Khi Nokia vẫn là ông vua của thị trường điện thoại di động vào cuối thập niên 2000, chiến lược của họ dường như không thể bị đánh bại. Họ có mặt ở mọi nơi. Họ sở hữu công nghệ; thậm chí còn nắm giữ thị phần.
Tuy nhiên, khi sở thích của người tiêu dùng bắt đầu thay đổi, các nhóm nội bộ không thể thống nhất về việc đầu tư vào việc cải tiến Symbian, thiết kế phần cứng hay một nền tảng mới. Hơn nữa, ban lãnh đạo đã không thể đồng bộ hóa các kỹ sư, nhà thiết kế và các nhà hoạch định thị trường. Dần dần, Nokia bắt đầu mất thị phần.
Khi hợp tác với Microsoft vào năm 2011 để áp dụng hệ điều hành Windows Phone, công ty đã chậm chân trong cuộc cách mạng điện thoại thông minh. Chỉ trong vài năm, đế chế tưởng chừng như không thể lay chuyển đã thu hẹp đáng kể.
hầu hết các kế hoạch chiến lược không thất bại vì ý tưởng yếu kém, mà vì việc thực thi không đồng bộ. *
Hãy tưởng tượng một điều khác biệt. Mọi người – từ lãnh đạo đến nhà thiết kế đến nhà phát triển – đều nhìn thấy rõ ràng cách công việc hàng ngày của họ tác động đến kết quả. Đó chính là cách thức hoạt động của sự đồng bộ chiến lược.
Số cho thấy điều đó được hỗ trợ. Các tổ chức có sự đồng bộ cao tăng trưởng doanh thu nhanh hơn ~58% và lợi nhuận cao hơn ~72% so với các đối thủ có sự đồng bộ thấp hơn.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu ý nghĩa thực sự của việc đồng bộ hóa chiến lược (vượt xa việc “chỉ cài đặt mục tiêu”) và cách kết hợp con người và công nghệ để biến điều đó thành hiện thực. Chúng ta cũng sẽ xem xét những rủi ro có thể cản trở quá trình lập kế hoạch chiến lược, cùng với những cách cụ thể để đảm bảo sự đồng bộ hóa được duy trì – sử dụng các công cụ như ClickUp.
Định hướng chiến lược là gì?
Định hướng chiến lược là quá trình đảm bảo rằng chiến lược, con người và việc thực thi trong tổ chức của bạn được kết nối chặt chẽ. Nói cách khác, tầm nhìn, mục tiêu, nguồn lực (con người, tài chính, công nghệ), văn hóa và các hoạt động hàng ngày của tổ chức nên hướng về cùng một hướng chiến lược.
Sự đồng bộ chiến lược đòi hỏi sự rõ ràng, quyền sở hữu và các cơ chế để mọi bộ phận, mọi vai trò và mọi công việc đều đóng góp vào chiến lược tổng thể.
Điều này không chỉ giới hạn ở các chiến lược đặt mục tiêu đơn thuần, và đây là lý do:
| Aspect | Định hướng chiến lược | *đặt mục tiêu đơn giản |
| Phạm vi | Toàn diện: tầm nhìn, con người, văn hóa, cấu trúc, thực thi | Thường ở cấp độ công việc hoặc bộ phận; thường là các mục tiêu tách biệt |
| Khung thời gian | Các vòng phản hồi liên tục, hai chiều; các chỉ số và tiến độ hiển thị | Thường có thời hạn cố định; ít linh hoạt |
| Sự rõ ràng về vai trò | Mỗi vai trò công việc đều hiểu rõ cách công việc của mình liên kết với chiến lược; các mối quan hệ phụ thuộc giữa các bộ phận được thể hiện rõ ràng | Các vai trò/công việc có thể được xác định, nhưng cách chúng kết nối với chiến lược tổng thể vẫn còn mơ hồ |
| Giao tiếp | Liên tục, hai chiều; vòng phản hồi; các chỉ số và tiến độ hiển thị | Thường là từ trên xuống; cập nhật tiến độ, nhưng ít cơ chế phản hồi |
| Đo lường & điều chỉnh | Các chỉ số liên quan đến ưu tiên chiến lược; đánh giá thường xuyên; khả năng điều chỉnh ưu tiên | Các chỉ số có thể tồn tại, nhưng ít kết nối với chiến lược; các cuộc đánh giá thường ít thường xuyên hơn; các điều chỉnh ít mang tính hệ thống |
Yếu tố con người trong việc đồng bộ hóa chiến lược
Bạn có thể lập kế hoạch chiến lược hoàn hảo trên giấy, nhưng nếu nhân viên không tin tưởng, không hiểu rõ hoặc không cảm thấy an toàn khi phản biện, bạn vẫn sẽ gặp hỗn loạn thay vì sự rõ ràng. Yếu tố con người – lãnh đạo, niềm tin, văn hóa, giao tiếp – quyết định sự thành công hay thất bại của việc đồng bộ hóa. Hãy cùng tìm hiểu cách mỗi yếu tố này là công việc.
Cam kết và tầm nhìn của lãnh đạo
Nếu lãnh đạo không hành động theo lời nói, sự đồng bộ sẽ nhanh chóng sụp đổ. Mọi thứ bắt đầu từ việc xác định rõ ràng tầm nhìn chung chia sẻ cho tổ chức. Bạn cũng cần lặp lại nó để nó ăn sâu vào tâm trí và điều chỉnh khi tình hình thay đổi. Đó là cách bạn chứng minh tính liên quan của nó trong công việc hàng ngày.
👀 Bạn có biết? Trong khi khoảng 68% nhân viên tin tưởng vào khả năng lãnh đạo của cấp trên, chỉ 56% tin tưởng vào sự nhân ái của họ – tức là lãnh đạo quan tâm đến con người. Khi sự nhân ái giảm sút, niềm tin cũng giảm theo, điều này làm suy yếu sự đồng bộ.
Sự tham gia của nhân viên và động lực nội tại
Chỉ khoảng 21% nhân viên trên toàn cầu báo cáo rằng họ rất hào hứng với công việc.
Đó là một dấu hiệu cảnh báo về sự đồng bộ chiến lược. Bạn muốn mọi người tích cực tham gia — không phải vì bạn yêu cầu họ, mà vì họ tin tưởng vào những gì họ làm và cảm thấy đóng góp của họ có ý nghĩa.
Điều gì giúp ích?
Sự tin tưởng vào lãnh đạo (81%), mối quan hệ tốt với cấp trên trực tiếp (79%) và cảm giác có mục đích (75%) là những yếu tố hàng đầu thúc đẩy sự gắn kết.
Lãnh đạo cần đồng bộ hóa các nhiệm vụ công việc với mục đích cá nhân của từng thành viên, đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm có thể thấy cách công việc của họ đóng góp vào mục tiêu lớn hơn. Cho phép mọi người có đủ không gian để tự tìm ra cách đóng góp sẽ hữu ích hơn so với việc quản lý từng chi tiết nhỏ.
Văn hóa tổ chức và giá trị
Văn hóa không giới hạn ở “những gì chúng ta nói đến”; nó còn là việc cần làm của mọi người, những gì được khen thưởng và những gì bị bỏ qua mà không được kiểm soát. Văn hóa mạnh mẽ đồng bộ hóa giá trị, hành vi và quy tắc, do đó những trường hợp không phù hợp (khi hành vi không khớp với giá trị) rất hiếm.
📌 Ví dụ: Nếu tuyên bố giá trị của bạn là “khách hàng là trên hết”, nhưng nhóm kế toán bị phạt vì dành thêm thời gian hỗ trợ khách hàng vượt quá thỏa thuận dịch vụ (SLA), văn hóa của bạn đang không đồng nhất. Nhân viên sẽ nhận ra những sự không khớp này.
✅ Cách điều chỉnh văn hóa:
- Hiển thị giá trị thông qua câu chuyện, sự công nhận, tiêu chí tuyển dụng và đánh giá hiệu suất
- Củng cố các thực hành tốt nhất thông qua các quy tắc, nghi thức, biểu tượng và hành vi khuyến khích sự đồng bộ
- Khi bạn nhận thấy sự mâu thuẫn giữa giá trị được tuyên bố và hoạt động hàng ngày, hãy giải quyết nó. Đừng để nó kéo dài
Giao tiếp và minh bạch
Khoảng hai trong ba nhân viên cho biết họ không nhận được đủ thông tin từ lãnh đạo về những vấn đề ảnh hưởng đến họ. Khi nhân viên cảm thấy thiếu thông tin, họ ít có khả năng đồng hành với sứ mệnh và các sáng kiến chiến lược của tổ chức.
Các nhà lãnh đạo nên hiển thị lý do đằng sau các quyết định quan trọng. Sử dụng nhiều kênh (cuộc họp, tài liệu, bảng điều khiển, các cuộc trò chuyện không chính thức) để mọi người có cơ hội đặt câu hỏi. Khi mọi người hiểu tại sao một quyết định được đưa ra, ngay cả khi họ không hoàn toàn đồng ý, họ có thể đồng thuận tốt hơn.
À, và càng minh bạch, lãnh đạo càng ít gặp phải tin đồn, hiểu lầm và sự không đồng bộ.
An toàn tâm lý và niềm tin
Nếu thiếu an toàn và niềm tin, sự đồng bộ chỉ là bề mặt. Khi lãnh đạo thể hiện sự mềm mỏng bằng cách chia sẻ những sai lầm hoặc sự không chắc chắn của chính mình, điều đó khơi dậy niềm tin. Nó cũng tạo điều kiện cho mọi người đặt câu hỏi làm rõ và phản đối khi có điều gì đó không ổn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Để xây dựng văn hóa an toàn tâm lý, hãy thử các kỹ thuật sau:
- Khuyến khích sự phản biện: Khuyến khích mọi người đặt câu hỏi “Nếu như…?” hoặc đưa ra chế độ xem trái chiều
- Học hỏi từ thất bại: Khi có sự cố xảy ra, hãy xem đó là lỗi của quy trình hoặc hệ thống, chứ không phải lỗi cá nhân
- Khuyến khích phản hồi và hành động dựa trên đó: Nếu mọi người nói “Tôi không cảm thấy an toàn khi lên tiếng”, hãy phản hồi một cách hiển thị
Bây giờ bạn đã biết việc cần làm, hãy cùng xem xét một số tình huống mà những hành động này có thể hữu ích.
Tại sao việc đồng bộ hóa chiến lược thường thất bại?
Bạn có thể đã trải qua điều này: mọi người đều gật đầu đồng ý khi chiến lược được công bố – nhưng vài tuần sau, mọi người lại thực hiện công việc theo những hướng khác nhau. Đây là lý do tại sao việc đồng bộ hóa thường xuyên bị phá vỡ một cách dễ dàng.
Chiến lược được truyền đạt kém hoặc không nhất quán
Nếu chúng tôi yêu cầu bạn liệt kê ba mục tiêu chiến lược quan trọng nhất của công ty, bạn có thể làm việc cần làm một cách chính xác không?
Gần một nửa số quản lý được khảo sát trong Báo cáo Tác động Truyền thông Nhân viên 2024 thừa nhận họ không chắc chắn về mục tiêu của công ty mình.
Nếu lý do đằng sau chiến lược không được trình bày rõ ràng (và thường xuyên), nhân viên sẽ không cảm thấy sở hữu nó. Khi thông điệp không nhất quán — một thông điệp từ CEO, một thông điệp từ các trưởng bộ phận, nhưng không có sự liên kết giữa chúng — sự nhầm lẫn sẽ lan rộng nhanh chóng. Tệ hơn nữa: các nhóm sẽ tự xây dựng phiên bản riêng của họ về "chiến lược".
Các bộ phận hoạt động độc lập và các động lực không đồng nhất
Khi các nhóm công việc trong các silo, họ tự nhiên bắt đầu theo đuổi phiên bản thành công của riêng mình. Bộ phận bán hàng có thể được thưởng dựa trên doanh số, trong khi thành công của khách hàng được đo lường dựa trên tỷ lệ giữ chân. Bộ phận tiếp thị có thể đang đẩy các khách hàng tiềm năng không phù hợp, trong khi bộ phận sản phẩm tập trung vào các tính năng mà ban lãnh đạo không ưu tiên.
Không có mục tiêu nào trong số này là sai lầm, nhưng chi phí của sự không đồng bộ đó là có thật.
Các quy trình bán hàng phân mảnh và các chính sách khuyến khích không được đồng bộ hóa trực tiếp ảnh hưởng đến tăng trưởng doanh thu — một số nhóm liên tục không đạt được chỉ tiêu ngay cả sau khi đầu tư mạnh vào các công cụ mới, đơn giản vì các khu vực và chính sách khuyến khích không được thiết kế để hỗ trợ cùng một chiến lược.
Và không chỉ riêng bộ phận bán hàng. 82% doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đồng bộ hóa chiến lược nhân sự với chiến lược kinh doanh, thường vì bộ phận nhân sự bị loại khỏi giai đoạn lập kế hoạch ban đầu. Kết quả là các chương trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân tài không hoàn toàn hỗ trợ mục tiêu tổ chức.
Đồng bộ hóa có nghĩa là đảm bảo các bộ phận chia sẻ định nghĩa về thành công — và thiết kế các cơ chế khuyến khích để họ cùng hướng về một mục tiêu chung.
Sự kháng cự đối với thay đổi và thiếu sự ủng hộ
👀 Bạn có biết? 44% nhân viên không hiểu tại sao sự thay đổi đang diễn ra trong tổ chức của họ.
Sự thiếu rõ ràng nhanh chóng dẫn đến nghi ngờ hoặc mất động lực. Bạn sẽ nghe thấy điều đó trong những bình luận như: “Chúng ta đã thử điều này trước đây” hoặc “Đây không phải là vấn đề của tôi.”
Khi nhân viên không nhìn thấy bức tranh toàn cảnh hoặc cảm thấy ý kiến của họ không được coi trọng, họ sẽ mất kết nối. Và những nhân viên mất kết nối không phá hoại sự đồng bộ một cách công khai – họ làm việc cần làm một cách âm thầm, bằng cách thực hiện công việc một cách máy móc mà không có sự cam kết thực sự.
Sự đồng bộ hóa mạnh mẽ nhất khi mọi người cảm thấy sự thay đổi đang diễn ra cùng với họ, chứ không phải đối với họ.
Quá chú trọng vào quy trình, thiếu chú trọng vào con người
Đôi khi các tổ chức quá tập trung vào các khung làm việc, công cụ OKR, bảng điều khiển, v.v., vì chúng mang lại cảm giác cụ thể và có thể đo lường được. Bạn có thể sở hữu những bảng điều khiển hoàn hảo nhất trên thế giới, nhưng nếu nhân viên không đồng lòng, những số đó sẽ không thể cứu vãn tình hình.
Quy trình được thiết kế để hỗ trợ con người, không phải thay thế họ. Bằng cách quá chỉ mục vào công cụ và khung làm việc, bạn có thể tạo ra ảo tưởng về sự đồng bộ trên slide và bảng tính, trong khi sự không đồng bộ lại âm thầm phát triển trong hành vi hàng ngày.
Vậy, làm thế nào để khắc phục những tình huống này?
Các phương pháp tốt nhất để đồng bộ hóa chiến lược với con người
Hãy xem những gì thường là công việc khi bạn muốn sự đồng bộ chiến lược được duy trì, đặc biệt là bằng cách tập trung vào con người.
Phân bổ chiến lược thành các mục tiêu và kết quả chính (OKRs) cấp nhóm
Chỉ để chiến lược ở cấp cao nhất? Sai lầm lớn. ❌
Thay vào đó, hãy chuyển đổi các mục tiêu chiến lược lớn thành OKRs (Mục tiêu và Kết quả Chính) ở cấp độ nhóm. Khi mỗi nhóm có thể thấy OKRs của mình trực tiếp liên kết với mục tiêu của công ty, sự rõ ràng và quyền sở hữu sẽ tăng lên. Ngoài ra, hãy xem xét lại các OKRs này thường xuyên để chúng luôn phù hợp. ✅
Hợp tác tạo ra các sáng kiến với các nhóm đa hàm
Hãy mời các thành viên từ các bộ phận khác nhau tham gia từ sớm. Nếu marketing, sản phẩm, vận hành và tài chính cùng tham gia thiết kế một dự án, họ sẽ hiểu rõ các sự đánh đổi và cảm thấy có trách nhiệm với kết quả. Điều này giúp tăng tính khả thi và sự ủng hộ.
Sử dụng kể chuyện để củng cố tầm nhìn
🧠 Thực tế thú vị: Não người phản ứng khác nhau với câu chuyện so với danh sách gạch đầu dòng. Câu chuyện không chỉ kích thích nhiều vùng não hơn, mà định dạng kể chuyện còn giúp mọi người nhớ chi tiết tốt hơn.
Câu chuyện để lại ấn tượng. Và những nhà lãnh đạo như Steve Jobs đã tận dụng nghệ thuật kể chuyện để đạt được lợi thế.
Khi Jobs quay trở lại Apple vào năm 1997, công ty đang trong tình trạng khó khăn. Thay vì tập trung vào thông số kỹ thuật hoặc số quý, ông đã vẽ ra một bức tranh: Apple không chỉ đang tái xây dựng phần cứng; mà còn đang lấy lại tiếng nói và giá trị cốt lõi của mình. Jobs đã nêu rõ niềm tin cốt lõi của Apple rằng những người có đam mê có thể thay đổi thế giới theo hướng tốt đẹp hơn.
*Những người đủ can đảm để tin rằng họ có thể thay đổi thế giới chính là những người đang làm việc cần làm để thay đổi thế giới
*Những người đủ can đảm để tin rằng họ có thể thay đổi thế giới chính là những người đang làm việc cần làm để thay đổi thế giới
Khi chiến lược trở thành câu chuyện, nhân viên có thể thấy cách công việc của họ “phù hợp” với chiến lược.
Nhận diện và khen thưởng các hành vi phù hợp với chiến lược
Khi nhân viên thực hiện chiến lược thông qua hành động của họ, đừng để điều đó bị bỏ qua. Một lời khen ngợi ngắn gọn trong cuộc họp nhóm, một ghi chú cảm ơn, hoặc thậm chí một hệ thống thưởng riêng biệt có thể mang lại hiệu quả lớn. Đó là tín hiệu cho thấy “đây là cách làm tốt”. Và nó tạo ra rất nhiều động lực.
🧠 Thông tin thú vị: Tại ClickUp, chúng tôi sử dụng Khung Giá Trị Cốt Lõi và một chương trình thú vị gọi là ClickBucks để vinh danh và thưởng cho nhân viên thể hiện những giá trị đó.
Giữ liên lạc hai chiều
Đừng coi việc đồng bộ hóa là một chiều. Khuyến khích phản hồi từ các nhóm tuyến đầu. Hỏi xem điều gì đang là công việc, điều gì gây nhầm lẫn và điều gì đang khiến mọi người gặp khó khăn.
Bạn có thể thực hiện việc cần làm này thông qua các cuộc khảo sát nhanh, "buổi lắng nghe" hoặc thậm chí là các cuộc trò chuyện không chính thức. Và hãy nhớ, phần quan trọng là hành động dựa trên những gì bạn nghe được, để phản hồi không biến mất vào hư không.
Đào tạo lãnh đạo trở thành "những nhà lãnh đạo định hướng"
Chỉ vì ai đó có tiêu đề “quản lý” hoặc “giám đốc” không có nghĩa là họ tự động biết cách thúc đẩy sự đồng bộ. Các nhà lãnh đạo cần được đào tạo về giao tiếp, huấn luyện và chia sẻ tầm nhìn.
Hãy nghĩ theo cách này: Lãnh đạo là những người khuếch đại văn hóa của chiến lược. Nếu họ được trang bị và đồng bộ, nhóm của họ cũng sẽ như vậy.
📚 Xem thêm: Cách triển khai quản lý dự án chiến lược
Khung làm việc để đồng bộ hóa chiến lược và con người
Dù có ý định tốt nhất, chiến lược đôi khi vẫn bị lạc hướng trong quá trình triển khai. Các khung làm việc cung cấp cho chúng ta một bản đồ đã được kiểm chứng để tránh điều này. Chúng giúp kết nối khoảng cách giữa tầm nhìn và công việc hàng ngày của nhân viên.
Và đây là một số giải pháp đã giải quyết các vấn đề thực tế cho các tổ chức như của bạn:
OKRs: Đồng bộ hóa mục tiêu tổ chức với đóng góp cá nhân
OKRs (Mục tiêu và Kết quả Chính) ra đời tại Intel vào những năm 1970 và trở nên nổi tiếng khi Google áp dụng chúng vào năm 1999.
Nguyên tắc cơ bản rất đơn giản: chọn các mục tiêu chiến lược táo bạo, rõ ràng và truyền cảm hứng, sau đó kết hợp chúng với các kết quả đo lường được (key results) để mọi người đều hiểu rõ thành công trông như thế nào. Với khung làm việc OKR, các nhóm có thể ngừng đoán mò về mục tiêu mình đang hướng tới và ưu tiên các công việc một cách hiệu quả hơn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Giữ cho OKRs tập trung. Mỗi nhóm nên có từ một đến ba đối tượng mỗi quý là đủ. Càng ít và càng liên quan đến công việc, càng dễ dàng cho mọi người thấy công việc của họ có ý nghĩa như thế nào.
Hoshin Kanri: Phương pháp Catchball để tăng cường sự tham gia và đồng thuận
Hoshin Kanri ra đời từ Nhật Bản sau chiến tranh, khi các nhà sản xuất cần một phương pháp để triển khai chiến lược xuống các nhóm và thu thập phản hồi từ họ. Phương pháp “catchball” (tạm dịch: “ném bắt”) có nghĩa là trao đổi kế hoạch qua lại cho đến khi mọi người đều tham gia vào việc hình thành nó. Phương pháp này công việc vì mọi người cảm thấy mình là một phần của quá trình thiết kế, chứ không chỉ là người thực thi dự án.
Balanced Scorecard: Kết nối chiến lược với các chỉ số hiệu suất tổ chức
Khi Robert Kaplan và David Norton giới thiệu Balanced Scorecard vào những năm 1990, họ cảm thấy thất vọng vì các tổ chức chỉ đo lường kết quả tài chính để đánh giá thành công. Giải pháp của họ: đang theo dõi bốn khía cạnh của thành công – tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập & phát triển. Đây là cách để đảm bảo bạn không chỉ tập trung vào các con số quý mà bỏ qua sức khỏe lâu dài của tổ chức.
Các mô hình quản lý thay đổi (Kotter, ADKAR): Hướng dẫn việc áp dụng các thay đổi chiến lược của con người
Các chiến lược lớn thường đòi hỏi con người phải thực hiện công việc theo cách khác. Đây chính là lúc các khung làm việc thay đổi phát huy tác dụng.
Quy trình 8 bước của Kotter về lãnh đạo thay đổi tập trung vào bức tranh tổng thể: tạo ra sự cấp bách, xác định tầm nhìn rõ ràng và thể hiện sự lãnh đạo hiển thị để dẫn dắt tổ chức.
Mô hình ADKAR của Prosci, mặt khác, tập trung vào cá nhân: đảm bảo mỗi người có Nhận thức, Mong muốn, Kiến thức, Khả năng và Sự củng cố để áp dụng thay đổi thành công.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng chúng cùng nhau. Dẫn dắt sự thay đổi ở cấp độ tổ chức với quy trình của Kotter, đồng thời hướng dẫn cá nhân bằng mô hình ADKAR. Như vậy, bạn sẽ giải quyết cả sự đồng bộ hóa hệ thống và sự chấp nhận cá nhân, giúp chiến lược của bạn không bị đình trệ giữa chừng.
Cách AI và Công nghệ Hỗ trợ Sự Đồng bộ Chiến lược
Nếu bạn đang nghĩ rằng công nghệ sẽ tự động đồng bộ hóa con người, hãy dừng lại ngay tại đây. Nó sẽ không làm được điều đó. Nhưng nó có thể loại bỏ những điểm mù, phát hiện rủi ro sớm hơn con người và giải phóng thời gian cho lãnh đạo tập trung vào những cuộc hội thoại quan trọng.
Bí quyết là sử dụng AI để bổ sung cho phán đoán của con người, chứ không phải thay thế nó.
Làm thế nào? Hãy cùng tìm hiểu!
- Phân tích cảm xúc để đánh giá sự đồng thuận của nhân viên: Thay vì chờ đợi các cuộc khảo sát sự tham gia hàng năm, AI có thể phân tích các tín hiệu liên tục — khảo sát nhanh, dữ liệu trò chuyện hoặc phản hồi mở — và cảnh báo liệu nhân viên có đồng thuận hay đang dần xa rời
- Phân tích dự đoán để phát hiện sự mất động lực: Các mô hình dự đoán có thể xác định nhân viên có nguy cơ kiệt sức hoặc nghỉ việc bằng cách phân tích khối lượng công việc, tỷ lệ vắng mặt và mô hình tương tác. Sử dụng phân tích dự đoán cho phép bạn can thiệp kịp thời bằng cách cung cấp đào tạo hoặc điều chỉnh khối lượng công việc trước khi nhân viên mất động lực
- bảng điều khiển được hỗ trợ bởi AI cho tầm hiển thị của lãnh đạo: Nếu có một điều mà các nhà lãnh đạo không cần thêm, đó là dữ liệu thô. *Họ cần các mẫu, rủi ro và các bước tiếp theo. Các bảng điều khiển được hỗ trợ bởi AI như ClickUp Dashboards thu thập thông tin từ khắp kinh doanh và hiển thị “điều quan trọng nhất”. Điểm mấu chốt là thiết kế các bảng điều khiển trả lời “vậy thì sao?” thay vì chỉ “điều gì đã xảy ra”
- nhắc nhở thông minh: *Đôi khi sự đồng bộ bị gián đoạn vì mọi người quên cập nhật OKR, kết nối với nhóm đối tác hoặc chia sẻ ghi chú tiến độ nhanh. Nhắc nhở thông minh tự động hóa những lời nhắc này, giúp hình thành thói quen mà không gây phiền nhiễu. Một mẹo nhỏ? Thử nghiệm thời gian và nội dung nhắc nhở khác nhau để chúng luôn hữu ích và không gây ồn ào
Rõ ràng là AI giúp các nhà lãnh đạo nhận ra sự đồng bộ (hoặc không đồng bộ) nhanh hơn, nhưng tác động thực sự đến từ việc các nhà lãnh đạo sử dụng những thông tin đó để giao tiếp, hướng dẫn và tương tác với con người trong quá trình.
📚 Xem thêm: Thực thi dự án được hỗ trợ bởi AI
Bước từng bước: Tăng cường sự đồng bộ với ClickUp
Sau khi đã tìm hiểu về lý thuyết, hãy cùng khám phá cách kết hợp các khung làm việc của con người, các phương pháp tốt nhất và các công cụ được hỗ trợ bởi AI trong một mô hình đồng bộ hóa chiến lược.
Hợp nhất tất cả với ClickUp — không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, nơi chiến lược, thực thi và thông tin AI bối cảnh tồn tại song song:
Bước 1: Ghi chép chiến lược và OKRs trong ClickUp Tài liệu và Mục tiêu
Hầu hết các chiến lược thất bại vì chúng chỉ tồn tại trong các bản trình chiếu mà không ai mở lại. ClickUp Docs giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp cho bạn một wiki chia sẻ nơi bạn có thể ghi lại chiến lược doanh nghiệp, làm rõ bối cảnh và liên kết với công việc thực tế.
Các tài liệu cũng không phải là tĩnh – bạn có thể nhúng các công việc có thể thực hiện, liên kết đến các bảng điều khiển hoặc mục tiêu ngay bên trong, để chiến lược luôn chỉ cách một cú nhấp chuột để thực thi.
Bây giờ hãy kết hợp chúng với ClickUp Goals. Goals cho phép bạn xác định các kết quả có thể đo lường (ví dụ: “Tăng điểm NPS tùy chỉnh lên 65 vào quý 3”) và liên kết chúng trực tiếp với các công việc hoặc kết quả khóa trên các nhóm.
Bạn có được cái nhìn rõ ràng từ chiến lược đến cập nhật tiến độ, mà không cần phải theo dõi trạng thái trong các hệ thống riêng biệt.
🤖 Mẹo AI chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain MAX (ứng dụng AI siêu tiện ích trên desktop của bạn) kết hợp với tính năng "Talk to Text" để tăng tốc quá trình ghi chép chiến lược. Chỉ cần nói to câu chuyện chiến lược của bạn thay vì gõ, và yêu cầu Brain MAX chuyển đổi nó thành văn bản trong ClickUp Tài liệu.
Điều đó có nghĩa là nhóm lãnh đạo của bạn có thể brainstorm bằng lời nói, hoàn thiện ý tưởng cùng nhau và ngay lập tức biến bản phác thảo tầm nhìn thành một tài liệu sống — nhanh gấp 4 lần so với gõ phím. Sau đó, liên kết tài liệu đó với Mục tiêu để câu chuyện và chỉ số được hiển thị song song.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách thức công việc hoạt động:
Bước 2: Phân bổ đối tượng thành các công việc của bộ phận và nhóm trong nhiệm vụ ClickUp
Khi mục tiêu đã được xác định, bạn cần phân chia chúng thành các công việc mà nhân viên thực sự có thể thực hiện. ClickUp Tasks là nền tảng cho điều đó. Cùng với các nhiệm vụ cụ thể, chúng giữ toàn bộ bối cảnh để đưa chúng đến đích: người được giao nhiệm vụ, ngày đáo hạn, phụ thuộc, tệp đính kèm và tài liệu, bình luận, thậm chí cả các kích hoạt tự động.
Quy trình phân cấp trông như sau: Mục tiêu “Mở rộng vào thị trường mới” được chia thành các công việc tiếp thị có thể theo dõi (“Phát triển chiến dịch cho việc ra mắt tại LATAM”), công việc sản phẩm (“Địa phương hóa tính năng cho tiếng Tây Ban Nha”) và công việc vận hành (“Thiết lập quy trình tuân thủ khu vực”). Mỗi công việc được tổng hợp vào kết quả chính của bộ phận, sau đó được tổng hợp vào mục tiêu của công ty.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Không biết cách chuyển đổi mục tiêu lớn thành các công việc có thể quản lý được? Hãy yêu cầu ClickUp Brain, trợ lý AI bối cảnh của bạn, làm việc đó cho bạn!
Giữa tất cả những điều này, tính năng Phụ thuộc Công việc tích hợp giúp các nhóm luôn đồng bộ.
Ví dụ, bộ phận marketing không thể khởi chạy quảng cáo cho đến khi sản phẩm được bản địa hóa. Trong ClickUp, mọi người đều có thể thấy chuỗi phụ thuộc đó theo thời gian thực. Thay vì nghe câu "chúng tôi không biết", các rào cản sẽ được hiển thị trước khi chúng gây ra vấn đề.
🤖 Mẹo AI chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng Tự động điền thuộc tính tác vụ của AI để giảm bớt gánh nặng. ClickUp cho phép bạn cài đặt AI để đề xuất người được giao tác vụ, ưu tiên và hơn thế nữa dựa trên các gợi ý của bạn (đối với các công việc chưa hoàn thành) trong một thư mục hoặc Danh sách công việc cụ thể. Điều này giúp đẩy nhanh quá trình chuyển giao từ kế hoạch sang việc cần làm.
Bước 3: Sử dụng bảng điều khiển ClickUp để đang theo dõi tiến độ một cách minh bạch
Bảng điều khiển là nơi chiến lược trở nên hiển thị cho tất cả mọi người. Bảng điều khiển ClickUp thu thập dữ liệu thời gian thực từ Mục tiêu, Nhiệm vụ và Tài liệu vào các thẻ tương tác mà bạn có thể xem chi tiết: biểu đồ, thanh tiến độ, bản đồ tải công việc và nhiều hơn nữa.
Mọi người đều có thể xem cùng một dữ liệu, tại cùng một nơi, mà không cần yêu cầu cập nhật trạng thái. Điều này loại bỏ các cuộc họp cập nhật tiến độ và xây dựng niềm tin, vì tiến độ (hoặc sự thiếu hụt tiến độ) được hiển thị rõ ràng trên màn hình.
📌 Ví dụ: Các nhà lãnh đạo có thể có một bảng điều khiển hiển thị năm mục tiêu OKR hàng đầu của công ty với trạng thái sức khỏe đỏ-vàng-xanh. Một trưởng bộ phận có thể xem biểu đồ khối lượng công việc để biết ai đang quá tải. Bảng điều khiển của nhóm có thể hiển thị tiến độ hoàn thành công việc cho sprint hiện tại.
🤖 Mẹo AI chuyên nghiệp: Với các thẻ AI được tích hợp, bảng điều khiển ClickUp của bạn không chỉ hiển thị số. Thay vào đó, chúng cho bạn biết “điều gì đang xảy ra”, nhấn mạnh “điều gì đang diễn ra tốt đẹp” và bắt đầu cảnh báo “điều gì có thể xảy ra sai sót” (như một kết quả quan trọng đang lệch khỏi mục tiêu).
Bước 4: Tự động hóa cập nhật và nhắc nhở để duy trì sự đồng bộ của nhóm
Sự đồng bộ bị lệch khi mọi người quên những chi tiết nhỏ giúp duy trì luồng công việc.
ClickUp Tự động hóa xử lý các tác vụ hành chính để các nhóm tập trung vào công việc có ý nghĩa.
Hãy xem chúng như các quy tắc “nếu-thì”. Nếu trạng thái của một công việc thay đổi thành “Đã xong”, tự động cập nhật mục tiêu liên quan. Nếu một công việc phụ thuộc bị trễ, thông báo cho người chịu trách nhiệm ở giai đoạn sau. Nếu là thứ Sáu, gửi cho nhóm một nhắc nhở để ghi lại tiến độ hàng tuần của họ.
📌 Tình huống: Một công việc tiếp thị (“Đăng bài blog ra mắt”) được đánh dấu hoàn thành. ClickUp tự động cập nhật mục tiêu (“Ra mắt trang web địa phương hóa vào tháng 6”) lên 60% tiến độ, thông báo cho nhóm sản phẩm và nhắc nhở nhà thiết kế chuyển giao tài sản tiếp theo. Không ai phải theo dõi ai, và luồng đồng bộ diễn ra tự động.
🤖 Mẹo AI chuyên nghiệp: Tự động hóa quy trình làm việc có thể giúp ích, nhưng sao không để các quy trình làm việc của bạn tự suy nghĩ?
Đó chính là lúc ClickUp Autopilot Agents bước vào. Đây là các trợ lý AI có khả năng thích ứng với những thay đổi trong không gian làm việc của bạn và thực hiện các hành động tự động dựa trên các hướng dẫn bạn cài đặt. Chúng được thiết kế để xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại, phức tạp về ngữ cảnh, giúp con người không phải làm những việc đó.
Thay vì chỉ “nếu trạng thái thay đổi, cập nhật mục tiêu”, nhân viên của bạn có thể:
- Nhận biết khi OKRs không đạt tiến độ và nhắc nhở nhóm liên quan
- Phát hiện các trì hoãn do phụ thuộc và thông báo cho các bên liên quan phía sau
- Gửi báo cáo trạng thái tự động hóa hàng tuần hoặc hàng ngày mà không cần yêu cầu mỗi lần
Bước 5: Sử dụng ClickUp Brain để tạo tóm tắt điều hành và phân tích tương tác
Các nhà lãnh đạo không cần phải đọc từng chủ đề bình luận. Họ cần tóm tắt “vậy thì sao”. ClickUp Brain là đối tác AI của bạn cho điều đó.
Với tư cách là AI làm việc toàn diện nhất thế giới, Brain có thể quét toàn bộ không gian làm việc của bạn — công việc, mục tiêu và tài liệu — để tự động tạo ra một bản tóm tắt điều hành trước cuộc họp lãnh đạo. Nó cũng có thể phân loại các bình luận của nhóm theo cảm xúc (“bực bội về dòng thời gian” so với “hào hứng về phản hồi của khách hàng”) và thậm chí đề xuất các bước tiếp theo cho các rủi ro mà nó phát hiện.
📌 Ví dụ: Trước cuộc đánh giá quý, Brain tạo ra một bản tóm tắt một trang: Mục tiêu A đang tiến triển tốt, Mục tiêu B đang chậm trễ do việc tuyển dụng bị trì hoãn, Mục tiêu C có các rào cản lặp lại được đội ngũ hỗ trợ báo cáo. Các nhà lãnh đạo bước vào cuộc họp đã biết rõ nơi cần tập trung, không cần phải hỏi “Vậy, tình hình thế nào?”
Brain hoạt động như một nhà phân tích luôn sẵn sàng, giúp lọc bỏ những thông tin không cần thiết để các nhà lãnh đạo có thể tập trung vào việc ra quyết định và truyền cảm hứng – chứ không phải thu thập thông tin cập nhật.
Bước 6: Thu thập phản hồi về sự đồng bộ hóa thông qua biểu mẫu và các cuộc khảo sát tích hợp
Bạn đã thực hiện tất cả các chiến lược đồng bộ hóa và áp dụng tất cả các phương pháp tốt nhất. Nhưng, làm thế nào để biết nó đang là công việc?
ClickUp Form cung cấp các cách thức có cấu trúc để thu thập phản hồi từ những người trực tiếp thực hiện công việc. Bạn có thể tổ chức các buổi đánh giá OKR hàng quý, kiểm tra sức khỏe đội nhóm hoặc thậm chí các cuộc khảo sát nhanh gọn.
Các phản hồi không nằm trong bảng tính. Mỗi bài nộp/gửi sẽ trở thành một công việc mà bạn có thể giao, đang theo dõi và giải quyết.
🤖 Mẹo AI chuyên nghiệp: Sau khi thu thập phản hồi, hãy giao việc phân tích văn bản phức tạp cho ClickUp Brain. Nó có thể trích xuất cảm xúc, nhóm các chủ đề và chỉ ra các mẫu ẩn như “nhóm muốn ưu tiên rõ ràng hơn”. Bạn có thể hiển thị các chủ đề đó trên bảng điều khiển hoặc liên kết chúng với công việc để thực hiện hành động.
👉 Sáu bước này biểu mẫu một vòng lặp khép kín: chiến lược được xác định → triển khai vào công việc → đang theo dõi một cách hiển thị → duy trì sự đồng bộ thông qua các gợi ý → tóm tắt cho lãnh đạo → tinh chỉnh thông qua phản hồi. Đó là cách bạn chuyển từ hỗn loạn sang sự rõ ràng với ClickUp.
Những sai lầm phổ biến cần tránh
Ngay cả khi có kế hoạch và công cụ tốt nhất, sự đồng bộ trong tổ chức thường bị phá vỡ do những điểm mù. Chúng tôi đã chứng kiến các nhóm mắc phải những sai lầm này. Nhận ra chúng sớm sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, niềm tin và nỗ lực lãng phí.
Giả định rằng việc đồng bộ hóa là “làm một lần rồi hoàn thành”
Bạn không thể triển khai kế hoạch chiến lược một lần rồi đánh dấu hoàn thành việc đồng bộ hóa trên Danh sách công việc. Đó chính là cách bạn sẽ kết thúc như Nokia!
chiến lược là một thực thể sống động — nó thay đổi khi thị trường biến động, khi đối thủ cạnh tranh có động thái mới, hoặc khi nhân viên của bạn học hỏi được điều mới. * Nếu bạn coi việc đồng bộ hóa như một sự kiện diễn ra một lần, bạn sẽ sớm nhận ra các nhóm đang thực hiện công việc theo hướng khác nhau mà không hề hay biết.
🤔 Hãy tự hỏi bản thân: Lần cuối cùng bạn xem xét lại các mục tiêu OKR của mình là khi nào, chứ không chỉ là các số quý? Các cuộc đánh giá định kỳ — dù là kiểm tra hàng tháng hay cập nhật hàng năm — giúp chiến lược luôn phù hợp và sự đồng bộ hóa trở nên thực tế.
Bỏ qua vai trò của quản lý cấp trung trong việc định hướng chiến lược
Lãnh đạo đặt ra tầm nhìn lớn. Các nhóm tuyến đầu thực hiện công việc. Nhưng ai đảm bảo hai yếu tố này kết nối với nhau? Đó chính là các nhà quản lý cấp trung. Họ là những người trung gian. Nếu họ không có bối cảnh, hoặc tệ hơn, không tin tưởng vào hướng đi đó, việc đồng bộ hóa sẽ bị đình trệ.
Các nhà quản lý này cần hơn cả những đơn đặt hàng; họ cần sự hướng dẫn, phản hồi và cơ hội để tự đặt câu hỏi “tại sao”
💪🏼 Bạn đã trang bị cho các nhà quản lý cấp trung để trở thành những người tiên phong trong việc đồng bộ hóa chưa? Nếu chưa, chiến lược của bạn có xác suất không đến được tuyến đầu như bạn nghĩ.
Xem việc đồng bộ hóa như tuân thủ, không phải sự tham gia
Có một sự khác biệt lớn giữa việc mọi người làm điều gì đó vì họ “phải làm” và vì họ muốn làm. Nếu việc đồng bộ hóa cảm giác như một danh sách kiểm tra được ban hành từ trên xuống — “điền vào các mục tiêu OKR này, lãnh đạo yêu cầu vậy” — bạn sẽ chỉ nhận được sự tuân thủ ở mức tối thiểu.
🔑 Sự đồng bộ thực sự chỉ đến khi mọi người cảm thấy được mời tham gia vào quá trình: khi họ có thể đặt câu hỏi, phản biện và định hình cách thức thực hiện, trên con đường đạt được các mục tiêu chiến lược.
Quá phụ thuộc vào công nghệ mà không giải quyết vấn đề văn hóa
Bảng điều khiển, tự động hóa, gợi ý AI — tất cả đều mạnh mẽ. Chúng sẽ chỉ ra nơi mọi thứ đang gặp trục trặc. Nhưng chúng không thể khắc phục sự thiếu tin tưởng hoặc một văn hóa nơi mọi người không cảm thấy an toàn khi lên tiếng. Thực tế, văn hóa sai lầm có thể khiến công nghệ cảm thấy như sự giám sát: “Tuyệt vời, bây giờ tôi có một bảng điều khiển cho biết tôi đang tụt hậu, nhưng không có sự hỗ trợ để bắt kịp.”
Sự thật là gì? Văn hóa quyết định liệu những hiểu biết có được biến thành hành động hay không. Kết hợp mọi công cụ với cuộc hội thoại, với sự lãnh đạo hiển thị, với những giá trị mà bạn muốn được thể hiện. Nếu không, bạn có nguy cơ biến công nghệ thành một tấm gương phản chiếu sự không đồng bộ thay vì một giải pháp. 🤝
Tương lai của sự đồng bộ chiến lược: Sự kết hợp giữa con người và AI
Hãy nghĩ về cách thức phối hợp luôn công việc: lãnh đạo đặt ra kế hoạch, quản lý triển khai, và nhóm thực hiện. Chu kỳ này vẫn quan trọng, nhưng đang bắt đầu thay đổi. AI đang len lỏi vào những khoảng trống để chúng ta có thể phát hiện rủi ro sớm hơn và nhận diện những mẫu hình tinh tế.
Đây là điểm khác biệt.
Nhân viên thường sẵn sàng cho sự chuyển đổi AI hơn so với những gì lãnh đạo nhận thức được.
Cuộc khảo sát Superagency in the Workplace năm 2025 của McKinsey cho thấy nhân viên đã sử dụng AI với tỷ lệ cao hơn so với dự đoán của các nhà lãnh đạo. Nhiều người tin rằng gần một phần ba công việc của họ có thể sớm được tái cấu trúc bởi AI. Nếu nhóm của bạn khao khát kỹ năng AI nhưng ban lãnh đạo còn do dự, đó là công thức cho sự không đồng bộ.
Trí tuệ nhân tạo (AI) có khả năng tự chủ và các quy trình làm việc tự động sẽ phát triển mạnh mẽ.
Chúng ta cũng đang chứng kiến sự trỗi dậy của AI tự chủ. Đến năm 2028, một phần ba các ứng dụng doanh nghiệp sẽ tích hợp công nghệ này. Hãy tưởng tượng một hệ thống AI có thể phát hiện kết quả quan trọng đang suy giảm và chủ động nhắc nhở nhóm liên quan trước khi tình hình trở nên nghiêm trọng. Thật hấp dẫn, phải không?
Tuy nhiên, Gartner cũng cảnh báo rằng nhiều dự án trong số này thất bại khi các công ty theo đuổi công nghệ mà không có giá trị rõ ràng.
Các chỉ số thông minh và đo lường chiến lược sẽ phát triển
Và sau đó là việc đo lường. Điều này không chỉ đơn thuần là về các bảng điều khiển đẹp mắt. AI đã bắt đầu phát hiện ra những tín hiệu tinh tế – như sự thay đổi trong giọng điệu giao tiếp hoặc xu hướng cảm xúc đang hình thành – cho thấy rủi ro không đồng bộ trước khi chúng hiển thị trong các chỉ số.
Bạn có tin tưởng vào những tín hiệu đó không? Hay bạn sẽ xem chúng như một đầu vào khác, được cân nhắc cùng với bối cảnh mà chỉ những người trực tiếp tham gia mới có thể cung cấp?
Tương lai thực sự là sự hợp tác giữa con người và AI để thúc đẩy sự đồng bộ. Hệ thống học cách các nhóm của bạn thực hiện công việc, và các nhóm của bạn học cách khi nào nên tin tưởng hoặc đặt câu hỏi về hệ thống. Vòng phản hồi đó chính là nơi sự đồng bộ sẽ tồn tại.
Biến sự đồng bộ chiến lược từ ý tưởng thành thực tiễn hàng ngày
Sự đồng bộ là điều xảy ra (hoặc không xảy ra) trong hàng nghìn quyết định hàng ngày mà các nhóm của bạn đưa ra. Và nó hiếm khi sụp đổ vì mọi người không quan tâm. Nó sụp đổ vì họ không thấy cách công việc của họ kết nối, hoặc họ bị cuốn vào các silo, hoặc họ mất dấu các ưu tiên thay đổi.
Sở hữu hệ thống phù hợp để giải quyết tất cả các vấn đề này tạo ra sự khác biệt lớn nhất.
clickUp cung cấp cho bạn một nền tảng duy nhất để duy trì chiến lược sống động*—từ cái nhìn tổng quan trong tài liệu và mục tiêu, cho đến các công việc và bảng điều khiển mà mọi người kiểm tra hàng ngày. Thêm vào đó là các tính năng AI như Brain, Autopilot Agents và AI Fields, bạn sẽ có một hệ thống:
- Phát hiện rủi ro trước khi chúng trở nên nghiêm trọng
- Chuyển đổi phản hồi phân tán thành các chủ đề có thể hành động, và
- Giúp lãnh đạo tiết kiệm hàng giờ bằng cách biến các cập nhật thành thông tin hữu ích
Nhưng chỉ có công cụ phù hợp thôi là chưa đủ việc cần làm. Kết hợp ClickUp với những nhà lãnh đạo truyền đạt tầm nhìn, những nhà quản lý chuyển đổi nó thành hành động, và những nhóm cảm thấy an toàn để thách thức và đóng góp — và bạn sẽ đạt được sự đồng bộ bền vững.
Bắt đầu với bước đầu tiên. Tải ClickUp miễn phí!