Một tính năng mới được ra mắt. Nó được thiết kế tốt, tài liệu hướng dẫn đầy đủ và được quảng bá trên tất cả các kênh phù hợp. Tuy nhiên, chỉ sau vài ngày, hộp thư đến hỗ trợ đã tràn ngập những câu hỏi tương tự:
“Điều này có được bao gồm trong kế hoạch của tôi không?”“Làm thế nào để bật tính năng này?”“Tại sao tôi chưa thấy nó?”
“Điều này có được bao gồm trong kế hoạch của tôi không?”“Làm thế nào để bật tính năng này?”“Tại sao tôi chưa thấy nó?”
Vấn đề không phải là thiếu thông tin—mà là người dùng không thể tìm thấy nó đủ nhanh. Đó chính là lúc một mẫu FAQ (Câu hỏi thường gặp) được đặt đúng chỗ sẽ tạo ra sự khác biệt.
Dù bạn đang xây dựng trung tâm hỗ trợ, ra mắt sản phẩm mới hay tối ưu hóa quy trình onboarding, các mẫu FAQ cung cấp cách nhanh chóng để đưa thông tin chính xác đến đúng đối tượng - trước khi họ phải hỏi.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá 20 mẫu FAQ sẵn sàng sử dụng cho trang web, trang hỗ trợ và tài liệu nội bộ, hoàn toàn có thể tùy chỉnh trong ClickUp để duy trì kiến thức một cách có tổ chức. 🧰
👀 Bạn có biết: Từ viết tắt ‘FAQ’ lần đầu tiên xuất hiện vào đầu những năm 1980 trên ARPANET/NASA và các danh sách thư Usenet khi người dùng liên tục đặt những câu hỏi tương tự. Eugene Miya, một Chuyên gia Thông tin Kỹ thuật tại NASA, đã bắt đầu đăng các danh sách tổng hợp các câu hỏi và câu trả lời phổ biến để tiết kiệm thời gian và giảm bớt sự lặp lại. Miya được cấp tín dụng là người tiên phong trong việc thử nghiệm mô hình FAQ hàng ngày như chúng ta biết ngày nay.
Mẫu FAQ là gì?
Mẫu FAQ là một bố cục có cấu trúc giúp tổ chức các câu hỏi thường gặp và câu trả lời của chúng thành một định dạng rõ ràng và dễ dàng điều hướng.
Các mẫu này thường bao gồm các ô trống cho tiêu đề câu hỏi và câu trả lời. Bạn có thể tùy chỉnh chúng cho các chủ đề khác nhau, chẳng hạn như sản phẩm, quy trình nội bộ, hỗ trợ khách hàng và nhiều hơn nữa. Kết hợp chúng với phần mềm quản lý tài liệu để duy trì tính nhất quán, đẩy nhanh quá trình tạo/lập nội dung và cung cấp cho người dùng trải nghiệm tự phục vụ.
Điều gì làm nên một mẫu FAQ hiệu quả?
Một mẫu FAQ hiệu quả không chỉ là nhà cung cấp câu trả lời; nó còn dự đoán những gì người dùng cần biết, thời điểm họ cần biết và trình bày thông tin đó một cách ngắn gọn và dễ hiểu.
Dưới đây là những điều cần chú ý khi tạo FAQs thực sự hiệu quả trong công việc.
- Sử dụng câu hỏi rõ ràng, súc tích: Đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ thông dụng, ví dụ: ‘Tôi đang theo dõi đơn đặt hàng của mình như thế nào?’ để phù hợp với cách mọi người nhập câu hỏi vào thanh tìm kiếm.
- Cung cấp câu trả lời trực tiếp: Bắt đầu với câu hỏi đã đóng có câu trả lời ngắn gọn (có hoặc không) khi phù hợp, sau đó mở rộng nếu cần thiết để làm rõ.
- Câu hỏi liên quan đến nhóm: Tổ chức các câu hỏi thường gặp theo chủ đề (ví dụ: Vận chuyển, Trả hàng, Tài khoản), giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin.
- Thêm liên kết đến các tài nguyên chi tiết hơn: Khi câu trả lời cần thêm bối cảnh, hãy liên kết đến các hướng dẫn, bài viết blog hoặc trang sản phẩm để giữ cho phần FAQ gọn gàng.
- Tối ưu hóa cho tìm kiếm và SEO: Sử dụng các câu hỏi chứa từ khóa và thẻ định dạng thân thiện với schema để câu trả lời xuất hiện trong kết quả tìm kiếm và hộp 'Người dùng cũng hỏi'.
🧠 Thú vị: Định dạng FAQ đã có từ hàng thế kỷ. Cuốn Summa Theologica của Thomas Aquinas , được viết vào thế kỷ 13, được cấu trúc dưới dạng một loạt câu hỏi kèm theo câu trả lời chi tiết, về cơ bản là các FAQ thời Trung Cổ về thần học.
Tổng quan về các mẫu FAQ
Dưới đây là bảng tóm tắt cho tất cả các mẫu FAQ trong danh sách công việc trong bài viết:
| Tên mẫu | Liên kết mẫu | Phù hợp cho | Tính năng nổi bật | Định dạng trực quan |
| Mẫu tài liệu FAQ ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Đội ngũ hỗ trợ khách hàng | Trạng thái tùy chỉnh, Trường Tùy chỉnh, và hợp tác nhóm | ClickUp tài liệu |
| Mẫu cơ sở kiến thức ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Hoạt động nội bộ, các startup SaaS | Thanh bên phân cấp, nội dung đa định dạng | ClickUp Tài liệu (Wiki) |
| Mẫu Cơ sở Kiến thức Nhân sự ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Quản lý nhân sự, Trưởng bộ phận vận hành | Các trang con theo danh mục, danh mục bên cạnh, dấu thời gian | ClickUp tài liệu |
| Mẫu Sổ tay Nhân viên ClickUp cho Công ty HVAC | Tải miễn phí mẫu | Các công ty HVAC, trưởng bộ phận vận hành | Các khối hình ảnh, phần được mã màu sắc và tập trung vào tuân thủ. | ClickUp tài liệu |
| Mẫu Wiki ClickUp với nhiều trang | Tải miễn phí mẫu | Hoạt động nội bộ, trung tâm kiến thức | Thanh bên phân cấp, trang con và nội dung trực quan | ClickUp Tài liệu (Wiki) |
| Mẫu Wiki ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các startup, nhóm phát triển nhanh | Tổng quan về nhóm, tài liệu quy trình và thư viện tài nguyên. | ClickUp Tài liệu (Wiki) |
| Mẫu tài liệu nhóm ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các nhóm làm việc đa hàm | Bố cục trung tâm nhóm, sơ đồ tổ chức và hợp tác thời gian thực. | ClickUp tài liệu |
| Mẫu bàn giao dự án ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các công ty, tư vấn viên | Danh sách kiểm tra bàn giao, ghi chú chuyển giao và nhận diện thương hiệu | ClickUp tài liệu |
| Mẫu Quy trình và Thủ tục ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Bất kỳ kinh doanh, nhóm vận hành nào | Nhóm theo bộ phận, chế độ xem đa dạng và các giai đoạn quy trình. | ClickUp Tài liệu, Sơ đồ luồng, Danh sách công việc |
| Mẫu tài liệu quy trình công ty ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các nhà lãnh đạo vận hành, nhóm tuân thủ | Khung quy trình tiêu chuẩn (SOP), biểu đồ RACI | ClickUp tài liệu |
| Mẫu hướng dẫn onboarding cho nhân viên chung của ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Nhóm nhân sự, quản lý onboarding | Chế độ xem Hoạt động, các giai đoạn onboarding, tab Tài liệu | ClickUp Tài liệu, Danh sách công việc |
| Mẫu tài liệu dự án ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Quản lý dự án (PMs), trưởng nhóm nhóm, điều phối viên vận hành | Thương hiệu, bảng thành viên nhóm, tài liệu mô-đun | ClickUp tài liệu |
| Mẫu Yêu cầu Thông tin ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Xây dựng, mua sắm và quản lý dự án | Biểu mẫu gửi, trạng thái tùy chỉnh, nhật ký yêu cầu thông tin (RFI) | ClickUp Tài liệu, Bảng |
| Mẫu Hướng dẫn Chiến lược Bán hàng ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Lãnh đạo bán hàng, vận hành doanh thu | Định dạng hỏi đáp, các trang con lồng nhau, định dạng phong phú. | ClickUp tài liệu |
| Mẫu Hỗ trợ Khách hàng ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Quản lý hỗ trợ, đội ngũ hỗ trợ khách hàng | Hơn 20 trạng thái, trường tùy chỉnh, ưu tiên được đánh dấu màu sắc. | Bảng ClickUp, Danh sách công việc |
| Mẫu bài đăng Instagram Q&A Time của Canva | Tải xuống mẫu này | Người tạo nội dung, nhà tiếp thị | Các hộp câu hỏi và trả lời có thể chỉnh sửa, tùy chỉnh thương hiệu. | Bài đăng trên Instagram (Hình ảnh) |
| Bài thuyết trình về xử lý đối tượng do Canva thực hiện | Tải xuống mẫu này | Quản lý bán hàng, nhóm hỗ trợ | Khung hướng dẫn, trình bày trực tiếp, ghi chú của người thuyết trình | Bản trình bày |
| Tài liệu FAQ cho Sự kiện Tiếp thị của Template.net | Tải xuống mẫu này | Nhà tiếp thị sự kiện, các agency | Thương hiệu, chỗ trống, thông tin liên hệ | tài liệu, PDF |
| Mẫu FAQ về Đơn đăng ký đại học của Template.net | Tải xuống mẫu này | Tuyển sinh đại học, phòng đăng ký | Logo/tiêu đề, ngày có hiệu lực, danh sách gạch đầu dòng | tài liệu, PDF |
| Câu hỏi thường gặp về Dịch vụ VÀ Sản phẩm của Template.net | Tải xuống mẫu này | Đội ngũ hỗ trợ, bán lẻ, nhà cung cấp dịch vụ | Thiết kế gấp ba, bảng hỗ trợ, bằng chứng xã hội | Tờ rơi, PDF |
20 Mẫu FAQ cho giao tiếp rõ ràng
FAQ chỉ hữu ích nếu người dùng có thể tìm thấy câu trả lời nhanh chóng. Tuy nhiên, tài liệu lộn xộn và tệp tin phân tán khiến việc này trở nên khó khăn. Trong nội bộ, điều này dẫn đến tình trạng công việc lan rộng, sự gia tăng của các công cụ, công việc và mất bối cảnh khi nhân viên phải chuyển đổi giữa các địa điểm để tìm dữ liệu hoặc thông tin. Đối với người dùng, điều này dẫn đến sự bất mãn và thất vọng.
Đây chính là nơi ClickUp phát huy tác dụng. ClickUp là không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, kết hợp tất cả các ứng dụng công việc, dữ liệu và quy trình làm việc. ClickUp loại bỏ hoàn toàn tình trạng phân tán công việc, cung cấp 100% bối cảnh và một nơi duy nhất để con người và các tác nhân làm việc cùng nhau.
Với ClickUp Mẫu, bạn có thể tạo ra các hệ thống quản lý kiến thức có cấu trúc, dễ dàng điều hướng và được tùy chỉnh phù hợp với đối tượng người dùng của bạn.
Dưới đây là 20 mẫu để giúp bạn tạo trang FAQ hiệu quả.
1. Mẫu tài liệu FAQ ClickUp
Việc trả lời những câu hỏi tương tự của khách hàng lặp đi lặp lại không chỉ tốn thời gian của nhóm mà còn khiến người dùng chờ đợi hỗ trợ cảm thấy bực bội. Mẫu tài liệu FAQ của ClickUp biến những thắc mắc lặp lại của khách hàng thành một nguồn tài nguyên có tổ chức, giúp giảm thời gian phản hồi và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Được tích hợp trong ClickUp Tài liệu, mẫu này giúp bạn trình bày thông tin một cách dễ dàng, đảm bảo thông tin luôn nhất quán, dễ truy cập và dễ cập nhật khi kinh doanh của bạn phát triển.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích điều này:
- Sử dụng trạng thái tùy chỉnh ClickUp để theo dõi tiến độ của các mục nhập FAQ mới hoặc đã cập nhật.
- Thêm thuộc tính bằng cách sử dụng ClickUp Trường Tùy chỉnh cho các danh mục, thẻ hoặc mức độ ưu tiên, giúp FAQ dễ dàng lọc và tìm kiếm.
- Tối ưu hóa hợp tác với các việc con lồng nhau, nhiều người được giao nhiệm vụ và phản hồi bình luận để thu thập ý kiến của nhóm về các câu hỏi phức tạp.
📌 Phù hợp cho: Đội ngũ hỗ trợ khách hàng muốn giảm lượng ticket và cần một cách đáng tin cậy để trả lời các câu hỏi liên quan đến sản phẩm 24/7.
📖 Xem thêm: Phần mềm và công cụ FAQ tốt nhất
2. Mẫu Cơ sở Kiến thức ClickUp
Mẫu Cơ sở Kiến thức ClickUp hoạt động như một trung tâm có cấu trúc nơi lưu trữ toàn bộ kiến thức của công ty. Được thiết kế theo mô hình trung tâm hỗ trợ, mẫu này tổ chức kiến thức thành các phần rõ ràng như bài viết, câu hỏi thường gặp, hướng dẫn sử dụng, trường hợp sử dụng và nhiều hơn nữa.
Được tích hợp trong tài liệu với hệ thống điều hướng phân cấp, mẫu cơ sở kiến thức này giống như một wiki nội bộ, cho phép bất kỳ ai cũng có thể tìm kiếm, duyệt qua và truy cập thông tin chính xác vào đúng thời điểm.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích điều này:
- Dễ dàng điều hướng với thanh bên phân cấp và trang gốc Knowledge Base để có cấu trúc tương tự wiki.
- Truy cập các hướng dẫn thực hành và trường hợp sử dụng được thiết kế riêng cho quản lý dự án, Agile, tiếp thị và nhiều lĩnh vực khác.
- Tạo nhiều định dạng nội dung như hướng dẫn văn bản, liên kết nhúng và video hướng dẫn để phù hợp với các phong cách học tập khác nhau.
- Đảm bảo khả năng mở rộng với hàm New Page, giúp việc mở rộng thư viện kiến thức của bạn trở nên đơn giản khi nó phát triển.
📌 Phù hợp cho: Các nhà quản lý hoạt động nội bộ đang cài đặt một wiki công ty hoặc các startup SaaS đang xây dựng trung tâm hỗ trợ.
👀 Bạn có biết: Trong vòng ba kỳ, các tổ chức sử dụng ClickUp đã đạt được tỷ lệ hoàn vốn (ROI) ước tính 384%, theo nghiên cứu của Forrester Research. Các tổ chức này đã tạo ra khoảng US $3,9 triệu doanh thu tăng thêm thông qua các dự án được ClickUp hỗ trợ hoặc cải thiện.
3. Mẫu cơ sở kiến thức HR ClickUp
Mẫu Cơ sở Kiến thức HR ClickUp tạo ra một trung tâm tự phục vụ tập trung, nơi các chính sách, quy trình và tài liệu tuân thủ có thể dễ dàng truy cập và cập nhật. Khác với mẫu trước đây (được thiết kế cho việc chia sẻ kiến thức toàn công ty), phiên bản này được thiết kế riêng cho các chuyên gia nhân sự.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích điều này:
- Sắp xếp nội dung vào các trang con cho các danh mục như Chính sách nghỉ phép, Sức khỏe, và Các tài liệu nhân sự khác
- Cung cấp sự rõ ràng ngay lập tức với một danh mục bên cạnh liệt kê thông tin liên hệ, chi tiết công ty và các liên kết nhanh đến các chính sách khóa.
- Đang theo dõi độ chính xác với dấu thời gian Last Updated để nhân viên luôn tin tưởng vào phiên bản mới nhất.
- Giao trách nhiệm bằng cách sử dụng các cột Tác giả và Người đóng góp, giúp xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm cho từng chính sách.
📌 Phù hợp cho: Quản lý nhân sự xử lý cập nhật chính sách và trưởng bộ phận vận hành chuẩn hóa tài liệu nhân sự.
Xem: Sau khi đã xây dựng cơ sở kiến thức của mình, hãy xem video này để hiểu cách quản lý nó một cách hiệu quả:
4. Mẫu Sổ tay Nhân viên ClickUp cho Công ty HVAC
Mẫu Sổ tay Nhân viên ClickUp dành cho các công ty HVAC giúp kinh doanh tập trung tất cả các chính sách, quy trình và hướng dẫn vận hành khóa vào một nơi duy nhất. Được thiết kế riêng cho nhu cầu của ngành HVAC (hướng dẫn an toàn và quy trình phục vụ khách hàng tùy chỉnh), mẫu này tích hợp mượt mà với các công cụ quản lý công việc của ClickUp để đang theo dõi và chỉnh sửa theo thời gian thực.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích điều này:
- Sắp xếp các chủ đề bằng các khối trực quan (Câu chuyện công ty, Quy tắc ứng xử, Giao tiếp, Lợi ích, Phúc lợi và nhiều hơn nữa) để dễ dàng xem qua.
- Tối ưu hóa việc điều hướng với các phần được đánh dấu màu sắc, giúp tài liệu hướng dẫn trở nên ít văn bản hơn và thân thiện với người dùng hơn.
- Hợp tác cập nhật tài liệu hướng dẫn với phản hồi bình luận, nhiều người được giao nhiệm vụ và các việc con lồng nhau.
📌 Phù hợp cho: Chủ sở hữu công ty HVAC cài đặt tiêu chuẩn nơi làm việc và các nhà quản lý vận hành đảm bảo tuân thủ các hướng dẫn an toàn và dịch vụ.
Dưới đây là chia sẻ của Thomas Clifford, Quản lý Sản phẩm tại TravelLocal:
“Chúng tôi sử dụng ClickUp cho tất cả các hoạt động quản lý dự án và tác vụ, cũng như làm cơ sở kiến thức. Nó cũng được áp dụng để theo dõi và cập nhật khung OKR của chúng tôi và nhiều trường hợp sử dụng khác, bao gồm sơ đồ luồng công việc và biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép. Thật tuyệt vời khi có thể đáp ứng tất cả những nhu cầu này trong một sản phẩm duy nhất, vì các tính năng có thể được liên kết với nhau một cách dễ dàng.”
“Chúng tôi sử dụng ClickUp cho tất cả các hoạt động quản lý dự án và tác vụ, cũng như làm cơ sở kiến thức. Nó cũng được áp dụng để theo dõi và cập nhật khung OKR của chúng tôi và nhiều trường hợp sử dụng khác, bao gồm sơ đồ luồng công việc và biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép và luồng. Thật tuyệt vời khi có thể đáp ứng tất cả những nhu cầu này trong một sản phẩm duy nhất, vì các tính năng có thể được liên kết với nhau một cách dễ dàng.”
5. Mẫu Wiki ClickUp với nhiều trang
Mẫu Wiki ClickUp với Nhiều Trang cung cấp một wiki có các trang con cho mọi thứ từ chính sách du lịch đến danh sách kiểm tra đào tạo. Bạn có thể nhấp trực tiếp vào câu trả lời mà họ cần. Ngoài ra, việc thêm trang mới, sắp xếp lại thông tin hoặc đang theo dõi các bản cập nhật rất dễ dàng, giúp wiki này có thể mở rộng theo sự phát triển của công ty bạn.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích điều này:
- Cấu trúc kiến thức với thanh bên phân cấp cho các nhóm, chính sách, dự án hoặc bất kỳ danh mục nào khác.
- Thêm nội dung mới ngay lập tức bằng cách sử dụng + Thêm Trang hoặc các trang con lồng nhau, mà không làm rối wiki.
- Tạo nội dung hấp dẫn về mặt hình ảnh với hình ảnh nhúng, GIF, bảng hoặc các khối văn bản do AI viết.
📌 Phù hợp cho: Các nhóm vận hành nội bộ đang xây dựng một trung tâm kiến thức toàn công ty.
🚀 Mẹo hữu ích: Bạn đang bị ngập trong các câu hỏi lặp lại? Thay vì sao chép và dán câu trả lời để giải quyết các câu hỏi phổ biến hoặc viết lại các FAQs nhiều lần, hãy để ClickUp Brain bước vào trở thành công cụ tạo FAQs cá nhân của bạn. ✨
Dưới đây là cách nó giúp bạn:
- Tạo câu hỏi khảo sát ngay lập tức, tạo bản đồ với các bản cập nhật sản phẩm hoặc các vấn đề tùy chỉnh gặp phải.
- Tự động tạo FAQ bằng cách quét các phiếu hỗ trợ khách hàng, bình luận tác vụ hoặc tài liệu.
- Lấy các câu hỏi thực tế từ phản hồi và biến chúng thành các câu trả lời rõ ràng, có cấu trúc.
6. Mẫu Wiki ClickUp
Khác với Wiki Nhiều Trang (được thiết kế để phân chia kiến thức thành các trang được tổ chức gọn gàng), Mẫu Wiki ClickUp được thiết kế để hoạt động như một trung tâm thông tin cho nhóm. Nó bao gồm các phần giới thiệu, quy trình và thư viện tài nguyên giúp nhóm nhanh chóng làm quen và duy trì sự đồng bộ.
Các phần sẵn sàng sử dụng trong mẫu, bao gồm phần giới thiệu, quy trình và thư viện, khiến nó phù hợp cho cả tài liệu hướng dẫn onboarding và hướng dẫn hoạt động hàng ngày.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích điều này:
- Tạo trang Tổng quan về nhóm giới thiệu sứ mệnh và thành viên của bạn, kèm theo biểu đồ tổ chức được nhúng.
- Ghi chép quy trình và quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) trong các trang con có cấu trúc, với người chịu trách nhiệm tài khoản và người đóng góp để đảm bảo trách nhiệm.
- Thêm bình luận, liên kết công việc hoặc tài liệu, và hợp tác trực tiếp trong các trang wiki.
- Tạo một wiki và tổ chức nội dung thành các trang chính và các trang con lồng nhau (ví dụ: Tổng quan về Nhóm, Quy trình của Nhóm, Tài nguyên) với thanh bên phân cấp.
📌 Phù hợp cho: Các startup và kinh doanh đang phát triển nhanh cần một trung tâm kiến thức động để hỗ trợ quá trình onboarding và đồng bộ hóa.
📖 Xem thêm: Mẫu hành trình khách hàng tùy chỉnh
7. Mẫu tài liệu nhóm ClickUp
Mẫu Tài liệu Đội ngũ ClickUp đi kèm với các phần đã được xây dựng sẵn cho wiki, quy trình và cuộc họp, giúp đội ngũ của bạn luôn đồng bộ trong khi vẫn dễ dàng cho các thành viên mới nhanh chóng bắt kịp.
Với sơ đồ tổ chức tích hợp, liên kết nhanh đến tài nguyên và trang sứ mệnh có thể tùy chỉnh, cơ sở kiến thức nội bộ tạo điều kiện cho hợp tác thời gian thực.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích điều này:
- Bắt đầu với bố cục Team Hub sạch sẽ cho quy trình, tài nguyên và ghi chú cuộc họp.
- Ghi lại danh sách người tham dự, liên kết các bản ghi âm và chuyển đổi ngay lập tức các nhiệm vụ hành động thành nhiệm vụ ClickUp.
- Sử dụng thiết kế ưu tiên hợp tác để brainstorming trực tiếp với tài liệu và ClickUp Bảng trắng, hoặc thêm bảng để lập kế hoạch có cấu trúc.
📌 Phù hợp cho: Các nhóm đa hàm cần một trung tâm điều phối cho quy trình, nhiệm vụ và tài nguyên chia sẻ.
📮 ClickUp Insight: Hơn một nửa số nhân viên (57%) lãng phí thời gian tìm kiếm thông tin liên quan đến công việc trong các tài liệu nội bộ hoặc cơ sở kiến thức của công ty. Và khi họ không thể tìm thấy? 1 trong 6 người phải sử dụng các giải pháp cá nhân - lục lọi email cũ, ghi chú hoặc ảnh chụp màn hình chỉ để ghép nối thông tin lại với nhau.
ClickUp Brain loại bỏ việc tìm kiếm theo ngữ cảnh bằng cách cung cấp các câu trả lời tức thì, được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, lấy từ toàn bộ không gian làm việc của bạn và các ứng dụng của bên thứ ba được tích hợp, giúp bạn có được thông tin cần thiết mà không gặp rắc rối.
8. Mẫu bàn giao dự án ClickUp
Mẫu bàn giao dự án ClickUp được thiết kế để ghi lại mọi chi tiết quan trọng, từ cập nhật của các bên liên quan đến trạng thái rủi ro, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào trong quá trình chuyển giao. Mẫu này cung cấp các phần tích hợp sẵn cho thông tin công ty, ghi chú chuyển giao và danh sách các bên tham gia, đảm bảo tính trách nhiệm và minh bạch ở mọi bước.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích điều này:
- Thêm logo, thông tin trang liên hệ và tên dự án ngay từ đầu để có tài liệu chuyên nghiệp.
- Ghi chép lại những gì đang được bàn giao, lý do và cách thức, để các nhóm mới có đầy đủ bối cảnh.
- Tạo danh sách kiểm tra chi tiết để chuyển giao công việc giữa các nhóm một cách trơn tru.
📌 Phù hợp cho: Các công ty và tư vấn viên bàn giao dự án cho khách hàng với sự minh bạch hoàn toàn.
9. Mẫu Quy trình và Thủ tục ClickUp
Khi mỗi nhóm làm việc theo cách khác nhau, hiệu quả sẽ bị ảnh hưởng. Mẫu Quy trình và Thủ tục ClickUp giúp ghi lại, hoàn thiện và mở rộng quy trình trên các bộ phận như Nhân sự, Hỗ trợ, Chuỗi cung ứng hoặc bất kỳ bộ phận nào. Từ việc phê duyệt lương đến phản hồi hỗ trợ khách hàng, bạn có thể lập kế hoạch từng bước với quyền sở hữu rõ ràng, dòng thời gian và quy trình phê duyệt.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích điều này:
- Nhóm các bộ phận và tổ chức quy trình theo HR, Hỗ trợ, Chuỗi cung ứng hoặc các nhóm tùy chỉnh để có hiển thị có cấu trúc.
- Ghi chép quy trình qua các giai đoạn như Nghiên cứu, Chờ duyệt, Sửa đổi và Hoạt động.
- Chuyển đổi giữa các chế độ xem ClickUp khác nhau như Sơ đồ luồng, Danh sách công việc, Dòng thời gian hoặc Hướng dẫn bắt đầu, tùy thuộc vào chế độ nào dễ theo dõi nhất.
📌 Phù hợp cho: Bất kỳ kinh doanh nào muốn thay thế các tài liệu phân tán bằng một nguồn thông tin duy nhất cho các quy trình.
10. Mẫu tài liệu quy trình công ty ClickUp
Trong khi mẫu trước đó giúp bạn đang theo dõi các quy trình làm việc trực tiếp dưới dạng công việc, Mẫu Tài liệu Quy Trình Công Ty ClickUp được thiết kế để ghi chép và truyền đạt các quy trình tiêu chuẩn (SOP) của bạn một cách chi tiết.
Hãy xem nó như một cẩm nang sống cho công ty của bạn, bao gồm các chính sách, quy định, hướng dẫn từng bước và tài liệu hỗ trợ cho các bộ phận khác nhau. Điều này đặc biệt hữu ích cho các công ty fintech, thương mại điện tử và tổ chức y tế, nơi hoạt động vận hành là yếu tố quyết định.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích điều này:
- Nhận khung quy trình tiêu chuẩn (SOP) có cấu trúc để ghi chép phạm vi, mục đích, quản trị, đối tượng và công cụ theo một luồng logic.
- Sử dụng biểu đồ RACI tích hợp sẵn để xác định rõ trách nhiệm với các vai trò và trách nhiệm chi tiết.
- Thêm bảng nội dung, băng rôn và biểu tượng để tăng tính rõ ràng và thuận tiện cho việc tra cứu nhanh.
📌 Phù hợp cho: Các nhà lãnh đạo vận hành đang xây dựng quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) cho toàn công ty và các nhóm tuân thủ đang ghi chép các quy trình quản trị và phê duyệt.
🧠 Thực tế thú vị: Biểu đồ RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) có nguồn gốc từ thời kỳ bùng nổ quản lý dự án những năm 1950. Khi các tổ chức như NASA và Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ bắt đầu triển khai các dự án quy mô lớn và phức tạp, các nhà quản lý cần một cách đơn giản để làm rõ ai chịu trách nhiệm về việc gì.
11. Mẫu hướng dẫn onboarding cho nhân viên chung của ClickUp
Việc tiếp nhận nhân viên mới thường gây áp lực cho cả đội ngũ nhân sự và nhân viên mới. Mẫu Onboarding Nhân Viên Chung của ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách liệt kê chi tiết từng bước của quy trình trong một nơi duy nhất. Với mẫu này, bạn có thể tạo ra các lộ trình hướng dẫn chi tiết, chỉ rõ ai chịu trách nhiệm cho từng công việc, thời hạn hoàn thành và giai đoạn onboarding mà nhân viên mới đang ở.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích điều này:
- Sử dụng chế độ xem Hoạt động để xem tất cả các công việc onboarding trong danh sách gọn gàng, dễ thực hiện.
- Theo dõi tiến độ với cột Giai đoạn Onboarding (Hướng dẫn, Đào tạo cơ bản, Thủ tục giấy tờ) để có hiển thị nhanh chóng.
- Sắp xếp tài liệu trong tab Tài liệu Nhân viên để lưu trữ các biểu mẫu, chính sách và thỏa thuận đã ký.
- Thêm bối cảnh với các trường Địa điểm (Trụ sở chính, Nghiên cứu và Phát triển, Trực tuyến) và Loại hoạt động (Sự kiện, Tour, Công việc).
📌 Phù hợp cho: Nhóm nhân sự và quản lý onboarding phụ trách việc tiếp nhận nhiều nhân viên mới từ các bộ phận khác nhau.
12. Mẫu tài liệu dự án ClickUp
Mẫu tài liệu dự án ClickUp tạo ra một trung tâm có cấu trúc và mang thương hiệu, nơi lưu trữ tất cả thông tin dự án từ giai đoạn khởi động đến khi hoàn thành. Khung cấu trúc của nó hoàn hảo để ghi chép các cột mốc quan trọng của dự án, xác định vai trò và lưu trữ bối cảnh mà mọi bên liên quan đều có thể truy cập.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích điều này:
- Thêm thương hiệu với trường Logo Công ty và metadata dự án, như Ngày nộp và Tên Quản lý Dự án.
- Ghi chú các trách nhiệm trong phần Các thành viên chính của nhóm dự án, bao gồm hình ảnh hồ sơ, tên và mô tả vai trò.
- Sử dụng bảng Thành viên đội ngũ với các cột Hồ sơ, Tên & Chức vụ và Mô tả công việc để làm rõ vai trò của từng thành viên.
- Tạo tài liệu mô-đun với các khối có thể tái sử dụng (như phần thông tin nhân viên) có thể thêm hoặc bớt tùy theo nhu cầu.
📌 Phù hợp cho: Quản lý dự án, trưởng nhóm đa chức năng và điều phối viên vận hành cần một khung làm việc nhất quán để thu thập và trình bày chi tiết dự án.
13. Mẫu Yêu cầu Thông tin ClickUp
Mẫu Yêu cầu Thông tin (RFI) của ClickUp cung cấp cho bạn một cách thức tiêu chuẩn để thu thập, đang theo dõi và ưu tiên mọi truy vấn từ nhà cung cấp tại một nơi duy nhất. Thay vì quá trình trao đổi lộn xộn, bạn sẽ nhận được các thông tin đầu vào giúp quá trình ra quyết định trở nên đáng tin cậy hơn.
Mỗi yêu cầu thông tin (RFI) được gửi sẽ được tự động đưa vào không gian làm việc ClickUp của bạn, nơi nó có thể được ghi lại, phân công, ưu tiên và đang theo dõi cho đến khi được giải quyết.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích điều này:
- Bắt đầu yêu cầu với biểu mẫu RFI Submission Form, đã được xây dựng sẵn với các trường thông tin bắt buộc như Tiêu đề RFI, Tên Dự án, Phạm vi và Mức độ ưu tiên.
- Theo dõi tiến độ yêu cầu với các trạng thái tùy chỉnh như Yêu cầu mới, Đang xử lý và Đã gửi phản hồi.
- Lưu trữ dữ liệu quan trọng trong các Trường Tùy chỉnh như Công ty nhà thầu, Thay đổi dòng thời gian và Tài liệu tham khảo để lọc và báo cáo nhanh chóng.
- Truy cập các nhật ký và quy trình làm việc có cấu trúc thông qua chế độ xem tùy chỉnh, bao gồm RFI Log, RFI Scope và Bảng Dự án.
📌 Phù hợp cho: Các công ty xây dựng, quản lý mua sắm và người phụ trách dự án cần một cách để thu thập và trả lời các truy vấn từ nhà cung cấp và nhà thầu.
📖 Xem thêm: Phần mềm hỗ trợ khách hàng tốt nhất cho nhóm IT
14. Mẫu Hướng dẫn Chiến lược Bán hàng ClickUp
Đang xây dựng chiến lược bán hàng? Mẫu Hướng dẫn Chiến lược Bán hàng ClickUp sẽ hỗ trợ bạn. Lập kế hoạch toàn bộ chiến lược của bạn, từ các chiến thuật inbound và outbound đến quy trình từng bước để chốt đơn hàng. Với cấu trúc nội dung hỏi đáp và các trang có thể mở rộng, nó giúp bạn phác thảo mọi thứ, bao gồm vị trí thị trường và thực thi chiến thuật.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích điều này:
- Bắt đầu với trang chính Hướng dẫn Chiến lược Bán hàng và nhánh sang các trang con như Inbound vs. Outbound, Các yếu tố của một chiến lược bán hàng tuyệt vời và Quy trình 7 bước để xây dựng chiến lược bán hàng của bạn.
- Trình bày thông tin dưới định dạng hỏi đáp, với tiêu đề lớn được thiết kế đẹp mắt và biểu tượng để dễ đọc.
- Sử dụng định dạng văn bản phong phú (biểu tượng, màu sắc, chữ in đậm) để làm cho hướng dẫn của bạn dễ đọc và thu hút đối với các nhóm bán hàng bận rộn.
📌 Phù hợp cho: Các nhà lãnh đạo bán hàng, quản lý vận hành doanh thu và nhà sáng lập muốn tiêu chuẩn hóa quy trình bán hàng và đào tạo nhân viên mới nhanh hơn.
💡 Mẹo hữu ích: Viết câu trả lời FAQ sao cho chúng có thể hoạt động như các đoạn văn bản độc lập. Điều này là vì khách hàng tiềm năng có thể gặp chúng trong kết quả tìm kiếm và đọc câu trả lời mà không cần nhấp vào toàn bộ FAQ.
15. Mẫu Hỗ trợ Khách hàng ClickUp
Khi các yêu cầu của khách hàng tích tụ qua email, trò chuyện và cuộc gọi, dễ dàng bỏ sót phản hồi quan trọng. Mẫu Hỗ trợ Khách hàng ClickUp tổ chức mọi yêu cầu vào một quy trình làm việc có cấu trúc. Nó được thiết kế để hỗ trợ cơ sở kiến thức dịch vụ khách hàng theo cấp độ.
Yêu cầu bắt đầu từ cấp độ 1 và có thể được phân loại theo trạng thái, loại hoặc mức độ khẩn cấp, giúp việc phân loại và nâng cấp yêu cầu trở nên dễ dàng.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích điều này:
- Quản lý vé với hơn 20 trạng thái tùy chỉnh, bao gồm "Đang tiến độ", "Đang tạm dừng" và "Chưa được phân công".
- Ghi lại thông tin khách hàng quan trọng trong các trường tùy chỉnh như Tên, Địa chỉ email, Tên công ty, Số điện thoại và Loại yêu cầu.
- Ưu tiên các yêu cầu bằng cách sử dụng các loại yêu cầu được mã màu sắc như Báo cáo vấn đề (đỏ), Yêu cầu cải tiến (xanh lục), và Hỗ trợ sử dụng sản phẩm (hồng)
- Chuyển đổi giữa các chế độ xem chuyên dụng như Tất cả Yêu cầu, Yêu cầu Chưa được Giao, Trò chuyện Nhóm Cấp 1, và Yêu cầu theo Trạng thái để theo dõi khối lượng công việc từ các góc độ khác nhau.
📌 Phù hợp cho: Quản lý hỗ trợ khách hàng, nhóm hỗ trợ khách hàng của các công ty SaaS và các doanh nghiệp kinh doanh thương mại điện tử xử lý lượng lớn câu hỏi từ khách hàng.
16. Mẫu bài đăng Instagram Q&A Time của Canva
Tương tác là yếu tố quan trọng nhất trên mạng xã hội, nhưng việc viết caption dài không phải lúc nào cũng là giải pháp. Mẫu bài đăng Instagram Q&A Time của Canva cung cấp thiết kế tối giản để tổ chức các phiên hỏi đáp tương tác ngay trên dòng thời gian của bạn.
Với định dạng dọc 1080 × 1350 px, bài đăng có kích thước phù hợp với bố cục thân thiện với thuật toán của Instagram, giúp nội dung của bạn trông gọn gàng và chuyên nghiệp.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích điều này:
- Chỉnh sửa chỉ với một cú nhấp chuột bằng nút “Tùy chỉnh mẫu này” của Canva, giúp việc cá nhân hóa trở nên dễ dàng.
- Sử dụng các ô văn bản QUESTION và ANSWER để cấu trúc lời khuyên, FAQ hoặc các phản hồi dựa trên nhu cầu của đối tượng.
- Thêm nhận diện thương hiệu của bạn với trường tên người dùng để nhận diện ngay lập tức.
📌 Phù hợp cho: Người tạo nội dung, huấn luyện viên, nhà tiếp thị và chủ doanh nghiệp nhỏ muốn tổ chức các bài đăng Q&A tương tác trên Instagram.
17. Bản trình bày về xử lý đối tượng của Canva
Mẫu trình bày xử lý phản đối của Canva cung cấp cho bạn một hướng dẫn đào tạo có cấu trúc để huấn luyện nhóm của bạn xử lý sự phản đối một cách tự tin. Với khung hướng dẫn xử lý phản đối, bạn có thể tạo bản đồ các mối quan tâm phổ biến, cung cấp các phản hồi đã được soạn sẵn và hướng dẫn nhân viên bán hàng biến sự phản đối thành tiến độ.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích điều này:
- Tùy chỉnh thương hiệu với mẫu Innovative Company và tài nguyên của nhóm thông qua Bộ công cụ thương hiệu.
- Tổ chức đào tạo trực tiếp với chế độ Present của Canva và thêm thông tin về người trình bày bằng tính năng Ghi chú & Thời lượng.
- Dễ dàng điều hướng bằng thanh tiến độ để theo dõi tiến độ và đang theo dõi.
📌 Phù hợp cho: Quản lý bán hàng, nhóm hỗ trợ bán hàng và lãnh đạo bán hàng B2B cần một tài liệu hướng dẫn sẵn sàng sử dụng để đào tạo nhân viên bán hàng.
18. Mẫu FAQ của Template. net - Tài liệu FAQ cho Sự kiện Tiếp thị của Template. net
Mẫu tài liệu FAQ cho sự kiện tiếp thị của Template.net cung cấp một khung sườn để ghi lại mọi chi tiết quan trọng về sự kiện của bạn dưới định dạng câu hỏi và câu trả lời.
Nó là nhà cung cấp các trường đặt chỗ cho cả câu hỏi và câu trả lời, cũng như metadata tài liệu tích hợp sẵn (tác giả, bộ phận, ngày tháng và số tài liệu). Bạn có thể sử dụng nó như một tài liệu phát cho sự kiện chính thức và cũng là tài liệu tham khảo chính cho nhân viên và người tham dự.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích điều này:
- Thêm thương hiệu của bạn bằng cách sử dụng chỗ trống YOUR LOGO và bao gồm thông tin liên hệ của công ty (email, trang web, mạng xã hội) ở phần đầu.
- Sử dụng các trường trả lời rõ ràng dưới mỗi câu hỏi để cung cấp thông tin nhất quán và dễ đọc.
- Tiết kiệm thời gian với các trường đặt chỗ có dấu ngoặc vuông (ví dụ: [ngày], [địa điểm], [số tiền]) giúp bạn biết cần điền gì.
📌 Phù hợp cho: Những người làm marketing sự kiện, nhóm marketing doanh nghiệp và các agency có kế hoạch tổ chức hội nghị, triển lãm thương mại hoặc các sự kiện quảng bá.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng dữ liệu từ phiếu hỗ trợ khách hàng hoặc nhật ký trò chuyện để xác định thứ tự ưu tiên cho các câu hỏi. Các câu hỏi được tìm kiếm hoặc hỏi nhiều nhất nên luôn được đặt ở đầu trang.
19. Mẫu FAQ về Đơn đăng ký Đại học của Template. net
Các sinh viên tiềm năng thường cảm thấy choáng ngợp bởi quy trình tuyển sinh. Mẫu FAQ về Đơn đăng ký Đại học của Template. net tổ chức tất cả thông tin này theo một định dạng chuyên nghiệp, trả lời các câu hỏi phổ biến nhất mà sinh viên và phụ huynh thường gặp.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích điều này:
- Tính năng logo trường đại học và thông tin liên hệ (địa chỉ, email, số điện thoại, trang web) trong tiêu đề để dễ dàng tra cứu.
- Thêm ngày hiệu lực (Effective Date) để học sinh biết thông tin là mới nhất.
- Phân chia các yêu cầu phức tạp thành danh sách gạch đầu dòng (ví dụ: bảng điểm, thư giới thiệu, biểu mẫu đăng ký) để tăng tính rõ ràng.
📌 Phù hợp cho: Các văn phòng tuyển sinh đại học, phòng đăng ký và nhóm tiếp thị của trường đại học hướng dẫn sinh viên tiềm năng qua quy trình nộp đơn.
20. Câu hỏi thường gặp về Dịch vụ VÀ Sản phẩm của mẫu. net
Mẫu FAQ cho Sản phẩm và Dịch vụ của Template. net cung cấp cho bạn một định dạng gọn nhẹ, kiểu brochure, bao quát các thông tin cơ bản đồng thời cũng là một tài liệu thương hiệu có thể phát tại các sự kiện hoặc gửi dưới dạng PDF kỹ thuật số. Với thiết kế gấp ba, mẫu này kết hợp giáo dục và hỗ trợ trong một địa điểm tiện lợi.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích điều này:
- Sử dụng bảng Learn More để hướng dẫn khách truy cập website và khách hàng tùy chỉnh đến các hướng dẫn, bài hướng dẫn và thông số kỹ thuật sản phẩm.
- Nổi bật bằng chứng xã hội với các phần dành cho nghiên cứu trường hợp, tài liệu trắng và đánh giá của khách hàng.
- Thêm quyền truy cập hỗ trợ trực tiếp vào bảng Cần hỗ trợ thêm? với các trường đặt chỗ cho số điện thoại, email và trang web.
📌 Phù hợp cho: Đội ngũ hỗ trợ khách hàng, doanh nghiệp kinh doanh và nhà cung cấp dịch vụ muốn có một tài liệu FAQ chuyên nghiệp cho khách hàng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thêm ngày "cập nhật lần cuối" để cho khách hàng thấy nội dung của bạn được duy trì thường xuyên, giúp họ yên tâm rằng thông tin luôn được cập nhật.
Làm thế nào ClickUp có thể hỗ trợ các câu hỏi thường gặp trên toàn công ty?
ClickUp không chỉ là một kho mẫu. Nó còn là phần mềm quản lý kiến thức của bạn, nơi mọi FAQ, tài liệu và quy trình làm việc được lưu trữ cùng nhau trong một không gian làm việc kết nối. Về bản chất, ClickUp giải quyết vấn đề làm việc không kết nối và việc sử dụng quá mức các công cụ AI chuyên biệt, phân mảnh, hay còn gọi là "AI Sprawl" .
Lợi ích lớn nhất? Không chỉ ghi chép câu trả lời, bạn còn có thể áp dụng chúng. Với tất cả công cụ tập trung tại một nơi, các câu hỏi thường gặp của bạn luôn được cập nhật, linh hoạt và gắn kết chặt chẽ với công việc hàng ngày của bạn.
Tìm kiếm kiến thức và trả lời câu hỏi với ClickUp Brain và Brain MAX
Bạn đã sử dụng ClickUp Brain để tạo FAQ liên kết với quy trình làm việc và quy trình của mình? Nó có thể làm được nhiều hơn thế. ClickUp Brain có tích hợp công cụ tìm kiếm doanh nghiệp, hoạt động như một nền tảng duy nhất cho tìm kiếm sâu dựa trên AI và câu trả lời có ngữ cảnh. Bạn có thể đặt câu hỏi sâu và nhận được câu trả lời giàu ngữ cảnh (kèm theo trích dẫn và đề xuất hành động), thay vì chỉ là danh sách liên kết.
Với mức độ bảo mật doanh nghiệp (GDPR, ISO, HIPAA, SOC 2) và không lưu trữ dữ liệu của bên thứ ba, ClickUp được thiết kế để cung cấp tìm kiếm tổ chức an toàn và quy mô hiện đại.
Tại sao lại dừng lại ở đó? Từ việc tóm tắt các ghi chú cuộc họp dài thành các điểm chính dễ hiểu đến việc soạn thảo các phản hồi nhanh cho các truy vấn lặp lại của khách hàng, ClickUp Brain giúp các nhóm giảm bớt các công việc lặp lại ở mọi cấp độ.
Với tư cách là công cụ AI hỗ trợ dịch vụ khách hàng, nó có thể trích xuất các mục cần thực hiện từ phản hồi của khách hàng hoặc dịch nội dung cho các nhóm toàn cầu, giúp các câu hỏi thường gặp của bạn luôn phù hợp và dễ tiếp cận với mọi người.
Brain MAX đi một bước xa hơn. Đây là ứng dụng AI siêu việt thực sự hiểu rõ quy trình làm việc và nhu cầu kiến thức của bạn. Dưới đây là cách thức hoạt động:
- Tìm kiếm ngay lập tức trên ClickUp, Google Drive, GitHub, OneDrive, SharePoint và tất cả các ứng dụng kết nối của bạn — cùng với web — để nhanh chóng tìm thấy bất kỳ tệp, tài liệu hoặc tệp đính kèm nào bạn cần để trả lời các câu hỏi thường gặp hoặc cập nhật cơ sở kiến thức của mình.
- Sử dụng Talk to Text để đặt câu hỏi, ghi âm các mục nhập FAQ mới hoặc lệnh công việc bằng giọng nói — rảnh tay, từ bất kỳ đâu.
- Thay thế hàng chục công cụ AI không liên kết, như ChatGPT, Claude và Gemini, bằng một giải pháp duy nhất, có ngữ cảnh và sẵn sàng cho doanh nghiệp.
Xem video này để tìm hiểu phần mềm tìm kiếm doanh nghiệp tốt nhất cho bạn và nhóm của bạn:
Tự động hóa quy trình làm việc của bạn với ClickUp Autopilot Agents
Việc cập nhật FAQ và tài liệu có thể cảm thấy như một công việc toàn thời gian. Đó là lúc các Trợ lý Tự động ClickUp bước vào. Bạn có sẵn nhiều trợ lý đã được xây dựng sẵn để sử dụng:
- Auto-Answers Agent: Cung cấp câu trả lời trực tiếp trong các chủ đề trò chuyện, lý tưởng cho các phản hồi nhanh theo phong cách FAQ trong thời gian thực.
- Daily Report Agent: Tự động đăng tóm tắt tiến độ công việc hôm nay vào không gian, danh sách công việc hoặc kênh mà bạn đã chọn.
- Báo cáo hàng tuần và Báo cáo họp đứng của nhóm: Gửi các bản cập nhật định kỳ hoặc tóm tắt họp đứng.
Và đây là phần thú vị hơn nữa. Bạn có thể tạo riêng cho mình một Trợ lý Tự động Hóa Tùy chỉnh bằng công cụ xây dựng không cần mã của ClickUp. Trên thực tế, điều đó có nghĩa là bạn có thể:
- Đánh dấu các bài viết FAQ đã lỗi thời và đăng nhắc nhở để cập nhật chúng trong kênh liên quan.
- Phát hiện các câu hỏi lặp lại của khách hàng thông qua các biểu mẫu hoặc thẻ chat, sau đó soạn thảo các mục FAQ mới để xem xét.
- Tóm tắt ghi chú cuộc họp hoặc bản tóm tắt dự án và tự động đăng các nhiệm vụ cần thực hiện mà không cần nhắc nhở thủ công.
Quản lý kiến thức với ClickUp Docs
Bạn có nhớ rằng hầu hết các mẫu chúng ta đã đề cập trước đó đều được tạo bằng ClickUp Tài liệu không? Điều đó không phải ngẫu nhiên. Tài liệu chính là nền tảng của các FAQ.
Bạn có thể hợp tác trực tuyến, nhúng phương tiện truyền thông như video hoặc sơ đồ, và thậm chí liên kết trực tiếp các tài liệu Docs với các công việc. Với tính năng kiểm soát phiên bản và trợ lý viết AI tích hợp, Docs đảm bảo thư viện FAQ của bạn luôn được hoàn thiện và cập nhật liên tục.
Khi tài liệu của bạn phát triển, chúng sẽ trở thành một cơ sở kiến thức. Với Quản lý Kiến thức ClickUp, bạn có thể tạo ra một trung tâm thông tin có cấu trúc, có thể tìm kiếm, giúp thông tin của công ty được tổ chức và truy cập dễ dàng.
Giữ cho nó luôn được cập nhật với:
- Các câu trả lời AI được kết nối tức thì
- Nhập liệu bảo mật
- Mẫu Wiki & chỉnh sửa dễ dàng
- Quyền truy cập nâng cao & lịch sử phiên bản
- Tài liệu Hub
Tìm mọi câu trả lời tại một nơi với ClickUp
Hầu hết các mẫu FAQ bạn tìm thấy trực tuyến đều tĩnh; chúng chứa thông tin nhưng không thể thích ứng. Mẫu ClickUp thì khác. Chúng được thiết kế để linh hoạt theo quy trình làm việc của bạn, giúp FAQ của bạn phát triển cùng với nhóm thay vì đứng yên.
Với ClickUp Tài liệu, bạn có thể duy trì mọi thứ hợp tác và dễ dàng cập nhật, trong khi ClickUp Brain giúp soạn thảo, hoàn thiện và thậm chí tự động cập nhật câu trả lời khi có thay đổi. Kết quả? Một trung tâm FAQ luôn mới mẻ, không lỗi thời.
Đăng ký ClickUp miễn phí và bắt đầu tạo các FAQ thông minh hơn. ✅