Gửi chỉ một email theo dõi có thể tăng cơ hội nhận được phản hồi lên 49%.
Nhưng việc viết, đang theo dõi và gửi các email theo dõi đó một cách thủ công? Đó chính là nơi hầu hết chúng ta bỏ cuộc.
Giải pháp là tự động hóa Gmail.
Với thiết lập phù hợp, bạn có thể tổ chức hộp thư đến, gắn nhãn email, tự động hóa phản hồi và lên lịch theo dõi — tất cả mà không cần nỗ lực thủ công liên tục. Dù bạn đang quản lý khách hàng tiềm năng, yêu cầu của khách hàng hay cập nhật của nhóm, tự động hóa giúp bạn luôn nắm bắt tình hình.
Và nếu bạn sẵn sàng tiến xa hơn, các công cụ như ClickUp có thể giúp biến những email đó thành công việc và dòng thời gian mà không cần phải sao chép và dán một cách lộn xộn như thường lệ.
Gmail tự động hóa là gì?
Tự động hóa Gmail sử dụng quy tắc, bộ lọc hoặc công cụ để xử lý các công việc email lặp đi lặp lại như gắn nhãn, sắp xếp, theo dõi và gửi tin nhắn mà không cần nỗ lực thủ công.
Hãy tưởng tượng: bạn mở laptop, thấy phản hồi từ khách hàng tiềm năng và ngay lập tức, một email theo dõi cá nhân hóa được gửi đi, tin nhắn được gắn thẻ Ưu tiên và nhóm của bạn được thông báo.
Đó chính là tự động hóa Gmail trong hành động. ✅
Giúp bạn duy trì sự tổ chức và tiết kiệm thời gian mỗi ngày.
Dưới đây là một số lợi ích chính của việc tự động hóa Gmail:
- Gán nhãn, sắp xếp hoặc lưu trữ email trong Gmail dựa trên người gửi, tiêu đề hoặc từ khóa.
- Lên lịch các email theo dõi và gửi email tự động vào thời điểm thích hợp mà không cần nhập liệu thủ công.
- Tạo bộ lọc để quản lý email quảng cáo và sắp xếp các tin nhắn đến một cách hiệu quả.
- Sử dụng các phản hồi mẫu và mẫu email cá nhân hóa để tăng tốc độ trả lời.
- Chuyển tiếp email đến một tài khoản Gmail khác hoặc địa chỉ chuyển tiếp.
Ghi chú: Gmail không thể tự động gửi email theo dõi theo lịch trình. Bạn cần sử dụng công cụ của bên thứ ba cho mục đích này – tính năng tự động hóa tích hợp sẵn của Gmail chỉ hỗ trợ bộ lọc, nhãn, mẫu email, trả lời tự động và gửi email theo lịch trình.
📖 Xem thêm: Cách đạt được hộp thư đến trống
Các tính năng tự động hóa Gmail tích hợp sẵn để bắt đầu
Trước khi tìm hiểu về phần mềm quản lý email nâng cao cho nhu cầu tự động hóa của bạn, hãy khám phá các tính năng tự động hóa tích hợp sẵn của Gmail trước tiên. Các tính năng này dễ dàng cài đặt và giúp bạn tối ưu hóa quản lý email ngay trong Gmail.
1. Bộ lọc và nhãn
Bộ lọc và nhãn là các công cụ tích hợp sẵn của Gmail để tự động hóa quá trình sắp xếp, lưu trữ và tổ chức các tin nhắn đến. Nếu hộp thư đến Gmail của bạn trông lộn xộn, đây là một trong những cách nhanh nhất để tổ chức nó.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách tự động hóa bộ lọc và nhãn trong Gmail:
- Tạo nhãn Mở Gmail và nhấp vào “Thêm” ở thanh bên trái Nhấp vào “Tạo nhãn mới”, đặt tên cho nó (ví dụ: “Hóa đơn” hoặc “Theo dõi”), sau đó lưu.
- Mở Gmail và nhấp vào “Thêm” ở thanh bên trái.
- Nhấp vào “Tạo nhãn mới”, đặt tên cho nó (ví dụ: “Hóa đơn” hoặc “Theo dõi”), sau đó lưu lại.
- Mở Gmail và nhấp vào “Thêm” ở thanh bên trái.
- Nhấp vào “Tạo nhãn mới”, đặt tên cho nó (ví dụ: “Hóa đơn” hoặc “Theo dõi”), sau đó lưu lại.
- Tạo bộ lọc Trong thanh tìm kiếm Gmail, nhấp vào mũi tên xuống để mở các tùy chọn nâng cao Nhập các tiêu chí cụ thể (chẳng hạn như người gửi, tiêu đề email hoặc từ khóa trong nội dung email) Nhấp vào “Tạo bộ lọc” ở cuối cửa sổ pop-up
- Trong thanh tìm kiếm Gmail, nhấp vào mũi tên xuống để mở các tùy chọn nâng cao.
- Nhập các tiêu chí cụ thể (chẳng hạn như người gửi, tiêu đề email hoặc từ khóa trong nội dung email)
- Nhấp vào “Tạo bộ lọc” ở cuối cửa sổ pop-up.
- Trong thanh tìm kiếm Gmail, nhấp vào mũi tên xuống để mở các tùy chọn nâng cao.
- Nhập các tiêu chí cụ thể (chẳng hạn như người gửi, tiêu đề email hoặc từ khóa trong nội dung email)
- Nhấp vào “Tạo bộ lọc” ở cuối cửa sổ pop-up.
- Áp dụng nhãn và hành động Trong cửa sổ tiếp theo, chọn “Áp dụng nhãn” và chọn nhãn bạn đã tạo. Tùy chọn: Chọn “Bỏ qua hộp thư đến (Lưu trữ nó)”, “Đánh dấu đã đọc” hoặc “Chuyển tiếp đến” địa chỉ chuyển tiếp. Nhấp “Tạo bộ lọc” lần nữa để lưu.
- Trong cửa sổ tiếp theo, chọn “Áp dụng nhãn” và chọn nhãn mà bạn đã tạo.
- Lựa chọn: Chọn “Bỏ qua hộp thư đến (Lưu trữ nó)”, “Đánh dấu đã đọc” hoặc “Chuyển tiếp đến” một địa chỉ chuyển tiếp.
- Nhấp vào “Tạo bộ lọc” một lần nữa để lưu.
- Trong cửa sổ tiếp theo, chọn “Áp dụng nhãn” và chọn nhãn mà bạn đã tạo.
- Lựa chọn: Chọn “Bỏ qua hộp thư đến (Lưu trữ nó)”, “Đánh dấu đã đọc” hoặc “Chuyển tiếp đến” một địa chỉ chuyển tiếp.
- Nhấp vào “Tạo bộ lọc” một lần nữa để lưu.
👀 Thông tin thú vị: Năm 1971, Raymond Tomlinson, người đã triển khai chương trình email đầu tiên, đã chọn ký hiệu “@” để tách biệt tên người dùng khỏi máy chủ. Ký hiệu này không được sử dụng phổ biến trước khi email ra đời, nhưng nay đã trở thành biểu tượng toàn cầu.
2. Trả lời tự động khi nghỉ phép và trả lời tự động
Giả sử bạn phải rời khỏi hộp thư đến trong vài ngày. Trong trường hợp đó, chức năng trả lời tự động khi nghỉ phép của Gmail cho phép bạn gửi phản hồi tự động cho các tin nhắn đến, giúp các liên hệ của bạn được thông báo mà không cần bất kỳ nỗ lực thêm nào.
Dưới đây là cách cài đặt:
- Cài đặt truy cập Mở Gmail và nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải Lựa chọn "Xem tất cả cài đặt" từ menu thả xuống
- Mở Gmail và nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải.
- Lựa chọn "Xem tất cả cài đặt" từ menu thả xuống.
- Mở Gmail và nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải.
- Lựa chọn "Xem tất cả cài đặt" từ menu thả xuống.
- Địa điểm Tìm kiếm Trả lời tự động khi nghỉ phép Cuộn xuống để tìm phần Trả lời tự động khi nghỉ phép (còn được gọi là Trả lời tự động khi vắng mặt)
- Cuộn xuống để tìm phần Trả lời tự động khi nghỉ phép (còn được gọi là Trả lời tự động khi vắng mặt).
- Kích hoạt và Cấu hình Lựa chọn Trả lời tự động khi nghỉ phép Đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc Thêm tiêu đề và viết nội dung tin nhắn (Tùy chọn) Đánh dấu ô để chỉ gửi phản hồi cho những người trong danh bạ Gmail của bạn
- Lựa chọn Trả lời tự động khi nghỉ phép trên
- Cài đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc
- Thêm tiêu đề và viết nội dung tin nhắn của bạn.
- (Tùy chọn) Đánh dấu vào Box để chỉ gửi phản hồi cho những người trong danh bạ Gmail của bạn.
- Cuộn xuống để tìm phần Trả lời tự động khi nghỉ phép (còn được gọi là Trả lời tự động khi vắng mặt).
- Lựa chọn Trả lời tự động khi nghỉ phép trên
- Cài đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc
- Thêm tiêu đề và viết nội dung tin nhắn của bạn.
- (Tùy chọn) Đánh dấu vào Box để chỉ gửi phản hồi cho những người trong danh bạ Gmail của bạn.
- Lưu thay đổi Cuộn xuống và nhấp vào Lưu thay đổi
- Cuộn xuống và nhấp vào Lưu thay đổi.
- Cuộn xuống và nhấp vào Lưu thay đổi.
3. Mẫu email Gmail (Trả lời sẵn có)
Mẫu email Gmail (trước đây gọi là Canned Responses) là các tin nhắn email có thể tái sử dụng, giúp giảm thiểu việc gõ lại nhiều lần và duy trì tính nhất quán trong giao tiếp của bạn.
Sau khi kích hoạt, bạn có thể kết hợp các mẫu email với bộ lọc Gmail để tự động gửi email dựa trên các tiêu chí cụ thể trong các tin nhắn đến.
Dưới đây là cách kích hoạt và sử dụng mẫu email Gmail:
- Bật mẫu Truy cập Gmail và nhấp vào biểu tượng bánh răng Nhấp vào "Xem tất cả cài đặt" Chuyển đến tab "Nâng cao" Tìm mục "Mẫu", chọn "Bật", sau đó nhấp vào "Lưu thay đổi"
- Đi đến Gmail và nhấp vào biểu tượng bánh răng.
- Nhấp vào "Xem tất cả cài đặt"
- Chuyển đến tab Nâng cao
- Tìm mẫu, lựa chọn Bật, sau đó nhấp vào Lưu thay đổi.
- Đi đến Gmail và nhấp vào biểu tượng bánh răng.
- Nhấp vào "Xem tất cả cài đặt"
- Chuyển đến tab Nâng cao
- Tìm mẫu, lựa chọn Bật, sau đó nhấp vào Lưu thay đổi.
- Tạo mẫu Soạn một email mới và viết nội dung của bạn Nhấp vào menu ba chấm trong cửa sổ soạn thảo Di chuột qua mục "Mẫu" Chọn "Lưu bản nháp dưới dạng mẫu mới". Đặt tên cho mẫu của bạn và lưu.
- Soạn một email mới và viết nội dung của bạn.
- Nhấp vào menu ba chấm trong cửa sổ soạn thảo.
- Di chuột qua Mẫu
- Lựa chọn "Lưu bản nháp dưới dạng mẫu mới". Đặt tên cho mẫu của bạn và lưu.
- Soạn một email mới và viết nội dung của bạn.
- Nhấp vào menu ba chấm trong cửa sổ soạn thảo.
- Di chuột qua Mẫu
- Lựa chọn "Lưu bản nháp dưới dạng mẫu mới". Đặt tên cho mẫu của bạn và lưu.
- Chèn mẫu Mở email mới hoặc trả lời tin nhắn Nhấp vào menu ba chấm Di chuột qua "Mẫu" và lựa chọn tin nhắn mong muốn
- Mở một email mới hoặc trả lời một tin nhắn
- Nhấp vào menu ba chấm
- Di chuột qua Mẫu và lựa chọn tin nhắn mong muốn của bạn.
- Mở một email mới hoặc trả lời một tin nhắn
- Nhấp vào menu ba chấm
- Di chuột qua Mẫu và lựa chọn tin nhắn mong muốn của bạn.
📖 Xem thêm: Cách tạo mẫu email trong Gmail
4. Gửi theo lịch trình
Lên lịch gửi email trong Gmail là một trong những cách đơn giản nhất để tự động hóa quy trình email của bạn.
Dưới đây là cách lên lịch email trong Gmail:
- Mở hộp thư đến Gmail của bạn và nhấp vào "Viết thư".
- Viết nội dung email, thêm người nhận và đính kèm các tệp đính kèm cần thiết từ Gmail.
- Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh nút Gửi.
- Lựa chọn Lịch trình gửi
- Chọn từ các khung giờ được đề xuất, hoặc nhấp vào "Chọn ngày & giờ" để cài đặt lịch trình tùy chỉnh.
- Nhấp vào Lịch trình, gửi lại để xác nhận
5. Các toán tử tìm kiếm cho quản lý hộp thư đến thông minh
Nếu bạn đang băn khoăn về cách tổ chức hộp thư đến email hiệu quả hơn, bạn cũng có thể tạo mẫu sử dụng các toán tử tìm kiếm để nhanh chóng tìm kiếm những gì quan trọng. Các bộ lọc nâng cao này cho phép bạn tổ chức và dọn dẹp hộp thư đến Gmail dựa trên các tiêu chí cụ thể.
| Operator | Hàm |
| Từ: | Tìm các email từ một người gửi cụ thể |
| đến: | Tìm các email được gửi đến một người nhận cụ thể |
| cc: | Tìm các email có người nhận trong trường CC. |
| bcc: | Tìm các email có người nhận trong trường BCC. |
| Tiêu đề: | Tìm các email có từ khóa cụ thể trong tiêu đề. |
| sau: / trước: | Lọc email theo phạm vi thời gian cụ thể (định dạng: YYYY/MM/DD) |
| older_than: / newer_than: | Lọc email theo thời lượng (ví dụ: older_than:2y) |
| has: | Tìm các email có nội dung cụ thể (ví dụ: có:tệp đính kèm, có:Drive) |
| danh mục: | Bộ lọc theo danh mục (ví dụ: danh mục:khuyến mãi, danh mục:mạng xã hội) |
| nhãn: | Tìm các email có nhãn cụ thể |
| in: | Tìm kiếm trong một thư mục cụ thể (ví dụ: hộp thư đến, sent) |
| là: | Bộ lọc theo trạng thái (ví dụ: đã đọc, chưa đọc, quan trọng) |
| HOẶC / {} | Tìm các email đáp ứng một trong hai điều kiện (ví dụ: từ:john HOẶC từ:jane) |
| VÀ | Lọc email đáp ứng tất cả các điều kiện (ví dụ: từ:john VÀ đến:jane) |
| -term | Loại trừ các email chứa từ hoặc cụm từ cụ thể. |
| “cụm từ chính xác” | Tìm kiếm chính xác cụm từ |
| tên tệp: | Tìm các email có loại tệp đính kèm hoặc tên cụ thể. |
| site: | Tìm các email chứa liên kết từ một tên miền cụ thể |
| +word | Khớp chính xác với từ khóa, tránh các từ đồng nghĩa. |
| in:anywhere | Tìm kiếm trong tất cả các thư mục, bao gồm thư rác và thùng rác. |
📖 Xem thêm: Cách cài đặt chuyển tiếp tự động trong Gmail
Tự động hóa Gmail với Google Workspace & Scripts
Nếu bạn sẵn sàng đưa tự động hóa Gmail vượt ra ngoài bộ lọc và phản hồi có sẵn, Google Apps Script là bước tiếp theo của bạn.
Đây là một nền tảng lập trình đám mây mạnh mẽ được tích hợp trực tiếp vào tài khoản Google Workspace. Google Apps Script cho phép bạn tự động hóa và tùy chỉnh các công việc Gmail lặp đi lặp lại, đồng thời kết nối Gmail với các công cụ Google khác như Sheets và Docs.
📮 ClickUp Insight: 54% chuyên gia sử dụng email để truy cập thông tin liên quan đến công việc, nhưng các tin nhắn quan trọng thường bị chôn vùi hoặc mất tích trong các chủ đề email kéo dài. Quản lý Dự án Email của ClickUp đưa email vào quy trình làm việc của bạn, cho phép bạn gửi, nhận và theo dõi email trực tiếp từ các công việc. Hãy tạm biệt việc lục lọi hộp thư đến và chào đón giao tiếp có tổ chức, có thể thực hiện được.
Những gì bạn có thể tự động hóa với Apps Script
- ✅ Gửi email tự động dựa trên dữ liệu từ biểu mẫu hoặc bảng tính.
- ✅ Tự động chuyển tiếp và gắn nhãn email đáp ứng các tiêu chí cụ thể
- ✅ Tự động xóa email hoặc lưu trữ tin nhắn sau một ngày cụ thể.
- ✅ Tạo mẫu email cá nhân hóa với các trường động được lấy từ Sheets
- ✅ Tạo bộ lọc Gmail áp dụng logic nâng cao vượt ra ngoài giao diện người dùng tiêu chuẩn
📌 Ví dụ: Hợp nhất thư với Gmail và Google Trang tínhBạn có thể tạo hệ thống hợp nhất thư tự động lấy tên, địa chỉ email và các dữ liệu khác từ Google Trang tính để gửi các tin nhắn cá nhân hóa qua Gmail. Cách thức hoạt động như sau:
- Tạo bản nháp Gmail bằng cách sử dụng các trường placeholder như {{First Name}}
- Tạo một Google Trang tính với các tiêu đề cột trùng khớp với các vị trí đặt chỗ.
- Viết một skript bằng Apps Script để điền vào từng trường trống và gửi email.
- Nhấp để chạy skript hoặc cài đặt lịch chạy; email sẽ được gửi tự động.
Không biết mã hóa? Bạn có thể sử dụng Gemini để tự động hóa email.
Gemini for Không gian Làm việc có thể giúp soạn thảo các đoạn mã Apps Script thông qua tính năng ‘Help me Write’, nhưng việc tự động hóa Gmail vẫn chủ yếu phụ thuộc vào việc thiết lập thủ công Apps Script. Gemini hỗ trợ đề xuất mã — nó không thực thi hoặc quản lý tự động hóa thay cho bạn.
Chỉ cần mô tả những gì bạn muốn, ví dụ: “Tự động gửi email theo dõi hai ngày sau khi gửi biểu mẫu”, và Gemini sẽ tạo kịch bản cho bạn. Bạn có thể sao chép và dán trực tiếp vào trình chỉnh sửa Apps Script.
Tự động hóa Gmail bằng các công cụ của bên thứ ba
Tự động hóa Gmail giúp bạn xử lý hộp thư đến nhanh hơn. Tuy nhiên, hầu hết các nhóm đều gặp phải sự chậm trễ đáng kể sau khi đã đọc email.
Một yêu cầu đến qua Gmail, bước tiếp theo nằm trong bảng tính, cập nhật trạng thái bị ẩn trong trò chuyện, và câu hỏi “Ai chịu trách nhiệm về điều này?” được đặt ra hai lần. Đó là tình trạng công việc phân tán: khi công việc bị phân tán quá nhiều nơi, với bối cảnh bị chia cắt giữa các tab và công cụ.
Giờ đây, hãy thêm yếu tố " sự lan rộng của AI " vào hỗn hợp, nơi một công cụ AI viết phản hồi, và một công cụ khác cố gắng chuyển đổi nó thành công việc. Vì mỗi công cụ đều nằm ngoài quy trình làm việc thực tế của bạn, bạn sẽ phải sao chép và dán cùng một thông tin lặp đi lặp lại.
Đây chính là điểm nổi bật của ClickUp như một không gian làm việc AI tích hợp. Với tích hợp Gmail của ClickUp và các tính năng đa dạng của ClickUp, bạn có thể kết nối email với công việc và tài liệu, và thực hiện theo dõi tại một nơi duy nhất, giúp tự động hóa email thực sự trở thành công việc hoàn thành.
Tích hợp Gmail + ClickUp để tạo công việc tự động
Bạn đang tìm kiếm một hệ thống toàn diện để kết hợp hộp thư đến email với các quy trình làm việc dự án khác? Quản lý dự án email của ClickUp giúp bạn giảm bớt công việc thủ công và đảm bảo rằng các tin nhắn quan trọng đến không bao giờ bị bỏ qua.
ClickUp cũng tích hợp trực tiếp với Gmail, cho phép bạn gửi và nhận email ngay trong Không gian Làm việc ClickUp của mình. Điều này giúp bạn trả lời tin nhắn, liên kết chúng với các công việc và gắn thẻ đồng nghiệp mà không cần chuyển tab. Bạn có thể cài đặt các quy tắc để tạo công việc mới khi email được đánh dấu sao, gắn nhãn hoặc nhận từ người gửi cụ thể.
Ví dụ, nếu khách hàng gửi phản hồi giữa dự án, bạn có thể mở tin nhắn từ bên trong ClickUp, trả lời với bối cảnh cụ thể và ngay lập tức gắn nó vào công việc liên quan. Nhóm của bạn có thể xem email và hợp tác xử lý các bước tiếp theo trong công việc đó.
Điều này hoạt động tốt cho:
- Đội ngũ hỗ trợ muốn tất cả các tin nhắn khách hàng được đánh dấu sao trở thành công việc theo dõi.
- Những nhà tuyển dụng gắn nhãn đơn ứng tuyển là “Danh sách ngắn” và gửi trực tiếp cho các nhà quản lý tuyển dụng.
- Các freelancer tự động tạo công việc tài chính mỗi khi nhận được thông báo thanh toán.
📖 Xem thêm: Các công cụ tăng năng suất email tốt nhất
Tự động hóa việc phân công công việc, ngày đáo hạn và bình luận với ClickUp Automations
ClickUp Tự động hóa cho phép bạn chuyển đổi đầu vào email thành hành động ngay lập tức. Dựa trên người gửi hoặc tiêu đề email, bạn có thể giao công việc, đặt ngày đáo hạn và thậm chí điền sẵn bình luận cho người được giao công việc.
Một số tính năng tự động hóa hữu ích bao gồm:
- Giao các email có nhãn “Legal Review” cho bộ phận pháp lý nội bộ, với ngày đáo hạn là ba ngày sau.
- Thêm bình luận mẫu vào các công việc được tạo từ email tiếp thị có chứa “phản hồi trong tệp đính kèm”.
- Ưu tiên các công việc được tạo từ email có từ “urgent” trong tiêu đề.
📽️ Dưới đây là một số cách bạn có thể sử dụng ClickUp Tự động hóa để giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn. Bạn cũng có thể thử nghiệm các chiến lược quản lý email khác nhau trong ClickUp để giảm bớt công việc lặp đi lặp lại và duy trì hộp thư đến của mình luôn gọn gàng.
Nâng cao tự động hóa Gmail với AI của ClickUp
Dù bạn đang soạn thảo các phản hồi cá nhân hóa hay tóm tắt các chủ đề email dài, ClickUp Brain sẽ xử lý các công việc lặt vặt để bạn có thể tập trung vào việc ra quyết định.
ClickUp Brain hỗ trợ bạn:
- Viết các tin nhắn theo dõi theo phong cách của bạn, sử dụng ngữ cảnh từ các email trước đó trong Gmail.
- Trích xuất và tóm tắt các điểm chính từ các chuỗi email dài hoặc tài liệu.
- Tạo mô tả công việc, bình luận và tài liệu từ nội dung Gmail chỉ với vài thao tác đơn giản.
Điều này biến hộp thư đến Gmail của bạn thành một lớp quản lý kiến thức, trích xuất thông tin từ các tệp đính kèm và cuộc hội thoại trong Gmail để hỗ trợ lập kế hoạch và thực thi nhanh chóng hơn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tăng gấp ba năng suất làm việc với quy trình Gmail được hỗ trợ bởi AI cùng ClickUp BrainGPT.
ClickUp BrainGPT giúp bạn đồng bộ hóa các tác vụ theo dõi và thực thi với những gì đang diễn ra trong hộp thư đến Gmail của bạn và các hoạt động khác.
- Soạn thảo phản hồi và ghi chú công việc bằng giọng nói với Talk to Text : Mở email, sau đó nói phản hồi hoặc bước tiếp theo của bạn (“Trả lời với giá cập nhật, tạo công việc cho thứ Sáu, gắn thẻ Rachel”). ClickUp BrainGPT chuyển đổi nó thành văn bản sạch sẽ mà bạn có thể dán vào phản hồi, Công việc hoặc Tài liệu.
- Hỏi những câu hỏi giúp nhận diện mẫu email trong hộp thư đến: Thử các câu hỏi như “Những email nào từ tuần này vẫn cần theo dõi?” hoặc “Những tên người gửi nào xuất hiện nhiều nhất trong các chủ đề email khẩn cấp?” ClickUp BrainGPT có thể giúp bạn tóm tắt những gì lặp lại để bạn có thể cài đặt bộ lọc, nhãn hoặc tự động hóa tốt hơn.
- Tìm kiếm công việc trước đây theo từ khóa, người gửi hoặc chủ đề: Thay vì cuộn qua các email trong Gmail, hãy sử dụng Tìm kiếm Doanh nghiệp trên các công việc kết nối để nhanh chóng tìm được bối cảnh phù hợp (“Tìm chuỗi email gần nhất mà ACME đề cập đến thay đổi hợp đồng” hoặc “Hiển thị email và công việc liên quan đến việc gia hạn quý 1”)
- Chọn mô hình phù hợp cho công việc: Sử dụng ClickUp BrainGPT khi bạn cần câu trả lời liên quan đến bối cảnh công việc đã kết nối. Sau đó chuyển sang ChatGPT, Claude hoặc Gemini khi bạn muốn phong cách viết khác cho email tiếp thị hoặc bản viết lại sạch sẽ hơn.
Chuyển email thành hành động ngay lập tức: Từ Gmail, bạn có thể tạo nhiệm vụ ClickUp trực tiếp từ email (tiêu đề email trở thành tên nhiệm vụ, và các chi tiết quan trọng được đưa vào phần mô tả), giúp việc theo dõi được lưu trữ trên danh sách công việc thay vì bị lạc trong hộp thư đến.
📖 Xem thêm: Phần mềm hộp thư đến chia sẻ tốt nhất
Sử dụng ClickUp tài liệu, nhiệm vụ ClickUp và ClickApp để tập trung hóa giao tiếp.
Khi các quy tắc hộp thư đến của bạn đã hoạt động hiệu quả, thách thức tiếp theo là đảm bảo công việc thực tế không bị phân tán qua các chủ đề email, thông báo trò chuyện và ghi chú ngẫu nhiên.
Với ClickUp Docs, nhiệm vụ ClickUp và ClickApp email, bạn có thể duy trì cuộc hội thoại và thực thi công việc tại cùng một nơi:
- Giữ mọi chuỗi email bên ngoài liên kết với công việc: Gửi và nhận email trực tiếp từ một công việc, để các phản hồi được hiển thị ngay bên cạnh ngày đáo hạn và các bước tiếp theo. Trong cùng một công việc, bạn có thể chuyển đổi giữa bình luận nội bộ cho đồng nghiệp và phản hồi email cho người bên ngoài ClickUp.
- Chuyển "những gì chúng ta đã thỏa thuận" thành tài liệu chung: Sử dụng ClickUp Docs để lưu trữ các tài liệu có thể tái sử dụng như hướng dẫn phản hồi và mẫu tiếp cận. Sau đó, liên kết tài liệu ClickUp với công việc liên quan để bất kỳ ai mở chủ đề email đều có thể xem bối cảnh mới nhất.
- Phân chia quy trình giao hàng thành các bước có thể theo dõi: Sử dụng nhiệm vụ ClickUp và công việc con cho các phần thường bị bỏ qua, như soạn thảo, phê duyệt, gửi email và theo dõi. Giao nhiệm vụ cho người chịu trách nhiệm và giữ các quyết định trong một chủ đề thảo luận để không bỏ lỡ các cập nhật quan trọng.
Nếu bạn muốn một điểm khởi đầu sẵn có, mẫu Email Automation with ClickUp sẽ cung cấp cho bạn một nơi để lập kế hoạch toàn bộ quy trình email và theo dõi tiến độ từ "đã lên kế hoạch" đến "đã gửi" đến "đã hoàn thành".
Mẫu này được thiết kế dựa trên hệ thống công việc với Trạng thái tùy chỉnh, Trường Tùy chỉnh ( như tiêu đề email và người nhận) và nhiều chế độ xem (Danh sách công việc, Gantt, Khối lượng công việc, Lịch) để bạn có thể quản lý cả quy trình và thực thi mà không cần xây dựng lại hệ thống từ đầu.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Lập kế hoạch cho từng email trong chuỗi như một công việc, để mỗi email được gửi đi đều có người chịu trách nhiệm rõ ràng và thời hạn cụ thể.
- Theo dõi tiến độ với các trạng thái tùy chỉnh, giúp bạn dễ dàng xem những gì đã được soạn thảo, phê duyệt, lên lịch và gửi đi chỉ trong nháy mắt.
- Lưu trữ chi tiết chiến dịch trong các Trường Tùy chỉnh như tiêu đề email và danh sách người nhận, để thông tin quan trọng luôn hiển thị khi bạn thực hiện công việc.
- Lên lịch gửi email bằng chế độ xem Lịch và lập kế hoạch dòng thời gian bằng chế độ xem Gantt, để thời gian luôn hợp lý.
- Cân bằng sức chứa của nhóm với chế độ xem Khối lượng công việc, để tránh tình trạng một người phải chịu trách nhiệm cho mọi email theo dõi khẩn cấp.
✨ Phù hợp cho: Các chuyên gia bận rộn và nhóm nhỏ đang thực hiện email nuôi dưỡng, quy trình onboarding hoặc theo dõi khách hàng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sau khi đồng bộ Gmail với ClickUp và chuyển email thành công việc, hãy để ClickUp Agents xử lý phần còn lại. Họ có thể theo dõi các công việc đồng bộ từ Gmail, đăng cập nhật thời gian thực hoặc trả lời câu hỏi trong các kênh nhóm bằng dữ liệu thời gian thực từ Không gian Làm việc ClickUp.
👀 Thông tin thú vị: Email spam chiếm hơn 45% tổng số email. Đó là gần một nửa số email được gửi mỗi ngày.
Các trường hợp sử dụng tự động hóa Gmail
Khi bạn bắt đầu tự động hóa các công việc Gmail, lợi ích sẽ nhanh chóng hiện rõ. Dưới đây là một số cách mà các chuyên gia sử dụng công cụ quản lý hộp thư đến để duy trì năng suất và tập trung.
1. Tự động hóa các email theo dõi để cải thiện tỷ lệ phản hồi
Nếu khách hàng tiềm năng không phản hồi trong vòng ba ngày, bạn có thể tự động gửi email theo dõi bằng mẫu email cá nhân hóa. Ví dụ, nhóm bán hàng có thể cài đặt quy tắc sao cho bất kỳ email nào chứa từ “đề xuất” sẽ kích hoạt tin nhắn theo dõi nhẹ nhàng sau 72 giờ.
👀 Thông tin thú vị: Gmail được ra mắt vào ngày Cá tháng Tư, 1 tháng 4 năm 2004. Đó là lý do tại sao nhiều người cho rằng đó là một trò đùa, đặc biệt là với dung lượng lưu trữ 1GB khá hào phóng vào thời điểm đó.
2. Tổ chức Gmail bằng nhãn và bộ lọc
Bạn có thể cài đặt bộ lọc Gmail để phân loại tin nhắn dựa trên tiêu đề, người gửi hoặc từ khóa. Ví dụ, tất cả hóa đơn có thể được tự động chuyển vào nhãn “Finance”, trong khi các bản tóm tắt tiếp thị sẽ được phân loại vào nhãn “Campaigns”, giúp hộp thư đến của bạn trở nên gọn gàng hơn mà không cần phải thao tác thủ công.
3. Tự động chuyển tiếp tin nhắn đến đúng người
Nếu bạn đang xử lý email hỗ trợ từ một tài khoản chia sẻ, các bộ lọc có thể tự động chuyển tiếp email chứa các từ khóa như “urgent” hoặc “billing” đến tài khoản Gmail của thành viên trong nhóm phù hợp. Điều này đảm bảo phản hồi kịp thời mà không cần chuyển tiếp thủ công hoặc CC.
📖 Xem thêm: Cách sử dụng AI trong email
4. Tự động lưu trữ hoặc xóa email có mức độ ưu tiên thấp
Tạo bộ lọc tìm kiếm các dòng tiêu đề có chứa “hủy đăng ký”, “khuyến mãi sắp hết hạn” hoặc “bản tin” và tự động lưu trữ email hoặc xóa chúng sau 30 ngày. Điều này giúp giảm bớt lộn xộn trong hộp thư đến đồng thời vẫn giữ các tin nhắn sẵn sàng nếu cần sử dụng sau này.
5. Chuyển đổi email thành các công việc có thể thực hiện được
Sử dụng các công cụ tự động hóa Gmail như ClickUp, bạn có thể thiết lập quy tắc để mọi email được đánh dấu sao sẽ tự động trở thành công việc trong danh sách công việc của bạn. Ví dụ, khi khách hàng gửi yêu cầu chỉnh sửa, việc đánh dấu email đó sẽ ngay lập tức tạo ra một nhiệm vụ ClickUp với ngày đáo hạn và người được giao — không cần sao chép và dán.
Kết nối email và công việc với ClickUp
Tự động hóa Gmail là hệ thống giúp bạn thực hiện công việc hiệu quả hơn mỗi ngày. Bằng cách loại bỏ nhu cầu phân loại, theo dõi hoặc chuyển tiếp tin nhắn thủ công, bạn sẽ có thêm thời gian để tập trung vào những điều thực sự quan trọng: chốt hợp đồng, phục vụ khách hàng hoặc khởi động dự án lớn tiếp theo của mình.
Từ các bộ lọc tích hợp sẵn và gửi email theo lịch trình đến các kịch bản nâng cao và công cụ của bên thứ ba như ClickUp, tự động hóa biến hộp thư đến của bạn thành một trung tâm điều khiển thực sự, nơi email được chuyển tiếp tự động và bạn có thể tự động xóa email dựa trên các tiêu chí đã đặt sẵn để dọn dẹp hộp thư đến.
Khi kết hợp Gmail với ClickUp, bạn có thể chuyển đổi tin nhắn thành công việc, kích hoạt tự động hóa hộp thư đến dựa trên nhãn hoặc từ khóa, và thậm chí sử dụng ClickUp Brain để tóm tắt chủ đề tin nhắn, soạn thảo phản hồi hoặc trích xuất thông tin từ tệp đính kèm.
Tất cả điều này có nghĩa là ít phải chuyển đổi ngữ cảnh hơn và thực hiện nhanh hơn. Sẵn sàng ngừng theo dõi hộp thư đến của bạn? Đăng ký trên ClickUp ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp
Không thể tự làm được. Gmail cho phép bạn lên lịch gửi email, nhưng không hỗ trợ tính năng theo dõi email thực sự. Với ClickUp, bạn có thể theo dõi các phản hồi, tự động hóa các công việc theo dõi và không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ phản hồi nào nữa.
Bắt đầu với các bộ lọc, nhãn và phản hồi mẫu của Gmail. Sau đó, sử dụng ClickUp để chuyển các email quan trọng thành công việc, đặt nhắc nhở và theo dõi tiến độ tất cả trong một nơi.
Đúng vậy! Với tích hợp Gmail của ClickUp, bạn có thể tạo công việc từ email được đánh dấu sao, tin nhắn có thẻ hoặc thậm chí thiết lập quy tắc tùy chỉnh cho việc tạo/lập công việc.
Bạn có thể sử dụng các công cụ như ClickUp, kết nối trực tiếp với Gmail. Khi có tin nhắn quan trọng đến, bạn có thể chuyển nó thành công việc, giao nhiệm vụ và thêm hạn chót — không cần chuyển đổi ứng dụng.
Có. Các công cụ như ClickUp Brain hoặc tiện ích bổ sung Gmail có thể soạn thảo hoặc gửi các phản hồi thông minh dựa trên ngữ cảnh của tin nhắn. Điều này đặc biệt hữu ích cho các câu hỏi thường gặp hoặc cập nhật trạng thái.
Đúng vậy — đặc biệt nếu bạn sử dụng các công cụ đáng tin cậy. Hãy đảm bảo kiểm tra quyền truy cập và chọn phần mềm tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu tốt nhất.