Event Activation là gì? Chiến lược, ví dụ và công cụ để tăng cường tương tác

Mọi sự kiện thành công, dù là ra mắt sản phẩm, hội nghị hay workshop trực tuyến, đều bắt đầu từ rất lâu trước khi người tham dự đầu tiên đến.

Sự kỳ diệu thực sự nằm ở cách sự kiện được kích hoạt: cách các nhóm lập kế hoạch, tự động hóa và phối hợp mọi thứ từ tiếp thị đến các hoạt động theo dõi sau sự kiện.

Trước đây, kích hoạt sự kiện thường đòi hỏi phải phối hợp hàng loạt các yếu tố phức tạp, bảng tính, danh sách công việc, email từ nhà cung cấp và các nhắc nhở thủ công. Tuy nhiên, với sự phát triển của quản lý sự kiện bằng trí tuệ nhân tạo (AI), cách tiếp cận đã thay đổi.

Chuyển từ các quy trình làm việc rời rạc, tự động hóa sự kiện bằng AI tận dụng dữ liệu, thông tin dự đoán và hợp tác thời gian thực để tổ chức các sự kiện hiệu quả và thu hút hơn.

Nghiên cứu gần đây cho thấy các tổ chức tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và các hoạt động tự động hóa có khả năng phát triển tốt hơn đáng kể. Ví dụ, một cuộc khảo sát toàn cầu của McKinsey & Company cho thấy chỉ 58% các tổ chức tiếp thị đánh giá hoạt động của chính họ là đã phát triển đầy đủ — cho thấy khoảng cách lớn giữa tham vọng và khả năng.

Trong bối cảnh sự kiện, điều này có nghĩa là ít lỗi hơn, trải nghiệm tốt hơn cho người tham dự và cải thiện ROI có thể đo lường được. Hãy cùng tìm hiểu cách nâng cao sự tương tác của người tham dự bằng cách tạo ra những trải nghiệm thương hiệu đắm chìm với trí tuệ nhân tạo (AI) và thúc đẩy những hoạt động kích hoạt thương hiệu quý giá!

Sự kích hoạt sự kiện AI là gì?

Nói một cách đơn giản, AI sự kiện activation kết nối các yếu tố giữa con người, quy trình và dữ liệu.

Nó đảm bảo rằng mọi quyết định, từ lập ngân sách và phân công công việc đến email theo dõi, đều dựa trên dữ liệu và được đồng bộ hóa giữa các nhóm. Tại sao nó lại quan trọng? Kế hoạch sự kiện thủ công thường tiêu tốn hàng trăm giờ công việc trên các bộ phận.

Các công cụ AI có thể giúp tiết kiệm thời gian: các nhóm sử dụng nền tảng vận hành tiếp thị cho biết khoảng 65% dữ liệu vẫn chưa được khai thác hết tiềm năng trong tổ chức của họ.

Những thông tin ẩn chứa trong dữ liệu chính là loại thông tin mà các nhóm cần để cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa hơn. 71% các nhà lãnh đạo tiếp thị B2C cho biết cá nhân hóa là yếu tố quan trọng—nhưng nhiều người gặp khó khăn trong việc triển khai nó trên quy mô lớn.

Khi được hoàn thành đúng cách, kích hoạt sự kiện bằng AI tạo ra một vòng lặp học tập liên tục: mỗi sự kiện cung cấp những hiểu biết cho sự kiện tiếp theo, từ đó nâng cao hiệu quả và sự tương tác theo thời gian.

AI so với kích hoạt sự kiện truyền thống: Sự khác biệt là gì?

Các hoạt động kích hoạt sự kiện truyền thống thực hiện theo kế hoạch đã định. Chúng được hướng dẫn bởi các kịch bản đã được xác định trước, lịch trình cố định và các giả định về những gì khán giả sẽ phản hồi.

Sau khi sự kiện được khởi động, ít có cơ hội để điều chỉnh, và thành công phụ thuộc lớn vào các dự đoán được đưa ra từ vài tuần hoặc vài tháng trước.

Kích hoạt sự kiện dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) cung cấp những gì cần thiết - ngay tại thời điểm đó.

Nó vượt xa việc thực hiện, phân tích hành vi của khán giả trực tiếp, các tín hiệu cảm xúc và các yếu tố bối cảnh — như tỷ lệ tương tác, thời gian lưu lại hoặc thậm chí cảm xúc trong các cuộc hội thoại trên mạng xã hội — để tinh chỉnh trải nghiệm khi nó diễn ra.

Các nghiên cứu cho thấy tăng trưởng 41% hàng năm về số lượng nhà tiếp thị sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) cho việc kích hoạt chiến dịch trực tiếp, nhấn mạnh sự chuyển đổi từ thiết kế sự kiện tĩnh sang tương tác động lực, dựa trên dữ liệu. Kết quả là một tiêu chuẩn mới cho hiệu suất sự kiện – nơi mọi khoảnh khắc đều được đo lường và mọi quyết định đều dựa trên dữ liệu thay vì直觉.

Tóm lại, AI biến hoạt động kích hoạt sự kiện từ một quy trình phản ứng, nặng về công việc thành một hoạt động chủ động, dựa trên dữ liệu và thông tin.

Những thách thức của kế hoạch sự kiện truyền thống

Trước khi đi sâu vào cách AI thay đổi quy trình làm việc của sự kiện, điều quan trọng là phải hiểu tại sao các phương pháp truyền thống gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô.

Quản lý dự án sự kiện thường liên quan đến nhiều nhóm, bao gồm marketing, vận hành, nhà cung cấp, diễn giả và logistics, tất cả đều có công việc trong dòng thời gian chặt chẽ và ưu tiên thay đổi liên tục. Dưới đây là những thách thức phổ biến nhất:

❗️Phối hợp thủ công giữa các nhóm

Hãy tưởng tượng việc tổ chức một hội nghị với hàng chục yếu tố phức tạp—lịch trình diễn giả, đơn đặt hàng ẩm thực, các yêu cầu từ nhà tài trợ và giao tiếp với người tham dự. Một thông điệp bị bỏ lỡ có thể dẫn đến việc diễn giả không nhận được khung thời gian cập nhật, hoặc nhà cung cấp mang theo thiết bị sai. Khoảng sai số là cực kỳ nhỏ.

👋🏾 Các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI có thể giúp phần này trở nên dễ dàng. Xem cách thực hiện dự án một cách trơn tru trên ClickUp, không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới.

❗️Dữ liệu phân mảnh và các silo

Số đăng ký của bạn được lưu trữ trong một công cụ, bảng tính ngân sách được lưu trữ ở nơi khác, và phân tích tiếp thị bị chôn vùi trong một nền tảng khác. Khi đến lúc báo cáo về hiệu suất sự kiện hoặc đưa ra quyết định nhanh chóng, bạn phải ghép nối thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Ví dụ, một quản lý tiếp thị có thể gặp khó khăn trong việc kết nối dữ liệu tương tác của người tham dự với chi phí chiến dịch, khiến việc chứng minh ROI hoặc điều chỉnh chiến lược ngay lập tức trở nên khó khăn. Ví dụ, một nghiên cứu cho thấy chỉ 49% nhà tiếp thị cảm thấy khá hoặc rất hiệu quả trong việc sử dụng thông tin dựa trên dữ liệu để định hướng chiến lược.

❗️Theo dõi chậm trễ và bỏ lỡ cơ hội

Sự kiện kết thúc, nhưng công việc vẫn còn nhiều. Phản hồi của người tham dự, thông tin khách hàng tiềm năng và các chỉ số tương tác cần được thu thập và xử lý nhanh chóng. Tuy nhiên, các quy trình thủ công có thể mất hàng ngày (thậm chí hàng tuần) để tổng hợp thông tin này. Đến lúc đó, sự hào hứng đã phai nhạt và các khách hàng tiềm năng đã mất hứng thú. Đội bán hàng có thể bỏ lỡ cơ hội kết nối với một khách hàng tiềm năng nóng hổi chỉ vì dữ liệu không sẵn sàng kịp thời.

❗️Dự báo không chính xác và phân bổ tài nguyên

Nếu thiếu các phân tích dự đoán, nhà tổ chức sự kiện sẽ phải dựa vào trực giác. Liệu sẽ có 200 hay 500 người tham dự? Có nên đơn đặt hàng thêm bữa ăn "chỉ để phòng hờ"? Đánh giá quá cao dẫn đến lãng phí tài nguyên và vượt ngân sách; đánh giá quá thấp dẫn đến hàng dài chờ đợi, người dùng được cấp phép trống hoặc khách không hài lòng. Ví dụ, một nhà tổ chức lễ hội có thể đặt quá nhiều nhân viên bảo mật, chỉ để phát hiện ra rằng một nửa trong số họ không có việc cần làm, trong khi một sự kiện khác lại hết thẻ tham dự vì số lượng khách tham dự được đánh giá quá thấp.

❗️Thiếu hiển thị về ROI

Khi mọi thứ lắng xuống, ban lãnh đạo muốn có câu trả lời: Điều gì đã là công việc? Điều gì không? Nơi nào chúng ta thấy sự tương tác cao nhất? Nhưng với dữ liệu phân tán khắp các nhóm và công cụ, các báo cáo thường không đầy đủ hoặc không nhất quán. Một Giám đốc Tiếp thị (CMO) có thể nhận được bản tóm tắt tiếp thị nhấn mạnh vào sự lan truyền trên mạng xã hội, trong khi đội ngũ vận hành tập trung vào tiết kiệm chi phí—cả hai đều không phản ánh bức tranh toàn cảnh. Sự thiếu hụt báo cáo thống nhất khiến việc xác định chính xác yếu tố nào thực sự thúc đẩy thành công trở nên gần như bất khả thi.

Những giới hạn này chắc chắn gây ra nhiều rắc rối trong quá trình vận hành, nhưng hơn thế nữa, chúng ảnh hưởng đến toàn bộ trải nghiệm của người tham dự. Các công cụ sự kiện AI giải quyết trực tiếp những vấn đề này bằng cách kết nối quy trình lập kế hoạch, thực hiện và phân tích sau sự kiện vào một hệ thống thống nhất.

Các loại chiến lược kích hoạt sự kiện chính

Các chiến lược kích hoạt sự kiện quyết định cách các thương hiệu kết nối với khán giả trước, trong và sau sự kiện. Với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo (AI), các chiến lược này trở nên có mục tiêu hơn, có thể đo lường được và có thể mở rộng quy mô.

Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện:

Kích hoạt trước sự kiện

Đây là giai đoạn nền tảng: thời điểm bạn thiết lập tông màu, chuẩn bị cho khán giả, định hình kỳ vọng và tạo đà. Nếu không có hoạt động kích hoạt sự kiện mạnh mẽ trước sự kiện, bạn có thể đối mặt với tình trạng tham dự thấp, tương tác yếu hoặc khán giả không phù hợp.

AI mang lại gì cho bảng:

Tại sao điều này quan trọng:

2. Kích hoạt tại chỗ hoặc trực tiếp

Khi khán giả đã có mặt tại sự kiện (hoặc tham gia trực tuyến/kết hợp), trọng tâm sẽ chuyển từ giai đoạn chuẩn bị sang việc cung cấp trải nghiệm, điều chỉnh theo thời gian thực và tương tác có ý nghĩa. Giai đoạn này chính là lúc sự kiện của bạn thành công hay thất bại.

Cách AI nâng cao hoạt động kích hoạt sự kiện trực tiếp:

Tại sao điều này quan trọng:

3. Kích hoạt sau sự kiện

Sự kiện có thể đã kết thúc, nhưng hành trình vẫn tiếp tục. Hoạt động sau sự kiện là nơi bạn thu thập thông tin, nuôi dưỡng mối quan hệ, chuyển đổi khách hàng tiềm năng và hoàn thiện chiến lược tương lai. Đây là cơ hội để bạn thu hồi đầu tư và xây dựng giá trị lâu dài.

AI hỗ trợ những gì trong giai đoạn này:

Tại sao điều này quan trọng:

Cách AI thay đổi quy trình làm việc của sự kiện

Thay vì coi AI là một công cụ bị giới hạn trong một giai đoạn của chu kỳ sự kiện, chúng ta cần xem nó như một chủ đề xuyên suốt mọi giai đoạn của quy trình làm việc sự kiện của bạn.

Chúng ta đã có cái nhìn sơ lược về nó; bây giờ là lúc đi sâu hơn. Hãy bắt đầu ngay từ đầu.

Tại sao bạn lại tổ chức sự kiện ngay từ đầu?

Tự động hóa việc thu thập yêu cầu

Giai đoạn đầu của bất kỳ sự kiện nào thường là giai đoạn ít hấp dẫn nhất nhưng quan trọng nhất: thu thập ý kiến của các bên liên quan, xác định phạm vi và thiết lập mục tiêu. Đây là giai đoạn hậu trường thường thiếu sự lộng lẫy—nhưng nếu làm sai, toàn bộ sự kiện của bạn sẽ gặp rủi ro. Với AI, bạn đang loại bỏ gánh nặng thủ công ở những bước đầu tiên và tạo ra thời gian cho chiến lược có ý nghĩa.

Thay vì các biểu mẫu được soạn thảo bởi ủy ban hoặc dữ liệu được thu thập trong bảng tính, các công cụ khảo sát được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ tự động tạo ra các câu hỏi (dựa trên loại sự kiện, vai trò của các bên liên quan và hành vi trong các sự kiện trước đó), đảm bảo bạn thu thập được thông tin cần thiết một cách nhanh chóng. Trong khi đó, các công cụ làm giàu dữ liệu kết nối với danh sách khách mời/người tham dự, đối chiếu dữ liệu công khai và CRM để xác minh, làm sạch và phân đoạn tự động — giúp bạn không còn phải loay hoay với email, bản sao trùng lặp hoặc dữ liệu lỗi thời.

Và khi nói đến việc lựa chọn địa điểm, ngày tổ chức và ngân sách: Các công cụ AI cho quản lý sự kiện sử dụng phân tích dữ liệu sự kiện lịch sử, mô hình tham dự, tiêu chuẩn chi phí và tình trạng sẵn có của địa điểm để đề xuất sự kết hợp tối ưu cho bạn. Kết quả: ít bất ngờ hơn, sự rõ ràng sớm hơn và nhiều thời gian hơn cho nhóm sự kiện để suy nghĩ, không chỉ thu thập thông tin.

Lập kế hoạch sự kiện được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI)

Khi đã có nền tảng vững chắc, bạn sẽ tiến tới giai đoạn tổ chức: lập lịch trình, tạo bản đồ tài nguyên, giao công việc, dự báo ngân sách và tối ưu hóa luồng phiên. Đây là lúc AI bắt đầu đóng vai trò như một trợ lý chiến lược thay vì chỉ là công cụ hỗ trợ hậu trường.

Hãy tưởng tượng một hệ thống có thể thu thập dữ liệu từ 3–5 sự kiện gần đây của bạn, so sánh xu hướng đăng ký và hiệu suất của các phòng họp nhỏ, xác định các điểm nghẽn hoặc rủi ro quá tải, sau đó đề xuất các điều chỉnh như kéo dài thời gian nghỉ, mở rộng phòng họp hoặc thay đổi lịch trình diễn giả. Khi có sự thay đổi trong các yếu tố như nhà triển lãm chính rút lui hoặc số lượng đăng ký giảm dưới dự báo, hệ thống AI sẽ cảnh báo và đề xuất các phương án dự phòng "kế hoạch B".

Nó có thể hỗ trợ phân công công việc (cài đặt tự động thời hạn/trách nhiệm), phát hiện điểm nghẽn (quá tải tài nguyên hoặc ngân sách) và thiết kế phiên hấp dẫn hơn (thời lượng phiên họp/kích thước phòng được xác định thông qua mô hình hóa mẫu tương tác).

Theo một cuộc khảo sát gần đây trong ngành, gần hai phần ba các chuyên gia tổ chức sự kiện tin rằng trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ hỗ trợ quá trình lập kế hoạch – nhưng nhiều người vẫn cảm thấy chưa sẵn sàng để áp dụng nó. Bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại ở giai đoạn này, các nhóm có thể tạo ra không gian để thiết kế trải nghiệm thay vì chỉ lo lắng về logistics.

Một công cụ người tạo kế hoạch dự án giúp phần này của sự kiện diễn ra suôn sẻ hơn. Xem cách thực hiện. 👇🏼

Thực thi được hỗ trợ bởi AI

Bây giờ màn nhung đã mở.

Tất cả kế hoạch hoặc thành công hoặc thất bại ở đây – và AI là công cụ khuếch đại thời gian thực của bạn. Trong giai đoạn trực tiếp, mọi thứ trở nên giàu dữ liệu: có bao nhiêu người đang check-in hiện tại, các phiên nào đang có tỷ lệ rời bỏ, các gian hàng nào đông đúc, khu vực networking nào đang bị sử dụng ít.

Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể theo dõi các tín hiệu này (thời gian check-in, bản đồ nhiệt lưu lượng người qua lại, thời gian lưu lại), xác định khi một phiên không đạt hiệu quả và kích hoạt các biện pháp khắc phục (gửi thông báo đẩy cho người tham dự, điều chỉnh nhân sự hoặc điều chỉnh lịch trình). Nó có thể thúc đẩy tương tác cá nhân hóa với người tham dự: đề xuất kết nối mạng lưới dựa trên hành vi thời gian thực; gợi ý một phiên họp nhỏ ít được biết đến vừa mở cửa; cảnh báo nếu dịch vụ ẩm thực bị trễ.

Hãy xem xét điều này: tại các sự kiện quy mô lớn (bao gồm cả các sự kiện đa địa điểm toàn cầu), các nhóm tổ chức đang thử nghiệm trí tuệ nhân tạo (AI) để theo dõi chuyển động của người tham dự và mức độ tương tác trong các phiên — và điều chỉnh nhân sự và không gian một cách linh hoạt. Điều này không chỉ là xu hướng nhất thời.

Ví dụ, Thế vận hội Mùa đông 2026, dự kiến diễn ra vào năm 2026, sẽ sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) một cách rộng rãi cho việc lập lịch trình và kế hoạch dự phòng.

Tự động hóa theo dõi sau sự kiện

Khi ánh sáng tắt và khách tham dự ra về, nhiều nhóm thư giãn, nhưng đó chính là thời điểm giá trị thực sự bắt đầu phát huy. Trí tuệ nhân tạo (AI) giúp bạn chuyển đổi dữ liệu thô và tương tác thành thông tin hữu ích, chuyển đổi và kế hoạch thông minh hơn cho sự kiện tiếp theo.

Các tính năng khóa: Trí tuệ nhân tạo (AI) tự động gửi email phản hồi/khảo sát được cá nhân hóa khi sự quan tâm của người tham dự vẫn còn cao; đánh giá điểm tiềm năng dựa trên những người đã tham dự, tương tác và tham gia; phân tích cảm xúc từ phản hồi, cuộc trò chuyện trên mạng xã hội và việc tiêu thụ nội dung; tự động chuyển đổi nội dung sự kiện thành các đoạn video, bài viết blog hoặc webinar; và tích hợp kết quả vào kế hoạch tổ chức sự kiện tiếp theo của bạn.

Theo dõi sau sự kiện nay trở nên thông minh hơn, nhanh chóng hơn và có giá trị vô tận. Bạn đang chuyển đổi sự quan tâm của người tham dự thành mối quan hệ, chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành cơ hội và biến trải nghiệm thành vòng lặp học tập.

Trong ClickUp, các tính năng như Clips với chức năng chuyển đổi văn bản tích hợp giúp dễ dàng tái sử dụng và phân phối nội dung, trong khi ClickUp Brain luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn tạo nội dung.

Phân phối nội dung tự động

Đối với hội nghị trực tuyến tháng 9 năm 2025, MarTech đã xây dựng một hệ sinh thái tạo nội dung dựa trên AI để chuyển đổi các phiên sự kiện trực tiếp thành các tài sản đa định dạng và thông tin chi tiết. Mỗi phiên thảo luận được ghi lại và chuyển đổi thành văn bản bằng các công cụ AI, sau đó được xử lý bằng ChatGPT để trích xuất các khóa, trích dẫn và tóm tắt.

Nhóm đã tạo ra các bản tóm tắt âm thanh và video ngắn, trong khi các mô hình AI đánh giá việc trình bày phiên họp so với kết quả cam kết, bao gồm cả tỷ lệ chia sẻ của diễn giả. Quy trình này đã giảm đáng kể nỗ lực thủ công, đẩy nhanh việc phân phối nội dung trên các kênh và cung cấp các thông tin hữu ích cho các sự kiện tương lai. Bằng cách kết hợp đánh giá của con người với tự động hóa AI, MarTech đã mở rộng phạm vi và giá trị của nội dung sự kiện, biến một sự kiện trực tiếp thành một hệ sinh thái nội dung có thể tái sử dụng và giàu dữ liệu.

Các công cụ hàng đầu có thể hỗ trợ hoạt động kích hoạt sự kiện

Lĩnh vực kích hoạt sự kiện đã phát triển vượt xa khỏi các bảng tính và email quảng cáo.

Để thực sự thu hút sự tham gia của người tham dự, thúc đẩy chuyển đổi và chứng minh lợi nhuận đầu tư tối đa, bạn cần một hệ thống công nghệ mạnh mẽ và tích hợp.

Tuy nhiên, không phải tất cả các nền tảng sự kiện đều được thiết kế để kết nối quy trình lập kế hoạch, tiếp thị sự kiện và đo lường hiệu quả một cách liền mạch. Bạn cần một nền tảng vượt ra ngoài các chức năng logistics cơ bản và hiểu rõ tầm quan trọng của sự phối hợp đa chức năng và báo cáo tự động hóa để đạt được tác động tối đa.

Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về một số công cụ hàng đầu trên thị trường hiện nay, bắt đầu với công cụ giúp kết nối toàn bộ quy trình tổ chức sự kiện của bạn.

Phần mềm quản lý sự kiện

ClickUp (Phù hợp nhất cho kế hoạch thống nhất và phối hợp đa hàm)

Với tư cách là nền tảng AI tích hợp đầu tiên, ClickUp nổi bật như một công cụ kích hoạt sự kiện được hỗ trợ bởi AI toàn diện, được thiết kế để thống nhất mọi khía cạnh của quản lý sự kiện trong một không gian làm việc hợp tác duy nhất.

Kế hoạch tổ chức sự kiện truyền thống thường gặp phải các vấn đề như công cụ phân tán, quy trình thủ công và khoảng cách trong giao tiếp, nhưng ClickUp giải quyết những thách thức này bằng cách tích hợp tất cả các quy trình làm việc—từ tiếp nhận, thực hiện đến báo cáo—vào một nền tảng liền mạch thông qua các giải pháp tùy chỉnh như ClickUp for Marketing và ClickUp for Events.

Các trợ lý AI bối cảnh và ClickUp Brain, trợ lý AI bối cảnh, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, cung cấp các đề xuất thông minh và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều đồng bộ trong suốt vòng đời sự kiện. Bắt đầu bằng cách đặt câu hỏi về những gì bạn cần, trích xuất thông tin từ các cuộc hội thoại trước đó và tạo ra một kế hoạch sự kiện!

Một trường hợp sử dụng khóa của giải pháp kích hoạt sự kiện của ClickUp là giai đoạn tiếp nhận và kế hoạch.

Tại đây, các trường tùy chỉnh AI và các tác nhân AI giúp tối ưu hóa quá trình thu thập và đánh giá yêu cầu sự kiện. Ví dụ, Tác nhân Tạo Bản tóm tắt Sự kiện tự động tạo ra các bản tóm tắt chi tiết dựa trên thông tin được gửi qua ClickUp Forms, trong khi Tác nhân Đánh giá Sự kiện xem xét và đề xuất các bước tiếp theo.

Các đại lý phụ trách việc đổi tên, phân công và lịch trình các công việc con, đảm bảo không có gì bị bỏ sót. Quy trình tiếp nhận có cấu trúc này cho phép các nhóm marketing và trường nhanh chóng chuyển từ ý tưởng sang sự kiện được phê duyệt, với tất cả các chi tiết quan trọng được ghi lại và tổ chức ngay từ đầu. Xem nó hoạt động ở đây. 👇🏼

Trong quá trình thực hiện, các trợ lý AI của ClickUp tiếp tục nâng cao hiệu quả và sự rõ ràng.

Trợ lý Tóm tắt Công việc con cung cấp các bản cập nhật ngắn gọn, trong khi Trợ lý Lập kế hoạch Nhân sự Sự kiện giúp phân công vai trò và xác nhận sự tham gia. Trợ lý Lịch trình Sự kiện tạo ra các dòng thời gian chi tiết, và Trợ lý Người tạo nội dung tạo ra các tài liệu quảng cáo và biểu mẫu RSVP. Các trợ lý thời gian thực, như Trợ lý Thông báo Thay đổi Sự kiện và Trợ lý Chế độ Ăn uống của Người tham dự, giữ cho mọi người được thông báo về các cập nhật và yêu cầu đặc biệt. Các quy trình làm việc tự động hóa này đảm bảo rằng việc thực hiện sự kiện diễn ra suôn sẻ, phối hợp và linh hoạt để thích ứng với các thay đổi phút chót.

Cuối cùng, ClickUp nổi bật trong việc báo cáo và phân tích sau sự kiện. Các nhóm có thể đang theo dõi số lượng người tham dự, mức độ tương tác và hiệu quả ngân sách, giúp dễ dàng đo lường thành công và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Bằng cách tập trung tất cả dữ liệu sự kiện và phản hồi vào một nơi, ClickUp cho phép học hỏi liên tục và tối ưu hóa cho các sự kiện trong tương lai. Quy trình phối hợp toàn diện này biến hoạt động kích hoạt sự kiện từ một quy trình hỗn loạn, thủ công thành một quy trình làm việc thông minh, hiệu quả, mang lại tác động đo lường được trên quy mô lớn.

bảng giá

Người dùng thực tế nói gì về ClickUp?

Một đánh giá của người dùng cho biết:

ClickUp vô cùng linh hoạt và cho phép tôi tạo ra các giải pháp cho hầu hết mọi trường hợp kinh doanh hoặc quy trình. Các tính năng tự động hóa và trợ lý AI cũng cực kỳ mạnh mẽ! Tôi có thể thiết lập các hành động tự động thông qua logic hoặc thông qua các lệnh AI để thực hiện hầu hết mọi việc cần làm trong ClickUp mà tôi có thể tưởng tượng. Cuối cùng, tốc độ cập nhật sản phẩm. Mỗi tháng đều có những cập nhật tính năng đáng kể và công ty đang đầu tư mạnh mẽ vào sự phát triển của mình.

Cvent (Phù hợp nhất cho logistics và nguồn cung ứng sự kiện doanh nghiệp)

Cvent là tiêu chuẩn vàng trong việc quản lý các sự kiện và hội nghị doanh nghiệp phức tạp, quy mô lớn.

Nó cung cấp một bộ công cụ toàn diện để quản lý các khía cạnh phức tạp nhất của logistics sự kiện. Điều này bao gồm một cơ sở dữ liệu khổng lồ để tìm kiếm địa điểm, một nền tảng đăng ký trực tuyến động có khả năng xử lý các loại vé phức tạp và đăng ký nhóm, cùng với một bộ công cụ mạnh mẽ tại hiện trường cho việc check-in, cấp thẻ và thu thập thông tin khách hàng. Đối với các tổ chức có yêu cầu tuân thủ cao và số lượng khách tham dự lớn, Cvent là nền tảng đáng tin cậy, mạnh mẽ, đảm bảo thực hiện chuyên nghiệp và không gặp sự cố.

Người dùng thực tế nói gì về Cvent?

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Cvent Event Management là một nền tảng vô cùng hiệu quả, giúp tối ưu hóa mọi khía cạnh của việc lập kế hoạch sự kiện. Bộ công cụ toàn diện của nó đáp ứng mọi nhu cầu kinh doanh của tôi, từ đăng ký đến báo cáo, giúp tiết kiệm thời gian đồng thời nâng cao độ chính xác. Giao diện trực quan và hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy giúp quản lý sự kiện trở nên đơn giản, chuyên nghiệp và vô cùng hiệu quả ở mọi bước.

Bizzabo (Phù hợp nhất cho trải nghiệm sự kiện dựa trên dữ liệu và tương tác)

Nếu mục tiêu chính của bạn là tối đa hóa sự tương tác của người tham dự và ngay lập tức chứng minh tác động thông qua dữ liệu có thể hành động, Bizzabo là nền tảng dành cho bạn. Đây là một Nền tảng Thành công Sự kiện tích hợp mượt mà trang web sự kiện, giao tiếp và ứng dụng di động hiện đại thành một hệ thống thống nhất.

Bizzabo cung cấp phân tích sâu và thời gian thực về hành vi của người tham dự – đang theo dõi các phiên họ tham gia, những người họ kết nối và cách họ tương tác với nhà tài trợ. Sự hiểu biết tức thì về tình trạng của hoạt động kích hoạt sự kiện cho phép điều chỉnh linh hoạt và cung cấp bằng chứng xác thực về mức độ tương tác để xác nhận giá trị của nhà tài trợ.

Người dùng thực tế nói gì về Bizzabo?

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Một trong những điểm mạnh nhất của Bizzabo là giao diện người dùng được thiết kế rất tốt. Chúng tôi có thể tạo và đăng tải các loại sự kiện khác nhau, từ các hội nghị quy mô lớn đến các khóa học chương trình công khai nhỏ hơn. Những người tương tác với sự kiện của chúng tôi cũng thấy các trang microsite và nền tảng dễ sử dụng – từ việc tìm hiểu về sự kiện đến quá trình thanh toán. Khả năng tích hợp với hệ thống CRM của chúng tôi cũng không quá phức tạp, cho phép chúng tôi đang theo dõi các giao dịch mua hàng nếu muốn!

EventMobi (Phù hợp nhất cho tương tác và kết nối trong môi trường hybrid/di động)

EventMobi nổi bật với vai trò là nhà cung cấp một ứng dụng di động có thể tùy chỉnh cao, đóng vai trò là trung tâm động lực cho bất kỳ sự kiện trực tiếp, trực tuyến hay kết hợp nào. Nó vượt xa một trình xem lịch trình đơn giản, cung cấp các tính năng tiên tiến như kết nối mạng cá nhân hóa, gamification khuyến khích tham dự gian hàng và thu thập thông tin khách hàng một cách trực quan cho nhà triển lãm.

Đối với các tổ chức chế độ xem điện thoại thông minh của người tham dự là điểm tiếp xúc chính cho việc kích hoạt, EventMobi là nhà cung cấp các công cụ để duy trì mức độ tương tác cao, xây dựng cộng đồng và thúc đẩy các hành động có thể đo lường được trước, trong và sau hàm.

Người dùng thực tế nói gì về EventMobi?

Một đánh giá của người dùng cho biết:

EventMobi là một nền tảng tuyệt vời cho thành viên sử dụng trong sự kiện của họ. Việc lên lịch và mô tả sự kiện đã giúp việc quản lý và phối hợp trở nên dễ dàng hơn so với các nền tảng khác mà tôi đã sử dụng. Các nhắc nhở về sự kiện đã chọn thực sự là một bước đột phá! Tôi không còn cảm thấy phải dán mắt vào điện thoại hoặc ứng dụng để đảm bảo đến đúng giờ cho buổi giảng, tôi có thể tận hưởng thời gian và sống trọn vẹn trong khoảnh khắc trải nghiệm!

Nền tảng tự động hóa tiếp thị

Hiệu quả của việc kích hoạt sự kiện của bạn đã được quyết định từ lâu trước khi cánh cửa mở ra.

Các công cụ tiếp thị AI này đảm bảo bạn đang nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng, thúc đẩy đăng ký và tự động hóa quá trình theo dõi cá nhân hóa để chuyển đổi người tham dự thành một kênh bán hàng chất lượng.

HubSpot Marketing Hub (Phù hợp nhất cho việc nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và quản lý luồng khách hàng tiềm năng tích hợp sẵn trong CRM)

Đối với các nhóm sử dụng hệ sinh thái CRM của HubSpot, Marketing Hub là công cụ tối ưu để tăng cường hiệu quả cho hoạt động kích hoạt sự kiện. Nó cho phép bạn tạo ra các hành trình sự kiện thông minh và cá nhân hóa được kích hoạt bởi các hành động cụ thể của sự kiện – từ email mời tham dự được phân đoạn ban đầu đến chuỗi các bước theo dõi tự động dựa trên việc khách hàng tiềm năng đã đăng ký, tham dự một phiên họp cụ thể hoặc truy cập trang của nhà tài trợ.

Điểm mạnh lớn nhất của nó là hệ thống đánh giá khách hàng tiềm năng tự động hóa và quản lý quy trình bán hàng, đảm bảo rằng những khách hàng tiềm năng có giá trị cao được xác định và ưu tiên ngay lập tức để thực hiện các hoạt động tiếp thị sau sự kiện một cách kịp thời.

Người dùng thực tế nói gì về HubSpot?

Một đánh giá của người dùng cho biết:

HubSpot là một sản phẩm vô cùng mạnh mẽ nhưng vẫn tránh được sự rườm rà hay khó sử dụng. Nó đóng vai trò trung tâm trong các hoạt động kinh doanh hàng ngày của chúng tôi, cung cấp quy trình thiết lập nhanh chóng đồng thời vẫn đủ linh hoạt để triển khai các giải pháp hiệu quả cao như quy trình làm việc tùy chỉnh. Đội ngũ hỗ trợ của HubSpot luôn sẵn sàng và đã đóng vai trò quan trọng trong việc giúp Anyvan thành công. Thông tin phong phú có sẵn, cùng với các tính năng kỹ thuật nâng cao như API và máy chủ MCP, khiến công việc với Hubspot trở nên thú vị từ góc độ của một quản lý kỹ thuật.

Adobe Marketo Engage (Phù hợp nhất cho việc nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng B2B phức tạp và đo lường hiệu quả)

Marketo được thiết kế chuyên biệt cho các nhà tiếp thị B2B cấp doanh nghiệp quản lý cơ sở dữ liệu khổng lồ và chu kỳ bán hàng phức tạp. Nó cung cấp các công cụ để triển khai các chiến dịch sự kiện đa kênh phức tạp, quản lý việc thu thập thông tin theo tiến độ trên biểu mẫu đăng ký và thực hiện đánh giá hành vi nâng cao dựa trên mức độ tương tác.

Đặc biệt hơn, Marketo là nhà cung cấp khả năng phân bổ doanh thu mạnh mẽ, giúp bạn chứng minh chính xác giá trị của các khách hàng tiềm năng được tạo ra từ sự kiện so với tổng đầu tư marketing và quy trình bán hàng của bạn.

Người dùng thực tế nói gì về Adobe Marketo Engage?

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Tôi thấy đường cong học tập của Adobe Marketo Engage khá thách thức. Giao diện phức tạp và không直观, đặc biệt khi so sánh với các nền tảng khác như HubSpot hoặc Mailchimp. Sự phức tạp này thường đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật, điều mà không phải công ty nào, bao gồm cả công ty của tôi, đều có sẵn.

ActiveCampaign (Phù hợp nhất cho các quy trình sự kiện được cá nhân hóa cao và phân đoạn)

ActiveCampaign mang đến cho bạn sức mạnh tối ưu để thiết kế các bản đồ tự động hóa phức tạp và động, được tùy chỉnh theo hành vi của từng người tham dự. Bạn có thể xây dựng trực quan các luồng làm việc phức tạp dựa trên điều kiện "nếu/thì", phân đoạn và cá nhân hóa nội dung dựa trên các hành động nhỏ: Họ có nhấp vào liên kết của diễn giả chính không? Họ có mở email cuối cùng không?

Sự tập trung chi tiết vào phân khúc sâu giúp đảm bảo mỗi khách hàng tiềm năng nhận được nội dung phù hợp nhất và kịp thời, đẩy nhanh hành trình của họ từ người tham dự thành khách hàng tiềm năng đủ điều kiện và tối đa hóa cơ hội chuyển đổi.

Người dùng thực tế nói gì về ActiveCampaign?

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Khả năng phân đoạn đối tượng của hệ thống này thật sự xuất sắc – tôi có thể đặt mục tiêu chính xác đến đối tượng của mình dựa trên hành vi, mức độ tương tác và dữ liệu tùy chỉnh, điều này đã cải thiện đáng kể hiệu suất email và tỷ lệ chuyển đổi của chúng tôi. Tôi cũng rất thích tính năng tích hợp CRM mượt mà giúp nhóm bán hàng và tiếp thị của chúng tôi luôn đồng bộ.

Splash (Phù hợp nhất cho chuyển đổi sự kiện cụ thể và xây dựng thương hiệu có thể mở rộng)

Splash là giải pháp hiện đại giúp đơn giản hóa trải nghiệm người dùng ở giao diện trước của sự kiện. Nó cho phép các nhóm tổ chức sự kiện và tiếp thị nhanh chóng triển khai các trang đăng ký sự kiện đẹp mắt, tuân thủ thương hiệu, trang đích ấn tượng và các thông điệp email chuyên nghiệp chỉ trong vài phút, mà không cần sự hỗ trợ của nhà thiết kế hoặc lập trình viên.

Tập trung chính của nó là tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi, cung cấp logic biểu mẫu dễ sử dụng và thu thập dữ liệu khách hàng tiềm năng sạch, khiến nó trở nên vô giá đối với các nhóm marketing có tốc độ cao tổ chức các sự kiện thường xuyên và cần kích hoạt sự kiện nhanh chóng, có thể mở rộng.

Người dùng thực tế nói gì về Splash?

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Splash giúp việc tổ chức và quảng bá sự kiện trở nên vô cùng dễ dàng. Giao diện trực quan cho phép tôi tạo ra những lời mời hấp dẫn về mặt hình ảnh và quản lý RSVP một cách hiệu quả. Các tính năng tự động hóa của nền tảng giúp tiết kiệm thời gian và tối đa hóa số lượng người tham dự sự kiện. Tôi cũng đánh giá cao các phân tích chi tiết, cung cấp những thông tin quý giá để cải thiện các sự kiện trong tương lai. Đội ngũ hỗ trợ luôn phản hồi nhanh chóng và nhiệt tình, giúp trải nghiệm tổng thể trở nên mượt mà và đáng tin cậy.

Công cụ phân tích và khảo sát

Nếu không có dữ liệu đáng tin cậy và thời gian thực, ROI của sự kiện của bạn chỉ là một phỏng đoán.

Các công cụ này là nhà cung cấp những thông tin quan trọng và phản hồi có cấu trúc cần thiết để đo lường thành công của hoạt động kích hoạt, tính toán chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng và chứng minh một cách chiến lược tác động đáng kể của tiếp thị sự kiện.

Typeform (Phù hợp nhất cho các cuộc khảo sát tương tác, mang tính cuộc hội thoại và tỷ lệ phản hồi cao)

Nếu bạn đang gặp khó khăn với tỷ lệ phản hồi khảo sát thấp, Typeform là giải pháp thẩm mỹ và hàm. Nó loại bỏ các biểu mẫu truyền thống, khô khan để thay thế bằng một giao diện trực quan, thân thiện và tương tác, chỉ đặt ra một câu hỏi tại một thời điểm.

Lựa chọn thiết kế này giúp việc thu thập phản hồi trở nên ít nhàm chán hơn và giống như một cuộc đối thoại tương tác, từ đó tăng đáng kể tỷ lệ phản hồi cho phản hồi ngay sau phiên, câu hỏi dành riêng cho nhà tài trợ và các cuộc khảo sát nhanh với tỷ lệ phản hồi cao.

Người dùng thực tế nói gì về Typeform?

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Typeform cung cấp rất nhiều tùy chọn khác nhau để đảm bảo nhu cầu của bạn luôn được đáp ứng. Quy trình tạo biểu mẫu và khảo sát rất đơn giản, và khách hàng của tôi cũng dễ dàng sử dụng – điều này thực sự là một lợi thế lớn đối với tôi. Tôi công việc với những khách hàng vô cùng bận rộn, họ đánh giá cao sự đơn giản của ứng dụng. Tôi sử dụng Typeform hàng ngày để thu thập đơn đăng ký của khách hàng, theo dõi tiến độ của khách hàng và thu thập phản hồi từ khách hàng.

Google Analytics 4 (GA4) (Phù hợp nhất cho phân tích lưu lượng truy cập và chuyển đổi sự kiện kỹ thuật số)

GA4 là nền tảng thiết yếu để đo lường phễu kích hoạt sự kiện kỹ thuật số của bạn.

Sử dụng mô hình dữ liệu dựa trên sự kiện hiện đại, nó cung cấp thông tin chi tiết về trang web sự kiện của bạn — cho thấy chính xác nguồn gốc của lưu lượng truy cập (trả phí, mạng xã hội, email), cách người dùng điều hướng qua quy trình đăng ký, và các chiến dịch tiếp thị nào đang mang lại tỷ lệ chuyển đổi cao nhất từ lượt truy cập đến hoàn thành đăng ký.

Người dùng thực tế đang nói gì về Google Analytics 4?

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Tôi thực sự thích cách Google Analytics giúp tôi đang theo dõi những gì đang diễn ra trên trang web theo thời gian thực. Nó cung cấp cái nhìn rõ ràng về nguồn gốc của lưu lượng truy cập, cách người dùng tương tác với các trang và nội dung nào hoạt động tốt nhất. Cách nó kết nối với Google Ads và Search Console giúp việc đang theo dõi chiến dịch và hiểu rõ ROI trở nên dễ dàng hơn.

SurveyMonkey (Phù hợp nhất cho quản lý phản hồi toàn diện và phân tích thống kê)

SurveyMonkey là đơn vị tiên phong trong ngành, là nhà cung cấp một nền tảng mạnh mẽ, quy mô doanh nghiệp cho tất cả nhu cầu thu thập phản hồi của bạn.

Sức mạnh của nó nằm ở bộ tính năng toàn diện, bao gồm logic bỏ qua nâng cao, công cụ báo cáo đa biến chi tiết và thư viện khổng lồ các mẫu khảo sát sự kiện được xây dựng sẵn, dựa trên cơ sở khoa học, cho mọi thứ từ đánh giá diễn giả đến các chỉ số hài lòng tổng thể.

Đối với các tổ chức cần phân tích thống kê chi tiết và dữ liệu đáng tin cậy cho báo cáo nội bộ, SurveyMonkey cung cấp một giải pháp đáng tin cậy và uy tín.

Người dùng thực tế nói gì về SurveyMonkey?

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Tôi đánh giá cao sự đơn giản khi tạo và chia sẻ các cuộc khảo sát bằng SurveyMonkey. Giao diện của nền tảng này trực quan và thân thiện với người dùng, cho phép tôi thiết kế các cuộc khảo sát chuyên nghiệp mà không cần bất kỳ kiến thức kỹ thuật nào. Ngoài ra, các báo cáo dữ liệu và biểu đồ rõ ràng giúp phân tích phản hồi một cách nhanh chóng và hiệu quả. Các mẫu có sẵn và tính năng logic câu hỏi đặc biệt hữu ích, vì chúng giúp tiết kiệm thời gian đáng kể khi xây dựng các cuộc khảo sát phức tạp hơn.

Mixpanel (Phù hợp nhất cho tương tác thời gian thực với người tham dự và phân tích sản phẩm)

Mixpanel là công cụ tối ưu để hiểu rõ dữ liệu hành vi chi tiết trong sự kiện, đặc biệt quan trọng đối với việc kích hoạt ứng dụng sự kiện trực tuyến, kết hợp và tích hợp. Nó tập trung vào phân tích dựa trên sự kiện, cho phép bạn theo dõi các hành động cụ thể của người dùng (nhấp chuột vào gian hàng, thời gian ở trong phòng họp nhỏ, tải xuống nội dung) để hiểu chính xác cách người tham dự tương tác.

Bằng cách đang theo dõi các tương tác nhỏ này, bạn sẽ thu thập được dữ liệu quan trọng để tối ưu hóa nội dung, xác định các thời điểm kích hoạt khóa và đo lường ROI của nhà tài trợ với độ chính xác vô song.

Tính năng của Mixpanel

Giới hạn của Mixpanel

Giá cả của Mixpanel

Đánh giá và nhận xét của Mixpanel

Người dùng thực tế nói gì về Mixpanel?

Một đánh giá của người dùng cho biết :

Tôi đã thử nhiều công cụ phân tích sản phẩm khác (Amplitude, Smartlook, Heap, Pendo, v.v.), và Mixpanel luôn đứng đầu. Điều duy nhất tôi mong muốn cải thiện là một cách mượt mà hơn để chế độ xem và đang theo dõi chuỗi sự kiện trong nguồn cấp dữ liệu hoạt động của người dùng. Hiện tại, việc mở từng sự kiện một để kiểm tra thuộc tính và ghép nối bối cảnh có thể cảm thấy hơi rườm rà. Một chế độ xem dòng thời gian được tối ưu hóa sẽ làm cho quá trình này dễ dàng hơn, nhưng tôi chưa có giải pháp cụ thể nào trong đầu.

Trí tuệ nhân tạo (AI) trong phản hồi sự kiện: Thu thập và phân tích thông tin

Một trong những ứng dụng mạnh mẽ nhất của Trí tuệ nhân tạo (AI) trong kích hoạt sự kiện là thu thập và phân tích phản hồi. Truyền thống, các cuộc khảo sát sau sự kiện thường mất nhiều thời gian để phân phối và khó phân tích.

AI thúc đẩy điều này thông qua:

Cách đo lường ROI và các chỉ số chính của hoạt động kích hoạt sự kiện

Theo dữ liệu ngành, sự kiện hiện chiếm một tài khoản đáng kể trong ngân sách tiếp thị.

Ngoài ra, nhiều tổ chức đầu tư mạnh vào công nghệ và phân tích: ví dụ, một nghiên cứu gần đây của Deloitte cho thấy 74% doanh nghiệp đã đầu tư vào trí tuệ nhân tạo (AI) hoặc trí tuệ nhân tạo tạo sinh (generative-AI) trong năm qua, và các tổ chức có khả năng đo lường ROI cho các sáng kiến kỹ thuật số của mình có khả năng cao hơn nhiều trong việc khẳng định rằng họ đang thu được giá trị.

Điều này cho chúng ta biết hai điều:

Khi triển khai các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) cho hoạt động kích hoạt sự kiện, bạn cần liên kết các khoản đầu tư đó với các kết quả đo lường được trong đăng ký, tương tác, tạo khách hàng tiềm năng, chuyển đổi, hiệu quả ngân sách và sự hài lòng để chứng minh ROI.

Các chỉ số khóa bạn đang theo dõi

Dưới đây là các chỉ số chính cần bao gồm, cùng với các tiêu chuẩn ngành và cách công cụ AI hoặc tự động hóa giúp nâng cao từng chỉ số.

✅ Đăng ký so với tham dự (và tỷ lệ tham dự)

Một chỉ số cơ bản nhưng vẫn rất quan trọng: đang theo dõi số lượng người đăng ký so với số lượng người thực sự tham dự.

Một báo cáo gần đây cho thấy "số người tham dự sự kiện" được 83,4% số người được hỏi coi là chỉ số thành công , trong khi "đo lường ROI" chỉ được 45,2% sử dụng. Một báo cáo so sánh khác cho thấy đối với các sự kiện B2B, 71% thương hiệu đo lường số khách tham quan/người tham dự, và 64% đang theo dõi ROI.

Bằng cách tích hợp hệ thống đăng ký và dữ liệu check-in, AI có thể xác định xu hướng bỏ cuộc (ví dụ: theo kênh hoặc nhóm dân số) và đề xuất các kênh cần cải thiện cho lần sau.

✅ Chỉ số tương tác

Sự tham dự đơn thuần không còn đủ. Độ sâu tương tác mới là yếu tố quan trọng: ví dụ, số lượng phiên tham dự, số lượt trả lời khảo sát, sự tham gia vào trò chuyện/hỏi đáp, và thời gian lưu lại.

Theo nghiên cứu từ “The Business of Experiential” (2025), khoảng 60% các nhà tiếp thị trải nghiệm cho biết họ sử dụng mức độ tương tác trong phiên làm việc (session engagement) làm chỉ số đo lường.

Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể hỗ trợ phân tích theo từng phiên (ai đã tham gia, thời gian ở lại, ai đã đặt câu hỏi) và tổng hợp dữ liệu trên các kênh, giúp xác định các phiên hoạt động hiệu quả hoặc khoảng trống nội dung gần như thời gian thực.

✅ Tỷ lệ thu hút khách hàng tiềm năng và chuyển đổi

Điều quan trọng là không chỉ đang theo dõi "số lượng khách hàng tiềm năng thu được" mà còn chất lượng của khách hàng tiềm năng và tỷ lệ chuyển đổi ở các giai đoạn sau (MQL → SQL → khách hàng) nếu có thể.

Tự động hóa quy trình làm việc bằng AI có thể hỗ trợ đánh giá tiềm năng khách hàng: bằng cách tổng hợp dữ liệu tương tác sự kiện (số lần tham dự, tải xuống nội dung, thăm gian hàng) và tích hợp vào hệ thống CRM, AI có thể xếp hạng những người tham dự có khả năng chuyển đổi cao nhất, từ đó hướng dẫn các hoạt động theo dõi và nâng cao hiệu quả chuyển đổi.

✅ Hiệu quả ngân sách (Chi phí theo kế hoạch so với chi phí thực tế + Chi phí trên mỗi người tham dự/khách hàng tiềm năng)

Hiểu rõ hiệu quả của ngân sách là yếu tố khóa. Các tài liệu so sánh nhấn mạnh chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng (cost-per-lead) hoặc chi phí trên mỗi người tham dự (cost-per-attendee) là các chỉ số hữu ích.

Các công cụ AI hoặc tự động hóa hỗ trợ bằng cách dự báo chi tiêu, cảnh báo về việc vượt ngân sách (ví dụ: các công việc thủ công mất nhiều thời gian hơn kế hoạch, chi phí nhân sự cao hơn), và đề xuất tái phân bổ nguồn lực (ví dụ: chuyển chi tiêu từ các kênh có tỷ lệ chuyển đổi thấp sang các kênh có tỷ lệ chuyển đổi cao).

✅ Sự hài lòng và cảm nhận của người tham dự

Sự hài lòng (thông qua các cuộc khảo sát) và cảm xúc (thông qua mạng xã hội, phản hồi sau sự kiện ) cung cấp thông tin định tính bổ sung cho các chỉ số định lượng.

Theo báo cáo “kinh doanh” năm 2025 “Business of Experiential”, phản hồi thời gian thực của người tham dự được sử dụng bởi khoảng 72% các tổ chức đo lường tự tin.

Các công cụ phân tích cảm xúc hoặc trí tuệ nhân tạo (AI) có thể phân tích các phản hồi mở, đề cập trên mạng xã hội, hashtag và nhật ký trò chuyện để xác định các chủ đề (ví dụ: “phiên quá dài”, “mạng lưới kết nối tuyệt vời”), giúp thực hiện các biện pháp khắc phục nhanh chóng cho các sự kiện trong tương lai.

✅ Các chỉ số nâng cao khác & tác động lâu dài

Ngoài các chỉ số ngay lập tức, bạn nên xem xét: việc tiêu thụ nội dung sau sự kiện (tải xuống/chế độ xem), sự thay đổi hành vi (ví dụ: yêu cầu demo, đăng ký dùng thử), ảnh hưởng đến quy trình bán hàng (liệu người tham dự sự kiện có di chuyển nhanh hơn qua quy trình bán hàng), và tác động đến thương hiệu (ví dụ: tăng nhận thức, đề cập trên mạng xã hội).

Thách thức trong việc kích hoạt sự kiện (và cách vượt qua chúng)

Ngay cả với trí tuệ nhân tạo (AI), vẫn còn nhiều thách thức trong việc kích hoạt sự kiện. Những thách thức phổ biến nhất bao gồm:

Danh sách kiểm tra kích hoạt sự kiện cho các nhà quản lý marketing

Một danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện có cấu trúc giúp đảm bảo rằng mọi giai đoạn của hoạt động kích hoạt sự kiện, từ kế hoạch đến phân tích sau sự kiện, đều tận dụng trí tuệ nhân tạo (AI) một cách hiệu quả và nhất quán.

Sử dụng khung làm việc này như một khung làm việc thực tiễn, có thể lặp lại để duy trì hiệu quả, độ chính xác và ROI có thể đo lường được trong các sự kiện.

🧩 Chuẩn bị trước sự kiện

✅ Xác định mục tiêu sự kiện rõ ràng, phân khúc đối tượng mục tiêu và các chỉ số thành công (KPIs)⃟✅ Sử dụng biểu mẫu hoặc khảo sát được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động thu thập yêu cầu từ các bên liên quan⃟✅ Thiết lập tự động hóa quy trình làm việc bằng AI cho việc phân công công việc, nhắc nhở và thời hạn ✅ Tích hợp các nền tảng đăng ký với CRM và công cụ tự động hóa tiếp thị để đang theo dõi liền mạch✅ Sử dụng phân tích dự đoán để dự báo ngân sách, tài nguyên và số lượng người tham dự✅ Cá nhân hóa lời mời và chiến dịch bằng phân đoạn AI và tạo nội dung✅ Mô phỏng hành trình của người tham dự bằng công cụ AI để xác định và khắc phục các điểm gây cản trở tiềm ẩn

🎤 Trong suốt sự kiện

✅ Theo dõi tương tác trực tiếp, số lượng người tham dự và cảm xúc của họ thông qua bảng điều khiển AI✅ Tự động hóa cảnh báo thời gian thực cho các trường hợp trễ phiên, vấn đề kỹ thuật hoặc tỷ lệ tham gia thấp✅ Cung cấp đề xuất kết nối mạng lưới và gợi ý phiên họp cá nhân hóa dựa trên AI✅ Đang theo dõi tương tác thông qua các cuộc thăm dò trực tiếp, trò chuyện hỏi đáp, mạng xã hội và ứng dụng sự kiện Triển khai chatbot AI để hỗ trợ người tham dự với lịch trình, hướng dẫn hoặc câu hỏi thường gặp✅ Thu thập và phân tích phản hồi trực tiếp bằng công cụ thăm dò ý kiến và phân tích cảm xúc được tăng cường bởi AI

📊 Tối ưu hóa sau sự kiện

✅ Triển khai các cuộc khảo sát sau sự kiện do AI tạo ra để thu thập phản hồi định lượng và văn bản mở✅ Sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để phân tích cảm xúc và trích xuất các thông tin quan trọng✅ Tự động đánh giá khách hàng tiềm năng dựa trên mức độ tương tác, hoạt động trong phiên và dữ liệu hành vi✅ Tạo báo cáo do AI hỗ trợ tóm tắt ROI, xu hướng hiệu suất và chỉ số chuyển đổi✅ Đồng bộ hóa tất cả dữ liệu sự kiện với hệ thống CRM và tiếp thị để triển khai các chiến dịch theo dõi chính xác✅ Cập nhật thông tin vào mẫu sự kiện và quy trình làm việc để cải thiện các hoạt động tương lai✅ Thực hiện buổi tổng kết sau sự kiện bằng AI — đánh giá kết quả, độ chính xác của mô hình và các khuyến nghị

Ví dụ và ý tưởng về kích hoạt sự kiện để truyền cảm hứng cho bạn

Xu hướng kích hoạt sự kiện bằng AI cần theo dõi trong tương lai

Lĩnh vực trí tuệ nhân tạo (AI) trong hoạt động kích hoạt sự kiện đang phát triển với tốc độ kỷ lục, định hình lại cách các thương hiệu thiết kế, đo lường và cá nhân hóa trải nghiệm.

Một sự thay đổi lớn là sự trỗi dậy của phân tích tương tác dự đoán. Thay vì chờ đợi báo cáo sau sự kiện, các nhà tổ chức hiện đang sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để dự đoán hành vi của người tham dự theo thời gian thực và điều chỉnh các phiên họp hoặc bố cục sự kiện cho phù hợp. Như TDWI ghi chú, các hệ thống dự đoán kết hợp dữ liệu hành vi và bối cảnh để dự báo ý định và tùy chỉnh trải nghiệm ngay lập tức.

Trí tuệ nhân tạo (AI) cũng đang định hình lại quá trình tạo/lập nội dung và cá nhân hóa. Các công cụ tự động hóa hiện nay có thể tạo ra tóm tắt phiên theo thời gian thực, lịch trình cá nhân hóa và các đoạn trích trên mạng xã hội cho người tham dự và nhà tài trợ.

Một bước tiến quan trọng khác là tích hợp trợ lý giọng nói và trò chuyện trong các sự kiện. Các hệ thống trí tuệ nhân tạo (AI) cuộc hội thoại này hướng dẫn người tham dự, trả lời các câu hỏi thường gặp và cung cấp các đề xuất cá nhân hóa, mở rộng mô hình dịch vụ khách hàng vào môi trường sự kiện trực tiếp. SG Analytics chỉ ra rằng các giao diện tương tác đã trở thành yếu tố quan trọng để tạo ra các tương tác liền mạch, theo yêu cầu, phản ánh xu hướng trong lĩnh vực bán lẻ và dịch vụ khách sạn.

Trong lĩnh vực đo lường, phân tích cảm xúc đa phương thức đang thay đổi cách hiểu về mức độ tương tác. Thay vì chỉ dựa vào số lượng người tham dự hoặc biểu mẫu phản hồi, các nhà tổ chức đang áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để phân tích giọng điệu, biểu cảm khuôn mặt và các cuộc trò chuyện trên mạng xã hội theo thời gian thực.

Theo EventMarketer, điều này báo hiệu một "kỷ nguyên ROI mới" trong đó các nhà tổ chức sự kiện có thể chứng minh tác động cảm xúc và hành vi với độ chính xác chưa từng có. Dữ liệu thị trường hỗ trợ xu hướng này; ngành công nghiệp tương tác khán giả được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) là một dự án, được dự báo sẽ đạt $7,5 tỷ vào năm 2032, theo Yahoo Finance.

Cuối cùng, sự kết hợp giữa trí tuệ nhân tạo (AI) với các sự kiện hybrid và phong cách metaverse đang ngày càng được ưa chuộng. Các dự án quy mô lớn như Yas Island Metaverse minh chứng cách AI có thể điều phối logistics ảo, kết nối mạng lưới và tương tác gamified. Mặc dù việc áp dụng vẫn còn không đồng đều, các nhà phân tích đồng ý rằng AI là "chất kết dính" kết nối khán giả vật lý và kỹ thuật số thành một lớp kích hoạt thống nhất.

Để dẫn đầu xu hướng này, cần xem sự kiện như những hệ sinh thái động, có khả năng học hỏi và thích ứng theo thời gian thực. Các tổ chức tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) vào phân tích dữ liệu, cá nhân hóa và phân phối hybrid sẽ có vị trí để cung cấp những trải nghiệm sự kiện immersive, dựa trên dữ liệu và có thể đo lường được.

Kích hoạt sự kiện của bạn với Trí tuệ nhân tạo bối cảnh của ClickUp

Trí tuệ nhân tạo (AI) đã định nghĩa lại khái niệm "kích hoạt sự kiện", biến mỗi giai đoạn của quy trình thành một quy trình làm việc thông minh, linh hoạt và dựa trên dữ liệu. Từ giai đoạn kế hoạch và thống nhất quan điểm với các bên liên quan cho đến tương tác tại sự kiện và phân tích sau sự kiện, AI hiện nay kết nối sự sáng tạo với việc thực thi.

Với tư cách là một không gian làm việc AI tích hợp, ClickUp cho phép các nhóm thống nhất kế hoạch, tự động hóa quy trình nội dung và tương tác, đồng thời cung cấp thông tin bối cảnh chính xác vào thời điểm cần thiết. Phân tích AI tích hợp biến dữ liệu sự kiện phân tán thành thông tin có thể hành động, trong khi tự động hóa giúp các nhóm đa chức năng hoạt động đồng bộ mà không cần thao tác thủ công.

Kết quả không chỉ là các sự kiện diễn ra suôn sẻ hơn, mà còn thông minh hơn. Các tổ chức tận dụng trí tuệ nhân tạo (AI) theo ngữ cảnh trong ClickUp không chỉ tổ chức các trải nghiệm; họ liên tục học hỏi từ chúng, cải thiện ROI, cá nhân hóa tương tác và mở rộng tác động với mỗi lần kích hoạt.

Trong bối cảnh mọi khoảnh khắc đều quan trọng, quản lý sự kiện bằng trí tuệ nhân tạo (AI) đã trở thành tiêu chuẩn mới.

Câu hỏi thường gặp

Hoạt động kích hoạt sự kiện đảm bảo rằng mọi giai đoạn của sự kiện—từ chuẩn bị, thực hiện đến theo dõi sau sự kiện—được thiết kế để tương tác hiệu quả với khán giả, thúc đẩy chuyển đổi và tạo ra những thông tin có giá trị để áp dụng.

– Chiến dịch email cá nhân hóa do AI điều khiển– Các phiên kết nối trực tuyến– Tương tác người tham dự thông qua trò chơi hóa– Khảo sát sau sự kiện với tóm tắt do AI thực hiện

Thông qua các chỉ số như số lượng người tham dự, mức độ tương tác, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng, hiệu quả ngân sách và sự hài lòng của người tham dự, thường sử dụng bảng điều khiển AI để có được thông tin thời gian thực.

ClickUp được khuyến nghị cao cho việc tập trung quy trình làm việc, tự động hóa công việc và cung cấp báo cáo dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI). Các lựa chọn khác bao gồm Cvent, Eventbrite và GlueUp cho các nhu cầu chuyên biệt.

Sự kiện trực tiếp tập trung vào trải nghiệm trực tiếp, sử dụng không gian và quản lý đám đông theo thời gian thực, trong khi sự kiện trực tuyến nhấn mạnh vào tương tác trực tuyến, đề xuất phiên họp và phân tích dữ liệu kỹ thuật số. Các công cụ AI có thể kết nối cả hai thế giới để tối ưu hóa sự kiện hybrid.