sự nghiệp của bạn và cách hậu quả lan rộng.
Dưới đây là cách để phục hồi sau một sai lầm:
1. Xây dựng lại sự tự tin
Sau khi mắc lỗi, não bộ của bạn có thể liên tục tái hiện lại lỗi đó, điều này có thể làm tăng cảm giác tội lỗi, khiến bạn lo lắng và làm suy giảm sự tự tin. Một vấn đề lớn lúc này là bạn có thể lo lắng rằng lỗi đó sẽ định hình con người bạn, nhưng điều đó sẽ không xảy ra.
Bạn muốn cắt đứt vòng lặp này để xem sai lầm như một sự kiện riêng lẻ, không phải là định nghĩa về khả năng của bạn. Đây là việc cần làm:
- Nhận diện cảm xúc và đặt tên cho nó. Việc định hình lại sai lầm và đặt tên cho cảm xúc giúp bạn tách biệt khỏi cảm xúc đó và giảm bớt sức ảnh hưởng của nó. Quá trình phản hồi này với chính bản thân sẽ biến một khoảnh khắc căng thẳng thành cơ hội học hỏi.
- Hãy chọn một công việc nhỏ, đơn giản và hoàn thành nó để chứng minh cho hệ thần kinh của bạn rằng bạn vẫn còn khả năng. Sự phát triển này trong khả năng xử lý áp lực có thể giúp sự nghiệp của bạn tiến xa hơn.
Nếu bạn lo lắng rằng một sai lầm sẽ làm lu mờ toàn bộ thành quả công việc của mình, quan điểm của người dùng Reddit này có thể giúp ích:
Dựa trên kinh nghiệm của mình, tôi nghĩ mọi người thường nhớ đến những điều tốt đẹp mà bạn làm nhiều hơn là những sai lầm. Họ mong đợi rằng ai cũng sẽ mắc sai lầm đôi khi. Khi mới bắt đầu làm việc, tôi đã áp dụng một cách tiếp cận khá táo bạo và quyết liệt, thường tự đặt mình vào tình huống khó khăn. Điều đó có nghĩa là tôi thường nổi bật theo cách tích cực nhưng cũng thường mắc sai lầm. Nhìn chung, mọi người chỉ có những lời khen ngợi về công việc của tôi, không ai nhớ đến hàng chục sai lầm mà tôi đã mắc phải.
Dựa trên kinh nghiệm của mình, tôi nghĩ mọi người thường nhớ đến những điều tốt đẹp mà bạn làm nhiều hơn là những sai lầm. Họ mong đợi rằng ai cũng sẽ mắc sai lầm đôi khi. Khi mới bắt đầu làm việc, tôi đã áp dụng một cách tiếp cận khá táo bạo và quyết liệt, thường tự đặt mình vào tình huống khó khăn. Điều đó có nghĩa là tôi thường nổi bật theo cách tích cực nhưng cũng thường mắc sai lầm. Nhìn chung, mọi người chỉ có những lời khen ngợi về công việc của tôi, không ai nhớ đến hàng chục sai lầm mà tôi đã mắc phải.
2. Xây dựng lại niềm tin với nhóm của bạn
Một lỗi có thể tạo ra một vết nứt vô hình trong niềm tin của nhóm. Câu hỏi mà họ vô thức đặt ra là: “Liệu điều này có xảy ra lần nữa không?” Bạn muốn trả lời câu hỏi đó bằng một loạt hành động nhất quán, có thể dự đoán được, để khắc phục vết nứt đó một cách triệt để. Dưới đây là những việc cần làm:
- Hứa ít, làm nhiều. Trong những tuần sau khi xảy ra sai lầm, hãy chủ động cài đặt các mốc thời gian dễ quản lý hơn và sau đó hoàn thành chúng trước thời hạn. Điều này sẽ giúp bạn chứng minh rằng bạn là một lựa chọn đáng tin cậy.
- Hãy trở nên minh bạch hơn trong giao tiếp. Nếu có rủi ro trong một công việc cụ thể, hãy thẳng thắn về điều đó. Đừng ngần ngại xin giúp đỡ. Chia sẻ quan điểm của bạn. Điều này cho thấy bạn đã học được bài học về giao tiếp trong môi trường làm việc.
3. Biến sai lầm thành cơ hội học hỏi
Bạn biết dấu hiệu chân thực nhất của việc học hỏi từ sai lầm trong công việc là gì không?
Điều chỉnh hướng đi. Đó có thể là một danh sách kiểm tra, một sự thay đổi trong quy trình làm việc, hoặc tự động hóa để bảo vệ bạn và nhóm của bạn trong tương lai.
Bạn nên chia sẻ cách khắc phục trong cuộc họp hoặc kênh nhóm. Hãy nói về vấn đề bạn gặp phải và cách bạn đã khắc phục nó. Điều này cho thấy bạn là người giải quyết vấn đề.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp BrainGPT để chỉnh sửa lại nội dung giao tiếp sau khi xảy ra sai sót.
Sau khi mắc lỗi trong công việc, bạn không nên giải thích quá nhiều hoặc giao tiếp thiếu sót.
BrainGPT, trợ lý viết AI của bạn, giúp bạn điều chỉnh lại giọng điệu trước khi tin nhắn được gửi đi.
Sử dụng BrainGPT để:
- Viết lại các thông điệp nhạy cảm sao cho chúng nghe có vẻ bình tĩnh, có trách nhiệm và hướng tới tương lai.
- Loại bỏ ngôn ngữ phòng thủ hoặc cảm xúc có thể xuất hiện dưới áp lực.
- Tóm tắt những gì đã xảy ra sai sót và những thay đổi đã được thực hiện, mà không cần phải xin lỗi quá mức.
- Soạn thảo các bản cập nhật theo dõi rõ ràng tập trung vào hành động, không phải lý do.
Cách phòng ngừa sai lầm trong tương lai trong công việc
Sai sót là điều không thể tránh khỏi, nhưng hệ thống phù hợp có thể làm giảm đáng kể khả năng xảy ra lỗi. Công việc hiện nay đang gặp nhiều vấn đề. Các công việc, tài liệu và giao tiếp bị phân tán trên nhiều công cụ khác nhau, khiến lỗi dễ bị bỏ qua.
ClickUp, không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, thống nhất tất cả các công cụ kỹ thuật số và quy trình làm việc của bạn.
Nó giúp bạn giảm thiểu sự phân tán công việc bằng cách tập trung tất cả các tài nguyên cần thiết để hoàn thành công việc vào một nơi duy nhất.
Khi mọi thứ được tập trung tại một nơi, các nhóm sẽ không còn phụ thuộc vào trí nhớ, hộp thư đến hay danh sách kiểm tra trong đầu. Bối cảnh không bị mất mát giữa các công cụ. Các mối quan hệ phụ thuộc được hiển thị rõ ràng. Quyền sở hữu được xác định rõ ràng.
Và các sai lầm được phát hiện sớm hơn vì công việc dễ dàng theo dõi, xem xét và điều chỉnh lại.
Hãy xem cách thực hiện như sau:
1. Sử dụng danh sách kiểm tra và quy trình tiêu chuẩn (SOPs)
Hầu hết các lỗi lặp lại xảy ra vì các bước quan trọng chỉ tồn tại trong đầu ai đó. Khi một công việc bắt đầu trở nên quen thuộc, đã đến lúc đưa nó ra khỏi đầu và đưa vào hệ thống.
ClickUp giúp việc này trở nên dễ dàng vì các quy trình tiêu chuẩn (SOPs), tài liệu (Docs) và danh sách kiểm tra (checklists) được tích hợp trực tiếp vào công việc.
Sử dụng mẫu SOP của ClickUp để ghi chú mục đích, các bước và việc bàn giao một lần, sau đó áp dụng quy trình đó cho mọi công việc hoặc dự án liên quan.
Với mẫu này:
- Tạo các công việc với các trạng thái tùy chỉnh khác nhau để theo dõi tiến độ của từng quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP).
- Phân loại và thêm thuộc tính để quản lý các quy trình tiêu chuẩn (SOP) của bạn bằng các Trường Tùy chỉnh.
- Thêm các câu hỏi thường gặp (FAQ), liên kết đến các tài nguyên liên quan và chỉ định người chịu trách nhiệm để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm.
Từ đó, chuyển SOP thành danh sách kiểm tra có thể thực hiện được hoặc tập hợp các công việc con bên trong chính công việc đó. Như vậy, quy trình sẽ xuất hiện chính xác khi công việc được thực hiện. Bạn không thể đánh dấu công việc hoàn thành mà không thực hiện các bước, điều này ngăn chặn việc bỏ qua các bước.
⭐ Bonus: Soạn thảo hoặc hoàn thiện các quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) trong ClickUp Docs. Sau đó, sử dụng ClickUp BrainGPT để tóm tắt các bước, viết lại các hướng dẫn không rõ ràng hoặc tạo danh sách kiểm tra nhanh từ các tài liệu quy trình dài.
Docs + BrainGPT giúp bạn duy trì tài liệu rõ ràng, cập nhật và dễ theo dõi. Nó giảm thiểu sai sót do các quy trình lỗi thời hoặc mơ hồ gây ra.
2. Nâng cao khả năng ưu tiên công việc
Đây là những gì xảy ra khi ưu tiên không được xác định rõ ràng: Các nhóm sẽ mặc định ưu tiên cho tính cấp bách, tính hiển thị hoặc phỏng đoán. Các công việc phụ thuộc có thể bắt đầu quá sớm hoặc quá muộn.
Kết quả là, công việc quan trọng bị trì hoãn.
Và nếu bạn đang gặp phải tình trạng "đóng băng ưu tiên", chúng tôi đã tạo ra video này để giúp bạn. Nó cung cấp cho bạn những lời khuyên và chiến lược cụ thể để ưu tiên các công việc tại công việc 👇
Nhiệm vụ ClickUp giúp bạn chia công việc thành các công việc con dễ quản lý.
Bạn có thể gán mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn và người chịu trách nhiệm cho từng công việc để đảm bảo các kỳ vọng được xác định rõ ràng.
Các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc (Task Dependencies) cung cấp một lớp bảo vệ bổ sung. Khi một công việc không thể bắt đầu cho đến khi công việc khác hoàn thành, các mối quan hệ phụ thuộc này ngăn chặn việc công việc tiến triển quá sớm. Điều này giúp bạn tránh phải làm lại công việc do thiếu dữ liệu đầu vào.
Đặc biệt đối với các quy trình làm việc lặp lại, tính năng này đảm bảo tiến độ diễn ra theo thứ tự đúng đắn.
🧠 Thông tin thú vị: Năm 2025, người dùng ClickUp đã tạo ra hơn 3,6 tỷ công việc! 🤯
⭐ Bonus: Kết hợp ưu tiên công việc với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo (AI). Sử dụng ClickUp Brain để nhanh chóng tóm tắt danh sách công việc, xác định các công việc quá hạn hoặc bị tắc nghẽn, hoặc làm rõ các bước tiếp theo khi ưu tiên thay đổi.
3. Áp dụng hợp tác và giao tiếp thời gian thực
Bạn yêu cầu một đồng nghiệp cập nhật tiến độ công việc trong Slack.
Họ trả lời sau đó qua email, đính kèm tệp nhưng không cung cấp bối cảnh về dòng thời gian hoặc các yếu tố phụ thuộc.
Kết quả là gì? Công việc tiến triển dựa trên những giả định. Một khoảng trống nhỏ trong bối cảnh có thể dẫn đến việc làm lại, trì hoãn hoặc những trao đổi không cần thiết.
Đây là cách các sai lầm do giao tiếp thường xảy ra. Bởi vì các cuộc hội thoại và công việc được chia nhỏ ra quá nhiều công cụ khác nhau.
ClickUp Chat giải quyết vấn đề này. Nó đưa các cuộc hội thoại của nhóm trực tiếp vào không gian làm việc nơi các công việc của bạn được quản lý. Nó giúp bạn tránh phải chuyển đổi giữa email, ứng dụng nhắn tin và bình luận để tìm kiếm bối cảnh hoặc thậm chí là công việc.
Bạn có thể hợp tác ngay lập tức trong một không gian trung tâm, có thể tìm kiếm, liên kết với công việc.
Các điểm nổi bật chính của ClickUp Trò chuyện là 👇
- Bối cảnh luôn được kết nối: Trò chuyện diễn ra song song với các công việc và tài liệu liên quan, vì vậy câu hỏi và câu trả lời không bị tách rời trong một ứng dụng riêng biệt.
- Đồng bộ hóa nhanh chóng: Điều phối ưu tiên, phụ thuộc và thay đổi theo thời gian thực mà không cần chờ đợi phản hồi.
- Tính minh bạch chung: Các cuộc hội thoại được hiển thị cho tất cả những người cần biết, giúp giảm bớt sự suy đoán và phỏng đoán.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thay vì gõ những giải thích dài dòng hoặc giải thích lại các bước tương tự trong trò chuyện, hãy ghi lại một video hướng dẫn ngắn bằng Clips. Một video ngắn cho thấy cách hoàn thành một việc gì đó thường loại bỏ sự mơ hồ hơn là những đoạn văn bản dài dòng.
Sử dụng Clips để:
- Hướng dẫn các bước quy trình một cách trực quan
- Giải thích bối cảnh khó diễn đạt bằng văn bản.
- Làm rõ các biện pháp khắc phục sau khi xảy ra sai sót để tránh lặp lại tình huống tương tự.
- Chia sẻ hướng dẫn nhất quán với nhiều đồng nghiệp.
Sau khi ghi lại, hãy lưu trữ các video này trong Clips Hub để dễ dàng tìm kiếm và tái sử dụng. Theo thời gian, điều này sẽ tạo ra một cơ sở kiến thức video nhẹ nhàng, giúp giảm thiểu các câu hỏi lặp lại, thực hiện không nhất quán và các lỗi do giao tiếp gây ra.
4. Hỏi những câu hỏi làm rõ
Trước khi yêu cầu người khác giải thích, cách nhanh nhất để giảm thiểu rủi ro là kiểm tra xem câu trả lời đã có sẵn hay chưa.
Nhưng khi thông tin được phân tán qua các ứng dụng, tệp tin và cuộc hội thoại, việc theo dõi công việc quan trọng trở nên dễ dàng bị bỏ sót.
ClickUp BrainGPT Enterprise Search giải quyết vấn đề này bằng cách thu thập thông tin chi tiết từ tất cả các công cụ kết nối và ứng dụng của bên thứ ba của bạn. Nó cung cấp các câu trả lời có ý nghĩa, được tùy chỉnh phù hợp với cách làm việc thực tế của bạn.
Có sẵn thông qua phần mở rộng trình duyệt hoặc ứng dụng desktop, Enterprise Search cung cấp cho bạn khả năng tìm kiếm và thực hiện hành động thống nhất trên không gian làm việc và trên web.
Bạn có thể truy cập các mô hình AI bên ngoài như ChatGPT, Claude và Gemini, cùng với các tính năng tự động hóa. Bạn có thể hiểu bối cảnh và thực hiện hành động mà không cần chuyển đổi ứng dụng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Các chuyên viên có thể theo dõi công việc từ xa và can thiệp khi phát hiện vấn đề bất thường.
Sử dụng Super Agents để:
- Đánh dấu các công việc thiếu trường thông tin bắt buộc, người chịu trách nhiệm hoặc ngày đáo hạn.
- Phát hiện khi công việc bị khối hoặc đang chờ đợi đầu vào.
- Thực hiện các bước theo dõi kịp thời khi các vấn đề phụ thuộc chưa được giải quyết.
- Phát hiện sớm các rủi ro dựa trên các mẫu hành vi trong các công việc và dự án.
Vì các Agent hiểu bối cảnh trong không gian làm việc của bạn, chúng thích ứng với cách làm việc của nhóm. Điều này khiến chúng đặc biệt hữu ích trong việc ngăn chặn những sai sót nhỏ, dựa trên giả định, mà các kiểm tra thủ công có thể bỏ sót.
Nghe có vẻ quá tốt để là sự thật? Video này sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt các Super Agents của mình 🤯
5. Thiết lập các quy trình tự động hóa để tránh các lỗi lặp lại.
Các hành động lặp đi lặp lại là nơi xảy ra các rủi ro do mệt mỏi gây ra và dẫn đến sự gián đoạn trong quy trình làm việc. Bạn có thể tự động hóa các công việc này để tiết kiệm thời gian và tránh lỗi do con người gây ra.
Với ClickUp Automations, bạn có thể tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại bằng cách sử dụng các quy tắc đơn giản, không cần viết mã.
Một số công việc mà bạn có thể tự động hóa bao gồm:
- Cập nhật trạng thái và tiến độ: Tự động hóa cập nhật trạng thái khi công việc tiến triển, để tránh tình trạng công việc bị đình trệ hoặc gây nhầm lẫn Khi một công việc được đánh dấu là ‘Đang xem xét’, thông báo cho người xem xét Khi việc phê duyệt hoàn thành, chuyển công việc sang trạng thái ‘Sẵn sàng giao hàng’
- Khi một công việc được đánh dấu 'Đang xem xét', hãy thông báo cho người xem xét.
- Khi việc phê duyệt hoàn thành, chuyển công việc sang trạng thái ‘Sẵn sàng giao hàng’.
- Trách nhiệm và chuyển giao công việc: Loại bỏ sự mơ hồ bằng cách tự động phân công công việc tại các giai đoạn quan trọng. Phân công công việc cho bộ phận Kiểm thử Chất lượng (QA) khi quá trình phát triển đã hoàn thành. Chuyển giao lại công việc khi quyền sở hữu thay đổi hoặc khi người phụ trách không thể tham gia.
- Giao công việc cho bộ phận Kiểm thử Chất lượng (QA) sau khi quá trình phát triển hoàn thành.
- Giao lại công việc khi quyền sở hữu thay đổi hoặc ai đó không thể tham gia.
- Nhắc nhở về ngày đáo hạn và theo dõi: Ngăn chặn việc bỏ lỡ ngày đáo hạn mà không cần theo dõi thủ công Gửi nhắc nhở khi ngày đáo hạn sắp đến Đánh dấu các công việc chưa được cập nhật trong một khoảng thời gian nhất định
- Gửi nhắc nhở khi ngày đáo hạn sắp đến.
- Đánh dấu các công việc chưa được cập nhật trong một khoảng thời gian nhất định.
- Xử lý phụ thuộc và chướng ngại vật: Đảm bảo công việc không tiến triển quá sớm Kích hoạt cảnh báo khi các công việc phụ thuộc chưa hoàn thành Cập nhật trạng thái tự động khi các chướng ngại vật được giải quyết
- Kích hoạt cảnh báo khi các công việc phụ thuộc chưa hoàn thành
- Cập nhật trạng thái tự động khi các rào cản được giải quyết.
- Thực thi quy trình lặp lại: Bảo vệ các quy trình làm việc quan trọng khỏi bị bỏ qua Yêu cầu các trường thông tin cụ thể phải được điền đầy đủ trước khi công việc có thể tiếp tục Tự động thêm các mục danh sách kiểm tra hoặc công việc con cho công việc lặp lại
- Yêu cầu các trường thông tin cụ thể phải được điền đầy đủ trước khi một công việc có thể tiếp tục.
- Tự động thêm các mục trong danh sách kiểm tra hoặc các công việc con cho công việc lặp lại.
- Khi một công việc được đánh dấu 'Đang xem xét', hãy thông báo cho người xem xét.
- Khi việc phê duyệt hoàn thành, chuyển công việc sang trạng thái ‘Sẵn sàng giao hàng’.
- Giao công việc cho bộ phận Kiểm thử Chất lượng (QA) sau khi quá trình phát triển đã hoàn thành.
- Giao lại công việc khi quyền sở hữu thay đổi hoặc ai đó không thể tham gia.
- Gửi nhắc nhở khi ngày đáo hạn sắp đến.
- Đánh dấu các công việc chưa được cập nhật trong một khoảng thời gian nhất định.
- Kích hoạt cảnh báo khi các công việc phụ thuộc chưa hoàn thành
- Cập nhật trạng thái tự động khi các rào cản được giải quyết.
- Yêu cầu các trường thông tin cụ thể phải được điền đầy đủ trước khi một công việc có thể tiếp tục.
- Tự động thêm các mục trong danh sách kiểm tra hoặc các công việc con cho công việc lặp lại.
Khi một sai lầm cần được báo cáo lên cấp trên
Một số lỗi vượt quá giới hạn, nơi tiềm ẩn nguy cơ gây hại quá lớn để có thể xử lý một mình. Dưới đây là ba dấu hiệu để nhận biết khi nào cần báo cáo lên cấp trên:
1. Tác động nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn
Nếu sai sót ảnh hưởng đến các nhóm khác, hệ thống chung, yêu cầu tuân thủ hoặc mối quan hệ quan trọng với khách hàng, có thể bạn cần đưa ra quyết định mà bạn không được ủy quyền. Ngay cả khi bạn hiểu rõ vấn đề, bạn có thể không có tầm nhìn hoặc quyền hạn để đánh giá các hậu quả gián tiếp.
Việc báo cáo sớm đảm bảo rằng các bên liên quan phù hợp được tham gia trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng. Điều này cũng ngăn chặn các giải pháp tốt ý định gây ra rủi ro mới ở nơi khác.
Nâng cấp khi:
- Nhiều bộ phận bị ảnh hưởng
- Sự tin tưởng của khách hàng hoặc các nghĩa vụ hợp đồng đang bị đe dọa.
- Có thể có những hậu quả pháp lý, bảo mật hoặc tuân thủ.
2. Giải pháp này đòi hỏi các nguồn lực mà bạn không có.
Một số vấn đề không thể giải quyết chỉ bằng nỗ lực. Chúng đòi hỏi sự phê duyệt ngân sách, chuyên môn đặc biệt, quyền truy cập hệ thống hoặc sự phối hợp giữa các nhóm nằm ngoài vai trò của bạn.
Cố gắng giải quyết vấn đề mà không có nguồn lực phù hợp thường làm chậm quá trình giải quyết và gây ra thiệt hại lớn hơn. Việc nâng cấp vấn đề cho phép lãnh đạo giải quyết các rào cản thay vì để bạn phải tự mình khắc phục chúng.
Nâng cấp khi:
- Giải pháp yêu cầu kinh phí, công cụ hoặc hỗ trợ từ nhà cung cấp.
- Cần có kỹ năng chuyên môn hoặc sự phê duyệt của cấp trên.
- Bạn gặp khó khăn dù đã cố gắng giải quyết một cách hợp lý.
3. Có một mô hình hoặc rủi ro hệ thống
Một lỗi đơn lẻ có thể là lỗi của con người. Những lỗi lặp lại thường cho thấy quy trình bị hỏng, quyền sở hữu không rõ ràng hoặc những lỗ hổng trong cấu trúc. Nếu cùng một vấn đề tiếp tục tái diễn dù đã có các biện pháp khắc phục cá nhân, rủi ro không còn là vấn đề riêng lẻ.
Việc nâng cấp vấn đề ở giai đoạn này nhằm phát hiện sớm các vấn đề hệ thống. Chúng cần được giải quyết từ gốc rễ.
Nâng cấp khi:
- Các lỗi tương tự đã xảy ra nhiều lần.
- Các giải pháp tạm thời không còn hiệu quả.
- Vấn đề này cho thấy một lỗ hổng trong quy trình làm việc hoặc quy trình tổng thể.
Loại bỏ sai sót khỏi công việc của bạn với ClickUp
Lỗi trong công việc không phải là vấn đề có hay không, mà là khi nào. Nhưng chúng không nhất thiết phải xảy ra hai lần. Các lỗi trong công việc thường xuất phát từ quy trình không rõ ràng, bỏ sót bước và khoảng cách giao tiếp giữa các công cụ phân tán.
Trí tuệ nhân tạo (AI) theo ngữ cảnh của ClickUp cung cấp cho bạn khung làm việc để ngăn chặn những lỗi này. Đây là một nền tảng tất cả trong một giúp bạn tạo danh sách kiểm tra và quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) để tối ưu hóa quy trình, sử dụng mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc để tránh bỏ qua các bước, và cài đặt tự động hóa để xử lý các công việc lặp lại.
Với ClickUp, bạn có thể tạo ra một nguồn thông tin duy nhất cho nhóm của mình và thiết kế để loại bỏ sai sót khỏi công việc.
Đăng ký miễn phí trên ClickUp để hoàn thành công việc một cách chính xác ngay từ lần đầu tiên ✅
Câu hỏi thường gặp
Không phải mọi lỗi nhỏ nhặt, nhưng bạn cần báo cáo bất kỳ sai sót nào có thể gây hại cho công ty. Hãy áp dụng quy tắc đơn giản này: Nếu sai sót ảnh hưởng đến công việc của người khác, khách hàng, thời hạn, ngân sách hoặc chất lượng sản phẩm, bạn phải thông báo cho quản lý của mình.
Suy nghĩ quá mức là khi não bộ của bạn bị mắc kẹt trong vòng lặp của quá khứ. Bạn phải ép buộc nó chuyển hướng sang tương lai. Dưới đây là việc cần làm: Đặt ra một khoảng thời gian giới hạn để lo lắng, chẳng hạn như mười phút, để cảm nhận sự bực bội hoặc sợ hãi. Chuyển hướng sự tập trung bằng cách tự hỏi: “Có một hành động nhỏ, mang tính xây dựng nào mà tôi có thể thực hiện ngay bây giờ?” Điều này có thể bao gồm việc ghi chép lại bài học kinh nghiệm hoặc thiết lập danh sách kiểm tra phòng ngừa.
Bắt đầu bằng cách nhận trách nhiệm. Đừng để lỗi của bạn ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần của bạn, hoặc sợ hãi trước những hậu quả; hãy nói một cách đơn giản và chân thành: “Tôi đã mắc lỗi” và giải thích tác động của lỗi đó đối với nhóm của bạn. Sau đó, tập trung vào những việc cần làm để nâng cao trách nhiệm của nhóm. Trong tương lai, hãy trở thành người đáng tin cậy và minh bạch nhất trong dự án. Hoàn thành công việc sớm, giao tiếp khi cần thiết và hỗ trợ đồng nghiệp mọi lúc có thể. Điều này sẽ chứng tỏ rằng bạn đã tiếp thu bài học và từ từ xây dựng lại niềm tin mà nhóm đã mất.
Đúng vậy, nhưng hãy xin lỗi về phần trách nhiệm của mình, không phải toàn bộ sự kiện. Bạn có thể nói điều gì đó như: “Tôi xin lỗi vì đã bỏ lỡ cuộc họp. Tôi nên đã yêu cầu làm rõ sớm hơn. Hãy tập trung vào cách chúng ta cùng nhau khắc phục vấn đề này.” Điều này cho thấy bạn hiểu rõ vai trò của mình trong tình huống và muốn tập trung vào việc đưa mọi thứ trở lại trạng thái hoạt động bình thường, chứ không phải đổ lỗi cho người khác.
Bạn cần cài đặt một hệ thống giúp tránh lặp lại sai lầm lần sau. Vì vậy, ngay sau khi khắc phục sai lầm, hãy tự hỏi: “Thay đổi nào có thể khiến sai lầm này không thể lặp lại?” Sau đó, tích hợp nó vào quy trình. Bạn có thể thêm danh sách kiểm tra ClickUp, tự động hóa quy trình kiểm tra lại hoặc bước kiểm tra bắt buộc trong quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP). Khi nó trở thành một phần của quy trình làm việc, bạn đang biến hành động đúng đắn thành hành động tự động.