Cân bằng giữa các cuộc họp, thời hạn và mục tiêu cá nhân có thể giống như một công việc toàn thời gian. Nếu không có hệ thống có cấu trúc và chiến lược quản lý thời gian vững chắc, ngày của bạn có thể nhanh chóng trở thành một mớ công việc bị bỏ lỡ, sự xao lãng và căng thẳng không cần thiết.
Mỗi ngày, một người trung bình mất hơn 75 phút cho những công việc không mang lại kết quả.
Vậy, các chuyên gia, sinh viên và doanh nhân thành công làm thế nào để luôn dẫn đầu? Họ sử dụng phương pháp phân chia thời gian, chia ngày của bạn thành các khoảng thời gian dành riêng cho các công việc cụ thể, giúp bạn tập trung và làm việc hiệu quả hơn trong tuần.
Tuy nhiên, việc lập lịch trình từ đầu có thể rất tẻ nhạt. Đó là lúc các mẫu phân chia thời gian trong Excel phát huy tác dụng. Các công cụ được tạo sẵn này, bao gồm các mẫu hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng, giúp loại bỏ việc phỏng đoán, giúp bạn lập kế hoạch lịch trình của mình một cách rõ ràng và nhất quán hơn.
Điều gì tạo nên một mẫu phân chia thời gian tốt?
Mẫu phân chia thời gian giúp bạn sắp xếp công việc để đạt được mục tiêu và theo dõi hiệu quả để nâng cao năng suất. Mẫu này giải quyết các vấn đề về quản lý thời gian và đảm bảo bạn tận dụng tối đa từng phút bằng cách phân bổ thời gian cho từng công việc một cách chiến lược.
Dưới đây là những điều bạn nên lưu ý khi chọn mẫu:
- Dễ dàng tùy chỉnh: Tìm mẫu dễ dàng tùy chỉnh theo mục tiêu và công việc của bạn mà không cần nỗ lực thêm. Với định dạng có thể tùy chỉnh, bạn có thể lập kế hoạch công việc cá nhân và công việc chuyên môn một cách nhất quán
- Dễ dàng theo dõi: Ưu tiên mẫu với nhãn, khối và biểu tượng rõ ràng để dễ dàng phát hiện các ưu tiên, thời hạn, trùng lặp và thời gian rảnh. Càng dễ theo dõi, bạn càng có khả năng tuân thủ lịch trình
- Tính năng tự động hóa: Chọn mẫu cho phép bạn tự động hóa nhắc nhở, tính toán và các công việc quan trọng khác để không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ việc quan trọng nào. Điều này giúp cập nhật lịch trình của bạn mà không cần nỗ lực thủ công liên tục
- Điều chỉnh mục tiêu: Chọn mẫu cho phép bạn lập bản đồ các dự án ngắn hạn và dài hạn để mỗi khối đều đóng góp vào tiến độ. Mẫu được điều chỉnh phù hợp giúp bạn tập trung
- Không gian cho ghi chú: Chọn mẫu có thêm ghi chú và nhận xét để tối ưu hóa quy trình làm việc và kế hoạch. Điều này giúp bạn có không gian để theo dõi hoặc tham khảo sau này
- Hợp tác hiệu quả: Chọn mẫu cho phép bạn giao tiếp và hợp tác với nhóm để mọi người luôn đồng bộ và cập nhật thông tin. Truy cập thời gian thực giúp tránh trùng lặp hoặc bỏ lỡ cập nhật
➡️ Cũng nên đọc: Mẫu phân chia thời gian (hàng tuần, hàng ngày và hàng tháng)
Mẫu phân chia thời gian trong Excel để khám phá
Cho dù bạn đang lập kế hoạch lịch làm việc, xử lý các công việc lặp lại hay cố gắng sắp xếp danh sách công việc hàng ngày, mẫu phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt.
Dưới đây là những mẫu phân chia thời gian miễn phí được chúng tôi lựa chọn:
1. Mẫu phân chia thời gian hàng tuần trong Excel của Microsoft
Mẫu chặn lịch hàng tuần của Microsoft Excel giúp bạn lập kế hoạch cho cả tuần. Mẫu này giúp phân bổ các công việc cụ thể vào các ngày cụ thể trong tuần để bạn không bao giờ bỏ lỡ cam kết hoặc thời hạn quan trọng.
Bộ kế hoạch hàng tuần này kết hợp các yếu tố của lịch và danh sách việc cần làm, cung cấp cho bạn bố cục đơn giản để sắp xếp các công việc, cuộc họp và ưu tiên lặp lại. Định dạng gọn gàng giúp việc lập kế hoạch hàng tuần trở nên dễ dàng hơn và dễ thực hiện hơn.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Danh sách mục tiêu, việc cần làm và thời hạn trong tuần
- Đạt được mục tiêu và thời hạn hàng tuần với cái nhìn tổng quan rõ ràng về các ưu tiên của bạn
- Bao gồm bất kỳ ghi chú hoặc nhận xét nào để tham khảo
- Đánh dấu trạng thái của các công việc bằng menu thả xuống để dễ theo dõi hơn
🔑 Lý tưởng cho: Sinh viên, nhân viên và quản lý muốn sắp xếp tuần thành các công việc nhỏ, có thể thực hiện được
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn đang băn khoăn không biết cách sử dụng ứng dụng phân chia thời gian đúng cách để tăng hiệu quả?
Dưới đây là một số chiến lược bạn có thể áp dụng:
- 🕒 Bắt đầu bằng cách phân chia các công việc quan trọng nhất trong giờ cao điểm
- 🧠 Nhóm các công việc tương tự lại với nhau để giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh
- 🔔 Đặt nhắc nhở cho từng khối để luôn đi đúng hướng mà không cần liên tục kiểm tra đồng hồ
- 📅 Xem lại và điều chỉnh lịch trình phân khối thời gian hàng tuần để phù hợp hơn với mục tiêu
2. Mẫu lịch trình hàng ngày Excel của Microsoft
Bạn đang phải xoay xở giữa nhiều công việc và thời hạn khác nhau? Mẫu Lịch trình hàng ngày của Excel do Microsoft cung cấp, tích hợp với lịch kỹ thuật số, giúp quản lý thời gian dễ dàng hơn cho những người phải làm nhiều việc cùng lúc. Mẫu này cung cấp định dạng có cấu trúc để lập kế hoạch cho ngày và tuần của bạn.
Mẫu này chia ngày của bạn thành các khoảng thời gian cụ thể, giúp bạn dễ dàng thực hiện các công việc, cuộc họp hoặc giờ nghỉ. Cho dù bạn đang quản lý thói quen cá nhân, công việc hành chính hay trách nhiệm nghề nghiệp, mẫu này sẽ giúp bạn sắp xếp và tổ chức ngày của mình một cách hiệu quả.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Chỉnh sửa khoảng thời gian và khối tập trung theo lịch trình của bạn để lên kế hoạch cho ngày của bạn một cách hiệu quả
- Thêm các công việc và ghi chú quan trọng để tham khảo nhanh trong ngày
- Tùy chỉnh chủ đề, phông chữ và các yếu tố khác theo sở thích của bạn
🔑 Lý tưởng cho: Sinh viên, chuyên gia làm việc và quản lý muốn sắp xếp các ngày trong tuần theo khoảng thời gian để có lịch trình toàn diện
3. Mẫu lịch làm việc của nhân viên Excel của Microsoft
Việc thay đổi ca làm việc của nhân viên không theo kế hoạch có thể dẫn đến sự nhầm lẫn và trùng lặp nỗ lực. Mẫu Lịch làm việc của nhân viên trong Excel của Microsoft giúp việc lập kế hoạch lịch làm việc hàng tuần của nhóm bạn trở nên có tổ chức hơn.
Mẫu được bố trí theo khoảng thời gian một giờ từ Monday đến Sunday. Các thành viên trong nhóm của bạn có thể tham khảo mẫu này khi cần làm rõ hoặc phải liên hệ với ai đó, đảm bảo ca làm việc được xử lý hiệu quả.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Tự động tính tổng số giờ làm việc của từng nhân viên để tránh lỗi tính toán và đảm bảo mức lương công bằng
- Tạo lịch trình khác nhau cho từng ngày trong tuần trên các trang tính riêng biệt để tránh nhầm lẫn
- Chỉnh sửa các cột, khoảng thời gian và các yếu tố khác để phù hợp với lịch trình và cấu trúc của nhóm bạn
🔑 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý, giám sát và trưởng nhóm muốn sắp xếp lịch trình của nhân viên
4. Mẫu phân chia thời gian hàng tháng trong Excel của Replicon
Dựa trên phương pháp chủ đề theo ngày, Mẫu phân chia thời gian hàng tháng trong Excel của Replicon cung cấp tổng quan toàn diện về lịch trình hàng tháng của bạn. Mẫu kế hoạch hàng tháng này cho phép bạn chia các dự án thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn để đảm bảo lập kế hoạch và thực hiện hiệu quả.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Nhập danh sách việc cần làm cùng với mô tả công việc và bất kỳ ghi chú cụ thể nào
- Đánh dấu trạng thái của từng công việc để theo dõi nhanh chóng
- Gán công việc cụ thể cho mỗi ngày để mọi thứ được sắp xếp gọn gàng và đúng thời hạn
🔑 Lý tưởng cho: Freelancer và nhà quản lý muốn tổ chức các dự án và lịch trình dài
5. Mẫu phân chia thời gian hai tuần một lần trong Excel của Float
Để đi đúng hướng, bạn cần chia công việc thành các phần nhỏ dễ quản lý và lập kế hoạch thời gian một cách khôn ngoan. Mẫu phân chia thời gian hai tuần một lần của Excel do Float cung cấp một cách rõ ràng, có cấu trúc để lập bản đồ công việc, phân bổ thời gian và phát hiện các xung đột tiềm ẩn trước khi chúng làm ảnh hưởng đến lịch trình dự án của bạn. Mẫu này giúp bạn duy trì đà làm việc và cân bằng khối lượng công việc một cách dễ dàng.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Đặt khối thời gian và phân công công việc cho mỗi ngày trong tuần
- Bao gồm hoặc loại trừ cuối tuần khỏi quá trình lập kế hoạch, tùy thuộc vào lịch trình công việc và sở thích của bạn
- Tùy chỉnh chủ đề theo thương hiệu và dự án của bạn
🔑 Lý tưởng cho: Chuyên gia, freelancer, sinh viên và nhà quản lý muốn phân chia công việc của một dự án trong khoảng thời gian 2 tuần
6. Mẫu phân chia thời gian trong Excel của HubSpot
Việc kiểm soát thời gian và quản lý tất cả các công việc đã lên lịch trước thời hạn có vẻ phức tạp? Mẫu phân chia thời gian trong Excel của HubSpot giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch từng chi tiết nhỏ, bao gồm cả việc phân lô công việc, để lập kế hoạch hiệu quả.
Mẫu phân chia thời gian này bao gồm các công cụ giúp bạn giảm thiểu thời gian ra quyết định và tránh bị gián đoạn, đặc biệt là đối với các công việc khẩn cấp. Bạn có thể tăng năng suất bằng cách lập kế hoạch chi tiết cho từng công việc và nhóm các công việc tương tự lại với nhau.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Sử dụng hộp kiểm để đánh dấu công việc đã hoàn thành
- Lập kế hoạch công việc hàng ngày và hàng tuần trong một mẫu
- Tạo cấu trúc có chủ đích cho ngày của bạn bằng cách phân bổ thời gian cho các công việc một cách thực tế
🔑 Phù hợp cho: Chuyên gia, freelancer, sinh viên và quản lý đang tìm kiếm cách tổ chức lịch trình hàng ngày theo giờ
7. Mẫu kế hoạch hàng ngày 30 phút trong Excel của Quidlo
Mẫu Lịch trình hàng ngày 30 phút trong Excel của Quidlo giúp bạn xây dựng lịch trình hiệu quả và linh hoạt. Với mẫu lịch trình hàng ngày này, bạn có thể lập bản đồ cả ngày của mình thành các khối nửa giờ với mô tả chi tiết, giúp bạn kiểm soát thời gian tốt hơn và cho phép bạn có ý định rõ ràng về từng công việc cần hoàn thành.
Bố cục này rất phù hợp để quản lý các công việc nhỏ, cuộc họp nhanh hoặc các sprint công việc tập trung mà không cảm thấy quá tải.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Áp dụng kỹ thuật Pomodoro để quản lý thời gian hiệu quả
- Chia ngày thành các khoảng thời gian 30 phút để cân bằng giữa việc hoàn thành công việc đúng thời hạn và tính linh hoạt
- Liệt kê tất cả các công việc cần hoàn thành trong ngày tại một nơi, cùng với các ghi chú cụ thể về bối cảnh
- Theo dõi tiến độ và điều chỉnh lịch trình khi cần thiết
🔑 Phù hợp cho: Freelancer, chuyên gia và sinh viên muốn tổ chức các ngày làm việc cố định 8 giờ
8. Mẫu phân chia thời gian trong Excel của ProjectManager
Mẫu phân chia thời gian của ProjectManager giúp bạn dễ dàng kiểm soát ngày của mình và quản lý thời gian tốt hơn. Chỉ cần phân chia thời gian cho công việc cần tập trung, cuộc họp và giờ nghỉ — tất cả trong một trang Excel đơn giản. Mẫu này giúp bạn đi đúng hướng, tránh bị phân tâm và hoàn thành công việc. Cho dù bạn đang quản lý một nhóm hay chỉ cố gắng vượt qua sự trì hoãn, mẫu này sẽ hỗ trợ bạn.
🌟 Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Dành thời gian cụ thể cho từng hoạt động để ngày làm việc của bạn diễn ra suôn sẻ
- Đánh dấu trạng thái ưu tiên của từng công việc để lập lịch hiệu quả
- Thêm thông tin cụ thể về từng công việc vào cột ghi chú
- Tạo lịch trình cho cả tuần để duy trì năng suất và tiến độ công việc
🔑 Lý tưởng cho: Sinh viên, chuyên gia, freelancer và nhà quản lý muốn duy trì lịch trình hiệu quả và có tổ chức trong suốt tuần
Hạn chế khi sử dụng Excel để phân chia thời gian
Mặc dù Excel là công cụ tiện lợi và dễ sử dụng để tạo lịch chặn thời gian, nhưng nó cũng có những nhược điểm, đặc biệt là khi quản lý lịch trình phức tạp hoặc làm việc với một nhóm.
Dưới đây là một số giới hạn phổ biến khi sử dụng Excel để phân khối thời gian:
- Thiếu sự hợp tác thời gian thực: Nếu một người cập nhật bảng tính, những người khác có thể không thấy ngay những thay đổi, đặc biệt là nếu họ đang làm việc trên phiên bản cục bộ hoặc gửi email qua lại, vì Excel không được thiết kế để chỉnh sửa đồng thời
- Vấn đề kiểm soát phiên bản: Khi nhiều người chỉnh sửa cùng một tài liệu hoặc chuyển đổi giữa các thiết bị, bạn có thể mất dấu phiên bản cập nhật nhất. Ngoài ra, một thành viên trong nhóm có thể vô tình chỉnh sửa các ô, dẫn đến sự kém hiệu quả và nhầm lẫn
- Quản lý dữ liệu lớn không hiệu quả: Khi các công việc trong ngày, tháng, tuần chồng chất, bảng tính có thể trở nên lộn xộn, chậm và khó điều hướng
- Thiếu tự động hóa: Bạn không có các tùy chọn như nhắc nhở tích hợp sẵn hoặc tự động lên lịch, và mọi thứ đều phụ thuộc vào xử lý thủ công, dẫn đến căng thẳng và hỗn loạn
Các mẫu phân chia thời gian trong Excel khác để khám phá
Các mẫu phân chia thời gian trong Excel là một điểm khởi đầu tuyệt vời, nhưng như chúng ta đã thấy, chúng có thể còn thiếu sót về tự động hóa, cộng tác và mở rộng quy mô.
Đó là lúc các giải pháp thay thế hiện đại như mẫu phân chia thời gian của ClickUp phát huy tác dụng. Với các tính năng thông minh như cập nhật thời gian thực, nhắc nhở và lập kế hoạch dựa trên AI, các mẫu này vượt xa các bảng tính tĩnh để giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.
Là ứng dụng tất cả trong một cho công việc, ClickUp không chỉ giúp bạn phân chia thời gian mà còn cho phép bạn quản lý công việc, mục tiêu, dự án và quy trình làm việc trên một nền tảng tập trung, để bạn có thể tận dụng tối đa từng phút, từng ngày.
Dưới đây là một số tùy chọn hiệu quả để bạn tham khảo:
1. Mẫu phân chia thời gian hàng ngày của ClickUp
Bạn đang cố gắng tìm hiểu thời gian của mình đang được sử dụng vào việc gì? Mẫu phân chia thời gian hàng ngày của ClickUp giúp bạn lập kế hoạch cho ngày của mình để đảm bảo năng suất tối đa và tránh kiệt sức.
Mẫu này cung cấp phương pháp có cấu trúc để tìm ra giờ làm việc hiệu quả nhất của bạn, để bạn có thể giải quyết các công việc quan trọng nhất khi có sức chứa, năng lượng và sự tập trung cao nhất.
Chế độ xem Lịch tích hợp giúp bạn xem dòng thời gian của các công việc dựa trên cài đặt của bạn. Bạn có thể tránh bị phân tâm bằng cách thiết lập cấu trúc rõ ràng để ghi lại ý tưởng và công việc ưu tiên thấp hơn.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Tạo các khối thời gian bằng cách sử dụng ước lượng thời gian và chia công việc thành các khoảng thời gian buổi sáng, buổi chiều và buổi tối
- Phân loại công việc để lập kế hoạch và phân tích có cấu trúc
- Sử dụng Bảng trắng ClickUp để tạo ma trận ưu tiên và có cái nhìn tổng quan về các công việc trong mẫu
- Hãy suy ngẫm về lòng biết ơn, ý định, sự tự nhận thức và sự phát triển để duy trì kết nối với mục tiêu và bản thân
🔑 Lý tưởng cho: Sinh viên, chuyên gia và doanh nhân muốn có phương pháp quản lý thời gian có cấu trúc và phân tích nỗ lực so với tác động của công việc
2. Mẫu ClickUp Time Box
Phân chia thời gian có nhiều lợi ích. Đây là cách hiệu quả để hoàn thành công việc đúng hạn, đảm bảo tập trung vào công việc và chất lượng đầu ra. Mẫu ClickUp Time Box giúp bạn dễ dàng tận dụng cả hai lợi ích này.
Chúng giúp bạn lập kế hoạch thời gian chính xác cho từng công việc, tránh lãng phí nỗ lực.
Phân loại công việc thành các loại khác nhau: cuộc họp, công việc, sự kiện, giờ nghỉ hoặc các tùy chọn tùy chỉnh khác. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về số phút hoặc số giờ bạn dành cho mỗi công việc, đảm bảo kiểm soát thời gian và nguồn lực tốt hơn.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Lập danh sách công việc và đặt ưu tiên để lập kế hoạch công việc hiệu quả
- Suy ngẫm về những việc bạn đã làm đúng và những điểm cần cải thiện
- Chặn các trang web gây xao lãng khi làm việc để đảm bảo tập trung hoàn toàn
- Nhắc nhở bản thân nghỉ ngơi giữa các công việc lặp lại và tránh làm việc quá sức
🔑 Lý tưởng cho: Chuyên gia, sinh viên và freelancer muốn tối đa hóa năng suất và giảm thiểu sự phân tâm
3. Mẫu phân bổ thời gian ClickUp
Làm thế nào để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc khi mọi việc đều có vẻ khẩn cấp và quan trọng? Rất đơn giản. Sử dụng Mẫu phân bổ thời gian ClickUp.
Nó cung cấp một phương pháp có cấu trúc để lập kế hoạch và quản lý dự án, giúp nhóm tập trung. Đối với mỗi công việc, bạn có thể thêm người được giao, mức độ ưu tiên của công việc, ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, ước lượng thời gian và thời gian thực tế được theo dõi, để mọi người làm việc đúng công việc vào đúng thời điểm.
Với cấu trúc rõ ràng và dễ hiểu, bạn có thể hoàn thành công việc đúng hạn mà không ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Thiết lập nhắc nhở cho từng công việc để tuân thủ lịch trình
- Phân tích thời gian dành cho từng hoạt động và xác định các khu vực có thể cắt giảm thời gian
- Tạo công việc cùng với trạng thái ưu tiên và phân công cho các thành viên trong nhóm để phân phối công việc hiệu quả
- Chia công việc thành các loại công việc khác nhau bằng Trường Tùy chỉnh ClickUp để phân tích chuyên sâu và hiệu quả hơn
🔑 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý nhóm và doanh nhân muốn quản lý dự án và hoàn thành chúng đúng hạn một cách hiệu quả
4. Mẫu phân chia thời gian công việc ClickUp
Việc xác định luồng công việc không cần phải lọc qua vô số bảng phân chia thời gian. Mẫu phân chia lịch làm việc ClickUp cho phép bạn tạo một lịch trình riêng ở một nơi để bạn biết ai đang làm việc gì và khi nào công việc cần hoàn thành.
Từ giai đoạn lập kế hoạch đến thực hiện, mẫu này giúp bạn xác định các công việc phụ thuộc lẫn nhau và tránh tình trạng lên lịch quá dày. Bạn có thể thấy thời gian được sử dụng như thế nào để sắp xếp các công việc một cách trực quan cho một phạm vi ngày cụ thể trong tuần.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Tạo biểu mẫu lập lịch để liệt kê tất cả các công việc của dự án và thêm tất cả các chi tiết liên quan
- Thêm mục tiêu hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng để có cái nhìn tổng quan hơn về bức tranh toàn cảnh
- Lập danh sách loại, danh mục, tình trạng sẵn sàng và vị trí của các công việc đã lên kế hoạch để xác định mức độ ưu tiên và sự phụ thuộc một cách hiệu quả
🔑 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý nhóm và chuyên gia muốn tạo lịch trình dự án toàn diện và xác định các yếu tố phụ thuộc để hoàn thành dự án đúng hạn
5. Mẫu lập lịch khối ClickUp
Quản lý nhiều dự án, thời hạn và tài nguyên có vẻ quá sức với bạn? Mẫu Lập lịch khối ClickUp giúp bạn hình dung và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hoạt động bằng tính năng kéo và thả đơn giản.
Ngoài ra, trình theo dõi thời gian cho phép bạn ghi lại thời gian thực hiện mỗi hoạt động, giúp bạn sắp xếp các dự án thành các khối thời gian.
Cho dù bạn đang làm việc trong một dự án mới hay chuẩn bị ra mắt sản phẩm, mẫu này sẽ giúp bạn sắp xếp công việc và tập trung hơn.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Phân loại công việc theo bộ phận và loại để lập kế hoạch hiệu quả
- Kiểm tra khối lượng công việc của từng bộ phận theo tiến độ trong tuần để tránh tình trạng quá tải
- Tạo dòng thời gian công việc để phân tích và điều chỉnh nhằm đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả
- Xem tổng quan công việc để biết ai đang làm việc gì và vào thời gian nào
🔑 Lý tưởng cho: Người quản lý thời gian, quản lý dự án và doanh nhân muốn tổ chức dòng thời gian dự án tốt hơn
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn đang băn khoăn làm thế nào để duy trì năng suất làm việc hàng ngày? Các giải pháp quản lý thời gian của ClickUp giúp bạn tập trung và đi đúng hướng. Với các tính năng lập lịch nâng cao, phân chia thời gian và theo dõi công việc, bạn sẽ hoàn thành danh sách công việc cần làm một cách dễ dàng như một chuyên gia.
6. Mẫu lịch làm việc theo ca của ClickUp
Tổ chức công việc và lên lịch ca làm việc cho nhóm của bạn đòi hỏi kế hoạch kỹ lưỡng. Mẫu Lịch làm việc theo ca của ClickUp giúp việc này trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
Mẫu lịch chặn thời gian cung cấp tổng quan rõ ràng về ca làm việc của nhân viên để dễ theo dõi và điều chỉnh. Bạn nhận được thông tin cập nhật theo thời gian thực về các nhóm làm việc tại các địa điểm khác nhau, giảm chi phí liên quan đến xung đột lịch trình và thay đổi vào phút chót.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Tạo danh sách hoạt động và phân công ca làm việc dựa trên tình trạng sẵn sàng và sở thích của nhóm
- Ghi lại lý do vắng mặt, theo dõi để xác định xu hướng và tránh tình trạng vắng mặt quá nhiều
🔑 Lý tưởng cho: Các chuyên gia, quản lý từ xa và quản lý nhóm muốn phân công ca làm việc cho nhân viên một cách công bằng mà không làm gián đoạn quy trình làm việc
7. Mẫu bảng quản lý thời gian cá nhân ClickUp
Việc xoay xở giữa các công việc cá nhân và công việc chuyên môn mà không có kế hoạch là công thức dẫn đến sự hỗn loạn hoàn toàn. Mẫu bảng quản lý thời gian cá nhân ClickUp là liều thuốc giải độc.
Mẫu này cung cấp một khung để ghi lại mọi hoạt động tại một địa điểm và phân tích thời gian chi tiết đến từng phút. Dựa trên cài đặt tùy chỉnh, bạn có thể xem tổng quan tất cả các thời hạn liên quan đến gia đình và văn phòng để lập kế hoạch dễ dàng hơn.
Cho dù bạn muốn thiết lập thói quen cho các công việc hàng ngày hay lập kế hoạch cho một dự án lớn và phức tạp, mẫu này sẽ giúp bạn hoàn thành mọi việc đúng hạn.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Phân loại công việc thành công việc cá nhân hoặc công việc của khách hàng để có cái nhìn tổng quan về những việc cần làm và thời gian hoàn thành
- Tổ chức tất cả tên khách hàng và yêu cầu của họ ở một nơi
- Ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi hoạt động bằng tính năng theo dõi thời gian có sẵn của ClickUp
- Đặt công việc lặp lại và nhắc nhở để xem xét tiến độ
🔑 Lý tưởng cho: Sinh viên, chuyên gia và freelancer muốn cân bằng công việc cá nhân và công việc chuyên môn
📮 ClickUp Insight: 92% nhân viên tri thức sử dụng các chiến lược quản lý thời gian được cá nhân hóa. Tuy nhiên, hầu hết các công cụ quản lý quy trình làm việc hiện nay vẫn chưa cung cấp các tính năng quản lý thời gian hoặc sắp xếp ưu tiên tích hợp mạnh mẽ, điều này có thể cản trở việc sắp xếp ưu tiên hiệu quả.
Các tính năng lập lịch và theo dõi thời gian dựa trên AI của ClickUp có thể giúp bạn biến những phỏng đoán này thành quyết định dựa trên dữ liệu. Nó thậm chí có thể đề xuất các khoảng thời gian tập trung tối ưu cho các công việc. Xây dựng hệ thống quản lý thời gian tùy chỉnh phù hợp với cách bạn thực sự làm việc!
8. Mẫu lịch trình cá nhân ClickUp
Mẫu Lịch trình cá nhân ClickUp giúp bạn lập kế hoạch hiệu quả để không phải lo lắng về việc bỏ lỡ thời hạn hoặc quản lý công việc kém hiệu quả.
Mẫu này giúp bạn nhận ra các công việc ưu tiên và xác định các cam kết trong tương lai để sử dụng thời gian và năng lượng của mình hiệu quả hơn. Mẫu này cũng cho bạn hiển thị thời gian rảnh rỗi để tránh trùng lặp, đặt lịch hai lần và làm việc quá sức.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Tạo biểu mẫu "thêm hoạt động" để bao gồm tất cả các công việc cần làm cùng với các chi tiết liên quan
- Đánh dấu trạng thái sẵn sàng của bạn cho từng hoạt động để lập kế hoạch phù hợp
- Thêm bất kỳ ghi chú cụ thể nào bạn muốn cho từng công việc để giữ nội dung tập trung
- Xác định thời gian của bạn đang được sử dụng vào việc gì và cách cắt giảm các hoạt động làm bạn mệt mỏi mà không tạo ra giá trị nào
🔑 Lý tưởng cho: Sinh viên, freelancer và các chuyên gia muốn quản lý các cam kết công việc và cá nhân
9. Mẫu lịch quản lý thời gian ClickUp
Mẫu Lịch trình Quản lý Thời gian của ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho bất kỳ ai cần sắp xếp ngày của mình một cách rõ ràng. Mẫu này cung cấp các trạng thái nhiệm vụ được mã hóa bằng màu sắc (Việc cần làm, Đang tiến hành, Hoàn thành), các trường tùy chỉnh như "Ngày" và "Loại hoạt động" cùng nhiều chế độ xem, bao gồm kế hoạch hàng ngày, tổng quan khối lượng công việc và nhật ký hoạt động, giúp bạn có cái nhìn toàn diện về tuần của mình.
Cho dù bạn đang cân bằng giữa các cuộc họp, công việc cần tập trung hay các dự án phụ, mẫu này sẽ giúp bạn đặt mục tiêu rõ ràng, sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả và tránh tình trạng lộn xộn trong lịch bằng tính năng theo dõi thời gian và cảnh báo phụ thuộc tích hợp sẵn để giúp bạn luôn tuân thủ kế hoạch.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Đánh giá khối lượng công việc để đảm bảo phân bổ thời gian hiệu quả
- Ghi chú cách bạn sử dụng thời gian mỗi ngày cho từng loại công việc để phân tích cơ hội tối ưu hóa
- Sắp xếp công việc theo trạng thái ưu tiên và lên lịch phù hợp
🔑 Lý tưởng cho: Chuyên gia, freelancer và sinh viên đang tìm kiếm cách hiệu quả để quản lý công việc trong cả tuần
10. Mẫu lịch làm việc của nhân viên ClickUp
Mẫu Lịch làm việc của nhân viên của ClickUp là giải pháp thông minh, tất cả trong một để lập kế hoạch ca làm việc và điều phối nhóm. Mẫu này cung cấp bố cục hàng tuần rõ ràng, cho phép bạn phân công ca làm việc, theo dõi tiến độ bằng các trạng thái tùy chỉnh (Cần làm → Đang tiến hành → Đã hoàn thành) và quản lý sự vắng mặt trực tiếp qua Trường Tùy chỉnh — Lý do vắng mặt, Ca làm việc, Vắng mặt — để không bỏ sót bất kỳ việc nào.
Với tính năng chỉnh sửa kéo và thả linh hoạt, cập nhật trực tiếp cho các nhóm phân phối và nhiều chế độ xem (như Hướng dẫn bắt đầu, Lịch làm việc theo ca và Danh sách hoạt động), bạn có thể dễ dàng chỉ định, điều chỉnh và thông báo các thay đổi lịch trình ngay lập tức.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Thêm người được giao, mục tiêu cần đạt được và ước lượng thời gian cho mỗi công việc để lập kế hoạch hiệu quả hơn
- Liệt kê bất kỳ vấn đề nào ảnh hưởng đến việc lên lịch hoặc hoàn thành công việc, và chuyển chúng sang công việc bị chặn nếu được lên lịch lại hoặc trì hoãn
- Theo dõi chi phí nhân công và mức lương theo giờ để tìm cơ hội tối ưu hóa và đảm bảo sử dụng tài nguyên tối đa
- Có cái nhìn tổng quan về sức chứa của nhân viên trong tuần để tránh quá tải cho nhóm của bạn
🔑 Lý tưởng cho: Quản lý nhóm, giám sát viên và doanh nhân muốn lên lịch khối lượng công việc cho nhóm mà không gây quá tải cho bất kỳ ai
11. Mẫu lịch làm việc hàng tháng của ClickUp
Mẫu Lịch làm việc hàng tháng của ClickUp giúp bạn có cái nhìn tổng quan về toàn bộ tháng của mình, không bỏ lỡ thời hạn hoặc công việc nào. Với các Trạng thái tùy chỉnh như "Việc cần làm", "Đang tiến hành", "Hoàn thành" và "Bị chặn", cùng với các trường cho ngân sách, tỷ lệ phần trăm tiến độ và chỉ báo RAG, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc.
Các chế độ xem tích hợp như Dòng thời gian, Gantt, Thành viên nhóm và Thanh toán cung cấp các góc nhìn khác nhau về lịch trình và khối lượng công việc của bạn, trong khi tính năng theo dõi thời gian và cảnh báo phụ thuộc đảm bảo bạn luôn thực hiện theo kế hoạch và đồng bộ với nhóm của mình.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Danh sách mức lương theo giờ, chi phí thực tế và ngân sách ước tính cho các công việc để theo dõi chính xác và tối ưu hóa chi phí
- Thêm công thức để tính toán chính xác ngân sách được phân bổ và chi phí thực tế
- Kiểm tra các công việc phụ thuộc để tạo quy trình làm việc trơn tru và loại bỏ tình trạng gấp rút vào phút chót
- Có cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc và sức chứa của nhóm để phân bổ và theo dõi công việc nhanh chóng
🔑 Lý tưởng cho: Trưởng nhóm, quản lý dự án, chuyên gia và giám sát viên muốn quản lý và tối ưu hóa lịch trình của nhóm
➡️ Cũng nên đọc: Mẫu bảng ghi chép thời gian miễn phí trong Excel, Word & ClickUp.
12. Mẫu lịch trình 24 giờ của ClickUp
Quản lý công việc có vẻ khó khăn, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Mẫu Lịch trình 24 giờ của ClickUp được thiết kế để giúp bạn lập kế hoạch, sắp xếp và theo dõi tất cả các công việc trong ngày trên một cửa sổ máy tính duy nhất.
Bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về ngày của mình và thời gian nên dành cho từng hoạt động. Điều này giúp bạn lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc quan trọng, đồng thời điều chỉnh khi cần thiết.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Kiểm tra các công việc đã hoàn thành, quá hạn và chưa hoàn thành cùng với thời gian dành riêng bằng Chế độ xem Lịch ClickUp và tìm cơ hội để tối ưu hóa
- Đánh giá các công việc dựa trên cảm nhận của bạn sau khi hoàn thành để dễ dàng theo dõi
- Xem lại tiến độ của bạn và điều chỉnh để tăng năng suất vào ngày hôm sau
🔑 Lý tưởng cho: Lý tưởng cho các freelancer, doanh nhân và sinh viên muốn sắp xếp danh sách việc cần làm trong ngày
13. Mẫu lịch quản lý dự án ClickUp
Quản lý dự án trở nên dễ dàng với các quy trình và công cụ quản lý thời gian phù hợp. Mẫu Lịch trình Quản lý Dự án ClickUp cung cấp các công cụ này để sắp xếp các công việc thành các mục có thể thực hiện và tạo dòng thời gian để đảm bảo dự án thành công.
Cho dù đó là dự án phát triển phần mềm, dự án xây dựng hay bất kỳ quy trình quản lý dự án nào khác, mẫu này sẽ giúp bạn đi đúng hướng và trong phạm vi ngân sách đã phân bổ.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Đặt thông báo tự động để nhắc nhở nhóm về thời hạn sắp đến
- Thêm mức độ rủi ro và vấn đề cùng với nhận xét để chuẩn bị kế hoạch hành động
- Kiểm tra các phụ thuộc và chỉ định ngày bắt đầu và kết thúc cho từng công việc để duy trì tính dự đoán trong quy trình làm việc
- Đặt kích hoạt tự động để cập nhật mức độ ưu tiên, trạng thái, mức độ vấn đề và mức độ rủi ro khi kích hoạt và điều kiện thay đổi
🔑 Lý tưởng cho: Quản lý nhóm, chuyên gia, freelancer và giám sát viên muốn sắp xếp các công việc riêng lẻ của một dự án lớn
💡 Mẹo bổ sung: Khi sử dụng phần mềm lập lịch dự án, hãy nhớ đặt thời hạn thực tế và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc quan trọng nhất. Bằng cách này, bạn có thể duy trì sự tổ chức, tránh kiệt sức và luôn đạt được mục tiêu mà không phải căng thẳng vào phút chót.
14. Mẫu lịch trình nhóm ClickUp
Việc tạo lịch trình cho nhóm đòi hỏi phải theo dõi và sắp xếp mọi thứ mà không làm quá tải nhóm hoặc sử dụng không hiệu quả các nguồn lực quý giá.
Mẫu Lịch trình nhóm ClickUp giúp bạn nhanh chóng hiển thị thông tin để hỗ trợ nhóm hợp tác, hoàn thành công việc đúng hạn và kết thúc công việc.
Cho dù bạn đang phân công trách nhiệm, theo dõi tiến độ hay quản lý băng thông, các công cụ cộng tác thời gian thực của mẫu — theo dõi thời gian, thẻ, cảnh báo phụ thuộc và thông báo email — sẽ giúp bạn tránh trùng lặp, phát hiện ai đang quá tải và giữ mọi thứ hoạt động trơn tru.
Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Kiểm tra khối lượng công việc của nhóm mỗi ngày, điều chỉnh và phân công công việc cho phù hợp
- Theo dõi các công việc phụ thuộc cho các công việc chưa hoàn thành hoặc bị trì hoãn để ước lượng thời gian hoàn thành hoặc lý do trì hoãn
- Phân loại công việc theo khách hàng, trạng thái dự án và nhóm để lập kế hoạch và theo dõi chính xác
- Chỉ định giờ làm việc để hoàn thành công việc đúng hạn và tránh trùng lặp trách nhiệm
🔑 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án và trưởng nhóm muốn sắp xếp và điều chỉnh các công việc của dự án cho phù hợp với lịch trình chung của nhóm
➡️ Xem thêm: Các lựa chọn thay thế Microsoft Excel hàng đầu
Quản lý thời gian hiệu quả với ClickUp
Các mẫu phân chia thời gian cung cấp định dạng có cấu trúc để lập kế hoạch và theo dõi công việc của bạn. Chúng cũng cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan toàn diện về điểm mạnh và lĩnh vực cần cải thiện của bạn.
Mặc dù Excel là một điểm khởi đầu vững chắc để thực hiện các tác vụ này, nhưng nó thiếu các tính năng tự động hóa, cộng tác và thông minh mà công việc hiện đại đòi hỏi. Đó là điểm nổi bật của ClickUp.
ClickUp là một nền tảng tất cả trong một giúp đơn giản hóa việc lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi các nhiệm vụ trong khi hợp tác với nhóm của bạn. Đừng để sự thiếu tổ chức cản trở bạn — đăng ký ClickUp ngay hôm nay và giữ mọi nhiệm vụ, mục tiêu và thời hạn hoàn hảo!